Page 1

The Florida Parliamentarian

Volume 35, Issue 3 April 2016

Professionalism Why Go to FSAP Meetings - What’s In It For You? Call to Meeting  The annual meeting of the  Florida State Association of  Parliamentarians will be held  on May 20‐22, 2016. All mem‐ bers are encouraged and invit‐ ed to attend.  Location:  Lexington Hotel &  Conference Center, Jackson‐ ville Riverwalk, 1515 Prudential  Drive, Jacksonville, FL    Tentative Schedule:  May 20:  Board meeting    May 21:   Annual meeting  Followed by morning and af‐ ternoon workshops.  May 22:  Breakfast  May 22:  FURP meeting and  workshop from 9 a.m. to noon.   

Inside this issue: Presidentially Speaking


Research Questions




FURP News Directory Update


Unit Lesson: Amendments


When You May Not Vote


Hotel and Meeting Registration


In our busy world we often forget the  importance of  a live face‐to‐face set‐ ting with others from across the  state.  There is power in being con‐ nected to others who are interested  in making meetings better.  Some  may think that joining NAP and  FSAP is enough, but to really get the  most out of your membership, par‐ ticipating in the annual meeting  brings benefits you may not have  considered.  Educational opportunities.  No  matter how experienced you are in  parliamentary procedure, you can  still learn more. You will have the  opportunity to encounter a variety of  points of view and pick up new in‐ sights that just might be the answer  you are looking for.     Network with peers.  FSAP meet‐ ings provide a great opportunity to  meet other parliamentarians. They  can become valuable resources for  referrals and best‐practices.  Parlia‐ mentarians usually love to help each  other, especially to uncover ideas  and spark inspiration when they get  to know each other on a personal  level.  Stock up on books and sup‐ plies.  Discover all the latest books  and supplies you can use to help  your group and yourself continue to 

grow and boost your expertise.  Have fun.  Being involved in par‐ liamentary procedure should be  rewarding and fun.  It doesn’t  have to be all work and no  play.  The event adds a layer of  enjoyment by mixing a social as‐ pect into your learning and prac‐ ticing your skills.  Never underes‐ timate the power of a little fun  mixed with some interesting peo‐ ple!  It’s just not true that you can  learn all you need on the Internet  or locally.  The truth is, our state  meetings are more important than  ever.  The value comes from the  human‐to‐human connections  that occur.  Often members say  the  “hallway conversations” they  have with other attendees are the  most valuable parts of attending  an event.  When two or more peo‐ ple begin to discuss topics on a  deeper and personal level, the  success of the event to those in‐ volved becomes priceless. It is the  people that bring the greatest re‐ turn to your time at an FSAP  meeting.   So, what’s in it for you?  Learning,  networking, resources, friend‐ ships, and fun.    See you in Jacksonville! 

Page 2

The Florida Parliamentarian

Presidentially Speaking...

President Tim Wynn, PRP 

This is a presidential election year in America, which means candidates are  squabbling in nationally televised debates, and voters are shouting their  views across the Internet. This behavior highlights the need for proper parlia‐ mentary procedure. Since most members in most organizations learn by ob‐ serving the behavior of others (even those seen on television and the Inter‐ net), it is crucial that we, as parliamentarians, set a proper example and call  upon the rules, not rhetoric, to maintain smooth and orderly meetings with  fair and decorous debate.  

I recently experienced yet another example of the wonderful power of parlia‐ mentary procedure with a new international client. This client explained how the organization’s  meetings fall into chaotic rants and shouting matches. I was informed privately by many members  that I was in for quite a riotous show. I assured them that would not be the case.   After outlining the rules of debate for the assembly, I presided over the meeting, strictly adhering to  the cornerstones of parliamentary law:       

One member speaks at a time;   All comments are addressed to the chair;   Debate alternates between those in favor and those against;   Debate must be confined to the merits of the pending question; and   No member may speak against the motives of another member.  

Under these conditions, members were calm, articulate, and respectful. After smoothly churning  through one motion after another, the members were finished well ahead of schedule and were  amazed at how effortless their work had been.   That is the power of proper procedure.  And I am extremely grateful that we, as parliamentarians, are  able to bring this power to the world.                          Best regards,   Tim Wynn, PRP

Join FSAP in Jacksonville  May 20‐22      Left:  The Lexington Hotel in  Jacksonville.  Right:  The Jacksonville River‐ walk next to the hotel.  

