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Proyecto: COOPCrèdit PROTOCOLO REUNIÓN

Fecha: Lugar: Asistentes:

22/10/2013 Sigma Josep Parcerisa (ASC), Melqui Jimenez (Sigma)

SITUACIÓN DE LA INCORPORACIÓN DE LAS SECCIONES DE CRÉDITO EN COOPCrédit

Prácticamente, están trabajando con COOPCrédit las Cooperativas con mayor volumen de datos y funcionalidades diferentes requeridas : Arrossaires (Mayo), Sant Jaume (Junio) y Coselva (Julio). Con menor volumen de datos, pero con particularidades que se han contemplado también en COOPCrédit, están trabajando en real las Secciones de Crédito de Valls, Sarral, Avellanera, Gratallops, Masroig, Serra d’Almos, Cabacés Se han preparado y revisado los datos de 4 Cooperativas , pendientes de planificar la Formación Básica y la Puesta en marcha en real.(Bellaguarda, Juneda, Bellvís y Arbeca). La situaciones particulares son : Albagés : En fase de introducción de datos de Titulares y Cuentas. Coperal : Realizado el traspaso y revisión de datos. También se han definido las Interfaces con la aplicación de la cooperativa Ivars : Realizado el traspaso y revisión de datos. Para el seguimiento de la situación de la incorporación de las Secciones de Crédito, disponemos de un Excel que puede se consultado y mantenido por la ASC y Sigma

REVISIÓN DE LA SITUACIÓN DEL PROYECTO Cumplido un año del inicio del proyecto y ,según la duración prevista del mismo, hemos realizado una revisión del documento “Descripción del Proyecto”, comentando aquellos aspectos que se han modificado con respecto al planteamiento inicial.

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Se evalúa, positivamente, el cumplimiento de las necesidades generales planteadas para el proyecto.

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Con respecto a funcionalidades no incluidas en COOPCrédit y cuya complejidad y coste se analizarían durante la implantación, se concreta lo siguiente : o

Multiidioma : Prácticamente, todos los documentos que se entregan se emiten en catalán. Quedando para una segunda fase, la traducción de dichos documentos al castellano y la definición de cuál sería el criterio del idioma : Titular o la Sección de Crédito.

o

Multidivisa : Se descarta como opción.

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o

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BI ( Business Intelligence) : No se plantea la incorporación de una Aplicación para la explotación de datos, dado que se ha dotado a COOPCrédit de opciones para poder exportar a EXCEL la información que se precise.

Con respecto a la adaptación de COOPCrédit a las Normas Legales vigentes y aplicables a las Secciones de Crédito, se ha ampliado la funcionalidad prevista en el proyecto, en lo referente a la adaptación del Plan Contable : o

Objetivo inicial : Exportación, desde CoopCrédit, de los datos contables tratados en la Sección de Crédito, para su incorporación en la Contabilidad de la Cooperativa.

o

Alcance actual : Incorporación de la totalidad del Plan de Cuenta, con la opción de poder emitir Balances e Informes en base a datos tratados por COOPCrédit y datos introducidos manualmente. Con ello, no será necesario que cada Cooperativas adapte sus Módulos de Contabilidad al Plan Contable. El traspaso para la Contabilidad de cada Cooperativa, se realizará según la equivalencia que cada Cooperativa indique. Las equivalencias podrán ser modificadas, permitiendo que, gradualmente, las Cooperativas adapten sus Contabilidades.

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Activos Financieros : Se ha desarrollado, pendiente de pruebas, el mantenimiento de Activos Financieros. Pendiente de definir el alcance de la Contabilización.

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Gestión Documental : Aplicación ya instalada en la Plataforma e integrada con COOPCrédit.

