Page 1

PROJEKTBESKRIVELSES GUIDE

OVERSKRIFT Projektbeskrivelsens overskrift skal med det samme, give modtageren lyst til at læse om projektet. Overskriften må gerne være provokerende, stille læseren et spørgsmål eller på anden vis inddrage modtageren i sit sprog. Hvilken overskrift kan give modtageren et indblik i hvem I er, og hvad jeres projekt handler om? INTRODUKTION – (PITCH 3-5 LINJER) – HVAD? Projektbeskrivelsens introduktion skal i superkorte og præcise træk, beskrive essensen i projektet og dets formål. Den skal med det samme give modtageren et billede, af de vigtigste elementer og aktiviteter som projektet indeholder, og være en introduktion til resten af projektbeskrivelsen. Hvad er projektets formål? Hvad er de tre vigtigste elementer i projektet? Hvilken oplevelse vil I gerne skabe med projektet? BAGGRUND FOR PROJEKTET – HVORFOR? Projektbeskrivelsens baggrund skal forklare modtageren, hvorfor projektet er vigtigt. Den skal fortælle om hvordan ideen til projektet er opstået, hvilke behov projektet vil udfylde og hvilke værdier projektet er grundlagt på. Hvordan fik I ideen? Hvilke behov vil projektet udfylde? Hvorfor er projektet vigtigt for jer og for verden? Hvilke værdier ligger bag projektet?


PROJEKTET – PLAN A – HVORDAN? Herunder skal projektet beskrives uddybende, så modtageren ikke er i tvivl om hvad og hvordan projektet kommer til at løbe af stablen. Her skal være en detaljeret beskrivelse af projektets formål og hvilke aktiviteter projektet rummer. Det er også her i skal beskrive, hvilken oplevelse i gerne vil skabe med projektet, og hvordan andre folk kan engagerer sig eller deltage. Det er her I får mulighed for at beskrive, hvorfor jeres projekt er unikt og helt specielt. Hvordan kommunikerer jeres projekt, projektets formål? Hvad er det for en oplevelse i gerne vil skabe? Hvilke aktiviteter understøtter denne oplevelse? Hvordan og hvor vil I afvikle jeres projekt? Hvem og hvordan kan man deltage i jeres projekt? Hvorfor er jeres projekt nyt og anderledes? Det er vigtigt at opsætte succeskriterier for projektet. Succeskriterier er det samme som målbare milepæle. Succeskriterierne skal hjælpe til med at afstemme projektet løbende gennem projektperioden og ved en afsluttende evaluering, så man kan se om man hele tiden kan se om man er på rette spor. om inspiration til succeskriterierne, kan man kigge på SMART modellen nedenfor: Succeskriterierne skal være: Specifikke - Målbare - Ambitiøse - Realistiske - Tidsbestemte Hvilke mål vil I opnå for at projektet bliver en success? Hvad er de fem vigtigste succeskriterier for jeres projekt? Hvad er de fem vigtigste succeskriterier for jeres samarbejde i projektgruppen?

RISIKOVURDERING– PLAN B – HVORDAN SÅ…? Projektbeskrivelsens risikovurdering, skal beskrive eventuelle faldgrupper og farezoner for projektet, og hvad plan B er. Det er vigtigt at tage højde for hvad der kan gå galt hvornår, og hvordan man vil håndterer situationen. Hvilke mulige faldgrupper er der i jeres projekt? Hvordan kan i opdage disse udfordringer i tide? Hvordan vil I håndterer udfordringerne? Hvilke ændringer kan I lave i jeres projekt, hvis I møder uløselige udfordringer?


MÅLGRUPPE - HVEM? Herunder skal I lave en beskrivelse af målgruppen eller brugerne af projektet. Det er vigtigt at du har dannet dig et overblik over, hvem projektet henvender sig til. Formålet med at lære sin målgruppe at kende er, at man får en forståelse for hvilke behov de ønsker at få opfyldet gennem projektet, hvordan man kan kommunikerer projektet til dem og hvordan man kan få dem engageret i projektet. Hvor gammel er din målgruppe? Hvad laver din målgruppe? Hvor findes din målgruppe? Hvad tænder din målgruppe på? Hvorfor er projektet vigtigt for din målgruppe? Hvordan vil I kommunikerer jeres projekt til målgruppen? Hvordan skal jeres målgruppe inddrages i projektet? ORGANISERING Projektbeskrivelsens afsnit om organisering, skal præsenterer projektgruppen og hvordan I vil arbejde sammen om projektet. Hvilke ansvarsområder indeholder projektet, og hvem tager ansvar for hvad. Hvilke ressourcer indeholder jeres projektgruppe og hvilke styrker har i tilsammen. Her kan I også beskrive hvordan I vil tage beslutninger i projektgruppen, hvor tit i vil mødes og hvordan I vil kommunikerer gennem projektperioden. Hvordan vil i arbejde sammen som projektgruppe? Hvad er jeres styrker? Hvordan er interessen for at arbejde sammen opstået? Hvilke ansvarsområder er der i projektet, og hvem tager ansvar for hvad? Hvordan vil I tage beslutninger som gruppe? Hvor tit mødes I? Hvordan vil I kommunikerer med hinanden?

