Page 1

เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

ใบความรู้ ที่ 7 เรื่อง การสร้ างรายงาน (Report) 1. ความรู้ พนื้ ฐานเกีย่ วกับรายงาน (Report) การสร้างรายงานนั้นจะใช้วิธีการสร้างคล้ายกับการสร้างฟอร์ ม ดังนั้น จึงสามารถนํา ความรู ้เกี่ยวกับ การสร้างฟอร์มมาใช้ในการสร้างรายงานได้ นอกจากนี้ใน Access 2007 นั้น ยังมีตวั ช่วยในการสร้าง รายงานอย่างรวดเร็ว โดยจะถามข้อมูลที่จาํ เป็ นในการสร้างรายงาน และรายงานที่ เราสร้างขึ้นมาสามารถ นําไปใช้ในอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ตได้เหมือนกับการส่งออกไฟล์ทวั่ ไป 1.1 ความหมายของรายงาน (Report) รายงาน คือ ข้อมูลที่จะใช้แสดงผลสรุ ปจากฐานข้อมูลออกมาทางสิ่ งพิมพ์ ที่เรา สามารถ นําไปใช้งานต่อไปได้ ตัวอย่างของการนํารายงานไปใช้งานในฐานข้อมูลการสัง่ ซื้ อของเรา เช่น - การออกใบสัง่ ซื้อให้กบั ลูกค้าในการสัง่ ซื้ อแต่ละครั้ง - การสร้างฉลากติดซองจดหมายเพื่อส่ งข้อมูลต่าง ๆ ไปให้ลูกค้า -การแสดงข้อมูลรายละเอียดของสิ นค้าทุกอย่างที่มีอยู่ นอกจากนี้ เพื่อเพิ่มความสวยงามให้กบั รายงาน เรายังสามารถใส่ ออบเจ็กต์ต่าง ๆ ลง ไปในรายงาน ของเราได้ เช่น รู ปภาพ เสี ยง เป็ นต้น และรายงานที่เราสร้างขึ้นมายังสามารถ นําไปใช้อินเทอร์เน็ตและ อินทราเน็ตได้เช่นเดียวกับฟอร์ ม 1.2 ประโยชน์ ของรายงาน รายงานมีประโยชน์มากมาย ดังต่อไปนี้ - รายงานสามารถนําไปใช้ในงานต่าง ๆ โดยรายงานสามารถจัดกลุ่มของระเบียน หา ผลรวมระเบียนในกลุ่ม รวมทั้งสามารถสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาใหม่ได้ เช่น ต้องการจัดกลุ่มใบสัง่ ซื้ อสิ นค้าตาม ลูกค้า จัดกลุ่มสิ นค้าตามชนิดสิ นค้า เป็ นต้น - รายงานสามารถใช้สร้างเอกสารต่าง ๆ ได้เป็ นอย่างดี เช่น การทําใบรายการส่ ง สิ นค้า การ สรุ ปยอดขายในแต่ละไตรมาส เป็ นต้น 1.3 ความแตกต่ างระหว่ างฟอร์ มกับรายงาน เราจะสังเกตได้วา่ ฟอร์มนั้นสามารถพิมพ์งานออกมาได้เช่นเดียวกัน แต่ที่เราไม่ใช้ ฟอร์ มเป็ น รายงานสรุ ป เนื่องจากฟอร์ มมีขอ้ แตกต่างกับรายงาน ดังต่อไปนี้ - ฟอร์ มถูกออกแบบมา เพื่อใช้แสดงผลข้อมูลในหน้าจอ และรายงานถูกออกแบบ มา เพื่อ ใช้สร้างสิ่ งพิมพ์ต่าง ๆ การสร้างรายงาน (Report)-1-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

