Issuu on Google+

Menneskers  møde  -­‐  Mennesker  i  møde  –  en  guide Udviklingen  i  det  globale  samfund  går  hur:gere  og  hur:gere.  For  at  holde  trit  går  både  ledere  og   medarbejdere  :l  flere  og  flere  møder  for  at  tage  sig  af  virksomhedens  forretninger.   Møder  er  den  lim,  der  holder  virksomheden  sammen.  Der  træffes  beslutninger,  diskuteres   strategier,  udvikles  ideer  og  etableres  samarbejde  om  fælles  mål  på  møder. Det  er  selvfølgelig  meget  forskelligt,  hvor  mange  møder,  den  enkelte  leder  eller  medarbejder   deltager  i  hver  dag.  2-­‐3  møder  om  dagen  er  ikke  ualmindeligt. Når  man  så  spørger,  hvad  der  kommer  ud  af  anstrengelserne,  udtrykker  såvel  mødeleder  som   mødedeltager  oHe  skuffelse.  Der  kommer  ikke  det  ud  af  dem,  som  de  forventede.  Møder  dræner.   OpfaJes  :t  og  oHe  som  :dsspilde.  Tiden  kunne  have  været  anvendt  på  noget  mere  nyLgt. En  af  grundene  kan  være,  at  vi  aNolder  møder,  som  de  har  været  aNoldt  gennem  århundreder.  De   er  for  lange,  de  er  for  kedelige,  og  de  er  uden  fokus.   De  tager  ikke  hensyn  :l  samfundsudviklingen  på  en  lang  række  områder,  inkl.  de  nye  muligheder,   teknologien  giver  for  at  gøre  møder  mere  spændende  og  inspirerende.  


Hvad  skal  vi  med  møder? Her  er  en  guide,  der  giver  et  overblik  over,  hvad  der  er  i  spil,  når  der  aNoldes  møder.  En  guide,  der   viser  vejen  :l  bedre  møder,  måske  endda  møder  i  verdensklasse,  hvis  principperne  håndteres   korrekt.  Den  er  kort,  fokuserer  på  det  vig:gste  og  forsøger  at  komme  hele  vejen  rundt. Møder  er  generelt  et  fantas:sk  og  uundværligt  redskab  :l  ledelse  af  virksomheder,  organisa:oner   og  ins:tu:oner.  Med  god  mødeledelse  vil  virksomheden  spare  masser  af  :d,  medarbejderne  vil   være  mere  mo:verede,  engagerede  og  produk:ve,  og  det  vil  være  meget  leJere  at  løse  de   problemer  og  konflikter,  der  opstår  på  enhver  arbejdsplads. Møder  sikrer  opbakning.  Møder  løser  konflikter  på  en  måde,  som  ikke  opnås  ved  hjælp  af  e-­‐mails,   telefonsamtaler  eller  interne  memoer. Der  er  myriader  af  grunde  :l  at  aNolde  møder.  Desto  større  er  også  nødvendigheden  af  at  dyrke   møder  som  disciplin,  at  udvikle  den  måde,  møder  aNoldes  på  og  at  finde  nye  veje,  der  passer   bedre  :l  nye  :der. Her  kommer  en  opskriH  med  fokus  på  de  møder,  hvor  mennesker  mødes  rent  fysisk.

Princip  nr.  1:  Du  skal  vide,  hvorfor  I  holder  mødet   I  skal  aNolde  et  møde.  Start  al:d  med  at  spørge  hvorfor.  Hvorfor  aNolder  I  mødet?  Hvad  er   formålet?  Hvad  er  meningen?  Hvad  skal  der  komme  ud  af  mødet?  Hvad  skal  deltagere  sige  om   mødet,  når  de  rejser  hjem?  Og  kunne  man  måske  helt  undvære  det  fysiske  møde  ved  at  ordne  det   hele  via  en  telefonkonference  ? Lad  os  tage  udgangspunkt  i  det  helt  overordnede,  Uanset  hvem  der  indkalder  :l  et  møde  –   lederen,  der  ønsker  at  se  sine  medarbejdere,  projektlederen,  der  indkalder  sin  projektgruppe,   medarbejdere,  der  mødes  uformelt  med  hinanden,  poli:keren,  der  mødes  med  sine  vælgere,   læreren,  der  mødes  med  forældrene  –  det  er  helt  afgørende,  at  formålet  et  klart.  Hvis  målet  er   klart,  øges  sandsynligheden  for  et  succesfuldt  møde  betragteligt. Møder  kan  sagtens  have  flere  formål.  Der  er  et  formålshierarki.  Her  gælder  det  om  at  prioritere.   Hvad  er  mødets  vig:gste  mål,  og  hvad  er  de  sekundære  mål?  Hvad  er  det  vig:gste  og  hvad  er   nyLge  sidegevinster?

Princip  2:  Du  skal  LEDE  mødet Møder  skal  forberedes,  styres  og  ledes  for  at  opnå  maksimal  effekt  og  produk:vitet.  Mødelederen   har  mange  opgaver  –  her  er  de  vig:gste: Du  skal  give  deltagerne  mulighed  for  at  være  topforberedte Den  nye  teknologi  giver  helt  nye  muligheder  for  at  forberede  møder.  Deltagerne  kan  forberede  sig   leJere,  hur:gere  og  bedre  end  nogensinde  før.  


