Issuu on Google+

10 August 2007 

Frequently  Asked  Questions  about  Registration  for  IB  Asia  Pacific  Regional Workshops  Dear IB Coordinator,  The  role  of  the  IB  Programme  Coordinator  involves  many  responsibilities.  Among  other  things, you play a vital role in the management of IB professional development for your school  community,  and  we  require  your  support  in  order  to  successfully  deliver  an  extensive  programme  of  workshops  throughout  the  Asia  Pacific  region.  Over  the  years,  our  teacher  training  events  have  become  more  numerous,  frequent  and  diverse  in  order  to  support  the  growth of IB Programmes across the region. Likewise, our workshop registration process and  policies  have  become  more  sophisticated  in  order  to  manage  the  increased  number  of  participants.  To  help  you  in  coordinating  IB  professional  development  at  your  school,  we  have  compiled  answers  to  the  “Frequently  Asked  Questions”  that  the  Regional  Office  receives  from  coordinators and participants regarding workshop registration, payment and logistics. 

CONTENTS  WORKSHOPS AND REGISTRATION: GENERAL ISSUES  1.  How do I know what workshops are available in 2008?  2.  When and how do I register for workshops?  3.  Are regional workshops exclusively for teachers from IB Asia Pacific Schools?  4.  Why  are  there  different  workshop  “levels”  of  workshops,  and  how  do  I  know  which one is appropriate for my staff?  5.  What is the fee for a workshop and what does it include?  6.  If I register early, does my school get a reduced rate?  7.  If my school does not pay within the 2­week deadline, will I lose my seat?  8.  Can my staff register themselves online?  9.  When  I  tried  to  register  my  staff  online,  I  discovered  that  the  workshop  was  already full. What can I do?  10.  Are additional workshops ever added?  11.  The registration deadline for the workshop has passed, but I would like to know  if seats are still available. What can I do?  12.  My school is in the process of recruiting teachers. I need to register places for  our  staff,  but  I  don’t  know  who  they  are  yet.  Can  I  sign  up  for  the  workshops  without names and let you know who they are later?

Page 1 

© International Baccalaureate Organization 2007 


13.  If I show up at a workshop without registering, is there any chance I can get in  if seats are available? 

ONLINE REGISTRATION AND PAYMENT  14.  Online registration requires a school code. What is our school code?  15.  My school code doesn’t work. What can I do?  16.  Do you need the full names for those who are attending workshops?  17.  I  want  to  register  5  teachers  for  the  same  subject. But  the on  line  registration  system won’t allow it. What can I do?  18.  How do I know if I have successfully registered my staff online?  19.  What does the automated email acknowledgement look like?  20.  If I register online, do I have to pay by credit card?  21.  I  have  opted  to  pay  by  credit  card  and  the  system  leads  me  to  the  Paypal  system. Is this normal?  22.  I have opted to pay by bank draft or telegraphic transfer and I have completed  the registration process. Will I receive an invoice to make payment?  23.  What  information  must  we  provide  with  payment  by  telegraphic  transfer  or  bank draft?  24.  One  of  the online payment  options  indicated  is  “credit  note”. What is  a  credit  note?  25.  If my school does not pay within the 2­week deadline, will I lose my seat? 

REGISTRATION: FORMAL CONFIRMATION OF REGISTRATION  26.  How  can  I  be  sure  that  IBAP  Finance  has  received  payment  and  that  my  staff  are formally registered?  27.  I  have  used  Paypal  to  make  payment  by  credit  card.  How  do  I  get  formal  confirmation?  28.  I  have  completed  the  online  registration  and  made  payment  by  bank  draft  or  telegraphic transfer. How will I get formal confirmation?  29.  I have opted to pay by credit note. How will I get formal confirmation?  30.  The  workshop  is  in  two  weeks  and  I  haven’t  received  any  correspondence  or  confirmation.  What  happens  if  I  send  staff  to  a  workshop  without  receiving  confirmation of registration?

Page 2 


REGISTRATION: CHANGES AFTER REGISTRATION  31.  Should  I  wait  for  formal  confirmation  of  registration  to  make  flight  arrangements for our workshop candidates?  32.  Can I transfer from one workshop to another at the same event?  33.  Can  I  send  a  “substitute”  staff  member  for  another  who  was  already  been  registered online and is now unable to attend?  34.  We must cancel an online registration. What happens now?  35.  What happens if a workshop is cancelled? 

