Page 1

PROJEKT

Edukacja zawodowa i obywatelska na rzecz przeciwdziałania zmianom klimatu Szkolenie dla Lokalnych Liderów Klimatycznych „Strażnicy Klimatu”

Szkolenie medialne Bystra, 7–8.02.2015

ZJAZD IV

Planowanie i przebieg konferencji prasowej Bartłomiej Kuraś

Niniejszy materiał został opublikowany dzięki dofinansowaniu ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Za jego treść odpowiada wyłącznie Stowarzyszenie Pracownia na rzecz Wszystkich Istot.

edukacja dla dobrego klimatu


Planowanie i przebieg konferencji prasowej Bartłomiej Kuraś Jak poprawnie redagować komunikaty dla prasy? •

Na każdym komunikacie musi być nadawca, wyraźne logo firmy, która wysyła zaproszenie.

Bezwzględnie na każdym zaproszeniu musi być tytuł zaproszenia. Ta zasada dotyczy szczególnie zaproszeń wysyłanych mailem. Mail bez tytułu przepada!

Data aktualna i poprawna. Nie piszemy: jutro odbędzie się (jutro – czyli kiedy?)

Zawsze podajemy datę należycie: 15 lutego 2012 r. Nie ma nic gorszego, gdy podamy datę i dzień, gdy dzień nie zgadza się z datą. Np. W najbliższy piątek 30 kwietnia, gdy 30 kwietnia jest w czwartek.

Ważne są prawidłowe dane redakcji i dziennikarza, do którego wysyłamy zaproszenie.

Sprawdzamy imiona, nazwiska, nazwy redakcji i ulic. Błędy w zaproszeniu są niedopuszczalne.

Miejsce konferencji, spotkania czy briefingu. Ważne jest: ulica, numer (można dołączyć mapkę) a także miasto.

Zawsze na zaproszeniu podajemy telefon kontaktowy do osoby wysyłającej zaproszenie lub odpowiedzialnej za kontakty z mediami. Najlepiej telefon komórkowy, który zawsze w dniu konferencji odbieramy!

Tytuł konferencji musi być ciekawy. Konferencja z powodu konferencji – odpada. Musimy zainteresować spotkaniem dziennikarzy – warto się wysilić.

Staramy się nie wysyłać zbyt wielu załączników – nikt nie ma czasu ich otwierać.

Nie nudzimy i nie wysyłamy zaproszenia, które ma ponad jedną stronę. Jeżeli konferencja będzie interesująca dla dziennikarza – sam poprosi o dodatkowe informacje, które w razie potrzeby mu prześlemy lub wręczymy już podczas konferencji.

Zawsze informujemy, kto będzie na konferencji. Obecność specjalistów, komentatorów, zainteresowanych sprawą osób – mile widziana.

Jeżeli któryś z gości jest obcojęzyczny zawsze musi być tłumacz.

Na bieżąco tłumaczone muszą być też wypowiedzi podczas konferencji, nie tylko w trakcie nagrywania setek.

Kiedy wysłać zaproszenie, kiedy je potwierdzać? •

Poprawnie zredagowane zaproszenie wysyłamy najpóźniej dzień przed konferencją i to rano. Nie wcześniej niż tydzień przed spotkaniem.

Możemy potwierdzić otrzymanie zaproszenia przez telefon, ale robimy to tylko raz.

Marketingowy, którzy dzwonią kilka razy, nie są lubiani przez media, bo zabierają czas.


Nigdy nie otrzymamy 100% pewności, że dziennikarz pojawi się na naszej konferencji. Zawsze może się przecież wydarzyć coś ważniejszego.

Jak przygotować profesjonalną konferencję prasową, briefing, spotkanie prasowe? Dlaczego organizuje się konferencje •

Informowanie o ważnej sprawie.

Oszczędzanie czasu.

Bezpośredni kontakt z dziennikarzami i poznanie ich opinii.

Rodzaje konferencji •

Reporterska – dotyczy zawsze faktów – tego co się właśnie dzieje – podpisanie kontraktu handlowego, ogłoszenie wyjazdu prezydenta na Ukrainę, poinformowanie o bankructwie itp.

Informacyjna – dotyczy dokonań, podsumowań, zapowiedzi.

Briefing – zwołana w związku z ważnymi sprawami społecznymi, politycznymi, kulturalnymi itp.

Przyjęcie prasowe – chcemy osiągnąć określony cel – wypromować markę, firmę, produkt, nietypowe usługi – komercyjny charakter.

Konferencja – ważne •

Na każdą konferencję, briefing, spotkanie prasowe najpierw wcześniej wysyłamy zaproszenie.

Organizujemy miejsce łatwo dostępne dla dziennikarzy, najlepiej w centrum miasta. Miejsce powinno być jasne i przestronne. Niedopuszczalne są piwnice, miejsce zaciemnione.

Można zorganizować konferencję w miejscu, którego dotyczy konferencja. Np. mówimy o początku budowy nowego centrum finansowego – wiec zapraszamy dziennikarzy na plac budowy. Tam TV zrobi przebitki, radio nagra efekty a prasa zrobi zdjęcia.

Zawsze wyznaczamy moderatora konferencji, który dba o przedstawienie gości, rozpoczyna i kończy konferencję czy spotkanie, udziela głosu.

Pamiętamy o dobrym nagłośnieniu konferencji. Krzyczący prelegent za mównicą nie robi dobrego wrażenia.

