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1 Modul Debitorenmodul 1

Modul Debitorenmodul .................................................................................................. 1 1.1

Debitoren erfassen ................................................................................................. 2

1.2

Vorauszahlungen erfassen ..................................................................................... 3

1.3

Debitoreneinzelkonto einsehen............................................................................... 9

1.4

Auswirkungen der Bewegungen in der FIBU ........................................................ 11

1.5

Grundsätzliche Überlegungen / Prozesse ............................................................ 13

1.5.1

Vorauszahlungsaufforderungen sind keine Rechnungen ............................... 13

1.5.2

Keine Rechnungen ohne visierte Vorgängerformulare ................................... 13

1.6

Rechnungen manuell mit Vorauszahlungen verrechenen .................................... 14

Abbildung 1: Debitoren erfassen .......................................................................................... 2 Abbildung 2: Menü Vorauszahlungen wählen ...................................................................... 3 Abbildung 3: Vorauszahlungsdaten ..................................................................................... 4 Abbildung 4: Steuerfrei! ....................................................................................................... 4 Abbildung 5: Zahlugnskonto ................................................................................................ 5 Abbildung 6: FIBU Verbuchung der Zahlung ....................................................................... 6 Abbildung 7: Buchungstext .................................................................................................. 7 Abbildung 8: Buchungsvorgang und Hauptbuch .................................................................. 7 Abbildung 9: Ausdruck Hauptbuchjournal ............................................................................ 8 Abbildung 10: Selektion Debitor für Kontoeinsicht ............................................................... 9 Abbildung 11: Debitoreneinzelkonto .................................................................................. 10 Abbildung 12: Postkonto wählen ........................................................................................ 11 Abbildung 13: Einblick Postkonto ....................................................................................... 12 Abbildung 14: Debitorenkonto (FIBU, nicht Einzelkonto) ................................................... 12 Abbildung 15: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen .......................................... 13 Abbildung 16: Kunde wählen ............................................................................................. 14 Abbildung 17: Anzeige aller offenen Posten des jeweiligen Debitors ................................ 15 Abbildung 18: Verrechnungstext ........................................................................................ 15 Abbildung 19: Verrechnungsfenster ................................................................................... 16 Abbildung 20: Gewählte Verrechnung ............................................................................... 17 Abbildung 21: Verrechnung in die FIBU verbuchen ........................................................... 17 Abbildung 22: Hauptbuchauszug ....................................................................................... 18 Abbildung 23: Debitoreneinzelkonto mit Totalzeile ............................................................ 19 Abbildung 24: Debitorenkonto (FIBU) ................................................................................ 20 Abbildung 25: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen .......................................... 20 IPT-Modul: Klassenkassenführung mit ERPaas

Debitoren

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1.1

Debitoren erfassen

Über den Menüpunkt „Debitorendaten bearbeiten“ können mittels Adressen die Sü als Debitoren angemeldet werden. Es müssen also die Adressen vorgängig bereits erfasst sein.

Abbildung 1: Debitoren erfassen

Debitorenkonto 1050 und Zahlungskonditionen 30 Tage netto

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Debitoren

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1.2

Vorauszahlungen erfassen

Beispiel: Serienbrief hat zur Vorauszahlung von CHF 680.-- aufgefordert. Die Zahlung ist nun eingegangen (Gutschriftsanzeige Post/Bank) Unter dem Menüpunkt Debitoren-Zahlungseingänge/Vorauszahlungen kann mittels F1 die Debitorenadresse gefunden werden.

(Das Vorauszahlungkonto muss in den Grunddaten erstellt worden sein.)

Menü: Vorauszahlungen

Abbildung 2: Menü Vorauszahlungen wählen

Über die Adresse (suche mit F1) wird die Vorauszahlung erfasst

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Nun sind Vorauszahlungsbetrag, Datum und Text einzugeben. Das Vorauszahlungskonto sollte mit 2013 automatisch eingetragen sein, wenn die Grundeisntellungen „Sonstige Konti“ korrekt sind. Steuerfrei und dann noch das Zahlugnskonto erkennen

Abbildung 3: Vorauszahlungsdaten

Abbildung 4: Steuerfrei!

Der MWST-Code 05 „Steuerfrei“ ist zu wählen. IPT-Modul: Klassenkassenführung mit ERPaas

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Nun ist das Zahlungskonto zu w채hlen und die Daten abzuspeichern!

Abbildung 5: Zahlugnskonto

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Nun m端ssen die Zahlungen in die FIBU verbucht werden! Falls dieser Prozessteil aus Versehen ausgelassen w端rde, kann er auch nachtr辰glich vorgenommen werden.

Abbildung 6: FIBU Verbuchung der Zahlung

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Mittels Schnittstelle wird die Zahlung nun in der FIBU und auch im Debitoreneinzelkonto korrekt verbucht.

Abbildung 7: Buchungstext

Die Buchungen sind nun ins Hauptbuch einzutragen und das Hauptbuch kann als PDF gedruckt werden.

Abbildung 8: Buchungsvorgang und Hauptbuch IPT-Modul: Klassenkassenf端hrung mit ERPaas

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Abbildung 9: Ausdruck Hauptbuchjournal

Die PDF-Ausdrucke sind in der Dropbox abzulegen und mit regelm채ssigen Backups zu sichern. Auch hier gelten die Buchhaltungsvorgaben: a) Ohne Beleg keine Buchung b) F체r alle Bewegungen werden mindestens PDF-Dokumente erstellt, korrekt gespeichert und mittels Backup abgesichert. c) Die Dokumente sind gem채ss Anleitungen der LP im Ordner abzulegen. Nun sollten die Buchungen sowohl im einzelnen Debitorenkonto als auch in der FIBU sichtbar sein:

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1.3

Debitoreneinzelkonto einsehen

Über den menüpunkt „Debitorenkonto/einzelner Kunde“ kann nun das Debitorenkonto einesehen werden:

Abbildung 10: Selektion Debitor für Kontoeinsicht

Die Wahlmöglichkeiten sind auf Debitoren und Adressnummern zu setzen. Beachte die vielfältigen Selektionsmöglichkeiten, die bei sehr vielen Geschäftsfällen in der Praxis sehr hilfreich sind. Die Selektionsmöglichkeiten sind in allen Modulen und über alle Menüpunkte gleich aufgebaut.

