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PERSONERIAoE

VlLLAVlCENCIO !De frente con ta comunidad'

PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENClO

RESOLUCION (ABRll3

No. 060

DE 2014)

"Por la cual se adopta la Política de Administración de Riesgos y la nueva versión del Mapa de Riesgos de la Personería Municipal de Villavicencio"

El PERSONERO MUNICIPAL

DE VILLAVICENCIO

En uso de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 209 de la Constitución Política y en desarrollo de la Ley 87 de 1993y el Decreto 1599de 2005 y CONSIDERANDO:

Que el Artículo 209 de la Constitución Política establece que: "La Administración Pública, en todos sus órdenes tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la ley". Que el Articulo 269 de la Carta Política estipula que: "En las Entidades Públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar. según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno. de conformidad con lo que disponga la ley".

Que el Artículo 6 de la ley 87 de 1.993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno de las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones " .... dispuso que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los Organismos y Entidades Públicas. será responsabilidad del Representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante. la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno. también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las Entidades y Organismos".

Que el Presidente de la República, con sujeción a lo dispuesto en la ley 87 de 1.993,expidió el Decreto 1599del 20 de Mayo de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Que el literal f del Artículo 2 de la ley 87 de 1.993establece como uno de los objetivos del Sistema de Control Interno: definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de susobjetivos. Elaboro: José Ismael Álvarez Amaya,

Profesional Apoyo

Planeación

Calle 37 A No. 19C.20 Teletax 6706506 - 6666813 NIT: 800251167.1

www.personeriavillavicencio.gov.co


PERSONERIADE

VlLLAVlCENCIO , De frente (on la comunidad

PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENClO I

Que el Artículo 4 del Decreto 1537 de 2.00L define lo Administración de Riesgoscomo parte integral del fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno en las Entidades Públicos, paro lo cual se establecerán y aplicarán Políticasde Administración del Riesgo. Que el Mapa de Riesgoses lo herramienta conceptual y metodológico que permite valorar los riesgos01 interior de lo Institución. Que en virtud de lo anterior, se hoce necesario adoptar las Políticas de Administración de Riesgos y lo nuevo versión vigencia 2014 del Mapa de Riesgosparo lo PersoneríaMunicipal de Villavicencio. RESUELVE:

las Políticas de Administración de Riesgosy lo nuevo versión vigencia 2014 del Mapa de Riesgosde lo Personeria Municipal de Villavicencio, que conduzco o lo identificación, valoración, análísis y manejo de los riesgos, que puedan afectar lo Gestión Administrativo de lo Institución.

ARTÍCULO

PRIMERO: ADOPTAR,

lo Metodología de lo Administración de Riesgosestablece las guías de acción paro que todos los funcionarios de lo Personeria Municipal de Villavicencio, coordinen y administren los eventos que pueden impedir el logro de los objetivos de lo entidad. las Políticos identifican las opciones paro trotar y manejar los Riesgoscon base en su análisisy valoración, que permitan tomar decisiones adecuadas paro evitar, reducir, compartir, transferir o asumir el riesgo. ARTICULO

SEGUNDO:

POLlTICA

DE

ADMINISTRACION

DE

RIESGOS:

ARTICULO TERCERO: ALCANCE: lo Administración de Riesgosen lo entidad, tendrá carácter prioritario y estratégico, fundamentado en los lineamientos

establecidos por el Modelo Estándar de Control Interno en el Componente Administración de Riesgosdel Subsistema de Control Estratégico. En virtud de lo anterior, lo identificación, análisis y valoración de los Riesgos se circunscribirá o codo uno de los procesos y procedimientos desarrollados por las áreas de lo Entidad. El responsable de lo definición de los Metodologías de Administración de Riesgoses lo Oficina Asesoro de Control Interno, en coordinación con lo Oficina de Planeación o de quien hago sus ARTICULO

CUARTO:

RESPONSABLE:

Elaboro: José Ismael Álvarez Amaya.

Profesional Apoyo Planeación

Calle 37A No. 19C-20 Telefax 6706506 - 6666813" NIT: 800251167-1 www.personeriavillavicencio.gov.co


•• PERSONERIADE ~

VlLLAVlCENCIO , De frenti! con la comunidad'

PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO

veces, con base en las directrices establecidas Administrativo de la Función Pública.

por el Departamento

la herramienta conceptual y metodológica para la valoración de los Riesgos en la Personería Municipal de Villavicencio es el Mapa de Riesgos. ARTICULO

QUINTO:

MAPA

DE

RIESGOS:

PARAGRAFO: La responsabilidad de la identificación de los Riesgos,estaró a cargo de los jefes de cada una de las dependencias. Ellos serón los encargados de establecer las acciones de control necesarias para eliminar o minimizar las causas de los riesgos, verificar su efectividad, proponer cambios, velar por su adecuada documentación y por su socialización y aplicarlos al interior de su dependencia. La Oficina de Planeación o quien haga sus veces será la encargada de consolidar la información, hacer la revisión y sugerir los ajustes correspondientes de la documentación entregada por cada uno de los responsables de las áreas de la Entidad. SEXTO: MONITOREO DEL MAPA DE RIESGOS: De acuerdo a las Políticas de Administración de Ríesgosestablecidas por la entidad, se debe monitorear el Mapa de Riesgos,con el fin de hacer seguimiento y evaluar el grado de avance de las acciones de control establecidas en el plan de manejo, con base en los objetivos y los controles existentes; actividad que será responsabilidad de la Oficina Asesora de Control Interno. Igualmente esta Oficina Asesora rendirá uniforme semestral a la Alta Dirección donde se presente el grado de avance de las acciones de control determinadas en el Mapa de Riesgos.

ARTICULO

Las Políticas de Administración de Riesgos y el Mapa de Riesgosse divulgarán a todos los funcionarios de la Personería Municipal, a través de los medios de información como la Página web y de charlas informativas. ARTICULO SEPTIMO: DIVUlGACION:

OCTAVO: CONTROL DE REVISION Teniendo en cuenta que el presente documento se elaboró en forma concertada, y en concordancia con la normatividad legal vigente, puede estar sujeto a modificaciones futuras debido al mejoramiento Continuo de los procesos.

ARTICULO

El documento del mapa de riesgos, se encuentra adjunto a la presente resolución, que consta de 31 folios.

PARAGRAFO:

ARTICULO NOVENO:

VIGENCIA

Y DEROGATORIAS:

La presente Resolución rige

a partir de su expedición. Elaboro: José Ismael Álvarez Amaya.

Profesional Apoyo

Ploneación

Calle 37A Na. 19C-20 Telefax 6706506 - 6666813 NIT:800251167-1 www.persaneriavillavicencio.gav.ca


PERSONERI~

VIL r De frente VI conENe o la comunidad I

PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO

COMUNIQUESE,

PUBLíQUESE y CUMPLASE

Dado en Villavice eio a los tres (3) días del mes de abril del año dos mil catorce (2014)

..•

'. e '¡;¡' o.