Tænk  over  mulighederne  for  at  bruge  nye  sociale  medier  konstruk:vt  før  mødet.  Du  kan  f.eks.   indkalde  mødet  via  Facebook  eller  Linked  In  –  deJe  gør  det  muligt  for  deltagerne  at  kommunikere   let  og  ubesværet  før  mødet.  De  kan  s:lle  spørgsmål,  fremsæJe  synspunkter,  drøHe  :ng  på   forhånd.   Det  er  også  muligt  at  orientere  sig  om  de  andre  deltagere  på  mødet  i  hid:l  uset  omfang.   Deltagernes  profiler  på  de  sociale  medier  er  en  skatkiste  af  oplysninger,  der  kan  give  et  meget   detaljeret  billede  af  den  enkelte  mødedeltager  –  næsten  et  personligt  DNA  hos  personer,  der  tager   det  hele  med  i  den  personlige  profil. Deltagerne  kan  således  meget  bedre  klædt  på  :l  mødet  end  :dligere.  DeJe  burde  øge   sandsynligheden  for  effek:ve  møder,  hvor  man  hur:gere  kan  komme  ind  :l  kernen  af  det,  der  er   på  dagsordenen. I  øvrigt  skal  du  selvfølgelig  forsyne  deltagerne  med  alt  baggrundsmateriale,  der  er  nødvendigt  en   kvalificeret  deltagelse  i  mødet.   Du  skal  lave  en  god  dagsorden     Gør  dagsordenen  spændende.  Skriv  den  i  et  sprog,  der  giver  deltagerne  lyst  :l  at  deltage.  Gå  op  i   layout.  Mødeindkaldelsen  må  gerne  være  aJrak:v  at  se  på. Vær  tydelig  med  hensyn  :l,  hvad  der  skal  drøHes,  hvordan  og  hvor  længe.  Deltagerne  skal  vide  på   forhånd,  hvad  der  forventes  af  dem.  Så  er  det  leJere  for  dem  at  leve  op  :l  forventningerne.  Og   dagsordenen  skal  sendes  ud  i  god  :d. Bed  deltagerne  om  input  :l  dagsordenen  på  forhånd.  Det  betyder  større  ejerskab  for  den  enkelte. Du  skal  sørge  for  dynamik  og  fremdriH.  Styr  begivenhederne!   Det  er  mødelederen,  der  sæJer  tonen  og  bestemmer  energien  på  mødet.  Hvis  du  kommunikerer   power,  vilje,  dynamik  vil  det  smiJe  af  på  mødets  deltagere.   Du  skal  skabe  en  ”sense  of  urgency”  –  der  skal  ske  noget.  Når  DU  har  aNoldt  et  møde,  sker  der   noget  nyt  –  der  er  fremdriH  i  sagerne.  Og  I  diskuterer  aldrig  det  samme  to  gange.  Du  kender  det  så   godt.  Noget  blev  besluJet  på  sidste  møde.  Lige  pludselig  sidder  I  der  igen  og  diskuterer  akkurat  det   samme  spørgsmål  en  gang  :l.  Det  går  ikke.  Der:l  er  folks  :d  alt  for  kostbar. Der  er  noget  kulturelt  i  mødeledelse:  Generelt  kan  det  være  et  problem  for  danskere  og  svenskere   at  styre  med  fast  hånd,  at  skære  igennem,  at  træffe  beslutninger  og  dermed  afskære  deltagerne  fra   yderligere  diskussion.     Begge  samfund  er  demokra:ske  og  lighedsorienterede.  Det  er  et  dilemma  i  mødesammenhænge.   Deltagerne  vil  styres  og  alligevel  ikke  styres.  De  bryder  sig  ikke  om  konflikter,  derfor  kan  møder  i   visse  virksomhedskulturer  trække  urimeligt  ud.  Og  alle  skal  have  mulighed  for  at  komme  :l  orde.   Det  er  ikke  let  at  lede  skandinavere. Du  skal  være  flow  coach.


Du  skal  sørge  for  den  reJe  stemning  og  atmosfære  i  mødelokalet.  Det  er  mødelederen,  der  har   ansvaret  for  den  kollek:ve  koncentra:on  og  fokus.   Alle  skal  have  mulighed  for  at  bidrage.  De  dominerende  skal  måske  dæmpes,  de  passive  eller   usikre  skal  måske  inddrages. Du  sørger  for,  at  der  er  fokus  på  opgaven.  At  mobilen  er  slukket,  computeren  lukket  ned.  Måske   skal  der  etableres  spilleregler,  der  giver  plads  :l  at  bruge  både  mobil  og  computer  undervejs,  hvis   det  er  hensigtsmæssigt.  Det  vil  oHe  være  virksomhedskulturen,  der  afgør,  hvad  der  er  comme  il   faut. Du  skal  sørge  for  energien  i  rummet DeJe  handler  om,  at  krop  og  hjerne  har  brug  for  ny  energi.  Deltagerne  skal  have  mulighed  for  at   strække  ben,  bevæge  sig,  trække  frisk  luH  med  jævne  mellemrum.  

