Page 1


PENDAHULUAN STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) PERHIMPUNAN PELAJAR INDONESIA (PPI) TARBZON PERIODE 2014-2015

D. Fungsi Fungsi Standard Operational Procedure (SOP) adalah sebagai berikut : 1. Sebagai

A. Pendahuluan Perhimpunan Pelajar Indonesia (PPI) Trabzon dewasa ini menjadi

peraturan

alat dan

mekanisme

untuk

persyaratan

mengkomunikasikan

administratif,

kebijakan

organisatoris dan perencanaan strategis organisasi.

salah satu lembaga yang memiliki peranan penting dalam

2. Sebagai alternative cara untuk menghindari miskomunikasi,

pembentukan, pengembangan dan penyetakan pelajar-pelajar

konflik dan permasalahan lainnya yang timbul pada

Indonesia di luar negara yang berkarakter. [Dilanjutkan]

pelaksanaan tugas/kewajiban dalam kepengurusan. 3. Sebagai alat peningkat dan pengendalian pola kerja, tingkat

B. Pengertian Standard Operational Procedure (SOP) adalah seperangkat standar insturksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh PPI Trabzon untuk jangka waktu yang tidak ditentukan, yang ditujukan untuk terciptanya tertib organisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan dan profesional dalam menjalankan kepengurusan. Tujan C. Tujuan Tujuan ditetapkannya Standard Operational Procedure (SOP) adalah sebagai berikut : 1. Memberikan gambaran tugas dan petunjuk spesifikasi sesuai manajemen kepengurusan PPI Trabzon. 2. Mengawasi kinerja bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih dalam melaksanakan tugas kepengurusan. 3. Mempermudah pelaksanaan tugas kepengurusan.

dan hasil kinerja kepengurusan.


BAB I

Middle Level Management terdiri dari : Koordinator-koordinator

STANDARD OPEARTIONAL PROCEDURE

departemen dan badan-badan khusus.

SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI (c) First Line Management Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah

Fisrt Line Management berfungsi untuk memastikan strategi,

manajemen yang baik, dalam hal ini manajemen tersebut harus

kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle

memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri.

management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil

Bicara mengenai manajemen tentu terdapat sumber daya yang

dan turut berpartisipasi dalam proses pengimplementasian strategi

mengatur

dan program kerja yang telah ditetapkan.

sedemikian

rupa

untuk

mengoptimalkan

kinerja

organisasi. Hal tersebut didefinisikan sebagai berikut : First Line Management di sini adalah Majelis Perwakilan Anggota (a) Top Level Management

(MPA).

Top level management di sini dapat diartikan dengan Pimpinan Eksekutif, yang merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi.

(d) Badan Pengurus Harian Badan Pengurus Harian terdiri dari : Ketua, Bendahara Umum, Sekretaris Umum serta semua koordinator departemen dan badan khusus.

Pimpinan Eksekutif terdiri dari : Ketua; Bendahara Umum; Sekretaris Umum

A. Sistem Koordinasi Internal 1. Pengantar

(b) Middle Level Managemet

Untuk menjalankan koordinasi, sinkronisasi, integrasi dan

Middle Level Management yang dimaksudkan di sini merupakan manajerial menengah yang berada diantara top level management dan

first

line

management.

Management

ini

bertugas

mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh top level management serta membuat program kerja.

evaluasi organisasi maka diperlukan sebuah sistem pengatur, baik di dalam top, middle dan low level management.


2. Jenis-jenis Rapat

b. Rapat Pimpinan

Jenis-jenis rapat yang akan dilaksanakan dapat diklasifikasikan

sebagai berikut :

dalam sebulan di awal bulan; Diikuti oleh Ketua,

a. Rapat Kerja 

Pelaksanaan

Bendahara Umum dan Sekretaris Umum. :

Rapat

biasanya

Agenda :

dilaksanakan sebanyak 2 (dua) kali yaitu pada awal dan

(i)

Silaturrahim Pimpinan Eksekutif.

pertengahan

(ii) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan

periode

Kerja

dilaksanakan

kepengurusan.

Dapat

berubah

tergantung ketetapan dan kebutuhan organisasi. 

Pelaksanaan : Rutin dilakukan minimal 1 (satu) kali

dilaksanakan.

Agenda :

(iii) Laporan dan analisis stabilitas organisasi.

1) Rapat Kerja I (i) Sosialisasi visi, misi dan tujuan organisasi oleh Ketua.

c. Rapat Badan Pengurus Harian (BPH) 

Pelaksanaan : Rutin dilakukan minimal 1 (satu) kali

(ii) Penyampaian pola umum organisasi.

dalam sebulan di awal bulan; Diikuti oleh Ketua,

(iii) Penjelasan AD, ART, GBHO dan SOP.

Bendahara Umum, Sekretaris Umum dan Koordinator-

(iv) Pembagian keanggotaan departemen.

koordinator departemen dan badan khusus;

(v) Pembuatan,

pembahasan

dan

penetapan

Program Kerja.

digantikan oleh staf departemen.

(vi) Pembahasan Anggaran Keuangan. 2) Rapat Kerja II (i) Laporan

pengurus

Jika koordinator berhalangan hadir maka wajib

Agenda :

(i)

Silaturrahim Badan Pengurus Harian (BPH)

(ii) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan selama

setengah

kepengurusan.

masa

dilaksanakan. (iii) Penjadwalan aktivitas bulanan berikutnya.