Elaboro: José Ismael Álvorez Amaya,

Profesional Apoyo Planeación

Calle 37A No, 19C-20 Telefax 6706506 - 6666813 NIT: 800251167-1 www.personeriavillavicencio.gov.co


MAPA DE RIES60S

Y PLAN DE

MANEJO PERSONERIA MUNICIPAL DE.Vll..LA VICENCIO

P RSONERIAoE !Defrente con la comunidad! DR. MARLON AU6USTO CABRERA DAZA

Personero Municipal de Villavicencio JOSE ISMAEL AL" AR拢Z, AMA YA

Profesional Apoyo Planeaci贸n

Villavicencio, Marzo de 2014


TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION INTRODUCCION 1. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DEL RIESGO 1.1

Objetivos Generales

1.2

Objetivos Específicos

2. MARCO LEGAL 3. MARCO CONCEPTUAL 4. CONTEXTO ESTRATEGICO 5. MAPA DE RIESGOS Y PLAN DE MANEJO a. Asesor de Despacho b. Administrativa

y Financiera

c. Oficina Asesora de Control Interno d. Oficina Jurídica y Atención al Usuario e. Personeria Delegada Vigilancia Administrativa f.

Personería Delegada Derechos Humanos

g. Personería Delegada Policivo h. Personería Delegada Penal i.

Personería Delegada de Servicíos Públicos y Medio Ambiente.


PRESENTACION

Este trabajo representa una herramienta de Gestión de gran importancia para la Personeria Municipal, ya que permite identificar, conocer y manejar los diferentes riesgos que se presentan y afectan el normal desarrollo de cada una de las dependencias de la Entidad y que pueden en determinado momento impedir el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas. Para el desarrollo de este trabajo, fue necesaria la participación de los funcionarios y responsables de cada una de las dependencias, en el suministro claro y preciso de la información, para poder determinar los posibles riesgos, causas que los originan y consecuencias en el momento de llegar a materializarse. Este proceso de retroalimentación de información con los funcionarios y responsables de las dependencias, fue de vital importancia, ya que nadie más que ellos, son los que conocen a fondo las deficiencias, debilidades y el funcionamiento de los procesos y procedimientos, con lo cual sirvieron de apoyo y facilitadores para plasmar este documento que se realizó con base en la metodologia establecida por el Departamento Administrativo de la Función Publica (DAFP). Para la elaboración de este documento, fue necesario realizar un trabajo de campo, con cada uno de los responsables de las dependencias, quienes participaron activamente como fuente de la información requerida para la identificación de los riesgos y la construcción del Plan de Manejo de los mismos. Es indispensable en el desarrollo de este proceso, contar con el apoyo y la participación de los funcionarios y niveles directivos, para poder aplicar en forma oportuna y eficiente las acciones de control necesarias.


INTRODUCCION

La Administración de los Riesgos, permitirá a las Entidades tener el control sobre el desarrollo y funcionamiento de los procesos, lo cual llevará no solo a una Gestión Pública más eficiente, sino también servirá para que se cumpla con los objetivos misionales de las entidades públicas y el cumplimiento de los fines esenciales del Estado. El Estado Colombiano mediante el decreto 1537 de 2001 estableció que todas las entidades de la Administración Publica deben contar con una Politica de Administración de Riesgos, tendiente a darle un manejo adecuado a los riesgos, con el fin de lograr de la manera más eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar preparados para sortear cualquier contingencia que se pueda presentar. La Administración de Riesgos es reconocida como una parte integral de las buenas practicas gerenciales, en la que se evidencia el compromiso de la Alta Dirección con la definición de lineamientos normativos internos para la construcción de la herramienta necesaria del Mapa de Riesgos, en la cual se desarrolla toda la metodologia que permite identificar los riesgos que afectan a cada una de las dependencias de la Personeria Municipal de Villavicencio y establecer las acciones de control requeridas para eliminar o mitigar el impacto y la probabilidad de ocurrencia de los mismos. Con la adopción de esta herramienta se pretende generar al interior de la Entidad, mecanismos que fortalezcan la cultura de la prevención de riesgos en el desarrollo de la Gestión Institucional y de los Planes y programas propuestos por la Personeria en aras de dar cumplimiento con los objetivos Misionales.


1. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION

DEL RIESGO

1.1.

OBJETIVO GENERAL: Fortalecer la implementación y desarrollo de la Política de Administración del Riesgo a través del adecuado tratamiento de los riesgos para garantizar el cumplimiento de la misión y objetivos de la Personería Municipal.

1.2.

OBJETIVOS ESPECIFICaS a. Diseñar una herramienta que facilite a la Personería Municipal una adecuada Administración del Riesgo. b. Hacer partícipes a todos los funcionarios de la personería Municipal, en la búsqueda y aplicación de controles y acciones encaminadas a prevenir los riesgos. c. Concientizar a los funcionarios sobre la importancia de la aplicación de mecanismos de control eficíentes para minimizar los riesgos dentro de la Entidad. d. Proteger los recursos del Estado, previniendo la materialización riesgos en las dependencias de la Entidad.

de

e. Aplícar acciones de control preventivas y correctivas a cada uno de los factores de riesgo identificados por las dependencias. f.

Facilitar el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas mediante la prevención de riesgos en la Personería Municipal.

g. Asegurar el cumplimiento de los lineamientos normativos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP.


2. MARCO LEGAL

Ley 87 de 1993: "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones". Decreto 1599 de 2005: "Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el estadio Colombiano". Decreto 1537 de 2001: "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las Entidades y Organismos del Estado". Decreto 2145 de 1999: "Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno en las Entidades y organismos de la administración Publica del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones". Ley 489 de 1998: Estatuto Básico de organización Administración Publica.

y funcionamiento

de la

Directiva presidencial 09 de 1999: Lineamientos para la implementación de la Politica de lucha contra la corrupción. Guía para la Administración Función Pública DAFP.

del Riesgo: Del Departamento Administrativo de la

Guia Rol de las Oficinas de Control Interno: Del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP de julio de 2005, en la cual se establece dentro de los cinco (5) tápicos del Rol de las oficinas de Control Interno, el tema de la valoración de riesgos.


3. MARCO CONCEPTUAL

Respecto a la Administración del Riesgo es necesario, determinar Politicas Institucionales claras, precisas y oportunas, las cuales deben contar con el respaldo de la Alta Dirección, que permita la implementación de las acciones de control preventivas y correctivas requeridas para eliminar o mitigar las causas de los riesgos identificados en cada una de las dependencias de la Personeria Municipal de Villavicencio. En la administración Publica, es necesario que todos los funcionarios estén atentos a las herramientas disponibles, nuevas tendencias administrativas y la aplicación de diferentes instrumentos que le permitan a las entidades ser cada vez más eficientes, por lo que se hace necesario tener en cuenta todos aquellos hechos o factores que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos de la Institución. Por lo anterior se debe tener claridad sobre el concepto de la administración del Riesgo, teniendo en cuenta que todas la entidades, independientemente de su naturaleza, están permanentemente expuestas a diferentes riesgos y eventos que pueden afectar el normal desarrollo de los procesos y procedimientos e impedir el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas. La eficiencia del control es la reducción de los riesgos, es decir, el propósito principal del control es la eliminación o reducción de los riesgos, que permita el mejoramiento de la Gestión Administrativa en la Entidad. Las Entidades Públicas deben estar preparadas para aplicar mecanismos de prevención y control efectivos, analizando los diferentes factores tanto internos como externos que puedan afectar el normal desarrollo de los procesos y procedimientos.


