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2012

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Este programa de gestión documental se realizó para aprender a manejar todos los documentos que encontraremos en una empresa.

CUYABRITOS TOUR


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CONTENIDO 1. Introducción 2. Objetivo general 3. Misión 4. Visión 5. Políticas de calidad 6. MANUAL DE CORRESPONDENCIA 6.1 anexos cartas, circulares, certificados, constancias y tabla de series y subseries. 7. Tabla de Retención 8. Manual de Transferencias Documentales 9. Manual de Conservación.


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INTRODUCCIÓN

La empresa Cuyabritos Tour, agencia de viajes y turismo, fue creada a partir de un proyecto educativo, mediante ideas aportadas por los aprendices SENA Regional del Quindío. El 16 de enero de 2012, con 6 empleados y un presupuesto de 90.000.000 millones de pesos, la principal oficina se encuentra ubicada en la carrera 14 con calle 17 de la ciudad de Armenia Quindío.


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Objetivo General: La empresa Cuyabritos Tour, agencia de viajes y turismo, fue creada a partir de un proyecto educativo, mediante ideas aportadas por los aprendices SENA Regional del QuindĂ­o.


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MisiĂłn. Fomentar la actividad turĂ­stica en el departamento del QuindĂ­o, dando a conocer el patrimonio del eje cafetero, implementando el sentido de pertenencia y amor por la naturaleza.


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Visión. Cuyabritos Tour se posicionará en el lugar número uno de empresas turísticas del Quindío, construyendo sedes en todo el país y dando a conocer el patrimonio cultural del departamento a nivel nacional e internacional; logrando así un alto nivel en el desarrollo económico.


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Políticas de calidad La empresa Cuyabritos Tour, se compromete a ofrecer servicios de alta calidad fomentando diversas actividades que fortalezcan nuestro compromiso con los ciudadanos. Trabajo en equipo Comunicación Compromiso Empatía y simpatía


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MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Versi贸n: 1 Destinatario: todo el personal Fecha de entrega: 10 de enero de 2006


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1. OBJETIVO:

El presente manual complementario, tiene como principal objetivo normar el manejo de la correspondencia recibida y despachada en nuestra empresa Cuyabritos Tours, para un adecuado control de la misma.

2. ALCANCE:

El personal encargado de generar, recibir, digitalizar y enviar la correspondencia o comunicaciones internas y externas.

3. RESPONSABILIDADES:

Son responsables del funcionamiento y cumplimiento del presente instructivo, la asistencia de todo el personal de la empresa vinculado a las áreas de recepción, despacho y archivo de correspondencia.

4. DEFINICIONES:

a) Circulares: Es la forma exclusiva de la Vicepresidencia Ejecutiva, para poner en marcha las disposiciones acerca de políticas institucionales, normas internas u operativas, que deben ser de cumplimiento obligatorio.


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b) Cites: Es el formato codificador que identifica a la correspondencia emitida por la empresa. c) Comunicación interna: Son los documentos comunicación entre el personal de la empresa.

de

d) Correspondencia recibida: Son las cartas, faxes, correo electrónico formal y documentos recibidos oficialmente por la empresa en cada oficina y que llevan un sello de constancia de recepción. e) Digitalización: Proceso de transformar el papel en formato digital administrado por el sistema informático. f) Servidor de documentos: Computadora en cuyo disco duro se almacenan los archivos compartidos del sistema de correspondencia. g) TIFF: Formato de imagen de alta resolución basado en etiquetas. TIFF se utiliza para el intercambio universal de imágenes digitales.

5. DESCRIPCIÓN:

5.1 CORRESPONDENCIA RECIBIDA Para el control de correspondencia recibida se ha establecido el uso de este manual de Correspondencia, en el cuál se debe registrar toda la documentación recibida tanto de entidades externas como de las propias oficinas internas.

