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GESTIÓN AVANZADA EN BIBLIOTECAS Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN PARA PROFESORES: TEORÍA Y PRÁCTICA

Análisis Documental avanzado:Modelos de indización y resumen Febrero 2002-Abril 2002

Pilar Sánchez Polaina Servicio de Documentación.BUCO

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INDIZACIÓN • Extraer de un documento los términos que sirvan para la representación condensada del mismo

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Principios de la Indización • Indización y resumen son actividades estrechamente relacionadas

• Actividades de condensación de un documento

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• Términos procedentes de la indización

• Pueden servir de miniresumen • Sirven de punto de acceso para localizar un tema

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El resumen almacenado en un sistema automatizado • Diferencia entre indización y resumen cada vez más difusa

Puede ser utililizado por los términos de la indización

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Extensi贸n del registro A mayor extensi贸n

Aumento de recuperabilidad

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Extensión del registro • Indización Selectiva – Informa de forma general de lo que trata el artículo – Proporciona nivel de acceso muy limitado

• Indización Exhaustiva – Mejor indicación del tema – Permite más puntos de acceso

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Etapas de la Indización • Intelectualmente son etapas distintas • No diferenciadas con claridad • Pueden ser desarrolladas de forma simultánea

Análisis conceptual

Traducción

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• Análisis conceptual. – Decidir de qué trata un documento – Establecer el tema del mismo – Establecer lo que es tratado en un documento, teniendo en cuenta lo que es de interés para los usuarios

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• Análisis conceptual. – ¡¡No hay un conjunto correcto de términos de indización para un documento!! – El mismo documento puede ser indizado de formas diferentes según el interés de los usuarios, según el momento en que se indice o si se indiza por diferentes profesionales

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Análisis conceptual

• Preguntas que ha de hacerse el indizador

• ¿De qué trata?

• ¿Por qué fue incorporado a nuestra colección? • ¿Qué aspectos serán de interés para nuestros usuarios?

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Atinencia • •

“De que trata un documento” La atinencia en la indización probablmente no coincida con la atinencia de las personas que buscan información (Swift) • Contenido intelectual del documento original

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Análisis conceptual

• Funciones del indizador

• Identificación de temas o tópicos • Prever los tipos de peticiones • Hacer conjeturas sobre qué consultas serán formuladad en el futuro

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Análisis conceptual • El indizador ha de estar totalmente familiarizado con los intereses de la comunidad atendida. • Indización a medida del usuario a mayor especialización del mismo. • Indización con términos normalizados en centros de carácter general.

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Traducción • La traducción implica la conversión del análisis conceptual de un documento en un determinado conjunto de términos de indización

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Traducción Indización por extracción o derivada • Tipos de indización

Indización por asignación

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โ€ข Indizaciรณn por extracciรณn o derivada. Son las palabras o expresiones que realmente ocurren en un documento y son seleccionadas para representar su contenido temรกtico

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• Indización por asignación. Asignar los términos de indización a un documento a partir de una fuente que no es el propio documento • Los términos son decididos por el indizador y expresados en su propio lenguaje o extraídos de un vocabulario controlado.

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Práctica de la Indización • Práctica habitual del indizador: – Imposibilidad de leer el documento completo (exigencia laboral) – Se recomienda realizar una combinación de lectura y “hojeo” del texto – Leer las partes que presentan mayor propabilidad de “decir lo máximo”: título, resumen, resumen del autor y conclusiones

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Práctica de la Indización. 2 • Recomendaciones prácticas (Jones): – Utilidad de :

Párrafos de apertura (de capítulos o secciones)

Frases de apertura y cierre de párrafos

¡¡Riqueza en palabras indizables!!

