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Manejo del Tiempo: Como ser Organizado Basado en tu Personalidad

Libro de trabajo del Participante

Universidad de Harvard Centro de Capacitaci贸n y Desarrollo 124 Mount Auburn Street ~ Cambridge, MA 02138 1


Test para ser organizado basado en tu personalidad Si siempre estás corto de tiempo y tus cosas siempre son un desorden, es tiempo de organizarse. Es mas fácil de lo que piensas – una vez encuentras las claves en tu personalidad. Muchas personas piensan que no naciste organizado y que nunca lo serás – y si no lo eres estas sentenciado a una vida de descuido y desapareciendo folders con información importante. Nada puede estar tan lejos de la realidad. Tú puedes ser organizado! Solo tienes que aprender a manejar tu tiempo y espacio en maneras que encajen con tu personalidad. Toma este pequeño test para comenzar tu camino para identificar tu estilo de organización…

Como tomar el control de tu espacio: 1. Cuando tengo fotos reveladas: a) Las coloco en la pared. b) Las guardo en álbumes de fotos o en cajas. c) Tiro los paquetes en cajas o en gavetas. 2. a) b) c)

Cuando cocino, yo: Preparo los ingredientes y utensilios que voy a utilizar hasta el final. Coloco las cosas lejos lo mas pronto pos Me aseguro de recortar los cupones o recetas que vienen en las latas o cajas.

3. a) b) c)

En la noche, cuando dejo el trabajo, mi escritorio: Esta lleno con todo lo que debo hacer, justo en un lugar donde pueda verlo. Todo está justo en su lugar. Esta cubierto con cachivaches y variedad de productos misceláneos.

4. a) b) c)

Cuando recibo catálogos de pedidos por internet, yo: Lo dejo a la vista de todo para no olvidar ordenar mi pedido. Lo coloco en una gaveta para que el cuarto no se vea desordenado. Lo coloco con el montón de catálogos, he coleccionado las últimas por un par de años.

5. a) b) c)

Cuando escribo un recordatorio para mi, yo: Colgarlo a la vista. lo escribo en mi agenda diaria. Lo agrego a la lista de “Cosas por hacer” para encontrar un momento para hacerlo.

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Si la mayoría de tus respuestas fueron A, tu eres un “Fuera de control”. Las personas “Fuera de control” les gusta ver como que si todas las cosas son necesarias. Creen que es una pérdida de tiempo el colocar las una y otra vez en su lugar si las volverán a utilizar –aun así si comienzan a apilar cosas hasta juntarse con un montón. Si la mayoría de tus respuestas fueron B, tu eres un “Nada fuera de Control”. Las personas “Nada fuera de Control” odian ver desorden. Tener su escritorio limpio los hace sentir que tienen el control – aun así piensan que el desorden sigue ahí, pero escondido. Si la mayoría de tus respuestas fueron C, tu eres un “Ratonero”. Las personas “Ratoneras” son guardadores compulsivos. Creen que todo en algún momento les volverá a servir, o que alguien mas lo puede necesitar.

La mejor manera para organizar tu tiempo… 1. Cuando es tiempo de pagar mis recibos, usualmente yo: a) Me siento a trabajar, pero me salto para hacer otras cosas. b) Aseguro que mi chequera y mis recibos estén ordenados por fechas correlativas. c) Descubro que tengo cargos y deudas por financiamiento sobre todo 2. a) b) c)

Cuando tengo que salir con mi familia por la mañana, yo: Voy de un cuarto para el otro, tratando de ayudar a todos a que estén listos. Tengo las refacciones ya preparadas y la mesa servida para el desayuno. Corro por todos lados molestando haciendo ruidos…”tic tac, tic tac”.

3. a) b) c)

Cuando tengo que ir a la tienda de comida, yo: Hago una lista de las cosas que debo comprar pero siempre regreso por algunos productos. Saco mis cupones de descuento y mi lista organizándolos por separado. Espero a que el refrigerador este vacío.