5.1.1 MANUAL DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA El manual de control de correspondencia debe contar con los siguientes siete campos:


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1) Ítem: Donde se establece la numeración por orden de llegada de la documentación. Esta numeración se reinicia cada año, ya que el libro se maneja por gestiones.

2) Fecha: Figura la fecha en la cual se está recibiendo la correspondencia.

3) Documento: el código establecido es1324 para fax.

4) Procedencia: Se establece el lugar de donde procede la correspondencia.

5) Referencia: Debe reflejar el asunto o tema al cual está referida la comunicación externa o interna.

6) Dirigido a: Se establece el nombre o iniciales del destinatario.

7) Archivado en: Se establece en que fila o carpeta debe archivarse la documentación.

5.1.2 PASOS PARA CORRESPONDENCIA RECIBIDA

EL

TRATAMIENTO

DE

LA


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� Sello de recepción de la empresa que denote claramente fecha y hora. � Numeración consecutiva de recepción, se le debe asignar un número a cada documento y anotarlo (sellarlo) dentro o al lado del sello de recepción. � Anotar los datos correspondencia.

en

el

manual

de

control

de

� Digitalizar el documento en formato Excel y almacenar el archivo en el servidor de documentos local (C:), bajo el directorio que lleve el mismo nombre del código del lugar, con el siguiente formato de nombre: EL NUMERO DE RADICACIÓN, LA FECHA Y HORA, EL ASUNTO Y NOMBRE DEL QUE ENVIA Y RECIBE. Este archivo debe almacenarse en la ubicación C:, si el directorio no existe es necesario crearlo. � Registrar el sistema de correspondencia de la empresa. � Igualar el sistema físico con el sistema electrónico. � Una vez registrados los datos, entregar la correspondencia o comunicación recibida al destinatario de la misma, solicitar su firma de constancia de entrega en la unidad de control de correspondencia. � Si la nota es derivada a otro funcionario, es responsabilidad del destinatario mandar electrónicamente o solicitar la entrega física de una copia a la persona que atiende la nota.


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� Para un mejor control de entrega tener una base de datos donde se puede registrar las fechas y personas a quienes se entregaron las notas. Esta opción es de mucha utilidad para los destinatarios en las oficinas donde existen varios funcionarios. � La correspondencia recibida que amerite una respuesta, debe ser contestada y despachada en un plazo no mayor a 5 días hábiles. Cuando el planteamiento o tema de la nota recibida no permita respuesta en dicho plazo, debe responderse en ese sentido dentro del plazo establecido, haciendo mención a la fecha de solución o atención del caso. � Toda respuesta a una correspondencia recibida debe solicitar al sistema un número de cita, el mismo que debe registrar el número de recepción de la nota atendida. � El destinatario de la correspondencia o comunicación interna, es responsable de la devolución del documento al archivo una vez atendido. � Finalmente, los responsables de recepción deben registrar en la unidad de control de correspondencia y en el sistema de control de correspondencia, el lugar donde la nota recibida se encuentra archivada. 5.1.3 DIGITALIZACIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA La correspondencia recibida oficialmente en la empresa del presente manual, debe considerar adicionalmente los siguientes criterios: � Digitalizar todo lo recibido, incluyendo documentos adjuntos. � En caso de tener documentos adjuntos demasiado extensos de carácter informativo, se debe coordinar con la Gerencia respectiva la necesidad de digitalización o no.


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� Todo documento proveniente de la Aduana Nacional debe ser digitalizado en su totalidad. 5.2 CORRESPONDENCIA DESPACHADA Es la correspondencia que se despacha y se organiza consecutivamente. Debe estar firmada por el encargado de despachar la correspondencia, mantener el archivo Word original es de carácter obligatorio aunque se puede guardar una copia en otra carpeta. También cuando se imprima el documento tiene que tener el membrete acordado con dos copias, la primera una copia para el sello del remitente, la segunda y copias adicionales si lo solicitan.