Volume 35, Issue 3

Page 3

CAN YOU FIND THESE RESEARCH QUESTIONS IN RONR? 1.    A member making a motion embodying something that has just been said by the chair or another   member in informal consultation during a meeting should avoid statements such as "I so move,"   and should himself recite the complete motion that he offers.    2.    It is important to note that: The motion to amend by striking out certain words can be amended    only by striking out words from the primary amendment.       3.   When names are being voted on, the ballot has an advantage in more truly revealing the will of  the voting body; frequently when the vote is by voice, members vote for those nominated first.       4.  The resignation of a member of a committee should be addressed to the appointing power, and it  is the responsibility of that power to fill the resulting vacancy.       5.   Any number of questions can be postponed to the same time (provided that they are not made  special orders for the same or obviously conflicting hours).      6.  When set for a session, day, or meeting, special orders and general orders usually have their estab‐ lished places in the order of business.      7.  Its effect, therefore, is to give the opponents of the pending measure a chance to kill it without  risking its adoption, as they would be doing if the vote were taken on the main motion itself.       8.  An amendment cannot introduce an independent question; but an amendment can be hostile to,  or even defeat, the spirit of the original motion and still be germane.      9.  Care should be taken that failure to understand this fact does not lead to violation of members'  rights of debate.      10.  In a convention or conference consisting of several meetings, the suppression continues through‐ out the entire series of meetings, and in ordinary societies, throughout the weekly, monthly, or  other meeting, as the case may be.      11.  A motion that has been indefinitely postponed is killed for the remainder of the session, but is no  more difficult to renew at a later session than any other motion that is subject to such renewal.    12.  If any of the questions to which the order applies are postponed definitely or laid on the table, and  are taken up again later during the same session, the  unexecuted part of the order remains in  effect.      Page references may be found at on the publications page.  

Page 4

The Florida Parliamentarian

All page numbers are references to Robert’s Rules of Order Newly  Revised,  11th  ed.,  unless  otherwise  noted.    Send  questions  to  the  Associate Editor, Gene Bierbaum, PhD, PRP.     E‐mail: 

Question #8  I serve as secretary for a special  committee  appointed  by  the  town  council.    The  chairman  of  the  committee  has  been  very  rude  to  me  because  I  did  not get the minutes done right  away.    The  committee  meets  weekly  and  it  is  hard  to  keep  up.  How important is it for me  to  get  the  minutes  done  right  away?      Is  it  okay  for  me  to  bring the minutes to the meet‐ ing, or should I send them out  to everyone ahead of time?    

Answer #8  RONR  states  that  “In  small  committees, the chairman usu‐ ally  acts  as  secretary,  but  in  large  ones  and  many  standing  committees,  a  secretary  may  be  chosen  to  keep  a  brief  memorandum in the nature of  minutes  for  the  use  of  the  committee.”  (P. 500, lines 4‐8)  If  the  committee  is  small,  the  minutes  should  be  kept  as  short  and  concise  as  possible,  reporting  only  the  decisions  and  recommendations  of  the  committee.    If  the  committee  is  so  large 

that it  cannot  function  under  the  rules  appropriate  for  small  boards  and  committees,  then  more detailed minutes must be  kept.    In  this  case,  it  may  be  necessary  to  seek  guidance  from  the  town  council  on  how  the minutes are to be kept and  distributed.      Please  note  that  the committee cannot adopt its  own  rules,  but  the  town  coun‐ cil can adopt rules for the con‐ duct  of  business  for  its  com‐ mittees.  (Pp. 500‐501)  In  any  case,  the  secretary  does  not  work  for  the  committee  chairman,  but  for  the  whole  committee.  Also,  it  is  im‐ portant to note that only com‐ mittee  members  should  have  access  to  the  committee’s  minutes.  (P. 460, lines 18‐19)  The best solution to this prob‐ lem appears to be the adoption  of  standing  rules  for  commit‐ tees,  adopted  by  the  town  council,  relative  to  the  han‐ dling  of  committee  minutes.  For  a  committee  that  meets  weekly, it would appear unrea‐ sonable  to  require  that  minutes  be  distributed  in  ad‐ vance  of  each  meeting.  The  town  council  could  adopt  standing  rules  for  its  commit‐

tees to simplify the handling of  minutes,  perhaps  simply  hav‐ ing  them  read  aloud  (perhaps  with  distribution)  at  the  fol‐ lowing  meeting,  and  thereafter  having  them  available  in  a  book of minutes for committee  members to review.   

