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Partena HR Legal Department - Janvier 2011


AVANT- PROPOS 2010, année record ? Selon les statistiques du SPF Mobilité et Transport, l’année 2010 devrait se clôturer sur un total inédit de 547.000 immatriculations de voitures neuves en Belgique. S’il s’agit d’une bonne nouvelle sur le plan économique, peut-on en dire autant sur le plan de la mobilité et de l’environnement ? Pas si sûr, car 2010 fut aussi l’année des records d’embouteillages en Belgique. Et si le renouvellement du parc automobile contribue à la diminution de son empreinte écologique, il n’est pas le seul facteur entrant en ligne de compte. Le nombre absolu de km parcourus et les congestions chroniques du trafic influencent aussi le bilan total. La flexibilité des lieux et horaires de travail, l’intermodalité (combinaison de plusieurs moyens de transport pour un même déplacement), les nouvelles pratiques de mobilité (covoiturage) sont autant de facteurs susceptibles d’influencer l’impact global de la voiture sur le bilan écologique. A cet égard, la voiture de société n’est pas un acteur de second plan. En effet, le parc des voitures de société en Belgique s’élève aujourd’hui à plus de 500.000 unités. Près de 30 % des employés du secteur privé disposent de cet avantage. C’est dire que la politique « Car Fleet  » suivie par les entreprises est susceptible d’exercer une influence importante sur l’évolution des émissions de CO2 du secteur du transport, lequel produit pas moins de 18 % des gaz à effet de serre dans notre pays ! Conscient de cet enjeu, le législateur a pris depuis 2005 des mesures visant à diminuer l’impact des voitures de société sur l’environnement. Le taux d’émission de CO2 est en effet devenu le facteur déterminant pour fixer, non seulement l’avantage de toute nature, mais aussi les cotisations dues à l’ONSS et la déductibilité fiscale. Les dispositions légales relatives à ces deux derniers aspects ont d’ailleurs connu d’importantes modifications au 01/01/2010. Dans ce contexte d’une grande actualité, ce dossier « Legal Focus  » poursuit l’ambition de donner aux employeurs, dirigeants d’entreprises, directeurs RH ou gestionnaires de flottes une vision claire et complète des mécanismes sociaux et fiscaux qui agissent sur la mise à disposition d’une voiture de société afin d’appréhender correctement les coûts directs et indirects de cette opération. Une politique volontariste de gestion des voitures de société peut en effet rapporter aujourd’hui une économie de plusieurs centaines d’euro par voiture et par an. A multiplier par le nombre de voitures qui composent la flotte ! Le décideur peut ainsi infléchir la politique « car fleet  » de l’entreprise et créer des bénéfices économiques et environnementaux importants. Nous lui donnons les clés pour conduire cette politique. Une bonne gestion d’un parc de voitures de société ne repose cependant pas uniquement sur ces aspects sociaux et fiscaux. L’utilisation à des fins privées d’une voiture de société étant un avantage rémunératoire, il convient en outre d’examiner l’incidence de l’attribution d’un véhicule de société sur le plan des relations de travail. Une convention claire entre l’entreprise et le travailleur ainsi qu’une car policy bien pensée constituent à cet égard les prémisses d’une bonne gestion. Ce dossier Legal Focus n’aborde pas – ce n’est pas sa vocation - les aspects financiers du leasing d’une voiture de société. Il cerne, par contre, les coûts indirects qui découlent de l’attribution à un travailleur d’une voiture de société et il contient une série de recommandations et de réponses pratiques, autant d’outils permettant la gestion optimale d’une flotte de voitures d’entreprise de toute taille, non seulement sur les plans économiques et environnementaux, mais aussi sur le plan strictement juridique. Bonne route ! - Partena HR Legal Department.

Les voitures de société - Aspects juridiques, sociaux et fiscaux - Partena Parte HR Legal Department - Janvier 2011

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Table des matières I.

