ARTYKUŁ SPONSOROWANY
NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ WYBIERAJĄC FIRMĘ OUTSOURCINGOWĄ W OBSZARZE HR? Barbara Mitręga
HR Center
K om p l ek s o w y O u t s o urc i ng
R
ynek outsourcingu HR w Polsce rozwija się dynamicznie. Przypomina to nieco początek lat 90., kiedy wdrażano ideę leasingu. Aktualnie co dwusetna spółka prawa handlowego w Polsce korzysta z outsourcingu HR, najczęściej w zakresie naliczania płac. W Stanach Zjednoczonych co trzecia firma, a w Holandii, Francji nawet co druga firma przekazuje procesy na zewnątrz. Outsourcing może być realną alternatywą dla tradycyjnego modelu prowadzenia biznesu opartego wyłącznie o własne zasoby ludzkie i informatyczne. Motywacje do przechodzenia na model outsourcingu mogą być bardzo różne. Wydaje się jednak, że przyczyną najczęściej podawaną przez organizacje korzystające z zewnętrznej obsługi jest optymalizacja kosztów, średnio na poziomie 15–30%. Obsługa kadrowa i płacowa, choć nie jest podstawą prowadzenia biznesu, jest z pewnością istotnym jego elementem. Polskie prawo odpowiedzialność za wszelkie błędy, niezgodności w naliczaniu wynagrodzeń, składek, potrąceń czy podatków nakłada na pracodawcę. Jak zatem sprawić, aby te procesy nigdy więcej nie sprawiały nam kłopotu? Rozwiązaniem może być korzystanie z usług dobrej firmy outsourcingowej. Wydawać by się mogło, że nie ma nic prostszego, jednak zlecenie obsługi wynagrodzeń firmie zewnętrznej to ważna i długofalowa decyzja. Jak więc wybrać dobrego dostawcę rozwiązań HR? Oto kilka elementów na które warto zwrócić uwagę wybierając dostawcę obsługi kadrowo-płacowej.
1. Bezpieczeństwo danych Bezpieczeństwo danych jest podstawą usług outsourcingu kadrowo-płacowego. Umowy outsourcingowe powinny zawierać szereg zapisów, które będą regulować zagadnienia poufności danych, zabezpieczając Klienta przed wydostaniem się informacji poza organizację. Outsourcing HR może być rozwiązaniem znacznie bezpieczniejszym, niż korzystanie z własnego działu kadrowo-płacowego. Wybierając obsługę w tym modelu mamy pew-
ność, że wrażliwe dane kadrowe i płacowe są niedostępne również dla pracowników firmy. Wynika to z faktu utrzymywania i zarządzania danych na serwerach outsourcera oraz przekazywania pasków płacowych w bezpiecznej formie, np. kopert utajnionych lub poprzez odpowiednio zabezpieczony system informatyczny. Jest to istotne szczególnie jeśli chodzi o wynagrodzenia kadry zarządzającej. Ponadto dobre firmy outsourcingowe zapewniają bezpieczeństwo informatyczne utrzymywania danych poprzez różnego rodzaju zabezpieczenia, których przeważnie nie stosuje się w przypadku prowadzenia wewnętrznego działu kadrowo-płacowego. W przypadku insourcingu błędnie uważa się, że sieć wewnętrzna wystarczająco zabezpiecza dane. Wynika to przede wszystkim z faktu, że zabezpieczenia tego typu wiążą się przeważnie z dużą inwestycją. W przypadku dostawców outsourcingu tego typu inwestycje rozkładają się na wielu Klientów.
2. Profesjonalizm Naliczanie wynagrodzeń oraz administracja kadrowa są podstawą działalności dostawców outsourcingu HR, są ich specjalnością. Korzystając z ich usług zyskujemy dostęp zarówno do wysoko wyspecjalizowanych konsultantów, jak i do najnowocześniejszych technologii. Jednocześnie firma outsourcingowa ponosi odpowiedzialność za błędy lub pomyłki, zatem w jej interesie leży zabezpieczenie się przed takimi sytuacjami. Z jednej strony zabezpieczeniem może być wydajny i dostosowany do częstych zmian w prawie system informatyczny, z drugiej – doświadczony i profesjonalny zespół konsultantów. – TETA HR Center zatrudnia specjalistów i managerów mających wieloletnie doświadczenie w zakresie obsługi płacowej i kadrowej zróżnicowanych podmiotów. Ponadto regularnie szkoli swoich pracowników pod kątem zmian prawnych i nowych rozwiązań – podkreśla Paweł Żak, Prezes Zarządu TETA HR Center. Wśród naszych Klientów są organizacje z różnych sektorów i branż. Obsługa tak różnorodnych podmiotów pozwoliła nam na zdobycie wiedzy i doświadczeń o specyficznych potrzebach,
unikalnych składnikach płacowych i systemach wynagrodzeń. Nasza praktyka pokazuje, że jesteśmy w stanie efektywnie obsługiwać firmy, bez względu na ich wielkość czy specyficzne warunki wewnętrzne. Warto też podkreślić, że nie jest to firma tak duża, aby Klient stawał się u nas anonimowy. To mogłoby grozić obniżaniem jakości świadczonych usług.
3. Współpraca i elastyczność Z doświadczeń naszych klientów wynika, że bardzo ważne jest też indywidualne podejście outsourcera do organizacji. Każda firma potrzebuje nieco innego zestawu narzędzi i odmiennego nastawienia. Dotyczy to nie tylko samego systemu, ale też świadczonych usług. Warto sprawdzić, czy firma outsourcingowa proponuje elastyczne podejście oraz czy system, na którym pracuje, pozwala na to, aby tę usługę w przyszłości dostosowywać do pojawiających się potrzeb. Outsourcer powinien również w ramach usługi być doradcą, sprawdzać czy proponowane przez Klienta rozwiązania są najbardziej dla niego korzystne i zgodne z regulacjami prawnymi. Powinien on jednocześnie szukać kreatywnych propozycji na usprawnienie procesów personalnych wewnątrz organizacji. Równie istotnym elementem jest elastyczność dostawcy w obszarze systemów komputerowych wykorzystywanych do świadczenia usług. Dostawca blisko związany z producentem oprogramowania będzie w stanie efektywnie wykorzystać funkcjonalność systemu, wykonać szereg dodatkowych raportów umożliwiających szczegółową analizę danych. Prowadzenie obsługi kadrowo-płacowej jest procesem zmieniającym się dynamicznie i dość nieprzewidywalnym. Bardzo istotne wydaje się również znalezienie takiego outsourcera, który będzie dla nas nie tylko dostawcą usług, ale również partnerem w biznesie. W tego typu działalności mogą pojawiać się zarówno pomyłki, jak i konflikty, dlatego warto upewnić się, że po drugiej stronie istnieje chęć szukania rozwiązań korzystnych dla obu stron. Takie podejście
grudzień 2010
45 Polski Przemysł