Page 1

20

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

บทที่ 2 การนําเสนอ อย่างมีประสิทธิภาพ วัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรม (Behavioral Objectives)

หลังจากศึกษาจบบทเรียนนี้แล้ ว นักศึกษาจะมีความสามารถดังนี้ (After studying this chapter, you will be able to) 1. อธิบายหลักการ 5W 1H 2. ระบุจุดที่สาํ คัญในการนําเสนอ 3. อธิบายโครงสร้ างของการนําเสนอ 4. อธิบายสิ่งสําคัญ 5 อย่าง ของคํานํา 5. บอกเทคนิคการนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ 6. บอกข้ อพึงระวังที่ทาํ ให้ การนําเสนอด้ อยประสิทธิภาพ 7. ระบุกฎของการพูดภาษาไทยที่สาํ คัญ 8. บอกประโยชน์ของการใช้ อปุ กรณ์ประกอบการพูด 9. บอกข้ อแนะนํา 7 อย่างในการวางท่าทางขณะนําเสนองาน 10. จําแนกประเภทของลักษณะท่าทางที่ใช้ ประกอบคําพูด 11. อธิบายเทคนิคการเคลื่อนไหวในการนําเสนอ 12. บอกวิธกี ารปรับปรุงนํา้ เสียง 13. อธิบายเทคนิคการใช้ จังหวะการพูด 14. อธิบายเทคนิคการใช้ ถ้อยคําภาษา 15. อธิบายคําศัพท์ได้ 10 คํา


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

21

บทที่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ หลักการเตรียมตัวนําเสนอ ในกรณีท่ตี ้ องการนําเสนออย่างกะทันหัน ทําให้ เรามีเวลาเตรียมตัวน้ อยก็สามารถเตรียม ตัวด้ วยหลักการง่ายๆ คือ 5W 1H คือ • ทําไมจึงมาเสนองาน (Why) • เราจะพูดว่าอะไร (What) 0 • เราจะเสนองานกับใคร (Who) • เราจะพูดเมื่อไร ในช่วงเวลาไหน (When) • เราจะเสนองานที่ไหน (Where) • เราจะพูดอย่างไร (How) 1. ทําไม (Why) การพูดนําเสนอทุกอย่างย่อมมีจุดหมาย และจุดหมายนี้มักจะ เป็ นรูปแบบหนึ่งของการเกลี้ยกล่อม ผู้นาํ เสนอมีจุดมุ่งหมายต้ องการให้ คนฟังสั่งสินค้ า อนุมัติ การวิจัย ยอมรับข้ อเสนอตกลงเรื่องงบประมาณ พัฒนาคุณภาพสินค้ า ยอมรับการปรับ โครงสร้ างใหม่ ฯลฯ จุดที่สาํ คัญในการนําเสนอสรุปได้ ดังนี้ ก. กําหนดวัตถุประสงค์อย่ างชัดเจนที่สุดที่จะทําได้ รวมทั้งวัตถุประสงค์สาํ รอง ด้ วย แล้ วเรียบเรียงเป็ นคําพูด จดบันทึกไว้ ข. ย้ อนไปยังวัตถุประสงค์อยู่เสมอ เมื่อเราสงสัยว่าจะเพิ่มอะไรหรือจะตัดทอน อะไรบ้ างในการเสนองาน 2. อะไร (What) บันทึกข้ อมูลทั้งหมดที่จะเสนอไว้ เตรียมภาพประกอบ และข้ อ โต้ แย้ ง ที่เราอาจจะต้ องให้ และจดเอาไว้ อย่างเพิ่งกังวลเรื่องลําดับขั้นตอนการนําเสนอในช่วงนี้


22

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

3. ใคร (Who) หาข้ อเท็จจริงเกี่ยวกับผู้ท่มี าฟังการเสนองานให้ มากที่สดุ เช่น มี ผู้ฟังกี่คน ชื่ออะไรทํางานอะไร รวมทั้งควรจะรู้ว่าทําไมเขาจึงสนใจ ปัจจุบันเขาใช้ วิธ/ี เครื่องมือ/ บริการไหนอยู่ เขามีประสบการณ์ดีหรือไม่ดีอย่างไรมาก่อนเกี่ยวกับเรื่องที่เราจะนําเสนอ หรือ เรื่องที่เราจะชักชวนให้ เขาทํา เขาจะนําอะไรมาเป็ นข้ อโต้ แย้ ง คัดค้ าน หรือสอบถามเราได้ บ้าง เราอาจจะต้ องหาข้ อเท็จจริง ข้ อตอบโต้ และข้ อมูลเพิ่มเติมอีกถ้ าสามารถจัดหาได้ ในวันเสนอ งานควรหาโอกาสคุยกับผู้ฟังอย่างไม่เป็ นทางการก่อน เช่น การพูดคุยในช่วงที่กาํ ลังลงทะเบียน ผู้เข้ ารับการอบรมหรือในช่วงที่มีการพักรับประทานอาหารว่าง เป็ นต้ น การพูดคุยระหว่างดื่ม กาแฟก่อนจะเสนองานจริงๆ เป็ นโอกาสในการทําความเข้ าใจผู้ฟังให้ ดีข้ ึน และยังเป็ นวิธที าํ ลาย กําแพงกั้นระหว่างทั้งสองฝ่ ายทําให้ เกิดความรู้สกึ อันดีต่อกันไว้ ก่อนด้ วย 4. เมือ่ ไร (When) - นําเสนอเมื่อไร เช้ า กลางวัน คํ่า วันหยุด วันทํางาน - ระยะเวลาในการนําเสนอมีมากน้ อยเพี ยงใด เป็ นการฝึ กอบรมระยะยาว ต่อเนื่องกันทุกวันในช่วงเวลาเย็นเป็ นเวลา 2-3 สัปดาห์ หรือเป็ นเพียงการปาฐกถาในการ ประชุมประจําเดือนให้ สมาชิกสมาคมแห่งหนึ่งฟังด้ วยเวลาเพียง 1 ชั่วโมงเท่านั้น 5. ที่ไหน (Where) เรื่องนี้อาจจะไม่สาํ คัญเท่าหัวข้ ออื่นๆ แต่เราก็ควรสํารวจไว้ บ้ าง เพื่อขจัดสิ่งแวดล้ อมในห้ องที่ใช้ ในการนําเสนอ อันอาจจะกลายเป็ นอุปสรรคในการนําเสนอ ไปก็ได้ เช่น ปลั๊กไฟผิดชนิด หรือมีช่วงห่างระหว่างคนฟังกันคนพูดมากเกินไป หน้ าต่างที่ปิด แล้ วแต่ไม่สนิท ไม่มีโต๊ะวางอุปกรณ์ ปิ ดแสงไม่ได้ เมื่อต้ องการห้ องมืดสําหรับฉายสไลด์ มีเสียง รบกวน หรือการจัดวางโต๊ะเก้ าอี้ไม่เหมาะกับลักษณะการนําเสนอ ฯลฯ สิ่งเหล่านี้ผ้ ูนาํ เสนอจะ ไม่มีวันรู้ว่ามีปัญหาจนกว่าจะเห็นสถานที่จริง ถ้ าไม่มีอะไรผิดพลาดเลยก็จะช่วยให้ ผ้ ูนาํ เสนอมี ความมั่นใจในการเสนองานมากยิ่งขึ้น 6. อย่างไร (How) เมื่อเรารู้ว่าจะพูดอะไร จะพูดกับใคร ที่ไหน และทําไม และจะ วางแผนการพูดอย่างไรได้ ขั้นตอนต่อไป คือ ต้ องสมมุติตัวเองเป็ นคนฟั ง สิ่งที่เราเสนอจะช่วย ผ่อนความหนักใจให้ ผ้ ูฟังได้ บ้างไหม เราจะช่วยให้ เขาสนใจหรือเกิดความคิดสร้ างสรรค์อะไรได้ บ้ าง ซึ่งจะนําไปสู่การแนะนําในสิ่งที่ให้ เขาตั้งใจฟังและคิดได้ ถ้ าผู้ฟังฟังแล้ วพูดกับตัวเขาเองว่า “จริงด้ วยนั่นละปัญหาของเรา” “ใช่ เขาจี้จุดปัญหาของเราพอดี” “ใช่คงจะดีนะถ้ าทําได้ อย่างนั้นด้ วยราคาเท่านั้น” หลังจากนั้นเราจะเริ่มเรียงลําดับข้ อมูล และข้ อเสนอของเราไปตามลําดับเพื่อให้ ผ้ ูฟัง เข้ าใจและโน้ มเอียงตามได้ มากที่สดุ แล้ วเลือกภาพประกอบที่เราจะต้ องใช้ ไปด้ วย เมื่อรวบรวม ข้ อมู ลและอุปกรณ์ประกอบทุกอย่ างให้ ครบแล้ ว ทําเป็ นบันทึก เขียนให้ ชัดเจนและใหญ่ พอ


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

23

เขียนสิ่งที่จะพูดทั้งหมดลงในกระดาษ เพราะการเขียนสิ่งที่เราจะพูดเป็ นวิธีท่ดี ีท่สี ุดในการหา ข้ อโต้ แย้ งและเป็ นการทบทวนเรียงลําดับสิ่งที่จะพูด ทั้งยังสามารถหาคําพูดที่เหมาะสมเสริมเข้ า ไปในแต่ ล ะตอนได้ ด้ ว ย รวมทั้ง สามารถคิ ด วางแผนไว้ ล่ ว งหน้ า ได้ ดี ก ว่ า การคิ ด แก้ ปั ญ หา ขณะเสนองานถึงแม้ เราจะไม่ ไ ด้ เตรี ยมไว้ ท้ังหมด อย่ างน้ อยก็ควรจะเตรี ยมประโยคนํา และ ประโยคสําหรับปิ ดรายการเอาไว้ และท้ ายสุด ก่อนการไปนําเสนอจริงให้ ลองซ้ อมต่อหน้ าเพื่อนร่วมงานหรือซ้ อมคนเดียว ก็ได้ การซ้ อมนั้นยิ่งซ้ อมหลายๆ ครั้ง ยิ่งจะช่วยลดความตื่นเต้ นและช่วยให้ การพูดของเราดีข้ ึน ได้ ความกลัวในการนําเสนอทุกครั้งนั้นส่วนใหญ่เป็ นความกลัวสิ่งที่เราไม่ร้ ู และยิ่งถ้ ารวมถึงว่า เราไม่ร้ จู ะพูดะไรด้ วยก็จะยิ่งน่ากลัวมากขึ้น