4. a) b) c)

Cuando empaco para un viaje, yo: Reúno, empaco, reúno, empaco, doblo y guardo. Hago una lista de todo lo que necesito. Me espero a que sea en la mañana para empacar “esperando no olvidar nada esencial”

5. a) b) c)

Cuando mucho trabajo que hacer, yo: Tratas de hacer de todo un poco. Trabajo hasta tarde tratando de hacer un buen trabajo en todo. Dependes de esa explosión de energía y te apresuras para cumplir con el plazo dado.

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Si la mayoría de sus respuestas fueron A, eres un “Saltarín”. Los “Saltarines” son rápidos pero se distraen fácilmente. Todo lo que ven les recuerda algo más que deberían estar haciendo. Si la mayoría de sus respuestas fueron B, eres un “Perfeccionista”. Los “perfeccionistas” son personas que creen que deberían hacer todo ellos mismos. Se preocupan mucho por las opiniones de los demás y sacrifican sus propias necesidades. Si la mayoría de tus respuestas fueron C, estás “Al borde el precipicio”. Las personas “al borde del precipicio” reemplazan las acciones prioritarias por acciones de baja prioridad y posponen tareas importantes, crece el interés al último minuto, rallando la línea final. Piensan que necesitan la presión para desempeñarse bien, pero por esperar ese último empuje, c orren el riesgo de perder fechas límites de entrega.

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Son aquellos que creen poder hacerlo todo, pero se sumergen tanto en hacerlo bien que nunca terminan los trabajos a tiempo. Y aun si terminaran el proyecto no están del todo conformes. Prefieren hacer la planeación a hacer el proyecto en si. Cuando empiezan un proyecto es difícil que sigan en ese proceso. Dejan todo al azar porque tienen problemas tomando decisiones y se preocupan de si tomaron la correcta.

Perfeccionista Plus

Alérgico al detalle

El pone barreras

Ellos trabajan mejor teniendo todo al alcance en frente de ellos y sienten que es un desperdicio de tiempo guardar las cosas en closets y cajones si van a volver a usarlos en poco tiempo.

Totalmente desorganizados y creen tener cosas mas importantes que hacer a limpiar.

Vago total

5

Los sistemas de organización Schlenger pueden ayudarte a trabajar con tu estilo y no contra el.

Tienen la compulsión de guardar todo porque quizás sirva algún día, alguien mas quiera usarlo o porque no saben que hacer con ello.

El nido de rata

El corrector Confunden el orden y la limpieza con la organización, creen que al tenerlo todo en filas perfectas y bordes limpios es organización.

Nada Fuera No les gusta ver un revoltijo en sus escritorios así que esconden todo fuera de la vista para sentirse en control.

Todo Fuera

Estilos de manejo de ESPACIO

El colgado del precipicio Les gusta la emoción de dejarlo todo a última hora, necesitan ser presionados para terminar una tarea.

Le gusta tener muchos trabajos a la vez y trabajar en todos ellos, pero constantemente salta de tarea en tarea sin terminar algunas.

Saltador

Estilos de manejo de TIEMPO

¿Te ves a ti mismo o a los miembros de tu compañía en alguna de las descripciones siguientes?

Estilos de Organización


7:00 – 7:30 7:30 – 8:00 8:00 – 8:30 8:30 – 9:00 9:00 – 9:30 9:39 -10:00 10:00-10:30 10:30-11:00 11:00-11:30 11:30-12:00 12:00-12:30 12:30-1:00 1:00-1:30 1:30 – 2:00 2:00 – 2:30 2:30 – 3:00 3:00 – 3:30 3:30 – 4:00 4:00 – 4:30 4:30 – 5:00 5:00 – 5:30 5:30 – 6:00