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Norma ISO sobre indización (ISO 5963-1985) • • • •

Título Resumen Sumario Introducción, frases y párrafos de comienzo de capítulos y conclusiones

• Ilustraciones, gráficos, tablas y sus correspondientes leyendas • Palabras o grupos de palabras subrayadas o impresas en tipos diferentes

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Práctica de la Indización.3 • Exhaustividad. Es el número de términos asignados en promedio – Indización exhaustiva: número de términos suficientes para abarcar el contenido temático. = menor precisión – Indización selectiva: - nºde términos menor = + precisión

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Práctica de la Indización.4 • Especificidad. Principio según el cual el tema debe ser indizado bajo el término más específico que lo abarque completamente – Recomendable: utilizar varios términos específicos – No recomendable: utilizar un término genérico

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Práctica de la Indización.Recomendaciones • Recomendable – Examinar los elementos citados anteriormente – Utilizar varios términos específicos a uno genérico. – Obtener especificidad mediante combinación de términos – Si el vocabulario utilizado no se adecua a la especificidad, usar el más aproximado

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Práctica de la Indización.Recomendaciones.2 • No recomendable – Indizar a partir del título y el resumen del documento – Utilizar términos genéricos y específicos de indización : ¡¡práctica deficiente de indización!!

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Recomendaciones de Fugman. • Indización obligatoria. el indizador debe utilizar los términos más apropiados que pueda contar para describir el contenido temático • Definibilidad.Capacidad de definir clara e inequívocamente una necesidad de información

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Recomendaciones de Fugman.2 • Previsibilidad.El éxito de una búsqueda depende en gran parte de la previsibilidad con que es descrito el contenido temático de un documento.

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Práctica de la Indización.Recomendaciones • “Indice el documento que tenga en sus manos, no el documento que el autor le gustaría tener escrito o escribir en un futuro. No confunda especulaciones o referencias a sugerencias y posibilidades con el verdadero contenido” (ERIC processing manual, 1980)

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Factores que influyen en la coherencia de la indización • Cantidad de términos asignados • Vocabulario controlado versus indización con términos libres • Tamaño y especificidad del vocabulario; mayor vocabulario, mayor especificidad • Características del contenido temático y su terminología; mayor coherencia en le indización de temas concreto y no abstractos

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Factores que influyen en la coherencia de la indización.2 • Factores dependientes del indizador. A igual nivel de conocimiento especializado y conocimiento de las necesidades de los usuarios, mayor coherencia • Herramientas con que cuenta el indizador: diccionarios, glosarios, manuales. • Extensión del documento indizado

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• “Muchos factores influyen en la calidad de la búsqueda, medida por el acierto y la precisión. Ante todo, el documentalista necesita entender aquello que el usuario realmente requiere” (Lancaster)

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Errores de una indización no correcta ¡¡NO!!

• Infringir el principio de exhaustividad • Emplear elementos del vocabulario en un forma que no se debe emplear (combinación incorrecta de encabezamiento y subencabezamiento) • Utilizar un término en el nivel correcto de especificidad

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Errores de una indización no correcta ¡¡NO!!

• Emplear término incorrecto, debido a la falta de conocimiento especializado • Omitir un término importante

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Factores relacionados con la calidad de la indizacion • Factores relacionados con el indizador

• Conocimiento del tema • Conocimiento de las necesidades de los usuarios • Experiencia • Capacidad y comprensión de la lectura

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Factores relacionados con la calidad de la indizacion.2

• Factores relacionados con el vocabulario

• Especificidad/sintaxis • Ambigüedad o imprecisión • Calidad del vocabulario de entrada • Calidad de la estructura • Disponibilidad de instrumentos auxiliares afines

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Factores relacionados con la calidad de la indizacion.3 • Factores relacionados con el documento

• • • • •

Contenido temático Complejidad Lengua Extensión Presentación y resumen

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Factores relacionados con la calidad de la indizacion.4 • Factores relacionados con el proceso

• • •

Tipo de indización Reglas e instrucciones Productividad requerida • Exhaustividad de la indización

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Automatización de la Indización • La indización automática es la utilización de ordenadores para extraer o asignar términos de indización sin intervención humana, una vez establecidos programas o normas relativas al procedimiento. (Stevens)

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Tipos de indización automática • Indización asistida por ordenador durante el almacenamiento • Indización semiautomática • Indización automática

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Tipos de indización automática.1 • Indización asistida por odenador durante el almacenamiento. Son programas que asisten en el proceso de almacenamiento de los términos de indización, una vez obtenidos de modo intelectual.

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Tipos de indización automática 2 • Indización semiautomática. Son sistemas que analizan los documentos de modo automático, pero los términos de indización propuestos los valida y los edita, si es necesario, un profesional.