WORKSHOP LOGISTICS  36.  What do participants need to bring to the workshops?  37.  Where can I find the workshop agenda?  38.  How long do workshops last?  39.  Do  participants  need  to  attend  the  whole  workshop  in  order  to  receive  their  certificate?  40.  What  happens  if  my  staff  fall  sick  during  the  workshop  and  miss  some  sessions?  41.  What  happens  if  my  staff  fall  seriously  ill  and  are  unable  to  attend  the  workshop? Can we get a refund?  42.  I  have  a  teacher  who  simply  forgot  to  attend  the  workshop.  Can  we  get  a  refund?  43.  Who  is  responsible  for  organizing  travel  and  accommodation  for  the  participants?  44.  I want to book flights and accommodation as soon as possible to get the best  rates. Can I go ahead?  45.  What if a participant requires a visa to attend this workshop?  46.  Should participants have travel insurance?  47.  Where can participants find out about such things as airport tax, exchange rate,  weather, and tourism in the workshop location?  48.  Does the annual event calendar change during the year?

Page 3 


OTHER QUESTIONS  49.  Some of my staff need workshops that are not available on this year’s calendar.  What can I do now?  50.  I know that there are associations and networks of IB schools / programmes in  various  parts  of  the  region.  What  role  do  they  play  in  providing  professional  development support?  51.  How do I find out if there is an association / network available for our school?  52.  An independent professional development consultant has offered to provide IB  training for my staff.  How can I use them?  53.  If  my  school  would  like  to  host  a  workshop  in  the  future,  what  should  do  we  do? 

WORKSHOPS AND REGISTRATION: GENERAL ISSUES  1.  How do I know what workshops are available in 2008?  For an overview of all events in the region, go to the IB Asia Pacific Regional website at  http://www.ibo.org/ibap/workshops/  where  the  2008  Workshop  Calendar  is  available  in  PDF format. 

We  suggest  that  you  download  the  calendar  and  print  it  out  for  quick  reference.  Also,  please  take  note  of  any  announcements  from  the  regional  office  about  changes  and  additions to the calendar. The revision date appears at the bottom of the PDF document.  Top

Page 4 


2.  When and how do I register for workshops?  Registration  for  workshops  will  open  6  months  before  the  event.  You  must  visit  the  website  above  and  register  online.  Please  note  that  the  following  registration  codes  are  required: · IB World Schools schools: use your 6­digit school IBIS code · Candidate schools: 6­digit candidate school code supplied to coordinators · Interested schools: 6­digit interested school code supplied to coordinators  Top  3.  Are regional workshops exclusively for teachers from IB Asia Pacific Schools?  Our workshops are open to IB teachers around the world; however our primary goal is to  satisfy the teacher training needs of IB schools within the Asia Pacific region. Therefore,  Asia Pacific IB teachers receive first priority for regional workshop registration.  Interested  teachers from an IB School outside the region (or non­IB school teachers with appropriate  experience)  should  e­mail  the  Events  Department  at  ibapevents@ibo.org  with  the  following  details:  your  full  name,  your  school,  the  date  and  place  of  the  workshop  for  which you would like to be considered. You will be placed on a waitlist, and if a space is  available  at  close  of  registration,  you  will  be  contacted.  Top  4.  Why  are  there  different  workshop  “levels”  of  workshops,  and  how  do  I  know  which one is appropriate for my staff?  Within  each  programme,  workshops  are  designed  to  suit  different  levels  of  participants’  experience and needs. For example, a level 1 workshop generally serves an introductory  function,  while  level  2  and  level  3  workshops  build  upon  participants’  knowledge  and  experience with the programmes. To ensure productive professional development for all,  please  refer  to  the  workshop  descriptors  to  ensure  that  your  workshop  candidate’s  IB  experience  is  appropriate.  Descriptors  can  be  found  through  a  link  on  the  website  http://www.ibo.org/ibap/workshops/ and links on individual workshop registration pages. 