Time

Fecha:________

Actividades

Con quién

6

De alto valor

Registro de Tiempo

Urgente

Programado

Interrupciones


Análisis de Cronograma 1. Actividades a. ¿Pueden simplificarse? b. ¿Pueden delegarse? c. ¿Pueden Eliminarse? d. ¿Merecen más atención? e. ¿Disfruta hacerlo? 2. Con que tipo de gente ¿Con la que interactúa más? ¿Con la que interactúa menos? 3. Cuales de sus actividades fueron ¿De alto valor? ¿Presionantes? ¿Está cómodo con estos porcentajes? 4. Los porcentajes de sus actividades fueron ¿Programadas? ¿Fueron interrumpidas? ¿Está cómodo con ese porcentaje? 5. Interrupciones. ¿Qué o quien fue el que mas interrumpió? ¿Cómo es interrumpido mas frecuentemente (teléfono, visita)? ¿Esas interrupciones fueron necesarias? ¿Esta de acuerdo en como manejo esas distracciones? 6. Metas ¿Hay diferencias notables en cuanto a lo que esperaba lograr de lo que ha cumplido? ¿Está usando su tiempo para lograr aquello importante para usted? Si su respuesta es no, ¿Por qué? ¿Qué metas son las que aun no ha logrado según su cronograma? ¿Qué actividades añadiria a su horario para progresar en sus metas faltantes?

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Persona

Fecha:_________

Problemas

Tiempo de entrada

8

Tiempo Fuera

Tiempo Total

Interrupci贸n de Registro *Hecho

*Lo que deberia haber hecho


Mis valores ¿Qué es lo que mas valora hoy? De la lista de valores, escoja los que son mas importantes para usted hoy y circúlelos. Aventura Afecto Autonomía Reto Cambio Comunidad Competencia Contribución Creatividad Ambiente Privacidad Servicio Público Reconocimiento Religión Reputación Seguridad Auto-respeto Serenidad Estabilidad Estatus Servicio Bienestar espiritual Estabilidad laboral Liderazgo Sabiduría Locación

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Amor maduro Significado Trabajo Dinero Paz Personal Crecimiento Placer Poder y autoridad Eficiencia Efectividad Igualdad Excelencia Emoción Experiencia Fama Familia Amistad Felicidad Salud Integridad Independencia Ser Trabajo en equipo


12:00 A.M.

11:00

10:00

9:00

8:00

7:00

6:00

5:00

4:00

3:00

2:00

1:00

12:00 P.M.

11:00

10:00

9:00

8:00

7:00

6:00 A.M.

Horas del día

Niveles energía 1= bajo; 5= alto

Lunes Mental Física Energía Energía

Martes Mental Física Energía Energía

Miércoles Mental Física Energía Energía

10

Jueves Mental Física Energía Energía

Viernes Mental Física Energía Energía

Tabla de Niveles de Energía

Sábado Mental Física Energía Energía

Domingo Mental Física Energía Energía


Niveles energía 1= bajo; 5= alto #

Tarea diaria / Proyectos recientes

Lista de Actividades Niveles de energía Física requerida

Niveles de energía Mental requerida

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

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Mejor tiempo para hacerlo


No presionado

Importante

Mes:__________________________

Presionado

importante

12

Presionado

Sin importancia

Lista Maestra Sin importancia

No presionado


Lista Diaria Fecha:____/____/____

Por Prioridad*

Tema

Llamar

Escribir

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Los dos temas que harĂŠ hoy o mas

13

Hacer


Para Mí

Con mi Pareja

14

Con mi Familia

Lista para el Espirítu Con mis Amigos


Proyecto 1

Proyecto 2

15

Proyecto 3

Lista de Deseos Proyecto 4


Lista de mas Perfecci贸n Clasificaci贸n 5=Alto ; 1=Bajo Art铆culo

A= B= Resultado Rentabilidad Satisfactorio (A+B)

16

Rango

Puede ser delegado


Lista de Detalles de Alergia

QuĂŠ hacer

QuiĂŠn lo hara

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

17


Lista de Neutralidad

Art铆culo

Informaci贸n Necesaria

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

18

Tiempo l铆mite para la acci贸n


Lista de Situación Tensa

Artículo

Deberia ser hecho por

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

19

Tiempo límite absoluto


20

85 - 106 libro de trabajo  

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