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『Peruvian e-Document System F/S Consulting』 Consultoría del Estudio de Factibilidad del Sistema Peruano de Documento Electrónico Mayo - Agosto, 2009


Índice I.

Esquema del Proyecto

Análisis Situacional

Diseño Propuesto

Plan de Ejecución

2


Colaboración entre Perú y Corea

I. Esquema del Proyecto

Perú y Corea han establecido una relación de colaboración respecto del Proyecto de Gobierno Electrónico (e-Gobierno). Este proyecto se inicia como una tarea de seguimiento para el establecimiento del Plan Maestro de Gobierno Electrónico en el Perú. Año 2008

Nov. 2008 MOU entre el e-Gobierno de Perú y Corea

Compromiso del Gobierno Peruano para la informatización

Año 2009

Mar. 2009 MOU para el establecimiento del Sistema e-Documento

Dic 2008~ Feb 2009 Establecimiento del Master Plan de Gobierno Electrónico en el Perú

Aplicación Aplicaciónsostenida sostenidade deproyectos proyectosde de e-Gobierno e-Gobiernopara paraingresar ingresaren enla la sociedad sociedadde dela lainformación. información. Reestructuración Reestructuraciónadministrativa, administrativa, innovación innovacióngubernamental gubernamentalyyla la eficiencia del trabajo a través eficiencia del trabajo a travésde dela la informatización. informatización. Reforzar Reforzarlos losservicios serviciosal alciudadano ciudadanoaa través travésde deuna unaadministración administración transparente. transparente.

Corea Gobierno Líder en competencias de Gobierno Electrónico

3

May.2009~ Jul.2009 Sistema e-Documento Consultoría Estudio de Factibilidad

to Ubicada Ubicadaen enel el66topuesto puestodel delÍndice Índicede de Disponibilidad Disponibilidadde dee-Gobierno e-Gobiernode dela laONU ONUyy 99nonoen el FEM Índice Rápido de Red en el FEM Índice Rápido de Red99 (2008). (2008). Intensificar Intensificarel elapoyo apoyode dee-Gobierno e-Gobiernocomo como uno de los líderes mundiales de e-Gobierno. uno de los líderes mundiales de e-Gobierno. Retener Retenerlos loscasos casosde deéxito éxitoen endiversos diversos sectores incluyendo ciudadanos, sectores incluyendo ciudadanos,empresas empresas yyservicios administrativos. servicios administrativos.


Objetivos y Alcances del Proyecto

I. Esquema del Proyecto

El objetivo principal del proyecto es proponer al Gobierno Peruano el Sistema de Documento Electrónico optimizado, y demostrar la validez de su introducción basado en el análisis técnico, económico, y político, llevado a cabo durante las últimas 13 semanas. Avances Avances

Objetivos Objetivos yy Alcances Alcances del del Proyecto Proyecto Presentación del esquema del Sistema de Documento Electrónico para la Simplificación Administrativa en el Gobierno Peruano

Mayo, 2009

Julio, 2009

13 Semanas

1) Establecer la meta y visión de la política del Sistema de Documento Electrónico.

Fase I

Fase II

Fase III

Análisis del entorno y de la situación actual

Modelo Propuesto

Establecer la implementación de la hoja de ruta

ƒ Analizar la situación actual - Implementar el benchmarking nacional - Taller Local de Inicio - Entrevistas en ONGEI y principales oficinas gubernamentales - Encuestas del estado actual de la informatización documentaria.

2) Definir las funciones y responsabilidades de cada institución, así como la dirección de las leyes y políticas. 3) Presentar el Sistema de Aplicación Estratégica y el Modelo Propuesto. 4) Establecer las funciones de ejecución y plan de trabajo. 5) Proponer la forma de obtener financiamiento para la ejecución del proyecto. 4

ƒ Diseño Propuesto - Establecer los principales puntos de dirección y mejora - Definir la visión y estrategia de aplicación del Sistema e-doc - Diseñar el Modelo Propuesto - Presentar las tareas estratégicas

ƒ Plantear la Hoja de Ruta - Establecer la aplicación de la Hoja de Ruta - Planes para el financiamiento - Reporte Final en Perú (7 de Agosto, 2009)‫‏‬


Definición del Sistema de Documento Electrónico

I. Esquema del Proyecto

Los documentos sirven como base y fundamento para los trabajos administrativos. El Sistema de Documento Electrónico se basa en un diseño de gestión que automatiza y procesa la documentación en línea respecto del ciclo de vida de documentos (creación, distribución y almacenamiento). Ciclo de Vida del Documento

Distribuir

Crear

Archivar

Flujo de Trabajo (Workflow)‫‏‬

Fase Administrativa

Hacer el Documento

Aprobar

Entregar

Operación

Archivo

Comunicación

Conferencia

Pregunta/ respuesta 5

Búsqueda de datos

Notificación


Índice I.

Esquema del Proyecto

Análisis Situacional

Diseño Propuesto

Plan de Ejecución

6


Descripción General del Análisis Situacional La situación actual del Sistema de Documento Electrónico Peruano será investigada desde las perspectiva política, económica y técnica; y se llevará a cabo a través de la investigación de datos e información, así como por medio de entrevistas a funcionarios de entidades públicas. Análisis Tareas Análisis de de la la Situación Situación Actual Actual Tareas por por Implementar Implementar Análisis Análisis de las Políticas Nacionales

Análisis del estado de las TIC a nivel nacional

Análisis de Leyes y Políticas

Entrevistas con entidades gubernamentales

Análisis de Servicios Análisis de Procesos del Trabajo Actual

Análisis del Sistema de Trabajo

Análisis de la Legislación y Políticas Peruanas

Análisis Cualitativo de Costos y Servicios

Análisis de la Demanda Análisis del Usuario

Análisis de los Resultados de la Entrevistas

Leyes y Políticas

ƒ MEF, SUNAT, ONPE, AGN, PCM entre otros. ƒ Ley de Modernización de la Gestión del Estado, Ley Nacional de Planificación Estratégica, Informe de País del BID 2007-2011 ƒ Leyes relacionadas a las TIC ƒ Simplificación Administrativa del proyecto llevado a cabo por PCM ƒ Proceso de Gestión de Documentos

