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JUSTIFICACIÓN DE LICITACIÓN ABREVIADA

Para dar cumplimiento al Artículo 48 del Texto Único de la Ley 22 del 2006 que regula la Contratación Pública y dicta otra disposición, procedemos a dar la razón justificada al acto de Selección del Contratista para la “Contratación de los servicios de organización, logística y ejecución integral para la XXIII Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno a realizarse en Panamá el 18 y 19 de octubre de 2013”. La presente licitación, tiene como objeto contratar los servicios de organización, logística y ejecución integral de la XXIII Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno, a celebrarse en la Ciudad de Panamá el 18 y 19 de octubre del año 2013. El costo del proyecto es de B/.7,500,000.00 para la presente licitación abreviada. Esta solicitud de contratación mediante el proceso de licitación abreviada se fundamenta en el hecho de que se requiere, una detallada logística, adecuación de espacios, interpretación simultánea, equipos tecnológicos e inmobiliarios, entre otros para dar cabal cumplimiento a los requerimientos establecidos en el Memorando de Entendimiento entre el Gobierno de la República de Panamá y la Secretaria General Iberoamericana. Por consiguiente el Gobierno de Panamá deberá prepararse y contar con los recursos económicos, financieros y humanos, que permitan realizar todas las contrataciones y subcontrataciones que garanticen la satisfactoria ejecución del Proyecto. Realizarlo con los procedimientos de contratación pública conlleva cumplir con el término de 40 días de publicación en el sistema electrónico de Panamá Compras y todos los procesos posteriores que exige la Ley, lo cual nos llevaría a no tener el tiempo suficiente para la ejecución de todas las actividades de coordinación previas al evento con el contratista. Atentamente,

FERNANDO NUÑEZ FABREGA Ministro de Relaciones Exteriores REPUBLICA DE PANAMA


MNISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS LICITACIÓN ABREVIADA POR MEJOR VALOR No.20013-0-05-0-08-AV-004326 Los interesados podrán obtener y examinar el pliego de cargos, modelos y demás documentos de la Licitación Abreviada por Mejor Valor, a partir de la fecha de publicación de este aviso y hasta la fecha del acto público, de forma gratuita en la dirección electrónica www.panamacompra.gob.pa. Descripción: “CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN, LOGISTICA Y EJECUCION INTEGRAL PARA LA XXIII CUMBRE IBEROAMERICANA DE JEFES DE ESTADO Y DE GOBIERNO A REALIZARSE EN PANAMA EN OCTUBRE DEL 2013” Reunión de Homologación Fecha: 27 de mayo de 2013 Hora: 10:00 a.m. – 11:00 a.m. Lugar: Salón Bolívar, Ministerio de Relaciones Exteriores Recepción de Propuestas Fecha: 5 de junio de 2013 Hora: 10:00 a.m. – 11:00 a.m. Lugar: Salón Bolívar, Ministerio de Relaciones Exteriores Apertura de Propuestas Hora: 11:01 a.m. Precio de referencia: B/.7,500,000.00 (SIETE MILLONES QUINIENTOS MIL BALBOAS) Partida Presupuestaria: 0.05.0.1.001.01.05.169 Disposiciones jurídicas: Ley 22 de 27 de junio de 2006. La ejecución de este acto público se encuentra consignada dentro de la partida presupuestaria N° 0.05.0.1.001.01.05.169 del presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores.

FERNANDO NUÑEZ FABREGA MINISTRO

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CAPITULO I CONDICIONES GENERALES 1. AVISO DE CONVOCATORIA Se invita a los interesados para que presenten propuestas por escrito, en la hora, fecha y lugar indicado en el Aviso de Convocatoria publicado en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra” y en el tablero de la entidad. 2. ESTRUCTURACIÓN DEL PLIEGO DE CARGOS Los pliegos de cargos se estructurarán como sigue:     

CAPÍTULO I CONDICIONES GENERALES CAPÍTULO II CONDICIONES ESPECIALES CAPÍTULO III CONDICIONES TECNICAS CAPÍTULO IV FORMULARIOS ANEXOS

3. IDIOMA OFICIAL La propuesta debe estar en idioma español, o ser traducida a este idioma y debidamente autenticada por las autoridades correspondientes del país de origen, con la firma del proponente o de su representante en el acto, debidamente autorizado para ello. 4. NORMAS REGULADORAS En la celebración del procedimiento de selección de contratista y en las contrataciones públicas en general, se dará cumplimiento a las normas constitucionales, al contenido del Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006; y el Decreto Ejecutivo No. 366 de 28 de diciembre de 2006, Decreto No. 188 de 27 de noviembre de 2009. Adicionalmente, para este se cumplirán las normas reglamentarias que se dicten al efecto y las estipulaciones contenidas en los contratos y en los Pliegos de Cargos. Los vacíos en el procedimiento de selección de contratista se llenarán con la aplicación de las normas de procedimiento administrativo general y, en su defecto, con los principios y las normas del procedimiento civil y comercial. 5. VALIDEZ DE LA PROPUESTA El plazo de validez de las propuestas será establecido en las condiciones especiales, el cual no podrá ser por un término mayor de ciento veinte (120) días, salvo que por el monto y la complejidad requiera un plazo mayor que no podrá exceder de ciento ochenta (180) días.