โครงสร้างของการนําเสนอ การเสนองานที่ดีมีโครงสร้ างที่เหมือนกัน เป็ นโครงสร้ างที่มี 3 ส่วนง่ายๆ คือ 1. คําอธิบายตอนต้ น 2. ส่วนที่ติดตามมา 3. บทสรุป นอกจากนี้ ในการเสนองานบางอย่าง บางโครงการที่เป็ นงานใหญ่ ผู้นาํ เสนออาจจะเพิ่ม ขั้นตอนเข้ าไปในโครงสร้ างการนําเสนอ เพื่อให้ ผ้ ูฟังได้ รับข้ อมูลละเอียดยิ่งขึ้น พร้ อมกับมีแนวทาง ในการตัดสินใจหรือทางเลือกมากขึ้น เราอาจเรียกโครงสร้ างนี้ว่าเป็ น “การกล่าวนํา สถานภาพ หรือสถานการณ์ปัจจุบัน ปัญหาทางเลือก ข้ อเสนอแนะ และบทสรุป” ก็ได้ โครงสร้างของการเสนอ เราจะทําให้ ออกมาในรูปแบบใดก็ได้ แต่ถ้านําเสนอไม่ชัดเจนตามลําดับนี้ ผู้พูดพูด กล่าวนํา Preface ถึงเรื่องโน้ นเรื่องนี้ท่ีไม่ เกี่ยวข้ องกันไปเรื่อยๆ ในเวลาไม่นานนักผู้ฟังก็จะเลิกสนใจฟัง สถานการณ์ปัจจุบนั ปัญหาแรกในการเสนองาน ก็คือ ความ ปั ญหาที่เกิดขึ้ น กลัว และอย่างน้ อย 3 ใน 4 ของความกลัวนั้น เป็ นความกลัวในสิ่งที่เราไม่ร้ ู ทางเลือกที่มี เราไม่ มีวันกําจัดความกลัวให้ หมดโดย สิ้นเชิงได้ แต่ความกลัวที่มีอยู่ไม่มากนัก ก็ยัง ข้อเสนอ Proposal นับว่าเป็ นของจําเป็ นและมีค่า เพราะจะช่วยให้ เรามีความตั้งใจ เตรียมตัวอย่างดี และปรับปรุง สรป Postscript


24

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

การเสนองานให้ ดีข้ นึ อย่างไรก็ตาม การเอาชนะความ กลัว ก็คือ การเตรียมตัวให้ พร้ อมและซักซ้ อมซึ่งเป็ นเทคนิคที่ใช้ ช่วยในการเสนองานได้ ทุกเรื่อง 1. การกล่าวนํา (Preface) ก่อนการเสนองานจะทําให้ บรรยากาศเป็ นกันเองขึ้น และจะช่วยให้ ผ้ ูเข้ าฟั งการเสนองานเข้ าใจว่าขั้นตอนต่างๆ ของการเสนองานจะประกอบด้ วย อะไรบ้ าง การกล่าวนําโดยปกติจะประกอบด้ วยสิ่งต่อไปนี้ คือ 1) การกล่าวต้ อนรับ 2) แนะนําตัวเอง 3) บอกวัตถุประสงค์ในการพูดวันนี้ 4) บอกวิธกี ารนําเสนอในวันนี้ 5) กฎเกณฑ์ต่างๆ และระเบียบปฏิบัติ ในการพูดทุกประเภทนั้นจะต้ องมีการกล่ าวนําก่อนเกือบทุกครั้ง แต่ จะแตกต่ างกันไป ตามเหตุการณ์แวดล้ อม เช่น การพูดให้ คนในแผนกของเราเองฟั ง ย่อมไม่จาํ เป็ นต้ องอธิบายว่า เราเป็ นใคร การกล่ า วนํา นี้ เป็ นสิ่ง ที่มี ค่ า และมี ป ระโยชน์ ท้ัง ต่ อ ผู้ นํา เสนอและผู้ เ ข้ า ร่ ว มฟั ง ส่วนมากมักเป็ นการพูดเพื่อบอกให้ ร้ ูถึงหัวข้ อที่สาํ คัญในการนําเสนอ และให้ ผ้ ูพูดพูดถึงเรื่อง กลางๆ ที่ทุกฝ่ ายยอมรับได้ เสียก่อน คํานําประกอบด้ วยสิ่งสําคัญ 5 อย่าง แต่ละอย่างใช้ เพียงประโยคเดียวก็พอแล้ ว ก. ให้ การต้ อนรับ – ขอบคุณผู้ฟังที่สละเวลามา และหวังว่าเขาคงจะได้ ประโยชน์ คุ้มเวลา ฯลฯ ข. แนะนําตัวเอง – บอกชื่อและหน้ าที่การงาน ภูมิหลังด้ วยถ้ าเหมาะสม (“ผมเคย ทํางานในวงการอุตสาหกรรมพลาสติกมา 4 ปี แม้ ว่าจะไม่ใช่ระดับสูงอย่างคุณ”) ค. วัตถุประสงค์ – การอธิบาย แนะนํา หรือนําสิ่งที่ผ้ ูฟังต้ องการมาแสดงหรือมาเสนอ ซึ่งจะเป็ นผลดีต่อเขา ผู้ฟังจะได้ ประโยชน์จากการพูดของเรา ไม่ใช่ “มาบอกผู้ฟังเรื่อง ซอฟต์แวร์วินโดวส์ XP รุ่นใหม่ของเรา” แต่ต้องเป็ นการ “แสดงให้ ชมว่า ซอฟต์แวร์วินโดวส์ XP นี่จะสามารถทํางานให้ ท่านผู้ฟังได้ เร็วขึ้น คุ้มค่ากับการลงทุนและประหยัดขึ้น” ทุกอย่าง ต้ องเสนอในแง่ประโยชน์ของผู้ฟังไม่ใช่เสนอในแง่ของตัวเราเอง อย่างพูดว่า “สิ่งที่ผมจะบอก คุณ”แต่ให้ พูดว่า “ผมคิดว่าคุณคงจะอยากรู้เรื่อง”


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

25

ง. วิธกี ารนําเสนอ – การนําเสนอจะใช้ เวลานานเท่าใด มีการหยุดพักหรือไม่ จะฟัง อยู่ในห้ องนี้ท่เี ดียวหรือจะมีการย้ ายไปห้ องอื่นด้ วย หรือมีการไปชมขบวนการผลิต ชมการ ทดลองด้ วยหรือไม่ จะมีภาพยนตร์ไหม จะมีพักดื่มกาแฟหรือไม่ จ. กฎเกณฑ์และระเบียบปฏิบัติต่างๆ – โดยเฉพาะเรื่องที่ผ้ ูนาํ เสนอต้ องการให้ ผ้ ูฟัง ปฏิบัติตาม เช่น ในกรณีท่ผี ้ ูฟังมีข้อสงสัยอยากถาม ให้ ยกมือขัดจังหวะได้ ทนั ทีหรือไม่ หรือ ให้ รอจนหยุดจบตอนก่อน หรือเก็บไว้ เสนอเวลางานเสร็จสิ้นแล้ วจึงค่อยถาม ผู้ฟังจะได้ ร้ รู ะเบียบ ที่ผ้ ูนาํ เสนอต้ องการได้ เนื่องจากเรื่องบางเรื่อง หากฟังในตอนต้ นๆ แล้ วจะไม่กระจ่าง จะทําให้ ผู้ฟังมีข้อสงสัยขึ้นได้ จนกว่าจะฟังไปจนถึงขั้นท้ ายๆ จึงจะมีคาํ ตอบอยู่ในตัวเรื่อง ซึ่งจะทําให้ คําถามน้ อยลงนั่นเอง 2. สถานภาพหรือสถานการณ์ปัจจุบนั (Position) ก่อนการเสนองานผู้ฟังก็ เหมือนฝูงแกะที่มีผ้ ูเลี้ยงปล่อยออกจากคอกให้ ออกไปกินอาหารในทุง่ หญ้ า แกะจะกระจัด กระจายกันไปทั่วบริเวณและหันไปตามทิศทางต่างๆ กัน เมื่อได้ เวลาจะต้ อนเข้ าคอก ผู้เลี้ยง จะต้ องต้ อนแกะทุกตัวไปเข้ าแถว เพื่อให้ อยู่ในแนวเดียวกันและมุ่งหน้ าไปในทิศทางเดียวกัน ผู้ท่ี จะเสนองานก็ต้องทําหน้ าที่คล้ ายๆ กันนี้ วิธกี ารก็คือ อธิบายสถานการณ์ปัจจุบัน เช่น อธิบายว่า การจัดจําหน่ายในต่างประเทศเป็ นอย่างไร หรือวิธที ่เี ราสั่งเครื่องเขียนมาใช้ เป็ นอย่างไร หรือ เรื่องอื่นๆ ที่ตรงกับเรื่องที่เราจะมาเสนองาน เพื่อให้ ทุกคนเริ่มต้ นจากจุดเดียวกัน และที่สาํ คัญ เราจะต้ องแสดงให้ เขาเห็นว่าเรารู้สถานการณ์และเบื้องหลังของเรื่องที่จะพูดนี้เป็ นอย่างดี ทั้งนี้จะ ช่วยให้ ทุกคนมุ่งไปที่จุดเดียวกัน คือ มุ่งมามองที่สถานการณ์ ปัจจุบนั ที่เรากําลังจะนํามาพูดอยู่น้ ี การพูดช่วงปูพ้ ืนฐานนี้อาจจะใช้ คาํ พูดเพียง 3 ประโยค หรืออาจจะต้ องอธิบายยาวว่าถึงความ เป็ นมา แต่ต้องพูดถึงสถานภาพปัจจุบันที่ทุกคนเห็นพ้ องกันด้ วย การถามถึงสถานการณ์ปัจจุบันและ อดีตจากผู้ฟัง จะช่วยในการพูดของเราตรงจุดที่คนฟังต้ องการ และถ้ ามีการถาม–ตอบกันบ้ าง ในช่วงแรกๆ จะช่วยให้ มีบรรยากาศเป็ นมิตรมากขึ้น 3. ปั ญหาที่เกิดขึ้ น (Problem) เป็ นช่วงที่เราจะเสนอการเปลี่ยนแปลงเข้ ามา โดยอธิบายว่าเหตุใดสถานการณ์ปัจจุบันจึงคงอยู่ต่อไปเช่นนี้ไม่ได้ หรือการที่ให้ คงอยู่ต่อไปจะ เป็ นข้ อเสียหายอย่างไร เช่น ความต้ องการของตลาดเปลี่ยนไปมีเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ ามา แทนที่ คนงานลาออกบ่อยๆ พนักงานขาดความตั้งใจทํางาน คู่แข่งขันกําลังไล่ตามขึ้นมาใกล้ ค่าใช้ จ่ายสูงขึ้นกําไรลดลง สรุปก็คือมีการเปลี่ยนแปลง หรือมีส่งิ ที่อาจเป็ นอันตรายหรือมีโอกาส เกิดขึ้นแล้ ว ไม่เช่ นนั้น เราคงไม่มาเสนอครั้งนี้ นี่เป็ นจุดที่เราจะขุดหลุมเตรียมปลูก แนวความคิดของเราลงไปกับผู้ฟัง