Investigación de la Data

Mejores Prácticas Estrategia

ƒ Entrevistas con 10 funcionarios públicos de nueve instituciones

Entrevista con la persona encargada de tramitar los fondos

Lección aprendida

7

ƒ Gestión de Gasto y Demanda ƒ Organización del Gobierno peruano y de RRHH

ƒ IDB, KOICA ƒ PMDE


Sistema de Gestión de Documentos en el Perú

II. Análisis Situacional

El sistema de gestión de documentos que opera actualmente en el Perú se basa en gran medida en dos modelos: los sistemas funcionales y los sistemas representativos. Se han analizado ambos para extraer los problemas del actual sistema de gestión de documentos electrónicos y para proponer su mejora.

Gestión de e-Documentos

Registro de Documentos

ƒ Sistema de trabajo que permite transportar los documentos al adjuntar los e-documentos. ƒ SIGED (Sistema de Gestión Documentaria) - SUNAT ƒ Funciones y Características: 9Registrar y adjuntar los documentos electrónicos, propiedades de gestión de documentos. 9Registrar y consultar el estado de tramitación de documentos. 9Consultar la lista de los documentos enviados y recibidos de cada departamento e individuo. 9Apoyar la aprobación del procedimiento y entrega del mismo al personal encargado y subsiguiente seguimiento.

ƒ Aplicar el Sistema de Registro de documentos para la gestión de entradas y salidas. ƒ TRAFYS (ONPE), Sistema de Trámite Documentario (MEF), Sistema de Gestión Urbana (Locales Miraflores), Sistema de Trámite Documentario (MINSA), entre otros. ƒ Funciones y Características 9Registro de documentos electrónicos, propiedades de gestión de documentos. 9Consultar la lista de los documentos enviados y recibidos por cada departamento e individuo. 9No se puede adjuntar el documento. 9Gestor de documentos basados en el funcionamiento de cada departamento.

8

SIGED(SUNAT)‫‏‬

TRAFYS (ONPE)‫‏‬


Proceso de Gestión de Documentos

II. Análisis Situacional

Los documentos generados al realizar trabajos administrativos se imprimen y distribuyen manualmente; su estado se registra y gestiona en el Sistema de Archivo de Documentos. Proceso Proceso Creación de Documentos

Proceso del Documento

Problema Problema

ƒ El gestor de documentos es la primera persona que registra internamente los documentos creados o solicitados por entidades externas Crear e imprimir el documento en el sistema documentario. ƒ Se requiere la firma manuscrita de los documentos para tener fuerza y efectos jurídicos.

Distribución de Documentos

Proceso del Sistema

1

2

Transferencia y recepción manual de los documentos durante su intercambio entre entidades.

3

Los documentos creados electrónicamente se imprimen con el fin de enviarlos.

4

Los mismos documentos son guardados y mantenidos redundantemente en diferentes entidades.

5

Procedimiento de aprobación complicado respecto de temas críticos, que requieren solución inmediata.

Registrar el documento Aprobación manual

ƒ El gestor de documentos registra la situación de los documentos en el sistema al enviarlos o recibirlos.

ƒ Registro Estado de Documentos Enviar y recibir el documento Registrar el estado del

documento al enviarlo y recibirlo ƒ El gestor de documentos registra el estado del documento en el sistema una vez que el departamento correspondiente completa el trabajo Realizar el trabajo correspondiente del documento.

Archivo de Documentos

Registrar el resultado del proceso del documento

ƒ Las copias de los documentos procesados, se conservan y mantienen en el departamento. Archivar en el departamento

9

Los documentos creados electrónicamente se imprimen para obtener la aprobación de la persona encargada.


Problemas y Soluciones

II. Análisis Situacional

Del análisis situacional se observan situaciones que pueden ser resueltas mediante la aplicación de distintos planes que incluyen el entorno técnico y las áreas de negocios. Problema Problema Análisis de la situación

Solución Solución

Documentación basada en papel

Renovar la legislación y las políticas relacionadas con el e-Documento

La falta de normas de alcance nacional para la gestión de documentos Exceso de gastos en la gestión de documentos

Definir las normas técnicas del documento Soporte de la automatización del flujo de trabajo del documento Automatizar el intercambio de documentos entre las entidades

Excesiva y redundante labor de apoyo en el proceso del documento

Función de uso amigable

Análisis del Servicio

Excesivo archivo de documentos

Soporte/monitoreo del trabajo basado en el individuo

Gestión orientada al sistema de documentos

Soluciones técnicas

Proporcionar herramientas de trabajo para acumular conocimientos

Gestión de documentos basado en funcionamiento del área

Digitalizar los archivos y la gestión de documentos

Dificultad en el almacenamiento y mantenimiento de los documentos debido al escaso espacio físico

Análisis de la Demanda

Soluciones legales

Dividir la gestión del documento en unidades específicas

Demora en el trabajo debido a limitaciones de espacio físico

Mejorar el proceso de gestión de documentos

Falta de un sistema de trabajo que permita la sistematización de experiencias y conocimientos

Minimizar el trabajo de apoyo

10

Soluciones de negocio


Descripción de Mejores Prácticas

II. Análisis Situacional

El éxito del Sistema de Documento Electrónico Coreano se atribuye a los siguientes cuatro factores, así como a los 10 años de esfuerzos sostenidos en cada división.