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Abbildung 11: Debitoreneinzelkonto

Das Debtorenkonto zeigt am 4.1.13 die Gutschrift der Vorauszahlung. Man sieht zudem, dass am 3.1.13 bereits eine Vorauszahlung von CHF 680.— verbucht wurde und auch eine Belastung von CHF 38.- getätigt wurde. Planzer Benno hat als noch ein Guthaben von CHF 762.--. Das Guthaben ist jeweils auf der Totalzeile als Saldo ersichtlich.

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1.4

Auswirkungen der Bewegungen in der FIBU

In der FIBU kontrollieren wir nun die folgenden Konti: 1020 Post 1050 Debitoren 2030 Vorauszahlungen Kunden

Abbildung 12: Postkonto w채hlen

Die Konto sind einfach zu selektieren und anzuzeigen. Ebenfalls kann ein Bildschirm oder PDF-Ausdruck angefertigt werden:

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Abbildung 13: Einblick Postkonto

Das Postkonto zeigt beide Überweisungen!

Abbildung 14: Debitorenkonto (FIBU, nicht Einzelkonto)

Im Debitorenkonto sehen wir für die Kundenbelastung die Buchung. Die Vorauszahlung hat in diesem Konto nichts verloren. Das Debitoreneinzelkonto ist fähig die Positionen aus mehreren FIBU-Konti korrekt anzuzeigen.

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Abbildung 15: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen

Die Kundenanzahlungen sind im Konto 2013 sichtbar. Aus unserer Sicht sind es ja Schulden, die die Klassenkasse gegenüber den Sü/Eltern hat (Vorauszahlungen der Sü/Eltern). Wir geben ja keinen Kredit!! 1.5

Grundsätzliche Überlegungen / Prozesse

1.5.1 Vorauszahlungsaufforderungen sind keine Rechnungen Die Debitorenverwaltung führen wir manuell, da wir mittels Serienbriefen zu den Vorauszahlungen auffordern. Weil wir für die Vorauszahlungen keine Rechnungen im System erstellen, führen wir das Mahnwesen nicht automatisch. Manuell kontrollieren wir aber den Zahlugnseingang der Vorauszahlungen und mahnen gemäss den im Unterricht festgeelegten Mahnstufen strikte. Ziel: Kein Debitoreneinzelkonto weist einen Minussaldo auf. Sobald die Saldo abnehmen sind weitere, klassenweise oder Bezugsgruppenweise Vorauszahlungen einzufordern. 1.5.2 Keine Rechnungen ohne visierte Vorgängerformulare Es werden gelieferte Artikel oder bezogene Dienstleistungen in Rechnung gestellt. Die Bezugsscheine oder Lieferscheine sind von den Schülern zu visieren und werden von uns als Beweisstücke und Buchungsbelege für die Fakturierung genutzt.. (Es könnten Rechnungen für Aktonozahlungen erstellt werden. Dies macht aber nur für projektorientierte Positionen sind: Z.B. Sprachaufenthalte mit Fremdwährungsverrechnungen.)

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1.6

Rechnungen manuell mit Vorauszahlungen verrechenen

Im Modul Debtioren „Debitorenzahlungseingänge/Manuelle Eingänge“ kann der Schüler ausgewählt werden, für den wir eine bezogene und fakturierte Leistung/Artikel mit seinen Vorauszahlungen verrechnen wollen. Über die Adressnummer wird der Debitor ausgewählt.

Abbildung 16: Kunde wählen

.

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Dann werden die offenen Positionen gezeigt:

Abbildung 17: Anzeige aller offenen Posten des jeweiligen Debitors

Die zu verrechnende Position ist zu w辰hlen. Und dann 端ber das kleine Men端 oder F2 das Verrechnungsfenster zu erzwingen:

Abbildung 18: Verrechnungstext

Mit der Weitertaste kommt man zum folgenden Fenster: IPT-Modul: Klassenkassenf端hrung mit ERPaas

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Abbildung 19: Verrechnungsfenster

Auf der offenen Position mit der Tap-Taste das Verrechnungsfenster erzwingen und dann dort die Vorauszahlungsposition, mit der man verrechnen will, w채hlen (H채ckchen setzen):

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Abbildung 20: Gew채hlte Verrechnung

Belege abspeichern lassen und danach verbuchen:

Abbildung 21: Verrechnung in die FIBU verbuchen

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Abbildung 22: Hauptbuchauszug

Die Positionen wurden richtig verbucht. Der Einzelkontoauszug zeigt, dass von den Anzahlungen noch CHF 341.20 f端r zuk端nftige Verrechnungen zur Verf端gung stehen. Siehe Saldo auf der Totalzeile im nachfolgenden Einzeldebitorenkonto-Auszug.

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Abbildung 23: Debitoreneinzelkonto mit Totalzeile

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Das Debitorenkonto zeigt, dass keine Debitorenausst채nde vorhanden sind.

Abbildung 24: Debitorenkonto (FIBU)

Die Vorauszahlungsguthaben des S체 Planzer werden mit CHF 341.20 korrekt ausgewiesen.

Abbildung 25: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen

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