Page 1

SCOUTINGNOW An Action Plan for Canadian Scouting

Action Item #5.3 Extension Scouts

Final report      Report date: July 13, 2011

Contents Executive Summary 

...................................................................... 3 


...................................................................... 5 

Recommendation 1: Fulfill the five critical factors 

...................................................................... 7 

Recommendation 2: Adapt the existing SCOUTSabout program ......................................................... 11  Recommendation 3: Create new programs with a partner organization ............................................. 15  Conclusion 

.................................................................... 18 


.................................................................... 19 

Appendix A: Environmental Scan Interview Notes 

.................................................................... 20 

A1. Vancouver School Board – Templeton Hub Community Programmer ............................................. 20  A2. Frontier College Literacy Program – Regional Coordinator for BC and Alberta ............................... 22  A3. Frog Hollow Neighbourhood House – Parent Outreach ................................................................... 23  A4. Vancouver School Board – Special Education Program for children with behavioural issues– Youth  and Family Worker .................................................................................................................................. 24  A5. Vancouver School Board – Settlement Workers in Schools (SWIS) .................................................. 25  A6. PLEA ‐ Kidstart ‐ Program Coordinator ............................................................................................. 27  A7. Ray‐Cam Cooperative Centre – Program Coordinator ..................................................................... 30  A8. Hastings Community Centre ............................................................................................................. 31  A9. Lakeview United Church Vancouver – Minister ............................................................................... 32  A10. Covenant House – Rites of Passage Program – Program Coordinator ........................................... 33  A11. Toronto Sports Leadership Program............................................................................................... 34  Appendix B: Action Item 5.3 – Extension Scouts 

.................................................................... 36 

Appendix C: Approved Project Charter 

.................................................................... 37 

Appendix D: Acknowledgements 

.................................................................... 38 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 2 

Executive Summary    The Scouting Now Action Plan Item 5.3 calls for an investigation into “the development and operation of  an Extension Scouts program for disadvantaged and/or homeless youth” in Canada’s major urban  centers.  This project is divided into phase I (research phase) and phase II (pilot project phase).  This  report details our findings from phase I.       We conducted interviews with community organizations and researched existing programs for  marginalized youth in the Greater Vancouver area.   Armed with a better understanding of the  characteristics of marginalized youth, we found that many aspects of the current scout program model  are obstacles to their participation.  Our first recommendation summarizes five critical factors that are  fundamental to the success of an Extension Scouts program:    1. Program cost: Programs must be free or low‐cost to marginalized youth.  The program  must be subsidized by alternative funding streams such as government grants and  community sponsors at the national or council levels.    2. Parental involvement: Parents cannot be expected to help in running program, transporting  youth to and from activities, or to help with fundraising activities.  The program must be  executed by leaders who have experience working with marginalized youth and be located near  or in schools or community centres.    3. Program cycle: maximum of 3‐4 months commitment cycle.  This requires more flexible  registration procedures that allow for shorter‐term membership.      4. Information accessibility: Program information must be widely available in locations frequented  by marginalized families e.g. community centres, inner‐city schools.  Material should also be  translated where appropriate for the demographic.    5. Motivation for participation: Programs for older youth must have career‐related/financial  incentives.     Based on these critical factors, we propose the following two recommendations as alternative  approaches to establishing an Extension Scouts program:    Adapt the existing SCOUTSabout program to meet the above critical factors.   The success of this  approach requires a strong youth referral relationship with existing community institutions, teachers,  counselors, etc.      Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 3 

Partner with an organization experienced in the marginalized youth sector to design a new program  that meets the critical factors.  The success of this approach requires a clear understanding of what  unique expertise we offer to potential partners (e.g. outdoor experience and facilities), and a good grasp  of what other organizations seek in partners.  We identify three potential partners in this report:  S.U.C.C.E.S.S., Covenant House, and the Vancouver School Board.    Although the former can generate immediate membership growth, the latter allows the freedom to  design programs tailored specifically to the needs of marginalized communities.  More importantly,  partnerships with other community institutions is key in re‐establishing Scouts Canada as a movement  that services the community and stays relevant to current issues in Canadian society.    We recommend that Scouts Canada re‐evaluate, based on the considerations presented in this report,  whether it is a suitable time to create an Extension Scouts program.   Should the decision still be to  move forward with a pilot project, the next step would involve formally approaching the top three  potential partners with a partnership opportunity.      

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 4 

Introduction   Action Plan Item 5.3 (Appendix B) was commissioned by the Scouting Now! Action Plan to investigate  the development and operation of an Extension Scouts program for marginalized youth in Canada’s  major urban centres, with an emphasis on identifying potential partner organizations.  The drive for this  program is two‐fold:  1) to extend Scouting’s reach to marginalized youth, and 2) to grow in  membership.         What is an Extension Scouts program?  We define an Extension Scouts program to be any program tailored to the needs of marginalized youth.    This report discusses two approaches to program design:   Through modifying existing Scout programs, and    Through creating brand new programs in partnership with organizations serving  marginalized youth   

Definition of Marginalized Youth1  The Government of Canada identifies marginalized youth as those who face societal, systemic, and  institutional barriers that limit their opportunity to fully participate in the educational, recreational,  social, economic, cultural, and political aspects of society.  As a result, they are less likely to develop into  productive, healthy, and engaged adults (Policy Horizons Canada, Government of Canada, 2010).      We have not included homeless youth in our consideration of an Extension Scouts program.  Out of the  65,000 homeless youth in Canada, as many as 80% are “hidden” – youth may be in and out of foster  care, “couch‐surfing”, or temporarily sheltered (Raising the Roof, 2011).  Their transient nature would  make it prohibitively difficult to reach out to them.  Furthermore, these youth rarely participate in  organized programs and prefer drop in activities (Appendix A10).  For these reasons, we feel that  homeless youth are not a suitable target group for an Extension Scouts program at this time.    Research method  An environmental scan was conducted of organizations and programs in the Greater Vancouver Region  that service marginalized or at‐risk youth.  The environmental scan included:    

15 interviews with representatives of these organizations  

 9 in‐person interviews with representatives of existing scout programs                                                               1

In the context of this report, “youth” refers only to individuals in the 5 to 26 age range, to coincide with that of the Scouts Canada Program. 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 5 

Internet research of 16 additional community organizations  

Interviewees provided valuable insight on:  

the needs of and risk factors faced by youth and their families served by these organizations 

the gaps in existing services and how Scouts Canada can fill these gaps 

the barriers to access to programs faced by marginalized youth  

organizations that may be potential partners to Scouts Canada  

Report objectives and structure  Based on information gathered in the 4‐month research phase of this project, we propose our top three  recommendations to Scouts Canada for the next steps to developing an Extension Scouts program:      Recommendation 1:  Fulfill the five critical success factors of a program for marginalized youth  Recommendation 2:  Adapt the existing SCOUTSabout program  Recommendation 3:  Create new programs with partner organizations    We conclude this report with our recommendation on the next step for Scouts Canada.   