4. CONTEXTO

ESTRATEGICO

DE LOS RIESGOS

El Contexto Estratégico es el conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que afecten el cumplimiento de la función, misión y objetivos institucionales. El Contexto Estratégico, es la base para la identificación de los riesgos en el desarrollo de los procesos y procedimientos de cada una de las dependencias de la Entidad. El análisis del Contexto Estratégico, se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno de la entidad como son de carácter social, económico, cultural. orden público, politico, legal y normativo; que corresponden a Factores Externos ajenos a la Entidad. Los Factores Internos, son situaciones generadas al interior de la entidad como son el desarrollo de los procesos y procedimientos, aspectos tecnológicos, estructura organizacional, modelo de operación, cumplimiento de planes y programas, sistemas de información y recursos entre otros.

FACTORES

EXTERNOS

Económicos Disponibilidad de recursos para atender las necesidades más apremiantes de la Entidad. Adiciones imprevistas de recursos económicos al terminar la vigencia. Politicos

Generación de nuevas Politicas Publicas. Cambios de Gobierno y Estilos de Gobierno de lo público. Normativos

Continua emlslon de Normas que regulan el desarrollo de procesos y procedimientos de las entidades Públicas, especialmente en los temas de la Contratación Estatal. Vacios Normativos en la Normatividad emitida por parte del Gobierno Nacional.


Sociales Incremento de la Población vulnerable que requiere atención oportuna. Continúa violación de los derechos Humanos por parte de los Actores del conflicto armado en el Pais. Continúa afectación de los Derechos Humanos de la población carcelaria en lo relacionado a las deficiencias en la prestación de los servicios de Salud. Tecnológicos Los continuos cambios generados por los avances tecnológicos. Requerimientos del Gobierno Nacional en cuanto a la implementación de cada una de las fases de la estrategia de Gobierno en Linea. La falta de una Estructura Tecnológica robusta que permita incorporar a la Entidad en las nuevas Tecnologias de la Información. Medioambientales La continua afectación del medio ambiente por parte de la comunidad. La falta de cultura ciudadana para respetar el medio ambiente. La falta de un Ingeniero ambiental que lidere programas y proyectos en beneficio del Medio Ambiente en la Ciudad de Villavicencio. La falta de tiempo y espacio del delegado de Servicios públicos y medio ambiente, para desarrollar planes y programas que permitan mitigar los impactos ambientales ocasionados por la comunidad.

FACTORES INTERNOS No se cuenta con espacios adecuados para la organización, almacenamiento y custodia de la información documental en el Archivo Central. Los funcionarios no están lo suficientemente comprometidos con la prestación del servicio de Atención al Usuario. No se tienen establecidas Politicas Institucionales en algunos aspectos relevantes en la Entidad. Algunos procedimientos de las dependencias, están mal diseñados. Falta de capacitación y orientación sobre la Gestión Documental y cumplimiento de la Ley General de Archivo en la Entidad.


La modalidad de contratación del personal por OPS, no permite establecer un alto grado de compromiso con la Entidad. Falta de implementación de un Sistema Integrado de Gestión en la Entidad. La vulnerabilidad del Sistema de Información con los agentes externos. La ausencia de Planes de mejoramiento Individual derivados de la Evaluación del Desempeño Laboral a los funcionarios. Debilidades en la retroalimentación de información entre las dependencias de la Entidad. Ausencia del Plan de mantenimiento Preventivo y Correctivo a los equipos de cómputo. Falta de aplicación de análisis históricos y estadisticos del consumo de elementos por parte de las dependencias, como un instrumento de planeación, para la construcción del Plan Anual de Adquisiciones. La ausencia de todos los soportes requeridos en cada una de las carpetas de los contratos suscritos por la entidad. Los inconvenientes técnicos de algunos equipos para acoplarse al Programa del Digiturno.


PERSONERIAoE

!De frente con la comunidad!

5~MAPADE RIESGOS PLAN DE MANEJO

-y


~ • PERSONERIAe<

MATRIZ

VlLLAVlCENCIO

PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

DE IDENTIFICACiÓN

',,"prvl1l!~«rIlnW!

IMPACTO DESCRIPCION CAUSA Falta de ¡nfarmacian y prevision de las dependencias en el momento de la elaboracion del Plan Anual de Adquisiciones.

•...

CONSECUENCIAS EFECTOS

Dificultad para normal desarrollo los procesos procedimientos algunas areas de de Entidad.

~

t'\.\'-:1' >Y <

ALTO

.. Incumpllmlenlo de objetivos y metas propuestas en el POA.

RIESGO

PROBABILI DAD

MEDIA

GENERADORES

DE RIESGO

Código: PR - GAR - 001- F01

JARA

y VALORACION CONTROL EXISTENTE

PLAN DE MANEJO NIVEL DE RIESGO

se hacen los requerimientos I.s de necesidades de cada una de las dependencias.

ACCIONES DE CONTROL

RESPONSA BLE

FECHA DE EJECUCION

INDICADOR

Anual

Plan Anual de Adquisiciones con todas l.s necesidades de las dependencias.

CARGO

Requerir con anticipacion, la ¡nfarmacian a I.s dependencias I.s sobre necesidades de elementos.

el de y de l.

Presentacion situaciones imprevistas que no permiten su programacion.

Falta de analisis previo sobre el comportamiento y hislorico estadislicas del consumo de elementos.

Dra. MARTHA

CALlFICACION

RIESGO

Que no queden establecidas todas las necesidades de 1 I.s dependencias en el Plan Anual de Adquisiciones.

DEL

DE FACTORES

I

RESPONSABLE:

IOENTIFICACION DEL RIESGO

NOMBRE

Y ANÁLISIS

VERSiÓN: 1

DEPENDENCIA: ASESOR DE DESPACHO

No.

DE RIESGOS

DE VILLAVICENCIO

Profesional Universitario de Almacen.

MEDIO

Realizar un ana lisis sobre el previo comportamiento hislorico y estadislicas del de consumo elementos durante ultimos los dos años.


PERSONERIA~

MATRIZ

VlLLAVlCENCIO ,f.lt frrt*calllamMlll

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

DE IDENTIFICACiÓN

DESCRIPCION • CAUSA

CONSECUENCIAS. EFECTOS

Dra. MARTHA

CAlIFICACION

RIESGO NOMBRE

Y ANÁLISIS

DEL

IMPACTO

DE FACTORES

PROBABllI DAD

PLAN DE MANEJO

CONTROL EXISTENTE

NIVEL DE RIESGO

No se remiten oportunamente todos los soportes por parte de los supervisores de los contratos.

~ '?\~~ r

de Generadon la hallazgos de Contraloria en las Auditarias realizadas.

Desgaste operativo la para establecer documenlacion por pendiente entregar. Establecimiento de Planes de Mejoramiento para subsanar las causas de los hallazgos.

ACCIONES DE CONTROL

Realizar actividades periodicas de revision de la documentacion en cada una de las carpetas.

ALTO

ALTA

DE RIESGO

Código: PR - GAR - 001- F01

y VALORACION

del los contratistas,

No se remiten Que no reposen oportunamente todos los lodos los soportes soporte en las de los pagos por 2 carpetas de los parte de tesorería. contratos suscritos por la Entidad.

GENERADORES

JARA

No se remiten todos tos soportes de los contralos por parte para ser archivados en las carpetas.

RIESGO

I

RESPONSABLE:

IDENTlFICACION DEL RIESGO

No.

