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PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, NATALIA ECHEVERRY ALVAREZ o quien haga sus veces:

Período evaluado: Noviembre 12 de 2013 a Marzo 12 de 2014 Fecha de elaboración: Marzo 12 de 2014

Subsistema de Control Estratégico Dificultades

Todavía no se ha dado cumplimiento con la construcción e implementación del Plan de Mejoramiento Individual, que se deriva de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los Funcionarios. Se trabajó en la actualización del Plan de Comunicaciones de la entidad, sin embargo aún se encuentra pendiente su adopción mediante acto administrativo. Avances

Se actualizó el Código de Ética de la entidad mediante la Resolución No 143 de 2013, el cual contó con la participación de todos los funcionarios. De las dependencias. Se realizó la actualización al Normograma de la entidad. Se dio cumplimiento al Programa de Bienestar Social de la entidad. Se dio cumplimiento al Plan de Capacitación de la Entidad. Se realizaron las evaluaciones de desempeño de los funcionarios de carrera administrativa de acuerdo al Sistema Tipo adoptado por la CNSC. Se realizaron los exámenes médicos de permanencia a los funcionarios de la entidad, actividad contemplada dentro del Programa de Bienestar Social. Se establecieron los Planes Operativos para cada dependencia para la vigencia 2014. Se estableció el Plan de Acción para la vigencia 2014. Se estableció el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2014. Se estableció el Programa de Bienestar Social de la entidad para la vigencia 2014. Se estableció el Programa Interno de Capacitación de la entidad para la vigencia 2014.


Se realizó la evaluación al mapa de riesgos de la entidad para la vigencia. Subsistema de Control de Gestión Dificultades

No se han establecido las Tablas de Retención Documental de la Entidad, ya que se encuentra a la espera del visto bueno de las mismas por parte del Comité Departamental de archivo. Se inició el proceso de actualización y verificación de los procedimientos de las diferentes dependencias, sin embargo no se realizó dicho proceso con todas las dependencias de la entidad. Avances

Se realizó seguimiento al cumplimiento de los Planes Operativos por dependencia. Se presentaron los informes correspondientes a los seguimientos realizados al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en las fechas establecidas para tal fin, de las cuales se desprendieron algunas actividades las cuales se llevaron a cabo en su totalidad al 31 de Diciembre de 2013. Se inició el proceso de actualización y verificación de los procedimientos de las diferentes dependencias. Se adquirió un Digiturno, el cual permite una mayor organización en el direccionamiento de la atención al usuario, así como la calificación de las áreas que en ella intervienen. Se implementó un software de correspondencia en la página web de la entidad que permite radicar solicitudes y quejas, las cuales serán recibidas y direccionadas al área que corresponda y le permitirá al usuario por medio de un número de radicado hacer seguimiento del estado de su solicitud. Se realizó la Rendición de Cuentas correspondiente a la vigencia 2013. Se realizaron los arqueos de caja con el fin de controlar el manejo del fondo fijo de caja menor. Se realizaron las encuestas al Plan Interno de Capacitación. Subsistema de Control de Evaluación Dificultades

El Plan de mejoramiento Individual es una debilidad que presenta la Institución, ya que no se han construido, adoptado e implementado. El Plan de Mejoramiento Individual, se deriva de los resultados de la Evaluación del desempeño Laboral a los funcionarios, con el fin de aplicar las acciones correctivas necesarias por parte de cada uno de los funcionarios que obtuvieron una calificación no satisfactoria. Avances

Se estableció plan de auditorías especiales en áreas como contratación, financiera, tesorería y atención al usuario.


Se realizó el seguimiento trimestral a los avances de los POAS de las dependencias Se realizaron evaluaciones a la contratación de manera mensual y especial de manera preventiva frente a la auditoria de la Contraloría. Se presentaron los informes pormenorizados del sistema de control interno en las fechas establecidas para tal fin. Se realizó seguimiento a los planes de mejoramiento derivados de las auditorías internas de gestión. Se cumplió con el 100% de la ejecución del plan de mejoramiento institucional derivado de la auditoría realizada para la vigencia 2012. En la Autoevaluación de la Gestión, la Universidad realizo la evaluación al cumplimiento de las metas propuestas en el Plan de acción de la entidad. Al inicio de cada vigencia, la Oficina Asesora de Control Interno, desarrolla la encuesta de Autoevaluación, Evaluación Independiente y realiza el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Publica DAFP. De igual forma la Oficina de Control Interno, viene dando cumplimiento con el Programa Anual de Auditoria establecido para la vigencia. Estado general del Sistema de Control Interno

El estado General del Sistema de Control Interno, es muy satisfactorio, por todos los avances alcanzados en los elementos del Modelo Estándar de Control Interno, que permiten hacer mucho más eficiente la Gestión Administrativa, obteniendo mejores resultados que apunten al logro de los objetivos institucionales. Recomendaciones

Se recomienda actualizar el Plan de Comunicaciones de la entidad, con el fin de socializarlo en todos los niveles de la para que este sea de conocimiento de todos y que sea aplicado, de acuerdo a los lineamientos establecidos. Se recomienda seguir con el proceso de actualización de los procedimientos de cada una de las áreas de la entidad.

NATALIA ECHEVERRI ALVAREZ Asesora de control Interno


Informe control interno a marzo 12 de 2014