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 6 

Recommendation 1: Fulfill the five critical factors    All organizations interviewed stressed the importance of taking into consideration the life and  family circumstances faced by marginalized youth.  We distilled the common themes into five  critical factors (CFs) that will minimize the barriers to participation and incentivize participation  among marginalized youth.  Traditional scout program models do not meet most of these CFs.   The factors are as follows:   1. Program cost: Programs must be free of charge to marginalized youth.  2. Parental involvement: Parents cannot be expected to help in running program, transporting  youth to and from activities, or to help with fundraising activities.    3. Program cycle:  maximum of 3‐4 months commitment cycle.  4. Information accessibility: Program information must be widely available in locations  frequented by marginalized families e.g. community centres, inner‐city schools.  Material  should also be translated where appropriate.  5. Motivation for participation: Programs for older youth must have career‐related/financial  incentives.     CF 1: Programs must be low‐cost or free of charge for participants.  Most interview respondents agreed that cost is one of the key barriers to participation for  marginalized youth, so any program should aim to be free or low‐cost to participants.   The costs  associated with registration, uniforms, camping equipment etc. must be heavily subsidized.  The  uniform should be simplified (e.g. t‐shirt) or the requirements made more flexible (e.g.  neckerchiefs with shirts only) to keep costs to a minimum for participants.    Most marginalized families have limited ability to help with fundraising.  An Extension Scouts  program must be supported at the national or council level through alternative funding streams  such as government grants, community sponsors, etc.      Although many funding opportunities are available, there are already many organizations  competing for them ‐ almost all the organizations researched are funded by a government or  community grant.  The identification and acquisition of these funding opportunities will require  dedicated staff support.        CF 2: Parents cannot be expected to help in running program, fundraising, or transporting youth  to and from activities.   

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 7 

Most parents of marginalized youth, especially recent immigrants, work multiple jobs and  therefore have limited evening or weekend availability.  Many do not own vehicles, and the cost  of public transportation is also a financial burden to some.  Therefore, parents of marginalized  families cannot be expected to volunteer as program leaders, help with fundraising, or to  transport their children to and from activities.    To reduce the need for transportation, it is best if programs are located at the youth’s school or  within walking distance.  An alternative solution is to partner with an organization that has a  mentoring/buddy program such as Big Brothers/Big Sisters.  The big buddy would be responsible  for transporting youth to and from program activities.  A successful example is the PLEA’s Kidstart  program in Vancouver (Appendix A6).    Most interviewees also agreed that programs are best held during/immediately after school or  during school breaks (e.g. spring break, summer, professional development days).   Parents often  enroll their children in programs at these times because childcare is typically costly and these  programs can keep their children safe.  Thus, program offerings during these time slots are  generally better attended than other times.    Since parents typically cannot help with running program, program leaders must be recruited  externally.  They must also be experienced in working with marginalized youth2.      CF 3:  Maximum of 3‐4 months commitment cycle  Parents of marginalized families prefer shorter term commitments due to instability in various  aspects of family life (e.g. financial and housing instability; frequent extended returns to home  countries for immigrant families).  Thus, parents prefer to enroll their children in short‐duration  programs that offer more flexibility throughout the course of the year. Some organizations,  particularly community centres, reported higher enrollment in 6‐week programs compared to 3‐ month programs.     We recommend program offerings on a term basis in a similar manner to local community  centres, for a maximum duration of 3‐4 months. Common terms are: September‐December,  January – March, April – June, and July – August. Summer programs should focus on day camps  rather than a weekly program, since they typically are not as well attended in the summer.                                                                2

Several respondents agreed that any program must make marginalized youth feel comfortable and secure, so that they can form  strong connections with the leaders. Successful programs are typically led by younger volunteers, whom the participants find easier to  relate to.   It is also imperative that program leaders be supported by professional counselors, and are trained to work with  marginalized youth so that they can deal effectively with any life issues the youth experience, such as violence, criminal behaviour and  substance abuse.   

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 8 

The current registration procedure requires full‐year membership by any youth in the program.   We must develop a more flexible process allow for shorter‐term membership.        CF 4: Translate promotional materials and make them accessible.  Many immigrant families are unfamiliar with the Scouting mission and program. Organizations  currently servicing this population reported that Scouts Canada’s promotional materials are  inaccessible to them ‐ materials are not widely available where the families gather, and  immigrants are unlikely to read a brochure that is not in their native language.    Successful advertising of an Extension Scouts program will require more widespread distribution  of promotional materials where immigrant families congregate (e.g. at immigrant information  centers, places of worship, etc).  Materials and websites should be translated into the most  common languages of the immigrant population (e.g. Hindi, Punjabi, Chinese, Japanese, Tagalog,  and Spanish).  Having key staff and volunteers who speak other languages would be a valuable  asset.  An alternative is to partner with an existing immigrant organization that can provide  translation services.      CF 5: Programs for older youth3 must provide appropriate incentives for participation.  Most respondents agreed that the biggest challenge in programming for older youth is addressing  the tendency for low participation and inconsistent commitment4.  The most successful  programs offer valued practical skills or certification that increases their chances of employment  or improves their current living conditions.  One such program is the Toronto Sports Leadership  program (Appendix A11) which offers marginalized youth a 1‐year intense certification course in  coaching/lifeguarding/refereeing, combined with vocational training such resume building and  job search workshops.  Another is the World Beat program (see recommendation 3 on  S.U.C.C.E.S.S.), in which immigrant youth improve their English through music and are linked to  appropriate services for employment, housing and health care by community outreach workers.   Participants also receive a biweekly allowance of $200 for those who meet the attendance  requirements during the 16‐week program.   Youth see tangible rewards in these programs and  are more willing to make a longer‐term, consistent commitment.      


Older youth in this report is includes teens and older. 


Incentives aimed at appealing directly to younger children are usually not as critical to participation rate.  Parents,  not the youth themselves, are usually the ones who decide what programs their young children will join. 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 9 

Other key components of a successful program for older youth are listed below.   We recommend  that these components be provided by a partner organization that has expertise in working with  marginalized youth:  

Mentorship component that matches a child with a caring adult volunteer (e.g. PLEA’s  Kidstart, Big Brothers/Big Sisters) 

Tailoring activities to individual needs (e.g. Kenya Extension Scouts, Mentorship  programs) 

Tracking youth progress individually (e.g. Kenya Extension Scouts) 

Beyond the five critical factors  In additional to addressing the common characteristics of marginalized youth, we must also be  mindful that every marginalized community has its unique needs.   More primary research is  necessary in every city of interest to better understand the needs of those communities and to  design a program that truly fulfills them.      The Toronto Community Foundation did just that in the summer of 2005 (Toronto Community  foundation, 2011).  It brought diverse groups together in a community dialogue to discuss the  most troubling issues in the city’s marginalized communities, including high rates of youth  violence, youth unemployment, school drop‐outs, and drop‐offs in youth recreation.  The  foundation invited six key institutional partners5 to collectively design a program for the youth to  increase access to opportunities for youth in training, employment, and community leadership.   The result is the Toronto Sport Leadership Program, a unique and very successful program that  has benefitted over 400 marginalized youth in Toronto in the last four years.     One of the primary reasons why the program was successful is that it catered to the specific  needs of the community.  Thus, we strongly recommend more primary research prior to the  design of an Extension Scouts program so that we can better understand the unique demands of  the communities we wish to target.      


Partnership organizations included: Toronto Community Foundation; City of Toronto Parks, Forestry & Recreation; YMCA of Greater Toronto; Toronto Catholic District School Board; Toronto District School Board; United Way Toronto 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 10 

Recommendation 2: Adapt the existing SCOUTSabout program    One approach to developing an Extension Scouts program is to adapt an existing Scouts Canada program  to better suit the needs of marginalized youth.  Table 1 at the end of this section compares the  SCOUTSabout, Schools and Scouting and Extreme Adventure programs based on how well they fulfill the  CFs established in Recommendation 1.      We feel that SCOUTSabout is the best model for an Extension Scouts program because it fulfills 4 of the  5 critical factors.  To further decrease the barrier to participation due to program cost, we suggest  further reducing the cost of spring camp by identifying other funding sources.  We also recommend  targeting advertising to schools where the majority of the student population is marginalized.      Kenyan Street Scouts model – would this work in Canada?  The Kenyan Street Scouts model is not a suitable model for an Extension Scouts program in Canada for  the following reasons:    

This program is similar to existing social work programs provided by the Canadian government.     Scouts Canada currently does not have the resources or expertise to offer programs of this  nature.  It would also be difficult to compete against seasoned existing service providers.   

