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Código UNIVERSIDAD CATÓLICA

MANUAL DE POLÍTICAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

RHH/TSO/PCS-1

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DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL

ASESORIA Y ADMINISTRACION DE SERVICIOS SOCIALES Elaborador por Lic. Priscila Sánchez Ube

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 2 OBJETIVO ....................................................................................................................... 2 ALCANCE ....................................................................................................................... 2 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ......................................................................... 2 REGISTRO CONTABLE ................................................................................................ 2 CODIFICACIÓN ............................................................................................................. 3 POLÍTICAS ...................................................................................................................... 3 PROCESOS ...................................................................................................................... 5 PROCEDIMIENTOS ....................................................................................................... 6

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INTRODUCCIÓN Los colaboradores de la universidad que son el eje fundamental para el funcionamiento de la misma necesitan el asesoramiento para conocer las prestaciones con las que cuentan al estar bajo el régimen del seguro social, es por eso que la Dirección de Recursos Humanos a través de la Unidad de Trabajo Social ofrece este asesoramiento y es la encargada en administrar los beneficios sociales de todo el personal amparado en el régimen laboral del seguro social (IESS).

OBJETIVO Establecer los lineamientos y metodologías para facilitar y agilitar la concesión de las prestaciones que ofrece el Seguro social a sus afiliados.

ALCANCE Las políticas y procedimientos que se describen en este documento están orientadas a brindar la asesoría necesaria únicamente a los afiliados al seguro social para que puedan gozar de sus beneficios.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La Dirección de Recursos Humanos a través de la unidad de Trabajo Social, es la responsable de la aplicación y control de cumplimiento de las políticas y procedimientos que rigen el proceso “Asesoría y Administración de servicios sociales” y deberá proporcionar el asesoramiento para que los empleados que están bajo el régimen del seguro social puedan realizar sus trámites de la mejor manera.

REGISTRO CONTABLE Esta actividad no genera un registro contable

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CODIFICACIÓN Para la codificación de las políticas y procedimientos relacionadas con el proceso “Asesoría y Administración de servicios sociales” se ha tomado en cuenta la identificación numérica o alfa numérica previamente establecida, por lo que está identificado con el código” PCS-1”, que lo cumple la Dirección de Recursos Humanos (RHH) a través de la Unidad de Trabajo Social (TSO). GLOSARIO DE TÉRMINOS

Afiliado.- Persona que se encuentra bajo el régimen del Seguro Social Prestaciones.- Beneficios que brinda el Seguro Social Personal Incapacitado.- El empleado que tiene un permiso medico por enfermedad, accidente de trabajo o maternidad. Historia Laboral.- Todo el historial del afiliado sobre las imposiciones que tenga desde su inicio hasta a la actualidad donde consta todos las empresas que ha laborado, aportes y sueldos que ha percibido durante su vida laboral.

POLÍTICAS RHH/TSO/PSC1/POL-1: ASESORIA Y ADMINISTRACION DE SERVICIOS SOCIALES.

La unidad de Trabajo Social es la encargada de asesorar y orientar al personal en los diferentes trámites para acceder a las prestaciones del Seguro Social. Para ello el empleado deberá comunicar a la UTS, sobre su situación. Certificación de copias de planillas de aportes y comprobantes de pago a solicitud del empleado. La unidad de trabajo social es la encargada de certificar las copias que el empleado solicite sobre planillas y comprobantes de pago. El colaborador que se haya retirado o jubilado podrá solicitar certificación de su trabajo en la unidad de trabajo social, la cual llenara la certificación y recogerá firma y sello de la dirección de Recursos Humanos.

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RHH/TSO/PSC/POL-2: DOCUMENTACION REQUERIDA. Para que el afiliado pueda acceder a los diferentes beneficios que brinda el seguro social, deberá cumplir con los requisitos establecidos por el IESS para cada trámite. Copia de cédula a color Copia de certificado de votación a color Copia de libreta del IESS o Copia certificada del aviso de entrada Certificado de cuenta bancaria autorizada Numero de Historia clínica RHH/TSO/PSC/POL-3: HORARIO DE ATENCION La Unidad de Trabajo Social estará regida por un horario establecido por la Dirección de Recursos Humanos del lunes a viernes de 8h30-16h30. RHH/TSO/PSC/POL-4: VISITAS Y GESTIONES La Trabajadora Social encargada realizara las visitas y gestiones en las diferentes áreas del seguro social y de casas asistenciales, según las necesidades dos días a la semana los cuales serán determinados por la Dirección de Recursos Humanos.