Princip  3:  Du  skal  tage  dig  af  rammerne Gode  rammer  har  som  regel  en  posi:v  indvirkning  på  mødets  deltagere.  De  fleste  sæJer  pris  på   rammer,  der  inspirerer,  fremmer  lysten  :l  at  bidrage  og  gør  det  let  for  mødeledelsen  at  organisere   mødets  indhold  på  en  spændende  måde. Det  er  meget  populært  i  disse  :der  at  organisere  møder,  der  kombinerer  det  faglige  og  det  sociale.   Workshops,  seminarer  og  konferencer  med  en  tung,  faglig  dagsorden  en  del  af  dagen  parret  med   diverse  fysiske  eller  kulturelle  ak:viteter,  der  fremmer  fællesskab  og  team  spirit.   Man  må  ikke  undervurdere  betydningen  af  det  sociale  program.  Et  spændende  og  underholdende   program  kan  være  med  :l  at  nedbryde  de  barrierer,  der  måske  i  dagligdagen  gør  det  svært  at  løse   ødelæggende  konflikter  eller  opnå  den  krea:vitet,  der  er  forudsætningen  for  at  udvikle  nye   produkter,  nye  ideer  og  løsninger. Hvilke  rammer  og  hvilket  program,  der  virker,  aNænger  i  høj  grad  af  øjnene,  der  ser.  Det  er   kulturen  i  den  enkelte  virksomhed,  der  bestemmer,  om  det  kan  lade  sig  gøre  at  aNolde  et   strategimøde  i  et  sommerhus  ved  Vesterhavet,  et  konferencecenter  som  Tylösand  i  Sverige  eller  i   et  mondænt  hotel  i  skisportscenter  i  Gstad  i  Schweiz.   Du  kan  overveje,  hvordan  f.eks.  Tylösands  fornemme  faciliteter    helt  konkret  kan  inddrages  på   krea:v  vis  i  gennemførelsen  af  møder.   Tag  hotellets  fitnessfaciliteter.  Fitness  er  en  fantas:sk  metafor  for  det  at  drive  virksomhed.   Virksomhedens  strategier  kan  kun  gennemføres,  hvis  medarbejderne  er  toptrænede  med  gejst,   vilje  og  drive.  


Og  toptrænet  bliver  du  kun,  hvis  du  sæJer  dig  i  maskinerne  og  giver  den  hele  armen  med  masser   af  vægt  på.  Hvis  du  træner  intensiv  vægJræning  eller  dyrker  spinding  med  megen  modstand  på   hjulene,  kan  du  ikke  undgå  at  komme  i  bedre  form,  så  du  får  det  meget  bedre.   På  samme  måde  skal  virksomhedens  ledere  og  medarbejdere  naturligvis  træne  alle  de  discipliner,   der  er  nødvendige  for  at  skabe  forretningsresultater  i  topklasse  –  f.eks.  discipliner  som  ledelse,   samarbejde,  kommunika:on,  salg,  markedsføring  og    sprog.  Det  kræver  blod  sved  og  tårer  –  hvis   træningen  skal  føre  :l  noget.   Den  diskussion  kan  med  fordel  føres  i  fitnesslokalerne  frem  for  et  tradi:onelt  mødelokale. Hotellets  spa  yder  perfekte  rammer  for  excep:onel  krea:vitet,  nytænkning  og  res:tu:on  i  en   hek:sk  hverdag.  Her  kan  fantasien  blomstre,  medarbejdere  og  ledere  ser  hinanden  i  et  nyt  lys  og   lægger  måske  personlige  animositeter  på  hylden,  der  kan  blokere  for  de  gode  ideer. Restauranten  kan  inddrages  :l  et  teambuildingarrangement.  Det  at  lave  mad  sammen  nedbryder   også  barrierer  mellem  mennesker.  Under  ledelse  af  en  kyndig  kok  kan  deltagerne  føre  nyt  liv  :l   diskussioner  af    produktkvalitet,  produk:onsmetoder,  kærlighed  :l  råvarer,  fokus  på  kunden  og   service  i  verdensklasse.   Måske  en  bedre  diskussion  end  et  tradi:onelt  mødelokale    med  alt  inklusive  –  power  points,  lidt   småkedelige  præsenta:oner  og  deltagere,  der  taler  i  tunger  eller  er  alt  for  lange  i  spyJet.

