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FLUJO DE PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACION DE SERVICIOS Solicitante

Operaciones

Administración (Compras)

Aprobador

Plazo

Si la solicitud son confecciones o material impreso, los montajes deben estar previamente aprobados

Inicio

Elabora el plan de compras

Comentarios

Elabora la solicitud de Compra - PR en GRMS

Inicia Proceso de o Contratación de Servicios

Budget Holder aprueba La PR

SI

Compra <=500 USD

Los procesos pueden ser: Compra de Bienes (PO) o Contratación de Servicios (Contrato y PO)

Compra de muy bajo valor: Las cotizaciones se pueden realizar por teléfono, se solicita al proveedor adjudicado una cotización impresa original

1 a 2 dias

2 a 3 días*

NO

SI

Compra >500 y <=5,000 USD

Compra con cotizaciones: El tiempo de compra depende de la complejidad de los item solicitados

5 a 10 días*

Licitación de Pliego Abierto, se publica la convocatoria por al menos una semana, puede requerir extensión.

20 a 25 días*

Licitación de Pliego Cerrado, se publica la convocatoria por al menos una semana, puede requerir extensión. La compra es elevada a comité

30 a 45 días*

NO

SI

Compra >5,000 y <=10,000 USD NO

Compra >10,000 Y <= 100,000 USD

SI

NO

SI

Compra >100,000 USD NO

Remite la compra a Servicios de Compra de la Sede

SI

Reutilización de proceso NO

A

SI

Compra directa

Compra delegada a la Regional o a la Sede: Dependiendo del monto se puede solicitar la delegacion de autoridad para realizar la compra localmente Para compra de un ítem con características idénticas, en cantidad igual o inferior. Sólo se reutiliza una vez, el proveedor confirme que las condiciones sean iguales a las de la oferta original

2 a 3 dias*

El solicitante presenta la nota de adjudicación directa firmada, la nota es elaborada en coordinación con de Compras

2 a 3 dias*

Realiza cotizaciones – convocatoria de licitación

Aprueba/realiza consultas sobre la PO

Verifica los items Firma de Actas de Recepción/Conformidad, confirma recepcion.

2 a 3 dias

Adjudica la compra y envía La PO a aprobación

La PO se elabora una vez que el proveedor este registrado como Vendor, el registro demora entre 1 a 3 dias

Envía los items al Solicitante y documentación al Proveedor Adjudicado

Documentos para proveedor (PO, acta de recepción conformidad, términos y condiciones)

1 a 5 días

1 a 5 dias

Revisa el proceso

Elabora de solicitudes de pago en favor del proveedor

La confirmación del solicitante o firma de las actas depende de los tiempos del solicitante, puede demorar mas de los 5 dias estimados

Revisa el proceso de compra en FINANZAS

Elabora cheque – Firmas

A

Los pagos a los proveedores demoran de 2 a 10 días dependiendo de la carga de trabajo de Finanzas y la disponibilidad de firmas.

2 a 10 dias

Pago al Proveedor

Fin

* TIEMPOS ESTIMADOS DEL PROCESO

Nota: Los tiempos estimados pueden variar en función a la ausencia de los aprobadores/firmantes, observaciones en alguna etapa del proceso por cualquiera de las partes involucradas, disponibilidad de entrega por parte del proveedor, imprevistos no relacionados con la Organización.


FLUJO DE PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACION DE SERVICIOS DELEGADO A OFICINAS DE CAMPO Solicitante

Oficina Regional de Proyecto

Administración (Compras)

Operaciones

Aprobador

Comentarios

Plazo

Los procesos pueden ser: Compra de Bienes (PO) o Contratación de Servicios (Contrato y PO)

1 a 2 dias

Inicio

Inicia Proceso de Compra o Contratación

Elabora el plan de compras

SI

Compra de muy bajo valor: Las cotizaciones se pueden realizar por teléfono, se solicita al proveedor adjudicado una cotización impresa original

Compra <=500 USD

2 a 3 días*

NO

SI

Compra >500 y <=5,000 USD

Compra con cotizaciones: El tiempo de compra depende de la complejidad de los item solicitados

