Issuu on Google+

External Relations Job Description Coordinator

Descripci贸n del trabajo y requerimientos para la Coordinaci贸n de Relaciones Externas del 谩rea de Comunicaciones


1

External Relations A. Antecedentes de la coordinación La coordinación de "External Relations" es segregada de la coordinación de “Corporate Positioning”, una coordinación de las dos con la que se abrió el área de Comunicaciones, y renombrada posteriormente para identificar mejor su alcance. La coordinación fue creada junto con el área de Communication durante la gestión 2010 bajo la dirección de Pablo Espinoza, Vicepresidente de Comunicaciones y aprobada por Pablo Sangueza, Presidente del Comité Local. Misión: La coordinación tiene como misión lo siguiente: “Posicionar el Brand AIESEC en el mercado empresarial y estudiantil. Como tal realizara análisis del entorno que rodea a la organización y, creara y fortalecerá la comunicación con los diferentes stakeholders.” Visión: La coordinación tiene como visión lo siguiente: “Mantener la marca AIESEC presente en la memoria de cada stakeholder alcanzado.”

B. Identificación del problema Al igual que Comunicación Interna, “External Relations” surgió para identificar mejor al mercado objetivo y poder delegar funciones. La investigación de mercado hacia el publico externo debía ser planeado con un enfoque distinto con el objetivo de mantener el Brand en la mente de los diferentes stakeholders. En la actualidad, se vio necesario incrementar y mejorar técnicas de investigación de mercado y análisis de datos para identificar de mejor manera las oportunidades y amenazas del mercado.

C. Abordaje de la solución Una vez identificado el problema, se decidió mantener la coordinación pero enfocada a la investigación y tabulación de datos para que, a través de la coordinación de GDCC y SMM, mantener el interés en los stakeholder durante todo el año y no solo en época de reclutamiento.


2 D. Alcance de la coordinación “External Relations” (ER) contendrá, dentro de sus procesos, actividades referidas a la investigación externa para identificar oportunidades y amenazas en el entorno, además de los competidores y stakeholder potenciales. Por otro lado, también coordinara actividades y eventos necesarios y demandados por el área de ICX para prestar apoyo promocional y de organización. Para concentrar la actividades y stakeholders manejara una agenda de actividades con todos los datos. Identificar los medios de comunicación masiva (periódico, televisión) también deben de ser identificados y contactados para promoción de eventos externos, como el reclutamiento.

E. Análisis de puesto 1. Identificación del puesto  Nombre del área Communications  Titulo actual del puesto External Relations Coordinator  Acronimo ER  Reporta a LCVP Communications 2. Trabajo a desempeñar  Tareas específicas y/o comunes  Realizar estudio sobre la relación actual con nuestros Stakeholders (partners, students, etc)  Identificar a los competidores potenciales del mercado  Realizar el estudio de fortalezas y debilidades de la competencia  Coordinar como, cuando y a quien se informara las actividades relevantes del comité  Crear agenda de actividades relevantes dentro del comité  Realizar y actualizar la hoja de producto periódicamente  Coordinar comunicación de eventos a los medios interesados  Actualizar agenda de contactos y precios por promoción (medios)  Mantener comunicación constante con los medios disponibles para creación de alianzas  Responsabilidades Agenda de contactos


3   

 

Supervisa a External Relations members Interacción con Internal Communication and Graphic Design and Creative Control Que tareas se supervisan Informe de actividades de relación con stakeholders Información enviada a GDCC para diseño de productos y promociones Diseño de test y cuestionarios para investigación externa Participación en eventos externos Que tareas no se supervisan Diseño de materiales y promociones Como se controla la calidad Efectividad en apoyo logístico de actividades externas Incremento en alianzas estratégicas Eficacia en los datos obtenidos a partir de la investigación Agenda de contactos y actividades actualizada Hoja de producto actualizada

3. Condiciones físicas  Condiciones que rodean el área laboral Sin exigencias en espacio físico, pero si contar con computadoras para desarrollo de informes y filtrado de información. ¿En qué horarios trabaja? 10 horas a la semana distribuidos a criterio del coordinador con entrega de trabajos pendientes los días domingos hasta las siete de la noche vía virtual o física. 4. Habilidades requeridas  Intelectuales Conocimiento en temas mercadeo Técnicas de investigación Técnicas de redacción Oratoria Relaciones Publicas  Manuales Ninguna  Interpersonales Sociabilidad, presencia, responsabilidad, investigación, efectividad y visión.


4 5. Conocimientos requeridos  Universitarios/Cursos especiales/Experiencia/Capacitación Adm. Empresas, Ing. Comercial, Ing. Industrial y técnicos referidos a los mismos 6. Requisitos especiales (Describir)  Viajes Ocasionales para colaborar con eventos y recolectar información para filtrado y redacción.  Horas extras Reunión con los stakeholders actuales y nuevos para recolección de información. Además de preparación de informes tabulados y filtrados para su estudio.  Fines de semana Asistencia a las reuniones del Comité Local los días sábados y a las reuniones de área un día a la semana. 7. Responsables (Describir según corresponda)  De equipo Ninguno  De márgenes de utilidad o ganancia Ninguno  De gastos Administración de recursos desembolsados para actividades promocionales  De relaciones exteriores Administración de agenda de contactos 8. Capacitaciones  Marketing  Técnicas de investigación  Relaciones Publicas

F. Indicadores de éxito     

Numero de investigaciones externas realizadas Numero de competidores identificados Numero de boletines enviados a stakeholders Numero de contactos presentes en agenda Numero de eventos externos apoyados


External Relations