Un véhicule de société : un avantage de toute nature

7

II.

Aspect social

8

1. Situation du travailleur 2. Situation de l’employeur

8 8

III.

IV.

V.

VI.

Aspect fiscal

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1. Principes généraux 2. Evaluation de l’avantage 3. Octroi de l’avantage et incidences sur l’I.P.P. 4. Déductibilité pour l’employeur des frais liés aux voitures de société 5. Régime de TVA sur l’avantage de toute nature

11 11 14 15 16

Le véhicule de société et l’application de la réglementation sociale

17

1. Usage du véhicule et suspension du contrat de travail 2. Retrait de l’usage privé du véhicule ou modification apportée à la mise à disposition en cours de contrat 3. Le véhicule de société et la rupture du contrat 4. Clause de reprise du leasing par le travailleur 5. Refus de restitution du véhicule à la rupture du contrat

17 17 18 19 19

Précautions juridiques essentielles

20

1. Clause contractuelle spécifique 2. Convention-type relative à l’utilisation d’un véhicule de société (Car policy)

20 20

Une flotte de voitures de société plus verte

22

1. Performance de la voiture de société en tant qu’instrument de rémunération alternative 2. Constats généraux sur le parc des voitures de société en Belgique 3. Politiques incitatives des pouvoirs publics 4. Que peuvent faire les entreprises pour une gestion optimale de leur car fleet ?

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I. UN VÉHICULE DE SOCIÉTÉ : UN AVANTAGE DE TOUTE NATURE Actuellement, il est fréquent dans les entreprises d’attribuer « une voiture de société  » à certains travailleurs en raison de leur fonction ou position hiérarchique (ex. : dirigeants, cadres, personnel exerçant une fonction commerciale ou de représentation, techniciens appartenant à des services d’installation ou de dépannage, etc.). Ces travailleurs se voient ainsi confier la disposition d’un véhicule pour accomplir des déplacements de type professionnel (ex. : rendre visite à la clientèle), mais aussi bien souvent, des déplacements à caractère privé. Lorsqu’il apparaît que le travailleur peut ainsi utiliser pour son usage privé un véhicule de société, mis gratuitement ou à des conditions avantageuses à sa disposition, celui-ci bénéficie en fait d’un avantage de toute nature qui constitue une composante (parfois importante) de sa rémunération. Cet avantage de toute nature doit, en principe, faire l’objet de retenues sociales (étant donné le caractère rémunératoire de l’avantage) et d’une imposition tant à la « source  » (= perception d’un précompte professionnel) que lors de la régularisation annuelle de l’impôt effectuée par l’administration des finances (avec l’envoi au contribuable de l’avertissement-extrait de rôle). Les implications sociales et fiscales relatives à l’utilisation d’un véhicule de société à des fins privées sont examinées dans les pages qui suivent. Une attention spéciale est par ailleurs réservée aux incidences que l’octroi d’un véhicule de société peut avoir sur la relation de travail.

II.

ASPECT SOCIAL

Depuis le 1er janvier 2005, l’utilisation par le travailleur d’une voiture de société à des fins privées fait l’objet d’une cotisation de solidarité basée sur un critère écologique et appelée « cotisation CO2 » (1) ; celle-ci est exclusivement mise à charge de l’employeur. On distinguera donc clairement la situation du travailleur et celle de l’employeur.

1. Sit uat ion du t ravailleur L’utilisation d’un véhicule de société par le travailleur ne donne lieu actuellement à aucune perception de cotisations de sécurité sociale dans son chef. L’usage de la voiture de société pour accomplir des trajets privés n’est pas en effet censé constituer un avantage de toute nature à soumettre au calcul des cotisations normalement à charge du travailleur.