Princip  4:  Du  skal  styre  Eden Du  skal  styre  :den  –  det  er  meget  vig:gt.  Time  is  money.  De  fleste  mennesker  har  meget  travlt  –   reelt  travlt  eller  indbildt  travlt.  De  har  ikke  :d.  De  har  nok  at  se  :l.  Kalenderen  er  plastret  :l. Derfor  er  der  fokus  på  :d,  når  vi  taler  møder.  Hvor  lang  :d  tager  mødet?  Hvor  meget  er  der  afsat?   Kunne  mødet  gøres  på  den  halve  :d  med  dobbelt  så  godt  resultat?   Hvor  lang  :d  tager  de  enkelte  punkter?  Hvor  meget  er  der  afsat?  Det  er  meget  svært  for  de  fleste   at  styre  :den.  Det  at  håndtere  diskussioner  –  oHe  blandt  ligemænd  er  en  udfordring  af  de  store.   Fordi  det  kræver,  at  nogen  træder  i  karakter  og  svinger  taktstokken.  Og  via  det  måske  kommer  :l  at   s:kke  hovedet  for  langt  frem. Tid  SKAL  styres,  fordi  alle  har  travlt  og  en  fyldt  kalender.  Derfor  er  det  vig:gt,  at  mødelederen   konstant  har  styr  på  :den  og  signalerer  deJe  over  for  deltagerne.  Vis  at  du  respekterer   deltagernes  :d  –  i  ord  og  handling. Det  giver  bonus. Brug  den  :d,  der  er  afsat  i  dagsordenen  –  helst  ikke  mere.  Giv  :lstrækkelig  :d  :l  det  enkelt  punkt  –   :ng  tager  længere  :d,  end  man  regner  med.  Og  slut  al:d  møder  :l  :den  –  gerne  5  minuJer  før  det   anførte  sluLdspunkt.  Deltagerne  vil  elske  dig  for  det.


Udvikling  af  ideer  er  en  særlig  udfordring.  Hvor  lang  :d  tager  f.eks.  en  brainstorm  ?  Forskning  viser,   at  de  fleste  ideer  får  man  individuelt  og  i  enrum.  De  første  5  minuJer  er  de  mest  krea:ve.  Det   betyder,  at  en  kollek:v  brainstorm  ikke  nødvendigvis  behøver  tage  megen  :d. Pauser  er  vig:ge.  Hvis  du  skal  bevare  energien  i  mødet,  skal  du  holde  pauser  med  jævne   mellemrum.  EHer  45  minuJer  –  en  halvleg  i  en  fodboldkamp  –  forsvinder  energien  i  gruppen  –   krop  og  hjerne  skal  tankes  op.  Pauser  kan  være  korte  –  bare  5  minuJers  strækkeben-­‐pause  kan   give  ny  energi. Lad  være  med  at  bruge  for  meget  :d  på  frokosten.  Deltagerne  sløves.  Afsæt  :d  :l  frisk  luH,  en  rask   gåtur. Husk  også  at  :d  er  meget  kulturelt  bestemt.  Danskere/svenskere  er  begge  opgaveorienterede   kulturer  i  den  store  interna:onale  sammenhæng.  Vi  fokuserer  på  opgaven  –  det  at  få  :ngene  gjort   så  effek:vt  og  hur:gt  som  muligt.  Sydeuropæere  og  sydamerikanere  derimod  er  rela:onskulturer   –  rela:oner  er  vig:gere  end  opgaven.  For  dem  er  det  vig:gere  at  bruge  :d  på  det  sociale  snarere   end  det  mere  faglige. DeJe  har  selvsagt  konsekvenser  for  den  måde  interna:onale  møder  organiseres  på.  I  det   interna:onale  møde,  er  det  særlig  vig:gt  at  iden:ficere  den  centrale  målgruppe?  Hvad  er  deres   forventninger  :l  håndtering  af  :d  ?  Og  kan  mødelederen  bygge  bro  over  de  forskelle  i  opfaJelser   af  :d,  der  findes  i  interna:onale  fora?

Princip  5:  Du  skal  samle  de  rigEge  mennesker Hvad  er  den  rig:ge  sammensætning  af  deltagere?  Hvem  skal  med  :l  mødet  ?    Hvorfor  skal  de   med?  Hvordan  sammensæJer  man  en  deltagerkreds,  der  passer  :l  mødets  formål? Møder  handler  om  mennesker.  Den  menneskelige  faktor  er  afgørende  for  mødets  succes.   Virksomheder  s:ller  høje  forventninger  :l  mødet  mellem  mennesker.  Fordi  der  konstant  er  brug   for  nye  ideer,  nye  strategier  og  nye  mål,  der  kan  løse  den  enkelte  virksomheds  udfordringer. Når  du  organiserer  møder,  så  tænk  i  nye  baner,  hvad  angår  deltagerkreds.  Det  kan  være  en  god  ide   at  invitere  kunder  :l  at  diskutere  salg,  markedsføring  og  produktudvikling.   Er  der  noget  at  hente  ved  at  sammensæJe  hold  på  tværs  af  offentlige  og  private  virksomheder?   Kan  møderne  gøres  mere  interna:onale  –  f.eks.  ved  at  inkludere  andre  stemmer  omkring  bordet,   andre  na:onaliteter,  andre  kulturer?  Hvad  med  at  sæJe  den  unge  og  den  ældre  genera:on   sammen?  Eller  den  gode  blanding  af  kvinder  og  mænd?   Frem:den  er  er  global.  Evnen  :l  ikke  blot  at  håndtere  forskellighed,  men  også  at  udnyJe   forskellighed  :l  nye  løsninger  på  globale  udfordringer  bliver  en  nøglekompetence. Så  kik  på  deltagerlisten  –  måske  trænger  den  :l  en  “radical  makeover”.