Top  5.  What is the fee for a workshop and what does it include?  As  of  January  2008,  a  standard  workshop  fee  for  a  three­day  workshop  is  US$520  per  person.  This  includes  all  resources,  refreshment  breaks  and  lunch  during  the  3  days

Page 5 


training.  It  does  not  include  travel  and  accommodation  costs.  Workshop  fees  are  subjected  to  change  as  necessary  by  the  Regional  Office.  However,  they  generally  remain the same for the calendar year.  Top  6.  If I register early, does my school get a reduced rate?  We offer an “Early Bird” registration rate of US$480 per person if you register and pay  prior to the early bird deadline approximately 3 months before event. After this deadline,  the early bird privileges will be lost and the standard fee of US$520 will apply if you have  not made payment.  Top  7.  If my school does not pay within the 2­week deadline, will I lose my seat?  Yes.  After  2  weeks,  you  will  receive  an  email  notification  about  payment  due  and  the  pending  cancellation  of  your  registration,  with  associated  cancellation  charges.  If  we  do  not hear from you within 3 working days after receipt of this email warning, your place will  be cancelled and charges will apply. (See the table after FAQ #34 below).  Top  8.  Can my staff register themselves online?  Workshop  registration  is  the  responsibility  of  the  IB  Coordinator  or  the  designated  professional  development  coordinator  in  your  school  community.  For  efficiency  in  communication,  the  IBAP  Events  Department  only  liaises  with  the  IB  Coordinator  or  administrator who has sole authority for professional development matters.  Top  9.  When  I  tried  to  register  my  staff  online,  I  discovered  that  the  workshop  was  already full. What can I do?  If a workshop is full, please send an email request to ibapevents@ibo.org to be placed on  a waitlist. Make sure that you provide the following details:  1.  Name(s) of Participant(s)  2.  Email Address(es) of Participant(s)  3.  Years of Experiences  4.  Name of School  5.  Name of Coordinator  6.  Email Address of Coordinator  7.  Name, date and location of the Workshop  IB  Asia  Pacific  programme  managers  monitor  waitlists  to  determine  whether  it  is  appropriate to open a second class. The Events Department will contact you if there is a  vacancy.  Top  10.  Are additional workshops ever added?  Yes. The rate of workshop registration is carefully monitored by the regional programme  managers.  If  the  “early  bird  registration”  numbers  indicate  sufficient  interest  for  a  particular workshop, and if the same workshop is not offered later in the year at another  venue, we may be able to open an additional class. Of course this depends upon whether  the venue can accommodate an additional workshop and whether an additional workshop  leader is available.  Top  11.  The registration deadline for the workshop has passed, but I would like to know  if seats are still available. What can I do?

Page 6 


After the registration deadline, you may send an email request to ibapevents@ibo.org to  check for availability in a specific workshop. If seats are still available, we may be able to  register  your  staff.  If  the  class  is  full,  you  will  be  informed  and  have  the  option  of  being  placed on the waitlist. The IB Asia Pacific Events Department will notify you via email if a  seat becomes available.  Top  12.  My school is in the process of recruiting teachers. I need to register places for  our  staff,  but  I  don’t  know  who  they  are  yet.  Can  I  sign  up  for  the  workshops  without names and let you know who they are later?  We do not encourage such practice. If this is unavoidable due to teacher recruitment, we  can  still  accept the  registration.  However,  the  early  bird  rate  does  not  apply  under  such  circumstances and there will be an additional administrative fee of US$80 per name given  at a later stage. (See FAQ #32)  Top  13.  If I show up at a workshop without registering, is there any chance I can get in  if seats are available?  No.  As  you  can  appreciate,  it  is  impossible  for  us  to  accept  “walk­in”  participants  who  simply appear at workshops without going through the registration process.  Top 

ONLINE REGISTRATION AND PAYMENT  14.  Online registration requires a school code. What is our school code?  Your  school  IBIS  code  allows  you  to  register  online.  It  is  a  unique  6­digit  code  which  indicates your status as an IB World, candidate or interested school. · IB World schools: use your 6­digit school IBIS code · Candidate schools: 6­digit candidate school code supplied to coordinators · Interested schools: 6­digit interested school code supplied to coordinators  Top  15.  My school code doesn’t work. What can I do?  Make  sure  that  you  are  using  the  correct  6­digit  school  code  for  your  status  as  an  IB  World  School  or  as  a  candidate/interested  school  (see  FAQ  #2).  If  you  still  have  difficulties, then send an email to ibapevents@ibo.org to check on your school code.  Top  16.  Do you need the full names for those who are attending workshops?  Yes. When registering online, it is essential that full and formal names of participants and  schools  are  accurately  entered,  as  this  information  will  appear  on  official  certificates  of  attendance and participant badges. Also, you must ensure that correct e­mail addresses  are  entered  for  coordinators  and  each  participant  so  that  the  regional  office  and  the  Workshop Leaders can contact them with important information prior to the event.  Top  17.  I  want  to  register  5  teachers  for  the  same  subject.  But  the on  line  registration  system won’t allow it. What can I do?  There  is  an  attendance  limit  for  workshops;  no  more  than  3  teachers  from  the  same  school  may  register  for  the  same  workshop  class.  This  ensures  that  workshops  have  a