REVISIÓN DEL PLAN DE INSTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA

F1 – INTEGRACIÓN CON LAS APLICACIONES DE LAS COOPERATIVAS

En base a la respuesta de los diferentes Proveedores de las Cooperativas, se ha modificado el plan previsto para los Traspasos de Datos: Aritmos : Prepara una exportación de datos para Test y la definitiva para la puesta en marcha. No habiendo facilitado ninguna información ni soporte para la trascodificación y análisis de los datos a traspasar. Seifco : No realiza ninguna tarea para la preparación y el traspaso de datos. Tampoco ha facilitado información sobre la estructura de los datos. Coperal : El Proveedor ha preparado los datos y ha facilitado la información de la estructura de los mismos. También ha desarrollado interfaces para usar los WeServices preparados en COOPCrédit. Estamos a la espera de datos del Proveedor Index(La Granada), MBC (La Borgenca) y planificada visita con el proveedor de Montoliu.

Merece destacar que, aunque la falta de colaboración, por parte de los Proveedores, ha incrementado la dedicación prevista de Sigma en esta fase del Proyecto, la no dependencia en la planificación de las tareas a realizar, ha favorecido el ritmo de incorporación y puesta en marcha de las Secciones de Crédito en COOPCrédit.

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F2 – STANDARIZACIÓN APLICACIÓN SECCIONES DE CRÉDITO

Se dan por finalizadas las tareas de standarización que se definieron como esenciales en esta fase del proyecto. COOPCrédit ya funciona, desde junio, como multiempresa (varias cooperativas) y con varias Secciones de Crédito en la misma Cooperativa. No sólo se ha standarizado la funcionalidad ya existente, sino que se ha ampliado con funcionalidades requeridas por las Secciones de Crédito ya incorporadas y por las comentadas en las Secciones de Crédito en fase de revisión de datos. Aunque no se había incluido, explícitamente, en el Proyecto, se ha dotado a COOPCrédit de las siguientes funcionalidades/prestaciones, que favorecen su potencial, en cuanto al entorno de la misma : -

Eliminación de la base de datos de Access, para la explotación de datos, con la consiguiente reducción del coste por usuario en la Plataforma de Nexica ( 18 € / usuario).

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Incorporación de WebServices, para la integración con aplicaciones externas.

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Comunicaciones-Web : Se ha desarrollado una aplicación en entorno Web para el intercambio de datos con COOPCrédit : Traspaso de Ficheros de las Entidades Financieras, incorporación de DNI’s, intercambio de ficheros de integración con las aplicaciones de las cooperativas y obtención del saldo real de una cuenta.

Con respecto a la Gestión Documental, está pendiente de determinar el cuándo se deben incorporar los Contratos de Depósitos definitivos firmados y la Documentación y Contratos de las Operaciones Crediticias.

F3 – DISEÑO, INSTALACIÓN Y GENERACIÓN DEL ENTORNO DE COOPCrédit-NEXICA

La Plataforma está diseñada y en explotación en real, según los requerimientos del proyecto. Se realizan las ampliaciones de usuarios, según necesidades, tal como se planteó en un inicio. Se ha desarrollado una aplicación en la que se documenta la infraestructura que existe en las Secciones de Crédito y que afecta a la explotación de COOPCrédit : Pc’s clientes e Impresoras

F4 – INSTALACIÓN DEL HARDWARE Y DE LA APLICACIÓN EN LAS COOPERTIVAS

Las tareas para la instalación individualizada de cada Cooperativa/Secciónes de Crédito, se ha realizado según lo previsto, cumpliéndose el siguiente protocolo : -

Traspaso de Datos individualizado, test y verificación.

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Adaptación, instalación y verificación de las personalizaciones para la integración con la aplicación de la Cooperativa, en base a intercambio de ficheros normalizados.

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Pruebas de los Periféricos ( Impresoras) y adaptación de las impresiones de Libretas a los modelos de cada Cooperativa

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Incorporación de Firmadores/Escáners, incluyéndose el coste de la instalación, si se realiza durante la puesta en marcha.