DE RIESGOS

DE VILLAVICENCIO

VERSiÓN: 1 ASESOR DE DESPACHO

DEPENDENCIA:

PERSONERIA

Se organiza la documenlacion que se recibe. las en carpetas.

RESPONSA BLE CARGO

Asesor de Despacho

FECHA DE EJECUCION

INDICADOR

Mensual

Documenlacion completa de los Contratos suscritos.

ALTO

Realizar seguimiento a las carpetas de los contratos.

Asesor de Control Intemo

Bimensual


PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

I'ER50NERIA~

VlLLAVlCENCIO 'l'lr;twt""IIl~1

MATRIZ

DE IDENTIFICACiÓN

DEPENDENCIA: ASESOR DE DESPACHO

RESPONSABLE:

RIESGO No.

NOMBRE

Continua emision Normas de de Contratacion, por parte del Gobierno Nacional.

Que se aplique Normalividad derogada en el desarrollo de Oesactualizacion 3 los Procesos y con las Normas Procedimientos vigentes y de desconocimiento de Contratacion. los cambios realizados a la Normalividad de Contratacion.

CONSECUENCIAS EFECTOS Generacion Errores en desarrollo de procesos procedimientos.

'~'y

IMPACTO

DEL

PROBABILI DAD

Incumplimiento de los lineamientos Normativos establecidos en el tema de Contratacion.

RIESGO

DE FACTORES

-1

GENERADORES

DE RIESGO

Código: PR - GAR - 001- F01

JARA

y VALORACION CONTROL EXISTENTE

PLAN DE MANEJO NIVEL DE RIESGO

ACCIONES DE CONTROL

RESPONSA BLE CARGO

FECHA DE EJECUCION

INDICADOR

Revisar permanentemente la Normatividad de Contralacion y la pagina de Notinet

de el los y

Requerimientos de organismos de Control y posibles sanciones.

r-:::,

Dra. MARTHA

CALlFICACION

IDENTlFICACION DEL RIESGO

Y ANALlSIS

Página 2 de 2

I

VERSiÓN: 1

DESCRIPCION CAUSA

DE RIESGOS

DE VILLAVICENCIO

ALTO

BAJA

Revision por parte del ordenador del gasto de los documentos y Aditorias de Control Interno.

Revisar permanentemente la pagina del SECO? y la pagina de Colombia Compra

BAJO

Procesos

Eficiente,

para estar informado sobre los ultimos lineamientos Normativos en materia de Contratacion. Paricipar en las Capacitaciones de actualizacion sobre temas de Contratacion Estatal.

Asesor de Permanente. Despacho.

Contractuales ejecutados conforme a las Normas vigentes.


PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

I'ERSONERI~

VlLLAYlCENCIO

MATRIZ

DE IDENTIFICACiÓN

IDt'ntrrl"'~!

DE RIESGOS

Falta ¡nfarmacian oportuna sobre Transacciones Efectronicas realizadas.

Oue

no

I

CONSECUENCIAS - EFECTOS

IMPACTO

PROBABILI DAD

1 ~,,\l

~"\ ¿S

INDICADOR

Realizar la entrega de los soportes de las

operaciones Electronicas, el mismodia de efectuada la transaccion.

se

ALTO Demora en la entrega de los soportes de las Transacciones Electronicas realizadas.

pago de Motalarios

Intereses

Pago de Sanciones.

~

NIVEL DE RIESGO

Generadon de Hallazgos de Organos de Control.

pagos 1 efectuados por

\\

CONTROL EXISTENTE

las

los

'\

PLAN DE MANEJO RESPONSAB FECHA PLAZO ACCIONES DE LE DE CONTROL EJECUCION CARGO

de

registren oportunamente

via Electronica, pagos de Estampillas y Retenciones.

DE RIESGO

Código: PR - GAR - 001- F01

CALlFICACION y VALORACION

RIESGO DESCRIPCIONCAUSA

GENERADORES

RESPONSABLE: Dra. SANDRA L1L1ANA HERRERA

IDENTIFICACIONDEL RIESGO

NOMBRE

DEL RIESGO DE FACTORES

VERSiÓN: 1

DEPENDENCIA: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERATESORERIA

No.

Y ANÁLISIS

DE VILLAVICENCIO

MEDIA

Se registran las Transacciones en el momento de recibir los soportes.

Jefe Adm. y Financiero y

MEDIO

Contador Reportar oportunamente los Auxiliares de Estampillas y Formatos de Retencion, por parte de Contabilidad para el pago oportuno.

Permanente

Registro oportuno de transacciones Electronicas y

pagos oportunos de Estampillas y Retenciones.


PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

I'£RSONERI~

VlLLAVlCENCIO

MATRIZ DE IDENTIFICACiÓN

IDf1w'*OlIlJ~1

DE RIESGOS

NOMBRE

DESCRIPCIONCAUSA

CONSECUENCIAS - EFECTOS

No se reporta oportunamente los movimientos internos de personal de la Entidad.

DIfIcultad para establecer responsabilidad por los elementos asignados.

Inconsistencias manejo asignacion de inventarios.

el se

presente desactualizacio

en la asignadon del Inventario a los Funcionarios.

\1\ \

c><~

)"-l.\

IMPACTO

PROBABILI DAD

en y los

Perdida de elementos devolutivos y generacion de hallazgos de tipo disciplinario y fiscal.

CONTROL EXISTENTE

Se

ALTO

2 n

Intercambio de elementos entre dependencias sin previa autorizacion del Almacenista.

GENERADORES

I

DE RIESGO

Código: PR - GAR - 001- F01

PLAN DE MANEJO

CALlFICACION y VALORACION

RIESGO

~, X<'\,

DE FACTORES

RESPONSABLE: Dra. SAN ORA L1L1ANA HERRERA

IDENTIFICACIONDEL RIESGO

Que

DEL RIESGO

VERSiÓN: 1

DEPENDENCIA:ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAALMACEN

No.

Y ANÁLISIS

DE VILLAVICENCIO

ALTA

NIVEL DE RIESGO

RESPONSAB FECHA PLAZO LE DE EJECUCION CARGO

Solicitar informacion ProL Universit. periodica sobre los movimientos deAlmacen de personal en la Entidad.

hace

revision semestral de la asignacion de los Inventarios y realizan se Auditarias Internas al area de Almacen.

ACCIONES DE CONTROL

Trimestral

Informadon real de los Inventarios Individuales asignados.

MEDIO Impartir directriz de la prohibicion de movimiento de inventarios entre dependencias, por parte de los funcionarios sin previa autorizacion del Almacenista.

INDICADOR

Jefe Adm. Y Financiera

2 Meses


rERSONERI~

MATRIZ

VlLLAYlCENCIO

PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

DE IDENTIFICACiÓN

r~,"«Il~~1

DE RIESGOS

DESCRIPCIONCAUSA Generadon de hechos economicos sin el Registro Contable.

3

presenten inconsistencias

en ¡nfarmacian Contable.

.'(

CONSECUENCIAS - EFECTOS Dificultad

elaboracion

Falta de la informacion oportuna y de coordinacion entre las areas que son fuente de la informacion

IMPACTO

PROBABILI DAD

la para de los

PLAN DE MANEJO

Generacion de hallazgos de los Organos de Control y posibles sanciones .

