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Corporación Desarrollo para la Paz del Piedemonte Oriental – CORDEPAZ Acuerdo de Cooperación AC No. 01 derivada del Convenio Marco de Colaboración DGS 5211639 de 2012, Proyecto Observatorio de Políticas Públicas de Villavicencio TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UN ASISTENTE DE PROTOCOLOS/TÉRMINOS/ARCHIVO 1.

Órgano de contratación

Corporación Desarrollo para la Paz del Piedemonte Oriental, Cordepaz 2.

Fuente de financiación

Acuerdo de Cooperación AC No. 01 derivada del Convenio Marco de Colaboración 5211639 de 2012 Proyecto Observatorio de Políticas Públicas, suscrito con Ecopetrol 3.

Información relevante sobre el proyecto

Ecopetrol, la Personería Municipal de Villavicencio y la Corporación Desarrollo Para la Paz del Piedemonte Oriental, CORDEPAZ, a través de un convenio marco pretenden crear el observatorio de políticas publicas de la ciudad de Villavicencio en cuatro líneas a saber: Salud y sociedad; Gestión de Riesgos e impactos sociales por actividad petrolera; Derechos Humanos y Ley de Victimas y Restitución de Tierras; y Políticas Públicas. La personería Municipal de Villavicencio, es una entidad adscrita al ministerio publico, sin animo de lucro, de reconocida idoneidad, con experiencia en la ejecución de alianzas a nivel nacional, regional y local y cuya actividad principal se encuentra enmarcada en el articulo 118 de la Constitución Política de Colombia: “El Ministerio Público será ejercido por el Procurador General de la Nación, por el Defensor del Pueblo, por los procuradores delegados y los agentes del Ministerio Público, ante las autoridades jurisdiccionales, por los personeros municipales y por los demás funcionarios que determine la ley. Al Ministerio Público corresponde la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas”. ECOPETROL S.A. requiere dar cumplimiento a su política de Responsabilidad Social, Ambiental y Empresarial en esta región del país, donde además de ejecutar sus proyectos de exploración petrolera, fomente el desarrollo sostenible entre las comunidades. CORDEPAZ, es una entidad sin animo de lucro cuya misión social es el desarrollo de proyectos de desarrollo y paz, y tiene un amplio reconocimiento a nivel nacional departamental y regional, y actúa como ejecutor del convenio Gracias a la coincidencia entre la misión de la Personería de Villavicencio y la política de inversión social que desarrolla Ecopetrol y a su voluntad política actual, el Observatorio de Políticas Públicas, OPP, proyecta su trabajo y desarrollo sustentado en la alianza estratégica de las dos entidades:


Corporación Desarrollo para la Paz del Piedemonte Oriental – CORDEPAZ Acuerdo de Cooperación AC No. 01 derivada del Convenio Marco de Colaboración DGS 5211639 de 2012, Proyecto Observatorio de Políticas Públicas de Villavicencio Ecopetrol-Personería de Villavicencio. Así, el Observatorio, en desarrollo de la ésta alianza llevará a cabo su trabajo basado en los siguientes elementos de acuerdo interinstitucional: i. ii.

iii. iv.

4.

Se trabajará con visión de Ciudad y Región: Villavicencio: el piedemonte llanero, el Meta y la Orinoquia. Desarrollará un proceso de observación y estudio e intervención de largo plazo: importa el momento y la transversalidad, pero ante todo se apuntará a procesos continuos y sostenidos a lo largo del tiempo. El OPP coadyuvará a construir procesos sostenibles ambientalmente. El OPP tendrá un carácter incluyente y buscará que otros actores institucionales, no gubernamentales, se liguen a la alianza estratégica, ampliándola de hecho, financiándola en la práctica. Propósitos y generalidades del procesos de contratación

En marco de las acciones del Acuerdo de Cooperación AC No. 01 derivada del Convenio Marco de Colaboración 5211639 de 2012, se ha previsto la contratación de un asistente de protocolos, términos y archivo del observatorio. 5.

Objeto: Asistir y controlar el cumplimiento de protocolos, términos, y responder por el adecuado manejo del archivo del observatorio.

6.

Funciones: 12345678910111213-

Participar en la organización, preparación y desarrollo de actos y/o eventos protocolares. Diseñar procedimientos para la entrega de informes. Escanear la información que sea necesaria para el observatorio. Atender la prestación de los servicios archivísticos en cuanto a recepción, radicación, distribución y ubicación de los mismos en el archivo. Elaborar y distribuir las invitaciones de actos y eventos protocolares. Lleva la agenda de las actividades de los investigadores. Organizar los procedimientos en materia de seguridad integral establecidos. Establecer procedimientos para el archivo de los documentos. Suministrar expedientes y/o documentos a los diferentes investigadores. Ubicar las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos. Prepara los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas. Proporcionar información del material archivado, según las normas establecidas.


Corporación Desarrollo para la Paz del Piedemonte Oriental – CORDEPAZ Acuerdo de Cooperación AC No. 01 derivada del Convenio Marco de Colaboración DGS 5211639 de 2012, Proyecto Observatorio de Políticas Públicas de Villavicencio PRODUCTO A ENTREGAR: a. 1 Establecer una política de procedimientos para el manejo de la documentación y el archivo de la misma b. 2 Presentación de informe de cumplimiento por investigador según los cronogramas y protocolos establecidos c. 3 Entrega del archivo actualizado en la fecha del informe final de ejecución del contrato. 7.

Perfil profesional:

Técnico en Administración Financiera, administrador público, con experiencia en archivo. 8.

Forma de contratación:

Se suscribirá un contrato laboral con la persona que sea seleccionada, la cual debe cumplir con el perfil y la experiencia requerida. a. -

Documentación requerida: Hoja de vida con soportes que acrediten experiencia certificada Fotocopia de la cédula Copia del RUT Certificado cuenta bancaria (para pago) Información sobre la Entidad Prestadora de Salud y del fondo de pensiones Certificación de antecedentes de Contraloría y Procuraduría con vigencia no superior a 30 días

b. Valor: El monto total presupuestado para la realización de la propuesta es de seis millones de pesos mcte, ($6.000.000), $2.000.000 valor mensual por 3 meses de ejecución. c. Forma de pago: El servicio se pagará de forma mensual previa aprobación del informe aprobado por el supervisor con respecto al avance de los productos esperados o del cumplimiento de las obligaciones. d.

Plazo

El plazo de ejecución de contrato es de 3 meses 9. Inicio de convocatoria, plazo máximo para presentación de hoja de vida y modo de selección: La convocatoria se fijara las páginas web de la Personería y Cordepaz a partir del 22 de febrero de 2013.


Corporación Desarrollo para la Paz del Piedemonte Oriental – CORDEPAZ Acuerdo de Cooperación AC No. 01 derivada del Convenio Marco de Colaboración DGS 5211639 de 2012, Proyecto Observatorio de Políticas Públicas de Villavicencio El plazo máximo para la presentación de las hojas de vida es el 27 de febrero de 2013 hasta las 12 m. en las oficinas de Cordepaz ubicadas en la carrera 31 No. 39-41 oficina 402 centro de Villavicencio. Las hojas de vida serán revisadas para verificar el cumplimiento del perfil y experiencia mínima requerida, y se llamara a entrevista quienes obtengan un puntaje superior a 70 puntos, a partir del 28 de febrero de 2pm a 6pm, y el 1 de marzo de 8 am a 6pm (fechas y horarios de entrevistas son provisionales y quedan sujetas a cambios)


Código 03 TDR asistente de protocolos terminos y archivo