Princip  6:  Du  skal  bygge  bro  over    forskellighed Frem:dens  møder  er  mødet  mellem  FORSKELLIGE  mennesker.  Forskellighed  er  nøgleordet.   Deltagerne  kommer  med  forskellig  faglig  og  social  baggrund.  De  kommer  fra  forskellige  egne  af   landet.  Eller  de  kommer  fra  forskellige  lande.


Det  centrale  er  håndtering  af  denne  forskellighed.  Hvis  du  kan  det,  er  du  godt  på  vej  :l  de   vellykkede  møder.  Forskelle  manifesterer  sig  bl.a.  som  forskelle  i  værdier,  forskelle  i  adfærd  og   forskelle  i  kommunika:on.

Vi  har  forskellige  værdier Vi  har  forskellige  værdier.  Ord  betyder  noget  forskelligt,  alt  eHer,  hvor  vi  kommer  fra.  Ord  som   resultatorienteret,  forandringsparat,  effek:v,  hur:g,  hårdtarbejdende,  e:sk,  produk:v  osv  betyder   noget  meget  forskelligt,  alt  eHer,  hvor  du  kommer  fra.  Ordene  skal  forstås  og  fortolkes.     Forandringsparathed  f.eks.  betyder  en  :ng  for  en  velfærdsdansker/svensker,  noget  helt  andet  for   en  asia:sk  :ger. Resultatorienteret.  Det  er  meget  forskelligt,  hvor  langt  mennesker  vil  gå  for  at  vinde.  I  USA:   winning  is  everything,  i  Danmark  er  det  vig:gste  måske  at  være  med.  Populært  sagt. Mennesker  er  selvfølgelig  forskellige  som  personer,  men  vi  er  også  produkter  af  vores  kultur,  der   selvsagt  påvirker  vores  defini:on  af  ord  og  begreber. Du  skal  som  mødeleder  kunne  læse,  forstå  og  respektere  disse  forskelle  og  ideelt  set  bringe  dem  i   spil  som  en  fordel.  I  dag  hedder  regnestykket  oHe  2+2=  3,  når  mennesker  mødes  på  tværs.   Frem:dens  vindere  satser  på  2+2  =  5.  En  svær,  men  ikke  umulig  opgave.  Det  handler  bl.a.  om   mødeledelse.  

Vi  har  forskellig  adfærd DeJe  handler  om  takt  og  tone.  Hvordan  opfører  deltagerne  sig  over  for  hinanden.  Giver  de  hånd,   når  de  mødes,  siger  de  ordentlig  farvel,  når  de  går.  Holder  mændene  døren  for  kvinder? Behersker  deltagerne  konversa:onens  kunst  over  frokosten  eller  middagen  om  aHenen?  Taler  de   kun  om  sig  selv  eller  giver  de  plads  for  den  anden?  Kommer  de  :l  :den  eller  blæser  de  på  det? Præges  mødet  af  venlighed,  fællesskab  og  menneskelighed  eller  kan  man  høre  knivene  rasle  bag   de  skarpe,  konfronterende  ytringer.  Udviser  deltagerne  hjælpsomhed,  støJe  og  opbakning  –  og  er   der  plads  :l  det  gode  humør  i  den  seriøse  kontekst? Det  handler  om  måden,  man  opfører  sig  på.  Et  afgørende  element  i  udvikling  af  posi:ve  rela:oner   :l  andre.

Vi  kommunikerer  forskelligt Ethvert  møde  mellem  mennesker  er  en  fremragende  lejlighed  :l  people  watching.  Personlig  og   kulturel  kommunika:on  for  fuld  udblæsning. Vi  taler  forskelligt  –  forretningsmanden,  universitetsprofessoren,  lægen,  den  selvstændige   erhvervsdrivende,  poli:keren  –  de  har  hver  deres  måde  at  tale  på  som  repræsentant  for  deres   egen  person,  deres  profession,  deres  region  og  deres  land.