26

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

4. ทางเลือกที่มี (Possibilities) เป็ นการวิเคราะห์ทางเลือกต่างๆ เพื่อเสนอ ข้ อแนะนําของเรา เช่น การวิเคราะห์ทางเลือก จากผลการวิจัยศึกษาทางวิชาการ พิจารณาจาก กรณีศึกษาที่เกิดขึ้นทั้งในประเทศไทยและในต่างประเทศ การวิเคราะห์ความต้ องการของตลาด ผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงไป หรือการที่มีขบวนคู่แข่งจากทั่วโลกที่กาํ ลังมุ่งหน้ าเข้ ามาแย่งตลาด ไทย อันเป็ นทางเลือกให้ ผ้ ูประกอบการในประเทศไทยต้ องปรับตัวด้ วยการหันไปร่วมทุนกับบริษัท ต่างประเทศ ที่มีเทคโนโลยีสงู กว่า ในขณะเดียวกันก็มีทุนและประสบการณ์มากกว่า แต่บริษัท เหล่านั้นก็มีจุดอ่อนที่ไม่ร้ ูจักตลาดท้ องถิ่นดีพอ ซึ่งถ้ าจะลงไปลุยตลาดเองในช่วงแรกก็อาจจะ เสียเวลาและเสียงบประมาณมากกว่าการร่วมทุนกับบริษัทไทย หรือในกรณีท่ไี ม่ต้องการร่วมทุนกับ บริษัทต่างชาติกจ็ ะต้ องมีการปรับโครงสร้ าง และพัฒนาธุรกิจขึ้นมาอย่างขนาดใหญ่ เพื่อเตรียม รับมือกับการแข่งขันกับบริษัทมือโปรจากต่างประเทศ เป็ นต้ น 5. ข้อเสนอแนะ (Proposal) ในช่วงแรกนั้นอาจจะใช้ เวลาสั้นๆ แต่ช่วงนี้จะเป็ น เนื้อหาหลักของการเสนองานคราวนี้ ช่วงนี้อาจจะมีท้งั การประเมินทางเลือก แสดงวิธีใช้ สนิ ค้ า อธิบายบริการ ขจัดข้ อโต้ แย้ งเปรียบเทียบ ราคา เสนอหลักฐาน ยกตัวอย่างโดยใช้ อุปกรณ์ เครื่องมือประกอบการนําเสนอช่วงนี้เป็ นเวลาที่เราจะพูดถึงงานที่เราได้ เตรียมมานําเสนอ แต่จะ สําเร็จแค่ไหนนั้นขึ้นอยู่กบั การเตรียมพื้นฐานในช่วงตอนแรกไว้ ดีเพียงใดด้ วย 6. สรุป (Postscript) การกําหนดช่วงตอนของการนําเสนอ โดยปกติผ้ ูพูด มักจะรู้ดีว่าพูดไปถึงไหนแล้ ว และจะพูดต่อไปถึงไหน แต่คนฟังไม่ร้ ู มองไม่ออกว่าสิ่งที่เรา เตรียมการมาพูดถึงตรงไหนแล้ ว หรือจะให้ เขาเปิ ดดูตารางการนําเสนอที่แจกไปล่วงหน้ าว่า ต่อไปจะเป็ นเรื่องอะไรอีกก็ไม่ได้ ดังนั้น จึงควรจะพูดให้ เขารู้ว่าจบตอนแล้ ว ด้ วยการสรุปสั้นๆ และใช้ ประโยคแนะนําตอนใหม่ หรือคําถามใหม่กไ็ ด้ เช่นกัน เช่น “ครับ เราก็ได้ เห็นกันแล้ วว่า ระบบบัญชีสต็อกแบบเก่ามีความยุ่งยากซับซ้ อนเสียเวลา และเสียค่าใช้ จ่ายในการจ้ างพนักงาน ทํางานหลายคน เพราะฉะนั้น เราควรจะทําอย่างไร เราได้ สรุปทางเลือกให้ เลือก 3 ทาง ที่ผม ได้ พูดสั้นๆ ในตอนแรกแล้ วจะอธิบายโดยละเอียดทีหลัง ทางแรกคือ…………..” การ แบ่งช่วงตอนที่ดีจะช่วยให้ การพูดเข้ าใจง่ายเพราะนอกจากจะเป็ นการให้ ข้อมูลกับคนฟังแล้ ว ยัง ช่วยจัดระบบแยกตอนให้ ด้วย

เทคนิคการนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

การนําเสนอ

27

การเสนองานที่ดีสามารถทําได้ โดยการฝึ กเท่านั้น เช่น การไปเข้ าหลักสูตรหรือฝึ กกัน เป็ นกลุ่ม เพื่อให้ เพื่อนวิจารณ์ด้วยข้ อติชมในทางสร้ างสรรค์ เราสามารถเรียนรู้วิธกี ารและเทคนิค การนําเสนอได้ จากการดูความผิดพลาดของผู้อ่นื และได้ คุยกันเพื่อหาวิธกี ารสร้ างสรรค์เทคนิค วิธีการเสนองานแต่ละครั้ง เทคนิคง่ายๆ ที่สาํ คัญมาก ซึ่งไม่ได้ เป็ นเทคนิคใหม่เลย คือ ความสามารถในการกําจัดสิ่งกีดขวางของผู้พูด เพราะคนส่วนมากพูดในหมู่เพื่อนหรือเพื่อน ร่วมงานได้ ดี เทคนิคการพูดในที่ชุมชนก็คือ การรักษาความสามารถนั้นไว้ ให้ ได้ เวลายืนอยู่ต่อ หน้ าคน 10-20 หรือ 5000 คนที่เราไม่ร้ ูจัก ถ้ าผู้พูดสามารถขจัดสิ่งกีดขวางออกไปได้ ทํา ให้ เราเป็ นตัวของตัวเองในแบบบุคคลที่เป็ นมิตร มีท่าทางเป็ นธรรมชาติ จะช่วยให้ คนฟังเข้ าข้ าง เราได้ ต้งั แต่ต้น ข้อพึงระวังทีท่ ําให้การนําเสนอด้อยประสิทธิภาพ • พูดงึมงํา การพูดดังไปนั้นดีกว่าพูดเบาไป • ความลังเล การหยุดพูดบ่อยๆ หรือใช้ คาํ ว่า “เอ้ อ..อ้ า” เข้ าไประหว่างที่นึก คําพูดจะแสดงให้ เห็นว่าผู้พูดขาดการซ้ อมหรือไม่มีความมั่นใจในตัวเอง • การพูดพล่ามหรือพูดคําซํ้ าซากบ่อยๆ จนติดเป็ นนิสยั เช่น พูดว่า “ผมคิด ว่า…..” “จุดสําคัญ คือ….” ฯลฯ คําพูดเหล่านี้ถึงจะไม่ได้ ก่อให้ เกิดความเสียหายอะไร แต่ถ้าพูดบ่อยๆ เกินไป จะทําให้ ผ้ ูฟังเกิดความรําคาญ หงุดหงิด และอาจจะเบนความสนใจ จากเนื้อความที่จะฟังมาเป็ นการจับคําพูดซํา้ ๆ • การวางสายตาไม่เหมาะ อย่ามองจากพื้นไล่ข้ นึ ไปเพดานผ่านทางผนังข้ างหลัง ให้ มองคนฟัง โดยมองดูเหมือนคุยกันธรรมดา และต้ องมองผู้ฟังให้ ท่วั ๆ ทุกกลุ่ม เพื่อผู้ฟังจะได้ ทราบว่ากําลังพูดกับเขาอยู่ • กิริยาซํ้าซาก บางคนชอบทํากิริยาซํา้ ซากโดยตัวเองไม่ร้ ูตัว เช่น สะบัดผม (ที่ปรก หน้ าผาก) เคาะโต๊ะ ท้ าวเอว ขยับแว่น ฯลฯ กิริยาเหล่านี้ถ้าทําบ่อยตลอดเวลาที่พูด ย่อมทําให้ ผู้ฟังรําคาญ และทําลายความสนใจของผู้ฟังจากเนื้อหาไปอยู่ท่กี ริ ิยาซํา้ ซากนั้น • ระดับเสียง ข้ อเสียที่พบมากในนักพูดมือใหม่ คือ การลดเสียงลงตอนท้ าย ประโยค….. ฟังแล้ วน่ารําคาญเพราะเหมือนการเสนองานจบไปกับทุกประโยคที่พูดแล้ ว ก็ ขึ้นต้ นใหม่ทุกประโยคหรือบางคนชอบขึ้นเสียงสูง หรือพูดดังตอนท้ ายประโยคทําให้ ฟังดูไม่เป็ น ธรรมชาติ


28

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

ภาษา

กฎของการพูดภาษาไทยที่สาํ คัญสุด คือ • ให้ ใช้ คาํ พูด และประโยคสั้นง่ายๆ • ใช้ รปู ประโยคตรงๆ และคําพูดที่ระบุชัดเจนมากกว่าประโยคยอกย้ อนหรือพูดลอยๆ • การพูดถึงเรื่องทั่วๆ ไปให้ ใช้ วิธยี กตัวอย่าง • หลีกเลี่ยงการใช้ ศัพท์เทคนิค นอกจากจะแน่ใจว่าคนฟังคุ้นเคยกับคําเหล่านั้น ถ้ า เลี่ยงไม่ได้ ให้ อธิบายเพิ่มเติม • เตรียมคําพูดที่จะพูดมาให้ มากที่สุดแต่ อย่ ามาอ่านหรือท่องเป็ นคําๆ ให้ คนฟั ง (แม้ ว่าประโยคสําคัญๆ อาจจะต้ องท่องจํามาก่อนก็ตาม) • ใช้ คาํ และภาษาของตัวเองแบบที่ใช้ ในการสนทนาธรรมดาไม่ใช้ ภาษาเขียน • ขยายความกระจ่างของข้ อความด้ วยตัวอย่างที่เจาะจง

ภาพประกอบ แม้ แต่การเสนองานในวงเล็กๆ อย่างน้ อยก็ควรจะเตรียมกระดาษขาวแผ่นใหญ่ และ ปากกาเส้ นโตๆ ไว้ เผื่อจะใช้ แสดงภาพหรือคํานวณให้ คนฟังดู นอกนั้นควรเตรียมอุปกรณ์ต่างๆ ที่จะใช้ ประกอบการพูดมาเพื่อประโยชน์ 3 ข้ อ คือ • เพือ่ ให้ง่ายต่อการเข้าใจ แสดงตัวเลขทางสถิติเป็ นรูปแผนภูมิ และกราฟ • ใช้แผ่นภาพเพือ่ อธิบายคําพูดทีซ่ บั ซ้อน หรือเพือ่ ขยายความ เพื่อทําให้ เข้ าใจง่าย ขึ้น ชัดเจน และสั้นด้ วยการใช้ รปู ภาพ ภาพวาด แผนภูมิ หรือสินค้ าตัวอย่าง • ใช้แผ่นภาพเพือ่ ชักจู งใจ และทําให้การเสนองานชวนติดตาม เพราะการใช้ ภาพๆ เดียวมีค่ามากกว่าคําพูดนับพันคํา และภาพยังสามารถติดตรึงอยู่ในสมองของคนดูไปได้ นาน แสนนานหลังจากที่ผ้ ูนาํ เสนอพูดจบแล้ ว ดังนั้น การใช้ ภาพนําเสนอประกอบคําพูดย่อมเป็ น การชักจูงใจที่ดีกว่า