CONTROL EXISTENTE

NIVEL DE RIESGO

RESPONSAB FECHA PLAZO ACCIONES DE LE DE CONTROL EJECUCION CARGO

INDICADOR

Se

Estados Financieros.

dar Demora para respuesta a los Organos de Control Interno y Externo.

DE RIESGO

Código: PR - GAR - 001- F01

se

Contable.

~~

GENERADORES

CALlFICACION y VALORACION

RIESGO

Que

DE FACTORES

RESPONSABLE: Dra. SANDRA L1L1ANA HERRERA

IDENTIFICACIONDEL RIESGO

NOMBRE

DEL RIESGO

VERSiÓN: 1

DEPENDENCIA:ADMINISTRATIVA Y FINANCIERACONTABILIDAD

No.

Y ANÁLISIS

DE VILLAVICENCIO

ALTO

MEDIA

revisa periodicamente la Contabilidad, se solicita con tiempo la a informacion las areas que alimentan la ¡nfarmacian Contable y se realizan Auditorias Internas.

MEDIO

Diser'laer e implementar las Políticas Institucionales para el manejo, reporte y consolidadon de la informacion Contable en la Entidad.

Profesional Universit. de Contabilidad

2 Meses

Confiabilidad de la ¡nfarmacian Contable.


PERSONERIA GESTION

I'£R50NERI~

MATRIZ

VlLLAVlCENCIO

DE IDENTIFICACiÓN

DEPENDENCIA:ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAARCHIVO

ADMINISTRACION

DE RIESGOS

Y ANÁLISIS

DEL RIESGO DE FACTORES

DESCRIPCIONCAUSA tienen se las aprobadas Tablas de Retencion Documental por parte del Consejo Departamental de Archivo.

CONSECUENCIAS - EFECTOS

PLAN DE MANEJO

IMPACTO

PROBABILI DAD

CONTROL EXISTENTE

NIVEL DE RIESGO

4

Cada

Dependencia de de

~~

INDICADOR

la

Documental, por parte del Consejo Departamental de Archivo.

se

presente Falta organizar y incumplimiento clasificar la Requerimientos en la aplicación documentacion de de la Ley los Organos los Archivos de General de Control. Geslion de algunas Archivo. dependencias.

RESPONSAB FECHA PLAZO LE DE EJECUCION CARGO

aprobacion de las Tablas de Retencion

de en las de la

Falta de apoyo de personal con Posibles sanciones conocimientos y de los Organos de Control. experiencia en Archivistica.

~~

ACCIONES DE CONTROL

Gestionar

No

Generacion Hallazgos Auditarias Contraloria.

DE RIESGO

Código: PR - GAR - 001- F01

CALlFICACION y VALORACION

RIESGO

Que

GENERADORES

RESPONSABLE: Dra. SANDRA L1L1ANA HERRERA

IDENTIFICACIONDEL RIESGO

NOMBRE

DE VILLAVICENCIO

VERSiÓN: 1

!Dr~ ltl1 i:lCOIMlitdl

No.

MUNICIPAL

ALTO

ALTA

organiza Archivo Gesrtion.

su de

ALTO

Contratar los Servicios de Tecnicoo Profesional con conocimientos y amplia experiencia en el tema Archivistico, que lidere jornadas de apoyo en la Organización del archivo de la Entidad. Suminiastrar Capacilacion a toclo el personal sobre la aplicación de la Ley General de Archivo.

Cumplimiento Jefe Adm. y Financiero

Tres Meses

de

la

General Archivo.

Ley de


PERSONERIA GESTION

~ • P£RSONERJAcE MATRIZ

VlLLAVlCENCIO IllfP'*((JJlol'~f

DE IDENTIFICACiÓN

DE RIESGOS

DESCRIPCIONCAUSA

NOMBRE

Acumulacion excesiva documentacion Archivos Gestion.

CONSECUENCIAS - EFECTOS Perdida

de Memoria en InstItucional de

de

11

~ ~~

I

GENERADORES DE RIESGO Código: PR - GAR - 001- F01

PLAN DE MANEJO

IMPACTO

PROBABILI DAD

CONTROL EXISTENTE

NIVEL DE RIESGO

RESPONSAB FECHA PLAZO ACCIONES DE LE DE CONTROL EJECUCION CARGO

INDICADOR

la

de la Suministrar las cajas para la organización y clasificacion de la documentacion en los Archivos de Gestion.

Entidad.

la

Posibles hallazgos los Daños de de la Contraloria y documentos por posibles sanciones efecto de plagas. disciplinarias.

~

DE FACTORES

CALlFICACION y VALORACION

Dificultad para a Falta de suministro responder de cajas para la posibles y requerimientos de organización de de la ¡nformacion pueda clasificadon arganos de control y documentadon. de los usuarios. o

\0

Y ANÁLISIS

DEL RIESGO

RESPONSABLE: Dra. SANDRA L1L1ANA HERRERA

RIESGO

Que se presentar deterioro 5 perdida de ínformacion documental.

DE VILLAVICENCIO

VERSION: 1

DEPENDENCIA:ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAARCHIVO IDENTIFICACIONDEL RIESGO

No.

MUNICIPAL

ADMINISTRACION

Ayudante de Archivo

1 Mes

La ALTO

MEDIA

documentacion se almacena en archivadores metalices.

Conservacion de la Memoria Institucional.

MEDIO

Organizar, clasificar y remitir al Archivo Central la documentacion que de acuerdo a la Normatividad, ya no debe permanecer en los Archivos de Gestion.

Responsables de los Archivos de Gestion.

2 Meses


PERSONERIA GESTiÓN

PERSONERI~ MATRIZ

VlLLAYlCENCIO

DE IDENTIFICACiÓN

![lpfrr1tC/]lil'~1

DEPENDENCIA:

VERSiÓN:

ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA-

IDENTIFICACION

NOMBRE

DE FACTORES

Dra. SANDRA

L1L1ANA

DE RIESGO PR - GAR - 001- FOl

HERRERA PLAN DE MANEJO

y VALORACION

CONSECUENCIAS

IMPACTO

DAD

NIVEL DE RIESGO

CONTROL EXISTENTE

un de Demora reporte y ¡nfarmacian de y Externa.

LE

FECHA PLAZO

DE

CARGO

EJECUCION

Tecnico de Sistemas

2 Meses

INDICADOR

Elaboracion e implementcion del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de equipos.

en

el de Interna

aplicación de D I . . emora en e los proce<:hmlentos desarrollo de Que se pueda de Copias de I"d d d' . ae IVI a es lanas. Segun'dad. presentar 6 perdida de la ¡nfarmacian Sistematizada.

Ausencia de una Paritica Institucional

ACCIONES DE CONTROL

- EFECTOS

No

Repeticion de para el manejo y 1" "dad custodia de la ae IVI es y. lnformacion desgaste Operativo. Sistematizada.

GENERADORES Código:

PROBABILI

DESCRIPCION CAUSA Ausencia de Plan Mantenimiento Preventivo Correctivo equipos.

RIESGO

RESPONSAB

RIESGO No.

Y ANÁLISIS

DEL

1

CALlFICACION

DEL RIESGO

DE VILLAVICENCIO

ADMINISTRACiÓN

DE RIESGOS

RESPONSABLE:

SISTEMAS

MUNICIPAL

ALTO

MEDIA

Compra insta!acion Licencias AntivirU5

Diseño

e de

y de

MEDIO

Recordatorio al personal sobre la aplicación de los procedimientos de Copias de Segueridad.