Factores de Éxito 1998 Estrategia Estrategia Nacional Nacional Consistente Consistente

Manejo de Políticas Renovación Renovación de deLeyes Leyes yyPolíticas Políticas

Estandarización Estandarización

1999

14 Tareas de e-Gobierno

2000

2001

2002

11 Tareas de e-Gobierno

Promulgación Promulgaciónde delalaLey Ley de Gestión de Archivos de Gestión de Archivos yyRegistros Registros(1999) (1999)

2003

2004

2005

2006

2007

2008

Hoja de ruta de 31 tareas del e-Gobierno

Declaración Declaraciónde desolución soluciónintegral integralpara paralala aprobación y distribución electrónica aprobación y distribución electrónica de dedocumentos documentos(Feb.2004) (Feb.2004)

Promulgación Promulgaciónde delalaLey Leyde dee-Gob.(2000) e-Gob.(2000) Revisión Revisiónde dedirectrices directricespara paralala gestión administrativa gestión administrativa(2000 (2000) )

Distribución estandardizada Distribución estandardizada de e-Documentos entre de e-Documentos entre sistemas de e-Documentos sistemas de e-Documentos Heterogéneos Heterogéneos

Innovado InnovadoSistema Sistemade de gestión de documentos gestión de documentos(2002) (2002)

Norma Normaque quepromulga promulga tres directrices tres directricessobre sobreeeDocumentos (2002) Documentos (2002) Introducción del Sistema de Gestión de Archivos y Registros Introducción del Sistema de Gestión de Archivos y Registros y Construcción de e-Registros DB y Construcción de e-Registros DB

Manejo Establecimiento Establecimiento gradual gradualdel del Técnico Sistema

Establecer el centro de e-Distribución (GDOC), Establecer el centro de e-Distribución (GDOC), Inicio del trabajo Inicio del trabajo

Sistema Sistema

Se presentó el Nuevo Instituciones adoptan la utilización del Sistema no estandarizado Se presentó el Nuevo Instituciones adoptan la utilización del Sistema no estandarizado Sistema de Documento de documentos electrónicos de forma independiente Sistema de Documento Electrónico de documentos electrónicos de forma independiente Electrónico

11


Descripción del Sistema de Documento Electrónico Coreano

II. Análisis Situacional

Corea cuenta con la Ventanilla Unica del Sistema de Gestión de Documento Electrónico, el mismo que dispone de la creación, distribución y archivo de documentos electrónicos, y ha establecido el marco jurídico necesario para la implementación del e-documento. Esta normativa consta de Leyes, Decreto, y Normas. Flujograma -Documentos en Flujograma de de ee-Documentos en Corea Corea

Leyes Leyes yy Estandarización Estandarización del del Sistema Sistema

Ley

Cada Entidad

Sistema de Gestión de Registro

Sistema e-Documento

Reglamento

Archivo Nacional

Centro de Distribución de Documentos Electrónicos

Reglamento de la ley de Gobierno Electrónico

ImplementaImplementación del Decreto de Asuntos de Gestión Pública

Normas del Sistema de eDocumento

Normas

Cada Entidad

Sistema e-Documento

Sistema de Gestión de Registro

ImplementaImplementación del Decreto de la Ley de Archivo de Documentos de Entidades Públicas

Normas de Distribución del e-Documento

Normas de Conectividad Normas de Gestión de Documentos

12

Ley de Archivo de Documentos del Sector Público

Ley de Gobierno Electrónico

La Vinculación de las Normas Tecnológicas GPKI


Funciones del Sistema de Documento Electrónico

II. Análisis Situacional

Las normas del sistema de documento electrónico establecen la gestión y el sistema de cooperación para la creación, distribución, proceso y archivo. El propósito del Sistema es el promover la eficacia y la simplificación administrativa a través del manejo de documentos electrónicos entre entidades. Estándares Estándares Generales Generales

Lista -Documentos para Lista de de las las funciones funciones del del Sistema Sistema de de ee-Documentos para entidades entidades públicas públicas

• Propósito

Flujograma

- Aumentar la eficacia de la administración pública y definir las funciones esenciales del sistema electrónico de documentos administrativos de cada entidad con el fin de establecer el sistema de gestión de documentos por e-Documentos.

• Objetivos aplicables y Distribución

Distribución

Archivo

Aprobación Electrónica

Distribución de Documentos Electrónicos

Preparación y borrador del documento

Despacho de documentos

Manejo de Documentos Electrónicos Carpeta de documentos de gestión

Aprobación, clasificación y presentación

Recepción de documentos

Función de correo electrónico

Comunicación

- Estas normas son aplicables cuando un desarrollador está creando un sistema electrónico de documentos administrativos para cada entidad de gobierno o cada entidad administrativa establece un sistema electrónico de documentos

Creación

Composición

Recepción

Envío

Función del Boletín Electrónico Publicar

13

Leer

Otras funciones de administración de documentos


Meta de la distribución del e-Documento y Principales Funciones

II. Análisis Situacional

Se buscará la estandarización de los servicios administrativos y la eficiencia en la ejecución del trabajo mediante el establecimiento del sistema de gestión de distribución basada en la administración del Centro de Distribución de Documentos Electrónicos. Flujo -Documentos Flujo de de Distribución Distribución de de ee-Documentos

Meta -Documentos Meta de de Distribución Distribución de de ee-Documentos Elevada eficiencia en la ejecución de trabajos Al distribuir los documentos electrónico a la mayor cantidad de entidades seleccionadas

Entidades Consulta de la Parte Receptora

Sistema e-Documento Sistema de Información Administrativa

Estabilizar los servicios Mediante la adopción de Normas Internacionales Estandarizadas

Solicitar y verificar firma electrónica

Mejora del nivel de satisfacción y utilización Mediante el mejoramiento de la función de distribución de e-Documentos

Enviar y recibir e-Documento Código Administrativo Estandarizado

Establecer estándares abiertos del Sistema de distribución de eDocumento

Ampliar el número de entidades que utilizan la distribución de e-Documento

Directorio de Gobierno

Solicitar y verificar la firma digital

Parte receptora de búsqueda

14

Firma Digital

Centro de Distribución de Documentos Electrónicos


Meta de la Gestión de Archivos y Registros

II. Análisis Situacional

El Gobierno de la República de Corea ha aumentado la eficiencia en la preservación de los archivos y registros nacionales, así como, ha incrementado la renovación de los archivos nacionales y el sistema de gestión de registros de forma gradual. Meta Meta de de Archivo Archivo yy Gestión Gestión de de Documentos Documentos