Jeżeli nie ma możliwości mówienia na siedząco – np. w przypadku briefingu – stawiamy mównicę. Dodaje ona pewności siebie, a poza tym można na niej ustawić mikrofony.

Pamiętamy o przygotowaniu ciekawych i wyczerpujących materiałów prasowych, kartek i długopisów – dziennikarze często je gubią.

Dla dziennikarzy TV staramy się załatwić odpowiednie przebitki – czyli zdjęcia. Np. plac budowy, prezentację multimedialną itp.

Materiały i prezentacje wręczamy każdemu dziennikarzowi.

Zawsze wyznaczamy osobę kierującą konferencją tzw. moderatora.

Pamiętamy o drobnym poczęstunku: kawa, woda, ciastka. Dziennikarz biega jak szalony – więc chętnie coś wypije.

Możemy przygotować niezobowiązujące gadżety firmowe: notesy, długopisy itp.


Konferencja nie powinna się rozpocząć przed godziną 10.00 ani po 17.00. Rano (zwykle od 8.00 do 10.00) dziennikarze mają kolegium, po południu i wieczorem – przygotowują niusy.

Najlepsza pora na konferencję to od 11.00 do 14.00.

Nie zapominamy, że w poniedziałki i wtorki konferencje organizuje większość firm. Może warto pomyśleć o niedzieli? W niedzielę pracują zarówno dziennikarze prasowi, jak i TV i radia. O sobocie raczej zapominamy. To często jedyny wolny dzień w mediach pisanych.

Uwaga na ciekawostki – koncepcja konferencji może być rozbita z powodu wykorzystania ciekawostek przez dziennikarzy.

Uwaga z imprezami towarzyszącymi – mogą być uznane za atrakcyjniejsze.

Przygotowujemy swoje wizytówki i koszyczek na wizytówki dziennikarzy. Można zrobić listę obecności i poprosić o wpisanie danych przez dziennikarzy.

Zapominamy o stawianiu stołu konferencyjnego „na oknie” lub przed nieciekawym tłem. Staramy się ustawić jakiś banner, stand, roll-up lub przenośne tło – najlepiej coś co nawiązuje do firmy, logo, w barwach firmy.

Zapominamy o zielonych, grubych obrusach z czasów PRL. Unikamy kwiatów i innych elementów mogących zasłaniać rozmówców lub odbijać światło.

Konferencja nie powinna przekroczyć 30 minut. Po maksymalnie 10 minutach wstępu prosimy o zadawanie pytań. Dziennikarze radiowi i telewizyjni będą chcieli zrealizować indywidualne setki – trzeba im to umożliwić.

Po konferencji organizatorzy nadal powinni odbierać telefony – dziennikarz może chcieć jeszcze uzupełnić informacje albo jej jeszcze raz zweryfikować.

Nie wypada podczas konferencji wręczać dziennikarzom drogich prezentów. Zostanie to odebrane jako próba przekupstwa. Inaczej traktowane są informacje wręczane na pendrive’ach – są dopuszczalne ze względu na swoją funkcjonalność.

Dobór mediów, VIP-ów i gości •

Należy spodziewać się, że przyjdzie ok. 1/3 zaproszonych.

TV, radio, prasa – ogólnopolska, regionalna, lokalna, branżowa, specjalistyczna – zwracamy uwagę na podział. Dziennikarze pism i TV nie specjalistycznych potrzebują prostszych informacji podawanych językiem laika – nie specjalisty.

Rozpoczynamy punktualnie – chyba, że na sali jest niewiele osób – wówczas witamy się i pytamy osoby, które przyszły na czas, czy możemy poczekać jeszcze kilka minut.

Charakterystyka dziennikarza przybywającego na konferencję •

Nigdy nie ma czasu!

Gdy dzwoni lub umawia się to znaczy, że artykuł miał napisać na wczoraj – w przypadku dziennikarzy prasowych, a newsa robi na dzisiaj i to zaraz – im więcej mu się pomoże i ułatwi w pracy – tym przychylniejszy jest jego stosunek do nas.

Może być napastliwy, bezczelny, nieprzygotowany do rozmowy – przygotowani i rzeczowi są zazwyczaj dziennikarze z prasy gospodarczej i branżowej. Dzieje się tak dlatego, że mają oni zdecydowanie więcej czasu na przygotowanie się do zredagowania czy realizacji materiału.


Dziennikarz każdego medium potrzebuje materiałów, z których może skorzystać i zdjęcia, które zilustruje pisany tekst.

Dziennikarzom telewizyjnym szczególnie zależy na dobrych zdjęciach z terenu, czyli na tzw. „ogrywce”.

Dziennikarz radiowy będzie szukał materiału z dobrym jakościowo dźwiękiem, który może stanowić ilustrację (tło) audycji.

Dziennikarz chce jasnych i konkretnych odpowiedzi na pytania, najlepiej precyzyjnych. W przypadku telewizji – wypowiedź do 20 sekund. Dla radia – jeszcze krócej.

Żaden dziennikarz nie lubi lawirowania wokół tematu, niepełnych odpowiedzi – później będzie szperał, pytał fachowców, konkurencję – w ostateczności napisze, co zechce. Walka na wyjaśnienia i sprostowania nie ma sensu.

SK Planowanie i przebieg konferencji prasowej - B. Kuraś  

Praktyczny przewodnik planowania konferencji prasowej. Dowiesz się jak poprawnie redagować komunikaty dla prasy, jak przygotować profesjonal...