Manual. Diser'\o e implementacion de la Politica Institucional para el manejo y custoclia de la Informacion Sistematizada.

Seguridad garantizada de la lnformacion Sistematizada


PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

PERSONERI~

VlLLAVlCENCIO

MATRIZ DE IDENTIFICACiÓN

r!lt~iIJlbl\1lUli:U:l'

DE RIESGOS

DE FACTORES

I

CONSECUENCIAS - EFECTOS

Perdida de un farmacian de Sistematizada Seguridad.(FIREW violacion a ALL) procesos Ausencia Sistema

PLAN DE MANEJO

IMPACTO

PROBABILI DAD

CONTROL EXISTENTE

NIVEL DE RIESGO

In

de un Sistema de Seguridad que blinde la ¡nfarmacian de los Servidores de la lnstitucion.

contienen reserva.

de la Entidad.

Vulnerabilidad del Sistema Informatico. Traumatismo Operativo y repetidon de actividades.

~

RESPONSAB FECHA PLAZO LE DE EJECUCION CARGO

INDICADOR

implemenlacion

y los que

Violacion la a Confidencialidad de Infarmacian la Institucional.

ACCIONES DE CONTROL

Autorizar la compra e

de

Que se pueda presentar manipulacion y alleracion de la informacion 7 Sistematizada por parte de personal In terno y Externo

DE RIESGO

Código: PR - GAR - 001- FOl

CALlFICACION y VALORACION

RIESGO DESCRIPCIONCAUSA

GENERADORES

RESPONSABLE: Dra. SANDRA L1L1ANA HERRERA

IDENTIFICACIONDEL RIESGO

NOMBRE

DEL RIESGO

VERSiÓN: 1

DEPENDENCIA:ADMINISTRATIVA Y FINANCIERASISTEMAS

No.

Y ANÁLISIS

DE VILLAVICENCIO

ALTO

ALTA

Compra instalacion Licencias Antivirus.

e de

Personero Municipal

Seis (6) Meses

de la Blindaje Infarmacian Sistematizada de la tnstitucion.

ALTO

Establecer Restricciones al manejo de la inforamacion Sistematizada a Nivel Interno.

Tecnico de Sistemas

Dos (2) Meses


P£RSONERI~

MATRIZ

VlLLAVlCENCIO

PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

DE IDENTIFICACiÓN

1~,mrIíllUfOOJ\lUll

DE RIESGOS

DE VILLAVICENCIO

Y ANÁLISIS

DEL RIESGO DE FACTORES

GENERADORES

I

VERSiÓN: 2

Código: PR - GAR - 001- F01

RESPONSABLE: Dra. BLANCA DELFA BARRETO

DEPENDENCIA:JURIDICA y ATENCION AL USUARIO

PLAN DE MANEJO

CALlFICACION y VALORACION

IDENTlFICACIONDEL RIESGO RIESGO No.

NOMBRE

DESCRIPCIONCAUSA

CONSECUENCIA S - EFECTOS

la Demora en entrega de la correspondencia por parte de la empresa prestadora Apertura del servicio. investigaciones. Que se pueda presentar vencimiento de 1 terminas en los Despachos Comis()(ios.

IMPACTO

PROBABILI DAD

CONTROL EXISTENTE

NIVEL DE ACCIONES DE RIESGO CONTROL

RESPONSABL E CARGO

FECHA DE EJECUCION

INDICADOR

Solicitar al funcionario de la Entidad, la entrega Prioritaria de la correspondencia relacionada con los Despachos Comisarios.

de

Se Demora en la devolucion del recibido de la correspondencia

Demora en el cargue de las guias en el sistema por parte de la Empresa prestadora del servicio.

/

DE RIESGO

ALTO

Posibles procesos disciplinarios.

MEDIA

solícita ¡nfarmacian a la oficina de correspondencia y se revisa en el sistema la entrega.

MEDIO

Jefe Adm. Establecer para Financiera el funcionario encargado de la Correspondencia de la Entidad, un Protocolo de Prioridad en la entrega de los documentos que tengan Vencimiento de Terminos.

Tramite oportuno de los y Dos (2) Meses Despachos Comisarios.


4't: I'ERSONERIADE ~

VlLLAVlCENCIO

MATRIZ

PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

DE IDENTIFICACiÓN

1l}>;.rvUIIIJ¡lJIIlWJ.¡jl

DE RIESGOS

DE VILLAVICENCIO

Y ANÁLISIS

DEL RIESGO DE FACTORES

GENERADORES

I

VERSiÓN: 1

RESPONSABLE: Dra. BLANCA

DEPENDENCIA:JURIDICA y ATENCION AL USUARIO

DELFA BARRETO PLAN DE MANEJO

CALlFICACION y VALORACION

IDENTlFICACIONDEL RIESGO RIESGO No.

DESCRIPCIONCAUSA

NOMBRE

Falta de sentido de pertenencia por los parte de funcionarios que laboran en esta área.

CONSECUENCIA S - EFECTOS

IMPACTO

PROBABILI DAD

CONTROL EXISTENTE

NIVEL DE ACCIONES DE CONTROL RIESGO

la

labor

Misional.

Que presente

se

desmejoramient

en o 2 prestacion servicio area Atencion Usuario,

Desconocimiento de la Mision Institucional por parte de funcionarios.

Se busca apoyo

la del

ALTO

en el Falta de Calidad Desmejoramiento de Humana por parte de de los objetivos al funcionarios Que laboran en esta área

previstos.

Inconformidad los usuarios.

de

Desactualizacion de las Normas Que rigen los diferentes Desmejoramiento sectores y lemas la Imagen requeridos por los de usuanos Institucional.

ALTA

el de de

funcionarios otras dependencias para la Aleocíon del Servicio al Usuario. dependiendo el tema a tratar.

RESPONSABL E CARGO

Asignar personal de planta de la Entidad para la Aleocíon al Usuario o en su defecto asignar a contratistas que tengan la disposicion de servicio y compromiso Institucional para apoyar esta labor.

Desmejoramiento

de

DE RIESGO

Código: PR - GAR - 001- F01

Adm. Financiera

Realizar campañas de sensibilizacion a los funcionarios que tienen la funcion de atender a los Usuarios; sobre la necesidad de brindar un servicio oportuno y eficaz al usuario.

INDICADOR

2 meses

Jefe

ALTO

FECHA DE EJECUCION

Prestacion del Sevicio Eficaz y oportuno.

Y

1 mes


PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

P£RSONERI~

VlLLAVlCENCIO

MATRIZ DE IDENTIFICACiÓN

IOr',,*(Ul~~'

DE RIESGOS

DE VILLAVICENCIO

Y ANÁLISIS

DEL RIESGO DE FACTORES

GENERADORES

VERSiÓN: 1 RESPONSABLE: Dra. BLANCA

DEPENDENCIA:JURIDICA y ATENCION AL USUARIO

DELF A BARRETO PLAN DE MANEJO

CALlFICACION y VALORACION

IDENTIFICACIONDEL RIESGO RIESGO No.

DESCRIPCION• CAUSA

NOMBRE

CONSECUENCIA S. EFECTOS

IMPACTO

DE RIESGO

Código: PR. GAR - 001- F01

PROBABILI DAD

CONTROL EXISTENTE

NIVEL DE ACCIONES DE CONTROL RIESGO

RESPONSABL E CARGO

FECHA DE EJECUCION

INDICADOR

2 meses

Funcionamiento del Eficaz programa del Digiturno.

