Page 1

เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

ใบความรู้ที่ 1 .1 เรื่อง ข้อมูลและสารสนเทศ 1. ข้อมูลและสารสนเทศ ในปัจจุบันนี้โลกมีการแข่งขันมากขึ้นทุกขณะ เช่น นักธุรกิจต้องแข่งกันผลิตสินค้าที่ผู้ซื้อต้องการ แม้แต่ประเทศต่างๆ ก็ต้องแข่งขันกันทางด้านการค้าและการบริการ ข้อมูลเป็นสิ่งจําเป็นมากในการแข่งขัน เพราะช่วยทําให้ตัดสินใจให้ถูกต้องยกตัวอย่างเช่น ในการขายผลไม้ส่งออกไปต่างประเทศนั้น ต้องรู้ข้อมูลว่า คนในประเทศที่เป็นลูกค้านั้นชอบผลไม้ประเภทใด ค่าขนส่งผลไม้จากประเทศไทยจะเป็นราคาเท่าใดต้นทุนใน ประเทศเป็นเท่าใด มีประเทศใดบ้างที่เป็นคู่แข่ง และควรกําหนดราคาขายเท่าไรจึงจะแข่งขันกับเขาได้ แล ยังคงมีกําไรพอสมควร การตัดสินใจเช่นนี้จะทําไม่ได้เลยถ้าหากไม่รู้ข้อมูลต่างๆ ดังที่อธิบายมา ด้วยเหตุนี้ใน การทํางานจึงต้องมีการเสาะแสวงหาข้อมูลที่มีอยู่ว่าเพียงพอที่จะใช้ในการตัดสินใจหรือไม่ ถ้าไม่เพียงพอก็ต้อง เสาะหาข้อมูลเพิ่มเติมอีก เราจะแสดงกระบวนการเหล่านี้ดังรูปที่ 1.1 เสาะหาข้อมูล บันทึกข้อมูล ไมเพียงพอ มีขอ้ มูลสําหรับ ตัดสิ นใจ เพียงพอ

ตัดสิ นใจ รูปที่ 1.1 ความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลกับการตัดสินใจ ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ ข้อมูล (data) คือข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ ฯลฯ ข้อมูลจึงเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ของสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างเป็น ระบบและต่อเนื่อง ดังจะเห็นจากกระบวนการทํางานต่างๆ ที่ใช้เทคโนโลยีรวบรวมข้อมูล หาวิธีการที่จะ จัดการข้อมูลให้ได้อย่างรวดเร็ว และเมื่อสถานการณ์บางอย่างเปลี่ยนไป การเตรียมการหรือการแก้สถานการณ์ จะดําเนินการได้อย่างทันท่วงที ความรู ้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูล -1-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

สารสนเทศ (information) หมายถึง สิ่งที่ได้จากการนําข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อ นํามาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ สารสนเทศจึงหมายถึงข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะกับการใช้งานให้ ทันเวลา และอยู่ในรูปแบบที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้อง มีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกําหนดให้ผู้ใดเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับ จะต้องมีระบบและมีการควบคุม กําหนดสิทธิในการแก้ไขหรือการกระทํากับข้อมูลว่าจะกระทําได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทําลายโดยไม่ตั้งใจ การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกําหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ และมี รูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายและมีความเป็นอิสระในตัวเองนอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บ ข้อมูลซ้ําซ้อนกัน เพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูล

