Page 1

...ieder z’n vak...

1

...ieder z’n vak...

2


Inhoud

3

Breng het specialisme terug in HRM.

6

P&A Group: onze werkwijze.

7

Persoonlijk en Onderhoudend.

9

Integratie People Inc. Alles in één.

11

De voordelen van People Inc.

13

Concrete invulling: de People Inc. software.

16

People Inc. Ieder zijn vak.

17

People Inc. Time. Tijd is geld.

19

Self Service. Zelf doen geeft voldoening.

21

Salaris Services. Geld goed geregeld.

24

Services. Meer dan software alleen.

26

Contact.

27

4


Breng het specialisme terug in HRM

Daar zit je dan met weer een brochure in je handen. De zoveelste bla, bla over onderscheidend vermogen, gebruiksgemak en efficiency. ‘Tuurlijk. You’ve seen and heard it all. Beloften te over, maar waarmaken? Werk ligt er ondertussen genoeg. Natuurlijk zijn er mensen ziek – altijd precies op maandagmorgen, hoe krijgen ze het toch voor elkaar – en staat collega X alweer voor je deur te dralen met een vraag over zijn salarisstrook. Als hij dat strookje nou eerst eens zou lezen; dat zou al een stuk schelen. Verder op de to do list ook nog die onvervulbare vacature. Het belooft weer zo’n dag te worden.

...de handen vrijmaken voor de meer interessante aspecten van het HRM werk. 5

die de dagelijkse problemen van het HRM-vak kent en daadwerkelijk met oplossingen komt. Pragmatische programma’s die zijn toegesneden op het bedrijf, in plaats van dat je de eigen procedures moet aanpassen aan het programma. En die de handen vrijmaken voor de meer interessante aspecten van het HRM werk.

Ben je hier nou HRM manager voor geworden? Voor geneuzel over overwerk van vijf minuten, gedoe over leaseauto’s en om als een schooljuf achter mensen aan te lopen om formulieren in te vullen en te ondertekenen? Tijdens je lange en, laten we eerlijk zijn, toch lastige opleiding kreeg je de indruk dat het veel meer om strategische vraagstukken zou gaan. Het pro-actief uitzetten van goed personeelsbeleid. Maar in de praktijk ben je vooral uitvoerend en reactief bezig. Dat is ook de reden waarom je met deze brochure in je handen zit. Je wilt samenwerken met een partij 6


P&A Group: onze werkwijze HRM medewerkers krijgen hun handen vol aan het vinden en binden van goede medewerkers. De vergrijzing en verschuiving van productie naar dienstverlening maken dat de afdelingen die zich met personeel bezighouden uitdagende decennia tegemoet gaan. Dan is er geen tijd voor handenbinders als het in drievoud inkloppen van gegevens. Bij de ontwikkeling van HRM software gaan wij uit van een aantal thema’s: 1.

Medewerkers kunnen meer zelf online regelen. Hierdoor neemt hun gevoel van vrijheid en betrokkenheid toe. Tegelijkertijd daalt de administratieve druk op de HRM afdeling.

2. Integratie: alle software wordt gekoppeld aan één database waarin alle gegevens maar één keer voorkomen. 3.

De gebruiker kan de pakketten zelf aan passen op specifieke bedrijfsomstandig- heden en hoeft daar geen programmeur bij te betrekken.

4. Een scherpe, vaste prijs.

7

P&A Group is een middelgrote organisatie. Niet onze producten, maar onze klanten zijn leidend. Bij problemen en vragen zijn we direct bereikbaar. Wat alle aanbieders zeggen, maken wij waar: klanten zijn bij ons nog personen en geen nummers. Dat is al te merken bij de eerste gesprekken.

Ook telefonische ondersteuning doen wij anders. Wachttijden komen haast niet voor. Met opzet heeft P&A Group geen telefonistes. Op die manier staan wij de klant altijd direct te woord. Met moderne online software kunnen wij op afstand bij de klant meekijken om deze effectief en snel verder te helpen.

Vanaf het eerste contact zijn wij transparant en open over de mogelijkheden èn onmogelijkheden. Op ieder moment proberen we onze werkwijze en softwaremodules aan te passen aan de eisen en wensen van de klant.