Flujograma Flujograma de de Archivos Archivos yy Gestión Gestión de de Documentos Documentos

Archivos de Primer Nivel y Sistema de

Sistema e-Documento

Entidad

Gestión de Documentos Entidad

Administración Innovación Confiable de Gestión Innovación Participación del Trabajo Pública

• Borrador, Aprobación, Distribución • Informe de la transferencia y el control de estado del documento • Registro, clasificación, presentación

Interconexión

• Gestión abierta de Archivos y Registros

Interconexión Preparar el sistema para la conservación permanente de Archivos y Registros

Special Agency

Preparar la utilización del Sistema de Información de Registros

(Dos años)‫‏‬

de Archivos y Registros del Sistema Sistema de Gestión • Recopilar y transferir el control de los archivos y registros Archivo • Exploración y utilización los archivos y y Gestión registros de Documentos • Administración de Bibliotecas

Innovación Nacional de Archivos y Sistema de Gestión de Documentos

Establecer Gestión Electrónica de Archivos y Registros

Transferir el ControlBúsqueda

Transferir el Control Criterio de (Siete años)‫‏‬

Clasificación

Administración del Preservación de Archivos y Registros del Sistema • Recopilar los archivos y registros Archivo Nacional • Utilizar los medios de preservación y de • Conservación permanente de los archivos y registros Registros • Completa gestión de los criterios de clasificación

15


Efectos esperados de la Introducción del Sistema e-Documento II. Análisis Situacional El Sistema de Documento Electrónico de la República de Corea ha alcanzado un enorme progreso ya que más del 98% de los documentos públicos se distribuyen vía electrónica, en tanto que, la reducción de los costos administrativos y las ventajas obtenidas son apoteósicas. Resultados ico Resultados del del Establecimiento Establecimiento del del Sistema Sistema de de Documento Documento Electrón Electrónico Aprobación Electrónica • Completa solución de la aprobación electrónica • Reducción de tiempo de procesamiento de los documentos • Innovación administrativa

Distribución de e-Documentos

Archivos Electrónicos y Gestión de Documentos

• La reducción de los costos adicionales de alrededor de $ 42M por año • Aprox. $ 114M en reducción de gastos acumulado de acuerdo a lo estimado por MOPAS

• Establecer las bases para la gestión de archivos y expedientes electrónicos • Administración confiable a través de una gestión rigurosa de los archivos y registros públicos

Número de entidades que utilizan la distribución 1000 electrónica de documentos

900 800 700 600 500 400 300 200 10.0% 100 0 1997

89.5%

92.6%

96.3%

97.7%

98.2%

98.4%

99.0%

2007

2008

41.4M 30.9M

66.8% 20.8M

54.9% 12.8M

32.5% 20.0%

1998

8.8M

1999

2000

2001

2002

2003 16

2004

2005

2006

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%


Lecciones Aprendidas (Corea)

II. Análisis Situacional

En la etapa inicial, debe tomarse en cuenta una política basada en la técnica de ensayos y errores. Para ello es necesaria una estrecha colaboración entre las entidades pertinentes, una definición clara de R&R, la identificación de las necesidades de los usuarios, y la correcta estrategia de gestión del cambio, con una política basada en el apoyo, así como, en el soporte técnico para la estandarización de los documentos electrónicos. Ensayos mentos Electrónicos Ensayos yy errores errores en en el el proceso proceso de de establecer establecer el el Sistema Sistema de de Docu Documentos Electrónicos en en Corea Corea

Introducción Introducciónindiscriminada indiscriminada de delalaGestión Gestióndel del Sistema e-Documento Sistema e-Documento en encada cadaentidad entidad

ƒ Ausencia de normas sobre administración de e-documentos en la fase inicial de introducción, causando que diferentes entidades utilicen los sistemas de e-documentos con diferentes funciones y normas. ƒ Inversión redundante de TI debido en las fallas de distribución de documentos electrónicos y la introducción de diversos Sistemas de documento electrónico en diferentes entidades

Proceso Procesode deaprobación aprobación redundante (aprobación redundante (aprobaciónbasada basada en el papel seguido por en el papel seguido poruna una aprobación aprobaciónelectrónica) electrónica)

ƒ La aprobación redundante resultó ser el único obstáculo de mayor influencia para disuadir la reducción en el tiempo y costo en la etapa inicial de la introducción del Sistema de Documento Electrónico

Fracaso Fracasode delalagestión gestión del cambio del cambio(la (laresistencia resistencia alalcambio) cambio)

ƒ Familiarizarse con la nueva gestión de documentos ƒ La falta de explicación en el proceso para trabajar con documentos electrónicos produjo que los gestores se resistieran a utilizar la aprobación electrónica 17

Colaboración ColaboraciónCercana, Cercana, Definición Definiciónclara clarade deR&R R&R desde la etapa inicial desde la etapa inicial

Requerimiento Requerimientode deEstándares Estándares Técnicos Técnicos desde desdela laetapa etapainicial inicial

Gestión Gestióncomprometida comprometida en prevenir en prevenirla la Doble Dobleaprobación aprobación

Identificar Identificarnecesidades necesidadesyy requerimientos requerimientos de delos losdirectivos directivosyytrabajadores trabajadores para paraobtener obtenerconsenso consensoeeinformar informarde delos los Beneficios del cambio Beneficios del cambio


Índice I.