Alt  er  i  spil:  måden  at  tale  på,  stemmens  kvalitet  og  styrke,  intona:onen,  øjnene,  hænderne,   armene,  kroppen  –  alt  kommunikerer  hele  :den.  Og  mødets  deltagere  fortolker  og  misfortolker.   Kropssproget  kommunikerer  mere  end  60  %  af  det  sagte.  Det  siger  forskningen.  Det  betyder   selvfølgelig,  at  du  som  mødeleder  skal  være  særligt  opmærksom  på  deltagernes  kropssprog.   Det  fortæller  tydeligt,  om  de  er  med,  eller  om  de  slukker  for  opmærksomheden  og  begynder  at   fokusere  på  noget  andet    -­‐  surfer  på  neJet,  chaJer  eller  checker  mails. Det  er  mødelederens  opgave  at  bygge  bro  over  stereotype  opfaJelser  af  de  andre  og  de  konkrete   adfærdsytringer,  som  de  udspiller  sig  på  mødet.  Den  langsomme  vestjyde  contra  den  hur:ge   københavner.  Den  mundrappe  sælger  og  nørden  fra  IT-­‐afdelingen.  Den  lidt  højrøstede,  ældre   sekretær  og  den  smarte  unge  highflyer  md  de  hur:ge  meninger.  Den  lidt  omstændelige  lærer,  der   ved  det  hele  og  den  usikre  forældre  uden  nævneværdig  uddannelse. Er  der  interna:onal  deltagelse  i  mødet,  bliver  det  endnu  sjovere.  Effek:v  brobygning  mellem   tyskeres  formelle,  korrekte  og  altmodische  Sie-­‐kultur, de  heHigt  ges:kulerende  italienere,  de  arrogante  franskmænd  med  deres  forkærlighed  for   intellektuelle,  formfuldendte  udredninger,  de  lidt  højrøstede  amerikanere  i  larmende  påklædning   med  deres  evige  trang  :l  at  sælge  og  bemæg:ge  sig  scenen  som  i  en  dårlig  B-­‐Hollywood-­‐film,   japanerens  fuldstændigt  udtryksløse  mimik  og  evige  nikken  og  danskerens  indre  kamp  mellem   trangen  :l  afslappethed  og  hygge  og  bevidstheden  om  egne  fortræffeligheder  på   verdensklasseniveau. Møder  er,  hvad  enten  man  vil  det  eller  ej,  stereotypernes  holdeplads.  Vi  ved,  hvordan  de  andre  er,   uden  at  have  mødt  dem.  Og  vi  ved  selvfølgelig  at  alle  er  unikke  personer  med  deres  helt  egen  form   og  indhold.  Det  er  kampen  mellem  disse  to  yderpunkter,  der  er  i  spil  i  et  hvilket  som  helst  møde.   Og  det  er  det  både  mødeleder  og  mødedeltager  skal  håndtere  og  tøjle,  hvis  mødet  skal  blive  en   succes. Det  kræver  kommunika:ons  –og  kulturbevidsthed  i  verdensklasse.  Det  fordrer  respekt,  empa:  og   indlevelse  i  rigt  mål.  Og  der  brug  for  intens  træning  i  mødet  med  de  andre,  hvis  vi  skal  gøre  os  håb   om  at  bygge  floJe  storslåede  broer  over  personlige,  professionelle  og  na:onale  forskelle.  Og   dermed  sikre  en  bedre  verden  med  nye,  progressive  og  krea:ve  løsninger  på  det,  der  udfordrer   business,  poli:k,  kultur  og  uddannelse.

Princip  7:  Du  skal  skabe  flow   Virksomheder  jagter  nye  ideer,  nye  løsninger  på  kendte  problems:llinger.  Problemet  er,  at  det  er   uhyre  vanskeligt  for  de  fleste  at  finde  det  nødvendige  fokus,  fordi  der  er  så  meget,  der  distraherer   –  e-­‐mails,  sms´er,  mobilen,  kolleger  og  konstante  deadlines. Professor  Mihaly  Csikszentmihalyi,  fra  Claremont  Graduate  University har  introduceret  flow  begrebet.  Du  er  i  flow,  når  du  er  så  optaget  af  en  opgave,  at  du  glemmer   både  :d  og  sted.  Det  kan  være  madlavning,  liJeraturstudier  eller  håndarbejde. Det  ville  være  ideelt,  hvis  møder  kunne  bringe  dig  i  en  flow:lstand  –  desværre  sker  det  sjældent.   Det  er  meget  sjældent,  at  deltagerne  eHer  mødet  siger,  at  mødet  var  en  meget  :lfredss:llende  og   opløHende  oplevelse.  Fordi  møder  sjældent  lever  op  :l  kravene  :l  opnåelse  af  flow: En  udfordrende  opgave,  konstant  feedback  og  ekstrem  fokus.


Møder  skal  aNoldes  i  rammer,  der  fremmer  flow:lstanden.  Flow  kan  i  princippet  skabes  hvor  som   helst.  Er  deltagerne  :lstrækkeligt  optaget  af  sagen,  kan  de  holde  mødet  i  en  kaffestue,  på  et   kontor,  på  gangen  eller  i  kan:nen.  Det  er  ikke  så  afgørende  hvor. Møder,  der  aNoldes  uden  for  virksomheden  kan  fremme  muligheden  for  flow.  Det  at  skiHe  scene   kan  bidrage  –  et  aJrak:vt  konferencecenter  a  la  Tylösand  eller  møder  i  mere  utradi:onelle   rammer  –  ude  i  naturen,  i  en  hyJe  eller  i  et  sommerhus.    