P&A Group is de enige partij die het hele pakket aan HRM software biedt specifiek voor midden- en grootbedrijf. Veel van die bedrijven werken nog met stapels papier zoals verlofkaarten en formulieren – processen die gemakkelijk te automatiseren zijn. Door de integratie van de modules komen alle gegevens in één database en is er nooit meer sprake van verschillen. Export van de gegevens naar andere systemen – ERP, financiële pakketten, arbodienst – is geen probleem.

Service

De kwaliteit van de software is voor ons een gegeven. Minstens zo belangrijk is service. In de meeste gevallen is de P&A consultant die bij het verkoopproces betrokken is dezelfde persoon die verantwoordelijk is voor de implementatie. Het is dus onmogelijk dat een verkoper iets verkoopt, wat de programmeur niet waar kan maken.

Wij combineren onze snelle dienstverlening met persoonlijke aandacht en een hoge mate van flexibiliteit.

8


Persoonlijk en Onderhoudend (door Drs. Rob van den Berg) Ja, u leest het goed. P&O staat voortaan voor ‘Persoonlijk en Onderhoudend’. Maar dat moet toch ‘Personeel & Organisatie’ zijn? Het is de hoogste tijd voor een nieuwe benadering. Daarom nemen wij afscheid van het vertrouwde ‘Personeel & Organisatie’. Waarom? De geschiedenis wijst het volgende uit. Nieuw metier

Ooit ging het om ‘personeelszorg’. Ondernemers, pioniers die zich het lot van hun arbeiders aantrokken en meenden dat iets aan de noden gedaan moest worden. Veel later, in de jaren zestig van de vorige eeuw, drongen de human relations ideeën door in ons land. Nu ontstond het besef dat aandacht voor medewerkers leidde tot betere prestaties. Op grond hiervan werd de afdeling ‘personeelszaken’ in veel organisaties gemeengoed. Eerst moest de boekhouder of de loonadministrateur van de grote baas aandacht besteden aan het ‘personeelsbeleid’. Vaak bleek die daar weinig affiniteit mee te hebben. Enkelen wel en zij schoolden zich deeltijds in het nieuwe metier bij de Stichting Haarlem.

Toenmalige thema’s opnieuw actueel

In de jaren die daarop volgden evolueerde het ‘personeelsbeleid’ tot ‘sociaal beleid’. Opmerkelijk is het dat nogal wat thema’s uit die jaren zeventig heden ten dage weer actueel zijn. Zoals de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de organisatie en de focus op de lange termijn en duurzaamheid.

9

Bij Hoogovens manifesteerden zich in die jaren de bestuurskritische voelsprieten van het ‘personeelswerk’. En organisatieverandering als topic niet te vergeten, vandaar ‘personeel èn organisatie’. Maar tegen de tijd dat de jaren zeventig verstreken, begreep men dat je niet in één en dezelfde organisatie kunt opereren als opponent van de leiding. En verder? Volgde de verzakelijking. In deze jaren domineerde het ‘personeelsmanagement’. In navolging van de managementbestseller ‘Excellente Ondernemingen’ werd dit ‘in support of excellence’ gesteld. Om geleidelijk aan over te gaan in het bezigen van de term Human Resource(s) Management. De hamvraag is in hoeverre al die verschuivingen in de laatste vijftig jaar wezenlijk zijn of vooral cosmetisch? Er is veel gebeurd in ruim vijftig jaar. Maar onder aan de streep is er per saldo niet veel veranderd in de beleving en positionering van P&O in de organisatie.

Buitenkans

Toch is er sinds de eeuwwisseling een buitenkans voor echte verandering. Het benutten van elektronische toepassingen, aangeduid als e-HRM, geeft organisaties èn P&O-ers de mogelijkheid om alle belanghebbenden actief in te schakelen. In dergelijke applicaties schuilen ongekende mogelijkheden. De medewerker houdt bijvoorbeeld zijn eigen ontwikkelingsdossier bij, de manager kan welk overzicht dan ook van zijn afdeling(en) direct genereren en er is voortdurend real time informatie beschikbaar voor alle leden van de organisatie. Any place, any time, anywhere. En P&O wordt van iedereen en blijft niet beperkt tot die vage stafafdeling. ‘Is dat de organisatie van de toekomst?’ hoor ik u vragen. Ja, dat is volgens mij inderdaad de organisatie van de toekomst, van de nabije toekomst wel te verstaan. Een organisatie waarin P&O dankzij de actieve betrokkenheid van de belanghebbenden zal staan voor Persoonlijk en Onderhoudend.

