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Desafios da Comunicação em Projetos Virtuais Edna Campos Gerente de Projetos Sr MSc, PMP PMIMG – 31/Mai/2010 1

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Apresentações

Edna Campos, MSc, PMP Mestre em Administração (Gestão de TI) pela UFBA; Pós-Graduação em Gestão Empresarial pela UFBA; Pós-Graduação em Análise de Sistemas pelo IBPI; Gerente de Projetos Senior IBM (Global Delivery); Presidente do PMI – Capítulo Bahia; Professora em cursos de pós-graduação em GP; 26 anos de experiência, atuando nas diversas áreas da tecnologia da informação (TI); 15 anos de experiência em GP. 2

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Agenda Relembrando Conceitos da Comunicação O Gerente de Projetos e a Comunicação Projetos Virtuais e a Comunicação

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Processo de Comunicação

Ruídos Mensagem Codifica

Decodifica

Emissor

Receptor Feedback

Decodifica

Codifica

Ruídos 5

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A Importância das Comunicações

"Quem não se comunica, se trumbica!" Abelardo Barbosa (Chacrinha)

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A Importância das Comunicações em Projetos

“O Gerente de Projetos gasta 90% de seu tempo se comunicando.” PMBok “Um gerente de projeto gasta a maior parte do seu tempo em algum aspecto da comunicação: escrevendo, lendo, escutando Cleland ou falando.” falando.

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Métodos de Comunicação

Formal

Escrita

Informal

Oral

• Relatórios • Plano de projeto • Project Charter

• Apresentações • Discursos

Escrita

• Memorandos • e-Mails • Notas

Oral

• Reuniões • Conversas

Método mais preciso: Comunicação Escrita. Apresenta maior flexibilidade: Comunicação Oral. Método preferido pelo GP: Informal – Oral.

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Métodos de Comunicação •Reuniões, Cartas, Memorandos, Telefonemas, Encontros casuais, Almoços, Fax, E-mails, Intranet/internet, Videoconferências, TV corporativa, Outros.

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Método

Quando Usar

Exemplos

Escrito Formal

Problemas Complexos, Comunicações à distância

Plano do Projeto, Project Charter, Solicitações de Mudança, Atas de Reuniões

Verbal Formal

Divulgação de Informações relevantes ou de ampla audiência

Apresentações, Discursos, Gravações

Escrito Informal

Registro da Informação, Comunicações corriqueiras

Memorando, e-mails, Anotações

Verbal Informal

Problemas corriqueiros; Informações simples

Reuniões e Conversas

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Habilidades do Gerente de Projetos Liderança Desenvolvimento da equipe Motivação Conhecimento político e cultural Influência Processo decisório Negociação Habilidade de redação Comunicação 10

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Comunicação é apenas uma das habilidades? 1) Liderança 2) Desenvolvimento da equipe Comunicação

3) Motivação 4) Conhecimento político e cultural 5) Influência 6) Processo decisório 7) Negociação 8) Habilidade de redação 9) Comunicação 11

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Comunicação é apenas uma das habilidades?

Para projetos com times locais ?

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Comunicação é apenas uma das habilidades?

E para projetos com times dispersos ?

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No

No

Brasil

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Projetos Virtuais - Times Dispersos

Alta dependência da Tecnologia: Computadores Telefones; E-mails; Internet; Chats; Conferências por fone Salas de conferências 14

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Fatores tecnológicos podem afetar o projeto: Urgência da informação: -> Consigo rápido acesso aos envolvidos?

Disponibilidade da tecnologia: -> O que fazer quando ela falha?

Experiência do pessoal alocado ao projeto -> Sabem usar os recursos disponibilizados? Tamanho do projeto: -> Muitas pessoas envolvidas dificulta o controle!

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Comunicação Verbal e Não-Verbal Como estabelecer em projetos virtuais?

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Processo de Comunicação

BARREIRAS

Ruídos

Mensagem

Codifica

Decodifica

Emissor

Receptor Feedback

Decodifica

Codifica

Ruídos 17

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Barreiras à Comunicação

Falta de conhecimento dos assuntos atrapalha a qualidade da mensagem. Como o Gerente de Projetos pode controlar as Barreiras? Pessoas lidam bem com até 7 itens de informação simultaneamente; Fatores ambientais. Ex: ruídos, calor, frio…

Diferenças de fuso, calendários. 18

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Barreiras à Comunicação

Fatores culturais: Religião, crenças, comportamentos, …

Perigos: Interpretação da mensagem como ameaçadora gera resposta para prejudicar a comunicação eficaz. Diferenças de linguagem ou expressões regionais: - Comentários sarcásticos (intencionais ou não) - Ataques verbais

O GP conectando diferenças! 19

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Necessário Intensificar Habilidades de Gerenciamento

Ato de dirigir e controlar um grupo de pessoas com o objetivo de coordenar e harmonizar o grupo para atingir uma meta além do escopo do esforço individual. Negociação Habilidade de Apresentação Habilidades de redação Capacidade de falar em público 20

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Necessário Intensificar Habilidades Interpessoais

Estabelecimento da confiança Solução de Conflitos Superação da resistência à mudança

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Cuidados redobrados É crucial conhecer os stakeholders e nível de influência; Formalize sempre (por atas ou e-mails); Língua: Procure conhecer expressões e gíria: -> MAS NÃO AS USE! Use a linguagem comercial padrão Liderando reuniões via conferência por fone; Use e abuse de recursos de projeção em tempo de reunião Use chats, salas virtuais; No envio de e-mails. 22

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Cuidados redobrados: Quem são os Stakeholders?