Incompatibilidad de algunos equipos con el programa del Digiturno. Realízacion incompleta del proceso por parte de algunas áreas.

No

se

Corregir los inconvenientes lecnicos de algunos equipos que no son compatibles con el programa.

pueden

obtener los resultados reales sobre la calificadon del servicio

Los funcionarios

Oue

no estan en un periodo de de acoplamiento al

funcione manera Eficiente el 3 Programa del Oigiturno para la Atencion al Usuario.

Funcionario Apoyo Tecnico de Sistemas

Se

nuevo programa.

ALTO Incumplimiento de objetivos y metas propuestas con el programa.

los

Se olvida habilitar el programa al inicio del dia. Insatisfaccion de los usuarios.

ALTA

suministró capacitacion a los funcionarios, sobre el funcionamiento del programa.

ALTO

Realizar actividades de sensibilizacion a los funcionarios sobre la importancia de la aplicación eficaz del programa para el mejoramiento del servicio al usuario.

Jefe Adm. Y Financiera.


*

PERSONERlADE '

MATRIZ

VlLLAYlCENCIO

PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

DE IDENTIFICACiÓN

DE RIESGOS

DEPENDENCIA:DELEGADO

DE FACTORES

GENERADORES

RESPONSABLE: Dra. ELLA MILENA GONZALEZ

Cruce de fechas y horarios con olras diligencias y Que no se actividades pueda hacer programadas. presencia Institucional en las Algunas citaciones lodas Diligencias se reciben sobre el convocadas por tiempo de la fecha 1 las diferentes de la diligencia. Entidades y en donde la Entidad debe intervenir en calidad de del Generadon de Agente Comisiones ante Ministerio los diferentes Entes Publico. y unidades Municipales por parte del

~

CONSECUENCIAS EFECTOS

MEDIO

MEDIA

CONTROL EXISTENTE

Se asiste a las diligencias de Reslitucion de Bienes de uso Publico y a las solicitadas directamente por el usuario,

por Despacho demas Entidades.

D/1~!Jt

¡'7 -

IMPACTO

PROBABILI DAD

Ausencia Institucional como Ministerio Publico en los diferentes eventos requeridos.

Posibles requerimientos de Organ os de Control

PLAN DE MANEJO

CALlFICACION y VALORACION

RIESGO DESCRIPCIONCAUSA

DE RIESGO

Código: PR - GAR - 001- F01

DE POLlCIVO

IDENTIFICACIONDEL RIESGO

NOMBRE

Y ANÁLISIS

DEL RIESGO

VERSiÓN: 1

IDfj#lC3' jJ(tYlUI(bll

No.

DE VILLAVICENCIO

el y

NIVEL DE RIESGO

BAJO

ACCIONES DE CONTROL

Priorizar la asistencia a las diligencias de acuerdo a los tiempos disponibles y cumplir con la Mision Institucional

RESPONSA BLE CARGO

Delegado PoIicivo.

FECHA DE EJECUCION

Permanente

INDICADOR

Presencia Institucional como Ministerio Publico.


P£RSONERI~

MATRIZ

VlLLAVlCENCIO 1~_rmiD~!

PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

DE IDENTIFICACiÓN

DE RIESGOS

no

GENERADORES

PLAN DE MANEJO

CALlFICACION y VALORACION

DESCRIPCION• CONSECUENCIAS EFECTOS CAUSA

Debilidades en la Vigilancia que se debe ejercer sobre Desmejoramiento las Entidades del Servicio de Usuario. se prestadoras un Servicios Publicos.

DE RIESGO

RESPONSABLE: Dr. ROGELlO RODRIGUEZ

RIESGO

Que

DE FACTORES

VERSiÓN: 1

IDENTIFICACIONDEL RIESGO

NOMBRE

DEL RIESGO

Código: PR. GAR - 001- F01

DEPENDENCIA:DELEGADO SERVo PUBLlCOS y MEDIO AMBIENTE

No.

Y ANÁLISIS

DE VILLAVICENCIO

IMPACTO

PROBABILI DAD

CONTROL EXISTENTE

NIVEL DE RIESGO

al

establezca control eficiente en cuanto a la prestacion de 1 los Servicios Publícos y Incremento de cumplimiento de requerimientos de Incumplimiento de Tarifas la comunidad los objetivos asignadas. sobre los lemas Misionales en la relacionados con la defensa del Interes prestacion de Colectivo. servicios publicos.

Se atienden los casos

presentados ALTO

ALTA

por los usuarios sobre

la afectacion del servicio o de las tarifas.

ALTO

RESPONSA BLE ACCIONES DE CONTROL CARGO

Adelantar la Gestion necesaria que permita ejercer de manera eficiente, la Vigilancia y Control de las Entidades Prestadoras de Servicios Publicos.

Delegado Servicios Publicas y Medio Ambiente.

FECHA DE EJECUCION

Permanente

INDICADOR

Vifgilancia y Control Eficiente de las enditades prestadoras de servicios

publicas.


PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

I'£RSONERI~~

VlLLAVlCENCIO

MATRIZ

DE IDENTIFICACiÓN

lo,J'l'itrltl/olUJlUldll1

DE RIESGOS

DEL RIESGO DE FACTORES

I

VERSiÓN: 1

DEPENDENCIA:DELEGADO SERVo PUBLlCOS y MEDIO AMBIENTE

NOMBRE

2

no

IMPACTO

PROBABILI DAD

CONTROL EXISTENTE

NIVEL DE RIESGO

ALTO Falla de Gestion para Liderar campañas de preservacion del Medio Ambiente y para involucrar a la comunidad en labores de

responsabilidad Social.

Desmejoramiento de la labor Misional.

RESPONSA ACCIONES DE BLE CONTROL CARGO

FECHA DE EJECUCION

INDICADOR

Participar activamente en las campañas y actividades programadas por laAlcaldia Municipal para la preservacíon del Medio Ambiente.

se

evidencie la participacion de la Entidad en [a del Defensa Medio Ambiente.

DE RIESGO GAR - 001- F01

PLAN DE MANEJO

de Falta participacion en las actividades Incumplimiento de programadas por el y los Objetivos Municipio y metas propuestas. Entidades especializadas en materia Ambiental Que

Código: PR-

CALlFICACION y VALORACION

RIESGO DESCRIPCION- CONSECUENCIAS EFECTOS CAUSA

GENERADORES

RESPONSABLE: Dr. ROGELlO RODRIGUEZ

IDENTIFICACIONDEL RIESGO

No.

Y ANÁLISIS

DE VILLAVICENCIO

ALTA

Se atienden los casos que requiere la comunidad.

ALTO

Liderar acciones encaminadas a la preservadon del Medio Ambiente e involucrar a la comunidad para que participe activamente como muestra de Responsabilidad Social en el tema.

Delegado Servicios Publicas y Medio Ambiente.