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Tipos de indización automática.3 • Indización automática.Son programas sin ningún tipo de validación; los términos propuestos se almacenan directamente como descriptores de dicho documento.

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Argumentaciones en contra de la indización automática • Se puede considerar una “degeneración” de la indización humana • Los sistemas automáticos son incapaces de reconocer diferentes significados de una palabra o frase • La indización automática reconoce cadena de caracteres que constittuyen palabras no vacías; la humana distingue conceptos

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Argumentaciones en contra de la indización automática.2 • La indización humana posibilita una mayor profundidad de análisis y evita problemas de polisemia; también la extracción de conceptos no expresados de forma explícita • La indización automática, en la mayoría de los casos, está restringida a áreas específicas del conocimiento

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Argumentaciones a favor de la indización automática • La indización humana es subjetiva, lenta y costosa • La indización automatizada representa una ahorro de tiempo y evita el trabajo de lectura de los textos • Las bbdd documentales necesitan unificación de criterios en su alimentación por parte de los indizadores (disparidad según momento)

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Argumentaciones a favor de la indización automática.2 • La indización automática es más rápida, económica, consistente y efectiva • Mayor objetividad, puesto que se aplican siempre los mismos parámetros • La disminución de errores en la indización repercute positivamente en la recuperación de la información

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RESUMEN • Producto resultante de una operación de análisis y síntesis del contenido del documento original, de extensión reducida, que actúa de intermediario entre el documento original y el usuario. Representa de forma sucinta y exacta el contenido del documento.

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RESUMEN • Extracto es una versión abreviada de un documento que se elabora extrayendo frases del propio documento • Resumen es un texto creado por el analista aunque incluya palabras que figuran en el documento, y no una cita del autor

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La redacción del resumen • Brevedad • Buen resumen

• Exactitud • Claridad • Ser autosuficiente

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Pautas para la redacción de un buen resumen

• • • •

Evitar La redundancia Estructurar el resumen a partir de la información del título Expresiones innecesarias: “el autor dice”, “el artículo expresa” El uso excesivo de abreviaturas: reduce la inteligibilidad y aumenta la cantidad de tiempo

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Pautas para la redacción de un buen resumen.2

Omitir • La información que el lector conoce, o la que no interesa directamente • Lo que el autor dejó de hacer o fracasó Señalar • Datos esenciales o información sobre el desarrollo del estudio • Lo que el autor hace

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Tamaño del resumen • Rango de 100-200 palabras • Factores que influyen en la extensión: tamaño del documento, gama del contenido temático, importancia atribuida, accesibilidad intelectual y accesibilidad física del propio documento.

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Calidad y coherencia del resumen • ¿Los “puntos” esenciales del documento son resaltados en el resumen? • ¿Esos puntos son descritos exacta, sucinta e inequívocamente? • ¿Fueron incluidos el ámbito y la finalidad del trabajo?

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Calidad y coherencia del resumen.2 • ¿Fueron indicados o resumidos los resultados? • ¿Fueron resumidas las conclusiones del autor?

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Calidad y coherencia del resumen.3 驴Le permite al lector preveer con exactitud si el documento resumido es o no relevante para sus intereses actuales?

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Densidad informativa del resumen • Relación existente entre la cantidad de información que éste posee y el volumen ocupado por la misma • Mayor profundidad mayor densidad informativa

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Tipología del resumen

• Criterio de densidad informativa

• • • •

Indicativo Informativo Informativo-Indicativo Analítico

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Resumen Indicativo

• Densidad informativa y profundidad máximas • Función principal: alerta del usuario • Ofrece la densidad suficiente para decidir si interesa la lectura o no • Elaboración no gravosa para un servicio • Empleado en resúmenes de bibliografías, actas de congresos… • Preferido en servicios con limitado personal, recursos económicos y gran volumen de documentos

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Resumen Informativo • Densidad informativa y profundidad disminuyen • Describe : aspectos relevantes, objetivos perseguidos, métodos usados, resultados obtenidos y conclusiones alcanzadas • Puede ocupar el lugar del documento original (Pinto) • Entre 100 y 300 palabras