The target group is only half as large in Canada, which implicates a significantly smaller return.   There are an estimated 150,000 street youth in Canada (Public Health Agency of Canada,  Government of Canada, 2006) as compared to 300,000 street youth in Kenya (Humanitarian  News and Analysis, 2007).   

Street youth in Canada are difficult to reach (Public Health Agency, 2007).  Street youth in Kenya  are more often visible and thus can easily be recruited off the streets. 

A prerequisite to success: Strong community relationships   Having strong relationships with the marginalized community is fundamental to the success of this type  of school‐based program.  People and institutions specialized in reaching out to marginalized youth  often act as referral sources, such as:   

school counselors 


social workers 

community centres 

immigrant resource centres 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 11 

We recommend that this relationship‐building be championed at the council level.  The target must be  the people and organizations located in neighborhoods where marginalized youth are prevalent.  As an  example of a good referral source, the staff at SWIS, one of the immigrant organizations interviewed  (Appendix A5), have either been in scouts themselves or have children enrolled in a group.  They have  personally referred students to join Scouts because they were impressed with the values and skills that  youth learn in Scouting.      We note the success of scout groups who have benefited from benevolent community relationships.  All  three groups are among the largest Scout Groups in the Pacific Coast Council:    

69th Knights of Kensington Scout Group, East Vancouver, BCs   Group size as of May 2011: 72 members  Age of group: 7 years  At least 90% of their youth members are marginalized and are from immigrant families.  Most of  their members are referred by schools and social workers!   

116th East Vancouver Scout Group, Vancouver Chinatown, BC   Group size as of May 2011: 112 members  Age of group: 28 years  Their sponsor is SUCCESS, an immigrant service organization.  Youth programs operate in the  SUCCESS activity hall.  SUCCESS often refers youth to join the scout group.     

13th Southwest Ismaili Scout Group, Burnaby, BC   Group size as of May 2011:  117 members  Age of group: 10 years  The group receives referrals from the school and community center it is affiliated with. 

As evidenced from our interview with SWIS and the above successful Groups, we urge Scouts Canada to  explore the potential in building a strong community referral base to support membership recruitment  into Extension Scout programs.  

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 12 

Table 1.  A comparison of existing programs based on the fulfillment of critical factors.  


Schools and Scouting 

Extreme Adventure 

Critical Factor 1  Program cost: Programs must be  free of charge to marginalized  youth.    *Program costs are based on Pacific  Coast Council, 2011   

 Meets factor    Ranges from $25 to $75/youth,  depending on funding availability     No uniform costs (youth do not  wear uniform)   

 X   Does not meet factor    Program cost is $225 to $275/youth 

 X   Does not meet factor    Youth must pay regular  registration fee (approximately  $140/youth)    Additional costs for individual  activities + equipment costs 

Critical Factor 2  Parental involvement: Parents must  not be expected to help in running  program, transporting youth to and  from activities, or to help with  fundraising activities.     

 Meets factor 

 Meets factor 

‐Program is executed by Community  Development Workers.      ‐Activities occur at schools (no  transportation required of parents)    ‐No fundraising activities are  required by participating families.  

‐Program is executed by Community  Development Workers.    ‐Most modules occur in the classroom  (no transportation required).    ‐No fundraising activities are required by  participating families. 

X   Does not meet factor    As in regular scout groups,  parents are normally highly  involved  ‐ as leaders, to help  with fundraising events, etc.  

 Meets factor 

 Meets factor 

Modules are 3 months in duration,  with weekly meetings. 

Program consists of 8 in‐class sessions +  1 weekend camp 

Critical Factor 3   Program cycle: Maximum 3‐4  months commitment cycle. 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 13 

X   Does not meet factor    Program consists of terms, but  youth are still required to  register for 1 full year of  program. 

Critical Factor 4  Information accessibility: Program  information must be widely  available in locations frequented by  marginalized families e.g.  community centres, inner‐city  schools.  Material should also be  translated where appropriate for  the demographic.   

 Meets factor 

 Meets factor 

Information materials are widely  distributed to all students in  participating schools after a  presentation to youth.   

Information materials are widely  distributed to all students in  participating schools. 

Not applicable  (Program is only for  Critical Factor 5  children aged 5‐10  Motivation for participation:  Programs for older youth must have  career‐related/financial incentives.    

Not applicable (Program is for youth  aged 9‐13) 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 14 

X   Does not meet factor    Information materials are  difficult to access.   Official  website and Scouts Canada  website contains limited  information. 

X   Does not meet factor     

Recommendation 3: Create new programs with a partner organization    An alternative approach to developing an Extension Scouts program is to join forces with existing  organizations to create a brand new program.  Our environmental scan revealed that Scouts Canada  currently lacks appeal as a partner organization.  The following are recommendations to increase our  chance of success in seeking partnerships.    We must be flexible with our definition of “partnership”  Until we gain credibility in the marginalized youth sector, we must be open to a range of possible  strategic alliances.  For instance, several interviewed organizations were willing to act as referral  sources, but were not interested in creating a program with us.  Partner organizations can also be  of value in other capacities, such as:  

resource providers such as meeting space, equipment, training courses 

consultants, offering assistance/advice on how to work with marginalized youth 

recruiters of program leader volunteers 

We should also be open to what we offer in return and consider different degrees of  involvement, for example:  

as resource providers e.g. access to our campsites  

as outdoor experts 

as program leaders 

Any program that we develop would require direct alignment to the mandates of both partners.   The program must be of convincing value to Scouts Canada and potential partners.  Organizations are  unlikely to invest in a relationship if there are no perceived gains toward their own objectives.       Any program would be heavily staffed and supported by Scouts Canada as there is very little impetus  from organizations to extend resources to co‐develop programs.   The establishment of partnerships will require the support of paid staff to:  

research the unique needs of local marginalized youth communities; 

research community organizations and their mandates;  

explore and apply to funding opportunities; 

build relationships with potential organizations and to develop the terms of the  partnerships  

It would be much more difficult to accomplish the above with volunteers because most  organizations are staffed only during business hours.   