Dus niet meer dat voor veel medewerkers en managers afstandelijke en ondoorzichtige Personeel & Organisatie. Ik nodig u van harte uit: begin nu, pak de handschoen op en bouw morgen aan uw eigen organisatie die is gebaseerd op actieve betrokkenheid. Ik beveel u daarbij de P&A Group aan als partner. Hier beschikt men over de vereiste expertise, maar is men bovenal in staat om samen met u resultaten te boeken in de praktijk van alledag. Drs. Rob van den Berg heeft uitgebreide ervaring in het P&O-werkveld. Sinds 2000 is hij gevestigd als zelfstandig HR adviseur. Daarnaast heeft hij verschillende publicaties, zowel artikelen als boeken, op het HR vakgebied op zijn naam staan waaronder de succesvolle uitgave uit 2001 ‘e-HRM – Inspelen op veranderende organisaties en medewerkers.’ In de eerste helft van 2010 verschijnt zijn nieuwe boek ‘e-HRM – Nu wordt personeelsmanagement eindelijk leuk.’

10


Integratie People Inc. Alles in ĂŠĂŠn.

De grootste kracht van de HRM software van P&A Group is zonder meer de mogelijkheid tot integratie. Dubbel inkloppen van gegevens behoort tot het verleden en het hele HRM werkveld, van vacature tot en met salaris en uit dienst treden, wordt volledig ondersteund door prettige en gebruiksvriendelijke automatisering.

11

12


De voordelen van People Inc.

People Inc. software bespaart u tijd en geld. Doordat u alle mogelijke processen op uw personeelsafdeling in één database kunt automatiseren hoeft u nooit meer gegevens dubbel in te voeren. Doordat alle gegevens in één database staan rapporteert of communiceert u altijd vanuit één set gegevens. Met de uitgebreide managementrapportages uit het systeem – naar eigen behoefte in te stellen – kunt u trends analyseren en direct actie ondernemen.

Door middel van de Employee / Manager Self Service laat u uw medewerkers deelnemen aan het proces. U minimaliseert zo gegevensinvoer en het aantal vragen van de medewerkers aan de personeelsafdeling. Minder tijd besteden aan administratie betekent dat u meer tijd kunt besteden aan strategisch personeelsbeleid. People Inc. groeit mee met uw organisatie. Door de hoge mate van flexibiliteit kunt u later meer en/of andere functies aan het systeem toevoegen.

Minder tijd besteden aan administratie betekent dat u meer tijd kunt besteden aan strategisch personeelsbeleid.

13

14


Concrete invulling: de People Inc. software De complete People Inc. software omvat alle processen op een personeelsafdeling. Van werving & selectie tot aan de salarisstrook, en van POP’s tot tijdregistratie, urenverantwoording of toegangscontrole.

Er zijn drie producten /modules en een dienst die gezamenlijk alle processen ondersteunen die op een HRM afdeling kunnen voorkomen:

De complete People Inc. software omvat alle processen op een personeelsafdeling...

module

module

module

dienst

15

16


People Inc. Ieder zijn vak. Tik-tak, tik-tak. Niets zo betrouwbaar als een Zwiters uurwerk. De radertjes zijn perfect op elkaar afgestemd. Medewerkers in een organisatie zijn als die radertjes. Ze moeten perfect op elkaar aansluiten om het beste resultaat te bereiken. Elk radertje heeft zijn functie in het grotere geheel. Ieder zijn vak.

People Inc. is gemaakt om de afstemming tussen de radertjes soepel te laten verlopen. Het systeem volgt ‘op de achtergrond’ alle gegevens, legt ze vast en verbindt ze met elkaar. Het centrale karakter van het systeem maakt dubbele handelingen overbodig. People Inc. is onder andere uitgerust met de volgende standaardmodules: Agendamanagement Documentmanagement Werving en Selectie module Training Management module Import/Export module Rapportontwerper Verzuim- en Kengetallen module Beveiligingsmodule Zoals elke module heeft People Inc. standaardschermen. Deze zijn echter gemakkelijk aan te passen met de schermontwerper. U hoeft geen IT-specialist te zijn om uw eigen bedrijfsspecifieke schermen toe te voegen. Verandering is nog nooit zo gemakkelijk geweest. People Inc. heeft een ingebouwde Rapportontwerper om een keur aan rapporten te ontwikkelen.