5.3 COMUNICACIÓN INTERNA Las comunicaciones internas (CI), son documentos que se generan y envían entre miembros y oficinas dentro de la empresa. Se tiene un archivo de COMUNICACIONES INTERNAS, se asigna un número para este proceso, se guarda el documento original y dos copias adicionales. Preferentemente deben ser enviadas por correo electrónico o físicamente, dependiendo de la situación o al criterio del solicitante. 5.4 CIRCULARES Las circulares son de uso exclusivo Gerencia y es obligatorio para todas las empresas. Las circulares tienen la misión de transmitir políticas nacionales, normas de actuación al interior de la empresa, tanto operativas como administrativas. Toda norma propuesta por el personal de la empresa en resguardo al cumplimiento del contrato de concesión, o a la calidad de la gestión, debe ser reportada al Gerente, para que luego de su evaluación y aprobación, pueda ser divulgada por la vía de Circular. Una circular cuyo contenido sea operativo o


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administrativo, es verificada, autorizada y suscrita por el Gerente. 5.5 ARCHIVO Es importante mantener un archivo organizado, conservado y de fácil acceso, tareas que recaen como responsabilidad en las personas encargadas del control de correspondencia de cada oficina.Se establecen los siguientes puntos para el manejo del archivo de correspondencia: a) Toda documentación, tanto enviada como recibida debe ser archivada por gestiones y manteniendo el orden del correlativo. b) Usar archivadores de palanca etiquetados apropiadamente. c) La 1ª copia sellada puede mantenerse en carpetas separadas por tema u oficina, a criterio de la misma. d) La 2ª copia correlativa debe ser obligatoriamente archivada en un solo tipo de carpetas por gestiones. 5.6 REQUERIMIENTO DE DOCUMENTOS Al ser el archivo de la empresa, la memoria histórica, es de gran importancia tener un archivo completo, por lo que en primera instancia el requerimiento de información de archivo debe ser obtenido en pantalla mediante el sistema digitalizado. En caso de no satisfacer las necesidades del solicitante, cualquier requerimiento de documentos de archivo en papel, debe ser controlado por el encargado del archivo mediante la unidad de control de correspondencia y/o en el sistema de control de correspondencia. 5.7 USO DEL SISTEMA El Manual de Correspondencia está respaldado por un sistema informático de correspondencia, que cuenta con un


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instructivo detallado del modo de funcionamiento de dicho sistema. 6 REGISTROS a) Unidad de control de correspondencia. b) Archivo inform谩tico de la correspondencia ( comunicaci贸n interna y circular).


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14671 Armenia, Abril 23 de 2012

Señores Cuyabritos Tour Oficina de Personal

Asunto: Renuncia Cordial saludo

LUISA FERNANDA GIRALDO, mayor de edad, vecina y residente en la ciudad de Armenia Quindío; identificada con la cédula de ciudadanía No. 41.910.324, me permito informar que RENUNCIO al cargo que venía desempeñando como Guía turística desde el día 23 de febrero de 2008 Mi decisión obedece a cambio de residencia. Agradezco a la institución por la oportunidad brindada. Atentamente,

_________________________ Luisa Fernanda Giraldo C.C. 41.910.324


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CIRCULAR

123476 02 de mayo de 2012

PARA: OFICINA DE TALENTO HUMANO

Asunto: Información sobre la visita del Archivo General de la Nación.

Me permito informarles que el día 10 de mayo del 2012 recibiremos una visita de parte del Archivo General de la Nación, para verificar si cumplimos con las normas establecidas para el correcto manejo de la documentación y los archivos, por lo tanto los invito a trabajar fuertemente en el sector de archivo, con el fin de generar una buena impresión y evitarnos las multas que podría acarrear no tener el archivo como lo dispone la ley. Cordialmente,

Juan Pablo Herrán Fajardo Subgerente Cuyabritos tour


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Memorando 56409 Armenia, 13 de septiembre del 2012 PARA: CRISTIAN DAVID VILLA QUINTERO DE: GERENCIA CUYABRITOS TOUR ASUNTO: LLAMADO DE ATENCIÓN

