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*ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO


Trabajo presentado por. FLOR YANETH CARVAJAL S BEATRIZ MARTINEZ GOMEZ PATRICIA OSPINA DAVILA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIA DE LA INFORMACIÒN Y LA DOCUMENTACIÒN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA SEPTIEMBRE - 2013


Docente: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Tutora de Gestión Documental II - Grupo 4


OBJETIVOS Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los archivos de gestión mediante una herramienta para la interpretación y aplicación de las tablas de retención documental. Establecer las actividades para las transferencias documentales del archivo de gestión al archivo central y el manejo de las transferencias en este último. Determinar las actividades para la eliminación de documentos. Conocer la importancia en la aplicación de un adecuado sistema de gestión documental en beneficio de las entidades y los usuarios. Identificar los componentes del proceso del trámite documental ejecutado a partir de las funciones orgánicas funcional de determinada entidad.  Saber clasificar los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de gestión documental.


1. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creaciรณn hasta su disposiciรณn final, siendo esta su eliminaciรณn o su conservaciรณn permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creaciรณn por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento.


FASES Y ETAPAS. Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental. Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años. Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años. Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.


PRIMERA EDAD

SEGUNDA EDAD

TERCERA EDAD

Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene.

información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.

Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.


2. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.

Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.


IMPORTANCIA DE LA CORRESPONDENCIA. Es importante este proceso porque formaliza los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.


ARCHIVO.

CORRESPONDENCIA

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

VS

.


PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL


PRODUCCION

CONSULTA

CONSERVACION

RECEPCION

ORGANIZACION

DISPOSICION FINAL

DISTRIBUCION

TRAMITE


*

1.PRODUCCIÓNC

omprende los aspectos de origen, creación y diseño de documentos, conforme al desarrollo de los procesos propios de la entidad o dependencia

MARCO NORMATIVO

* Ley 43 de 1913 * Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. * Ley 527 de 1999 * Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. * Código Penal * Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. * Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. * Código de Procedimiento Penal * Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. * Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado


* PRODUCCIÓN

Código de Comercio. Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Artículo 123. Soportes contables. Decreto 2150 de 1995Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos. Acuerdo AGN 060 de 2001 Artículos 4, 6, 9 y 14 Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Circular Interna AGN No.13 de 1999 No se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda. NTC 1673 “Papel y cartón: papel "para escribir e imprimir”. NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”. NTC 3393.Elaboración documentos comerciales. NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”


MARCO NORMATIVO Constitución Política, Art. 15. Párrafo 3. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Decreto 2150 (5 Diciembre de 1.995). Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Artículos 1, 11 y 32.Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Ley 527 de 1.999. Agosto 18. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2.000. Julio 14. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

2.RECEPCIÓN DOCUMENTAL: Es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica


* Acuerdo 060 de 2001. Octubre 30. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y

* Ley 962 de 2005 (Julio 8). Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. * Ley 1369 de 2009. Diciembre 30. Por la cual se establecen el régimen de servicios postales

* RECEPCION

12, Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas


MARCO NORMATIVO 3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Decreto 229 de 1995, Sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Acuerdo 060 de 2001.Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.


* Distribuciรณn de documentos externos: Identificaciรณn de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificaciรณn de las comunicaciones. Organizaciรณn de documentos en buzones o casilleros. Reasignaciรณn de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos


Identificaci贸n de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos.

* Distribuci贸n de documentos internos:


4.TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones. Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición. Decreto 2150 de 1995.Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos Administrativos. Recepción de solicitud o trámite. Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.


* Confrontación y

* Recepción de solicitud o trámite.

diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. * Identificación del trámite. * Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. * Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.


* Análisis de antecedentes y *Respuesta:

compilación de información. * Proyección y preparación de respuesta. * Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto


MARCO NORMATIVO Ley 4 de 1913: Sobre régimen político y municipal Artículo 289: Los jefes de las oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario. Artículo 337: El gobierno. Dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos. Ley 80 de 1993. Art. 55: de la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. Código de Comercio. Art. 60: Los libros y papeles de este capítulo deberán ser conservados cuando menos diez años.

5.


ORGANIZACIÓN

Decreto 1382 de 1995: Obligatoriedad de la presentación de las T.R.D. Decreto 254 de 2000: Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas… Decreto 4124 de 2004: Por el cual se reglamenta el sistema nacional de archivos… Acuerdo AGN 007 de 1994. Art. 18: Reglamento general de archivos que crea el comité evaluador Acuerdo AGN 09 de 1995: Reglamenta la presentación de las TRD Acuerdo AGN 07 de 2002: Organización y conservación de los documentos. NTC 4095: Norma General para la descripción archivística . NTC 5029: Norma sobre medición de archivos


Clasificación Documental

Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad.