รูปที่ 1.2 แสดงระบบการประมวลผลข้อมูล ชนิดของข้อมูล ชนิดของข้อมูล ข้อมูลโดยทั่วไปมีหลายรูปแบบ แตกต่างกันทั้งชนิดและความหมาย และจะต้อง จัดเก็บในสื่อชนิดใดชนิดหนึ่งที่สามารถนํามาใช้ประโยชน์ได้ เราจําแนกข้อมูลตามลักษณะของข้อมูลได้ดังนี้ 3.1 ข้อมูลชนิดข้อความ (Text file) เป็นข้อมูลที่ประกอบด้วยตัวอักขระ ตัวเลข และสัญลักษณ์ต่างๆ ที่เก็บรวบรวมเป็นแฟ้ม เช่น แฟ้มหนังสือเข้าหนังสือออก แฟ้มใบสมัครงาน แฟ้มทะเบียนนักเรียน แฟ้มชื่อ และที่อยู่ของสมาชิก เป็นต้น ข้อมูลชนิดนี้มักมีขนาดเล็ก ใช้เนื้อที่ในหน่วยความจําไม่มากนัก การค้นหาและ เข้าถึงทําได้รวดเร็ว 3.2 ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric data) เป็นข้อมูลที่ใช้แทนจํานวนซึ่งจะนําไปใช้ในการคํานวณ โดย รหัสเป็นตัวเลขแทนชื่อของข้อมูล และตัวเลขแสดงจํานวน เมื่อต้องการแสดงผลเป็นข้อความจึงนํารหัสไป เทียบกับแฟ้มที่เก็บข้อมูลชนิดข้อความ เช่น สถิติการใช้ห้องสมุด เครื่องคิดราคาสินค้า อัตราแลกเปลี่ยน เงินตรา เป็นต้น ข้อมูลชนิดนี้จะใช้เนื้อที่ในการจัดเก็บและแสดงผลน้อยเช่นเดียวกับข้อมูลชนิดข้อความ 3.3 ข้อมูลแบบรูปแบบ (formatted data) เป็นข้อมูลที่ถูกกําหนดรูปแบบในการจัดเก็บไว้อย่างมี แบบแผน เช่น จัดเก็บเป็นรหัสแทนข้อมูล เมื่อนํามาใช้งานต้องแปลความหมายของรหัสนี้ก่อน ข้อมูลเหล่านี้ มักเป็ นข้อมู ลที่มีค วามสําคัญมาก เช่น ข้อมู ลการเงินของระบบธนาคาร ข้อ มูลสําคัญที่ เป็นความลั บของ หน่วยงานที่จําเป็นต้องส่งออกไปภายนอกจะเข้ารหัสตามรูปแบบที่กําหนดขึ้นมาในหน่วยงาน เพื่อไม่ให้ผู้ที่ไม่ เกี่ยวข้องเข้ามาดูข้อมูล 3.4 ข้อมูลรูปภาพ (Images file) ใช้ภาพแทนข้อมูล เช่น ใช้เครื่องสแกนเอกสารทั้งฉบับมาเก็บเป็น แฟ้มภาพ ภาพที่ถ่ายด้วยกล้องดิจิทัล แผนที่ แผนผัง ภาพลายนิ้วมือ ตลอดจนภาพเคลื่อนไหวชนิดต่างๆ การ ความรู ้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูล -2-