Permanente

Cumplimiento de la Defensa del Medio Ambiente


l'ERSONERlAcE~

PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

DE VILLAVICENCIO DEL RIESGO

I

MATRIZ

VlLLAVlCENCIO1

DE IDENTIFICACiÓN

,~ Í"*fD1CJrc:cv.wl

DE RIESGOS

Y ANÁLISIS

DE FACTORES

GENERADORES

I

VERSiÓN: 1

DEPENDENCIA:DELEGADO DE VIGILANCIA ADMINISTRATIVA

Código: PR - GAR - 001- F01

RESPONSABLE: Dr. DAVID RICARDO VERA GARZON PLAN DE MANEJO

CALlFICACION y VALORACION

IDENTIFICACIONDEL RIESGO RIESGO No.

NOMBRE

Que se pueda presentar 1 Vencimiento de T erminos en los procesos.

DESCRIPCION- CONSECUENCIAS CAUSA EFECTOS

iMPACTO

¡nfarmacian de

Apertura de Falla de apoyo de Investigaciones disciplinarias. los testigos o quejosos, para atender Posibles sanciones oportunamente las disciplinarias de los citaciones. Organos de Control.

ALTO

CONTROL EXISTENTE

PROBABILI DAD

Tiempos prolongados en el desarrollo de cada una de las Etapas Prescripcion de la Procesales. Accion Disciplinaria por vencimiento de Demora en el termines. suministro de la parte de las Instituciones requeridas.

DE RIESGO

ALTA

Se priorizan los procesos que estan proximos

a

NIVEL DE RIESGO

ACCIONES DE CONTROL

Realizar revísíon permanente de los procesos que llegan y priorizarlos de acuerdo al vencimiento.

ALTO

su

RESPONSA BLE CARGO

FECHA DE EJECUCION

Permanente Procesos terminados salisfactoriamen

Delegado Vigilancia Administrativ

le

a

vencimiento. Implementar en el sistema GPC las alarmas de vencimiento, en todos los procesos que se manejan en la delegada.

INDICADOR

2 meses


PERSONERIA GESTiÓN

PERSONERI~ MATRIZ

VlLLAVlCENCIO

DE IDENTIFICACiÓN

Irf;na:r..,QJIll'Il:blI

VERSiÓN:

DEPENDENCIA:

No.

NOMBRE

CONSECUENCIAS

IMPACTO

DE VILLAVICENCIO DEL

RIESGO

DE FACTORES

GENERADORES Código:

1

CALlFICACION

RIESGO -

Y ANÁLISIS

RESPONSABLE:

DEL RIESGO

DESCRIPCION CAUSA

ADMINISTRACiÓN

DE RIESGOS

CONTROL INTERNO

IDENTIFICACION

MUNICIPAL

PROBABILI OAD

Dra. NATALlA

ECHEVERRY

PR - GAR - 001- F01

ALVAREZ PLAN DE MANEJO

y VALORACION CONTROL EXISTENTE

DE RIESGO

NIVEL DE RIESGO

ACCIONES DE CONTROL

RESPONSA BLE CARGO

FECHA DE EJECUCION

INDICADOR

EFECTOS

las Retraso en actividades para programadas cada una de las Auditorías. Que el Auditado NO informe en la Reunion de Apertura, los Que no se posibles dar pueda inconvenientes con 1 cumplimiento al la agenda y Programa Anual actividades de Auditoría programadas.

Incumplimiento de las metas propuestas en el POA.

ALTO

Generacion

de Hallazgos de la Demora por parte del Contraloria. Auditado en el suministro de la Posibles sanciones informacion solicitada. del Organo de Control.

BAJA

Se informa con antelacion sobre el inicio de la Auditoría.

BAJO

Comunicar a los Auditados la finalidad de la Reunion de Apertura y sobre Asesor la oportunidad Control para concertar las Interno fechas y horarios de las actividades programadas en el desarrollo de la Auditada.

de

Permanente en Cumplimiento el desarrollo del del Programa Programa de Anual de Auditoría. Auditorla.


PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO GESTiÓN ADMINISTRACiÓN DEL RIESGO

P£RSONERJ~~

MATRIZ DE IDENTIFICACiÓN DE RIESGOS Y ANÁLISIS DE FACTORES GENERADORES DE RIESGO

VlLLAYlCENCIO

1{)p~({JJ:a~.1

VERSiÓN:

DEPENDENCIA:

Código:

1 RESPONSABLE:

CONTROL INTERNO

IDENTIFICACION

CALlFICACION

DEL RIESGO

Dra. NATALlA ECHEVERRY ALVAREZ PLAN DE MANEJO

y VALORACION

RIESGO IMPACTO No.

NOMBRE

DESCRIPCIDN

-

CAUSA

Que no se Demora en la dar pueda consolidacion de la respuesta ¡nfarmacian oportuna a los necesaria para la 2 requerimientos elaboradon de los de ¡nfarmacian informes a los de los Organos organos de control. de Control

CONSECUENCIAS EFECTOS

PROBABILI DAD

NIVEL DE RIESGO

ACCIONES OE CONTROL

RESPONSA BLE

FECHA DE EJECUCION

INDICADOR

CARGO

Apertura de Investigaciones de Organos de Control.

ALTO

Posibles sanciones Disciplinarias.

CONTROL EXISTENTE

PR - GAR - 001- F01

MEDIA

Se maneja un Cronograma de fechas de presentacion de informes los que

corresponden a Control Interno.

BAJO

Solicitar la ¡nfarmacian con anlelacion a las Dependencias.

Asesor Control Interno

de Permanente

Respuesta de oportuna requerimientos de Organos de Control.


PERSONERIA

MUNICIPAL

GESTiÓN

ADMINISTRACiÓN

P£RSONERI~

VlLLAVlCENCIO

MATRIZ DE IDENTIFICACiÓN

1~frrr*¡rrItJltlIIU'odl1'

DE RIESGOS

DE FACTORES

I

ECHEVERRY

CONSECUENCIAS EFECTOS

IMPACTO

PROBABILI DAD

CONTROL EXISTENTE

DE RIESGO

ALVAREZ PLAN DE MANEJO

CALlFICACION y VALORACION

RIESGO DESCRIPCIONCAUSA

GENERADORES

Código: PR - GAR - 001- F01

RESPONSABLE: Dra. NATALlA

IDENTIFICACIONDEL RIESGO

NOMBRE

DEL RIESGO

VERSiÓN: 1

DEPENDENCIA:CONTROL INTERNO

No.

Y ANÁLISIS

DE VILLAVICENCIO

NIVEL DE RIESGO

RESPONSA BLE ACCIONES DE CONTROL CARGO

FECHA DE EJECUCION

INDICADOR

Desconocimiento

de

las

Normas los Desmejoramiento se los objetivos las Institucionales.

aplicables a temas que manejan en diferentes dependencias.

de

Que se pueda presentar Sanciones de los Organos de Conlrol en incremento 3 la generacion de Incumplimiento de lineamientos hallazgos de la establecidos para el Contrataria. Desgaste operativo desarrollo de los en los compromisos procesos 'f procedimientos por establecidos en el parte de los Plan de responsables de las Mejoramiento dependencias derivado del Informe de auditoria de la Contraloria.

Diseño e implementacion de formato para el Informe semanal de actividades.

Se desarrollan Auditorías Internas

ALTO

Asesor Control Interno

BAJO

MEDIA

Se hace seguimiento al cumplimiento de tos Planes de Mejoramiento.

1 Mes

Realizar seguimiento periodico al cumplimiento de los POA.

Oisminucion de hallazgos de la Contratoria.

de

Mensual


Resolucion o60 adopta politica de administracion de riesgos y la nueva version del mapa de riesgos d