Esquema del Proyecto

Análisis Situacional

Diseño Propuesto

Plan de Ejecución

18


Visión y Objetivos del Sistema de Archivo de e-Documentos

III. Diseño Propuesto

La visión del Proyecto de Sistema de Documento Electrónico, se define como una de las herramientas primordiales para la Simplificación Administrativa y la Modernización del Estado, por lo que se deberán implementar las correspondientes estrategias para lograr este objetivo. Sistema de e-Documento como herramienta primordial para la Simplificación Administrativa y

Visión

Objetivos

Estrategia de ImplementaImplementación

la Modernización del Estado

Preparación técnica y cultural para la mejora de trabajo

Apoyo eficiente en la administración y transmisión paulatina de conocimientos

Leyes y Políticas

Estandarización

Preparación y reforzamiento de política y normas Eliminar las restricciones y fomentar el uso de e-documentos

Introducción de Políticas Estandarizadas Para reducir los costes iniciales y elevar la utilización del sistema

Introducción de la Estrategia Introducción gradual de la estrategia

Mejorar las prácticas ineficientes a través de la automatización

Proceso de Trabajo

Sistema de Implementación

Establecer estándares para el flujo de trabajo

Sistema Riguroso de Implementación

Con diferentes niveles de Llevar la innovación Informatización y administrativa a nivel tomando en cuenta la nacional infraestructura 19

Para una rápida introducción y expansión del sistema


Resumen de Mejoras de Tareas

III. Diseño Propuesto

Se han definido siete (7) tareas a mejorar, con estrategias de aplicación obtenidas en base al análisis de estudios previos realizados. Soluciones Soluciones Renovar las leyes y políticas relacionadas al documento electrónico Definir las normas técnicas documentarias Construir un Sistema de Implementación Eficiente Automatizar el Flujo de Trabajo Documentario Automatizar el intercambio documentario entre entidades Uso amigable del sistema Soporte/monitoreo del trabajo basado en el individuo Proporcionar herramientas de trabajo para acumular conocimientos

Digitalizar los archivos y la gestión de documentos Dividir la gestión del documento en unidades específicas Mejorar el proceso de gestión de documentos Minimizar el trabajo de apoyo

Mejora Mejora de de tareas tareas i

Reforzamiento legal y preparación de políticas Establecimiento de Políticas de Estandarización Introducción de la Estrategia PasoPaso-a-Paso Procesos de Estandarización de Trabajo Establecimiento Riguroso de la Implementación del Sistema 20

1

Renovar las leyes relacionadas al Documento Electrónico

2

Establecer normas técnicas

3

Introducir el Sistema de Gestión de Documento Electrónico entre Entidades

4

Introducir el Sistema de Distribución Electrónica entre Entidades

5

Introducir el Sistema de Gestión de Archivos y Registros Nacionales

6

Introducir el Sistema de Documento Electrónico y organizar el equipo de trabajo

7

Establecer Plan de Gestión de Cambio


Tareas de Mejora

01

III. Diseño Propuesto

Renovación de las leyes relacionadas a documento electrónico Se requiere una revisión gradual de leyes para la implementación del Proyecto Piloto → Distribución de Documento → Gestión de Archivos y Registros Promulgación de la norma que permita la ejecución del proyecto piloto (Administración de e-Documentos, Infraestructura)

Meta

Tipo

ƒ Definir modelo estándar que se aplicará a toda las entidades del Gobierno Peruano. ƒ Identificar los problemas que puedan surgir en el proceso de implementación y presentar las soluciones.

Revisión de las normas para la Gestión de Archivos y Registros (Gestión de Archivos y Expedientes Públicos)

ƒ Establecer la creación y distribución de documentos administrativos que, mediante norma legal, se lleven a cabo vía electrónica.

ƒ Establecer la base jurídica para gestionar archivos y registros que deban ser conservados conforme a las leyes nacionales y a las normas ISO.

ƒ Apoyar la utilización de la norma del Sistema de Gestión de e-Documentos en todas las entidades gubernamentales.

Decreto Supremo ƒ Establecer el principio que los documentos administrativos deban ser creados electrónicamente.

Factor Legal

Incluir una cláusula en la norma relacionada al Documento Electrónico (Administración de e-Documentos, e-Distribución, Infraestructura)

ƒ Preparar formatos administrativos de acuerdo al e-Documento. ƒ Efectuar e-Documentos a través de aprobación electrónica.

Ley ƒ Centro de Apoyo a la distribución del Documento Electrónico (GDOC). ƒ Preparar el sistema para verificar la autenticidad de los documentos cuando se distribuyen entre las entidades.

Ley ƒ Definir las funciones y responsabilidades de las entidades a cargo de la Gestión de Archivos y el Archivo Nacional. ƒ Establecer el sistema de Gestión Electrónica de Registros y Archivos Nacionales. ƒ Aprobar las normas de Gestión Electrónica de Registros y Archivos Nacionales.

ƒ Mejorar el procedimiento administrativo previo a la introducción del sistema.

21


Tareas de Mejora

02

III. Diseño Propuesto

Establecer Normas Técnicas La Norma Técnica es el factor clave para el éxito de la difusión del sistema de documento electrónico, así como, la promoción de la distribución de documentos electrónicos entre entidades.

Estándares Técnicos del Sistema de e-Documento Gestión

Sistema Arquitectura del Sistema

Tecnología

Estándares Funcionales

Estandarización

Proceso de

deDocumento e-Document

Sustained Mejora sostenida improvement a través de through arquitectura standardized estandarizada architecture

Minimizeriesgos risks Minimizar queinvolving impliquen la compatibilidad con compatibility with laproper debidaresponse respuesta cambios in toachanges tecnológicos technologies

Desarrollo y Guía de Operaciones

Cumplir con las Comply with laws leyes y & regulations and regulaciones y support apoyar el trabajo standardized work estandarizado

Define work Definir los procesos processes de trabajo a través through system del sistema, los to deben becuales complied with cumplir con las laws & regulations leyes y reglamentos

Minimizarrisks los Minimize riesgos rapid a través through and de un rápido efficient y eficaz desarrollo development &y funcionamiento operation

Support Apoyo en ela Distribution distribución electrónica entre among institutions entidades asías como as well su utilización utilization

de trabajo

Estandarización Estandarización de e-

Cumplimiento de los requerimientos de las leyes y/o normas y reglamentos predeterminados sobre regulación de edocumentos

ƒ Emisión de estándares tecnológicos de egobierno a través de las entidades pertinentes. ƒ Definir los estándares técnicos a ser usados como guías a seguir, en lugar de mandatos o imposiciones legales.