รายละเอียดในการนําเสนอ

ปั ญหาที่เกิดขึ้นเสมอในการเสนองาน คือ การตัดสินใจเรื่องราวการเสนอรายละเอียด โดยเฉพาะอย่ างยิ่งในการเสนองานที่มีกลุ่มผู้ฟังเป็ นผู้เชี่ยวชาญนั่งอยู่รวมกันกับผู้ฟังธรรมดา ทางที่ดีควรหลีกเลี่ยงการพูดถึงข้ อมูลที่มีรายละเอียดมากเกินไป แต่ควรใช้ วิธเี ตรียมเป็ นเอกสาร ไว้ แจกผู้ เ ข้ า ฟั ง ภายหลั ง (ไม่ ค วรแจกก่ อ น เพราะจะทํา ให้ ผู้ ฟั ง บางกลุ่ ม มั ว แต่ น่ั ง อ่ า น


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

29

รายละเอียด โดยไม่ ฟังผู้เสนองานพูด) โดยผู้ พูดสามารถบอกในที่ประชุมได้ ก่อนว่ า มี รายละเอียดอยู่ในเอกสารที่จะแจกให้ เมื่อพูดจบ หรืออีกวิธีหนึ่งคือ ใช้ ผ้ ูเชี่ยวชาญเฉพาะด้ าน มาเป็ นผู้บรรยายให้ ผ้ ูเชี่ยวชาญทางเทคนิคที่เข้ ารับฟังเป็ นการเสริมในภายหลัง เป็ นการพูดเสริม ให้ เฉพาะกลุ่ม หรือจะเปิ ดโอกาสให้ ผ้ ูเชี่ยวชาญเป็ นผู้ตอบปัญหาทางด้ านเทคนิคเมื่อพูดจบแล้ วก็ ได้

ความรูส้ ึกนึกคิด

ถ้ าเรารู้จักฟังดีเรื่องนี้จะไม่สาํ คัญนัก แต่ถ้าเป็ นกลุ่มที่เรารู้จักเรื่องนี้จะสําคัญมาก เราจะ รู้ได้ อย่างไรว่าสิ่งที่เราคิดว่าเป็ นแนวปฏิบัติปัจจุบัน ประสบการณ์ในอดีต และความต้ องการใน อนาคตของเขานั้นถูกต้ องหรือไม่ เราจะรู้ได้ อย่างไรว่าเขาเข้ าใจสิ่งที่เราบรรยายให้ ฟังดีแล้ ว หรือ ต้ องอธิบายเพิ่มเติมขยายบางส่วนออกไปอีก วิธีการคือ ต้ องสอบถามความรู้สึก ความคิดเห็น ของเขา โดยเฉพาะในกลุ่ มคนฟั ง เล็กๆ และควรถามขณะที่บ รรยายตอนต้ น ๆ เช่ น ถามว่ า ปัจจุบันเขาใช้ วิธกี ารดําเนินงานด้ วยระบบใดอยู่ ถามว่าเขาเคยคิดว่าจะเปลี่ยนแปลงอย่างไร ถาม ว่าเขาคงคิดว่าอะไรสําคัญมากน้ อยกว่ากันแค่ไหน ฯลฯ สิ่งเหล่านี้นอกจากจะช่วยให้ คุณได้ ข้อมูล และแนวทางการพูดที่มีค่าแล้ ว ยังจะช่ วยทําลายกําแพงกั้นทําให้ คนฟั งมีส่วนร่ วมด้ วย และ เปลี่ยนการพูดที่เป็ นแบบบรรยาย ให้ ฟังเพียงฝ่ ายเดียวเป็ นการคุยกันแบบเป็ นกันเอง

การยอมรับ

ไม่ว่าเรื่องที่เราเสนอจะจริงจังแค่ไหนก็อาจจะมีขีดจํากัดและข้ อเสียได้ ตัวอย่างรถยนต์ ชั้นยอดของโลก ก็ยังมีข้อเสียคือ โรลส์รอยส์จะกินนํา้ มันมากกว่ารถโคโรล่า หาที่จอดยากกว่า ค่าประกันภัยแพงกว่า ยังไม่นับเรื่องราคาที่สงู สุด (ในโลก) ข้ อจํากัดเหล่านี้คนฟังรู้อยู่แล้ ว แต่ เราก็ควรพูดถึงเพื่อให้ ส่งิ ที่พูดนั้นน่าเชื่อถือขึ้น เติมเกลือเพื่อเพิ่มรสชาติให้ การพูดครั้งนี้ฟังดู จริงจังขึ้น วิธกี ารก็คือ เน้ นถึงจุดจูงใจสําคัญในตอนท้ าย

สรุปปิ ดท้ายและคําถาม

ตอนท้ ายของการเสนองานเป็ นช่ วงที่สาํ คัญเหมือนตอนเริ่มต้ น ไม่ควรพูดแบบเลื่อน ลอยต้ องมีการปิ ดฉากการเสนองานไว้ ให้ ดี การปิ ดฉากที่ดีไม่จาํ เป็ นจะต้ องยาวหรือซับซ้ อน แต่ จะต้ องเตรียมไว้ ล่วงหน้ าและมีการซักซ้ อมมาแล้ วอย่างดี การเตรียมปิ ดฉากการเสนองานนั้น เราควรย้ อนไปดูเจตนาของการเสนองาน วัตถุประสงค์ ของการเสนองาน เพื่อกําหนดตอนจบช่วงท้ ายนี้ ซึ่งนิยมเปิ ดฉากการเสนองานด้ วยวิธกี าร ดังนี้ การขอความเห็น • ขอความคิดเห็นเพื่อทดสอบข้ อสมมุติฐานของเรา


บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

30

• คําถามประเภทขอความคิดเห็น ช่วยลดช่องว่างระหว่างผู้นาํ เสนอและผู้ฟัง ทําให้ ผู้ฟังมีส่วนร่วม การสรุปปิ ดฉาก ตอนท้ ายของการเสนอ • สรุปข้ อเท็จจริงและข้ อโต้ แย้ งหลักๆ • เสนอข้ อแนะนําสิ่งต่างๆ ที่จะต้ องทํา • ถ้ าข้ อเสนอได้ รับความเห็นชอบ – ให้ เสนอขั้นตอนต่อไปว่าจะต้ องทําอย่างไรต่อ • อธิบายรายละเอียดของเอกสารประกอบ • เชิญชวนผู้ฟังให้ ซักถาม

คําถาม

ถ้ ามีผ้ ูฟังจํานวนมาก ก็ไม่จาํ เป็ นต้ องเปิ ดให้ ถาม อาจจะกล่าวว่าเพราะมีคนมากและ แต่ละคนมีความสนใจต่างกัน จึงจะขอตอบคําถามหลังจากจบการพูดแล้ ว แต่ว่าการเสนอใน กลุ่มเล็กๆ เราควรจะเปิ ดโอกาสให้ ถามได้ ด้วย คําถามบางข้ อเป็ นการขอข้ อมูลเพิ่มเติมแต่กม็ ี บางคนที่ต้องการถามโดยมีจุดประสงค์อ่นื ๆ แฝงอยู่ ซึ่งผู้เสนอควรพิจารณาให้ ดีก่อนตอบ เช่น ก. มีขอ้ โต้แย้งที่ซ่อนอยู่ในคําถาม เช่น “แบบนี้กแ็ ปลว่านักบัญชีแต่ละคนต้ อง ทําหน้ าที่เพิ่มขึ้นอย่างนี้ บริษัทก็ต้องลงทุนเพิ่มขึ้นใช่ไหม” “ทําไม ราคาคงแพงกว่าเก่า” แต่ เราก็สามารถจัดการได้ โดยใช้ กฎของการกําจัดข้ อขัดแย้ ง คือ อย่าตั้งแง่เข้ ารับ ทําให้ ข้อโต้ แย้ ง เจาะจงและชัดเจนแล้ วเสนอสิ่งชดเชย ข. เป็ นคําถามลองภูมิ ผู้ถามต้ องการทดสอบความรู้และประสบการณ์ของผู้พูด เช่น การใช้ เจลละลายไขมันจะมีผลกับเด็กในครรภ์ไหม” กฎที่สาํ คัญ คือ ถ้ าไม่ร้ ูจริงอย่าพูด ส่งเดช หรือแก้ ตัวที่ไม่ร้ ู ควรใช้ วิธรี ับปากว่าจะหาคําตอบให้ และต้ องทําตามที่รับปากด้ วย ซึ่งเรา สามารถใช้ เป็ นข้ ออ้ างที่จะกลับมาหาเขาใหม่ได้ เป็ นอย่างดี ค. คําถามแสดงภูมิ มีบ่อยครั้งที่คนถามเจตนาจะแสดงภูมิความรู้ของตัวเองให้ เพื่อน ร่วมงานรู้ว่าเขาเก่งแค่ไหน ไม่มีอะไรที่เขาจะพอใจเท่าแสดงภูมิให้ คนอื่นๆ รู้ อย่างรั้งรอที่จะ บอกว่าเขาเป็ นคนฉลาดหลักแหลมจริงๆ “คุณพูดถูกครับ…ที่ผมไม่ได้ พูดมาก่อนเพราะมัน เป็ นวิชาการมากไปสําหรับคนทั่วไป และเป็ นข้ อปลีกย่อยที่ไม่มีผลต่อประสิทธิภาพเลยอย่างที่ คุณบอกนั่นแหละครับ”


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

31

ง. คําถามท้าทาย เราอาจจะพูดอะไรที่รุกลํา้ เข้ าไปในใจของผู้ฟังคนใดคนหนึ่ง ซึ่ง มักจะเป็ นข้ อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้ บ่อยๆ เช่น ผู้อาํ นวยการฝ่ ายบัญชีอาจจะคิดว่าคุณทําท่าเป็ น ผู้ร้ ูเรื่องการใช้ คอมพิวเตอร์ลงบัญชีมากกว่าเขา วิธีท่ดี ีคือ ให้ รีบถอยทันทีไม่รุกลํา้ ข้ ามแดนเขา และอาจจะขอคําแนะนําจากเขาด้ วยเลยก็ได้ “ขอโทษครับที่ผมพูดนี่ หมายถึง การใช้ โปรแกรม บั ญ ชี ส ํา เร็จ รู ป ทั่ ว ๆ ไป ไม่ ใ ช่ โ ปรแกรมพิ เ ศษที่ ส ร้ างขึ้ นเฉพาะสํา หรั บ ระบบการค้ า ของ ห้ างสรรพสินค้ า ซึ่งคุณจะรู้ดีกว่าผมแน่ๆ แนวโน้ มการใช้ ระบบบัญชีค้าปลีกในระยะ 2 ปี นี้ เป็ น แบบไหนหรือครับ” จ. คําถามป้องกันตัว สิ่งที่เราเสนอไปบางอย่างอาจจะหมายถึง การที่ผ้ ูฟังจะต้ อง เสียพนักงาน งบประมาณ ตําแหน่ง อํานาจ หรืองานของคนใดคนหนึ่ง หรือหลายคนไป “ทําไมคุณคิดว่ าผู้ จัดการเขตจะทํางานควบคุมสต็อกสินค้ าในเขตของเขาได้ ” อาจจะมี ความหมายว่า “การควบคุมสต็อกเป็ นหน้ าที่ของผม ผมชอบหน้ าที่น้ ีและมันทําให้ ผมได้ ของขวัญ ของฟรีจากโครงงานหลายๆ แห่งมาตลอดปี เรื่องอะไรผมจะปล่อยให้ คนอื่นมาแย่ง ไป” วิธแี ก้ ปัญหาวิธีหนึ่ง คือ ตั้งคําถามให้ ผ้ ูถามได้ พูดมากขึ้น หรือถ้ าพบปัญหาในด้ าน ข้ อเท็จจริงให้ โยนไปให้ กลุ่มช่วยกันแก้