Organização executora

Clientes

Governo Sociedad e

Stakeholders Mídia

Agências

Empregado s

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Fornecedore s

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Cuidados redobrados: Poder dos Stakeholders

Grade de Poder / Interesse Alto

P O D E R

Manter Satisfeito

Gerenciar de perto

Monitorar

Manter Informado

(Mínimo esforço) Baixo Baixo 24

INTERESSE

Alto

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Cuidados redobrados: Formalize sempre!

Formal

Escrita

Informal

Oral

• Relatórios • Plano de projeto • Project Charter

• Apresentações • Discursos

Escrita

• Memorandos • e-Mails • Notas

Oral

• Reuniões • Conversas

Método mais preciso: Comunicação Escrita. Evite o entendimento errado (Misunderstanding (Misunderstanding) )

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Cuidados redobrados: Reuniões, conferências por fone Convide as pessoas certas para a reunião; Reuniões curtas; Envie as pautas com antecedência; Envie material explicativo da reunião: Apresentações, cronogramas; relatórios, etc; - Material visual ajuda a manter o foco do time; Foco total na pauta; Evite brincadeiras para relaxar o grupo; Procure conhecer expressões e gíria: -> MAS NÃO AS USE! 26

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Etiqueta no uso de emails (1) n

n

n

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Destinatário: Identique o destinatário(s) principal (is), e os nomeie na abertura do texto, a falta de destinatários claros deixa a coisa solta, sem dono; SEM responsável; Copiados: Verifique os copiados. Eles precisam ser copiados? ou vale enviar um email no final da discussão com o resumo do que foi discutido/definido? Assunto: Indique um resumo do que vai ser tratado. Com o bate e volta de respostas, verique se o título ainda está válido ou precisa ser trocado pra refletir o conteúdo alterado na discussão. Muitas vezes, vale abrir outro email e começar uma discussão nova;

n

Resposta: Ao responder uma mensagem, pense antes de selecionar "Resposta" ou "Resposta a Todos", nem sempre é preciso copiar todos;

n

Anexos: Nas respostas, verifique se os documentos anexos precisam voltar ou poder sem retirados pra deixar a mensagem mais leve;

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Etiqueta no uso de emails (2)

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6)

Prioridade: Só coloque como URGENTE, mensagens realmente urgentes, muito do que recebo não tem nada de urgente.

7)

Texto: 1) Procure escrever em PORTUGUÊS, nada de "tecniquês" ou jargões/dialetos de tribos da Internet ou regionais; 2) Escreva mensagens claras e objetivas, e se puderem por tópicos. Evitem advérbios e adjetivos;

8)

Identifique o tipo da mensagem: Deixe claro se a mensagem é para: informação, ação, pedido de aprovação, se aguarda resposta, etc..

9)

Obs Geral: Antecipe assuntos por email, mas não espere ter aprovações importantes baseadas em trocas de emails, com o bate e volta de tantas mensagens, perde-se sem saber qual a última versão de um documento ou último entendimento sobre o assunto.

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Recursos para apoiar com o Inglês

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Site www.urbandictionary.com

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Site www.tradukka.com

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Bibliografia n

KATZENBACH, J. R. & SMITH, D, K., The Wisdom of Teams. New York: 1st Ed. HarperCollins Publishers, 2006.

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KHAZANCHI, D. & ZIGURS, I., Patterns of Effective Management of Virtual Projects: An Exploratory Study. Newtown Square: PMI. 2008

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KERZNER, Harold, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 8 ed., New York: John Wiley & Sons, 2003.

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NETO, F. H. S., et al.; Gerenciamento da Comunicação em Projetos, 2 ed., São Paulo: FGV, 2009.

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NOCÊRA, R. J., Gerenciamento de Projetos: Teoria e Prática, 1 ed. Santo André: Ed. do Autor, 2009

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_____, PMBOK: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em gestão de projetos, 4 ed. Pennsylvania: Project Management Institute, 2008.

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SHENHAR, A. J., DVIR, D. Reinventando Gerenciamento de Projetos, 1 ed., São Paulo: M. Books, 2010.

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TOMASI, C., MEDEIROS, J. B., Comunicação Empresarial, 2 ed., São Paulo: Atlas, 2009.

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TURNEY, R., & HUEMANN, M., & Keegan, A., Human Resource Management in the ProjectOriented Organization. Pennsylvania: Project Management Institute, 2007.

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Questões e sugestões?

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Salvador CNGP2010 - www.cngp2010.pmiba.org.br

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Edna Campos Obrigada!

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Comunicacao em Projetos Virtuais