Princip  8:  Du  skal  forny  dine  møder Vi  opholder  os  i  s:gende  grad  foran  computeren  eller  i  møder  uden  store  krav  :l  fysisk  ak:vitet.   Og  uden  fysisk  ak:vitet  mister  vi  energi,  krea:vitet  og  virkelyst.  Virksomheder  forsøger  på   forskellig  at  hjælpe  medarbejderne  :l  at  komme  i  bedre  form  –  via  sundhedsprogrammer,   fitness:lbud  og  deltagelse  i  diverse  mo:onsløb.  Men  også  på  møder  er  der  brug  for  mere   bevægelse. Hvorfor  al:d  sidde  ned  ved  møder?  Hvorfor  ikke  stå  op  eller  ligge  ned?  Hvordan  får  man  gang  i   smilebåndet  via  korte  indspark  –  energizers  –  der  giver  inspira:on  og  ny  energi?  Hvad  med  at  lade   sig  inspirere  af  andre  professionelle  kulturer,  der  måske  kan  kaste  et  helt  nyt  lys  på  kendte   problems:llinger. Du  kan  bruge  kunst  som  et  værktøj  :l  illustrere  virksomhedens  visioner  værdier  og  mål  på  en  ny   måde. Du  kan  bruge  musik/korsang.  der  kan  gøre  ledelse  og  samarbejdsudfordringer  meget  mere   nærværende  og  levende  for  deltagere,  der  hungrer  eHer  det  livgivende  og  det  frigørende  i  stedet   for  møder,  der  virker  dræbende  og  demo:verende.   Skuespil/rollespil/simula:oner  er  andre  metoder,  der  kan  gøre  komplekse  spørgsmål  levende  og   give  rum  for  de  følelser,  der  også  er  en  væsentlig  del  af  arbejdslivet. Vi  har  brug  for  nye  mødeformer,  der  i  højere  grad  appellerer  :l  de  mere  intui:ve  og   følelsesmæssige  dimensioner  i  det  moderne  menneske  -­‐  især  for  at  nå  frem  :l  den  :llid,  der  er  så   afgørende  for  at  den  enkelte  mødedeltager  tør  give  slip  og  dermed  øger  værdien  af  sine  personlige   bidrag  :l  virksomhedens  udvikling.  

Princip  9:  Du  skal  styre  præsentaEonerne En  stor  del  af  :den  på  møder,  går  med  deltagernes  præsenta:oner  af  strategioplæg,  projektoplæg,   nye  ideer  og  tanker. Mødets  energi  er  meget  aNængig  af  kvaliteten  af  præsenta:oner.  Desværre  dræbes  megen  posi:v   energi  med  lange  ufokuserede  udredninger,  med  for  mange  dårligt  designede  power  points  og   oplæg,  der  ikke  i  :lstrækkelig  grad  rammer  det,  :lhørerne  har  brug  for.


Mødelederen  kan  hjælpe  mødedeltagerne  med  at  blive  bedre  :l  at  formulere  sig  kort,  klart  og   inspirerende.  Gode  indlæg  giver  ethvert  møde  værdifuld  næring.  De  fremmer  begejstring,  energi   og  arbejdsglæde. Her  er  8  præsenta:onsideer,  som  enhver  mødeleder  og  mødedeltager  bør  beherske  for  mødets   skyld: Forbered  emnet.   Gode  mødedeltagere  taler  om,  det,  de  ved  noget  om.  Og  de  finder  ud  af  det,  de  ikke  ved. Fokuser Væk  med  alt  fedtet.  Fokuser  på  emnet  uden  irrelevante  sidespring.  Historier  og  analogier  skal   knyJes  :l  det  centrale  budskab  –  ellers  lad  dem  ligge. Vær  struktureret Det  skal  være  let  at  følge  et  indlæg.  Et  velorganiseret  logisk  indlæg  lægger  minimalt  beslag  på   hjernekapacitet. Brug  citater,  sta7s7k  og  facts I  rimelige  doser.  Lad  være  med  at  slå  :lhørerne  ihjel  med  for  mange  tal  og  kurver.  Det  er  en   dødssynd. Brug  metaforer  –  med  omhu Vælg  metaforer  –  et  billedsprog  –  der  gør  det  let  for  :lhørerne  at  forstå  dit  budskab.               Sportsmetaforer,  teatermetaforer,  musikmetaforer  er  meget  anvendte. Fortæl  en  historie Tilhørere  elsker  historier.  Især  noget,  du  selv  har  oplevet.  Fordi  historier  er  meget  leJe  at  huske Brug  krop,  stemme  og  ansigt Bevæg  dig  rundt,  hvis  det  er  muligt.  Varier  stemmestyrke,  intona:on  og  taletempo.  Stemmen  er  et   fantas:sk  våben  :l  at  holde  mødedeltagernes  opmærksomhed. Brug  flo>e  slides   Slides  skal  støJe  dit  budskab.  DE  ER  IKKE  BUDSKABET.  Der  må  ikke  være  for  mange.  Og  du  behøver   ikke  læse  dine  slides  op.  Sig  noget  andet  end  det,  der  står  på  dine  slides.  Og  dine  slides  må  gerne   være  flot  designede  og  målreJet  :lhørerne  –  ikke  for  meget  genbrug.


Væk  med  manuskriptet.  Hvis  du  skal  kunne  tale  frit,  må  du  helst  ikke  være  bundet  af  noter.  Brug   små  huskekort  om  nødvendigt. Analyser  omhyggeligt  deltagerkredsen.  Signaler,  at  du  har  hæHet  dig  ved,  hvem  der  er  :l  stede  –   og  ram  så  mange  som  muligt  med  dit  budskab.