Question #9  I recently became the executive  director  of  an  organization  of  which  I  am  also  a  past  presi‐ dent.    All  past  presidents  have  an  automatic  vote  at  the  con‐ vention.  I don’t think I should  vote  in  my  new  capacity  even  though  I  am  entitled  to.    How  should  this  be  handled  in  the  convention?    What  should  the  credentials committee report? 

Answer #9  You  should  register  for  the  convention both as a past pres‐ ident  (with  voting  rights)  and  also  as  the  executive  director  (presumably  without  voting  rights).    The  credentials  com‐ mittee  will  report  your  attend‐ ance  in  both  categories.    Your  registration  as  a  past president  permits,  but  does  not  require  you  to  participate  in  any  vot‐ ing.  You  should  request,  prior  to 

Volume 35, Issue 3

Page 5


the opening of the convention, that you not be  handed a ballot for any ballot vote that may be  taken.  For a roll call vote, you should respond  “present”  when  your  name  is  called.    For  any  other  vote,  you  should  abstain  in  the  usual  manner.   You will retain your right to vote (as a  past president) throughout the convention even  though you consistently abstain from all voting. 

Question #10  Which of the following constitute a violation of  the  NAP/AIP  Code  of  Ethics  for  Parliamentari‐ ans  that  would  be  subject  to  disciplinary  ac‐ tion?  1. A regular member of NAP advertises his ser‐ vices with the notation that he is a duly quali‐ fied member of NAP.     2. A regular member of NAP advertises his ser‐ vices with the notation that he is a professional  parliamentarian.    3. A college professor who teaches parliamen‐ tary procedure and has served as parliamentari‐ an for the faculty senate on his campus com‐ petes with Professional Registered Parliamen‐ tarians for a permanent position of parliamen‐ tarian for a state legislature.    4. A member of NAP who is running for the  office of president encounters slanderous accu‐ sations by competing members.    5. A member of NAP who is serving as a parlia‐ mentarian for a professional association accepts  an appointment to chair the bylaws committee  for that organization.    6. A member of NAP applies for a position as  parliamentarian for a nonprofit association,  knowing that the position is already held by a 

Professional Registered Parliamentarian.  7. A PRP accepts a position as parliamentarian  for a nonprofit association knowing that he will  be expected to secure a dues increase for the  association.

Answer #10  1. Unethical, and subject to discipline. The NAP  bylaws clearly state that Registered Parliamen‐ tarians and Professional Registered Parliamen‐ tarians “may market themselves as creden‐ tialed parliamentarians.”  (Article III, Section 1,  B)  RONR states that “If the bylaws authorize  certain things specifically, other things of the  same class are thereby prohibited.”  (P.  589,  lines 33‐34)  Regardless of the terminology em‐ ployed, members who do not qualify as RP or  PRP but market themselves as “credential par‐ liamentarians” may be subject to discipline.    2. Unethical, and subject to discipline.   (As in  “a” above)             3. Not subject to discipline. Those who are not  members of NAP or AIP are not subject to the  Code of Ethics for Parliamentarians even  though members of the profession may regard  their conduct as unethical.  4. Not subject to discipline. The alleged behav‐ ior is probably a violation of paragraph 1.4 of  the Code, which states that a member shall  “Promote a spirit of cooperation, ethical prac‐ tice, and fair dealing with colleagues.”  Howev‐ er, Section 1 of the Code is aspirational, and not  subject to discipline.  Please note that the preamble to the Code of  Ethics of Parliamentarians urges all parliamen‐ tarians that “our actions should rise above  these established minimum standards” con‐ tained in the Code.    5. May or may not be subject to discipline, de‐

