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ANTES DE LA CONSTRUCCIÓN DEL MANUAL DE PROTOCOLO EMPRESARIAL

TIPS IMPORTANTES PROTOCOLO EN LA EMPRESA


INTRODUCCIÓN En esta clase vamos a comprender la importancia de protocolizar acciones dentro de la empresa y el valor añadido que esto le da a la imagen institucional. También, comprenderemos la estructura a seguir en el diseño de un manual coherente, concreto y comprensible, para cualquier persona que lo lea.


INICIAMOS‌ Para empezar, veremos algunas åreas oportunas a considerar, antes de construir un manual protocolario.


LAS PRECEDENCIAS INTERNAS Es uno de los primeros pasos a dar a la hora de protocolizar una empresa. Se organizan precedencias a partir del ORGANIGRAMA de funciones de la empresa, de arriba hacia abajo.


CRITERIOS PARA LAS PRECEDENCIAS INTERNAS Opciones para cargos de niveles iguales: Vicepresidentes, según antigüedad de nombramiento, en caso de igualdad por orden alfabético. Directores Generales, por orden de antigüedad de su nombramiento, si es igual también se hace por orden alfabético. Puestos inferiores en el organigrama, se atiende la precedencia según el departamento al que dependen y dentro de ellos, se determina el orden por antigüedad del cargo.


LAS VISITAS Y SUS NIVELES

Existen cuatro niveles generales comunes a la mayoría: 1.

Visitas de mayor nivel, recibidas por altos cargos.

2.

Visitas de segundo nivel, recibidas por altos ejecutivos, pero no presidente y vicepresidente.

3.

Visitas de tercer nivel, recibidas por el responsable de protocolo, “invitados especiales”.

4.

Visitas de cuarto nivel, serán las de trabajo a las que no se desee dispensar un trato especial y que atenderá el personal de recepción.


TIPOS DE VISITAS Por generalidad todas las empresas e instituciones reciben visitas como: Institucionales. A la presidencia. A altos directivos y directivos. A la sede. Al personal de la empresa.


IMPORTANTE CON LAS VISITAS: NUNCA nos debe sorprender una visita VIP, pues son personas de alto rango que merecen cuidado a su tiempo y planificación de actividades. Quién recibe también despide. Nunca se deja sola a la visita.


LA ORGANIZACIÓN DE REUNIONES  Convocatoria: informar a todos los participantes de la fecha, hora, día, motivo y programa.  Tipo de reuniones = atenciones y orden de espacios.


MESAS PARA REUNIONES EMPRESARIALES Mesa rectangular – Sistema de cabecera única jerárquica: Marca las diferencias de precedencia, pues los que tienen mayor rango se quedan junto al que preside. Sistema propio para reuniones de carácter oficial con presencia de autoridades. El presidente en la cabecera y el resto de los invitados, en orden de jerarquía, que es de obligado cumplimiento, alternando de derecha a izquierda.


MESAS PARA REUNIONES EMPRESARIALES Mesa rectangular – Sistema de cabecera única equilibrada: El presidente en la cabecera y los invitados, partiendo de su derecha, en sentido contrario a las agujas del reloj como si la mesa fuera redonda, de forma que el último en sentarse quede a la izquierda del presidente. Es la mesa idónea para reuniones de un mismo colectivo donde los invitados tienen el mismo o similar rango: por ejemplo, reunión de directores generales de una empresa con su presidente.


MESAS PARA REUNIONES EMPRESARIALES Mesa rectangular única para arbitraje: En este caso, no se parte de una presidencia alrededor de la cual se sitúan los invitados según categoría o necesidad: La cabecera la ocupa un mediador o árbitro. Es lo mismo que si montásemos dos presidencia en el centro de la mesa, una frente a la otra, y cada uno de los dos lados de la mesa ordenásemos en alternancia alrededor de cada una de estas dos presidencias a los participantes.


CÁTERIN EN LAS REUNIONES Es recomendable y cortés que en las reuniones que se celebran a primera hora de la mañana o de la tarde se ofrezca café al inicio y también la posibilidad de tomar otro tipo de bebida.