Me permito recordarle que es su responsabilidad velar por el buen funcionamiento de los guías, ya que de ello depende el rendimiento de sus demás compañeros y la entrega de la mercancía a nuestros clientes. Razón por la cual quiero informarle que para una próxima oportunidad en la que el servicio falle, por falta de atención de su parte, las pérdidas que tenga la empresa serán descontadas de su sueldo. Atentamente

Juan Pablo Herrán Fajardo Gerente Cuyabritos Tour Copia hoja de vida


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225643

Armenia, 30 de junio de 2022

EL GERENTE COMERCIAL

HACE CONSTAR:

Que el señor Cristian David Villa Quintero, identificado con cédula de ciudadanía 10943522 de la ciudad de Armenia Quindío, trabajó en nuestra empresa el día 17 de febrero de 2021 hasta el 12 de noviembre de 2021.

Esta constancia se expide el día 30 de junio de 2022

JUAN PABLO HERRÁN FAJARDO Paula M.


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151094

Armenia, 30 de abril de 2022

EL SUBGERENTE

CERTIFICA:

Que la señora YERLI LONDOÑO, identificada con la cédula de ciudadanía número 1094919875 de Armenia Quindío, curso y aprobó el curso de Guía Turístico implementado por el SENA en convenio con nuestra empresa CUYABRITOS TOUR, cuya duración fue de 60 horas.

La certificación se expide a solicitud del interesado.

JUAN PABLO HERRÁN FAJARDO

Paula Andrea M.


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SERIES Y SUBSERIES QUE MANEJAMOS CUYABRITOS TOUR SERIES

SUBSERIES

ACTAS

Actas de administración Actas de comité Actas de selección Formación de profesional integral de cursos CAPACITACION CONTINUA Y DESARROLLO complementarios PROFESIONAL DE PERSONAL COMBUSTIBLES

Suministro y control de combustible vehicular Contrato de comodato Contrato de compraventa Contrato de obra publica Contrato de prestación de servicio

CONTRATOS

CONVENIO DERECHOS DE PETICION DESCUENTOS

Prestamos, seguros

DECRETO -Empleado del mes -Estimulo a la calidad de desempeño personal medico y enfermeras -Notas meritorias -Reconocimiento de la integridad

ESTIMULOS Y RECOMPENSA

EXPEDICION DE CREDENCIALES

CONSTANCIAS

FORMACION PROFESIONAL INTEGRAL

Y

-cedula ciudadanía -Control y trámite de expediciones y credenciales. -historias laborales constancias -pasado judicial Formación personal integral de cursos titulados

HISTORIAS LABORALES

INFORMES

INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES

-Informe sobre comportamiento presupuesto Informe de actividades -informe de ejecución -informe de gobierno -inventario anual de activo fijo -Inventario anual de bienes y consumo -inventario anual de donativos

de

y


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asignaciones MATERIAL AUDIOVISUAL

-Operadores de conmutador Fotografía -video PAGOS DE PERSONAL(NOMINA) -Electrónica de pago de la nomina y Banamex -general de pago por ejercicio -movimiento aplicados en nomina -reporte quincenal de nomina PROGRAMAS DE PROYECTO EN MATERIA -Tabular de per secciones para servidores DE RECURSOS HUMANOS públicos de mando. -tabular becas para médicos residentes RECLUTAMIENTO DE SELECCIÓN DE -bolsa de trabajo PERSONAL -candidatos de la dirección general -candidatos de presidencia -candidatos del sinadif Evaluación de desempeño REGISTRO Y CONTROL DE PRESUPUESTO -clasificador por objetos de gasto Y PLAZA -plazas -presupuesto RESOLUCIONES SERVICIO BASICOS -agua potable -Agua purificada -energía eléctrica -predio -servicio de jardinería -suministro de gas SERVICIOS DE LAVANDERIA LIMPIEZA A -clima organizacional HIGIENE FUMIGACION -Lavador y desinfectado de tinacos y cisternas -lavador y planchado o industria de ropa y cortinas -limpieza distrito federal -limpieza mórelos -limpieza Oaxaca -servicio de fumigación