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F5 – FORMACIÓN A USUARIOS

Esta fase, incluso en la actualidad, está sufriendo modificaciones, según las necesidades y el perfil de las Secciones de Crédito que se incorporan. Se han realizado formaciones individualizadas (Arrossaires, Sant Jaume, Coperal, Valls), en grupos (Coselva, Coperal), monográficos (Operaciones Crediticias). Según los resultados y tras realizar la formación del último grupo de 5 Cooperativas, se plantea el siguiente plan de formación :

Tipo de Sesión

Realizada por

Cuándo se realiza

Operatoria

Sigma

Antes de la Puesta en Marcha

Objetivos :Presentación a los usuarios del aspecto de las aplicaciones : accesos a la plataforma y a las Webs, menús de la aplicación, funcionalidades de las barras de herramientas de la aplicación

Funcionalidad Básica

Sigma

Durante la Puesta en Marcha

Objetivos :Dotar a los usuarios de la formación necesaria para realizar la operativa diaria en COOPCrédit : Entrada de Mvtos, Incorporación Ficheros Financieros y Procesos del Cierre del Día

Funcionalidad Avanzada

Sigma (Soporte Remoto)

Después de la Puesta en Marcha

Objetivos :Operatoria del resto de Procesos, según requerimientos de los usuarios.

Seminarios

ASC-Sigma

Planificación según necesidades

Objetivos :Aplicación de la funcionalidad de COOPCréedit en las problemáticas operativas de la Sección

F6 – PUESTA EN MARCHA

Al igual que la formación, se ha adaptado el tiempo de soporte “in-situ” según la estructura y problemática de cada Cooperativa. Mediante la herramienta “Teamviewer”, el soporte a los usuarios se puede considerar “in-situ”, ya que sólo en el caso de una avería del PC/Impresora no sería posible la resolución de la incidencia.

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F7 – INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN BANCA ON-LINE STANDARD EN EL ENTORNO NEXICA Aplicación standarizada y el explotación. La incorporación es simultánea a la Puesta en Marcha de la Sección de Crédito en COOPCrédit.

F8 – ANÁLISIS, DISEÑO Y DESARROLLO DE LA APLICACIÓN DE LA ASC

La definición contable de los Productos y SubProductos, la Gestión del Plan de Cuentas y los procesos para la Generación de Informes Financieros ya está en explotación en real. Pendiente de definir la Cooperativa para el Test de la Reclasificación de Cuentas, Generación de Informes y Balance de Sumas y Saldos.

SEGUIMIENTO Y DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO

Contacto continuo y fluido en el Seguimiento del Proyecto. No se han presentado incidencias en lo referente a la toma de decisiones en los procesos que han requerido standarización para implantarlos en COOPCrédit. En lo referente a la Documentación, está en fase de elaboración, según necesidades : -

Manuales para los Procesos de Conexión-Desconexión de la Plataforma.

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Manual de Uso de la Aplicación para usuarios finales : Existe una primera emisión (enviada a la ASC ) , que se está modificando, en función de la evolución de la aplicación.

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En general, el uso de la aplicación es intuitivo y para los casos que se detectan dudas en la operativa, se documenta en el mismo proceso la funcionalidad.

CONCLUSIONES Tras lo expuesto y dada la situación actual del Proyecto, plantemos, desde Sigma, la necesidad de definir la forma de continuidad del proyecto. Las Necesidades de Soporte de COOPCrédit, a realizar por la ASC y no incluidas en el Proyecto son : Actividades : -

Administración Plataforma DataCenter

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Relación con Proveedor ( Nexica )

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Soporte Operatoria a usuarios de la Aplicación COOPCrédit y Aplicaciones WEB : Control y Seguimiento de Tickets

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Búsqueda y Homologación de nuevos productos ( p.e. Cajeros)

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Acciones Comerciales

En la situación actual, este soporte se está realizando desde Sigma con 2 personas, dada la diversidad del perfil necesario, y ocupadas al 50 %, desde el mes de Septiembre .

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