Ordenación Documental

Es el proceso físico de ubicar los elementos de cada grupo mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético, cronológico, entre otros

Descripción Documental

Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su Identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación

PROCESOS ARCHIVISTICOS


MARCO NORMATIVO

*

6.CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS:

Acceso a un documento o

* * *

grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

*

Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 74.Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los caso que establezca la ley. Artículo112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de Acceso Para información y a la documentación oficial. ART. 316.Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se tratado fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común


ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de esta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa. Ley 57 de 1985.Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información. Decreto 2126 de 1992.Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos. Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta


Constitución Política. Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano. Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta constitución implica responsabilidades. Código Procedimiento Civil .Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

7.CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS . Conjunto de medidas preventivas o corretivas, adotadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.


CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS .

Ley 47 de 1920.Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Ley 39 de 1981.Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación. Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales. Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación.


Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento. Código de Comercio .Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio. Decreto 1798 de 1990Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos. Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas


CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS .

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final. Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.


8.DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de y valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. (AGN, 2006)

MARCO NORMATIVO * Constitución Política de 1991Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento dela nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. * Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres . Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. * Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. * Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico. * Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. * Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.


Ley 39 de 1981.Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales debandar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados

Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio. Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio. Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos


DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio. Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio. Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos


De acuerdo con los resultados arrojados durante el proceso de valoración, se debe asignar la disposición final de las series y subserie documentales, la cual se señala teniendo en cuenta cuatro alternativas:

CT = Conservación Total E = Eliminación M = Microfilmación S = Selección


Decreto número 2609 de 2012, por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y en particular, las previstas en el artículo 189, numeral 11 de la Constitución Política y el artículo 2º y el título V de la Ley 594 de 2000, y CONSIDERANDO: Que la Ley 80 de 1989, establece que es función del Archivo General de La Nación Jorge Palacios Preciado promover la organización y fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.


Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2º, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica.

Decreto 2609


Que la Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica. Que la Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Decreto 2609


El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, se permite publicar y poner a disposición de las diferentes entidades del Estado y de la ciudadanía el decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, por el cual reglamenta el Título V de la ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado


Este decreto es un avance para el país en lo referente a la Gestión Documental, y permitirá a las entidades públicas que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos contar con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos normativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de Gestión Documental del Estado. El Decreto y las normas que posteriormente expida el AGN en esta materia contribuirán a la eficiencia y la transparencia de la administración pública, incorporando en su desarrollo los beneficios de los avances tecnológicos y la aplicación de las TIC en este campo de la función archivística.

Decreto 2609


Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas, en la adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y la obligación de elaborar el programa de Gestión Documental y la normalización de los procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGN y brinda los lineamientos para la gestión documental electrónica en las entidades del estado.

Decreto 2609


El Archivo General de la Nación , dando cumplimiento a lo establecido en la ley 594 de 2000 ó ley general de archivos y teniendo en cuenta la importancia que para el sector público tiene la modernización de la gestión de documentos a partir de la aplicación de las nuevas tecnologías de la información se permite publicar la circular externa 002 del 6 de marzo de 2012, en el cual se emiten algunas recomendaciones a las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos, asegurando la gestión de los documentos durante todo su ciclo de vida, las condiciones de seguridad de la información, la preservación y acceso a los documentos y a la interoperabilidad con los sistemas de información existentes en el futuro.


A partir de la aplicación de las nuevas tecnologías de la información, el Archivo General de la Nación, hace algunas recomendaciones a las entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de Gestión de documentos, el archivo General de la Nación continuara brindando la asistencia técnica para validar los proyectos de tecnología en los que se involucren componentes de gestión documental, conformes con las directrices formuladas por el comité de políticas y gestión de información para la administración pública (COINFO)


RECOMENDACIONES  Tener en cuenta los lineamientos consignados en la circular 004 de COINFO del 06 de agosto de 2010 que establece los estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos.  Deberán atender a las recomendaciones que formule el Archivo General de la Nación al respecto en desarrollo de sus atribuciones legales, como ente rector de la política archivística en Colombia.    las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas pueden adelantar el proceso de desarrollo y selección de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, teniendo en cuenta los requerimientos particulares de cada entidad y las normas NTC ISO 15489-1, NTC ISO 15489-2 y el modelo de requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.


 Es necesario que se adopten estándares apropiados que aseguren la conservación a largo plazo de los Documentos Electrónicos de Archivo.  Los SGDA deberán contemplar el uso de instrumentos archivísticos, como los cuadros de clasificación documental y las tablas re retención documental, de forma que armonice la gestión documental en ambientes físicos y electrónicos y se atiendan los principios de procedencia, orden original, descripción colectica e integridad archivística de los fondos.