ปฏิกิริยาต่อคําถามทีย่ ากลําบาก หรือคําถามประเภทกวนเมือง

วิธีการที่ดีก ็ คือ ต้ องยับยั้งการตอบคําถามโดยใช้ อารมณ์ท่ีเกิดขึ้นในใจของเรา แล้ ว พยายามพิ จารณาคํา ถามนั้ น ใหม่ หรื อจะขอให้ ผ้ ู ถามอธิบ ายคํา ถามให้ กระจ่ า งมากขึ้น เพื่ อ ทบทวนคําถาม และหาจังหวะเวลาเล็กน้ อยเพื่อแก้ ไขสถานการณ์ ซึ่งเราสามารถหาวิธีการตอบ คําถามนั้นได้ หลายวิธี เช่น 1. ยอมรับว่าไม่ร้ ู และสัญญาว่าจะหาคําตอบให้ 2. ยับยั้งไว้ ก่อน แล้ วจัดการกับมันเป็ นส่วนตัว 3. ให้ ผ้ ูเชี่ยวชาญตอบ 4. โยนกลับไปที่ผ้ ูถาม 5. โยนกลับไปให้ อกี คนหนึ่งในหมู่ผ้ ูฟัง 6. ให้ อภิปรายทั่วไป


32

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

ภายหลังการเสนองาน

หลังจากเสนองานจบแล้ วผู้นาํ เสนอมักจะเกิดความรู้สกึ ว่ามั่นใจ หรือภูมิใจที่ได้ รับคําชม แต่ความรู้สกึ ด้ านอารมณ์น้ ีจะจางหายไปอย่างรวดเร็วประมาณ 1 อาทิตย์ ดังนั้น เราจึงควรนํา การเสนองานขึ้นมาพิจารณาใหม่อย่างเปิ ดกว้ างมากขึ้น ด้ วยเหตุน้ ีจึงควรจะนําเพื่อนร่วมงานไป ด้ วยเวลาไปเสนองาน เพื่อให้ ประเมินผลว่ามีส่วนใดดี ไม่ดี อย่างไร เป็ นการวิเคราะห์หลังจาก เสนองานไปแล้ ว ซึ่งเป็ นสิ่งสําคัญมากที่จะช่วยให้ เราพัฒนาเทคนิควิธกี ารนําเสนอไปได้ ก้าวหน้ า อย่างรวดเร็ว ถ้ าจะเปรียบกับการฝึ กการพูดจากตําราฝึ กพูด ซึ่งไม่สามารถทําให้ เราเป็ นนักพูด ได้ แต่สามารถให้ แนวทางการฝึ กได้ เช่นเดียวกันแผนที่และกฎจราจรก็ไม่สามารถทําให้ เรา ขับรถได้ เช่นกัน มันช่วยให้ เราเป็ นผู้ขบั รถที่ดีได้ และช่วยให้ ไปถึงที่หมายเร็วขึ้นเท่านั้น

เทคนิคด้านบุคลิกภาพและการพูดเพือ่ นําเสนอ เทคนิคการวางท่าในการนําเสนอ กิริยาท่าทางทั้งหมดของผู้พูดบนเวที ย่อมเป็ นสิ่งเรียกร้ องความสนใจของผู้ฟังได้ อย่าง ใหญ่หลวง เช่นเดียวกับเนื้อหาสาระที่พูดออกไป “การวางท่า” เป็ นส่วนหนึ่งของอากัปกิริยา การวางท่า หมายถึง การปรากฏกายต่อ หน้ าผู้ฟังไม่ว่าจะเป็ นการนั่งพูดหรือยืนพูดก็ตาม กิริยาท่าทางที่ไม่สมควรเมื่อปรากฏกายหลังแท่นพูด หรือยืนพูดหน้ าไมโครโฟนแต่กม็ ี ผู้ใช้ กนั บ่อยๆ ได้ แก่ การท้ าวแท่นพูด การขยับและจับถือไมโครโฟน การยืนหรือนั่งที่เอียงจน หมดความสง่างาม การเท้ าสะเอว หรือลําตัวคดงออย่างไม่ร้ ตู ัว การแยกหรือชิดเท้ าจนหมด ความงดงาม การเอามือไขว้ หลังหรือกอดอก ผู้พูดบางคนยอมสารภาพว่าเมื่อปรากฏตัวต่อหน้ าผู้ฟังแล้ ว มักจะควบคุมกิริยาท่าทาง ของตนเองลําบาก มักจะรู้สกึ ขัดเขิน มือเท้ าเกะกะเก้ งก้ างไปหมด ไม่ม่ันใจว่าจะเอาไว้ ท่ไี หนดี จนรู้สกึ เหมือนกับว่ามีมือมากกว่าที่เคยมีอยู่ “ถ้ าท่านไม่ทราบว่าจะเอามือของท่านเก็บไว้ ท่ไี หน ก็จงให้ มันอยู่ในที่ท่มี ันเคยอยู่ ให้ มันห้ อยร่องแร่งอยู่ข้างกายของท่านนั่นแหละ อย่าไปสนใจมัน มากจนเกินไป” ลักษณะอันขาดความสง่างามแห่งการวางท่านั้น นอกจากจะเป็ นที่อดึ อัดใจแก่ผ้ ูพูดเอง แล้ ว ยังเป็ นที่ราํ คาญสายตาของผู้ฟังอีกด้ วย ข้อแนะนํา 7 อย่างในการวางท่าทางขณะนําเสนองาน


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

33

1. วางท่าอย่างสบายๆ เพื่อให้ เป็ นธรรมชาติมากที่สดุ ในขณะที่ปรากฏกายหลังแท่น พูดไม่ว่าจะนั่งหรือยืนพูดก็ตาม 2. วางเท้ าแยกจากกันเล็กน้ อย เพื่อง่ายแก่การทรงตัว 3. ไม่ยืนชิดหรือห่างจากแท่นพูดมากเกินไป เพราะถ้ ายืนชิดเกินไปก็จะเกิดความรู้สกึ อึดอัดและถ้ าห่ างเกินไป จะเกิดความรู้สกึ อ้ างว้ างและไม่สะดวกที่จะใช้ แท่นพูดสําหรับการวาง เอกสารหรือบันทึก ควรยืนห่างจากแท่นพูดประมาณ 1 คืบ 4. การทรงตัวที่ดีต้องไม่เกร็ง ไม่โค้ งงอและไม่เอนเอียง 5. ไม่ท้าวแท่นพูด หรือใช้ แท่นพูดเป็ นที่พักผ่อน 6. ไม่ควรจับหรือขยับไมโครโฟนโดยไม่จาํ เป็ น 7. อาจจะวางมือบนแท่นพูด เพื่อให้ พร้ อมที่จะยกขึ้นใช้ ประกอบการพูดได้ ทนั การ

การใช้ท่าทางประกอบคําพูด (Gesture) ท่าทางประกอบการพูด หมายถึง การยืน การเคลื่อนไหวลําตัว ศีรษะ การเดิน และ การใช้ มือ ทั้งนี้อาจแสดงด้ วยมือเปล่า หรือมีอปุ กรณ์ประกอบด้ วยก็ได้ การใช้ ท่าทางประกอบคําพูดนั้น ขึ้นอยู่กบั ธรรมชาติของผู้พูดแต่ละคน ซึ่งเราสามารถ แยกประเภทของลักษณะท่าทางออกได้ เป็ น 2 แบบ คือ 1. ท่าทางทีส่ ือ่ ความหมายโดยตรง (Conventional Gesture) “ท่าทาง” เป็ นภาษาหรือเครื่องมือสื่อความหมายอย่างหนึ่ง (Gesture Language) และเป็ นการใช้ ภาษาที่สามารถสร้ างความเข้ าใจได้ โดยง่ายในทุกกลุ่มชน ถึงแม้ ว่ามนุษย์จะมีภาษาที่ใช้ เป็ น เ ค รื่ อ ง มื อ สื่ อ ความหมายกันแล้ ว แต่การใช้ ท่าทางยังคงถูกนํามาใช้ ประกอบควบคู่กนั ไปกับคําพูดได้ เสมอมา ท่าทางที่สือ่ ความหมาย หมายถึง การแสดงออกหรือการเคลื่อนไหวของมือหรือแขน โดยผู้พูดมีความมุ่งหมายให้ อาการเหล่านั้นสามารถสื่อความหมาย หรือเป็ นที่เข้ าใจกันได้ เช่น • การชี้น้ ิว หมายถึง การบอกทิศทาง การเฉพาะเจาะจง หรือการเน้ นความสําคัญ • การพยักหน้ า หมายถึง การยอมรับ • การสั่นศีรษะ หมายถึง การปฏิเสธ หรือไม่เห็นด้ วย • การยกมือทั้งสองเพื่อแสดงขนาดว่าใหญ่หรือเล็ก • การยกมือทั้งสองเพื่อแสดงระดับว่าสิ่งหนึ่งสูง ส่วนอีกสิ่งหนึ่งตํ่ากว่าหรือเท่า เทียมกัน


บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

34 • • • • • • • •

การผายมือ หมายถึง การเชิญชวน หรืออนุญาต การแบมือ หมายถึง การให้ หรือขอร้ อง การโบกมือ หมายถึง การห้ ามหรือตักเตือน การทุบโต๊ะ หมายถึง การแสดงอารมณ์รนุ แรง การยกมือทั้งสองแสดงอาการยอมแพ้ การแบมือทั้งสองหงายขึ้นเป็ นการแสดงความหมดหวัง การประสานหรือกํามือทั้งสองระหว่างอกอาจหมายถึง การขอร้ อง การแบมือข้ างใดข้ างหนึ่งหงายขึ้นและควํ่าลงสลับกันไปเป็ นการแสดงถึงความ