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 15 

Potential partner organizations  We identify three organizations as high potential partners and propose the type of program  that they may be interested in.  Note that these organizations have not been formally  approached.  The programs proposed are based only on research and warrants further  development with the organizations.    S.U.C.C.E.S.S. – Program for immigrant adolescent youth  S.U.C.C.E.S.S. is a multi‐service agency in British Columbia that delivers services to help immigrants  adapt to life in Canada (S.U.C.C.E.S.S., 2010).  It operates the World Beat Program in partnership with  the Vancouver Community College and YWCA.  The program is targeted at immigrant youth aged 15 to  25, and helps them integrate into the community by building English, personal, and career skills through  music and cultural activities.  We see an opportunity for Scouts Canada to enter this partnership as an  outdoor expert, helping to design and execute an outdoor component to complement the existing  program.   Since this program is already in operation, this partnership requires significantly less effort to  start up in comparison to a brand new program.      Our government reports that the immigrant youth population is growing rapidly and is expected to be  “demographically significant” by 2017 (Policy Horizons Canada, 2010).  Thus, we believe that this  population is currently the best audience for an Extension Scouts program.       Covenant House – Program for homeless adolescent youth  Covenant House provides programs and shelter to youth facing homelessness (Appendix A10). The  Rights of Passage transitional living program provides youth predominantly aged 19 to 24 years the  opportunity to live in supported housing for 6 to 24 months.  During their time in supported housing,  youth are taught the skills to live independently. The program is also beginning to provide recreational  opportunities for the youth.  Scouts Canada could provide outdoor education as an added facet of the  program.  As with the S.U.C.C.E.S.S. World Beat program, this approach requires significantly less effort  to start up in comparison to a brand new program.   Due to the transient nature of homeless  adolescents, however, we feel that it will be more difficult to recruit participants in comparison to the  World Beat program.  Program leaders will require the support of professional counselors or social  workers because these youth are likely to have experienced more difficult circumstances on the street.     Vancouver School Board (VSB) – Community Programs for elementary school aged youth  Many schools in the VSB offer low‐cost recreational programs that occur outside of school hours e.g.  during lunch hour, after school, and during vacation breaks.  Scouts Canada can offer to run an outdoor  extracurricular program for inner‐city schools in marginalized communities during these times.   A great  benefit of partnering with the VSB is that we will have access to a large pool of youth.  In addition,  school staff could provide assistance in supervision and/or program execution, which reduces the  demand on staffing from Scouts Canada.  The drawback of this proposal is that significant resources  Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 16 

would be required to create a program from scratch.  Furthermore, the program would likely have to  be open to all youth at the schools, which reduces our intended impact on marginalized youth.      These three programs represent a variety of approaches and are targeted at different ages of  marginalized youth.  Although each of these programs is managed locally and does not have a  national presence we feel that similar programs are likely to exist in other urban communities and  therefore the pilots developed would be easily transferable and applicable.  Partnerships with  local organizations (vs. organizations with national presence) allow for the development of  different Extension Scouts programs that are more in tune with the unique needs of each  marginalized community in Canada. 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 17 

Conclusion   Any Extension Scouts program we develop should aim to meet as many of the critical factors as possible  to reduce the barrier to participation by marginalized youth.  Although the simpler route of adapting the  SCOUTSabout program will generate membership growth more immediately, the creation of a new  program will set the stage for more long‐term sustainable growth.  More importantly, it allows for the  design of truly impactful programs that are tailored to the needs of marginalized communities.  The  added benefit of partnering with an existing institution is that it will help Scouts Canada re‐establish  ourselves as a movement that services the community and stays relevant to current issues in Canadian  society.      We feel that Scouts Canada should take a step back and re‐evaluate, based on the considerations  presented in this report, whether it is a suitable time to create an Extension Scouts program.   Should  the decision still be to move forward with a pilot project, the next step would involve formally  approaching the top three potential partners with a partnership opportunity.      

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 18 

References   Humanitarian News and Analysis. (23 Feb 2007). KENYA: Nairobi’s Street Children: Hope for Kenya’s  future generation. Retrieved on May 10, 2011 from    Kenyan Scouts Wiki. (n.d.). Wiki retrieved on May 15, 2011 from    Policy Horizons Canada, Government of Canada. (2010). Canada@150 Research Report: Part II – Policy  Challenges for Canada 2017: Unlocking the Potential of Marginalized Youth. Retrieved on Nov 12, 2010  from‐part2m    Public Health Agency of Canada, Government of Canada. (2006). Who are Canada’s Street Youth? A   Socio‐demographic Snapshot from E‐SYS. Retrieved on May 10, 2011 from http://www.phac‐‐its‐surv‐epi/qf‐fr/socio‐d‐eng.php    S.U.C.C.E.S.S. Foundation. (2010). Retrieved May 2011 from    Raising the Roof. (2009). Our Programs. Retrieved on May 10, 2011 from‐programs.aspx    Toronto Community Foundation. (2011). Retrieved on May 10, 2011 from    World Beat. (2009). Welcome to World Beat. Retrieved on May 10, 2011 from    World Scouting Organization. (2011). Working with Street Children in Kenya. Retrieved on May 10, 2011  from award/sw_best_practices/working_with_street_children_in_kenya                  Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 19 

Appendix A: Environmental Scan Interview Notes    A1. Vancouver School Board – Templeton Hub Community Programmer  Date: December 2, 2010  Location: Vancouver, BC  Organizational Overview  The Interviewee is one of the community programmers who works in the schools in North East  part of Vancouver. They help to set up afterschool programs for children such as floor hockey, art,  drama etc. She also organizes a drop‐in youth program at Franklin Elementary school. The programmers  also plan programs for the holiday, spring, and summer vacation periods.  Previous Experience and Knowledge about Scouting  -

The interviewee is aware that her manager has had discussions with Scouts about getting a  program started in some of the schools in this area.  One of the challenges is that the smaller schools may not be able to register a sufficient number  of students to have a full group.  They have been looking at developing some type of after‐school program in some of the  schools. 

Feedback from children/youth who are involved with Scouts   (these generalizations apply to both Scouts and Guides)  -

The meetings can be boring, students are not that interested in the activities, games, and songs  that happen during the meetings  The meetings are too structured 

Marketing Scouts  -


Scouts outdoor education programs are not as well‐known as they should be, this aspect of  scouts should be marketed more heavily because it would appeal to children and youth who are  considered at risk  Other program representatives come into the programmers’ meetings and parent meetings to  promote their programs  Parents need to know about the program, particularly the outdoor education component,  because they are the ones who will be registering their children in the program  Parents of children/youth may not seek out programs therefore they need to be informed  Children/youth at risk are often referred to programs by school counselors 

What types of programs are needed? 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 20 



There are so many programs in existence that she was not able to think of anything that is  missing. If anything children/youth have so many different options it is hard to get  children/youth interested in Scouts since they have so many things from which to choose.  Programs that are going to appeal to children/youth at risk will be most appealing if they have  youth leaders (high school/post‐secondary age).       Community programmers are always looking for programs that are available after school, on  professional development days or other days when school is closed. 

Thoughts about potential partners for Scouts Canada in working with marginalized youth  -

Boy and Girls Club might be a good match for Scouts. 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 21 

A2. Frontier College Literacy Program – Regional Coordinator for BC and Alberta   Date: December 3, 2010  Location: Vancouver, BC  Organizational overview  Frontier College runs a number of programs that are targeted at children in elementary school.  The programs typically serve children who are from immigrant families. They also have programs for  older youth and adults.  Perceptions of Scouting  Due to cultural differences, the parents of the children in their programs may not even be aware of  Scouts Canada and the programs that it offers As a community member, the interviewee stated that she  does not see Scouts as being all that visible. It just doesn’t seem to be on people’s radar as an option.  Barriers to access for children/youth  -


It is getting hard to engage youth in the technological era because they seem less interested in  getting outside; they would rather be in front of a computer.  Cost is always a barrier, particularly for families who are struggling  The location and the timing of the meeting is critical – parents who are working several jobs,  have other children in the home, do not have cars etc. are going to find it very difficult to take  their kids to meetings that occur in the evening. It may mean having to take a bus to drop off a  child and pick them up.  It is difficult to get the information out to parents when language barriers exist. Even schools  struggle to get parents to attend meetings because of issues with language, availability, lack of  time etc. 