Page 6

The Florida Parliamentarian

pending on circumstances. The Code of Ethics  for Parliamentarians requires parliamentarians  to “maintain a position of objectivity and im‐ partiality and refrain from participating in de‐ bate.”  (Code, 4.6)  Therefore, if the bylaws  committee regularly deals with highly contro‐ versial issues and members are likely to  be  sharply divided on many of these issues, it is  best for the parliamentarian not to serve on  this committee.  There may some circumstances under which a  parliamentarian could chair the bylaws com‐ mittee (if several other parliamentarians have  done this in the past thereby establishing prec‐ edent; if issues coming before the committee  have usually not been controversial; if the or‐ ganization has come to expect this service from  the parliamentarian over a period of time; etc.).    Many parliamentarians, however, would prefer  to be appointed as a consultant to the bylaws  committee rather than as a voting member.   A  parliamentarian in the role of “consultant”  finds it much easier to maintain the required  position of impartiality and objectivity required 

by the Code.   

6. Unethical, and subject to discipline. Apply‐ ing for a position known to be held by another  parliamentarian is prohibited by paragraph 3.4  of the Code.  7. Unethical, and subject to discipline. A par‐ liamentarian should never be hired to produce  a specific outcome, such as helping to get a  particular candidate elected, assisting with  efforts to get a dues increase approved, or pre‐ venting certain bylaws amendments from  coming to the floor.    Any such behavior is a  violation of paragraph 3.6 of the Code which  mandates that a parliamentarian shall “Decline  any appointment in which the parliamentarian  is likely to be unduly restricted in the exercise  of independent professional judgment.”   

Editor’s  Note:    Because  Question  8  was  cut  off  in  the  previous  issue  (February  2016),  it  is  pro‐ vided in this issue in its entirety.   

The Florida Parliamentarian is the official publication of the Florida State Association of Parliamentarians and is pub‐ lished four times a year; February, April, September, December. Subscription rate:  $20 per  year.  © 2015 Florida State  Association of Parliamentarians. All rights reserved.  Tim Wynn,PRP, Editor‐in Chief 

(386) 228‐2242   E‐mail:  Ann Guiberson, PRP, Editor   (727) 641‐6308  E‐mail:  Dr. Eugene Bierbaum, PRP, Associate Editor   (352) 333‐2442   Email:    Carol Austin, PRP, Circulation Manager  (813) 833‐4747   Email:       

DEADLINES FOR COPY  February issue   Dec 31   April issue   Mar. 1  September issue   July 31  December issue   Oct 31    SEND ADDRESS CORRECTIONS TO:  Carol Austin  1515 Pinellas Bayway S, A13  St. Petersburg, FL 33715    FSAP WEBSITE 

Volume 35, Issue 3

Page 7

FURP CELEBRATES ITS SIXTIETH ANNIVERSARY The Florida Unit of Registered Parliamentarians will hold their annual meet‐ ing on Sunday, May 22, from 9am‐12 noon at the Lexington Hotel and Confer‐ ence Center Jacksonville Riverwalk in Jacksonville, Florida.  Past presidents are urged to participate in the program: "Sparkling Memories"  by sharing the outstanding parliamentary lesson or experience they have had  in their parliamentary journey.  Reservations for breakfast prior to the meeting may be made on the reserva‐ tion form for the FSAP Annual Meeting.  Past Presidents—please contact Jackie by Monday, May 9th—if you wish  to participate in the "Sparkling Memories" program.  The length of time for  each presenter will be determined by the number of past presidents who will  be participating.  Further information regarding the program will be forwarded to all the partici‐ pants on May 10th.   Be prepared to enter a room decorated with "diamonds and bling" as we toast the proud heritage of  60 years of parliamentary education and enjoyment.   Guests are cordially invited to this very special annual, come one.....come all and be a  part of the celebration! 

WELCOME NEW MEMBERS AND DIRECTORY UPDATE Congratulations to New Registered Parliamentarians (RP)  Jason Abellada, Member‐at‐large  Daniel Barga, Member‐at‐large    Welcome to New NAP Members‐Florida Alpha   Cathy Daumen, 1438 Millstream Ln. #101, Dunedin, FL 34698, 813‐416‐3209,   Kathleen Razzano, 4417 N. Cortez, Tampa, FL, 33614, 813‐870‐0196,  Linda Young, 7029 El Matador, Zephyrhill, FL 33541, 813‐810‐9511,  Patricia Hansen, 920 Virginia Street, #203, Dunedin, FL 34698, 727‐418‐2308,  Rebecca Lopez, 14105 Stonegate Drive, Tampa, FL 33624, 813‐415‐8134,    Welcome to New Provisionals‐Florida Alpha  Cathy and Tuky Vargas, 1438 Millstream Lane #101, Dunedin,Fl 34698,  Welcome to New Provisional‐Plantation Unit  Rebecca Joyce, 2200 NE 33rd Ave, Ft Lauderdale, Fl 33305, 954‐614‐5289,     FSAP Is Sorry to Report Deceased‐Miami Parliamentary Law Unit  Dr. Preston Marshall, November 20, 2015 and Eileen Cubillas, December 8, 2014 