NIT: 1.090.208.188-0 ENTIDAD PRODUCTORA: CUYABRITOS TOUR OFICINA PRODUCTORA: CONTADURÍA

CODIGO

SERIES Y TIPOS RETENCIÓN DOCUMENTALES

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

DISPOSICIÓN FINAL

CT E D

M S

001 01.1 01.2

COMBUSTIBLE SERVICIO DE 1 CONTROL 1 COMBUSTIBLE VEHÍCULAR Recibos

00.2

CONVENIOS

2

3

X

X X

00.3 03.1

DESCUENTOS PRESTAMOS, SEGUROS

2

3

X

X

X

004

INVENTARIO FÍSICO BIENES Y MUEBLES INVENTARIO ANUAL DE ACTIVO FÍSICO INVENTARIO ANUAL DE BIENES Y CONSUMO INVENTARIO ANUAL DE DONATIVOS ASIGNACIONES INGRESOS/ EGRESOS CLIENTES POTENCIALES, INTERNOS E EXTERNOS COMIDA REFRIGERIOS, ALMUERZOS Y

3

5

X

X

X

3

5

X

X

X

3

5

X

X

X

04.1 04.2 04.3

005 05.1

05.2

05.3

0 0

4

8

1

2

1 2

2 5

X X X X

X

X

PROCEDIMIENTOS

X

X X

X

X

X

X X X

XX X

Se va a Microfilmación los documentos para conservarlos electrónicamente tendrán el mismo valor del documento original y se eliminará el soporte original. Todos los convenios se conservarán totalmente, por lo tanto se microfilmarán, se seleccionan los anexos sin importancia y se eliminarán. Estos documentos se conservarán totalmente, se microfilmará. Se tendrá una base de datos en Excel para una consulta breve. Igualmente se tiene una base de datos, se microfilma y tendrá una conservación total.

Los ingresos y egresos se organizarán en una base de datos: los clientes y los proveedores tendrán conservación total, se seleccionan los hoteles y la comida para la eliminación, todo se microfilmará para mayor seguridad y consulta.


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CENAS PROVEEDORES ENTRAGA Y DESPACHO

MINIMANUAL DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES


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INTRODUCCIÓN Este mini manual es elaborado para hacer cumplimiento adecuado al Reglamento de la Ley 80 de 1989 estipulado en el AGN y en la cual se ordena las transferencias de los archivos de los organismos Nacionales. El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las políticas de recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio documental de la Nación, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes a entidades públicas del nivel central del orden nacional.


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La elaboración de este material se enriqueció con el conocimiento del profesional Carlos David Zabala de Administración Documental. Este mini manual tiene como objetivo servir de apoyo a los funcionarios que administran los documentos: Aplicar y dar cumplimiento a los principios mencionados en el Reglamento del Archivo General de la Nación Concretar conceptos de identificación, valoración, selección y eliminación documentales, etc. Sistematizar y regular los procesos de Transferencias Primarias y secundarias. Facilitar las labores de organización física de la documentación histórica tanto para el embalaje como para la ubicación en los depósitos de Cuyabritos Tour. Este mini manual incluye solamente: TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Lo relacionamos con las diferentes fases de archivo recalcando la responsabilidad del archivo central para liderar la administración de documentos en cada entidad. También se señalan los procedimientos al realizar la transferencia y tratamiento físico de la documentación para garantizar su conservación. Definición e Importancia: La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del sistema.