SAMARBEJDSPARTNERE Under dette afsnit af projektbeskrivelsen, skal I give modtageren overblik over alle projektets samarbejdspartnere. Det kan være personer der rådgiver jer om projektet, en organisation der låner jer lokaler, medier der vil skrive om jeres projekt eller firmaer der støtter med sponsorater. Det er vigtigt at I får beskrevet, hvordan de forskellige parter er involveret i projektet, hvad de forventer af projektet og hvordan jeres samarbejde gennem projektperioden skal være. Hvilke samarbejdspartnere er tilknyttet til jeres projekt? Hvad forventer samarbejdspartnerne af samarbejdet og projektet? Hvor meget indflydelse har samarbejdspartnerne på projektet? Hvordan vil I kommunikerer med jeres samarbejdspartnere? Hvilke samarbejdspartnere kunne være spændende at arbejde sammen med? Hvordan kan I få dem involveret i jeres projekt?


PROJEKTPLAN Projektplanen skal beskrive de forskellige faser i projektet fra start til slut, og give modtageren et overblik over hele projektforløbet. Planen skal minimum beskrive en forberedelsesfase, produktionsfase, markedsføringsfase, afviklingsfase og en formidlings/evalueringsfase. · Forberedelsesfasen, er sikkert den fase I befinder jer i nu. Det er her projektet og projektgruppen bliver til, det er her projektet bliver planlagt og her man finder ud af hvordan projektperioden skal forløbe. · Produktionsfasen, er den fase, hvor arbejdet rigtigt kan gå i gang. Der bliver uddelegeret ansvarsområder og opgaver, som skal løses inden selve afviklingen af projektet. · Markedsføringsfasen, er der hvor man begynder at kommunikerer sit projekt ud til verden. Det er her man skal sikre sit projekt opmærksomhed og opbakning, fra netværket omkring projektet og fra sin målgruppe og eventuelle brugere. · Afviklingsfasen, er selve projektets udfoldelse. I beskrivelsen skal I fortælle om, hvordan og hvorledes projektet og alle aktiviteter skal udføres fra A til B. · Formidlings- og evalueringsfasen, skal beskrive hvordan projektet afsluttes. Hvordan I vil lukke projektet ned og formidle projektet til samarbejdspartnere, og hvordan I vil opsamle viden og erfaringer fra projektet.

MARKEDSFØRING I dette afsnit af projektbeskrivelsen, skal i uddybende beskrive hvordan I vil kommunikerer jeres projekt til omverdenen. Hvordan I vil ramme jeres målgruppe, og hvilke medier og kanaler I vil gøre brug af. Hvem skal jeres projekt kommunikeres ud til? Hvilke medier/kanaler vil i benytte? Hvilke materialer og ressourcer skal I bruge? Hvornår vil I starte på markedsføringen af projektet? Hvordan skal markedsføringsperioden forløbe? Hvor mange mennesker regner I med at kommunikerer jeres projekt ud til?


BUDGET Budgettet for projektet skal indeholde alle udgifter og indtægter i forbindelse med projektet, og skal selvfølgelig gå op uden underskud eller overskud. Budgettet er en meget vigtig del af projektbeskrivelsen, da økonomien i sidste ende afgøre om projektet er muligt. Man vil i projektperioden løbende skulle justerer og afstemme budgettet, så det hele tiden holdes opdateret. · Udgiftssiden, skal indeholde et overslag over alle samlede udgifter i forbindelse med projektet. Både i forbindelse med forberedelse, produktion, markedsføring, afvikling, formidling og evaluering. Det kan være en fordel at inddele budgettet i forskellige kategorier såsom administration, transport, materialer, markedsføring osv. for at overskueliggøre udgifterne. Man skal lave to sider på udgiftssiden af budgettet, en ekstern plan A og en intern plan B. Plan A er max-budgettet, som skal vise de udgifter der vil være for projektet, hvis alt går efter planen og man får den støtte der skal til for at realiserer hele projektet. Plan A er det budget man skal vedlægge projektbeskrivelsen, hvis man søger fonde eller sponsorater. Plan B er min-budgettet for projektet, og skal beskrive hvor lidt penge projektet kan udføres for, hvis man skærer helt ind til benet. Plan B, skal bruges internt i projektgruppen, til at vurderer om projektet er realistisk at udfører for de midler man har. · Indtægtssiden, skal vise de indtægter man forventer at få i forhold til projektet. Det kan både være indtægter fra fonde, sponsorater, fra brugerbetaling eller ved egenbetaling. Det er vigtigt at projektet er realistisk, da samarbejdspartnere og eventuelle fonde sjældent vil støtte op om et projekt, hvis det ikke virker til at kunne blive gennemført.

BILAG Projektbeskrivelsens bilag, skal bruges til at understøtte udsagn i projektbeskrivelsen, oplevelsen af projektet, præsentation af eventuelle samarbejdspartnere og skabe et større kendskab til projektgruppen. Her er et par eksampler til inspiration: · Artikler der understøtter behovet for projektet. · Udsagn fra fagpersoner der arbejder indenfor projektets område. · Udsagn fra projektets målgruppe. · Beskrivelse af- og udtalelser fra samarbejdspartnere og andre interessenter. · Billeder der illustrer projektet og den oplevelse I gerne vil skabe. · CV for projektgruppen – dette kan både være CVér fra de enkelte i projektgruppen, eller fra hele gruppen, hvis I har lavet projekter sammen før.)

KraftWerket Projektbeskrivelsesguide  

En guide der er nyttig, når man skal skrive en projektbeskrivelse

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you