- ข้อมูลต่าง ๆ ที่แสดงอยูบ่ นรายงานจะใช้แสดงผลอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขได้ เหมือนกับฟอร์ ม - ในการกําหนดความกว้างและความยาวของรายงาน เราสามารถกําหนดใน ไดอะล็อกซ์ Printer Setup ซึ่ งไม่เกี่ยวกับคุณสมบัติที่กาํ หนดในมุมมอง Report Design (ที่ใช้ สร้างรายงาน) ทําให้ผทู ้ ี่ไม่ ทราบรายละเอียดในการสร้างรายงานสามารถพิมพ์รายงานในแบบที่ ต้องการได้ 1.4 การออกแบบรายงาน การออกแบบรายงาน คือ การกําหนดลักษณะของรายงานที่ตอ้ งการ เช่น  กําหนดหัวรายงาน ( Report Header ) และกําหนดท้ายรายงาน ( Report Footer ) ซึ่ งเป็ น ส่ วนที่จะให้พมิ พ์อยูห่ น้าแรกและหน้าสุ ดท้ายของรายงาน  กําหนดส่ วนหัวกระดาษ ( Page Header ) แล้วส่วนท้ายกระดาษ ( Page Footer ) ซึ่ งเป็ น ส่ วนที่จะให้พมิ พ์อยูท่ ุกหน้า  กําหนดรายละเอียด ( Detail ) ส่ วนนี้เป็ นการกําหนดการว่าจะแสดงข้อมูลในเขตข้อมูลใดบ้างและแสดงในลักษณะ อย่างไร 1.5มุมมองของรายงาน การทํางานกับรายงาน จะมีอยู่ 3 มุมมองด้วยกัน คือ 1. มุมมองออกแบบ ( Design view ) ใช้ในการออกแบบ , แก้ไขรายงาน 2. ตัวอย่ างก่ อนพิมพ์ ( Print Preview ) ใช้ในการแสดงสิ่ งที่จะปรากฏบนรายงานตามที่ เราสร้างไว้ โดยแสดงให้ดูบนจอภาพก่อน 3. แสดงตัวอย่ างเค้ าโครง ( Sample Layout ) ใช้ในการแสดงเค้าโครงของรายงานที่จะ พิมพ์ออกมา โดยมีตวั อย่างข้อมูลประกอบด้วย

2. การสร้ างรายงาน (Report) จากแท็บเครื่ องมือสร้าง จะมีกลุ่มชุดคําสัง่ รายงาน ที่มีปุ่มคําสัง่ อยู่ 5 ปุ่ มคําสัง่ คือ รายงาน ป้ ายชื่อ รายงานเปล่า ตัวช่วยสร้างรายงาน และออกแบบรายงาน

รู ปที่ 7-1 แท็บเครื่ องมือสร้างกับกลุ่มชุดคําสัง่ รายงาน

การสร้างรายงาน (Report)-2-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

2.1 การสร้ างรายงานจากคําสั่ งรายงาน จากฟอร์ มรายการลงทะเบียนเรี ยนระยะสั้น เลือกคําสัง่ รายงาน จากชุดคําสัง่ รายงาน

รูปที่ 7-2 เลือกคําสัง่ รายงาน จากฟอร์ มรายการลงทะเบียนเรี ยนระยะสั้น

รู ปที่ 7-3 ผลลัพธ์รายงานรายการลงทะเบียนเรี ยนระยะสั้น จากมุมมองเค้าโครง

รู ปที่ 7-4 ผลลัพธ์รายงานรายการลงทะเบียนเรี ยนระยะสั้น จากมุมมองออกแบบ การสร้างรายงาน (Report)-3-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รูปที่ 7-5 ผลลัพธ์รายงานรายการลงทะเบียนเรี ยนระยะสั้น จากมุมมองรายงาน

รู ปที่ 7-6 ผลลัพธ์รายงานรายการลงทะเบียนเรี ยนระยะสั้น จากมุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ 2.2 การสร้ างรายงานจากคําสั่ งป้ายชื่อ จากฟอร์ มรายการลงทะเบียนเรี ยนระยะสั้น เลือกคําสัง่ ป้ ายชื่อ จากชุดคําสัง่ รายงาน จะ เรี ยก แผ่นงานตัวช่วยสร้างป้ ายผนึก ให้ดาํ เนินการตามขั้นตอนจนเสร็ จสิ้นจะได้ป้ายผนึกตาม ต้องการ