ไม่แน่นอน 2. ท่าทางที่ไม่สือ่ ความหมายโดยตรง (Descriptive Gesture) ได้ แก่ ท่าทางหรือการเคลื่อนไหวของมือ หรือแขน ไหล่หรือศีรษะที่แสดงแล้ วไม่อาจสื่อความหมายได้ ล ะ เ อี ย ด ชัดเจนเหมือนท่าทางที่กล่าวข้ างต้ น แต่ท่าทางชนิดนี้กส็ ามารถนํามาใช้ เพื่อประกอบการอธิบายได้ เช่น การเบ้ ปาก การยักไหล่ การแสดงท่าทางขบขัน รวมทั้งการแสดงออกทางสีหน้ า เป็ นต้ น ท่าทางที่สือ่ ความหมายและไม่อาจสือ่ ความหมายได้โดยตรง คือ มีความหมายไม่ เฉพาะเจาะจงแน่นอน เช่น การส่ายหน้ า อาจแสดงว่าหมดหวังหรือไม่เห็นด้ วย การโบกมือ อาจเป็ นการอําลาหรือห้ ามปราม เป็ นต้ น ซึ่งทั้งนี้กต็ ้ องแล้ วแต่ความประสงค์ของผู้พูด และ ลักษณะแห่งถ้ อยคําที่ประกอบกันเป็ นสําคัญ ข้อพึงปฏิบตั ิในการใช้ท่าทาง เราไม่อาจอธิบายให้ แน่นอนลงไปได้ ว่า คําพูดใดบ้ างที่ต้องใช้ ท่าทางประกอบ จังหวะ และโอกาสใดบ้ างที่ควรใช้ ท่าทางให้ ประสานสัมพันธ์กนั ทั้งนี้เพราะกระบวนการพูดกับการใช้ ท่าทางนั้นเป็ นกระบวนการอันเดียวกัน และผสมกลมกลืนกันโดยอัตโนมัติ ทั้งยังสัมพันธ์กบั เนื้อหาสาระและโอกาสที่จะพูดอีกด้ วย ดังนั้น จึงอาจกล่าวได้ ว่า การใช้ ท่าทางประกอบนั้นไม่ สามารถกําหนดเป็ น “ สูตร” ที่ตายตัวลงไปได้ เพราะมนุษย์มิใช่เครื่องจักรหรือหุ่นยนต์ ข้ อแนะนําที่เป็ นแนวทาง และเป็ นข้ อเตือนใจผู้พูดในการใช้ ท่าทางมีดังนี้ คือ 1. ใช้ ท่าทางให้ “ประสานสัมพันธ์” กับคําพูด คือ ได้ จังหวะและเกิดความพอดีจน เป็ นกระบวนการอันเดียวกัน


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

35

2. ไม่ใช้ ท่าทางประกอบมากเกินไป จนเกิดความวุ่นวายและสับสน หรือทําให้ ผ้ ูฟัง รําคาญสายตา 3. การใช้ ท่าทางประกอบ ต้ องทําอย่างมีความหมายและใช้ เมื่อมีความจําเป็ น เช่น จะใช้ ประกอบต่อเมื่อเป็ นการยํา้ เน้ น แสดงความจริงจัง เปรียบเทียบให้ เห็นชัดหรือทําให้ คําพูดนั้นมีความสําคัญ หรือง่ายต่อความเข้ าใจ ทั้งยังเป็ นการเรียกร้ องความสนใจได้ ดี เป็ นต้ น 4. ไม่ควรใช้ ท่าทางที่ซาํ้ ซาก จําเจ และ “เป็ นระบบ” จนผู้ฟังสังเกตได้ 5. เมื่อผู้พูดพูดถึงสิ่งที่เป็ นรูปธรรม ก็สามารถใช้ ท่าทางประกอบ เพื่อเป็ นการเน้ น ให้ เกิดภาพพจน์และความสําคัญได้ เป็ นอย่างดี 6. ไม่ควรใช้ ท่าทางประกอบสิ่งที่เป็ นนามธรรม เพราะไม่อาจทําให้ เห็นชัดเจนได้ เช่น เราก็ไม่สามารถทําท่าทางประกอบที่เหมาะสมแทน ความสวยงาม ความซื่อสัตย์ ความรัก ความรํ่ารวย ความขยันหมั่นเพียร และอื่นๆ สิ่งเหล่านี้เราไม่อาจแสดงท่าทางประกอบได้ กระจ่างชัด จึงควรงดเว้ นการใช้ ท่าทางประกอบ 7. ระวังการใช้ ท่าทางที่ตรงข้ ามกับคําพูด เช่น ชี้ผิดทิศทาง หรือในขณะที่ท่านกล่าวว่า “เล็ก” แต่ทา่ นแสดงท่าทางแล้ วผู้ฟังเห็นว่าสิ่งนั้นๆ “ใหญ่โตมโหฬารเสียจริงๆ” 8. ฝึ กการใช้ ท่าทางให้ กระฉับกระเฉง คล่องแคล่ว และมั่นใจอย่างไม่กระดากอาย 9. ไม่ควรเลียนแบบการใช้ ท่าทางใดๆ ของใครมาทั้งดุ้น จะทําให้ ไม่เป็ นตัวของตัวเอง ยิ่งถ้ าเราสามารถเลียนแบบของใครมาได้ หมดและแสดงไปตามนั้นได้ จริงๆ แล้ วแทนที่จะเป็ น ผลดี อาจกลับเป็ นผลเสียถึงขั้นขบขันได้ แต่สามารถนํามาใช้ ได้ ถ้าเราต้ องการพูดให้ “ขบขัน” 10. การพูดในหลายโอกาสห้ ามใช้ ท่าทางประกอบ เช่น การกล่าวรายงานอย่างเป็ นพิธี การ การให้ โอวาท การอ่านข่าวทางโทรทัศน์ เป็ นต้ น

เทคนิคการเคลือ่ นไหวในการนําเสนอ “มนุษย์ชอบสิ่งที่เคลื่อนไหวได้ และเบื่อหน่ายต่อสิ่งที่ไม่เคลื่อนไหวได้ ง่าย” ข้ อแนะนํา ในการเคลื่อนไหวบนเวทีในขณะพูด มีดังนี้ 1. ไม่ควรยืนห่างจากแท่นพูดมากจนเกินไป เพราะจะทําให้ เกิดความรู้สกึ กว่าตัวเรา ถูกซ่อนเอาไว้ ควรห่าง 1 คืบ โดยประมาณ 2. บริเวณซ้ ายและขวาของจุ ดที่ยืนพูด เป็ นตําแหน่งที่เหมาะสมสําหรับการซักถาม หรือยํา้ เน้ นในประเด็นสําคัญ โยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดก้ าวเข้ าไปใกล้ ผ้ ูฟัง


36

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

3. บริเวณที่ห่างออกไปจากแท่นพูดมากๆ หรืออยู่ลึกเข้ าไปจะเป็ นบริเวณที่ทาํ ให้ คําพูดของผู้พูดขาดนํา้ หนักไปบ้ าง เป็ นบริเวณที่เหมาะสําหรับการอธิบายแผนภูมิ เขียน กระดานดําหรืออธิบายสิ่งต่าง ๆ ที่ได้ เตรียมเอาไว้ ใช้ ประกอบการพูด 4. การเปลี่ยนหรือย้ ายตําแหน่ง ไม่ควรหันหลังกลับเพราะจะทําให้ ท่านหันหลังให้ ผ้ ูฟัง ของท่าน ซึ่งทําให้ ขาดความต่อเนื่อง และความสนใจของผู้ฟัง อาจจะชะงักลงได้ อย่างน่า เสียดาย 5. การพูดเนื่องในพิธกี าร เช่น การกล่าวรายงาน การให้ โอวาท การกล่าวในพิธเี ปิ ด และปิ ดต่างๆ จะไม่มีการเคลื่อนย้ ายตําแหน่งในขณะที่พูด 6. การปฏิบัติอย่างเคร่ งครัดจนเกินไปต่อการเคลื่อนไหวบนเวที จะทําให้ ท่าไม่เป็ น อิสระในการพูด เกิดความสับสน เป็ นที่สงั เกต และที่สาํ คัญก็คือไม่เป็ นธรรมชาติ

เทคนิคการแสดงออกทางสีหน้า การแสดงออกทางสีหน้ าเป็ นส่วนหนึ่งของบุคลิกภาพ และเป็ นส่วนหนึ่งของความสําเร็จ ในการพูดของผู้พูด สีหน้ ามีอทิ ธิพลต่อผู้ฟัง ไม่ว่าจะพูดที่ไหน อย่างไร และเมื่อใดก็ตาม 1. การแสดงออกทางสีหน้ าเป็ นธรรมชาติ สอดคล้ องกับเนื้อหาสาระและอารมณ์ของ ผู้พูด 2. การแสดงออกทางสีหน้ าที่เหมาะสม จะช่วยคลี่คลายบรรยากาศในขณะที่พูดได้ เป็ นอย่างดี เช่น บรรยากาศความตึงเครียดกลับกลายเป็ นความรื่นรมย์และความยิ้มแย้ มแจ่มใส และถ้ าต้ องการให้ ผ้ ูฟังมีรอยยิ้มผู้พูดก็จะต้ องเริ่มจากรอยยิ้มที่ใบหน้ าของตนเองเสียก่อน 3. โดยทั่วไปใบหน้ าที่แสดงความยินดี สุขุม ราบเรียบ และจริงใจเป็ นใบหน้ าที่ ได้ เปรียบและเหมาะสมกับการพูดในแทบทุกโอกาส

เทคนิคการใช้สายตาในการนําเสนอ

ผู้พูดโดยทั่วไปมักมองข้ ามความสําคัญของการใช้ สายตา อาจโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์หรือ โดยความประหม่าเวที ลักษณะที่น่าเบื่อหน่าย คือ ผู้พูดมักมองอยู่ท่จี ุดหนึ่งเพียงจุดเดียวหรือ มองที่อ่นื แทนที่จะมองผู้ฟัง เช่น ก้ มหน้ าดูกระดาษบันทึก ดูหัวรองเท้ าของตนเอง เงยหน้ าดู เพดาน ดูไฟฟ้ า ดูฝาผนัง มองออกไปนอกหน้ าต่างประตู มองดูพ้ ืนเวที หรือมองผู้ฟังคนใด คนหนึ่งนานเกินไป สิ่งนี้สร้ างความเบื่อหน่ายให้ กบั ผู้ฟัง เพราะเท่ากับผู้พูดมิได้ ต้ังใจพูดให้ ท่ี ประชุมฟัง และผลก็คือ ได้ รับปฏิกริ ิยาตอบแทนเช่นเดียวกัน