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PROCESOS RHH/TSO/PCS-1: ASESORIA Y ADMINISTRACION DE SERVICIOS SOCIALES

ASESORIA Y ADMINISTRACION DE SERVICIOS SOCIALES

Afiliado

Trabajadora Social

Inicio

Solicita información de Seguro Social

Asesora trámites del Seguro Social

Fin

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PROCEDIMIENTOS RHH/TSO/PCS-1/PCD-1: ENTRADA AL IESS Entrada al IESS Asistente de Selección

Trabajadora Social

Directora de RRHH

Asistente de Nómina

Asistente de Archivo

Inicio

Avisa a trabajadora social la contratación de un nuevo colaborador

Recibe notificación de nuevo ingreso

Verifica los datos personales del nuevo colaborador

Ingresa en el sistema del IESS, registra los datos del empleado

Imprime 2 copias del aviso de entrada

Firma los avisos de entrada que le entrega trabajadora social

Recibe avisos con firma de autorización y entrega copias a nómina y a archivo

Archiva copia

Fin

Archiva copia

Archiva original

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RHH/TSO/PCS-1/PCD-2: SOLICITUD DE CLAVE

Clave Afiliado

Trabajadora Social

Ventanilla del IESS

Inicio

Ingresa a la página del IESS, ingresa solicitud

Notifica a la trabajadora social para que apruebe

Aprueba solicitud de clave del afiliado

Imprime solicitud aprobada Ingresa a la página del IESS e imprime solicitud aprobada

Adjunta copia a color de cédula y certificado de votación

Retira clave y accede a los servicios del IESS

Fin

Recibe documentación y entrega clave del afiliado

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RHH/TSO/PCS-1/PCD-3: VISITAS A DOMICILIOS Y CASAS ASISTENCIALES A LOS AFILIADOS

Visitas a domicilios y casas asistenciales a los afiliados Afiliado

Dirección Recursos Humanos

Trabajadora Social

Inicio

Comunica y envía certificado medico

Recibe certificado medico

Comienza tramite y seguimiento del caso

Persona aun hospitalizada?

No

SI

Realiza visita según disponibilidad de movilización

Se comienza a canjear certificado

Tiene certificado?

NO Comienza tramite para cobro de subsidio

Inicio

SI

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RHH/TSO/PCS-1/PCD-4: ASESORAMIENTO DE TRAMITES PERSONALES Asesoramiento de trámites individuales Afiliado

Trabajadora Social

IESS

Dispensario Médico

Directora de Recursos Humanos

Nomina

Inicio

Solicita avisos de enfermedad

Ingresa al sistema los datos

Imprime el aviso

Recibe el asesoramiento

Firma el aviso y brinda asesoramiento al colaborador

Tiene historia clínica?

NO

Abrir carpeta personalmente o delegar a otra persona

SI Personalmente?

Doctor examina al afiliado y le da la interconsulta al Dispensario Norte

Recibe certificado medico del IESS

NO

Otra persona?

SI

SI

Se debe adjuntar copia de cedula y votación a color, interconsulta firmada y sellada por el doctor de la universidad, aviso de enfermedad actualizado y firmado por la trabajadora social

Deberá saber el domicilio y teléfono del empleado

NO

1

Emisión del certificado

Copia de certificado emitida para el respectivo control deL rol que afecta la planilla del IESS

Saca copia del certificado

Pedira al afiliado: certificado, record operatorio(en caso q sea cirugia), copia de cedula, aviso de enfermedad y la interconsulta al medico de la Universidad

SI

Certificado de medico particular?

NO

Consta de: copia de cedula firmada, certificado de votación, copia del carne del IESS(en caso de tenerlo) y certificado de cuenta bancaria.

Completa la documentación necesaria para el tramite del subsidio

Entrega a Trabajo social certificado original del IESS

Firma la solicitud

SI

NO Desglose de sueldo donde se justifique la diferencia de los ingresos

NO Descuento en su sueldo

SI

Recibira 100% de remuneracion hasta que el IESS transfiera a su cuenta el 75% para reembolsar a la Universidad lo que presto durante el tiempo de su incapacidad

Ingresa datos del empleado

Imprime y entrega

Recoge firma de Directora y adjunta certificado de trabajo del afiliado, copia de las 3 ultimas planillas

Son iguales el ingreso del empleado en planillas?

Esta amparado por el contrato colectivo?

1

1

Planillas debe constar: nombre del empleado y su respectivo comprobante de pago

Imprime la solicitud del subsidio

Entrega ticket como comprobante y da fecha estimativa de la transferencia en la cuenta

Recibe la cartera

NO

Emite el certificado e ingresa los datos en el sistema

Entrega la documentación al dispensario Norte, Hospital del IESS o riesgo de trabajo

Recibe la transferencia del Seguro Social

Certificado del IESS?


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RHH/TSO/PCS-1/PCD-4: RESPONSABILIDADES PATRONALES

Responsabilidades_Patronales Trabajadora Social

Directora de RRHH

Mensajero

Inicio

llena la solicitud con los datos de la empresa, empleados y los pagos realizados

Recoge firma y sello de RRHH

Firma y sella la solicitud

Recibe solicitud firmada y sellada y entrega a mensajero Lleva solicitud a la Caja del Seguro

Guarda ticket y agenda fecha

Recibe ticket y fecha para obtener la respuesta

Se acerca en la fecha indicada y retira certificado Recibe certificado y envía copia a dirección financiera

Archiva original

Fin

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