2 . Sit uat ion de l ’employeur a. Principe La cotisation CO2 est exclusivement à charge de l’employeur. Elle est due dès qu’il y a mise à la disposition d’un travailleur d’un véhicule de société destiné à un usage autre que strictement professionnel, de manière directe ou indirecte et ce, indépendamment de toute contribution financière du travailleur dans le financement ou l’utilisation de ce véhicule… Il s’agit là d’une présomption légale.

1

Loi du 29 juin 1981 établissant les principes généraux de la sécurité sociale des travailleurs salariés (MB 02.07.1981), art. 38, § 3 quater. La cotisation CO2 remplace en fait l’ancienne cotisation patronale de 33 % qui était en vigueur depuis le 1er janvier 1997.

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N.B. Le montant de l’avantage ne peut être inférieur à 0,10 € par kilomètre retenu. Ainsi, pour les véhicules de société propulsés par un moteur 100 % électrique, l’avantage doit être évalué sur la base de ce plancher étant donné que le taux d ‘émission CO2 est, dans ce cas, nul.

c. Coefficient CO2 en fonction du carburant utilisé Le coefficient CO2 établi en fonction du carburant alimentant le véhicule de société est adapté au 1er janvier de chaque année et s’établit comme suit : Année de revenus

Coefficient pour les véhicules à moteur alimenté à l’essence, au LPG ou au gaz naturel

Coefficient pour les véhicules à moteur alimenté au diesel

2010

0,00210 € /gramme de CO2

0,00230 € /gramme de CO2

2011

0,00216 € /gramme de CO2

0,00237 € /gramme de CO2

En ce qui concerne les véhicules hybrides, il convient de se référer au coefficient correspondant au carburant fossile partiellement utilisé (7). » Tableau de synthèse

(1) (2) (3) (4)

Carburant utilisé

Formule de calcul à appliquer en 2011

Essence

(5.000 ou 7.500) (1) x taux d’émission CO2 (2) x 0,00216 €

LPG/Gaz naturel

(5.000 ou 7.500) (1) x taux d’émission CO2 (2) x 0,00216 €

Diesel

(5.000 ou 7.500) (1) x taux d’émission CO2 (3) x 0,00237 €

Électrique (100 %)

(5.000 ou 7.500) (1) x 0,10 € (4)

En ce qui concerne le forfait kilométrique de 5.000 ou 7.500 km, voyez ci-avant. Si aucune donnée relative au taux d’émission CO2 n’est disponible, un taux forfaitaire de 205 gr./km est appliqué. Si aucune donnée relative au taux d’émission CO2 n’est disponible, un taux forfaitaire de 195 gr./km est appliqué. Application du plancher minimum en raison d’un taux d’émission CO2 nul pour les véhicules 100 % électrique. Pour les véhicules hybrides, il faut prendre le coefficient qui correspond à l’énergie fossile utilisée.

» Observation générale Lorsque l’employeur met une carte carburant à disposition du collaborateur, l’avantage de toute nature reste fixé de la même manière ; en effet, l’avantage particulier que constitue l’utilisation d’une carte carburant est actuellement compris dans le montant global de l’avantage obtenu après application de la formule de calcul reprise ci-avant. En d’autres termes, l’attribution d’une carte carburant n’influencera pas le calcul du montant de l’avantage de toute nature octroyé !

d. Intervention du travailleur dans l’utilisation du véhicule Lorsque le travailleur intervient dans les frais relatifs à l’usage privé du véhicule (ex. : carburant, entretiens, réparations, prime d’assurance en responsabilité civile), l’avantage à prendre en considération peut, en principe, être diminué à concurrence du montant de cette intervention. Exemple – Un travailleur, domicilié à 45 km de son lieu de travail, bénéficie d’un véhicule de société dont le moteur à essence émet 132 gr. de CO2 par kilomètre. Le véhicule est utilisé pour les déplacements domicile-lieu de travail et pour les déplacements strictement privés. Le travailleur doit payer à son employeur une intervention annuelle de 600,00 € qui couvre les frais d’entretien du véhicule et la prime d’assurance R.C. . L’avantage annuel à déclarer sera fixé à 1.538,40 € (= (7.500 x 132 x 0,00216) - 600,00).