Clasificación de Archivos Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental. Los tipos de archivos son: Archivo de gestión Archivo central Archivo histórico.


¿QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?

¿QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL?

La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documento.

La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de épocas anteriores a la estructura funcional vigente.


¿QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL? El Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 del AGN define una serie documental como un “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.” La subserie es el “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.


PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Información que aparece en la tabla de retención: Dependencia Productora: Se refiere a la dependencia para la cual se ha elaborado cada tabla de retención documental. Código Dependencia Productora: Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia de la PGN dentro del territorio nacional. Este código es utilizado por el Grupo de Nómina, por la Oficina de Sistemas, por la Oficina de Planeación y en el caso de las TRD, por el Grupo de Archivo Central. Código de Serie y Subseries:


SUBSERIE

PLANES

Plan de Acción

ACTAS

Actas de presentación

ACTAS

Actas Equipo de gestión

ACTAS

Actas Consejo académico

ACTAS

Actas Comité de Disciplina (convivencia)

ACTAS

Actas de Áreas Académicas

ACTAS

Acta mejoramiento institucional

INFORMES

Informes Entidades de Control

MANUALES

Manual de convivencia

PRESUPUESTO PROCESOS Proyectos

Evaluación de Desempeño Proyecto educativo institucional (PEI)

PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

SERIE O ASUNTO


Criterios de valoración documental: (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).

Existen valores primarios y secundarios .

Criterios de valoración primaria:

Criterios de valoración secundaria

previa valoración documental pasan al Archivo General de la Nación y/o Archivo Histórico de la dependencia o entidad para su conservación permanente o se tramita su baja por carecer de valor Evidencial o testimonial

Valores Administrativos, contables

Valores Jurídicos o Legales

Valores fiscales, técnicos

Evidencial

Testimonial

Informativo

o histórico

cultural

Científico e investigativo

Disposición Documental: La determinación de reglas y normas a partir de la valoración primaria o secundaria, para establecer plazos de conservación y modos de transferencia y depuración a los cuales deben sujetarse los documentos a lo largo de su ciclo vital de acuerdo con sus valores específicos.


MEJORAR CONTINUAMENTE

MANTENER

IMPLEMENTAR

DOCUMENTAR

ESTABLECER

ETAPAS SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD


Archivo de gestión: Inicia en la unidad central de correspondencia y en las unidades de documentación en trámite. A partir de la recepción o creación de los documentos, inicia el ciclo vital de los documentos. Archivo de Gestión: Es la unidad responsable de la administración de los documentos de uso diario, necesarios para el ejercicio de una unidad administrativa. Las actividades a realizar son: 1. Recepción de correspondencia 2. Seguimiento y control de la misma 3. Despacho de correspondencia 4.Organización y control documental 5. Control y préstamo de documentos 6. Transferencia primaria. (Traslado sistemático de la documentación que deja de tener utilidad inmediata)


Archivo central: “En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos Archivo histórico: “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”. Ley 594 de 2000. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos.


Ciclo vital de los documentos

CREACION DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS ACTIVOS

VALOR PRIMARIO MAXIMO

TRANSFERENCIA

DOCUMENTOS SEMIACTIVOS

DOCUMENTOS INACTIVOS

A) B) C)

PRIMARIO REDIUCIDO PRIMARIO DEBIL PRIMARIO NULO

VALOR SECUNDARIO MAXIMO

CONSERVACION EN LA OFICINA

DOCUMENTOS EN ESTADO SEMIACTIVO O ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

100% DE DOCUMENTODS CREADOS ELIMINACIÓN DE CIERTO NUMERO DE DOCUMENTOS

ELIMINACION DE CIERTO NUMERO DE DOCUMENTOS

10% DEL TOTAL DE LOS DOCUMENTOS CREADOS


ACUERDO 003 DEL 15 DE MARZO DE 2013. Por medio de este acuerdo se deroga el artículo 18 del acuerdo 07 de 1995 y los acuerdos 006 de 1996 y 0011 de 2008, además asigna al AGN como responsable de realizar la evaluación de los documentos y su disposición final y así garantizar la conservación del patrimonio documental del país. En ella también establece la conformación de dicho comité y sus funciones. Podemos destacar: El comité evaluador de AGN se someterá a nueva elecciones cada dos años. Por ende sus integrantes serán elegidos por un periodo de dos años. Cuando se evalúen las TVD o TRD el comité evaluador cuenta con la autonomía de invitar al secretario general de la entidad y/o especialistas a formar parte de dicha evolución sin embargo de ser invitados tienen voz pero no voto. El comité evaluador tendrá reuniones ordinarias una vez al mes según lo estipulado en el decreto.


