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Internal Communication Job Description Coordinator

Descripci贸n del trabajo y requerimientos para la Coordinaci贸n de Comunicaci贸n Interna del 谩rea de Comunicaciones


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Internal Communication A. Antecedentes de la coordinación La coordinación de "Internal Communication" es segregada de la coordinación de “Youth Positioning”, una coordinación de las dos con la que se abrió el área de Comunicaciones, y renombrada posteriormente para identificar mejor sus funciones. La coordinación fue creada junto con el área de Communication durante la gestión 2010 bajo la dirección de Pablo Espinoza, Vicepresidente de Comunicaciones y aprobado por Pablo Sangueza, Presidente del Comité Local. Misión: La coordinación tiene como misión lo siguiente: “Capacitar a la membresía para vivir el Brand X y crear conciencia en la misma para proteger la integridad de la marca. Como tal realizara un estudio interno para fortalecer los canales actuales de comunicación interna y apoyar efectivamente en la logística de los eventos dando soporte en publicidad y promoción.” Visión: La coordinación tiene como visión lo siguiente: “Ser el principal canal de información y concentración de actividades internas usada por los miembros del comité cochabambino.”

B. Identificación del problema El área surge de la necesidad de delegar funciones específicas que Youth Positioning cumplía dentro de COMM. Se vio necesario independizar y establecer el trabajo de comunicación interna por su importancia y soporte dentro de la organización. Para concentrar actividades con diferente enfoque, se decidió aperturar la coordinación de Comunicación Interna para cumplir con la función de viabilizar y facilitar la comunicación propia del comité y apoyar en actividades del LC.

C. Abordaje de la solución Una vez identificado el problema, se diferenció distintas actividades internas importantes para su delegación, estando las mismas en procesos de promoción, comunicación y análisis interno de competencias y mejoramiento. Su creación está enfocada a mantener una comunicación saludable y viable que apoye con procesos de promoción propios del comité y analizar su situación.


2 D. Alcance de la coordinación “Internal Communication” (IC) contendrá, dentro de sus procesos, actividades referidas a la investigación interna de competencias para poder planificar la forma y el medio más conveniente de soporte a las peticiones del resto del LC. La recolección, filtrado e interpretación de la información concentrada será enviada a GDCC para el diseño del producto, para así poder difundirla al resto del comité, si la necesidad así lo demande. También estará encargada de medir el grado de conocimiento de las actividades y lineamientos internos dispuestos por el comité y AIESEC Internacional. Identificara y seleccionara la mejor herramienta de investigación para analizar la situación actual del comité actualizando los datos periódicamente para así analizar estrategias para viabilizar la fluidez de la comunicación interna, sus alcances y sus restricciones para con el área y el comité.

E. Análisis de puesto 1. Identificación del puesto  Nombre del área Communications  Titulo actual del puesto Internal Communication Coordinator  Acronimo IC  Reporta a LCVP Communications 2. Trabajo a desempeñar  Tareas específicas y/o comunes  Desarrollar simulaciones de posicionamiento y mercadeo  Capacitar a la membresía para crear conciencia sobre el uso correcto de la marca y ser la imagen de la organización fuera de ella  Realizar test y cuestionarios sobre el Branding en base a las capacitaciones realizadas  Realizar el estudio de fortalezas y debilidades dentro del comité  Fortalecer los canales de comunicación activo  Apoyar con la logística en cuanto a promoción se refiere  Responsabilidades Ninguna  Supervisa a Internal Communication members  Interacción con External Relations and Graphic Design and Creative Control


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Que tareas se supervisan Material para capacitación Información enviada a GDCC para diseño de productos y promociones Diseño de test y cuestionarios para evaluación e investigación Promoción de canales activos y aperturados para uso de la membresía Participación en eventos internos Que tareas no se supervisan Diseño de materiales y promociones Como se controla la calidad Efectividad en apoyo logístico de actividades Conocimientos adquiridos por la membresía Eficacia en los datos obtenidos a partir de la investigación Estrategias de soporte al comité

3. Condiciones físicas  Condiciones que rodean el área laboral Sin exigencias en espacio físico, pero si contar con computadoras para desarrollo de informes y filtrado de información. ¿En qué horarios trabaja? 10 horas a la semana distribuidos a criterio del coordinador con entrega de trabajos pendientes los días domingos hasta las siete de la noche vía virtual o física. 4. Habilidades requeridas  Intelectuales Conocimiento en temas mercadeo Técnicas de investigación Técnicas de redacción Oratoria  Manuales Ninguna  Interpersonales Sociabilidad, presencia, responsabilidad, investigación, efectividad y visión. 5. Conocimientos requeridos  Universitarios/Cursos especiales/Experiencia/Capacitación Adm. Empresas, Ing. Comercial, Ing. Industrial y técnicos referidos a los mismos.


4 6. Requisitos especiales (Describir)  Viajes Ocasionales para colaborar con eventos y recolectar información para filtrado y redacción.  Horas extras Reunión con los miembros de otras áreas u OC’s creados para recolección de información. Además de preparación de informes tabulados y filtrados para su estudio.  Fines de semana Asistencia a las reuniones del Comité Local los días sábados y a las reuniones de área un día a la semana. 7. Responsables (Describir según corresponda)  De equipo Ninguno  De márgenes de utilidad o ganancia Ninguno  De gastos Administración de recursos desembolsados para actividades promocionales  De relaciones exteriores Ninguna 8. Capacitaciones  Publicidad  Técnicas de investigación  Benchmarking

F. Indicadores de éxito     

Numero de simulaciones desarrolladas Numero de capacitaciones realizadas Numero de evaluaciones realizadas a la membresía Numero de análisis internos Numero de eventos apoyados

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