(ii) Evaluasi program dan kinerja pengurus. (iii) Analisis dan pembahasan program. (iv) Reshuffle pengurus (apabila diperlukan).

d. Rapat Koordinasi 

Pelaksanaan : Rutin dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan; Diikuti oleh Ketua,


Bendahara

Umum,

Sekretaris

Umum,

Majelis

Perwakilan Anggota dan Internal Control Officer. 

Agenda :

(i)

Evaluasi program dan kinerja pengurus dan anggota.

g.

Rapat Majelis Perwakilan Anggota (MPA)  Pelaksanaan : Rutin dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam

(ii) Pembahasan,

pengolahan

penyelesaian

permasalah

dan

sebulan di awal bulan; Diikuti oleh anggota Majelis

perumusan

dan

dinamika

kepengurusan. (iii) Laporan dan analisis stabilitas organisasi.

Perwakilan Anggota (MPA) PPI Trabzon.  Agenda : (i)

Evaluasi program dan kinerja pengurus PPI Trabzon.

(ii) Pembahasan, pengolahan dan perumusan penyelesaian

(iv) Strategi pencapaian program.

permasalahan dan dinamika kepengurusan. (iii) Laporan dan analisis stabilitas organisasi.

e. Rapat Kepanitiaan 

(iv) Rekomendasi MPA untuk BPH.

Pelaksanaan : Dilaksanakan secara insidental dan konsional; Diikuti oleh panitia OC, Steering Committee (SC) dan koordinator departemen yang bersangkutan.

h. Rapat Badan Semi Otonom Erzurum 

Agenda :

dalam sebulan di awal bulan; Diikuti oleh anggota

(i)

Pembahasan rencana, persiapan dan pelaksanaan.

Badan

(ii) Penyampaian job description oleh Ketua panitia (iii) Pembahasan manajemen kegiatan.

Erzurum

dan

Evaluasi program dan kinerja pengurus dan anggota.

(ii) Pembahasan, pengolahan dan perumusan penyelesaian permasalah dan dinamika kepengurusan.

incidental; Diikuti oleh Ketua, Bendahara Umum,

(iii) Laporan dan analisis stabilitas organisasi.

Sekretaris Umum, semua Koordinator departemen dan

(iv) Strategi pencapaian program.

Agenda : Menetapkan keputusan dan kebijakan organisasi.

Koordinator

Agenda :

Pelaksanaan : Dilaksanakan secara kondisional dan

badan khusus. 

Otonom

(Didik). (i)

Rapat Istimewa

Semi

Departemen Pendidikan, Kerohanian dan Kaderisasi

pelaksana atau Organizing Committee (OC).

f.

Pelaksanaan : Rutin dilakukan minimal 1 (satu) kali


i.

Rapat Umum 

Pelaksanaan : Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan; Diikuti oleh semua anggota PPI Trabzon dan MPA serta Badan Semi Otonom Erzurum.



Agenda :

(i)

Evaluasi program dan kinerja pengurus dan anggota.

(ii) Pembahasan, pengolahan dan perumusan penyelesaian permasalah dan dinamika kepengurusan. (iii) Laporan dan analisis stabilitas organisasi. (iv) Strategi pencapaian program. (v) Jaring Aspirasi Mahasiswa Luar Biasa (Asmara) B. Mekanisme Kinerja Organisasi 1. Pelaksanaan Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam Job Description yang disusun oleh Ketua PPI Trabzon periode 2014-2015. 2. Sturktur dan Hierarki Kepengurusan Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi. *) Catatan : Badan Semi Otonom Erzurum berada dibawah koordinasi Departemen Pendidikan, Kerohanian dan Kaderisasi (Didik) dan kontrol MPA.


3. Mekanisme Laporan

3) Tidak aktif dalam kepengurusan

a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua PPI

4) Mencemarkan nama baik PPI Trabzon

Trabzon paling lambat 2 minggu setelah kegiatan, selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersebut juga kepada MPA paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. b. Jika dalam waktu yang ditentukan tidak memberikan laporan maka MPA berhak mengajukan surat teguran.

5) Kebijakan organisasi b. Reshuffle kepengurusan hanya dilakukan maksimal 1 (satu) kali dalam kepengurusan. c. Reshuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting, darurat dan mendesak serta atas kebijakan pimpinan organisasi.

4. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku di PPI Trabzon, maka akan diberikan sanksi pertama berupa teguran secara lisan. b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan peringatan kedua berupa surat teguran. c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 (dua) kali surat teguran diabaikan. d. Apabila surat teguran masih tidak diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan diberi surat keputusan berisikan sanksisanksi tegas oleh Ketua PPI Trabzon. e. Surat keputusan yang berisikan sanksi-sanksi tegas juga bisa dikeluarkan tanpa memperhatikan poin-poin sebelumnya, sesuai kebijakan pimpinan organisasi (situasional). 5. Mekanisme Reshuffle Pengurus a. Pengurus dapat direshuffle karena beberapa hal : 1) Memberhentikan diri 2) Meninggal dunia


BAB II

Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kegiatan

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)

yang akan digunakan, prosedur, proses atau teknis yang

PROSEDUR KEGIATAN

digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan. 8. Materi kegiatan

A. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan

Pada bagian ini dicantumkan isi kegiatan atau acara, tujuan dari

Dalam melakukan penyususunan dan perancangan kegiatan, diperlukan perencanaan dengan menentukan :

setiap bagian dari isi kegiatan. 9. Waktu dan tempat

1. Dasar penyelenggaraan

Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan

Pada bagian ini termaktub alasan perlunya diadakan kegiatan. 2. Indikator keberhasilan kegiatan

kegiatan, berapa lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.

Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan.

10. Anggaran Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah dan alokasi

3. Tujuan kegiatan

serta sumber anggaran yang diusulkan secara terinci mengenai

Pada bagian ini diuraikan tentang tujuan diselenggaranya

penggunaan/pembelanjaan anggaran tersebut.

kegiatan. 4. Peserta kegiatan

B. Pembentukan Panitia Kegiatan

Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan

Langkah-langkah pembentukan kepanitiaan antara lain :

kewajiban peserta dan jumlah peserta (dapat berupa target atau

1. Pembentukan panitia SC oleh Ketua PPI Trabzon atau yang

perkiraan).

diberikan wewenang oleh Ketua PPI Trabzon.

5. Narasumber kegiatan Pada

bagian

ini

dicantumkan

2. Penunjukkan Ketua Pelaksana (Ketua OC) yang merupakan hasil nama

orang

yang

akan

memfasilitasi kegiatan dan kualifikasi termasuk lembaga asal narasumber. 6. Organisasi/kepanitiaan Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan dan keberhasilan kegiatan. 7. Strategi dan proses teknis kegiatan

musyawarah panitia SC dan Ketua PPI Trabzon ataupun yang diberikan wewenang oleh Ketua PPI Trabzon. 3. Pembentukan

panitia

OC

melalui

sistem

OPER

Recruitment) atau dengan metode lain yang disepakati.

(Open


C. Persiapan Kegiatan

2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain :

3. Menilai pencapaian tujuan dengan menbandingkan pelaksanaan

1. Penyusunan proposal

kegiatan dengan indikator keberhasilan yang telah ditetapkan

a. Peraturan penyusunan proposal kegiatan diatur lebih lanjut dalam SOP Administrasi Keuangan dan SOP Kesekretariatan. b. Perizinan tidak akan dapat diberikan apabila ada laporan

sebelumnya. 4. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang.

pertanggungjawaban kegiatan sebelumnya di bidang yang bersangkutan belum masuk ke dalam data Badan Khusus

F. Laporan Kegiatan

Kesekretariatan (Berkas).

1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan pertanggungjawaban dengan bantuan atau

2. Persiapan Teknis

konsultasi

a. Rapat panitia

Badan

Khusus

Kesekretariatan

(Berkas)

dan

Bendahara Umum.

b. Perencanaan waktu

2. Ketua Pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua PPI Trabzon

c. Pembagian tugas

melalui Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) dalam bentuk :

d. Koodinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar

a. Laporan yang sudah dicetak, disertai lampiran sebagai

yang terlibat

berikut :

e. Pemanfaatan lembar komunikasi untuk koordinasi

1) Susunan Kepanitiaan 2) Susunan Acara

D. Pelaksanaan Kegiatan

3) Realisasi Anggaran Biaya

1. Kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah

4) Proposal Kegiatan

siap dilaksanakan. 2. Ketua

Departemen

5) Bukti Transaksi Pengeluaran yang

berhubungan

harus

memantau

jalannya kegiatan dan mencatat hal-hal yang dianggap penting.

6) Daftar Hadir peserta dan panitia 7) Administrasi dan arsip surat menyurat 8) Pamplet dan hasil dokumentasi

E. Evaluasi Kegiatan 1. Mengevaluasi pelaksanaan.

kegiatan

b. Laporan file dokumen di komputer dari

mulai

perencanaan

sampai

3. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum.


4. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan. 5. Laporan kegiatan disusun rapid an dimuat dalam sebuah tempat (seperti map) disertai tulisan nama kegiatan, yang dialamatkan kepada Badan Khusus Kesekretariatan. G. Penyelenggaraan Kesekretariatan dan Keuangan Peraturan penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan diatur lebih lanjut dalam SOP Administrasi Keuangan dan SOP Kesekretariatan.


BAB III

ďƒ˜ Jaringan Komunikasi Dinamis (Tree Branch Network)

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

Jaringan komunikasi dinamis adalah jaringan komunikasi

SISTEM KOMUNIKASI

di mana informasi yang disampaikan dari pihak yang berwenang diberikan kepada setiap penanggung jawab

A. Pengantar

di mana dalam hal ini memiliki kewajiban untuk

Dalam sebuah organisasi, sebuah informasi dinilai sangat penting bahkan dapat mempengaruhi kinerja organisasi. Untuk

melanjutkan/menyampaikan informasi kepada pihak yang dipimpinnya.

menciptakan kefesienan dan keefektifan penyampaian informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengatur dan mengelola informasi yang selanjutnya disebut dengan sistem

Sumber

Ketua

Penanggung Jawab

komunikasi. Sekretaris Umum

B. Alur Komunikasi

Bendahara Umum

Koordinator Departemen

Sistem komunikasi internal pengurus ini dalam pelaksanaannya dituangkan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut :

Berkas

BKK

Staff Departemen

ďƒ˜ Jaringan Komunikasi Statis (One to All Network) Jaringan komunikasi statis bersifat langsung, maksudnya adalah

informasi

yang

disampaikan

dari

pihak

berwenang langsung atau Jarkom kepada target, tanpa

*) Catatan : Koordinator Departemen bersifat optional : Untuk Jarkom kepanitiaan disesuaikan

kewajiban target untuk meneruskan. C. Kode Pesan/Informasi

Sumber

Ketua

Jarkom

Target

Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima agar tidak terjadi tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana berikut :