Procedimiento habitual y normalizado de ingreso de fondos en los archivos del sistema Archivístico, el cual se realiza


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mediante el traslado de series documentales o fracciones de éstas una vez que han cumplido el plazo de permanencia fijado en el estudio de valoración. Transferencia documental primaria: consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestión al…………….., una vez que estos han cumplido su trámite administrativo y han agotado su tiempo de retención establecido en la tabla. PASOS PARA PRIMARIA:

EFECTUAR

LA

TRANSFERENCIA

1. Constate que la documentación a transferir, haya cumplido su tiempo de retención en la dependencia correspondiente. Retire el material metálico, hojas y formatos en blanco, copia o fotocopia de documentos cuyo original se encuentre en el expediente. 2. Registre en el formulario de inventario documental, los expedientes que se van a transferir, identificando claramente a qué serie o subserie pertenece. 3. Ubique los expedientes dentro de las cajas para archivo, identificando en cada una de ellas la siguiente información: fondo, sección, subsección, No de carpetas, No de cajas y fechas extremas. 4. Solicite la visita de Jefe de Archivo para revisar y orientar el proceso de transferencia. 5. Proceda a transferir la documentación al Archivo ……..acompañada del formato de inventario documental debidamente diligenciado. 6. El Jefe confrontará la remisión física, se procederá a la firma del inventario. 7. Finalmente el Jefe ubicará el contenido en la respectiva estantería.


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Las transferencias documentales permiten: - Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. - Evitar la documentos.

producción

y

- Asegurar y facilitar el control documentación.

acumulación

irracional

de

efectivo y ordenado de la

- Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras. - Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional. - Guardar parcialmente o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.


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CONCLUSIÓN En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión o de oficinas al central y, finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad, como se explica a continuación.


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MANUAL DE CONSERVACIÓN


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INTRODUCCIÓN Se ha elaborado este manual para hacer cumplimiento a el Artículo 59 del capítulo 7 del Reglamento General de Archivos en el cual habla sobre conservación preventiva, conservación y restauración documenta, para evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo , preservando su integridad y estabilidad. Y con este manual le garantizamos la permanencia de los documentos como memoria a través del tiempo pues se encuentran muchos factores de alteración.


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Vamos a conocer algunos conocimientos, metodología, identificar métodos y factores de deterioro y así mismo aprender las técnicas de conservación. Hay conservación preventiva y curativa. Una restauración puede ser: Reversible o irreversible: todas las documentales deben ser reversibles en caso de que se eficacia se convierta en daño. La restauración documental debe ser más funcional que estética: Deben garantizar el manejo y la lectura, más que la belleza del documento. La curación de los documentos: Exploración por rayos UV Lavado de documentos por agua Fibra larga para reintegrar papel Fibra larga para reintegrar papel Reintegración manual Espátula eléctrica para reintegrar. Reintegración manual Reintegrador mecánico por absorción Limpieza mecánica Limpieza mecánica con saquito Limpieza de pergamino Adhesivo alcalino


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Espátulas para reintegrar Curación de un libro Proceso restaurador del libro Producto de la reintegración mecánica Cámara para sublimar el agua helada de la liofilización Medidor de intensidad de luz estantería para planos Régimen legal de acceso documentación histórica (con más de 25 años (Estado) o 30 años (autonómica): • Acceso libre: Con carácter general • Acceso previa autorización: Por razones de interés público Secretos oficiales, según ley. Riesgos para seguridad del Estado o averiguación de delitos. Por razones de interés privado Datos personales de carácter policial, procesal, clínico, de seguridad, de honor, de intimidad, salvo autorización de los interesados, salvo que haya trascurrido 25 años de la muerte de la persona o 50 de la fecha del documento. Régimen legal de acceso Documentación administrativa con más de 15 años (Estado) y 10 (Autonomía Andaluza): • Acceso libre: Petición individualizada de documentos, sin que quepa petición genérica de una materia. • Acceso previa autorización: Por interés legítimo acreditado para acceder a documentos de carácter nominativo, no íntimos.