Ley de Gestión de e-Documento

22


Tareas de Mejora

03

III. Diseño Propuesto

Introducción del Sistema de Gestión de Documento Electrónico dentro de las entidades. Dentro de la entidades, el ciclo de vida de los documentos electrónicos debe contar con el apoyo y la colaboración del personal pertinente. Requerimientos Requerimientos Requerimientos Requerimientos

Oficina sin Papeles

Portal de Trabajo Administrativo

Comunicación, Colaboración y Gestión de Conocimiento

Administración Conveniente y Fácil

Arquitectura Arquitectura

Incluye todas las funciones necesarias para la implementación del trabajo sin papel.

Sistema de Gestión de Documento Portal Información del Portal Inscripción Única Personalización

Debe ser el núcleo del sistema de e-Gobierno a través de una estrecha interconexión con los sistemas encomendados.

Negocio Módulo Interfase

Servicio Común

Flujo de Trabajo

Comunicación

Proporciona una variedad de canales de comunicación incluyendo el correo electrónico, el boletín y el messenger.

Aplicación del del legado legado Aplicación

El Sistema de gestión permite un funcionamiento estable bajo diferentes niveles de informatización.

RR HH

23

Componente de Servicio


Tareas de Mejora

04

III. Diseño Propuesto

Presentación del Sistema de Distribución de Documentos dentro de las entidades de la administración pública El propósito principal del Sistema es implementar una administración rápida y eficiente, al distribuir los documentos electrónicamente entre las entidades públicas, eliminando y/o reduciendo gastos. Requerimientos Requerimientos Distribución de Documentos en Tiempo Real

Distribución estable de Documentos

Conveniencia en la Distribución de Documentos

Elevada Seguridad Documental

Arquitectura Arquitectura Envío de las entidades

Rápida administración a través de transferencia electrónica de documentos entre las instituciones en tiempo real. Aclarar las responsabilidades de los actores relevantes, asegurando la interfase correcta de envío y recepción de documentos.

Sistema de e-Documentos

Módulo regulador

Reducción de gastos al reducir al mínimo los costos en el envío y recepción de documentos.

Centro de Distribución de e-Documentos

Directorio del Gobierno

Gestión de autenticación

Recepción de las entidades

Sistema de e-Documentos

Módulo regulador

Módulo de intercambio Servidor de mensajería

Enviar documento

Establecer una colaboración fluida para prevenir la posibilidad de elaboración de documentos manuales.

24

Módulo de Procesos

Envío de documento


Tareas de Mejora

05

III. Diseño Propuesto

Presentación del Sistema de Gestión del Archivo Nacional y Registros Apoyo a la administración transparente y gestión eficiente de los archivos y registros nacionales mediante la conservación estable y eficiente de los documentos administrativos. Requerimientos Requerimientos Manejo de Documentos

Instituciones Públicas

Gestión estable de documentos al minimizar la posibilidad de pérdida o daño de los documentos.

Utilización adecuada de Documentos

Facilitar el acceso público a la información administrativa a través de métodos convenientes y fáciles.

Manejo Eficiente

Mantenimiento y almacenamiento adecuados de información administrativa mediante la eliminación de las limitaciones de espacio físico.

Administración Transparente

Arquitectura Arquitectura

Sistema e-Documento

Archivos y Registros DB

Sistema de Gestión Nacional de Archivos y Registros Portal Búsqueda Integrada

Entrega del documento

Criterio de Clasificación Sistema de Clasificación de trabajo

Base de Información

Transferir el Control Sistema Nacional de de Archivos y Gestión de Archivos y Registros Registros Lista de Gestión Electrónicos de Archivos Lista de Archivos y Registros y Registros Administración de Bibliotecas Archivos y Registros e-Documento DB No Electrónicos Conservación de e-documentos

Promover la transparencia administrativa y obtener la confianza de los ciudadanos facilitando el acceso del público a la información administrativa. 25


Tareas Mejoradas

06

III. Diseño Propuesto

Organización para la introducción y funcionamiento del sistema de documento electrónico Sistemas de colaboración para la introducción y el funcionamiento del sistema de documento electrónico.

Roles Roles yy Responsabilidades Responsabilidades

R&R R&R por por fases fases Piloto

Preparación Estrategia y Planeamiento

PCM PCM

PCM

PCM

CIO’s MEF

Asesor

ONGEI ONGEI Coordinación

ONGEI ONGEI

Apoyo

MEF MEF CIO’s CIO’s AGN AGN RENIEC RENIEC Entidades Entidades

ImplementaImplementación

Entity

Asistencia

Operación

Difusión & Avances PCM

ONGEI

PCM

CIO’s Asesor

Entidad Entidad

Empresa

Empresas EmpresasTI TI

RENIEC

ONGEI

AGN

Centro de Sistema Distribución de Archivo

RENIEC

26


Tareas Mejoradas

07

III. Diseño Propuesto

Planificación de Gestión del Cambio

El cambio de paradigma entre los funcionarios públicos del Perú es crítico para el éxito de la implementación del Sistema de Documento Electrónico, ya que el sistema sentará las bases para cambiar la manera en que todos los peruanos llevan a cabo sus trámites administrativos, promoviendo la simplificación administrativa y la modernización del Estado.

Requisitos Requisitos Gestión de cambio con mínimo impacto

Eficiente gestión de cambio a través de una definición clara de R&R

Gestión de Cambio Integral

Meta Meta de de Gestión Gestión de de Cambio Cambio

Capaz de minimizar el periodo de estabilización así como el impacto en los trabajos administrativos actuales.