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Resumen Informativo-Indicativo • Dos niveles de descripción • Las partes centrales representadas de forma informativa • Los aspectos secundarios, indicativamente

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Resumen Analítico • El más alto nivel de descripción analítica • Menor profundidad y menor densidad informativa • Mayor consumo de tiempo y recursos económicos: poco habitual en servicios

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Resumen Crítico • Añade una pequeña crítica al resumen documental • Producto documental acabado, puesto que añade evaluación de los resultados obtenidos (Rowley) • Elaboración gravosa • Conocimiento profundo de la materia • Gran similitud con la reseña (Pinto Molina)

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El resumidor: el autor.1: • ¿Hasta que punto el autor del documento original está cualificado para realizar “con éxito” un resumen? • Disparidad de criterios: – Es quien conoce mejor el tema y su metodología – Obstaculiza el análisis objetivo y carece de experiencia

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El resumidor: el experto.2: • Realizado por un especialita en la materia • No se cuestiona la objetividad del producto: no hay coincidencia entre el autor del texto y del resumen • Generalmente carecen de experiencia resumidora • Preferencia de ciertos servicios (Excerpta Medica)

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El resumidor: el profesional.3: • El documentalista realiza resúmenes óptimos • Es conveniente la formación en la materia de que verse su objeto de trabajo • Espíritu analítico • Capacidad de síntesis

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Aptitudes y cualidades del resumidor • Formación científica en el área temática de los documentos • Dominio del vocabulario, en general, y del específico • Espíritu observador • Conocimiento de técnicas de lectura y comprensión

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Aptitudes y cualidades del resumidor.2 • Dominio del lenguaje y destreza en el uso del idioma, usándolo de forma precisa y flexible • Sentido pertinente (saber lo que hay que decir) • Aptitudes de comunicación interpersonal • Afán de actualización y formación permanente en ténicas documentales y nuevas tecnologías

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• ANÁLISIS DOCUMENTAL EN INTERNET

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PÁGINA WEB • Documento escrito en un lenguaje de programación • HTML (Hyper Text Markup Language) • Lenguaje que incluye marcas a los documentos • Puede contener texto, imágenes, animación sonido y vídeo

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PÁGINA WEB 2 • Contiene enlaces hipertextuales resaltados visualmente • Dinámica : el usuario puede llevar a cabo procesos de composición es impresión

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• Hipertexto es un sistema de organización y acceso a la información basado en la asociación de documentos. • Principio de asociación permite el acceso de una idea a otras relacionadas con la primera, en función de distintos criterios • Rompre la linealidad y la bidimensionalidad de la lectura

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SEDE WEB • Conjunto de páginas ligadas jerárquicamente dentro de un servidor que constituyem una unidad diferenciada e independiente • La identificación debe responder a: – Criterios de contenido (unidad documental) – Criterios organizativos (unidad institucional)

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SEDE WEB 2 • Perspectiva documental: es un documento completo o documentos individualizados según usuario. • Perspectiva tecnológica (herramientas de recuperación de información) : conjunto de documentos independientes

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SEDE WEB 3 • Direccion URL (Unit Resource Locator) con la que se designa a una sede es la página de mayor rango jerárquico • URL son largas o sencillas dependiendo de la ruta de directorios y subdirectorios que hay que seguir para localizar la página

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Evaluación de páginas web • La Web es objeto poliédrico : un nuevo medio de comunicación, es una tienda global y una gran biblioteca • Sistema más utilizado de distribución de información en línea

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Evaluación de páginas web 2 • Características fundamentales. ENTORNO ABIERTO, HETEROGÉNEO Y CAMBIANTE. • Páginas web tienen dimensiones organizativas, espaciales y temporales muy activas • No hay límites en las variaciones de los documentos

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Evaluación de páginas web 3

Variabilidad

Representación de documentos

Procesos de búsqueda y recuperación

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Criterios de calidad en la evaluación de páginas web • World Wide Web ha facilitado el uso de Internet : para encontrar información y para editar • Gran cantidad de información en WWW • Necesidad de desarrollar herramientas para evaluar lo que se encuentra en la web

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Criterios generales de evaluación • • • • •