เอกสารประกอบการเรี ยนรายวิชา ง30206

เก็บบันทึกข้อมูลต้องคํานึงถึงงานที่จะนําไปใช้ เพราะแฟ้มภาพชนิดต่างกันจะใช้พื้นที่ในการเก็บไม่เท่ากัน ภาพ ที่มีความคมชัดสูงจะมีขนาดของแฟ้มภาพใหญ่ใช้เนื้อที่ในหน่วยความจํามาก 3.5 ข้อมูลเสียง (Audio/Sound) เป็นข้อมูลที่เก็บในรูปแบบของเสียง เช่น แฟ้มชนิด MIDI หรือ WAV ตลอดจนข้อมูลเสียงที่สั่งให้คอมพิวเตอร์ทํางานในเครื่องรุ่นใหม่ๆ คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี 1. ถูกต้อง (Accurate) ข้อมูลที่ดีจะต้องมีความถูกต้องและปราศจากความคลาดเคลื่อนโดยที่ ความ ถูกต้องจะช่วยส่งเสริมให้สารสนเทศที่ได้มาเกิดความน่าเชื่อถือมากขึ้น แต่ถ้าข้อมูลที่ถูกป้อนเข้าไปในระบบ สารสนเทศเกิดความผิดพลาดหรือมีข้อบกพร่อง อาจจะส่งผลให้สารสนเทศที่ได้มีความผิดพลาด หรือไม่ สามารถนําไปใช้ประโยชน์ได้อย่างสมบูรณ์ 2. ทันเวลา (Timeliness) ข้อมูลจะต้องทันต่อเหตุการณ์และไม่ล้าสมัยความล้าสมัยของข้อมูล ทํา ให้สารสนเทศที่ได้มีประโยชน์ต่อผู้ใช้น้อยลงหรือไม่เป็นประโยชน์ต่อการใช้งานแต่ความทันต่อเวลา จะมี ความสําคัญต่อผู้ใช้มากหรือน้อยขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจหรือปัญหาขององค์การ เช่น ธุรกิจเกี่ยวกับการค้ าหลักทรัพย์ย่อมต้องการข้อมูลที่มีความทันต่อเวลาในระดับสูงขณะที่ธุรกิจค้าปลีกอาจไม่ต้องการ ข้อมูล ในรอบระยะเวลาสั้นๆ เป็นต้น 3. สอดคล้องกับงาน (Relevance) สารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อผู้บริหารต้องได้มาจากการ ประมวลผลของข้อมูลที่มีสาระตรงกัน หรือสัมพันธ์กับปัญหาของงานข้อมูลที่ไม่มีความสัมพันธ์ กับงานถึงแม้ จะเป็นข้อมูลที่มีความถูกต้องเชื่อถือได้และทันต่อเหตุการณ์แต่ก็จัดว่าไม่มีคุณภาพ เนื่องจากไม่สามารถนําไป ประกอบการตัดสินใจหรือไม่สอดคล้องกับความต้องการของงาน นอกจากนี้ข้อมูลที่มีคุณภาพสูง และมีความ สัมพันธ์กับงานชนิดหนึ่ง อาจจะไม่เป็นที่ต้องการ ของงานชนิดอื่น เช่นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการผลิตใน อุตสาหกรรมปิโตรเลียมจะไม่มีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจส่งออก ข้อมูลทางประวัติศาสตร์กับการวิจัยทาง วิศวกรรมเครื่องกลหรืออัตราการรู้หนังสือกับการเติบโตของอุตสาหกรรมรถยนต์ เป็นต้น 4. สามารถตรวจสอบได้ (Verifiable) ข้อมูลบางประเภทอาจมาจากแหล่งข้อมูลที่ซับซ้อนและ หลากหลายทั้งจากภายในและภายนอกองค์การซึ่งผู้ใช้ต้องทําการตรวจสอบความถูกต้อง และความน่าเชื่อถือ ได้ของสารสนเทศก่อนการนํามาใช้งานมิเช่นนั้นอาจก่อให้เกิดผลเสียขึ้นกับองค์การ เช่น ข้อมูล ลวงจากคู่แข่ง ข้อมูลที่เบี่ยงเบนและข้อมูลที่ขาดความสมบูรณ์ เป็นต้น 5. มีความสมบูรณ์ครบถ้วน ข้อมูลที่ดีจะต้องมีความสมบูรณ์ครบถ้วน การได้ข้อมูลเพียงบางส่วนอาจ ไม่เพียงพอต่อการใช้งาน หรืออาจทําให้เข้าใจผิด เกิดผลเสียมากกว่าผลดีในการทํางานส่วนใหญ่คัดลอกมาจาก หนังสือเอกสาร สื่อ หรือจากหน่วยงาน อื่น ๆ จากแฟ้มประวัติ

ความรู ้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูล -3-

Dbchapter1 1  

ข้อมูลและสารสนเทศ

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you