ACUERDO 004 DE 15 DE MARZO DE 2013. En se dispone que todas las entidades del estado departamentales, distritales y municipales y las entidades privadas que cumplen funciones públicas se encuentran obligados a la implementar las TRD y TVD, el AGN regulará los procedimientos para la implementación políticas archivísticas a entidades que no cuenten con estructura organizacional definida.; para la elaboración de las TRD y TVD se debe contar con un equipo interdisciplinario, conformado por un miembro de cada área del saber, de acuerdo a la estructura orgánicofuncional. A través de dicho acuerdo se reconocen los valores de las documentos electrónicos y se fijan los criterios para la elaboración de las TRD y TVD, también establece que es el secretario general o un funcionario de mayor jerarquía quien firma las mismas. Las TRD y TVD deben ser aprobadas por el representante legal de cada entidad previo concepto del comité institucional de desarrollo administrativo, las cuales deben, ser publicadas en las agina web de cada entidad, presenta los lineamientos para relazar los ajustes de las mismas y su implementación siendo regulados por el AGN y evaluados por el comité departamental de archivos.


ACUERDO 005 DE 15 DE MARZO DE 2013. Obliga a las entidades a conformar un archivo central para la organización, custodia y disposición de los mismos. A los entes territoriales se les obliga a crear los archivos históricos o archivos generales territoriales, las distintas entidades deben realizar o crear e respectivo reglamento para la disposición de los mismos y en si establece o delimita los parámetros y criterios básicos para la organización, clasificación, ordenación y descripción de documentos y archivos en las entidades públicas y privadas en el territorio nacional. En general los acuerdos anteriores modifican los procesos, procedimientos y trámites para la organización y custodia del acervo documental patrimonio histórico y cultural de nuestro país. Es muy importante resaltar que a través los acuerdos descritos previamente se hace responsable al contratista(s) de la organización de los documentos que se produzcan en la entidad contratante de conformidad con la Ley general de archivos y disposiciones emitidas por el AGN ente regulador de la Ley .


PROCESOS FALLIDOS 1. 2. 3.

4.

Los funcionarios no entienden los objetivos, alcance y metodología. Bajo el compromiso de los funcionarios que no responden a las exigencias Fallas en los procesos de implementación que se expresan en mala comunicación desde la alta Dirección hacia los niveles operativos de la organización Falta de apoyo de la Alta Dirección


FUNCIÓN TRANSVERSAL Liderar el proceso del diseño e implementación del de la gestión documental de una entidad, desde su creación pasando por todos sus ciclos es una tarea ardua, para la cual debemos contar con herramientas de gestión y dar cumplimiento a la Ley Con el fin de mejorar el desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los clientes y/o usuarios a muy bajo costo y un aumento significativo de la productividad e una entidad.


CONCLUSIONES El AGN como ente de control y mayor autoridad en la nación en los temas relacionados con la archivística, tiene la potestad para realizar ajustes a la normatividad a través del tiempo, con ello busca mejorar la calidad de las operaciones archivísticas en Colombia y custodiar el acervo documental patrimonio de nuestra nación.

La digitalización se ha extendido en la mayoría de las entidades del Estado para facilitar el trámite, distribución y consulta de documentos públicos sin embargo su utilización puede ser adoptada de forma inadecuada por las entidades públicas afectando el desarrollo de la función archivística, por tanto el Archivo General de la Nación ha considerado conveniente brindar algunas pautas generales para que este proceso se lleve a cabo sin afectar el cumplimiento de la Ley 594 de 2000.

A través de la actividad efectuada anteriormente realizamos un recorrido por cada una de las fases de la archivística a través del tiempo, conociendo la normatividad, sus modificaciones, valores y enfoque hacia la nueva era tecnológica, tal como se observa con el reconocimiento de los archivos digitales en la actualidad


WEBGRAFÍA

.José Luis Vargas Forero. Organización y valoración de archivo. http://ordenandoarchivos.blogspot.com. 25 de agosto del 2013   .Cristian Escobar Villadiego. Organización de Documentos, http://actividadesinstructorayolandasena.blogspot.com. 25 de agosto del 2013   Procesos de un programa de gestión documental. http://www.cali.gov.co. 25 de agosto del 2013 Luis David Fernández Valderrama, Gestión documental, http:// wsp.presidencia.gov.co. 22 de agosto del 2013 Procuraduría general de la nación, Proceso de gestión documental , http://www.procuraduria.gov.co. 23 de agosto del 2013


Gracias‌

Etapas del ciclo vital del documento  

Presentación en power point sobre las etapas del ciclo vital del documento, programa de gestión documental, grupo 4.

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