17

Gemakshalve zijn er natuurlijk al vele standaardrapportages in het systeem aanwezig die met één klik op de muis opgevraagd kunnen worden. De rapportages kunnen vervolgens gedeeltelijk aangepast of nieuw ontwikkeld worden. Ook directe export van de rapportages naar onder andere MS Excel, Adobe PDF, MS Word en HTML is geen probleem.

Overige mogelijkheden

Wie moet al dat HRM werk verrichten? Onze tovenaars kunnen een handje helpen. People Inc. heeft standaard een aantal Workflow Wizards. Deze Wizards begeleiden u stap voor stap door een proces, bijvoorbeeld ‘In dienst’, ‘Uit dienst’ of ‘Verandering van functie’. Workflow Wizards kunnen ook op maat gemaakt worden voor uw organisatie. Dat scheelt handenvol werk!

Cursusadministratie: u beheert in deze module de opleidingsniveaus van uw personeel. De module automatiseert onder andere alle administratieve werkzaamheden die ontstaan bij het organiseren van een cursus.

Beveiliging: u kunt het systeem tot op veld- niveau beveiligen tegen oneigenlijk gebruik. Werving en Selectie: het hele werving- en selectie proces kan geautomatiseerd worden. Zo heeft u de gegevens van uw medewerkers en sollicitanten in één centrale database.

Mass-update functie: u kunt meerdere bestanden in één keer bijwerken, bijvoorbeeld een salarisverhoging voor meerdere medewerkers. Actielijst: alle belangrijke gebeurtenissen worden al dan niet automatisch in de actielijst opgenomen. Zo kan nooit meer een belangrijke datum worden vergeten. Documentmanagement: naast samenvoegen van brieven via Word, kunt u ieder gewenst document aan een medewerker ‘hangen’ om zo tot een compleet digitaal dossier te komen.

Uitgebreide ‘On-line’ helpbestanden en koppeling met HR-Praktijk voor al uw vragen over arbeidsrecht, personeelsbeleid en overige vragen met betrekking tot uw personeel.

18


People Inc. Time. Tijd is geld. Nog steeds bezig met handmatig verwerken van urenstaten? Of met het inplannen van medewerkers in roosters? Zonde van uw tijd! Uw hele urenadministratie kan in de centrale personeelsdatabase opgenomen worden.

Roosterplanning

Het is een kwestie van eenmalig roosters definiëren waarna de medewerkers voortaan gemakkelijk ingepland kunnen worden. De planner neemt de uiteindelijke beslissingen en wordt ondersteund door het systeem met een handig kleurenschema dat in één oogopslag informatie verschaft over de situatie van een medewerker. Het steeds opnieuw maken van roosters is overbodig: door de weekroosters te kopiëren hoeven alleen de wijzigingen aangebracht te worden.

Tijdregistratie

Tijdregistratie gebeurt softwarematig of via een hardware terminal. Indien gewenst kan hier een proximity reader of biometrie (vingerafdruk) aan gekoppeld worden. Medewerkers kunnen in- en uitklokken door hun ID nummer in te geven, via hun badge of vingerafdruk. De kloktijden worden opgeslagen in People Inc. en per dag weergegeven. Met uw CAO- of eigen bedrijfsregels berekent People Inc. Time op basis van het rooster, de functieuren en de kloktijden automatisch welke toeslagen, type overuren of tijd-voor-tijdopbouw van toepassing is. Eén blik op het scherm volstaat om overzicht te krijgen.

19

Rapportages

Door middel van rapportages kunt u de werktijden analyseren. Eenvoudig brengt u afwijkingen tussen geplande en daadwerkelijk gewerkte uren, te laat komen of productiviteitsvraagstukken in kaart.