การสร้างรายงาน (Report)-4-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รู ปที่ 7-7 ตัวช่วยสร้างป้ ายผนึก ให้เลือกหมายเลขผลิตภัณฑ์ ที่มีขนาดที่ตอ้ งการ

รู ปที่ 7-8 ตัวช่วยสร้างป้ ายผนึก ให้เปลี่ยนแบบอักษร ขนาด นํ้าหนัก และสี ขอ้ ความตามที่ตอ้ งการ

รู ปที่ 7-9 ตัวช่วยสร้างป้ ายผนึก ให้เลือกเขตข้อมูลในการจ่าหน้าป้ ายผนึก

การสร้างรายงาน (Report)-5-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รูปที่ 7-10 ตัวช่วยสร้างป้ ายผนึก ให้เรี ยงลําดับเขตข้อมูลในการจ่าหน้าป้ ายผนึก

รู ปที่ 7-11 ตัวช่วยสร้างป้ ายผนึก ให้ต้ งั ชื่อป้ ายผนึก

รูปที่ 7-12 ผลลัพธ์จากการสร้างรายงานด้วยคําสัง่ ป้ ายชื่อ ในมุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

การสร้างรายงาน (Report)-6-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รู ปที่ 7-13 ผลลัพธ์จากการสร้างรายงานด้วยคําสัง่ ป้ ายชื่อ ในมุมมองออกแบบ 2.3 การสร้ างรายงานด้ วยคําสั่ งรายงานเปล่ า เมื่อคลิกปุ่ มคําสัง่ รายงานเปล่า จากชุดคําสัง่ รายงาน จะเปิ ดรายงานเปล่า ในมุมมองเค้า โครง และรายการเขตข้อมูลที่มีอยูใ่ นตารางทางด้านขวามือ เพือ่ ลากไปปล่อยในรายงานเปล่านั้น

รูปที่ 7-14 รายงานเปล่า และรายการเขตข้อมูลที่มีอยูใ่ นตารางทางด้านขวามือ

รู ปที่ 7-15 ลากรายการเขตข้อมูลที่มีอยูใ่ นตารางทางด้านขวามือมาปล่อยในรายงานเปล่า การสร้างรายงาน (Report)-7-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รู ปที่ 7-16 ลากรายการเขตข้อมูลที่ตอ้ งการสร้างรายงานมาปล่อยในรายงานเปล่าเสร็ จสิ้ นแล้ว

รูปที่ 7-17 ผลลัพธ์จากการสร้างรายงานด้วยคําสัง่ รายงานเปล่า ในมุมมองรายงาน

รูปที่ 7-18 บันทึกชื่อรายงานเก็บไว้

การสร้างรายงาน (Report)-8-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

2.4 การสร้ างรายงานจากคําสั่ งตัวช่ วยสร้ างรายงาน เมื่อคลิกปุ่ มคําสัง่ ตัวช่วยสร้างรายงาน จากชุดคําสัง่ รายงาน จะเปิ ดแผ่นงานตัวช่วย สร้าง รายงาน ให้ดาํ เนินการตามขั้นตอน - เลือกรายการเขตข้อมูลที่มีอยูใ่ นตารางต่าง ๆ - ต้องการแสดงข้อมูลตามตาราง/แบบสอบถามใดเป็ นหลัก - ต้องการจัดเรี ยงลําดับข้อมูลด้วยเขตข้อมูลใดก่อน-หลัง ได้ถึง 4 เขตข้อมูล - เลือกการวางเค้าโครงแบบคอลัมน์ หรื อแบบตาราง หรื อแบบชิดขอบ และการวาง แนว แบบแนวตั้ง หรื อแนวนอน และจะให้ปรับความกว้างของเขตข้อมูลพอดีหน้ากระดาษหรื อไม่ - ต้องการเลือกรู ปแบบลักษณะของรายงานแบบใดจากแม่แบบที่ให้มา - ต้องการตั้งชื่อรายงานว่าอะไร และให้แสดงตัวอย่างรายงาน หรื อปรับเปลี่ยนการ ออกแบบรายงาน เมื่อเสร็ จสิ้ นแล้ว สามารถที่จะตกแต่งรายงานให้สวยงามต่อไปอีกได้

