Page 1

Arco Invoice De standaardoplossing voor het automatiseren van uw leveranciersfacturen Inkomende facturen kennen meestal een lange doorlooptijd in bedrijven: van het openen van de briefwisseling over het sorteren, manueel verwerken en inbrengen van de facturen in de boekhouding tot de controle en de betaling van de facturen. Elk van deze stappen vraagt veel tijd en bovendien neemt het risico op fouten toe. Dankzij de invoice management oplossing van Arco wordt de verwerking van inkomende facturen volledig geautomatiseerd, waardoor u veel tijd kan winnen en efficiënter kan werken.

Arco Invoice is een kant en klaar pakket dat gebaseerd is op de standaard Arco componenten Arco DocRoom (document management) en Arco Routing (workflow). Arco Invoice is een oplossing met veel mogelijkheden maar toch betaalbaar en gemakkelijk te implementeren, voor zowel kleine als grote bedrijven. Integratie met bestaande ERP-paketten kan op eenvoudige wijze gebeuren. Dankzij de intuïtieve en aantrekkelijke user interfaces wordt Arco Invoice snel aanvaard door de crediteurenadministratie en de goedkeurders.

Arco Information Wayenborgstraat 24 – 2800 Mechelen – Belgium T: +32(0)15/28.90.30 – F: +32(0)15/28.90.31 Email: info@arco.be – web: www.arco.be


Papieren inkomende facturen Papieren inkomende facturen worden gescand en de inhoud wordt herkend op basis van OCRtechnologie. Hierdoor kunnen de factuurgegevens en eventueel de detaillijnen automatisch gelezen worden. De velden bevatten leveranciersinformatie, bedragen, factuurnummer en -datum, bestelnummer of -referentie, het bedrijf waaraan het factuur is gericht. Andere velden kunnen toegevoegd worden. De factuurherkenning is meertalig en toepasbaar voor facturen uit meerdere landen. Er wordt een meervoudige controle op de velden uitgevoerd, gebruikers kunnen de resultaten valideren via een grafische interface. Dankzij ‘Freeform herkenning’ wordt een hoge herkenningsgraad gerealiseerd zonder enige voorbereiding en dankzij de eenvoudige en intuïtieve leermogelijkheid verbetert de correctheid nog meer.

Elektronische inkomende facturen (EDI) Elektronische facturen kunnen gemakkelijk in het systeem worden gebracht, zonder te scannen. Factuurgegevens en XML-informatie van bijvoorbeeld Certipost kunnen automatisch ingevoerd worden. De factuurgegevens worden automatisch gecontroleerd en in geval van problemen doorgestuurd naar de verantwoordelijke van de crediteurenadministratie.

De crediteurenadministratie vervolledigt en organiseert De crediteurenadministratie kan de factuurgegevens wijzigen en 1 of meerdere kostenplaatsen en grootboekrekeningen toewijzen. Het systeem stelt goedkeurders voor op basis van regels. Goedkeurders kunnen ook manueel geselecteerd worden. Bestelreferenties kunnen beheerd worden. De verdeling van werk kan gemakkelijk georganiseerd worden.

Arco Information Wayenborgstraat 24 – 2800 Mechelen – Belgium T: +32(0)15/28.90.30 – F: +32(0)15/28.90.31 Email: info@arco.be – web: www.arco.be


Goedkeuren van facturen Gebruikers worden op de hoogte gebracht van nieuw werk via e-mail: één e-mail per factuur of een periodieke e-mail voor meerdere facturen. Het goedkeuren zelf is duidelijk, gemakkelijk en snel, waardoor gebruikers het systeem snel aanvaarden. Bovendien is er weinig of geen opleiding nodig en kunnen gebruikers enkel selectieve informatie wijzigen. Functies omvatten het goedkeuren van facturen, het toevoegen van documenten, het opgeven van reden om een factuur te weigeren, het uitstellen van de goedkeuring of het toewijzen van een factuur aan een andere goedkeurder.

Het is mogelijk facturen op te splitsen over verschillende kostenplaatsen. Dit wordt voorgesteld op een eenvoudige, niet-boekhoudkundige manier. In geval een goedkeurder afwezig is, kan de back-up goedkeurder het werk overnemen (beheer via rollen) of kan de delegeringfunctie geactiveerd worden.

Arco Information Wayenborgstraat 24 – 2800 Mechelen – Belgium T: +32(0)15/28.90.30 – F: +32(0)15/28.90.31 Email: info@arco.be – web: www.arco.be


Flexibele routing regels Meerdere goedkeuringsstappen zijn mogelijk, gebaseerd op gemakkelijk te definiëren regels: • Gebaseerd op bedragen, producttypes, bedrijven, met of zonder bestelbon, geografische ligging, land, enz. • Een of meerdere goedkeuringen vereist. • Een andere goedkeuring per kostenplaats vereist. Hiërarchische routing (wie is de meerdere van wie) wordt ondersteund en kan gekoppeld worden aan een organogram. De grafische builder laat toe processen aan te passen aan uw interne bedrijfsprocessen.