*) Catatan : Target disesuaikan menurut kode


Kode di bawah ini resmi dikeluarkan oleh Jaringan Komunikasi

3. Salam/kata sapaan lainnya

atau pihak yang berwenang yang diberi mandate/izin oleh

4. Waktu (Hari, tanggal dan jam)

pimpinan :

5. Tempat

1. Kode Jaringan Statis (One to All Network)

6. Maksud : a. Rapat (Agenda dilampirkan)

Kode

Lingkup Pihak yang Menerima Pimpinan Eksekutif Pimpinan Eksekutif + Koordinator Dep. Seluruh Pengurus

JS1 JS2 JS3

3. Jaringan komunikasi internal menggunakan whatsapp atau sejenisnya, untuk memperjelas pihak yang menerima digunakan kode @nama pihak penerima. Misalkan : @MasTrabzon D. Isi Untuk mempermudah dan penyamarataan isi/konten, maka dibuatlah

standar

isi

dimana

hal

tersebut

tidak

terjadi

miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan/informasi yang akan disampaikan. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan/informasi dan sifatnya berurutan : 2. Kode pesan/informasi

E. Penutup dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Hal-hal yang

Batasan Pihak yang Menerima Koordinator Departemen/Badan Khusus Staff Departemen/Badan Khusus

JD1 JD2

c. Pemberitahuan

Demikian Standard Operational Procedure ini dibuat untuk

2. Kode Jaringan Dinamis (Tree Branch Network) Kode

b. Undangan (Wajib/biasa)

belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya.


BAB IV STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

D. Pengelolaan Uang Kas

KEBENDAHARAAN DAN ADMINISTRASI KEUANGAN

1. Iuran Kas adalah iuran yang wajib dihimpun dari seluruh anggota PPI Trabzon oleh Bendahara Umum setiap bulannya

A. Pendahuluan

selama satu periode.

Demi kelancaran dan ketertiban pendokumentasian keuangan setiap kegiatan, mengatur pemasukan dan pengeluaran, serta

2. Pengumpulan uang kas sejumlah 5 TL perbulan akan dilakukan oleh Bendahara Umum.

mendisiplinkan proses pengajuan dan pencairan dana, maka kami selaku Badan Keuangan PPI Trabzon membuat ketentuan yang jelas

E. Dana dan Usaha Dana dan usaha merupakan skema startegis Badan Khusus

dan terstruktur mengenai keuangan PPI Trabzon.

Keuangan (BKK) dan adalah suatu usaha-usaha kreatif, inovatif dan halal serta tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun

B. Administrasi Keuangan 1. Administrasi keuangan meliputi pencatatan dan pelaporan

sponsorship tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang

keuangan dari bendahara masing-masing departemen kepada

bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya

Bendahara Umum PPI Trabzon.

pemberdayaan dan pengembangan PPI Trabzon.

2. Dalam setiap aliran uang masuk dan keluar, pencatatan dilakukan

ke

dalam

jurnal

keuangan

di

samping

F. Mekanisme Pengajuan Dana 1. Setiap proposal kegiatan disertai surat pengajuan dana kegiatan

mendokumentasikan sumber asli dari transaksi terkait.

yang diajukan ke Ketua PPI Trabzon melalui Bendahara Umum. 2. Pengajuan dana harus tercantum pada program kerja dan

C. Kewenangan Bendahara Umum adalah koordinator Badan Khusus Keuangan (BKK)

yang

memiliki

wewenang

untuk

mengelola

dan

mengalokasikan dana untuk kegiatan pelaksanaan PPI Trabzon.

dilaksanakan pada awal bulan, sedangkan untuk pengajuan dana di luar program kerja memerlukan persetujuan dari Bendahara Umum.

Semua dana yang ada pada Bendahara Umum akan diberikan untuk

3. Pengajuan dana dalam jumlah besar, yang dalam hal ini tidak

kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan agenda

bisa ditangguhkan terlebih dahulu oleh pihak pribadi maupun

dan kegiatan PPI Trabzon. Di luar daripada itu, bukan merupakan

panitia, dapat dilakukan pengajuan dana ke Bendahara Umum

tanggung jawab dari Bendahara Umum.

oleh bendahara tiap-tiap departemen. Paling lambat diserahkan 3 (tiga) minggu sebelum waktu pelaksanaan kegiatan.


4. Pengajuan dana dalam jumlah kecil, yang dalam hal ini bisa

d. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja

ditangguhkan terlebih dahulu oleh pihak pribadi maupun

dalam jangka waktu 2 x 24 jam atau 1 x 24 jam serta

panitia paling lambat diserahkan 3 x 24 jam sebelum waktu

membutuhkan dana dalam waktu dekat, maka panitia

pelaksanaan kegiatan.

kegiatan yang bersangkutan diharapkan membawa surat

5. Pada setiap pengajuan dana baik besar maupun kecil akan dibuat

laporan

penerimaan

dana

oleh

Bendahara

permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua PPI Trabzon.

Departemen dan laporan pengeluaran dana oleh Bendahara Umum.

G. Mekanisme Pencairan Dana

6. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dan pada Bendahara Umum.

1. Dana dapat dicairkan apabila telah melengkapi persyaratan administrasi, baik itu proposal maupun surat menyurat. 2. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan

a. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal

sebelumnya belum diserahkan.

seusai dengan SOP kepada Bendahara Umum. b. Bendahara Umum berkoordinasi bersama Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) dalam pengecekan administrasi untuk disesuaikan dengan SOP yang sudah ditentukan. c. Setelah

disetujui

atau kupon.