On notera plus spécifiquement que si l’intervention du travailleur consiste en une indemnité kilométrique payée sur la base du nombre de kilomètres parcourus, le nombre de km à retenir pour le calcul doit être limité au nombre forfaitaire de km, soit 5.000 ou 7.500 km.

7

Ci RH.241/603.298 (AFER n° 22/2010) du 9 mars 2010.

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Sauf circonstances spéciales (25), les cours et tribunaux n’ont pas admis la validité d’une telle clause et l’ont donc déclarée nulle et ce, dans la mesure où elle aggrave les obligations du travailleur ; imposer la reprise du leasing ou la prise en charge d’une indemnité de résiliation est en effet contraire à l’article 6 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail (26) !

5. Ref u s de rest it ut ion du véhicule à la r u pt ure du cont rat Lorsque la situation est conflictuelle (et la rupture du contrat peut notamment en être la cause… !), le travailleur pourrait refuser de restituer le véhicule… Dans pareille circonstance, l’employeur pourrait aussi éprouver de sérieuses difficultés pour récupérer celui-ci… ! On recommandera dans ce cas à l’employeur d’agir aussi rapidement que possible en adressant à l’ex-travailleur une lettre recommandée de mise en demeure dans laquelle il est invité à restituer le véhicule (les clés et documents de bord) dans les 48 h à compter de la réception de cette invitation. Il lui sera précisé en outre qu’à défaut de s’exécuter immédiatement, il sera procédé au dépôt d’une plainte pénale pour détention illégitime de la voiture de société. Passé ce délai et si le travailleur n’a pas donné la suite voulue à cette demande, l’employeur pourrait citer la personne devant la chambre des référés du tribunal du travail territorialement compétent et ce, en vue d’obtenir du Président de cette chambre une ordonnance obligeant le travailleur à restituer le véhicule irrégulièrement retenu. Cette ordonnance pourrait être assortie d’une astreinte par jour de retard dans la restitution et l’employeur pourrait aussi réclamer et obtenir des dommages et intérêts devant le juge du fond (27).

V.

PRÉCAUTIONS JURIDIQUES ESSENTIELLES

La mise à disposition du travailleur d’un véhicule de société nécessite l’insertion dans le contrat de travail d’une clause spécifique, voire l’établissement d’un avenant à ce contrat. Il est par ailleurs indispensable, nous semble-t-il, d’établir une convention-type relative à l’utilisation d’un véhicule de société, cette convention étant aussi appelée « Car policy ». Certes, la clause contractuelle relative à l’attribution d’une voiture de société de même que la « car policy  » n’ont pas légalement un caractère obligatoire, mais ces dispositions conventionnelles n’en sont pas moins vivement recommandées dans la mesure où elles permettront à bien des égards d’éviter certaines difficultés et contestations, en précisant les obligations respectives de chacune des parties à la relation de travail (employeur et travailleur).

1. C lause cont ract uelle spécif ique L’attribution au travailleur d’un véhicule qui peut notamment être utilisé pour un usage privé constitue un avantage rémunératoire, lequel est parfois très important. L’octroi de cet avantage fait en outre partie des éléments essentiels du contrat, au même titre que la rémunération en espèces. Or, selon les cours et tribunaux, on ne peut admettre une modification unilatérale par l’employeur des éléments essentiels du contrat; cette modification serait en effet constitutive d’un acte équipollent à rupture du contrat de travail. Seuls des éléments jugés accessoires par les parties et prévus comme tels par une clause contractuelle spécifique pourraient être modifiés unilatéralement.

25 C. trav. Bruxelles, 2 mai 2003, inédit, R.G. n° 41.642. 26 C. trav. Bruxelles, 19 déc. 2008, inéd., R.G. n° 49.175. 27 C. trav. Liège, 18 octobre 1999, Ch. D.S. 2001, p. 262.