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Por interés histórico, científico o cultural de expedientes, siempre que quede garantizada la intimidad • Acceso reservado: Documentos de carácter íntimo. • Acceso negado: Actuaciones no sujetas a Derecho Administrativo, Defensa Nacional, Investigación de delitos, secretos comerciales o industriales, política monetaria La conservación preventiva: plan de preservación y de emergencia. PLAN DE PRESERVACIÓN • Por grande o pequeño que sea un archivo, debe existir un plan de preservación y de actuación en caso de desastres. •

Actualmente se trata de una cuestión que se queda en simple teoría. En nuestro país son muy pocos archivos los que cuentan con un plan de este tipo.

Antes de confeccionar el plan debemos realizar un estudio previo teniendo en cuenta distintas cuestiones: •

Ubicación: dónde y cómo está situado el archivo o biblioteca. Obtener información sobre la composición del subsuelo del edificio, si hay aguas subterráneas, si hay cerca algún antiguo cauce de arroyo, si algunas de las paredes esta pegada o cerca de una montaña, muro de contención, ... si cerca hay alguna industria contaminante o de productos inflamables, etc.

Edificio: identificar si las cubiertas, las ventanas, las claraboyas, etc. del edifico están bien selladas; si los bajantes de aguas de lluvia se encuentran despejados y en buen estado; si hay grietas en la pared, si hay mucha humedad en alguna zona concreta o pared, etc.


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• Instalaciones: se comprobará: •

que las tuberías por donde pasa el agua están en perfecto estado y que no haya ningún escape.

que las instalaciones eléctricas estén bien y recubiertas con materiales de alta seguridad.

que los sistemas de alarma, tanto de robo como de incendio, estén en perfectas condiciones; al igual que los sistemas de extinción de incendios.

que los deshumidificadores y el sistema de climatización y/o refrigeración funciones perfectamente y sin interrupción las 24 horas del día y que no tengan ningún tipo de perdida.

Depósitos y mobiliario: se trata del lugar donde debemos extremar más todas las precauciones. Debemos anotar si existe algún tipo de peligro potencial dentro del mismo:

que pasen las tuberías de agua por él.

que las instalaciones defectuosas.

También debe comprobarse el mobiliario: este debe ser adecuado a los documentos y libros que albergan.

Si las estanterías están separadas de la paredes, si hay algún tipo de condensación encima de ellas, si se hallan en buen estado, si están oxidadas (en el caso de que sean de

eléctricas

estén


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madera, si tienen agujeros producidos por la salida de insectos) … • También se controlará con especial cuidado la atmósfera interna: temperatura, humedad, grado de contaminación, ventilación, acumulación de polvo, etc. •

Personal y manipulación: •

debemos observar si el personal que trabaja en el archivo o biblioteca es el adecuado para realizar sus funciones y si sabe lo que debe y no debe hacer en caso de emergencia..

si está informado de cómo debe tratar los documentos y libros, cómo tienen que ser manipulados para ser servidos al público, cómo se les debe quitar el polvo, cómo actuar en caso de que se le rompa una hoja o en caso de que haya que encuadernarlo.

Fondos y colecciones: debemos establecer claramente cuáles son los fondos que tenemos en nuestro archivo o biblioteca: •

tipología documental, riesgo a sufrir daños según sus características físicas y su estado de degradación, uso que se hace de ellos, cuáles son piezas insustituibles (de gran valor histórico o artístico) y en que condiciones se hallan.

• Recursos: establecer disponemos:

de

que

tipo

de

recursos


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Personal (RRHH): preparación.

Económicos.

Material disponible en caso de emergencia: teléfonos,

tipo,

especialización,

• • intercomunicadores, alarmas, … (para saber en caso de necesidad, donde encontrarlo) •

Una vez realizado el estudio previo, el equipo de trabajo deberá ordenar los datos obtenidos, valorar y cuantificar los problemas detectados y a partir de éstos, elaborar un plan integral de preservación que: •

Por una parte, contemple cómo resolver los problemas detectados en los diferentes apartados.

Y por otra, marque las directrices que deben seguirse en el caso de que se produzca una situación de emergencia.