Princip  10:  

Du  skal  træne  for  at  blive  god  El  at  lede  møder  eller   deltage  i  møder

Mødeledelse  og  mødedeltagelse  er  færdigheder,  der  kan  trænes.  Desværre  går  både  mødeledere   og  mødedeltagere  hver  dag  :l  masser  af  møder  –  helt  utrænede  og  ude  af  form. Men  det  er  med  møder  som  med  alt  andet.  Vil  du  være  god  :l  noget,  må  du  træne.  Gerne  hårdt  og   intenst.  Og  det  gælder  som  sagt  både  ledere  og  medarbejdere. Du  kan  træne  på  følgende  måder: 1.

Lad  andre  observere  og  kommentere  din  måde  at  lede  eller  deltage  i  mødet  på.  Find  en   kollega,  du  respekterer  og  har  :llid  :l.  Gerne  en  kollega  med  lidt  tæH  for   kommunika:on  og  psykologi.  Diskuter  eHer  mødet,  hvordan  det  gik,  om  du  fik  det  ud  af   mødet,  som  du  ville,  og  hvad  du  kan  gøre  bedre  næste  gang

2.

Du  kan  gøre  mødeledelse/mødedeltagelse  :l  at  diskussionsemne  over  frokosten.  Alle   har  en  mening  om  møder.  Så  det  vil  være  konstruk:v  og  nyLg  brug  af  fællesskabets  :d   en  gang  imellem  at  drøHe  møder  og  mødeledelse  med  kolleger.

3.

Du  kan  læse  om  møder  –  i  bøger  og  på  neJet Nedenfor  finder  du  en  række  bøger  og  links,  der  kan  fungere  som  værdifuld  inspira:on,   råd  og  :ps.

Du  har  nu  læst  en  lille  bog  –  en  slags  360  graders  bog  om  møder.  Vi  har  været  langt  omkring  –  og   du  er  nu  måske  inspireret  :l  at  gøre  noget  andet  med  møder  i  din  virksomhed.  Vi  håber,  du  har   fået  et  rimelig  nuanceret  billede  af  kompleksiteten  i  møder,  at  der  er  utroligt  mange  elementer  i   spil  –  elementer,  der  skal  forenes  i  et  harmonisk  hele,  hvis  møder  skal  blive  en  succes.  Du  bliver   kun  bedre  :l  at  lede  og  deltage  i  møder,  hvis  du  -­‐  som  med  fitnessmetaforen  -­‐  besluJer  dig  for  at   komme  i  topform  ved  at  træne  hyppigt  og  intenst  og  ved  at  lægge  så  megen  vægt  på  de  enkelte   maskiner  som  muligt.  Som  med  alle  større  beslutninger  –  det  gælder  om  at  tage  det  første  skridt  –   og  hvorfor  ikke  på  næste  møde  –måske  allerede  i  morgen.  


Links  om  møder www.effec:vemee:ngs.com John  Cleese  video  om  møder:  hJp://www.youtube.com/watch?v=ZWYnVt-­‐umSA Videos  on  how  to  run  effec:ve  mee:ngs: hJp://www.youtube.com/watch?v=tMrFLofQeSw hJp://www.youtube.com/watch?v=e3a0KbM5p9A Om  mødeledelse:  

hJp://www.uncg.edu/hrs/mee:ng.htm

10  gode  ideer  om  mødeledelse: hJp://www.slideshare.net/psdlund/10-­‐good-­‐ideas-­‐about-­‐effec:ve-­‐mee:ng-­‐leadership-­‐ presenta:on

Bøger  om  møder “Death  by  Mee:ng:  A  Leadership  Fable...About  Solving  the  Most  Painful  Problem  in  Business”  af       Patrick  Lencioni “The  Secrets  to  Masterful  Mee:ngs:  Ignite  a  Mee:ngs  Revolu:on!”,  af  Michael  Wilkinson   ”The  Manager's  Guide  to  Effec:ve  Mee:ngs”  af    Barbara  J.  Streibel ”How  to  Make  Mee:ngs  Work”  af  Michael  Doyle ”How  to  Hold  Successful  Mee7ngs  (30-­‐Minute  Solu7ons  Series)”  af  Paul  R.  Timm “Mødeledelse,  der  giver  resultater”  af  Kåre  Thomsen,  E-­‐bog,  Epub  “Atmosfære  på  møder”    af  Claus  Balle,  Asta  Fink,  Steen  Hildebrandt  og  Gertrud                              Petersen


5.  september  2010 Sondrup  Bakker Povl  Chris:an  Henningsen Kontaktdata  

Mobil:       Mail:           Web:           Blog:           TwiJer:   Facebook:    

+45  21757509 henningsen@empower.dk www.empower.dk hJp://brydmuren.posterous.com/ hJp://twiJer.com/povlhenningsen hJp://www.facebook.com/profile.php?id=637302247

Copyright  Povl  Chris:an  Henningsen,  2010,  all  rights  reserved


Mennesker mødes:Final