Umum

pengeluaran

dengan

3. Untuk alasan tertentu, apabila di tempat pembelian tidak

kwitansi 2 rangkap. Satu rangkap sebagai arsip untuk

memiliki nota atau kuitansi, maka sebagai bukti pembelanjaan,

bendahara kegiatan dan satu rangkap untuk arsip

dapat menggunakan kuitansi yang telah disediakan oleh

Bendahara Umum.

Bendahara Umum.

pencatatan

Ketua,

1. Untuk setiap pembelanjaan, harus disertai nota, kuitansi, tiket

Bendahara

melakukan

oleh

H. Mekanisme Pembelanjaan

bukti

*) Catatan : Seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal belum tentu sepenuhnya dapat dicairkan, jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan Ketua bersama Bendahara Umum.

2. Nota dan kuitansi harus disertai tanggal pembelanjaan.


I.

Mekanisme Label

5. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan

Pada setiap penerimaan nota, akan diberikan label dengan format: <kode departemen>/<nomor urut>/<dd-mm-yy>

kembali kepada bendahara umum sebagai kas PPI Trabzon maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan. 6. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan

Kode Didik Dosen Detik Dewi Berkas BKK BPH MPA

Nama Departemen Departemen Pendidikan, Kerohanian dan Kaderisasi Departemen Olahraga, Sosial dan Seni Budaya Departemen Teknologi Informasi Komunikasi Departemen Kewanitaan Sekretaris Bendahara BPH Majelis Perwakilan Anggota

2.

Bendahara

kegiatan

wajib

membuat

laporan

Pertanggungjawaban

pada

Badan

Khusus

Kesekretariatan. 7. Apabila dalam menyerahkan Laporan Keuangan dan/atau Pertanggungjawaban

pada

Badan

Khusus

Kesekretariatan

melebihi batas waktu yang telah ditentukan oleh SOP. Departemen yang bersangkutan wajib membayar denda sebesar 50TL. K. Peraturan Tambahan 1. Jika

J. Laporan Keuangan 1. Setiap

Laporan

bendahara

tiap-tiap

departemen

berhalangan

untuk

menjalankan tugasnya, maka bendahara tiap-tiap departemen

keuangan sesuai format yang telah ditentukan (Lampiran A).

boleh digantikan oleh anggota departemen terkait, dengan

Data

syarat harus mengkonfirmasi kepada Bendahara Umum terlebih

pendukung

dilampirkan

sebagai

va liditas

laporan

keuangan yang disusun berdasarkan tanggal. 3. Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu :

dahulu. 2. Jika ada peraturan yang belum tercantum atau terdapat perubahan dalam SOP ini maka akan dirundingkan oleh

a. Bukti-bukti pemasukan dana

Bendahara

Umum

dan

Bendahara

b. Bukti-bukti pengeluaran dana

persetujuan Ketua PPI Trabzon.

departemen

dengan

4. Laporan keuangan dibuat da lam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.

L. Loss Sharing 1. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya 2. Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut :


a. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H-1 sebelum kegiatan. b. Ketua PPI Trabzon berhak mengintervensi sampai ke konsep acara, yang ditujukan untuk menghindari Loss Sharing sebelum kegiatan terlaksana. c. Apabila Loss Sharing tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan dana akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran program kerja yang lain yang masih tersisa atau subsidi silang. M. Penutup Hal-hal

yang be lum diatur

dalam Standard Operational

Procedure Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh ketua PPI Trabzon bersama Bendahara Umum kemudian.


BAB V

d. Penyimpan berkas/dokumen/arsip

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE KESEKRETARIATAN

C. Pengelolaan Surat Berkas surat atau yang berhubungan dengan surat menyurat

A. Pendahuluan

disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang

Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu Sekretaris Umum, Badan Khusus Kesekretariatan

ataupun

sekretaris

kegiatan.

mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. itu

kelancaran

administrasi

adalah anggota Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas).

Kesekretariatan

merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam Selain

bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengolahan berkas

merupakan

tolak

ukur

1. Surat Masuk a. Penerimaan Surat Surat yang diterima oleh Sekretaris Umum terlebih dahulu

keberhasilan organisasi. Kemampuan pengelolaan administrasi

disortir

sangat

pribadi/pengurus atau surat-surat lainnya. Surat organisasi

diperlukan

juga

dalam

perapian,

pengarsipan

dan

pengelolaan sejarah perjalanan sebuah organisasi. Administrasi sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran tugas. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan

yang

selanjutnya

merupakan

dibuka

dan

surat diproses.

organisasi, Sebaiknya

surat disortir

menggunakan pemilihan antara surat untuk Ketua, Sekretaris Umum, Bendahara Umum dan Departemen-departemen.

administrasi yang lemah dapat menurukan kinerja organisasi. b. Pencatatan dan Pengarsipan Surat B. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan 1. Sumber Daya Manusia (SDM) Personil yang terlibat dalam pengelolaan terdiri dari Sekretaris Umum dan Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas).

Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Berikut adalah poin-poin yang dapat dicantumkan : 1) Nomor urut 2) Tanggal masuk 3) Nomor surat

2. Peralatan/Perangkat Kesekretariatan

4) Asal surat (pengirim)

a. Peralatan kantor/alat tulis

5) Tujuan

b. Alat komunikasi

6) Perihal

c. Perangkat komputer dan printer; internet (dalam kondisi ideal)

7) Keterangan


Berikut adalah Format Buku Registrasi Surat Masuk

2. Surat Keluar a. Pembuatan Surat

No. Tanggal Masuk

Pengirim dan Alamat

Tanggal & No. Surat

Perihal

Tujuan

Lampiran

Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat

Ket.

balasan (atas surat masuk) dibuat oleh Sekretaris Umum atas permohonan dari departemen atau yang berkepentingan. Jika diberikan kewenangan, maka departemen atau di luar Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) dapat membuat sendiri surat

c. Penyampaian Surat

keluar yang diperlukannya dengan tetap meminta persetujuan

Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk

Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) untuk meminta nomor

kemudian diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan.

surat.

Kemudian disampaikan kepada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.

b. Pencatatan Surat Surat yang dibuat kemudian dicatat dalam buku registrasi surat

d. Penindaklanjutan Surat

keluar. Adapun poin-poin yang dapat dicantumkan adalah

Apabila departemen yang bersangkutan perlu membuat

sebagai berikut :

surat balasan, pihak tersebut harus memberitahu kepada

1) Nomor urut

anggota Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) untuk dibuatkan

surat

balasan.

Apabila

departemen

2) Tanggal keluar

yang

3) Nomor surat

bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri,

departemen/badan

tersebut

tetap

4) Asal surat (pengirim)

harus

5) Tujuan

melaporkan kepada Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas)

6) Perihal

untuk meminta nomor surat. e. Penyimpanan Surat Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas)

7) Keterangan Berikut adalah Format Buku Registrasi Surat Keluar No.

Tanggal Keluar

Tujuan

Tanggal dan Nomor Surat

Perihal

Lampiran

Ket.


D. Penomoran Surat

c. Lingkup Surat

1. Surat Umum

1. IN = Surat yang ditujukan untuk internal PPI Trabzon

Kode Penulisan Surat : A/B/C/D/E/F/G Contoh :

2. EKS = Surat yang ditujukan untuk organisasi atau lembaga eksternal PPI Trabzon

ď&#x192;&#x2DC; Internal

: 09/SPb/IN/A3/PPI-TRABZON/VII/2014

ď&#x192;&#x2DC; Eksternal

: 10/SU/EK/D4/PPI-TRABZON/X/2014

d. Pihak yang mengeluarkan Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai

a. Nomor Surat

berikut :

Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas). b. Kode Jenis Surat Jenis surat yang digunakan oleh pengurus PPI Trabzon adalah : Kode SB SM SR ST SU SKet SKp SKu SPb SPh SPj SPm SPn SPp

Jenis Surat Surat Balasan Surat Mandat Surat Rekomendasi Surat Tugas Surat Undangan Surat Keterangan Surat Ketetapan Surat Tugas Surat Pemberitahuan Surat Penghargaan Surat Perjanjian Surat Permohonan Surat Pernyataan Surat Peminjaman

Kode A1 A2 A3 B1 B2 B3 D1 D2 D3 D4

Jenis Pihak Ketua PPI Trabzon Sekretaris Umum Bendahara Umum Badan Khusus Kesekretariatan Badan Khusus Keuangan Badan Semi Otonom Erzurum Departemen Kewanitaan Departemen Teknologi, Informasi dan Komunikasi Departemen Pendidikan, Kerohanian dan Kaderisasi Departemen Olahraga, Sosial dan Seni Budaya

e. Kode Lembaga Kode lembaga adalah PPI-TRABZON f. Bulan Dikeluarkannya Surat Menggunakan huruf romawi g. Tahun Pembuatan Surat Menggunakan 4 (empat) digit angka 2. Surat Khusus


Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan.

A. Nomor Surat

Setiap surat keputusan yang dike luarkan oleh Ketua PPI Trabzon

B. Kode Jenis Surat

periode 2014-2015 memuat urutan-urutan sebagai berikut :

C. Lingkup Surat

a. Memperhatikan

D. Pihak yang Mengeluarkan

b. Menimbang

Panitia kegiatan

c. Mengingat

E. Bulan Dikeluarkannya Surat

d. Memutuskan

F. Tahun Pembuatan Surat

e. Menetapkan E. Wewenang Pembuatan Surat Kode Penulisan : A/B/C/D/E/F Contoh : Surat tentang pengangkatan kabinet PPI Trabzon periode 2014-2015 ď&#x192;&#x2DC; Nomor : 01/SKp/A1/PPI-TRABZON/III/2014

1. Pihak Pembuat Surat Surat umumnya dibuat oleh Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas). Tetapi bisa saja apabila departemen atau badan khusus membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu, meminta persetujuan dan nomor surat kepada Badan Khusus

A. Nomor Surat

Kesekretariatan. Pada intinya, setiap surat yang keluar harus

B. Kode Jenis Surat

diketahui dan di bawah komando Sekretaris Umum dan Badan

C. Pihak yang mengeluarkan

Khusus Kesekretariatan (Berkas).

D. Kode Lembaga

Dalam kondisi tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga

E. Bulan dikeluarkannya surat

memiliki sekretaris sendiri yang membuat surat yang berkaitan

F. Tahun pembuatan surat

dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) hanya bertanggung jawab untuk

3. Surat Kepanitiaan

mengontrol dan memberi bantuan yang diperlukan.