Page 7 


balanced input of teachers from different schools for professional interaction and provides  greater access to more schools.  Top  18.  How do I know if I have successfully registered my staff online?  Please  follow  the  steps  indicated  at  the  top  of  the  on­line  registration  web  pages.  You  must complete 4 steps of the online registration process in order to register. 

When  these  4  steps  are  completed,  you  will  receive  an  automated  email  acknowledgement informing you that your online registration is being processed. If you do  not receive automated email acknowledgement, the registration process is incomplete.  Top  19.  What does the automated email acknowledgement look like?  The automated email acknowledgement will have the subject heading “Your Registration  is Processed” as below, with an indication that all 4 steps have been completed.

Page 8 


Top  20.  If I register online, do I have to pay by credit card?  No,  however it  is  the  easiest  means  of  payment.  Payment  by  credit  card  is  secure  and  receives an instant seat confirmation. If this means of payment is not possible for you, we  do accept telegraphic transfer or bank draft.  Top  21.  I  have  opted  to  pay  by  credit  card  and  the  system  leads  me  to  the  Paypal  system. Is this normal?  Yes. For your security, we use the Paypal system for credit card transactions. When you  register and pay using Paypal, you will receive an automated e­mail message confirming  payment. If you do not have a Paypal account, you will need to apply for one before you  can register and pay by credit card. If this means of payment is not possible for you, we  do accept telegraphic transfer or bank draft. Please note that the IB Asia Pacific Regional  Office cannot accept credit card details over the phone.  Top  22.  I have opted to pay by bank draft or telegraphic transfer and I have completed  the registration process. Will I receive an invoice to make payment?  Once  you  have  completed  the  online  registration,  you  will  receive  an  automated  email  message indicating your registration details and identifying the amount due to the IB Asia  Pacific Office. This is your invoice. Payment must be received within 2 weeks.  Top

Page 9 


23.  What  information  must  we  provide  with  payment  by  telegraphic  transfer  or  bank draft?  When you pay using bank draft or telegraphic transfer, we require essential information in  order  to  match  your  payment  with  your  online  registration. In  the  “comment” field  of  the  telegraphic transfer or bank draft, you (or your school’s finance department) must include: · Your school name · Your registration reference number  Your registration reference number appears in the automated email message you receive  upon completing online registration. Our Finance Department requires this information in  order for to verify payment. Once we have verified payment, the Events Department will  send you an email confirmation.  Top  24.  One  of  the online payment  options  indicated  is “credit  note”. What is a  credit  note?  A credit note is a record of credit issued at the discretion of the IB Asia Pacific Regional  Office. The Regional Office issues refunds in the form of credit notes only. It is valid for  two  years  from  the  date  of  issue  and  is  only  applicable  on  workshops/conference  organized by IB Asia Pacific Regional Office. It is not applicable for franchised events or  for workshops outside the Asia Pacific region.  Top  25.  If my school does not pay within the 2­week deadline, will I lose my seat?  Yes.  After  2  weeks,  you  will  receive  an  email  notification  about  payment  due  and  the  pending  cancellation  of  your  registration,  with  associated  cancellation  charges.  If  we  do  not hear from you within 3 working days after receipt of this email warning, your place will  be cancelled and charges will apply.  Top 

REGISTRATION: FORMAL CONFIRMATION OF REGISTRATION  26.  How  can  I  be  sure  that  IBAP  Finance  has  received  payment  and  that  my  staff  are formally registered?  When  payment  has  been  processed,  you  will  receive  an  email  confirmation  from  the  Events  Department.  Print  and  save  this  message.  It  is  your  confirmation  of  payment.  Workshop  participants  must  be  provided  with  a  copy  of  this  correspondence  and  must  have  it  with  them  when  they  register  at  the  workshop.  If  you  do  not  receive  this  correspondence  within 3 weeks after having submitted payment and the required school  information, please contact us at ibapevents@ibo.org.  Top  27.  I  have  used  Paypal  to  make  payment  by  credit  card.  How  do  I  get  formal  confirmation?  When  you  complete  payment  using  Paypal,  your  payment  and  registration  is  confirmed  immediately  with  an  automated  email  confirmation.  This  message  will  include  the  following information: · School name · Name of participant(s) · Workshop subject(s) · Workshop date and location · Your registration reference number