What would a successful program need?  -


Effective means of getting the information out to parents  Effective means of getting the information out to kids – she cited the example of a youth crisis  line that found that their call volume was decreasing because kids were turning to the internet  more so the organization tried to determine ways to increase their on‐line presence  Programs which do not require parents to provide transportation would be the most attractive  option.   As an example, Frontier College is looking at a partnership opportunity with Coastal Squash.   The program would be comprised of a bus picking up “at risk” kids after school and transporting  them to a Squash Club to play squash for one hour. After that, Frontier College would provide  one hour of academic tutoring. This type of program requires funding especially considering the  liability issues that arise when you are transporting children. 

Thoughts about potential partners for Scouts Canada in working with marginalized youth   -

The interviewee suggested that the Scouts should be looking for opportunities to partner with  schools since they already provide after‐school, spring break, and summer camp programs. 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 22 

A3. Frog Hollow Neighbourhood House – Parent Outreach  Date: December 6, 2010  Location: Vancouver, BC  Organizational Overview  Frog Hollow Neighbourhood House has a comprehensive list of programs targeted at a variety of  age groups including: pre‐school programs, out of school care, pre‐teen programs, parent outreach etc.  The majority of their clients are Cantonese speakers as well as Vietnamese and Philipino.   At first, we were referred to a staff person, who works with the 0 to 6 age group. The staff  mentioned that there is limited programming for kids in the 6 to 10 age group; namely the “lost age”.  They said that this is mainly due to a lack of funding for this particular age group. There are funding  sources that can be accessed for 0 to 6 and for adolescents but there is a gap for that in‐between age.   We spoke with the staff person who is responsible for 6 to 10 age group. The staff’s main  responsibility is parent outreach and support. They organize education and skill building sessions for  parents about positive parenting, food security, and other relevant issues, distributes newcomer parent  information to recent immigrants, and provides other supports.  Perceptions of Scouting  The interviewee was not sure whether the families with which she works are aware of Scouts and their  programs. Frog Hollow does have the Guides run a group in their Neighbourhood House on the weekend  so she does occasionally get parents coming to her and asking about that but she does not hear much  about Scouts. If there was a Scout group at Frog Hollow, she could certainly promote it within her parent  group. The organization has an e‐mail distribution list of about 200 parents.  Barriers to access for children/youth  -

Cost – this is the greatest barrier for most families. Activities/programs need to be either free or  very low cost.  Transportation – many families do not have access to transportation and even the cost of public  transit may be beyond their means.  Frog Hollow plans many workshops for parents and often they are unable to attend because of  transportation barriers.  Evening meetings are difficult for parents because it usually means that they will have to sit and  wait around for their children. This is the case for any meetings where the parent must drop‐off  and pick‐up the child. 

What would a successful program need?  -

Parents have indicated that they are looking for a range of programs for their kids involving  physical fitness, art, and music. Basically, they want their children to be active.  They would like programs that occur immediately after school at the school or somewhere  where the child is transported directly from school.  They have indicated in survey and focus groups that they would like to see more programs on  the weekend as well but that are not looking for evening programs.   

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 23 

A4. Vancouver School Board – Special Education Program for children with behavioural issues– Youth  and Family Worker  Date: January 2011   Location: Vancouver, BC  Organizational Overview  The staff works in a special program for elementary school children who have been identified  with difficult behaviour issues. Approximately 50% of the children that she works with are living in foster  care.  Perceptions of Scouting  -

The staff has had personal experience with Scouts as a parent of a boy was involved in  Cubs/Beavers  They also noted Scouts are not making it easy enough for families to get involved.   There is limited marketing compared to the Guides who sent a brochure home through the  school.   Historically, the website was not user friendly and was not particularly helpful in finding a group. 

Barriers to access for children/youth  -

Cost is a huge barrier for these kids. When you take into consideration the registration, the  uniform, and the camp costs it can be very expensive for families that have limited means.  The expectations around fundraising are unrealistic for many families.  The expectations around volunteering and involvement are not realistic. For example, many  foster parents would not be able/willing to attend meetings, assist with fundraising etc.  The uniform needs to be less rigid/formal to help cut down on costs and make Scouts more  appealing to children.   To them, the Guides approach (t‐shirt and dark pants) which is less formal is a better fit for  these kids.  These children need someone who is going to be able to take them to and from meetings and  support them in other ways (fundraising). 

Thoughts about potential partners for Scouts Canada in working with marginalized youth   -

Big Brothers seems to be the obvious choice because the Big Brother could take the child to the  meetings and perhaps get involved in other ways. 


Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 24 

A5. Vancouver School Board – Settlement Workers in Schools (SWIS)  Date: January 2011  Location: Vancouver, BC  Organizational Overview  The Settlement Workers in Schools (SWIS) work throughout the Vancouver School Board in  Kindergarten to grade 12. They work with students and their families who are new to Canada. They  provide supports and referrals to help students and families with the settlement process.   Perceptions of Scouting  -



All three SWIS had experience with the scouting. One staff was in Scouts when he was young in  the Phillipines.   The remaining two staffs have both enrolled their children in Scouts. They also have experience  referring students and their families to Scouts.   They were all impressed by the values and skills that children can learn from Scouts and felt that  Scouts should focus on the these values and skills when marketing the program to parents.  The skills that they referred to were: leadership, discipline, survival, social skills, communication  skills, following routines, teamwork, cooperation, respect, crisis management, and street smarts  They said that many students and families struggle when they arrive in Canada because the  children are used to being pampered and they tend to act out especially if they have little  supervision because their parents are working multiple jobs.  Parents end up feeling frustrated and overwhelmed about how to get their children to behave.  The children are often very dependent on their parents and therefore they could benefit from  the outdoor education which would force them to learn how to take care of themselves in the  woods. This would provide them with skills as well as independence.  Scouts could give children and youth an alternative to other bad influences. 

Barriers to Access  -


Parents who are not confident speaking English find it difficult to get information and join  Scouts. If they do not have the English skills to negotiate the website then they are not likely to  register their child for Scouts unless they get assistance from the Settlement Worker.  There does not seem to be enough advertising and promotions for Scouts. Many parents just  are not aware of it.   They would respond best if they had access to brochures in their own language. The brochures  would also serve to make Scouts feel more inclusive.  More needs to be done to make new Scouts and their families (particularly those who do not  speak English) feel welcome.   Often parents would like to volunteer because they have skills and knowledge that they would  like to share but they feel intimidated because of the language barrier.  Some parents are not able to afford the registration fees or the uniform cost. They may have  access to a number of free programs or those that charge a very small amount therefore they  may not be willing to pay a larger fee. 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 25 



Families who return to their original country for extended periods of time during holiday breaks  and other times of year may not want to commit to something that is longer term like the  Scouts.  New Scouts might benefit from some type of buddy system that matched them up with an older  Scout or more experienced Scout. This person could act as a mentor.  Parents prefer programs that are held after school especially those that are held at school.  Rommel noted that some Filipino parents are concerned that programs that are held elsewhere  are places where gangs do their recruiting. 

Other comments  -

It would be beneficial to hold focus groups with newcomer students and parents to find out  what kind of programs that they would like to see.  SWIS would like to have more brochures and particularly any that are translated.   SWIS would also like to have the names of Scouts staff or volunteers who speak other languages  who would be willing to speak to parents who are interested in joining Scouts. 


Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 26 

A6. PLEA ‐ Kidstart ‐ Program Coordinator  Date: January and February 2011  Location: Vancouver, BC  Organizational Overview  KidStart is an awarding winning, CARF accredited, Prevention and Diversion program for vulnerable  kids ages six and older. KidStart recruits, selects and supports volunteer kid coaches who work with  young people who are at risk of experiencing serious difficulties in their lives. These volunteers serve as  consistent and positive role models who plan one‐to‐one activities that will provide the young person  they are assigned to, with opportunities to experience success and achievement. The primary objective  of the program is to strengthen the young person's resilience to the risk factors that are known to lead  to victimization, violence and criminal activities. They also develop positive one‐to‐one relationships,  engaging kids in activities that promote success and achievement in the community they call home.    Experience with Scouts Canada  -




Most of the kids that are served by Kidstart have limited involvement with Scouts Canada, in fact  one of the issues for these kids is that they have had limited involvement with most organized  activities.   This is due to a number of factors.   o Examples include poverty as well as the difficulties that their parents face in supporting  their involvement in organized activities.   o Parents may not have the time, money, or ability to get their kids involved in a program  like Scouting or to help support them to stay involved.  In the past Kidstart has had some issues with volunteer mentors who sign a child or youth up for  lessons or a program and then expect that the parent will take over responsibility for ensuring  that the child gets to the program.   This is not always realistic with this parent group because they may not have the ability or  means to support their child to stay involved.  The increasing level of diversity of children and families in the Lower Mainland means that there  are many families who have no background knowledge or experience with Scouting. Also, some  of the sentiments contained in the Scout Promise may not fit with the value systems of some  families. 

What would a successful program need?  -

In order for homeless or street entrenched youth to be interested in participating in a program,  they would need to feel that it is a safe environment where they would feel comfortable  The goal in working with vulnerable children is to help them build a social network that will help  to support them  The kids need to be connected with services that will give them access to caring adults and a  supportive peer group 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 27 



It is difficult to start a new program or partnership like this without some type of funding.  Kidstart has tried to embark on some partnership programs with a local community school but it  can end up being a lower priority if there is no dedicated funding or staff support.  Scouts Canada needs to raise their profile, they need to expand their marketing to appeal to a  broader segment of the population, and it would probably be beneficial to do some specific  targeted marketing towards children and youth who are vulnerable. 

Kidstart Program Overview (taken from the Kidstart Volunteer Handbook)  -



The KidStart Mentoring Program recruits, selects and supports volunteers who work with young  people who are at risk of experiencing serious difficulties in their lives.   These youth may be struggling with problems at school, with their family, with their peers and in  the community.   The Volunteer Mentors serve as consistent and positive role models who plan one‐to‐one  activities that will provide the young person they are assigned to work with, with opportunities  to experience success and achievement.  The primary objective of the program is to strengthen youth’ resilience to the risk factors that  are known to lead to victimization, violence and criminal activities. It is a positive youth  development program with a proven track record of improving participants’ capacity to  overcome adversity and become more active in their communities.   The Volunteer Mentors develop a supportive relationship with the young person they are  assigned to by engaging them in different activities on a weekly basis in their community.   All Volunteer Mentors are carefully screened, oriented and supervised by the Coordinators of  Volunteers. 

Demographics of the clients serviced by the organizations   -

Kidstart has a program for children 6 to 12 as well teens from 12 to 18.   The young people are typically experiencing risk factors associated with violence, victimization,  and criminal activity. These factors include poverty, family issues, and lack of success at school.  Since the research/statistics indicate that males are at a higher risk for getting involved in  criminal activity gender is taken into account as well. The program for 6 to 12 years is unique  because there are relatively few programs of this kind aimed at that age group. 

Transportation of the children to and from the programs ‐ do most of the children arrive by  themselves by public transportation, parents bring their children and stay for the programs, or they're  picked up by other legal guardians aside from their parents?  -

Since it is a mentorship program there is no formal pick‐up and drop‐off. It is up to the mentor  to arrange transportation with the child. The parents are not responsible for transportation for  the most part. 

Number of youth/families they typically are able to reach through their current programs  -

The Lower Mainland programs have approximately 200 clients. 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 28 

When the programs are first rolled out, how do the parents get news about it and subsequently  decide to sign their children up? How does registration work?  -

The majority of the referrals come from individuals in the school system including teachers,  counsellors, social workers, child care workers  Referrals are also received from Ministry of Children and Family Staff through Social Workers  and staff working in the correctional system  Kidstart does some advertising and parents also find the website  The parents complete the forms to register their child and then the child is put on the waitlist  until they can be matched with a volunteer.  At this point, PLEA Kidstart is not interested in entering into a partnership. 

What is the delegating process to appoint people to help at these programs? Are they based on  specialties available at the time the program is projected to roll out? Do they leave the opening for a  set period of time and wait for volunteers to come forward to the opportunity? How much time does  this process usually take?  -

Once the children/youth are registered they are placed on a waitlist until there is a suitable  volunteer for them to be matched with.   The waitlist is 1‐2 years long.  

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 29 

A7. Ray‐Cam Cooperative Centre – Program Coordinator  Date: January 10, 2011  Location: Vancouver, BC  Organizational Overview  Ray‐Cam is a community centre in Vancouver’s Strathcona neighbourhood serving community  members of all ages. The centre provides recreational programs, pre‐school, and after‐school care.  Barriers to Access  - The big issues for parents in this community are commitment and consistency.  - Parents are often very keen in the beginning but have difficulty following through in the long  run.  - Financial barriers are significant. Many families are not able to afford program fees.  Children/youth have attended camp programs through the YMCA or Union Gospel Mission or  Camp Rainbow using a subsidy that is available through the Ministry of Children and Families  (the subsidy is approximately $200)  - Transportation is also a significant issue for families therefore the program must be easily  accessible and at a convenient time.  - Older children are not as interested in organized programming. Some of the children/youth are  “programmed out” by that age after being in daycare and afterschool care as well as many  programs over the years.  - Scouts do not have enough of a profile, the centre does not have any of their brochures, is not  aware of the local groups etc.  What would a successful program need?  - Ray‐Cam would be interested in considering partnership possibilities but it would probably need  to begin by Scouts integrating something into an existing program i.e. if Ray‐Cam is running a  week long day camp, Scouts could attend for one day to lead some activities. This would also  provide an introduction to Scouting for children who have had no experience with Scouts.  - Programs that focus on leadership development are useful for the older children/youth. 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 30 

A8. Hastings Community Centre   Date: January 10, 2011  Location: Vancouver, BC  Organizational Overview  Hastings Community Centre provides a wide range of programs and recreational activities for all  age groups. Christine has worked at the Centre as the receptionist for 24 years.  General  Barriers to Access  - Younger children (8 and under) are usually willing to be registered for programs by their parents  and they will attend those programs but once they become a bit older they are more resistant  to being enrolled in scheduled programs.   - They prefer a drop‐in centre model.   - The Community Centre often has to cancel programs due to lack of registration if it is targeted  an older age groups.   o The Thursday and Friday evening youth drop‐in program is very well attended.   - The youth simply want a place to “hang out” with their friends.  - Older children/youth are registered for day‐camps during school breaks and summer because  parents want to ensure that they are safe and occupied during the summer. The camps are very  reasonably priced so that it is affordable for families.  - Many parents are less willing to enroll their children in lengthy programs. The centre has moved  to offering programs that only span six weeks rather than three months. This is especially true in  the spring and summer. During the summer, they offer almost no programs except day‐camps.  - Scouts’ profile needs to be raised so that parents are more aware of its existence and its  programs. The uniform seems out‐dated for today’s children and youth.  - Children and youth are very preoccupied with technology and are therefore less inclined to join  activities like Scouts.  What would a successful program need?  - The profile of Scouting would need to be raised so that parents are aware of the opportunities.  - Scouts would need to make connections with school counselors as they are often the ones who  refer children/youth to programs including camps if the child is struggling with a variety of  issues including lack of parental support.  - The programs would need to be shorter – the year should be broken up into 3 or 4 terms. The  length of the term would likely need to correspond to the badge system so that participants  have sufficient time to work towards badges. 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 31 