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

37

นักพูดบางคนอยากสบสายตากับผู้ฟังเหมือนกัน แต่ยังประหม่ากลัวและไม่เชื่อมั่น ตนเองก็เลยสวมแว่นดําหรือแว่นกันแดดสีแก่ๆ เพื่อปกปิ ดสายตาของตนเอง เป็ นความผิดพลาด อย่างร้ ายแรงเพราะนั่นเท่ากับแสดงความไม่จริงใจต่อผู้ฟัง แสดงความขลาดกลัวและเอาเปรียบ ผู้ฟัง ทําให้ เสียบุคลิกภาพไปมาก แต่ถ้าเป็ นแว่นสายตาสีไม่เข้ มนักก็คงไม่เสียหายอะไร “สายตาเป็ นเครื่องสื่อสารความคิดที่สาํ คัญที่สุดอย่างหนึ่งของมนุษย์ เมื่อใดก็ตามที่ ผู้พูดหลบสายตาไปจากผู้ฟัง ก็เท่ากับว่าได้ โยนเครื่องมือสื่อสารที่สาํ คัญที่สุดทิ้งไปอย่ างน่ า เสียดายยิ่ง” การพูดพร้ อมกับมองไปยังผู้ฟังแต่ละคน แต่ละกลุ่มให้ ท่วั ถึง เป็ นวิธเี ดียวเท่านั้นที่จะ บังคับให้ ผ้ ูฟังต้ องฟังท่านพูดอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เริ่มแรก จงพยายามเงยหน้ าขึ้น มองผู้ฟัง รวมๆ ก่อน ตําแหน่งที่ดีท่สี ดุ คือ มองไปที่ผ้ ูฟังซึ่งอยู่จุดกึ่งกลางของแถวหลังสุด จะทําให้ ร้ สู กึ เหมือนว่าท่านกําลังมองผู้ฟังทั้งห้ อง จากนั้นในขณะที่พูดจงเปลี่ยนจุดมองไปทั่วๆ ถ้ ามีผ้ ูฟังน้ อย จงพยายามมองให้ ครบทุกคน แต่ถ้าผู้ฟังมาก จงมองเป็ นกลุ่มๆ เหมือนกับว่าเรากําลังพูดกับ เขาเหล่านั้นเป็ นส่วนตัว การกระทําเช่นนี้ สามารถฝึ กให้ เป็ นธรรมชาติ อย่างบังคับให้ ส่ายใบหน้ าเป็ นจังหวะ ซ้ ายที ขวาทีสลับกันไป การใช้ สายตาอย่างถูกต้ องในขณะที่พูด จะทําให้ การพูดของเรามี ความหมายขึ้นอย่างน่าประหลาด และจงมั่นใจโดยไม่ต่ืนตระหนก เมื่อผู้ฟังทุกคนจ้ องมายังเรา โดยพร้ อมเพรียงกันเป็ นจุดเดียวกัน เพราะนั่นคือ ชัยชนะอย่างหนึ่งจากการพูดของเรา

เทคนิคการใช้น้ าํ เสียง “นํา้ เสียง” เป็ นองค์ประกอบอย่างหนึ่งของการพูด เสียงของนักพูดที่ดีไม่จาํ เป็ นต้ อง เป็ นเสียงหวานและมีกงั วานเหมือนเสียงของนักร้ อง แต่ต้องเป็ นเสียงที่ออกมาจากความรู้สกึ ที่ จริงใจของผู้พูดเต็มไปด้ วยพลัง มีชีวิตชีวา สามารถที่จะตรึงผู้ฟังไวัได้ ผู้พูดควรแสดงความรู้สกึ ตามธรรมชาติออกมาในนํา้ เสียง มีการเน้ นหนักเบา สูงตํ่าทอด จังหวะ รัว หรือหยุดอย่างเหมาะสม ข้อบกพร่องทัว่ ไปของนํ้าเสียง 1. เสียงเบาเกินไป 2. พูดช้ าหรือเร็วเกินไป 3. พูดอึกอัก เอ้ อ-อ้ า น่ารําคาญ 4. ท่วงทํานองเหมือนอ่านหนังสือหรือท่องจํา 5. พูดราบเรียบระดับเดียวกัน (Monotonous) ตั้งแต่ต้นจนจบ


38

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

ลักษณะของนํ้าเสียงทีด่ ี คนเรานั้น มีธรรมชาติของเสียงที่เราปรับปรุงไม่ได้ แต่บุคลิกของเสียงเราสามารถ ปรับปรุงได้ เสียงของคนเราเกิดจากหลอดลม ลําคอ โพรงจมูก ลิ้น เหงือก ฟัน ริมฝี ปาก และ อวัยวะอื่นๆ ประกอบ แต่ละคนก็มีลักษณะของเสียงไปคนละแบบ การจะหาคนที่มีเสียง เหมือนกันยากพอๆ กับการหาคนที่มีรูปร่างหน้ าตาเหมือนกัน นักร้ องอาจจะเลียนเสียงกันได้ แต่กไ็ ม่เหมือนกันหมด 100 % ทีเดียว และถึงแม้ จะเหมือนมาก ก็ไม่ใช่ส่งิ ที่น่าภูมิใจ นักพูด ที่ดีจะต้ องพยายามเป็ นตัวของตัวเอง อย่าเลียนเสียงและลีลาของใคร พยายามพูดให้ เป็ น ธรรมชาติแต่ต้องพูดดังกว่าเดิม เพราะมีผ้ ูฟังจํานวนมาก การปรับปรุงนํ้าเสียง 1. ลักษณะเสียงอยู่ระหว่างกลางของเสียงอ่านกับเสียงคุย ในการพูดถ้ าใช้ เสียงใน ลักษณะเสียงอ่าน จะทําให้ เกิดความกระด้ างระมัดระวังเกินไปไม่เป็ นธรรมชาติ มีลักษณะคล้ าย การท่องจํามาพูด ส่วนการพูดที่ออกเสียงในลักษณะการคุย ก็จะทําให้ ฟังดูเหมือนกับการพูดที่ ไม่เป็ นเรื่องเป็ นราว เพราะลักษณะของเสียงคุยจะมีเสียงอ่อนเสียงหวานหรือกล้ อมแกล้ มใน ลําคอ ไม่ค่อยน่าสนใจ ดังนั้น เสียงพูดที่ดี น่าฟังหรือฟังสบายหู คือ เสียงที่อยู่ระหว่างกลางของ เสียงอ่านกับเสียงคุย 2. ควรใช้แต่เสียงแท้เท่านั้น ไม่ควรให้มีเสียงเทียม เสียงเทียม ได้ แก่ เสียงที่ไม่ได้ จงใจจะให้ เกิดหรือไม่จงใจที่จะเปล่งออกมา แต่จะออกมาโดยไม่ร้ ูตัวหรือโดยความเคยชิน เช่น เสียงกระแอมกระไอ เสียงฮืดฮาด ฟื ดฟาด จ๊อบแจ๊บ กร๊อบแกร๊บ ต่างๆ 3. เสียงต้องดังให้ได้ยินชัดทุกถ้อยคํา ไม่พูดเสียงเบาเพราะจะทําให้ ผ้ ูฟังไม่ได้ ยิน หรือได้ ยินไม่ถนัด ได้ ยินไม่กระจ่างแจ้ งเป็ นการเสียเวลาเปล่าทั้งผู้พูดและผู้ฟัง เสียงดัง หมายถึง ดังพอให้ ผ้ ูฟังตื่นแต่ไม่ถงึ กับตื่นจนตกใจ 4. เป็ นเสียงทีม่ ีลกั ษณะสูง ตํา่ หนัก เบา (Intonation) ไม่ราบเรียบเป็ นระดับ เดียวกันตลอด เสียงที่น่าฟังหรือฟังสบายหู คือ เสียงที่มีลักษณะคล้ ายเสียงดนตรี (เสียงดนตรีมี หลายระดับ เช่น โด่ เร มี ฟา ซอล ลา) 5. เสียงวรรณยุกต์ เสียงวรรณยุกต์เป็ นสิ่งที่สาํ คัญ เสียงวรรณยุกต์นอกจากจะทําให้ เกิดความไพเราะน่าฟังแล้ วยังแสดงถึงความอ่อนน้ อม อ่อนหวาน มีสมั มาคารวะด้ วย บางคนใช้ เสียงวรรณยุกต์ผิดพลาดจนฟังดูเหมือนดัดจริตพูด เป็ นเหตุให้ เกิดปฏิกริ ิยาตอบโต้ ทางใจของ ผู้ฟัง ผู้ท่ใี ช้ เสียงวรรณยุกต์ผิดมักทําให้ ผ้ ูฟังมัวแต่หันเหความสนใจหรือความสนเท่ห์ไปอยู่ท่ี คําพูดมากกว่าที่จะฟังเนื้อหา เช่น “สวัสดีค้า เดี๊ยนรู้สกึ เป็ นเกียรติอย่าง ที่ได้ มานําเสนอ……….”


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

39

6. เสียงสั้น เสียงยาว (รัสสะ,ทีฆะ) ควรใช้ ให้ ถูกต้ องตามหลักภาษา อย่าใช้ คาํ ที่มี เสียงยาวแทนคําที่มีเสียงสั้น หรือนําเสียงสั้นมาแทนเสียงยาว เพราะนอกจากจะฟังขัดๆ หูแล้ ว ยังอาจเสียความหมายได้ เช่น เคารพ ไม่พูดว่า คาวรพ, บาง พูดว่า บัง, ข้ าว พูดว่า เข้ า, ปานใจ พูดว่า ปันใจ เป็ นต้ น 7. เสียงเหมาะกับเพศ เพศหญิงกับเพศชายจะมีพ้ ืนเสียงหรือลักษณะเสียงต่างกัน โดยธรรมชาติ ชายจะมีพ้ ืนเสียงหรือลักษณะเสียงใหญ่ ห้ าว ทุ้ม ส่วนเพศหญิงจะมีพ้ ืนเสียง หรือลักษณะเสียงเล็กแหลม การใช้ เสียงผิดเพศทําให้ เสียบุคลิกภาพและไม่เหมาะสม เสียงแม้ ว่า จะเปลี่ยนแปลงไม่ได้ แต่เสียงก็สามารถปรับปรุงได้ 8. เสียงเหมาะกับตําแหน่งการงาน บุคคลที่ดาํ รงตําแหน่งหัวหน้ า ผู้นาํ ผู้ใหญ่ หรือ บุคคลสําคัญ ควรฝึ กออกเสียงให้ ออก ทุ้ม กังวาน หนักแน่น ถ้ าเป็ นชายพยายามหลีกเลี่ยงเสียง เล็กแหลม เพราะจะทําให้ ไม่น่าเกรงขามหรือดูไม่เหมาะสมกับตําแหน่งหน้ าที่การงาน 9. อย่าพู ด เอ้อ-อ้า บางคนติดคําพูดเอ้ อ-อ้ า มาเพราะคิดอะไรไม่ทนั ก็เอาคํา เอ้ อ-อ้ า พูดแทนไปก่อนหรือบางคนเลียนแบบนักพูดดังๆ ที่ติดคําพูดนี้ ผลเสียของการพูด เอ้ อ-อ้ า คือ เสียเวลา เสียรสชาติของการพูด ทําให้ ผ้ ูฟังรําคาญ และบางครั้งคําว่า “อ้ า” อาจทํา ให้ ประโยคเสียความหมายไปเลยก็ได้ ทางที่ดีควรตัดออกให้ เหลือน้ อยที่สดุ หรือไม่มีเลยยิ่งดี ถ้ าพูดติดขัดก็หยุดเว้ นจังหวะไปเลยจะดีกว่า การหยุดบ้ างเป็ นบางครั้ง กลับเป็ นผลดีกว่าการพูด ที่ไม่ติดขัดเลยด้ วยซํา้ ไป ดังนั้นจึงไม่สมควรใช้ คาํ 2 คํานี้เลยไม่ว่ากรณีใดๆ 10. พูดด้วยความรูส้ ึกที่จริงใจ (Enthusiasm) ผู้พูดต้ องใส่ความกระตือรือร้ น ใส่อารมณ์ และความรู้สกึ ลงไป อย่าพูดแบบราบเรียบทํานองเดียว (Monotonous) ต้ อง คิดเสมอว่า ผู้ฟังมิใช่หัวหลักหัวตอที่จะมานั่งฟังเรื่องราวอันจืดชืดไม่มีรสชาติของเรา พยายาม เตือนตัวเองตลอดเวลาว่า กําลังพูดอยู่ต่อหน้ าคน ซึ่งมีชีวิต จิตใจ มีความรู้สกึ ตอบสนอง การพูดที่จริงใจจะออกมาในรูปของการเน้ นหนักเบา เสียงสูงเสียงตํ่า การเว้ นจังหวะ การทอดจังหวะ ตลอดจนการหยุดเล็กน้ อยก่อนหรือหลังคําพูดที่สาํ คัญ ๆ สิ่งเหล่านี้แสร้ งทําไม่ได้ ต้ องอาศัยการฝึ กซ้ อม การคุ้นเวที การปลุกความรู้สกึ ของ ตนเอง ให้ มีความรู้สกึ และเชื่อตามนั้นจริงๆ ก่อน จึงจะสามารถถ่ายทอดออกมาได้ อย่างมี ชี วิ ต ชี ว า ใ ห้ ผู้ฟังเกิดความรู้สกึ คล้ อยตาม มีคาํ เตือนที่น่าจดจําอยู่ว่า “อย่าพูดจนกว่าท่านจะมีความ เข้าใจ เรือ่ งทีท่ ่านพูด อย่างพูดจนกว่าท่านจะมีความ เชือ่ เรือ่ งทีท่ ่านพูด และอย่าพูดจนกว่าท่านจะมีความ รูส้ ึกตาม เรือ่ งทีท่ ่านพูด”


บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

40 เทคนิคการใช้จงั หวะการพูด

การพูดที่มีจังหวะจะโคน รู้จักหยุด ยํา้ ในจังหวะอันควรช่วยให้ เกิดความหลากหลาย และรื่นรมย์ การพูดที่ขาดความสํารวมในการใช้ จังหวะอันเหมาะสมนอกจากจะไม่น่าฟังแล้ ว ยัง อาจจะเสียความหมายได้ จังหวะที่ดีในการพูด ได้ แก่ 1. ไม่เร็วหรือช้ าเกินไป แต่ถ้าจําเป็ นจะต้ องพูดเร็ว ก็ต้องเร็วอย่างชัดเจน 2. ไม่รัวหรือลัดคํา เช่น โรงพยาบาล เป็ น โรงบาล,มหาวิทยาลัย เป็ น มหาลัย หรือ หมาลัย,ดิฉัน เป็ น เดี๊ยน 3. เหมาะสมกับคนฟั ง ถ้ าคนฟังอยู่ในวัยหนุ่มสาว ควรพูดด้ วยจังหวะค่อนข้ างเร็ว แต่ฟังทัน ไม่หยุดจังหวะนานหรือพูดยานคาง เป็ นการทรมานใจคนฟังวัยหนุ่มสาว ส่วนคนฟังที่ อยู่ในวัยสูงอายุ ควรให้ จังหวะการพูดอยู่ในระดับกลางๆ ไม่เร็วหรือช้ าเกินไป และไม่ควรใช้ จังหวะเร็วเป็ นอันขาด เพราะคนในวัยนี้อาจฟังไม่ทนั 4. การหยุดเพื่อเน้ นหรือยํา้ ความ เช่น “ท่านเชื่อไหมว่า ท่านจะทําให้ บริษัทฯ ได้ กว่า ปี ละ 20 ล้ านบาท……เพียงแต่…….” 5. ไม่หยุดคร่อมจังหวะ (ที่ไม่ควรหยุด) ซึ่งอาจทําให้ กลายเป็ นความเสียหายไปได้ เช่น “ระบบใหม่น้ ีจะช่ วยลดเวลาและปั ญหา การลงบัญชีมาก” แต่ถ้าพูดคร่ อมจังหวะว่า “ระบบใหม่น้ ีจะช่วยลดเวลา และปัญหาการลงบัญชีมาก”

เทคนิคการใช้ถอ้ ยคําภาษา

ถ้ อยคําภาษาเป็ นปัจจัยสําคัญประการหนึ่งของการพูด ผู้พูดต้ องรู้จักพินิจพิเคราะห์ใน การเลือกใช้ ถ้อยคําให้ เหมาะแก่เรื่อง แก่กาลเทศะ และบุคคล โดยคิดให้ รอบคอบเสียก่อนที่จะ พูดออกไปพยายามเลือกสรรถ้ อยคําที่พูดแล้ วไม่เยิ่นเย้ อ วกวน คลุมเครือ หรือมีความหมาย เป็ นอย่างอื่น การพูด คือ การแสดงความคิด ความรู้ และความรู้สกึ ซึ่งอยู่ในหัวใจของผู้พูดออกมา ให้ ผ้ ูอ่นื ฟังและรับเอาไปคิด

เทคนิคการนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

41

ระดับสายตา - รักษาระดับสายตาอยู่ตลอดเวลา - ช่วยกระตุ้นผู้เข้ าฟังการเสนองาน - ทําให้ สามารถควบคุมผู้ฟังได้ ดีข้ นึ นํ้าเสียง - รักษาระดับเสียงให้ อบอุ่นและเป็ นมิตร ไม่ห้วน ไม่กระโชกโฮกฮาก - พูดให้ ดังและชัดเจน - พูดด้ วยความเร็วที่เหมาะสม ไม่รวดเร็วหรือช้ าไป การแสดงออกและทํางาน - ทําตัวให้ ดูอบอุ่นและเป็ นมิตร ยิ้มให้ มาก และ ทําตัวให้ ผ่อนคลาย - ใช้ กริ ิยาและท่าทางที่เป็ นมิตร

ตําแหน่งและการเคลือ่ นไหว - ให้ ยืน อย่านั่ง - เคลื่อนไหวไปรอบๆ แต่อย่ามากเกินไป - หันหน้ าเข้ าหาผู้เข้ าฟังการเสนองานตลอด เวลา แม้ เวลาใช้ อปุ กรณ์โสตทัศนูปกรณ์ ต่างๆ

ความสําคัญ - มองทุกคน ทีละคน บ่อยๆ - ทําให้ มีส่วนร่วมดีข้ นึ - ทําให้ ผ้ ูเสนองานดูมีความเชื่อมั่น ความสําคัญ - นํา้ เสียงที่ไม่เป็ นมิตรจะ “ทําลาย” การนําเสนอ - ถ้ าการเสนองานยากที่จะเข้ าใจ การมีส่วนร่วม และระดับความตั้งใจจะไม่ดี - เสียงที่ชัดเจนและหนักแน่นจะทําให้ ผ้ ูเสนองาน มีความเชื่อมั่นดี ความสําคัญ - การแสดงท่าทีในทางลบและไม่เป็ นมิตรจะทําให้ บรรยากาศในห้ องเสนองานไม่เอื้ออํานวยต่อการ รับรู้ - การออกกิริยาและท่าทางจะทําให้ การนําเสนอ ของผู้ทาํ การสอนมีชีวิตชีวาและน่าสนใจ

ความสําคัญ - การนั่งจะทําให้ เหมือนครูในโรงเรียน - ถ้ าเคลื่อนไหวจะทําให้ ได้ ใกล้ ชิดกับกลุ่ม ต่างๆ ซึ่งจะช่วยกระตุ้นผู้ฟังการเสนองาน - การยืนห่างจากคนพูดจะทําให้ เขาต้ องพูด เสียงดัง - การไม่สบตา จะทําให้ ระดับความสนใจ น้ อยลง

แบบทดสอบและกิจกรรมการฝึ กทักษะ คะแนน


42

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

บทที่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ ชื่อ......................สกุล......................ห้ อง........เลขที่...........อาจารย์ผ้ ูสอน ....................... ตอนที่ 1 อธิบาย 1. 5 W 1H คืออะไร ประกอบด้ วยอะไรบ้ าง ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. 2. การนําเสนอมีโครงสร้ าง 3 ส่วน ประกอบด้ วยอะไรบ้ าง ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

43

……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. 3. การกล่าวนําจะประกอบด้ วยสิ่งใดบ้ าง ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. 4. ข้ อเสียเกี่ยวกับระดับเสียงที่พบมากในนักพูดมือใหม่คืออะไร ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………


44

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. 5. อุปกรณ์ท่ใี ช้ ประกอบการพูดก่อให้ เกิดประโยชน์อะไรบ้ าง ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………… …………………………………………………………………………………………… ………….


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

45

……………………………………………………………………………………………….. 6. การวางท่าหมายถึงอะไร และมีความสําคัญอย่างไรต่อการนําเสนอ ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. 7. ท่าทางประกอบการพูดหมายถึงอะไร ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………


46

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ………………………………………………………………………………………………..

8. ลักษณะท่าทางแยกเป็ น 2 แบบ ได้ แก่อะไรบ้ าง ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. 9. นํา้ เสียงที่ดีมีลักษณะอย่างไร ……………………………………………………………… ………………………………………………………………


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

47

……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. 10. การใช้ ถ้อยคํามีเทคนิคอย่างไรบ้ าง ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………


48

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

…………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. ตอนที่ 2 อธิบายคําศัพท์ 1. 5W 1H ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. 2. Preface ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

49

…………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………… 3. Position ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …… 4. Problem ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………


50

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

…………………………………………………………………………………………… …………. ………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………… 5. Possibilities ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. 6. Proposal ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

51

……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. 7. Postscript ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. 8. Gesture ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………


52

บทที ่ 2 การนําเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. 9. Conventional Gesture ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. 10. Descriptive Gesture ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………


การใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล

53

……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………. ……………………………………………………………………………………………….. ตอนที่ 3 กิจกรรมการฝึ กทักษะ 1. แบ่งนักศึกษาเป็ น 6 กลุ่ม โดยให้ แต่ละกลุ่มทํารายงานตามหัวข้ อที่กาํ หนด แล้ วออกมา นําเสนอหน้ าชั้น - เทคนิคการวางท่าในการนําเสนอ - เทคนิคการเคลื่อนไหวในการนําเสนอ - เทคนิคการแสดงออกทางสีหน้ า - เทคนิคการใช้ สายตาในการนําเสนอ - เทคนิคการใช้ จังหวะการพูด - เทคนิคการใช้ ถ้อยคําภาษา 2. ให้ นักศึกษาแต่ละคนฝึ กการออกมานําเสนอภายในกลุ่มของตน เมื่อแต่ ละคนออกมา นําเสนอแล้ ว ให้ เพื่อนในกลุ่มช่วยกันประเมินว่ามีข้อควรปรับปรุงอะไรบ้ าง

การใช้โปรแกรมนำเสนอข้อมูล  

การนำเสนอ อย่างมีประสิทธิภาพ

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you