Page 10 


Print  and  save  this  message.  It  is  your  confirmation  of  payment. Workshop  participants  must  be  provided  with  a  copy  of  this  correspondence  and  must  have it  with them  when  they  register  at  the  workshop.  You  will  not  receive  another  email  confirmation  from  the  Events  Department.  However,  approximately  2  weeks  prior  to  the  event,  you  and  your  registered  participants  will  receive  an  email  correspondence  about  the  logistics  of  the  workshop  from  the  workshop  leader  and  the  Events Department.  If  you  have  not  heard  from us at this point of time, you may have made an error in entering your email address.  In this case, we would appreciate that you contact us at ibapevents@ibo.org to verify the  information.  Top  28.  I  have  completed  the  online  registration  and  made  payment  by  bank  draft  or  telegraphic transfer. How will I get formal confirmation?  If  you  have  provided  the  required  information  in  the  “comment”  field  of  the  telegraphic  transfer or bank draft (i.e. school name and registration reference number), your payment  should be processed within 3 weeks (see FAQ #22 above).  If you have not received confirmation within 3 weeks, this may be because you have not  provided  the  required  information.  You  will  need  to  fax  (+65  6776  4369)  or  e­mail  ibapfinance@ibo.org with proof of payment including: · a clear remittance copy of your telegraphic transfer or bank draft transaction · School name · Name of participant(s) · Workshop subject(s) · Your registration reference number  When  your  proof  of  payment  has  been  processed  by  the  Finance  Department,  you  will  receive an email confirming registration.  Top  29.  I have opted to pay by credit note. How will I get formal confirmation?  You need to contact ibapfinance@ibo.org to verify your credit note. Once the credit note  is  used  and  no  further  payment is  required,  you  will  receive  an  email  confirmation  from  the Events Department. Print and save this message. It is your confirmation of payment.  Workshop  participants  must  be  provided  with  a  copy  of  this  correspondence  and  must  have it with them when they register at the workshop. If your credit note is insufficient and  only covers partial payment of full registration fees, you will receive an invoice and we will  need to receive the balance payment within 2 weeks.  Top  30.  The  workshop  is  in  two  weeks  and  I  haven’t  received  any  correspondence  or  confirmation.  What  happens  if  I  send  staff  to  a  workshop  without  receiving  confirmation of registration?  The  lack  of  confirmation  may  be  due  to  an  incomplete  online  registration  or  an  error  in  your  email  address.  It  is  the  responsibility  of  the  school  IB  Coordinator  to  contact  the  Events Department if you have not received any confirmation prior to the workshop. We  reserve the right to deny admission to those unregistered participants who appear at the  venue without documented confirmation of online registration and payment.  Top  31.  Should  I  wait  for  formal  confirmation  of  registration  to  make  flight  arrangements for our workshop candidates?  Yes.  Top

Page 11 


REGISTRATION: CHANGES AFTER REGISTRATION  32.  Can I transfer from one workshop to another workshop at the same event?  No.  There  are  no  “transfers”.  You  may  cancel  your  registration  and  register  again  for  a  new workshop. Please note that standard cancellation fees will apply (as indicated in the  table below).  Top  33.  Can  I  send  a  “substitute”  staff  member  for  another  who  was  already  been  registered online and is now unable to attend?  Yes,  you may  substitute  another  staff member for the  same  workshop.  You  will  need  to  send an email to ibapevents@ibo.org to inform us of the situation as soon as possible. If  the early bird deadline has passed by the time of substitution, then that rate is no longer  available. Please note that there is an administrative fee of US$80 per change after online  registration (as indicated in the table below).  Top  34.  We must cancel an online registration. What happens now?  A cancellation fee will apply after online registration. It is to your advantage to inform us  as  soon  as  possible  so  as  to  avoid  incurring  higher  cancellation fees.  For more  details,  please refer to the substitution and cancellation policy (as indicated in the table below).  Top  35.  What happens if a workshop is cancelled?  If payment has been made, we will refund the full amount in the form of a credit note (less  bank charges) for you to apply to another workshop in the future.  Circumstances  Cancellation  after  registration deadline 

Policy  registration, 

prior 

to 

US$80 per cancellation 

Cancellation  after  registration  deadline  and  US$200 per participant  before 14 days prior to the workshop  Cancellation  within  14  days  prior  to  the  No refund or credit note  workshop  Cancellation due to Visa refusal 

No refund or credit note 

Regional Office cancels workshop 

Full refund of registration fees less bank  charges in the form of a credit note 

Substitution  A  substitution  is  a  change  of  participant  originally  US$80 per substitution  registered  within  the  same  subject  workshop  in  the  Please check with the Regional Office for  same event.  availability first. 