A9. Lakeview United Church Vancouver – Minister   Date: January 12, 2010  Location: Vancouver, BC  Organizational Overview  The United Church is for a congregation in East Vancouver. The congregation is made up mainly  of Filipino families as well as Chinese and some other cultures. There are quite a few children and youth  in his congregation.  The United Church is divided into 91 Presbyteries across Canada. There are two  Presbyteries in Vancouver – Vancouver South and Vancouver Burrard. The Presbyteries are also grouped  into conferences. BC is considered one conference. The conference of B.C. has a dedicated staff person  who is responsible for youth.  The United Church has its own camp on Gambir Island which has been  newly renovated. It is called Camp Fircom  ( The Lakeview Congregation  also takes a yearly camping trip to a camp at Cultus Lake. This trip is for the entire congregation. The  children and youth enjoy this trip very much. For many of them, it is their first time camping. The camp  seems to appeal to all ages and there do not seem to be any issues with the older youth feeling that  they are too “cool” for the camp.  Barriers to Access  - It is not worthwhile to plan meetings for the evening because they are not well attended.   - Since many of the adult members of his congregation work two jobs, they are not able to attend  meetings in the evening or bring their kids to those meetings.   - Weekend meetings are more appealing to the congregation.  What would a successful program need?  - Families prefer to register for programs that are shorter such as six weeks. It is not possible to  run a program year round because individuals are not ready to make that kind of commitment.  It is more useful to split the year into three terms.  - The children/youth really enjoy the yearly camping trip and they would definitely enjoy the  opportunity to take another camping trip during the summer.   - Since the congregation trip is aimed at families, they children/youth would probably enjoy the  chance to go camping on their own with leaders rather than their parents.  - Programs that provide a mix of fun, some sporting activity, a safe place and a sense of  community seem to be the most beneficial.  - Programs that focus on skill development such as communication and cooperation are also very  good.   - The children/youth are willing to take on leadership roles, offer suggestions, and run with  projects if given the opportunity.  Future Partnership Possibilities  - The interviewee felt that there definitely may be opportunities for future partnership  discussions.    Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 32 

A10. Covenant House – Rites of Passage Program – Program Coordinator  Date: March 2, 2011  Location: Vancouver, BC  Organization Overview  Rites of Passage (ROP) is a transitional living program that provides 6 ‐ 24 months of supported  living to young people who need guidance, structure and support as they strive towards independence.  Many of the young people we serve are not ready to live independently; they lack the basic life skills  most of take for granted: budgeting, saving, cooking, cleaning, goal setting etc.  The program typically serves young adults between the ages of 19 and 24 but they can take  youth as young at 16. In addition to the life skills training that happen in the program they have also  been working towards creating more recreational activities for the youth while they are enrolled in the  program. Scouts Canada may be able to partner with the R.O.P. to provide recreational opportunities for  the youth in the program.  General comments about the issue of youth homelessness  - The youth served by this program are those who have accessed the shelter service offered by  Covenant House in the past. They may now be too old to live in foster care but are not ready to  live independently.   - In terms of youth that are under 19, if they are not living at home they are typically in the  Ministry of Children and Families’ foster care system.   - If they are not in that system, they are living on other people’s couches and not necessarily on  the street where they are visible.   - It would be difficult to directly target a program at street youth because it is difficult to identify  those youth.   Possible Partnership Opportunities  - If a program were to be developed for the young adults in the R.O.P. program, it could fit in well  with the recreational programming that they have been developing already.  - It would likely succeed better if it downplayed the connection to Scouting since there is likely a  perception among these young adults that scouting is for kids.   Barriers to Access  - There are similar barriers to access for these young adults that have been mentioned by other  organizations related to financial issues and adult support.   - There are fewer issues around the timing of the program since this is a live‐in program.  - One of the key challenges that have arisen in the recreational programs to date has been around  commitment and consistency among the youth.   - They may seem quite keen and interested in a new activity/program in the beginning but the  commitment is not always sustained.  

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 33 

A11. Toronto Sports Leadership Program  Date: March 2011  Location: Toronto, ON    Our respondent was one of the first Aquatic Program Coordinators for the Toronto Sport  Leadership Program.  She shares with us her experience working with at‐risk youth and offers some  valuable suggestions for how Scouts Canada can start their own program.  This program was founded in 2005 as a response to the growing issues amongst at‐risk youth in  Toronto such as youth violence, youth unemployment, school drop‐outs, and drop‐offs in youth  recreation.  This program is the first of its kind in Canada, providing young people the opportunity to  gain skills, certification, and real jobs as basketball and soccer coaches, lifeguards, and swim instructors. 

In the first four years of the program, more than 400 young Torontonians have graduated from  the Program, gaining transferable, marketable skills, and forming a roster of diverse, qualified  sports staff for public and private employers.    The program is an important partnership of:    Toronto Community Foundation   City of Toronto Parks, Forestry & Recreation – provided facilities   YMCA of Greater Toronto – key coordinator of facilities, also provided $ support, offered  free first aid training   Toronto Catholic District School Board – recommend students to the program    Toronto District School Board ‐ recommend students to the program   United Way Toronto – provided $ support   Life Saving society – offered free lifeguarding training  Operational details on the Aquatic program:  

Programs operated in the heart of rough neighborhoods 

Targeted at high school youth in those neighborhoods 

Youth apply through their school; each school recommends the top applicants to the program 

Program duration – 1 year commitment 

Youth get lifeguarding/coaching/refereeing certification upon program completion 

Program also offered workshops on resume building and job hunting after certification to help  them get jobs in the summer 

Youth oftentimes came on an empty stomach – the program provided free food 

Program was free of charge to the youth 

The biggest challenge was attendance & commitment; many youth had to work on the side to  support the family 

Suggestions for Scouts Canada  1. First access the needs of the neighborhood – very very important!  Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 34 

2. Then figure out the interests and needs of the potential partner organization are – e.g. what are  their mandates and targets for the year?  3. Be sure to have an enthusiastic team to drive it  4. Scouts Canada needs to be the key driver of the program; organizations are more likely to  partner up if all they provide is their expertise and a little time vs. them having to do a lot of the  leg work  Other thoughts  

On getting commitment to a longer‐term program: there must be an appealing incentive for the  youth e.g. certification, fulfills service hour requirements 

On keeping the schedule flexible: this is very important!  Drop‐ins are almost guaranteed fail.    Best if you require longer‐term commitment from participants or there’s no continuity in the  program.  Consider having several offerings on the same topic, so participants can pick the time  that works best for them.  Upon completion of the required topics, they get certification. 

Any pilot should be at least 3 seasons long – it’s really hard to get a new program off the ground,  so 1 season is not enough. 

Scouts Canada can use the outdoors as a venue to teach youth leadership skills that prepare  them for their career at a practical level 

To create a buzz in the community, host a youth symposium and invite representatives from  schools and community centers.  Good event for the youth and also helps you identify the right  people to approach in potential partner organizations. 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 35 

Appendix B: Action Item 5.3 – Extension Scouts  Please see attached for an excerpt from “An Action Plan for Canadian Scouting”.     