Salaris

Met de urengegevens uit People Inc. Time kunt u al uw rapportages voor de salarisadministratie met een muisklik aanleveren. De technologie van People Inc. Time maakt het mogelijk om verschillende vestigingen te bedienen met hetzelfde systeem. Gaat u eens na: wat voor vragen krijgt de afdeling HRM of P&O het meest? In de top drie staan vragen over het salaris(strookje), ziekte en verlofsaldi. En staat u eens stil bij hoe vaak een HRM medewerker in zijn of haar carrière dezelfde vraag moet beantwoorden…

Uw hele urenadministratie kan in de centrale personeelsdatabase opgenomen worden...

20


Self Service. Zelf doen geeft voldoening. De administratie versimpelen en de binding met medewerkers versterken: met Employee Self Service (ESS) slaat u twee vliegen in ĂŠĂŠn klap.

Enorme tijdwinst

Dat kan anders. Bijna iedereen heeft thuis en/of op kantoor een computer met internetverbinding. Wie zelf een vakantie kan boeken of een kastje op marktplaats kan aanbieden, kan zonder problemen zelf in de module ESS antwoorden vinden op werkgerelateerde vragen. Bijvoorbeeld: loonstrookjes inzien, verlof aanvragen, gewerkte uren bekijken. Natuurlijk bepaalt u zelf welke delen van de database u online beschikbaar stelt aan uw medewerkers. Wat een enorme tijdwinst is hier te boeken!

Als een geolied klokje

ESS werkt eenvoudig. Een voorbeeld: de verlofaanvraag. De medewerker logt in op zijn persoonlijke pagina. Hij/zij kan het reeds toegekende verlof van zijn collega’s op de afdeling bekijken en zo zijn eigen verlof inplannen. De medewerker dient vervolgens via een webbased formulier een verlofaanvraag in. Op dat moment wordt er automatisch een mailtje verstuurd naar de manager van de afdeling. Deze kan op een link klikken in de mail en de aanvraag direct autoriseren. Nadat deze geautoriseerd is krijgt de medewerker automatisch een mail met bevestiging, en worden de systemen 21

administratief bijgewerkt. De medewerker ziet de resultaten meteen in zijn persoonlijke verlofkaart. Wie kan internetbankieren, kan dit ook.

Wat een enorme tijdwinst is hier te boeken...!

En dat is nog niet alles. Zo kunt u in een handomdraai uw eigen webapplicatie bouwen zonder tussenkomst van programmeurs. Voorbeelden van dergelijke toepassingen zijn: Urenverantwoording van medewerkers via intranet Online declaraties indienen Online solliciteren op vacatures Specifieke formulieren digitaliseren en online verwerken

Manager Self Service (MSS)

Ook voor de manager geldt: bedien uzelf. Hij of zij gebruikt hetzelfde programma als de medewerker, echter met een ander profiel. De manager is de schakel tussen de medewerker en de centrale administratie bij autorisatie. Alle aanvragen of verzoeken van medewerkers via de Employee Self Service zullen pas verwerkt worden als de manager ze heeft geautoriseerd. Uiteraard is het mogelijk zelf specifieke functies toe te voegen aan het managementprofiel en rapportages beschikbaar te stellen. 22


Uw salarisproces wordt in ons systeem ingevoerd met de juiste parameters voor de salarisberekeningen...

Salaris Services. Geld goed geregeld. Niets zo gevoelig als het salaris. Het strookje moet tot op de cent kloppen, alle cijfers worden door de medewerkers dubbel gecontroleerd. (Was iedereen altijd maar zo nauwgezet, nietwaar?) Zelf de salariëring doen kost veel tijd, aandacht en energie – zeker met alle veranderingen in wetgeving en andere regels. Uitbesteden lijkt een goede optie, maar dan wel aan een betrouwbare partij die duidelijk is over de kosten. Er zijn vele aanbieders die vele verschillende serviceniveaus aanbieden. Als dat nog niet verwarrend genoeg is zijn de prijzen dat wel. Weet u wat u precies betaalt voor één loonstrook? Zijn er extra kosten bij stroken die opnieuw gemaakt moeten worden of zijn er periodieke run- of andere jaarlijkse kosten? Als u niet direct een antwoord paraat heeft op die vragen, is dat reden het anders te doen. P&A Group biedt u een all inclusive service in combinatie met People Inc. Vaste kosten per loonstrook.

op de door u gewenste manier. Bij vragen kunt u gebruik maken van onze speciale salarishelpdesk. People Inc. Salaris doet voor u de elektronische aangiftes bij de belastingdienst en al uw proforma berekeningen.