Top

Page 12 


WORKSHOP LOGISTICS  36.  What do participants need to bring to the workshops?  All  participants  must  bring  a  printed  copy  of  the  email  correspondence  from  the  Events  Department,  confirming  payment  and  formal  registration  for  the  workshop.  In  the  same  way that airline companies request passengers to have print copies of e­tickets when they  register at the airport, we require workshop participants to have this document as proof of  registration  in  case  there  are  discrepancies  in  the  registration  process.  For  information  regarding specific materials or preparation required for the workshop, please refer to the  workshop agenda.  Top  37.  Where can I find the workshop agenda?  Agendas are posted on respective workshop websites about one month prior to the event.  It is the responsibility of participants and the coordinator to download a copy. Participants  should take note of any required materials to bring and the required readings before the  workshop.  Top  38.  How long do workshops last?  A  workshop  normally  provides  12  sessions  over  the  course  of  3  days.  It  usually  starts  from  8.30am  –  4.30pm  on  Day  1,  9am  –  4.30pm  on  Day  2  and  9am  –  4pm  on  Day  3.  Refer to workshop agendas for more details.  Top  39.  Do  participants  need  to  attend  the  whole  workshop  in  order  to  receive  their  certificate?  Yes.  Participants  are  expected  to  attend  all  12  sessions  of  the  workshops  in  order  to  receive a Certificate of Attendance. Attendance will be taken by the workshop leaders for  each session. Please ensure that travel arrangements permit full attendance.  Top  40.  What  happens  if  my  staff  fall  sick  during  the  workshop  and  miss  some  sessions?  Participants  who  miss  part  of  the  workshop  for  any  reason  will  receive  a  Statement  of  Participation indicating the number of sessions attended.  Top

Page 13 


41.  What  happens  if  my  staff  fall  seriously  ill  and  are  unable  to  attend  the  workshop? Can we get a refund?  It is your responsibility to inform us prior to the first day of the event by sending an email  to ibapevents@ibo.org. To request a full refund in the form of credit note, please submit a  medical certificate as a supporting document.  Top  42.  I  have  a  teacher  who  simply  forgot  to  attend  the  workshop.  Can  we  get  a  refund?  There are no refunds for “no shows”.  Top  43.  Who  is  responsible  for  organizing  travel  and  accommodation  for  the  participants?  Confirming  flights  and  accommodation  are  the  responsibilities  of  the  coordinator  or  participant.  Please  ensure  that  travel  arrangements  allow  participants  to  attend  all  12  sessions  of  the  workshop.  The  Regional  Office  will  negotiate  special  room  rates  for  the  duration of the workshops. These rates will be available to you in the information pack.  Top  44.  I want to book flights and accommodation as soon as possible to get the best  rates. Can I go ahead?  You  are  advised  to  book  flights  only  after  receiving  your  registration  and  payment  confirmation.  As  some  hotels  offer  special  rates  with  an  early  cut­off  date,  you  are  advised to reserve a room as soon as possible.  Top  45.  What if a participant requires a visa to attend this workshop?  Visas  are  the  participants’  responsibility.  Approval  of  visa  application  comes  from  the  respective immigration department of the country hosting the workshop. You are advised  to  apply  for  your  visa  as  soon  as  possible  as  some  countries  require  2­3  weeks  for  processing.  If  you  require  an  invitation  letter  in  order  to  process  your  visa  application,  please contact us at ibapevents@ibo.org.  Top  46.  Should participants have travel insurance?  It is recommended that participants purchase travel insurance with their air ticket. Neither  the  IBO  nor  its  directors,  officers  or  agents  are  responsible  or  liable  for  the  safety  and  property  of  participants  or  their  companions  during  the  workshops  nor  any  excursions  related  thereto.  Travelling  to  and  from  the  workshop  venue  shall  take  place  under  the  participants’ sole responsibility. Participants are advised to seek information on potential  health  and  security  risks  incurred  by  themselves  or  their  companions  at  the  workshops  and to secure adequate insurance coverage.  Top  47.  Where can participants find out about such things as airport tax, exchange rate,  weather, and tourism in the workshop location?  A  registration  information  pack  is  available  on  the  respective  workshop  websites.  They  provide some basic information and web links for reference.  Top