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 36 

6&287,1*12: 12:            

-"%%A596 *%" %                      &(      E   +  G O        ,        (      G         &(                   +FG)  FG) $O  E&(  )      

G 3                   

     -"%?(  Î            "8#8                Î          &(             "8##  )+0  Î 3  !3   Î 3           !" 8%+ "% Î  Î      

 -"%%A592 - ?. +%        1<* %    ) (             !  N                           B)V B L  ) V B  )         )    '                                                   +  G        /           O  0             5 N                                    , 5    


Appendix C: Approved Project Charter  Please see attached approved project charter. 

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 37 

Extension Scouts

Created: Sept/2010

Project Charter Project Name: Date: Sponsor: Project Mgr:

5.3 Extension Scouts September 21, 2010 John Chow Vivian Chan



Background As per outlined in Scouting Now Action plan item 5.3 We recommend an investigation into the development and operation of an Extension Scouts program for disadvantaged and/or homeless youth by: a) Undertaking research on homelessness in major cities and speak with existing service providers b) Investigating different models of Extension Scouts and determine which is best suited for Canadaâ&#x20AC;&#x2122;s urban centres: (i) African model (ii) A SCOUTSabout/Extreme Adventure program version for homeless youth c) Determining funding, and alternative revenue streams, and operational details,such as location

Project objectives Phase 1: Recommend a model for an extension programs for disadvantaged youth in the inner city, schools and community centres in the Greater Vancouver Region that can be applied to other urban centres across Canada. The model should include funding, revenue streams and proposed pilots for Phase 2 both in the Greater Vancouver Region and two other urban centres in Canada. Delivery Date of 1st phase: Feb 28. 2010 Delivery Date of 2nd phase: Aug 28, 2010

Desired outcomes The project will aim to realistically assess Scouts Canadaâ&#x20AC;&#x2122;s current position in entering the community service sector targeted at marginal groups. Create partnerships with like-minded organizations, which are already servicing the marginal groups nationally. Budget: $8000 The 1st, research, phase of the project will start in September 2010 and a report will be submitted no later than the end of February 2011. The 2 nd, pilot project, phase, should it be pursued, will begin in February 2011 and deliver on a summary report of its findings and recommendations by the end of August 2011.

Project scope We will investigate the feasibility of various extension programs for disadvantaged youth in the inner city, schools and community centres in the Greater Vancouver Region.

Scouts Canada Consolidated Project Charter Template V1.0


Extension Scouts

Created: Sept/2010

The project will first focus on research mainly based in the Greater Vancouver Region, with an emphasis on organizations run nationally across Canada. Upon careful review, assessment and analysis of data gathered from the first phase of the project, the second phase consisting of pilot projects may or may not be considered for further action. This process will look at possible partnerships Scouts Canada may choose to pursue, if any were identified in the research, assessing for impacts of choosing specific partners, types of projects possible as pilots, manpower available in respective councils, audience size, whether the attained audience can be reflective of future endeavours, general interest and demand in the researched market, as well as other factors that may indicate the feasibility, effectiveness and impact of pilot projects as a contributing component of Action Item 5.3. The second phase of the project, should it be pursued, will focus on piloting experimental Scout programs alongside existing, similar programs aimed at marginalized youths and disadvantaged families run by organizations, deemed feasible and desirable partners with Scouts Canada, contacted and/or identified from the research phase of the project. The final phase of the project will conclude on findings and suggest on Scouts Canada’s current position and readiness to enter the target audience market. More funding may be requested to fund additional projects deemed necessary to broaden the scope of the report.

Project Approach By August 2011, the team will submit an investigative report on the status and features of each program along with recommendations for country wide consideration. The report will consist of: - A study of existing programs both in under the Scout’s Canada’s modules as well as other organizations running similar programs - Recommendations for extension scouts model for Canada’s urban centres o Funding and alternative revenue streams o Operational details o Partnerships with other organizations to share resources, aiming to increase membership and participation in the Scouting program - Analyze successes of similar programs and recommend feasible application of a similar model for rural groups and disadvantaged youths. The project will endeavour to study the following programs. They are a cross-section of various models, but are not limited to: - Social Housing Area – Parent/Council sponsored group o Elsie Roy Scout Group - Inner City School – Area sponsored program o Beaconsfield Scout Group - Inner City – Staff supported program o East Vancouver – ScoutsABOUT - African Scout Model - Inner city youth outdoor education programs - Marginalized youths programs o GetOut Program run by MetroVancouver Parks – 2 week summer camp - Youths from Social Assistance Families programs o YMCA - Peer support/Youth support programs o Big Brother/Big Sisters The project will also seek to test the viability of suggestions listed in the report, such projects

Scouts Canada Consolidated Project Charter Template V1.0


Extension Scouts

Created: Sept/2010

may include, but will not be limited to: - Trial programs (possibly overnight) run jointly with organizations similar to Scouts Canada which already have programs for youths targeted in this report o YMCA - Short-term programs (non-overnight) run as part of summer camps for marginalized youths or community programs in social housing areas. o MetroVancouver Parks - Day programs to test acceptance of Scouting programs with youth support organizations o Big Brothers/Big Sisters - After School programs, targeted at Social Housing Areas o ScoutsABOUT or similar outdoor-education clubs At the end of pilot projects, a report will be submitted evaluating pilot projected pursued. A report with suggestions will also be drafted in an attempt to conclude Scouts Canadaâ&#x20AC;&#x2122;s current position in this particular market.

Scouts Canada Consolidated Project Charter Template V1.0


Appendix D: Acknowledgements  Project Team Project Commissioner Steve Kent (Chief Commissioner, Scouts Canada) Project Sponsor: John Chow (Deputy National Commissioner – Growth, Scouts Canada) Project Managers: Vivian Chan (180th Pacific Coast Rover Crew, Pacific Coast Council) Clarice Fu (President, 180th Pacific Coast Rover Crew, Pacific Coast Council) Project Team Members: Colleen McKenna (Hired Field Researcher) Aaron D’Souza (180th Pacific Coast Rover Crew, Pacific Coast Council) Adrian Chow (180th Pacific Coast Rover Crew, Pacific Coast Council)

Resources and Contributions Brandon Ma (Project Manager of Action Item 5.5, 180th Pacific Coast Rover Crew, Pacific Coast Council) Calvin Cheng (180th Pacific Coast Rover Crew, Pacific Coast Council) Jackson Li (180th Pacific Coast Rover Crew, Pacific Coast Council) Jennifer Koel (Field Executive, Pacific Coast Council) Kevin Li (180th Pacific Coast Rover Crew, Pacific Coast Council) Leo Siu (Council Registrar, Pacific Coast Council) Paul Leung (180th Pacific Coast Rover Crew, Pacific Coast Council) Peter Ng (Council Commissioner, Pacific Coast Council) Rashid Fatehali (Extreme Adventure, 20th Ismaili Scout Group, Burnaby, B.C.) Viki Fanous (Field Executive, Pacific Coast Council) John Petitti (Executive Director - Marketing and Communications)

Action Plan 5.3: Extension Scouts   

Page 38 

ScoutingNOW Action Plan 5.3 - Extension Scouts  

The Scouting Now Action Plan Item 5.3 calls for an investigation into “the development and operation of an Extension Scouts program for disa...

ScoutingNOW Action Plan 5.3 - Extension Scouts  

The Scouting Now Action Plan Item 5.3 calls for an investigation into “the development and operation of an Extension Scouts program for disa...