Page 8

The Florida Parliamentarian

AMENDMENTS PART II: A UNIT LESSON by Tim Wynn, PRP Exercise 3.  Improper Amendments  Decide if the amendment in each case is in order or out of order.     1. Not Germane to the Question       a.Pending Motion: That the Society authorize the purchase of a new desk for the Secretary.     Amendment: To amend by inserting after “desk” the words “and matching chair.”     New Language: That the Society authorize the purchase of a new desk and matching chair for the       Secretary.     Yes, the amendment is in order     No, the amendment is out of order      b. Pending Motion: That a letter be sent to candidate Jones to congratulate him for his perfor‐ mance on the national debate.  Amendment: To amend by striking out “congratulate” and inserting “condemn.”  New Language: That a letter be sent to candidate Jones to condemn him for his performance on the  national debate.   Yes, the amendment is in order   No, the amendment is out of order     2. Rejection of the Original Motion    a. Pending Motion: That the entertainment committee be instructed to purchase a piñata for the  summer picnic.   Amendment: To amend by inserting “not” after “committee.”  New Language: That the entertainment committee not be instructed to purchase a piñata for the  summer picnic.   Yes, the amendment is in order   No, the amendment is out of order     b. Pending Motion: That the Treasurer be instructed to use the North Shore checking account for  fundraising expenditures.  Amendment: To amend by inserting “not” after “instructed.”  New Language: That the Treasurer be instructed not to use the North Shore checking account for  fundraising expenditures.   Yes, the amendment is in order   No, the amendment is out of order     3. Causes the Amended Motion to be Out of Order    a. Pending Motion: That the pending motion be postponed to the next regular meeting.  

Volume 35, Issue 3

Page 9

Amendment: To strike out “next regular meeting” and insert “the regular meeting in October of next  year.”  New Language: That the pending motion be postponed to the regular meeting in October of next  year.   Yes, the amendment is in order   No, the amendment is out of order     b. Pending Motion: That the Treasurer be instructed to make a report of all the financial transactions  that she made in the month of September and that the report be presented at the next regular meet‐ ing.  Amendment: To amend by inserting after “September” the words “including the fraudulent checks  that she wrote.”  New Language: That the Treasurer be instructed to make a report of all the financial transactions that  she made in the month of September including the fraudulent checks that she wrote and that the re‐ port be presented at the next regular meeting.   Yes, the amendment is in order   No, the amendment is out of order     4. Changing One form of Amendment into Another    Main Motion: That a professional copy machine be purchased for $3,000.  Pending Primary Amendment: To strike out “for 3,000” and insert “at a cost not to exceed 4,500.”   Proposed Secondary Amendment: To strike out of the primary amendment the words “and insert  ‘at a cost not to exceed 4,500.’”    Yes, the secondary amendment is in order    No, the secondary amendment is out of order    5. Converting One Parliamentary Motion into Another    a. Pending Motion: That the pending motion be postponed to the next regular meeting.   Amendment: To amend by striking out “postponed to the next regular meeting” and inserting in its  place “referred to a committee of three.”  New Language: That the pending motion be referred to a committee of three.   Yes, the amendment is in order   No, the amendment is out of order     b. Pending Motion: That the pending motion be referred to the Grounds Committee.  Amendment: To amend by adding “with instructions to collect several estimates for the total cost of  the project and report at the regular meeting in March.”  New Language: That the pending motion be referred to the Grounds Committee with instructions to  collect several estimates for the total cost of the project and report at the regular meeting in March.   Yes, the amendment is in order   No, the amendment is out of order 