Page 14 


OTHER QUESTIONS  48.  Does the annual event calendar change during the year?  Yes, additions and changes may occur throughout the year. We make it a point to email  updates  to  coordinators  whenever  we  make  changes.  Alternatively,  you  may  want  to  revisit  our  online  Regional  Workshop  Calendar  at  http://www.ibo.org/ibap/workshops/  where  the  2008  Workshop  Calendar  is  available  in  PDF  format.  New  workshops  are  indicated on this document by the following marker:  .  Top  49.  Some of my staff need workshops that are not available on this year’s calendar.  What can I do now?  Please  contact  the  appropriate  Regional  Programme  Manager  for  advice,  especially  if  training is required for authorisation. Often, temporary professional development support  can be arranged locally with networks and associations, or through mentoring with nearby  schools  or  online  advisors.  You  may  also  wish  to  contact  Regional  Representatives for  information  regarding  associations  and  networks  in  your  region.  Alternatively,  you  may  check  to  see  if  those  workshops  are  available  in  other  regions  at:  http://www.ibo.org/events/.  Top  50.  I know that there are associations and networks of IB schools / programmes in  various  parts  of  the  region.  What  role  do  they  play  in  providing  professional  development support?  Associations and networks of IB schools / programmes do not offer official IB Asia Pacific  Regional  Workshops.  However,  they  provide  a  valuable  service  in  offering  community­  based  professional  development  support  activities,  on  a  not  for  profit  basis,  which  complement the IB’s regional workshop provision. Schools are encouraged to participate  in these activities and record them appropriately as part of their professional development  portfolio  for  the  programme  evaluation  process.  However,  it  should  be  noted  that  these  are support activities only and do not satisfy IB programme authorization requirements.  Top  51.  How do I find out if there is an association / network available for our school?  You may email the Regional Programme Manager at the IB Asia Pacific Regional Office  to receive contact details for the relevant association or network near you.  Top  52.  An independent professional development consultant has offered to provide IB  training for my staff.  How can I use them?  We appreciate that there are many reputable agencies and professional providers around  the world who offer valuable training on matters beyond the IB. However, schools should  note that participation in externally provided PD events will not count for the purposes of  school  authorization  and  evaluation  unless  the  event  in  question  has  been  formally  recognized  by  the  IB  through  a  contractual  agreement  negotiated  between  the  provider  and the Regional Office.  If  you  require  advice  regarding  registered  IB  professional  development  providers  in  the  Asia  Pacific  region,  please  contact  the  relevant  Programme  Managers  at  the  Regional  Office.  In  your  communication  with  independent  teacher­trainers,  we  ask  that  schools  note  the  following points:

Page 15 


No  officially  recognized  external  provider  may  market  to  IB  world  schools  variations of IB recognized PD events other than those formally approved by the  Regional Office as being offered “in cooperation with the IB”. · The  intellectual  property  of  the  IB  may  not  be  used  under  any  circumstances  without a signed contractual agreement or other written approval issued from the  organization.  This  includes  the  use  of  materials  published  under  copyright,  the  use  of  IB  registered  trademarks,  and  any  practice  that  can  be  construed  as  passing  off  or  trading  on  the  IB’s  reputation.  Unauthorized  use  of  its intellectual  property may result in the IB taking legal action to protect its rights.  Top  ·

53.  If  my  school  would  like  to  host  a  workshop  in  the  future,  what  should  do  we  do?  We  welcome  your  expression  of  interest  in  hosting  IBAP  Regional  Workshops  at  your  school in the future. IBAP appreciates the support and sacrifice that schools have made  over  the  years  by  opening  their  doors  to  regional  workshops.  Please  send  an  email  to  ibapevents@ibo.org  to  indicate  your  interest  in  hosting  a  regional  workshop.  We  will  provide  you  with  an  overview  of  school  hosting  logistics  and  responsibilities  and  liaise  with you regarding future hosting opportunities.  Top 

END

Page 16


IBO USER GUIDE