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Dans le tableau suivant, nous mettons ces différences en évidence. Rémunération en espèces

Voiture de société

Cotisations sociales (ONSS) travailleur

Cotisations sociales de 13,07 %

Pas de cotisations sociales

Cotisations sociales (ONSS) employeur

Entre 32,38 % (employés) et 38,38 % (ouvriers) de cotisations ONSS de base

Cotisation de solidarité basée sur le taux d’émission de CO2

Fiscalité / Impôt des personnes physiques

Les revenus professionnels diminués des cotisations sociales et frais professionnels forfaitaires ou réels sont imposables.

Seul l’avantage de toute nature résultant de l’utilisation privée de la voiture de société est imposable. Cet ATN est calculé selon des formules forfaitaires généralement avantageuses.

Intégration dans l’assiette de calcul du pécule de vacances, de la prime de fin d’année

Oui, selon les obligations sectorielles

Non

Fiscalité / Déductibilité pour l’employeur

Oui, à 100 %, salaires + cotisations sociales.

Les montants constituant l’avantage de toute nature mentionnés sur la fiche 281.10 sont déductibles à 100 % ; les autres dépenses relatives à la voiture de société sont déductibles dans certaines limites soit forfaitaires (carburant à 75 %), soit variables en fonction du taux d’émission de CO2 (entre 120 % et 50 %)

Grâce à son traitement social et fiscal avantageux, la voiture de société s’avère ainsi être une solution : • économique pour l’entreprise Avec toutes les précautions d’usage relatives notamment au nombre de kilomètres domicile-lieu de travail considéré, au kilométrage annuel moyen, au taux d’imposition moyen à l’I.P.P. pour le travailleur et au taux effectif appliqué à l’impôt des sociétés, les simulations permettent d’établir que, pour une voiture « moyenne » (de 140 gr de CO2), une solution « mise à disposition d’une voiture de société » présente un coût pour l’entreprise de l’ordre de 40 % inférieur à une solution « augmentation du salaire brut permettant au travailleur d’acheter une voiture personnelle de même niveau ».

• et avantageuse pour le travailleur bénéficiaire Il suffit pour s’en convaincre de calculer sur le site internet www.moniteurautomobile.be le prix moyen au kilomètre pour l’usage d’une voiture. L’impôt découlant de l’avantage de toute nature pour l’utilisation à titre privé d’une voiture de société est, d’une manière générale, très largement inférieur au coût de revient d’un véhicule personnel pour ces mêmes kilomètres privés. Ajoutons que les simulations démontrent que l’utilisation d’un véhicule de société sera d’autant plus avantageuse pour le travailleur lorsque celui-ci accomplit peu de kilomètres strictement professionnels, et davantage de kilomètres privés (28). Développons un simple exemple pour illustrer ces constats. » Exemple chiffré Hypothèses : • L’entreprise relève de la commission paritaire 218

• Le travailleur est marié, conjoint avec revenus, deux enfants à charge. Sa rémunération brute habituelle s’élève à 3.357 €, pour un net de 2.000 €. Il habite à 35 km de son lieu de travail.

• La voiture envisagée roule au diesel et émet 149 gr CO2/km • La comparaison est établie entre une solution « Voiture de société » et « Voiture privée » • Le coût du leasing opérationnel : 800 €/mois

28 “Company cars analysis”, 2005-2007, project funded by the Belgian Science Policy and led by GRT and IMOB.

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Partenaire privilégié des entreprises de toutes tailles, Partena HR, en tant que Secrétariat Social agréé, maîtrise tous les aspects d’une gestion des ressources humaines moderne et performante. Privilégiant une approche et un service personnalisés, Partena HR vous place, vous et votre organisation, au cœur de ses préoccupations. La vision de Partena HR se trouve parfaitement résumée dans son positionnement : PENSER LARGE, PARLER VRAI.

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