5 a 10 días*

Compras elabora la Orden de Compra una vez aprobada la PR

3 a 5 días*

Licitación de Pliego Abierto o Cerrado, se publica la convocatoria por al menos una semana, puede requerir extensión. Pliego Cerrado: la compra es elevada a comité

20 a 45 días*

NO

Realiza cotizaciones y cuadro comparativo

Elabora la PR

Certifica el Proceso de compra o contratación

Envía Proceso a Compras o contratación

NO

Budget Holder aprueba/realiza consultas sobre la PR

Se requiere licitación SI Envío de invitaciones a proveedores

Adjudica la compra y envía La PO a aprobación

Verifica los items Firma de Actas de Recepción/Conformidad, confirma recepcion.

Envía ítems al solicitante

Aprueba/realiza consultas sobre la PO

La PO se elabora una vez que el proveedor este registrado como Vendor, el registro demora entre 1 a 3 dias

1 a 5 días*

Documentos para proveedor (PO, acta de recepción conformidad, términos y condiciones)

Envía PO aprobada y la documentación de compra

1 a 5 días* Revisa el Proceso de compra/ corrige errores

Revisa el Proceso de compra

Elabora la solicitud de pago

La confirmación del solicitante o firma de las actas depende de los tiempos del solicitante, puede demorar mas de los 5 dias estimados

Revisa el proceso de compra en FINANZAS

Elabora cheque – Firmas

Los pagos a los proveedores demoran de 2 a 10 días dependiendo de la carga de trabajo de Finanzas y la disponibilidad de firmas.

2 a 10 dias

Pago al Proveedor

Fin

* TIEMPOS ESTIMADOS DEL PROCESO

Nota: Los tiempos estimados pueden variar en función a la ausencia de los aprobadores/firmantes, observaciones en alguna etapa del proceso por cualquiera de las partes involucradas, disponibilidad de entrega por parte del proveedor, imprevistos no relacionados con la Organización.


FLUJO DE PROCESO DE ADELANTO DE FONDOS PARA COMPRAS EN CAMPO Solicitante

Operaciones

Administracion (Finanzas)

Inicio

Elabora un presupuesto tentativo para la compra

Elabora la solicitud de pago

Revisa y procesa el pago

Comentarios Este proceso se realiza cuando se deben comprar ítems que solo existen en el área de intervención del proyecto, se compra a proveedores locales que no pueden ser registrados como Vendors y que no aceptan las condiciones de pago FAO.

Plazo

1 a 2 dias*

Compras apoya y asesora durante todo el proceso

Elabora Cheque en favor del solicitante Firmas

El cheque requiere dos firmas, depende de la disponibilidad de los firmantes.

1 a 2 dias*

Fin

FLUJO DE PROCESO DE ADELANTO DE FONDOS PARA COMPRAS EN CAMPO (RENDICIÓN) Solicitante

Operaciones

Administracion (Finanzas)

Comentarios

Plazo

Todas las compras deben ser con factura. Si el proveedor no emite factura se puede presentar un recibo acompañado de una fotocopia del CI del proveedor

2 a 90 días*

Inicio

Entrega la rendición por Conducto Regular

Corrige las observaciones

Revision de rendiciones (1)

SI

Hay observaciones

Certifica el proceso de compra

NO

Elaboración de la Solicitud de Pago

Compras mayores a USD 500 deben tener 3 cotizaciones. Los fondos no deben ser utilizados para otros propositos

Revision del proceso

NO

Es necesario un reembolso? SI

Elaboración de cheque - Firmas

En caso de que se haya gastado un monto mayor al del adelanto, Administracion reembolsa el monto al Solicitante

1 a 5 dias

Deposito de cheque al Solicitante

Fin

*Nota: Los tiempos estimados pueden variar en función a la ausencia de los aprobadores/firmantes, observaciones en alguna etapa del proceso por cualquiera de las partes involucradas, imprevistos no relacionados con la Organización.

Guía Administrativa  
Guía Administrativa  
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