CÁTERIN EN LAS REUNIONES Si se ofrece además de agua café o té, se deberán disponer previamente las tazas, cucharillas y azúcar a la derecha de la documentación, de tal forma que todo esté preparado antes de comenzar. Una vez comenzada la reunión y antes de entrar en materia, se servirá el café o té. Media hora después deben ser retiradas las tazas, excepto en caso de reuniones confidenciales este paso se omite.


CONSIDERAR QUE EL PROTOCOLO ACTUAL ESTÁ… Concentrado en la atención de sus públicos. Adaptable a las circunstancias.


MANUAL DE PROTOCOLO DE LA EMPRESA


MANUAL DE PROTOCOLO “LA DIFERENCIA RADICA EN LA FORMA DE HACER LAS COSAS”, por tanto, toda empresa o institución para entrar en la era de la competitividad debe manejar “CALIDAD TOTAL” = HERRAMIENTA: MANUAL DE PROTOCOLO.


¿QUÉ ES? Es el documento que integra los procedimientos de calidad protocolaria en la organización de cualquier acto realizado en la empresa o institución. Comprende: precedencias de la empresa, atención a invitados, escenarios, imagen gráfica, entre otros aspectos de trato con los públicos internos y externos.


PRINCIPIOS BÁSICOS Concentración y orden. Definición de objetivos . Iniciativa. Economía y maniobras. Unidad de mando. Coordinación. Simplicidad. Dinamismo.

FLEXIBILIDAD.


CARACTERÍSTICAS Flexibilidad y sentido común. Claridad y de fácil comprensión. Tener un estilo propio de organizar. Armonía con las políticas de la empresa.


¿CÓMO SE CONSTRUYE? 1. Análisis de diferenciación. 2. Determinar filosofía base. 3. Delimitar diferentes tipos de públicos. 4. Establecer objetivos.


TODO MANUAL DE PROTOCOLO EMPRESARIAL… 1. Es individual: cada empresa es diferente y tiene sus propias políticas de comunicación, por lo que será un documento único. 2. Nunca termina: Será vivo y dinámico y ser irá modificando según las circunstancias . RECUERDA : DINAMISMO Y SINGULARIDAD


CONTENIDO DEL MANUAL Generalmente un MANUAL DE PROTOCOLO se compone por tres grandes áreas: Políticas generales de protocolo de la empresa. Sistematización de los actos. Protocolo interno.


POLÍTICAS GENERALES Como generalidad este apartado incluye: Clasificación de actos ( propios o ajenos). Precedencias generales de la empresa. Naturaleza de actos y modelos. Invitaciones y tipos de programas. Evaluación de actos. La presidencia en actos . Escenarios y símbolos empresariales. Regalos corporativos. Medios de comunicación , políticas de convocatoria.


SISTEMATIZACIĂ“N DE ACTOS Este apartado incluirĂ­a los tipos de eventos realizados por la empresa: inauguraciones, juntas de accionistas, visitas de obras, firmas de convenios, conferencias, entrega de premios, etc. Se describe como se realiza cada uno importantes a tomar en cuenta.

y detalles


PROTOCOLO INTERNO Engloba todos los aspectos del protocolo de uso cotidiano dentro de la entidad, todas aquellas formas de actuar en el funcionamiento diario que repercutan en las relaciones internas y externas de la compañía. Por ejemplo: Construcción de agenda. Desarrollo de entrevistas. Reuniones (Protocolo en mesa de reuniones). La correspondencia. Las visitas a la empresa. Los vehículos de la empresa.


IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL Es fundamental y deber que la dirección de toda empresa o institución transmita al resto del personal el manual , de modo que lo entiendan y acepten.

Se recomienda realizar jornadas de formación en el área, ya que no es un proceso de un día para otro, se establecen diferentes fases y hasta afinar la protocolización integral de la empresa.


MUCHAS GRACIAS.

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Tópicos importantes antes de crear un manual de protocolo.  

En este documento encontrará tópicos que servirán para diseñar un manual de protocolo.

Tópicos importantes antes de crear un manual de protocolo.  

En este documento encontrará tópicos que servirán para diseñar un manual de protocolo.

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