Integratie met ERP- of boekhoudpakket Een gestructureerde en gedocumenteerde aanpak is beschikbaar voor de integratie van Arco Invoice met een ERP- of boekhoudpakket. Arco Invoice kan het registratieproces van de facturen vervangen, indien dit al beschikbaar was. Het is mogelijk de factuur in te geven in de boekhouding voor of na de goedkeuring ervan. Mogelijke stappen: factuur boeken met geblokkeerde betaling (niet goedgekeurd), factuur boeken met gedeblokkeerde betaling (goedgekeurd). De factuur kan bekeken worden vanuit het boekhoudpakket.

Arco Information Wayenborgstraat 24 – 2800 Mechelen – Belgium T: +32(0)15/28.90.30 – F: +32(0)15/28.90.31 Email: info@arco.be – web: www.arco.be


Er zijn verschillende standaard connectoren beschikbaar voor o.a. Microsoft Navision, Microsoft Dynamics (Axapta), SAP R/3, Bob Software (SAGE), Centric CS Solutions (Finacc, Project), Centric Alert, enz. De interactie met ERP-systemen geïmplementeerd worden met een volledige API-omgeving voor direct boeken, error handling en real-time communicatie in beide richtingen.

Rapportering en controle De crediteurenadministratie heeft een volledig overzicht van de lopende goedkeuringen. Er kunnen opzoekingen gedaan worden, de resultaten worden getoond op het scherm en kunnen geëxporteerd worden naar MS Excel. Binnenkort zal een optionele rapporteringmodule beschikbaar zijn die standaardrapporten bevat en waarmee op een grafische manier bijkomende rapporten gecreëerd kunnen worden.

Beveiliging en audit Toegangsrechten bepalen wie wat kan doen. Dit is van toepassing voor toegang tot facturen, goedkeuring van facturen en configuratie van het systeem. Een volledige historiek van alle acties is beschikbaar en gemakkelijk te lezen, beginnende vanaf de scanning, over goedkeuring, tot boeking en betaling.

Document Management Dankzij de Document Management component kunnen documenten georganiseerd worden op basis van een hiërarchische boomstructuur. Facturen kunnen, onafhankelijk van de goedkeuringsinformatie, opgezocht en geconsulteerd worden. Facturen kunnen ook rechtstreeks vanuit het boekhoudpakket bekeken worden. Deze component kan geïntegreerd worden in Arco Invoice of er kan een export gebeuren naar een ander Document Management pakket.

Legale opslag Het is niet meer nodig de originele papieren facturen te bewaren. Arco Invoice voldoet aan de voorwaarden gesteld in Circ. 13051 van mei 2008 met betrekking tot de elektronische archivering van facturen.

Arco Information Wayenborgstraat 24 – 2800 Mechelen – Belgium T: +32(0)15/28.90.30 – F: +32(0)15/28.90.31 Email: info@arco.be – web: www.arco.be


Outsourcing Arco Invoice kan als gehoste omgeving draaien in de Arco lokalen, inclusief de EDI-component. Het scannen en het OCR-proces kunnen uitbesteed worden. In dat geval worden de facturen doorgestuurd als elektronische documenten.

Uitbreiding naar andere toepassingen Arco Invoice is een kant en klaar pakket dat gebaseerd is op de standaard Arco componenten: Arco DocRoom (document management) en Arco Routing (workflow). Hierdoor is het mogelijk uit te breiden naar andere toepassingen, gebaseerd op dezelfde technologie. Het prijsmodel laat toe Arco Invoice uit te breiden naar een meer algemeen gebruik als upgrade component.

Voordelen • • • • • • •

Dankzij de korte implementeringtijd is er al rendement na 18 maanden. Arco Invoice kan uitgebreid worden naar meer algemene document management- en workflowtoepassingen. Het is niet meer nodig de originele papieren facturen te bewaren. Facturen kunnen gemakkelijk opgezocht worden en geraken niet meer verloren. Het is niet meer nodig fotokopieën te nemen voor goedkeurders. Intern transport van documenten kan afgeschaft worden. Grote tijdwinst dankzij een enorme vermindering van de tijd die besteed werd aan data entry en dankzij het feit dat facturen niet meer manueel geklasseerd en opgezocht moeten worden.

Arco Information Wayenborgstraat 24 – 2800 Mechelen – Belgium T: +32(0)15/28.90.30 – F: +32(0)15/28.90.31 Email: info@arco.be – web: www.arco.be

Arco Invoice  
Arco Invoice  

Arco Invoice Manual

Advertisement