Firme compromiso con la aplicación y apoyo al sistema Administrador

El cambio de gestión debe Planning ser conjuntamente iniciado Usuario y realizado por todas las partes interesadas incluyendo la dirección central, cada una de las entidades, y los operadores de sistemas La iniciativa integral de cambio (de arriba-abajo), implica un fuerte compromiso de la alta dirección, y es uno de los factores más críticos para un cambio exitoso

Responsable d el cambio de Gestión TFT

Manejo de las expectativas y guía en las comunicaciones de valor

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Realizar programa eficaz de Gestión del Cambio

Reforzar el trabajo en equipo a través de la educación la formación


Panorama del Sistema Propuesto

III. Diseño Propuesto

El Sistema de Documento Electrónico está en gran parte compuesto por tres grandes áreas dentro de las entidades: la gestión de documentos, distribución de documentos entre las entidades, y el sistema de archivos y registros. Panorama -Documento Panorama del del Sistema Sistema de de ee-Documento

Empleado Público

Sistema de distribución de documentos Directorio de Gobierno

Administrador

Sistema de gestión de documentos Portal Información del Portal Inscripción única Personalización

Ciudadanos Sistema Nacional de Gestión de Archivos y Registros Portal

Empresas Gestión de Autenticación

Módulo de Interfase

Servicio común

Criterio de clasificación para un documento

Comunicación

Módulo de intercambio Servidor de Mensajería

Flujo de trabajo

Sistema Nacional de Gestión de Archivos y Registros Aplicación del legado obtenido

Módulo de procesos

Lista de gestión de archivos y registros Administración de Bibliotecas

RRHH

Componente de servicio

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Conservación del e-Documento


Índice I.

Esquema del Proyecto

Análisis

Diseño Propuesto

Plan de Ejecución

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Implementación de la Estrategia

IV. Plan de Ejecución

La implementación exitosa del Sistema de Documento Electrónico requiere de un adecuado plan de implementación, para que, de manera específica se adopte un enfoque gradual, en tanto que los ensayos y errores deberán ser minimizados en base a las experiencias previas.

Desarrollo del Modelo Estandarizado

Reforzamiento de las Leyes y Políticas de Preparación del Sistema Establecer Políticas de Estandarización

Estrategia de Introducción PasoPaso-a-Paso Proceso de Estandarización de Trabajo

A

Considerar la Estandarización con expansión

ƒDesarrollo independiente de un modelo estandarizado y que incluya las licencias (código fuente) en lugar de comprar un producto comercial. ƒAdquirir eficiencia operativa y perspectiva funcional.

Maximizar la Factibilidad Plan de Adquisición Enfoque y Gradual Presupuesto

Implementación gradual teniendo en consideración el presupuesto y la eficiencia

B

ƒSeleccionar entidades que maximicen los efectos de la implementación del sistema. ƒDesarrollar un plan de aplicación gradual e implementarlo teniendo en consideración las restricciones del presupuesto.

Posibilitar el Plan de Financiamiento

C

Establecer un sistema riguroso de Implementación

ƒPresupuesto para asegurar el desarrollo y la expansión del sistema es un factor fundamental para el éxito de la implementación del plan. ƒConcretar el plan de financiamiento para garantizar el presupuesto en cada fase de ejecución.

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Desarrollo de las Etapas del Sistema de Documento Electrónico IV. Plan de Ejecución El Sistema de e-Documento Peruano se llevará a cabo en tres grandes etapas: el ciclo de vida del documento, incluyendo la instalación y expansión del modelo estándar; el establecimiento del sistema de distribución documentaria; y la aplicación del Sistema Nacional de Gestión de Archivos y Registros.

Fases

Fase I

Fase II

Fase III

Realización del Modelo Estándar

Establecimiento del Sistema de Distribución

Establecimiento del

y Difusión

Objetivos

Alcances

ƒ Sentar las bases para el trabajo de procesamiento a través de edocumentos cuando las entidades seleccionadas adopten y utilicen el Sistema de Documento Electrónico. ƒ Designar un modelo de prueba y establecer un Sistema Piloto. ƒ Designar entidad de prueba y finalizar el modelo estándar. ƒ Ampliar e-Sistema de Archivo de Documentos (16 entidades, están sujetas a cambios posteriores).

ƒ Automatizar la gestión de documentos dentro de las entidades. ƒ Digitalizar la creación y aprobación de documentos .

Sistema Nacional de Archivo

ƒ Ampliar el sistema e-documentos a todas las entidades administrativas sobre la base de la infraestructura de e-documento. ƒ Establecer el Sistema de Distribución de documentos para digitalizar el intercambio de documentos administrativos entre las entidades.

ƒ Establecer un Sistema de Gestión que soporte todo el ciclo de vida del documento, desde su creación, distribución y preservación.

ƒ Establecer el Sistema de Distribución Electrónica. ƒ Módulo Regulador del Sistema de Documento Electrónico.

• Establecer Sistema de Archivo Digital • Desarrollar el Sistema de eDocumento y el Módulo de Interconexión del Sistema Digital de Archivo.

ƒ Distribución electrónica de documentos entre las entidades. ƒ Automatizar el seguimiento y verificación de envío y recibo del documento.

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ƒ Establecer el Sistema de Gestión Nacional de Archivos y Registros para la transferencia electrónica y el almacenamiento de documentos.


Calendario de Ejecución de las Diferentes Fases

IV. Plan de Ejecución

Se tendrán cinco años para la implementación de las tres fases, incluyendo la preparación preliminar, la ejecución presupuestaria, la organización, y la introducción de leyes y políticas.