Maatwerk

Voor specifieke situaties kunnen wij voor u een serviceniveau op maat opstellen. Onze salarisexperts analyseren uw situatie en adviseren u over de optimale inrichting van het proces.

Salarissen zo geregeld

Het principe is simpel. Uw salarisproces wordt in ons systeem ingevoerd met de juiste parameters voor de salarisberekeningen. We draaien een proefverloning om te zien of alles goed werkt. Wanneer alles naar tevredenheid is ingesteld, voert u per periode per medewerker alleen eventuele mutaties in. Aan het eind van de periode verstuurt u met een druk op de knop de mutaties naar People Inc Salaris. Zij controleren de aangeleverde gegevens voordat de salarisstroken gedraaid worden. Uiteraard ontvangt u alle output zoals loonstroken, journaalposten, overzicht aangifteloonheffingen, ClieOp bestanden en jaaropgaven 23

24


Services. Meer dan software alleen.

Training

Om u te ondersteunen bij het gebruik van People Inc. hebben wij diverse trainingen ontwikkeld. Trainingen kunnen zowel bij u op locatie als in ons trainingscentrum te Berkel en Rodenrijs plaatsvinden.

Consultancy en maatwerkservice

De implementatie van People Inc. wordt nog eenvoudiger met onze consultancy en projectmanagementservice. Wij assisteren en begeleiden u bij alle stappen in het implementatieproces.

Samen met u inventariseren wij de behoeftes en vertalen die naar de mogelijkheden in onze bestaande producten... 25

Veel bedrijven hebben specifieke wensen die moeilijk in een standaardpakket passen. Daarom hebben al onze producten een module voor systeemaanpassing. Dit biedt de flexibiliteit om de specifieke wensen in te passen zonder dure programmeurs of andere hoge ontwikkelingskosten. Samen met u inventariseren wij de behoeftes en vertalen die naar de mogelijkheden in onze bestaande producten. Uw systeem draait dus met ons standaard update programma mee.

Consultancy en/of advies is mogelijk bij aanschaf van het systeem maar ook bij bestaande klanten. Een consultancytraject varieert van een aantal uren of een dag tot een langere periode. Soms zal een consultant van ons bij u op locatie de wijzigingen ‘live’ uitvoeren en andere keren voeren wij de werkzaamheden bij ons op locatie uit. Aan de hand van de specifieke vragen van een klant adviseren wij van te voren waar u het beste voor kunt kiezen en geven wij een prijsopgave die aan de opdracht is verbonden.

Helpdeskcontract

Met het People Inc. helpdeskcontract heeft u onbeperkte toegang tot onze telefonische helpdesk. Het serviceniveau wordt vastgelegd in een ‘service level agreement’. Hiernaast worden alle updates die voor People Inc. uitkomen gratis aan u beschikbaar gesteld.

Neem voor meer informatie contact op met P&A Group, telefoon: 010 4782878.

26


Contact

P&A Software Spoorhaven 92, 2651 AV Berkel & Rodenrijs, The Netherlands Postbus 186, 2650 AD Berkel & Rodenrijs, The Netherlands Telefoon : +31 (0)10 4782878 Fax : +31 (0)10 4782842 Email : info@pasoftware.nl Internet: www.pasoftware.nl P&A Salaris Tolweg 2-c, 3851 SK Ermelo, The Netherlands Telefoon : +31 (0)341 455712 Fax : +31 (0)341 429879 Email : info@pasalaris.nl Internet: www.pasalaris.nl

...ieder z’n vak... ...ieder z’n vak...

P&A Software UK The Old Pin Factory, 6b Church Street Stony Stratford, MK11 1BD, England Telephone : +44 (0)1908 265111 Fax : +44 (0)1908 263843 Email : info@pasoftware.co.uk Internet : www.pasoftware.co.uk

ontwerp: diezijn tekst: Mirjam Oomens

27

fotografie: Sander Alblas, Istockphoto drukwerk: ProPatria

28

People Inc. Brochure  

Brochure of the HR system People Inc.