PLAN DE EMERGENCIA El plan de actuación en caso de emergencia deberá contemplar los siguientes puntos: 1. Elección de las personas que formarán la comisión para actuar en caso de que se produzca una emergencia. 2. Elaboración de un listado de teléfonos, por orden de responsabilidad, de las personas que deben ser avisadas cuando se produzca una emergencia. 3. Elaboración de un listado con los números de teléfono:


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a) de los servicios públicos de emergencias (bomberos, policía, ambulancias, etc.) b) de empresas especializadas en el salvamento de libros y documentos (empresas de desinfección, de restauración, etc.) 4. Realización de copias de los planos arquitectónicos del edificio (de las instalaciones eléctricas, de los sistemas antirrobo – alarmas – y antiincendios – extintores. Con estas copias elaboraremos un plano planta por planta en el cual queden reflejadas todas estas instalaciones, así como las salidas de emergencia, teléfonos, interfonos, etc. 5. Redacción de instrucciones claras y precisas de cómo deben usarse las alarmas y los extintores, cómo debe activarse manualmente el sistema automático de extinción en caso de que falle y a quién debe avisarse.

6. Elaboración de un listado de aquellas piezas consideradas únicas y cuyo salvamento, en caso de desastre, es prioritario. Estas piezas deben estar bien ubicadas en el plano arquitectónico. 7. Reparto de copias del plan de actuación en caso de emergencia en todas las secciones. Una copia del inventario del archivo y del plan de actuación se dejará en alguna parte fuera del edificio como medida de seguridad. • El plan que realicemos tendrá que ir actualizándose. • Sería conveniente desarrollar un simulacro para ver la capacidad de reacción del personal del archivo o biblioteca.


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• LA REPRODUCCIÓN • La creciente utilización de los documentos y libros por parte de los usuarios ha comportado graves problemas de conservación. • USO = DETERIORO • Conservación y difusión son dos conceptos antagónicos pero a la vez complementarios. •

Durante mucho tiempo, la fotografía y la fotocopia han sido los únicos sistemas de reproducción conocidos y utilizados.

Pero en el s. XX se fue imponiendo otros sistema: el microfilm y la microficha.

Y ahora desde finales del s. XX tenemos otro nuevo sistema de reproducción: la digitalización. •

Este es un tema muy discutido, presenta como ventaja las posibilidades de reproducción que permite, pero en contraposición está lo efímera que es su existencia.

Microfilmación • El microfilm es un material parecido al fotográfico. •

Ventajas: •

Puede llegar a durar de casi 200 años.

Facilidad de reproducción.

No pse ve afectado por los cambios tecnológicos (se leen a través de lectores).

Inconvenientes:


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Las imágenes siempre son en blanco y negro.

Desde el punto de vista del usuario, no es de cómoda consulta. Para ir a la página deseada tiene que pasar todo el documento.

Difícil corrección de errores.

• Digitalización • Ventajas:

Sistema que permite hacer copias con mucha rapidez y conservando una buena calidad de imagen y al mismo tiempo se pueden obtener copias idénticas sin perder calidad ni fiabilidad.

La facilidad de reproducción hace que hasta el propio usuario pueda realizar una copia en el momento de la consulta.

Podemos digitalizar directamente desde el microfilm, si ya lo tenemos hecho, por tanto no hace falta acudir otra vez al original.

También podemos mediante sistemas de tratamientos de imágenes restaurar documentos deteriorados.

Inconvenientes: •

Cambio de la tecnología.

Corta duración de los soportes.

Una cuestión importante a tener en cuenta será las condiciones de conservación de estos nuevos documentos (soportes), pues formarán parte de los depósitos de nuestro archivo o biblioteca.


NIT: 1.090.208.188-0

INTEGRANTES: Juan Pablo Herrán Fajardo Yerly Londoño Veloza Paula Andrea Manco Cristian David Villa Carlos David Zabala Luisa Fernanda Giraldo Pineda


Programa de Gestión Documental  

de Cuyabritos Tour

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