Relevancia de la información Identificación de la autoría Datación y actualización de la página Redacción Conectividad (enlaces externos)

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Criterios generales de evaluación 2 • Diseño gráfico y multimedia : no abuso de imágenes • Facilidad de manejo :software necesario, facilidad de movimientos, organización, busqueda interna • Comunicabilidad (correo electrónico)

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Criterios particulares de evaluación según tipo de recurso • DIRECTORIOS Y GUÍAS DE RECURSOS: contenido, actualización, ayudas a la consulta, indice general, datos de identificación • SERVIDORES DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADOS: informaciones diversas de interés (textos, documentos, legislación), enlaces a novedades, foros de discusión

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Criterios particulares 2 • IFORMACIÓN INSTITUCIONAL: datos de localización (dirección, teléfono, fax), organización, servicios, objetivos, productos • BIBLIOTECAS Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN: datos de localización, fondos (papel y electrónicos), servicios, catálogos automatizados, enlaces a otros recursos de interés

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Criterios particulares 3 • BASES DE DATOS: contenido, actualización, manual y ayudas a la consulta, nivel de análisis documental (datos de identificación, indización, resumen, control de vocabulario, recuperación de la información) • REVISTAS ELECTRÓNICAS: dependencia institucional, consejo de redacción, periodicidad, normas de presentación, idioma

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Criterios particulares 4 • TEXTOS: autores, lugar de trabajo del autor, fecha de edición • EDITORIALES, DISTRIBUIDORAS Y LIBRERÍAS: catálogos, novedades, formulario de pedidos • PÁGINAS PERSONALES: autores y dependencia institucional, informaaciones diversas de interés

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• Instrumentos y técnica de representación del contenido de documentos

• Clasisificación en Indización documental

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• Dublin Core Metadata Initiative es un intento de dotar al web de instrumentos de descripción de contenidos que faciliten la recuperación • Intenta fijar estándares aceptados por todos • Uso de palabras clave o descriptores • Uso de etiquetas <META> en la edición de páginas web

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PRテ,TICAS DE ANALISIS DOCUMENTAL

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Técnicas de AD de contenido • SELECCIÓN • Señalizaciones : permiten elaborar mentalmente una estructura jerárquica, donde se almacena la información. Orienta a decidir que información es la más importante

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• Macrorreglas selectivas : se aplican inconscientemente. – Omisión : se elimina proposiciones no relevantes – Selección : se reduce la complejidad del texto; se elimina información, pero posteriormente se puede recuperar

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• ORGANIZACIÓN • Redes y mapas cognitivos – Mapa semántico: posibilita una mejor comprensión textual. Sustituye a la toma de apuntes * Identificación de idea principal * Establecimiento de categorías secundarias, organizadas gráficamente Determinación de detalles complementarios

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• ORGANIZACIÓN • Redes y mapas cognitivos – Mapa conceptual: estrategia, método y recurso para representar gráficamente conceptos – Se caracteriza por la jerarquización – Impacta visualmente * Identificar los conceptos del texto * Seleccionar el concepto más importante * Ordenar jerárquicamente lista de conceptos * Construir mapa usando la lista

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• ORGANIZACIÓN • Redes y mapas cognitivos – Mapa conceptual: * Elegir las palabras-enlace adecuadas para construir las proposiciones * Recuadrar los conceptos * Descubrir relaciones cruzadas * Reconstruir el mapa * Evaluarlo

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• INTERPRETACIÓN • Reglas de elaboración – Generalización: Sustituir una secuencia de proposiones por otra proposición general que incluye el sentido esencial y ordena todo – Construcción o integración: inferencias temáticas que globalicen la información; la información integrada puede estar ausente del texto

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• PRODUCCIÓN – Texto sujeto a leyes similares de composición que el original – Estrechas relaciones temáticas con el documento original – Identificación del documento original en la cabecera – Evitar interpretaciones erróneas

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Evaluar las páginas web: • • • • •

Instituto de Estudios de la Mujer de la Universidad Página de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla The British Library Web Médica de Rafa Bravo Consejería de Medio Ambiente de la Junta de Anda

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Análisis Documental  

El Análisis Documental

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