Kode Penulisan : A/B/C/D/E/F/G Contoh : Departemen Kewanitaan membuat surat permohonan untuk

2. Pihak Penandatangan Surat

menjadi pemateri kegiatan Hari Muslimah Dunia pada bulan desember.

Surat yang dibuat kemudian ditandatangani oleh pihak yang

ď&#x192;&#x2DC; Nomor : 12/SPm/D1/PPI-TRABZON/XII/2014

berwenang yaitu :


a. Surat Keputusan kabinet, ditandatangani oleh Ketua PPI Trabzon.

d.

Trabzon, 1 April 2014 CAP

Surat kepada pihak luar yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerjasama, ditandatangani oleh ketua/sekretaris, ketua pelaksana dan sekretaris kegiatan yang bersangkutan.

Ketua PPI Trabzon Nama Terang

b. Ucapan terimakasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor serta bantuan lain ditandatangani oleh Sekretaris Umum dan Ketua PPI Trabzon.

Trabzon, 1 April 2014 Ketua Kegiatan,

CAP

Sekretaris Kegiatan,

Nama Terang

Nama Terang Mengetahui,

Ketua PPI Trabzon Trabzon, 1 April 2014

CAP

Ketua PPI Trabzon,

Sekretaris Umum,

Nama Terang

Nama Terang

c. Surat kepada pihak luar organisasi yang bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat undangan) ditandangani oleh Ketua departemen dan Ketua PPI

Nama Terang e. Tanda tangan dilakukan oleh pihak yang bersangkutan. Jika pihak yang bersangkutan tidak ada, maka dapat diatasnamakan dengan langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang menggantikannya. Trabzon, 1 April 2014

Trabzon atau Sekretaris Umum dan Ketua PPI Trabzon atau Ketua Pelaksana kegiatan dan Ketua PPI Trabzon. Trabzon, 1 April 2014 CAP

Ketua PPI Trabzon,

Sekretaris Umum,

Nama Terang

Nama Terang

a.n. Ketua PPI Trabzon CAPSekretaris Umum Nama Terang

Sekretaris Kegiatan Nama Terang


F. Administrasi Departemen/Badan Khusus

(i)

Pendahuluan

1. Pendahuluan

(ii)

Laporan Perkembangan Departemen

(iii)

Kehadiran dan Kinerja anggota Departemen

(iv)

Laporan Keuangan

dan

(v)

Evaluasi

penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan

(vi)

Saran

bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi.

(vii)

Lampiran :

Menjaga ketertiban dan kerapian administrasi merupakan tugas Sekretaris departemen untuk pertanggungjawaban

organisasi

menjamin keselamatan bahan tentang

perencanaan

(1) Laporan 2. Petunjuk Administrasi Departemen/Badan Khusus Sekretaris

departemen

wajib

membuat

yang

telah

dilaksanakan

oleh

departemen

a. Berita Acara Rapat Departemen/Badan Khusus 1) Setiap

kegiatan

(2) Berita acara Rapat Departemen berita

acara/notulensi rapat departemen. 2) Sistematika berita acara/notulensi rapat departemen/badan khusus sesuai SOP Rapat PPI Trabzon.

3) Laporan Bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip Badan Khusus Kesekretariatan (Berkas) dan untuk dipublikasikan ke pengurus PPI Trabzon lainnya. Laporan dikumpulkan dalam bentuk cetak dan file.

3) Berita acara rapat departemen disimpan oleh sekretaris departemen kemudian diserahkan kepada Sekretaris Umum atau Badan Khusus Kesekretariatan sebagai laporan bulanan tiap departemen.

c. Laporan Akhir Departemen Di akhir kepengurusan setiap departemen wajib membuat laporan akhir departemen secara tertulis. Laporan akhir setiap departemen diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai

b. Laporan Bulanan Departemen 1) Setiap Sekretaris departemen wajib membuat laporan bulanan secara tertulis, yang diserahkan kepada Sekretaris Umum atau

berikut : 1) Pendahuluan Pada bagian ini

Badan Khusus Kesekretariatan, pada saat Rapat BPH PPI

Departemen,

Trabzon.

dan

sebagai berikut :

latar belakang keberadaan

hal yang melandasi

segala hal

Departemen. 2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan

berisi

2) Deskripsi Tugas

yang

pelaksanaan

kegiatan

berhubungan dengan aktivitas


Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua

PPI Trabzon kepada

i.

Evaluasi dan Rekomendasi

Departemen dalam rangka

mendukung keberlangsungan organisasi.

6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta

3) Kondisi Objektif

evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut

Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Departemen, biasanya

berhubungan

dengan

kinerja

untuk memperbaiki kondisi, fungsi dan peran

organisasi

khususnya sesuai Departemen garapannya.

Departemen, jumlah personil, kerja sama dan koordinasi anggota Departemen serta peran dan fungsi Departemen.

7) Saran dan Rekomendasi Berisi

4) Program Kerja

saran

dan

rekomendasi

bagi

kepengurusan

berikutnya mengenai segala hal yang dapat memperbaiki

Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh

kinerja pengurus dan organisasi.

Bidang pada saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan

8) Penutup Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan

5) Realisasi Program Kerja Merupakan program kerja yang

ucapan terima kasih. dapat dilaksanakan

selama periode kepengurusan oleh Bidang. Pada bagian

Laporan akhir departemen diserahkan kepada Sekretaris Umum 3

ini dicantumkan bagian-bagian berikut :

(tiga) minggu sebelum Musyawarah Tahunan (Musta) PPI Trabzon

a. Nama Kegiatan

dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk cetak dan file.

b. Tujuan Kegiatan c. Waktu dan Tempat Kegiatan

H. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris

d. Peserta Kegiatan

1. Pendahuluan

e. Narasumber Kegiatan f.