Fase I

Fase II

Desarrollar y Difundir el Modelo Estándar

2010 Q1

Sistema de Gestión de ee-Documento -Documento

Q2

Q4

Q1

Q2

Q3

2012 Q4

Q1

Q2

Q3

2013 Q4

Modelo Piloto Estándar Establecimiento de Prueba

Establecer el Sistema de Archivo Nacional

Establecer el Sistema de Distribución

2011

Q3

Fase III

Q1

Q2

2014

Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

Expansión sostenida Ampliación en las Entidades Principales

Ampliar a 24 entidades por año Mejora funcional Consultoría

Sistema de Distribución de ee-Documento -Documento

Completar la implementación del Sistema de Documento Electrónico en las Principales Entidades del Estado

Sistema Nacional de Archivo

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Mejora Funcional

Añadir el Módulo de Interconexión

Sistema de Distribución

Añadir el Módulo de Interconexión

Consultoría Sistema de Registro


Plan de Inversiones

IV. Plan de Ejecución

La inversión total estimada de 16,7 Millones de Dólares, se prevé sea necesaria para los próximos cinco años, incluyendo la implementación del sistema básico que digitalizará todo el ciclo de vida de los documentos gubernamentales. 5,897

5,942

2013

2014

6,000

Hardware Software Costo Laboral

(Unidad : USD 1,000)‫‏‬

5,000 4,000 3,000

1,959 2,000

1,241

1,000 0

2010

2011

2010 Clasificación

1,692

2012

2011

2012

2013

(Unidad : USD 1,000)‫‏‬ 2014

Monto Total Difusión del Sistema de Documento Electrónico

Distribución

Archivo Nacional

Costo laboral

$ 7,966

$ 811

$ 928

$ 661

$ 2,741

$ 2,825

Software

$ 4,402

$ 215

$ 516

$ 516

$ 1,617

$ 1,539

Hardware

$ 4,363

$ 215

$ 516

$ 516

$ 1,539

$ 1,578

TOTAL

$ 16,731

$ 1,241

$ 1,959

$ 1,692

$ 5,897

$ 5,942

33


Hoja de Ruta Financiera

IV. Plan de Ejecución

La hoja de ruta para los próximos cinco años será la siguiente: La primera fase de la expansión institucional requerirá de la ayuda de cooperación financiera. Asimismo, se recomienda garantizar la continuidad de las fuentes de financiamiento para la expansión e implementación de la Segunda y Tercera fase.

Fase I 2010 Q1

Sistema de Gestión de ee-Documento -Documento

Fase II 2011 2011

Q2

Q3

Q4

Q1

2012 2012 Q2

Q3

Q4

Q1

Modelo Piloto

2013 Q2

Q3

Q4

Q1

2014 Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

Expansión Expansión sostenida sostenida Establecimiento Establecimiento de de Prueba Prueba

Ampliar las Principales Entidades

Ampliar a 24 Entidades por Año Mejora Funcional Funcional Consultoría Consultoría

Sistema de Distribución ee-Documento -Documento Sistema de Archivo Nacional

Fase III

Añadir el Módulo de Interconexión

Sistema de Distribución

5.9M

4.9M

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Mejora Funcional Funcional

5.9M Añadir el Módulo de Interconexión

Consultoría Sistema Sistema de de Registro Registro


Efectos Esperados

IV. Plan de Ejecución

La introducción del Sistema de Documento Electrónico acelerará y facilitará la simplificación administrativa, la modernización del Estado, así como, permitirá la comunicación y cooperación entre entidades, innovando el sistema de trámites y elevando la transparencia administrativa. Efectos Efectos Cualitativos Cualitativos Esperados Esperados ƒ Rápida creación de documentos públicos a través de formatos estandarizados. ƒ Aprobación y distribución de documentos en tiempo real vía aprobación electrónica y correo electrónico. ƒ Rigurosa conservación de los archivos y registros nacionales creados como documentos electrónicos. Tiempo Real ƒ Superar las limitaciones de los ƒ Elevar la responsabilidad del funcionarios públicos durante encargado del registro al precisar el Promueve la Simplificación el proceso de creación de Administrativa. Transparencia procedimiento detallado del trabajo documentos administrativos. realizado. ƒ Eliminar las restricciones de Eliminación de Eleva el nivel de los servicios ƒ Incrementar el derecho del ciudadano públicos. Restricciones espacio físico y ahorro de Contribuye al desarrollo de la de acceder, conocer y velar el manejo tiempo mediante la distribución de Espacio industria TIC. Físico de la información pública. de documentos en línea, en lugar de la tramitación manual Innovación y convencional. Simplificación ƒ Permitir la búsqueda rápida y Administrativa ƒ Implementación de un gobierno más democrático, eficiente de los documentos integrado y descentralizado. conservados o archivados ƒ Mejorar la eficiencia mediante métodos innovadores de electrónicamente, eliminando trabajo. los problemas de la falta de ƒ Mejorar el nivel de satisfacción de los ciudadanos al espacio físico. acceder a servicios públicos rápidos, eficientes y de 35

calidad.


Efectos Esperados

IV. Plan de Ejecución

No sólo se reducirán los costos y el tiempo invertido para la tramitación de documentos en papel, sino que además, se elevará la utilización adecuada de los documentos. Efectos Efectos Cuantitativos Cuantitativos Esperados Esperados Reducción de Costos Gastos Laborales Gastos de Impresión

Gastos de Transporte Gastos de Almacenamiento

Reducción de Tiempo

“Se espera una reducción promedio de costos mensuales por entidad pública de alrededor de USD $38, 845 Dólares, una vez se implemente por completo el Sistema de Documento Electrónico”

30,000

Tiempo del procesamiento de Documentos

Reducción de Trámites

“Reducción del tiempo de manejo de documentos y gastos asociados. Se eliminan tiempos y esfuerzos innecesarios (colas, entregas, etc.)

Punto de Quiebre Costo Beneficio – Costo Acumulado

10,000

0

Utilización de Documentos

Beneficio

20,000

2010

2011

2012

Relación de Archivos y Registros

2013

2014

2015

(10,000)‫‏‬ 36

2016

Utilización de Información entre las Entidades

“Utilización del conocimiento interno acumulado y mejoramiento de la información a través del incremento de acceso a los archivos y registros nacionales”


ยกMuchas Gracias!

37


Preuvian e-Document System