รู ปที่ 7-19 คลิกปุ่ มคําสัง่ ตัวช่วยสร้างรายงาน จากชุดคําสัง่ รายงาน

รู ปที่ 7-20 จะเปิ ดแผ่นงานตัวช่วยสร้างรายงาน ให้เลือกรายการเขตข้อมูลที่มีอยูใ่ นตารางข้อมูล นักศึกษา การสร้างรายงาน (Report)-9-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รู ปที่ 7-21 ให้เลือกรายการเขตข้อมูลที่มีอยูใ่ นตารางวิชาและครู ผสู้ อน

รู ปที่ 7-22 เลือกรายการเขตข้อมูลที่มีอยูใ่ นตารางบัตรลงทะเบียน และแสดงข้อมูลตามตารางข้อมูล นักศึกษา

รูปที่ 7-23 ต้องการจัดเรี ยงลําดับข้อมูลแบบใด และวางเค้าโครงแบบใด

รู ปที่ 7-24 เลือกรู ปแบบลักษณะรวมกลุ่มจากแม่แบบที่ให้มาแบบ และตั้งชื่อรายงานว่าเรี ยนระยะสั้น การสร้างรายงาน (Report)-10-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รู ปที่ 7-25 ผลลัพธ์รายงานด้วยคําสัง่ ตัวช่วยสร้างรายงาน ในมุมมองออกแบบ

รู ปที่ 7-26 ผลลัพธ์รายงานด้วยคําสัง่ ตัวช่วยสร้างรายงาน ในมุมมองรายงาน

รูปที่ 7-27 ผลลัพธ์รายงานด้วยคําสัง่ ตัวช่วยสร้างรายงาน ในมุมมองเค้าโครง การสร้างรายงาน (Report)-11-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รู ปที่ 7-28 เปลี่ยนชื่อรายงาน ในมุมมองเค้าโครง

รู ปที่ 7-29 ออกแบบโลโก้รายงาน ในมุมมองออกแบบ

รู ปที่ 7-30 ไปที่แฟ้ มรู ปภาพต้นฉบับโลโก้ สอศ. เพื่อแทรกรู ปภาพในชื่อรายงาน การสร้างรายงาน (Report)-12-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รู ปที่ 7-31 โลโก้ สอศ. ได้ถกู แทรกเข้ามาในชื่อรายงาน

รู ปที่ 7-32 ย้ายตําแหน่งรู ปภาพโลโก้ สอศ. ไว้ดา้ นหน้า และข้อความถัดมาในชื่อรายงาน

รู ปที่ 7-33 ผลลัพธ์รายงานสุดท้ายเมื่อแทรกโลโก้แล้ว ในมุมมองรายงาน

การสร้างรายงาน (Report)-13-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

2.5 การสร้ างรายงานจากคําสั่ งออกแบบรายงาน เมื่อคลิกปุ่ มคําสัง่ ออกแบบรายงาน จากชุดคําสัง่ รายงาน จะเปิ ดรายงานเปล่า ใน มุมมอง ออกแบบ และรายการเขตข้อมูลที่มีอยูใ่ นตารางทางด้านขวามือ เพื่อลากไปปล่อยในรายงาน เปล่านั้น

รูปที่ 7-34 คําสัง่ ออกแบบรายงาน ในมุมมองออกแบบ

รู ปที่ 7-35 ลากเขตข้อมูลจากตารางข้อมูลนักศึกษา

รู ปที่ 7-36 ผลลัพธ์รายงาน ในมุมมองรายงาน การสร้างรายงาน (Report)-14-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รู ปที่ 7-37 ผลลัพธ์รายงาน ในมุมมองเค้าโครง