Gambaran Kegiatan

Inverntarisasi adalah

salah

satu

hal

yang tidak

dapat

dilepaskan dalam kegiatan administrasi. Dengan menginventarisasi,

g. Alokasi Dana

dapat diketahui aset atau pun barang-barang yang dimiliki oleh

h. Hambatan-hambatan

suatu organisasi. Inventaris

yang ada haruslah

dijaga dan


dipelihara agar

tetap dalam kondisi yang baik. Oleh karena itu,

dalam peminjaman

dan penggunaannya harus ada aturan jelas

yang mengatur hal tersebut. Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan

oleh

seluruh

anggota Himpunan khususnya staff kesekretariatan. 2. Pentunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris a. Peminjamanan pihak

yang

inventaris dilakukan dengan sepengetahuan berwenang,

dalam

hal

ini

Badan

Khusus

Kesekretariatan (Berkas). b. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam. c. Inventaris dikembalikan paling lambat 2 (dua) hari setelah berlangsungnya acara. d. Peminjam

harap

mengkonfirmasikan

kepada

pihak

kesekretariatan apabila inventaris sudah dikembalikan. e. Apabila terjadi kehilangan dan/atau kerusakan inventaris, maka peminjam wajib mengganti/memperbaiki inventaris tersebut.


BAB VI

7. Rapat Istimewa dipimpin oleh Ketua PPI Trabzon atau Sekretaris

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh Ketua PPI Trabzon.

RAPAT

8. Rapat Majelis Perwakilan Anggota (MPA) dipimpin oleh Presidium MPA atau pihak yang diberi wewenang oleh Presidium MPA.

A. Pendahuluan Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai salah satu sarana untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan kerja dan kinerja organisasi

9. Rapat Badan Semi Otonom Erzurum dipimpin oleh Koordinator Badan dan Koordinator Departemen Pendidikan, Kerohanian dan Kaderisasi (kondisional).

selama masa kepengurusan. Hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua

C. Udangan Rapat

pengurus PPI Trabzon dapat mengetahui hasil rapat tersebut.

1. Undangan Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua PPI Trabzon kemudian diberitahukan kepada seluruh

B. Pemimpin Rapat 1. Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua PPI Trabzon atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh Ketua PPI Trabzon. 2. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua PPI Trabzon.

pengurus PPI Trabzon. 2. Undangan Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua PPI Trabzon kemudian diberitahukan kepada Pimpinan Eksekutif lainnya.

3. Rapat Badan Pengurus Harian (BPH) dipimpin oleh Ketua PPI

3. Undangan Rapat Badan Pengurus Harian (BPH) dibuat oleh

Trabzon atau Sekretaris Umum atau pengurus harian yang

Sekretaris Umum atas mandat dari ketua HIMA kemudian

diberikan wewenang.

diberitahukan kepada Ketua Departemen.

4. Rapat Departemen dipimpin oleh Koordinator Departemen atau

4. Undangan

Rapat

Departemen

dibuat

oleh

Koordinator

Sekretaris Departemen atau anggota Bidang yang diberikan

Departemen/Sekretaris Departemen (kondisional) dan kemudian

wewenang.

diberitahukan kepada setiap anggota Departemen.

5. Rapat Koordinasi dipimpin oleh Ketua PPI Trabzon atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh ketua PPI Trabzon.

5. Undangan Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua PPI Trabzon.

6. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi

6. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan

oleh Panitia SC, Ketua Departemen dan Sekretaris Departemen

diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota

yang terkait.

panitia.


7. Undangan rapat Istimewa dibuat oleh Sekretaris Umum atas

Demikian Standard Operational Procedure (SOP) Perhimpunan

mandat dari ketua PPI Trabzon kemudian diberitahukan kepada

Pelajar Indonesia (PPI) Trabzon untuk selanjutnya dipahami dan

Pengurus Harian lainnya.

dilaksanakan dengan baik dan sebagaimana mestinya. Hal-hal yang

8. Undangan rapat Majelis Perwakilan Anggota (MPA) dibuat oleh MPA.

belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya.

9. Udangan rapat Badan Semi Otonom Erzurum dibuat oleh Sekretaris Badan kemudian diberitahukan kepada anggota badan.

Ditetapkan di : Trabzon, Turki Tanggal

D. Berita Acara Rapat 1. Berita Acara Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua PPI Trabzon.

Mengetahui,

2. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum.

Ketua PPI Trabzon

3. Berita Acara Rapat Badan Pengurus Harian (BPH) dibuat oleh

Periode 2014-2015

Sekretaris Umum. 4. Berita Acara Rapat Departemen dibuat oleh Sekretaris Departemen. 5. Berita Acara Rapat Kepanitian dibuat oleh Sekretaris kegiatan. 6. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum. 7. Berita Acara Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua PPI Trabzon. E. Format Berita Acara Rapat Diatur lebih lanjur dalam ketetapan Majelis Perwakilan Anggota (MPA) PPI Trabzon.

Fatchul Wachid

: 30 April 2014


Standard Operational Procedure PPI Trabzon v.1  

Standard Operational Procedure (SOP) PPI Trabzon merupakan prosedur dasar mekanisme & teknisi kepengurusan. Hal-hal yang belum diatur akan d...

Advertisement