Page 10

The Florida Parliamentarian

Amendments Part II (continued)   6. One that Strikes Out Enacting Words.    a. Pending Motion: Resolved, That Mayor Patterson be commended for his work with underprivi‐ leged high school students.   Amendment: To amend by striking out “Resolved”  New Language: That Mayor Patterson be commended for his work with underprivileged high school  students.    Yes, the amendment is in order    No, the amendment is out of order 

 Answers to the questions are posted on the FSAP website: on the Publi‐


Non‐members cannot vote, even by suspending the rules, per Robert's Rules of Order Newly Re‐ vised (RONR), p. 263   


Absent members cannot vote unless the method is in the bylaws.  RONR p. 263 


Preferred charges under a disciplinary action can suspend a member's right to vote for a time, and  the disciplined member can be ordered out of the meeting room during the consideration of the  penalty in a trial.  RONR p. 659, 664 


"If the presiding officer is a member..., he has the same voting right as any other member.   Except  in a small board or committee, however—unless the vote ballot—the chair protects his im‐ partial position by exercising his voting right only when his vote would affect the outcome." RONR  p. 53. 


"A member of an assembly who acts as its parliamentarian has the same duty as the presiding  officer to maintain a position of impartiality, and therefore does not make motions, participate in  debate, or vote on any question except in the case of a ballot vote." RONR p. 467. 


"No member should vote on a question in which he has a direct personal or pecuniary interest not  common to other members of the organization. For example, if a motion proposes that the organi‐ zation enter into a contract with a commercial firm of which a member of the organization is an  officer and from which contract he would derive personal pecuniary profit, the member should  abstain from voting on the motion. However, no member can be compelled to refrain from voting  in such circumstances."  RONR p. 407.  

Volume 35, Issue 3

Page 11

ANNUAL MEETING REGISTRATION FORM FLORIDA STATE ASSOCIATION OF PARLIAMENTARIANS  63rd ANNUAL MEETING  Lexington Hotel & Conference Center Jacksonville Riverwalk  1515 Prudential Drive  Jacksonville, Florida 32207  May 20‐22, 2016  NAME__________________________________________________________________________________  ADDRESS_______________________________________________________________________________      (Street)         (City)        (State)    (Zip)  PHONE________________ CELL______________ EMAIL_______________________________________    UNIT______ MAL_______ MEMBER _______  GUEST _______    FSAP Office/Chairmanship Held____________________________________________________________    Unit Office/Chairmanship Held ____________________________________________________________    NAP/District III Office/Chairmanship Held___________________________________________________  Please select your lunch sandwich choice:     Oven Roasted Turkey with Provolone Cheese  REGISTRATION FEE:  Includes Saturday Lunch and Sunday Breakfast 

$69     ________ 




$15       ________ 


$20      ________ 


         $ ________ 


   Shaved Roast Beef with Swiss Cheese     Peppered Ham with Sharp Cheddar Cheese     I need a vegan or vegetarian meal  Special Dietary Needs _________________________________________________________________     Payment:  Make check payable to FSAP and mail to:  Kay Stephens, 2946 Golden View Lane, Orlando, FL 32812‐5984   Email:    Telephone: 407‐658‐9779    Advance Registration Deadline:  May 16, 2016    

Page 12 The Florida Parliamentarian

Jacksonville Riverwalk 1515 Prudential Drive Jacksonville, Florida 32207 Ph: 904-396-5100 Email: May 20 – 22, 2016 HOTEL RESERVATION FORM (Telephone, Mail or Email directly to hotel. Please print)

NAME______________________________________________________________________________ ADDRESS___________________________________________________________________________ (Street) (City) (State) (Zip) PHONE _______________ CELL _______________ EMAIL_________________________________ ARRIVAL DATE______________________ DEPARTURE DATE ___________________________ ROOM RATE: $89.00 per night plus applicable state and local taxes. Non-Smoking ______ King _____ Double beds ______ Daily Parking : $12 valet parking; $10 overnight self parking; $5 one day event. GUARANTEE: Submit one night’s deposit or fill out the following information: American Express Diners Credit Card #


Master Card Visa

Expiration Date: Signature: Deadline for room rate guarantee: May 6, 2016 Group Name: Florida State Association of Parliamentarians

April 2016 Florida Parliamentarian  

Quarterly Newsletter of the Florida State Association of Parliamentarians

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you