รูปที่ 7-38 ผลลัพธ์รายงาน ในมุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

รู ปที่ 7-39 การสร้างรายงานในมุมมองออกแบบ คลิกปุ่ มบันทึก

การสร้างรายงาน (Report)-15-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รูปที่ 7-40 ที่แผ่นงานบันทึกเป็ นตั้งชื่อรายงาน

3. การพิมพ์ งานออกทางเครื่องพิมพ์ (Print) นอกจากการสัง่ พิมพ์ด่วนที่แถบเครื่ องมือด่วนแล้ว ยังสามารถใช้ปุ่ม Office เปิ ดเมนูพิมพ์ และเลือก คําสัง่ รายการต่อไปได้อีก 3 คําสัง่ คือ พิมพ์ พิมพ์ด่วน และแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ 3.1 การพิมพ์รายงานจากคําสั่ งพิมพ์ เมื่อคลิกปุ่ มคําสัง่ พิมพ์แล้ว จะเปิ ดแผ่นงานการพิมพ์ เพื่อให้ต้ งั ค่าคุณสมบัติ เครื่ องพิมพ์ หน้าที่ พิมพ์ และจํานวนสําเนา

รู ปที่ 7-41 รายงานการลงทะเบียนเรี ยนระยะสั้น ในมุมมองรายงาน

การสร้างรายงาน (Report)-16-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รู ปที่ 7-42 ที่ปุ่ม Office เปิ ดเมนูพิมพ์ และเลือกคําสัง่ พิมพ์

รูปที่ 7-43 แผ่นงานการพิมพ์เปิ ดขึ้นมา ให้ต้ งั ค่าแล้วสัง่ พิมพ์ดว้ ยคลิกปุ่ มตกลง 3.2 การพิมพ์รายงานจากคําสั่ งการแสดงตัวอย่ างก่ อนพิมพ์ เมื่อคลิกปุ่ มคําสัง่ การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์แล้ว จะแสดงรายงานในมุมมองแสดง ตัวอย่าง ก่อนพิมพ์ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องและความเรี ยบร้อยของงาน ก่อนที่จะสัง่ พิมพ์ต่อไป หากมีงานต้อง แก้ไข จะได้ปรับปรุ งรายงานให้ดีเสี ยก่อน

การสร้างรายงาน (Report)-17-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รู ปที่ 7-44 ที่ปุ่ม Office เปิ ดเมนูพิมพ์ และเลือกคําสัง่ แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

รู ปที่ 7-45 ที่มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ แสดงให้เห็นกระดาษแนวตั้ง และหนึ่งหน้า

รูปที่ 7-46 ที่มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ใช้ปุ่มย่อขยายในการปรับการแสดงผลหน้าจอได้ การสร้างรายงาน (Report)-18-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รูปที่ 7-47 ใช้ปุ่มย่อขยาย ปรับเปลี่ยนให้จดั พอดีหน้ากระดาษ

รู ปที่ 7-48 ใช้ปุ่มสองหน้า ปรับเปลี่ยนให้แสดงสองหน้ากระดาษ

รูปที่ 7-49 ใช้ปุ่มหน้าเพิ่มเติม ปรับเปลี่ยนให้แสดงสี่ หน้ากระดาษ การสร้างรายงาน (Report)-19-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

รู ปที่ 7-50 ใช้ปุ่มแนวนอน เพื่อปรับเปลี่ยนแนวกระดาษเป็ นแนวนอน

รู ปที่ 7-51 ที่มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ใช้ปุ่มพิมพ์ สัง่ พิมพ์รายงานได้เลย

รูปที่ 7-52 แผ่นงานการพิมพ์เปิ ดขึ้นมา ให้ต้ งั ค่าแล้วสัง่ พิมพ์ดว้ ยคลิกปุ่ มตกลง การสร้างรายงาน (Report)-20-

Dbchapter7  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you