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6. RETIRO, SUSTITUCIÓN, MODIFICACIÓN Y SOLICITUD DE ACLARACIÓN DE PROPUESTAS Las propuestas no podrán ser retiradas, sustituidas ni modificadas después de celebrado el acto público. Sin embargo, antes de su celebración, los proponentes podrán retirar las propuestas, sustituirlas o modificarlas, cuando lo consideren necesario. La entidad licitante podrá solicitar aclaraciones luego de presentada la propuesta y, además, solicitar que se acompañe documentación aclaratoria, siempre que esta no tenga por objeto distorsionar el precio u objeto ofertado ni tampoco modificar la propuesta original. 7. RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE Es obligación de los proponentes mantenerse informados de todas las incidencias que se den en los procesos de selección de contratista en los cuales participa y, para ello, debe verificar con frecuencia, en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”, todos los anuncios y notificaciones con respecto al acto público. 8. REUNIÓN PREVIA Y HOMOLOGACIÓN Quedará a discreción de la entidad realizar la reunión previa y homologación, salvo que el monto del acto sea superior a tres millones de balboas (B/.3,000,000.00), en cuyo caso la celebración de la reunión será obligatoria. La reunión previa se celebrará preferentemente en una sola jornada, que deberá concluir con un acta en la que las partes homologan los documentos finales manifestando la aceptación de todas las condiciones y los términos del pliego de cargos. El acta será suscrita por todos los que hayan participado en dicha reunión y será parte del expediente. En caso extraordinario, cuando la naturaleza o complejidad del acto público así lo amerite, se declarará en sesión permanente a los integrantes de la reunión previa, por un periodo adicional hasta de cinco días hábiles. En caso de discrepancia con los interesados, si esta no pudiera ser resuelta, los documentos o, en su caso, su expedición por parte de la entidad licitante tendrá como efecto la aceptación sin reservas ni condiciones de tales documentos por los participantes en el acto público, siempre que no se opongan al interés público y al ordenamiento jurídico. En consecuencia, no procede ningún reclamo derivado del contenido de tales documentos por parte de los interesados en el acto público que corresponda 9. MODIFICACIONES AL PLIEGO DE CARGOS Toda modificación que pretenda introducirse al pliego de cargos deberá hacerse de conocimiento público a través del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra” y en los tableros de información de la entidad licitante con una antelación no menor de tres días hábiles antes de la celebración del acto de selección de contratista.

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10. PROPUESTA DE CONSORCIOS O ASOCIACIONES ACCIDENTALES Dos o más personas pueden presentar una misma propuesta en forma conjunta, para la adjudicación, la celebración y la ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. Por tanto, las actuaciones, los hechos y las omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros del consorcio o asociación accidental. Los miembros del consorcio o de la asociación accidental deberán designar a la persona que, para todos los efectos, los representará, y señalar las condiciones básicas que regirán sus relaciones. 11. FORMULARIOS DE PROPUESTA Los participantes presentarán sus propuestas en el formulario que se incluye en el Capítulo IV de este documento, previa revisión de este Pliego de Cargos. Las propuestas se presentarán por escrito, debidamente firmada por el representante legal de la empresa, ajustada al Pliego de Cargos, y debe contener el precio ofertado, la fianza de propuesta y la propuesta técnica. 12. FIJACIÓN DEL PRECIO TOTAL E IMPUESTOS APLICABLES El proponente deberá especificar en el formulario suministrado el monto total de su propuesta, incluyendo el impuesto de transferencia de bienes muebles y servicios (ITBMS) y el desglose de precios correspondiente. La entidad licitante deberá incluir en los Pliegos de Cargos o términos de referencia los impuestos que resulten aplicables a la adquisición de bienes, servicios u obras objeto del procedimiento de selección de contratista. Cuando en un Pliego de Cargos o términos de referencia se le exija al proponente que incluya en su oferta además del precio, dichos impuestos; y el proponente omita presentarlos dentro de su propuesta, se entenderá que los incluye en el precio ofertado. Aun cuando la entidad no lo señale en el Pliego de Cargos o términos de referencia, es obligación del proponente incluir en su oferta todos los impuestos que deban aplicarse de acuerdo a las leyes vigentes en la materia. En el caso de que el proponente omita presentarlos dentro de su propuesta, se entenderá que los incluye en el precio ofertado. 13. ACEPTACIÓN DEL PLIEGO DE CARGOS El proponente deberá declarar en su propuesta que acepta sin restricciones ni objeciones todo el contenido del Pliego de Cargos.

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14. PROPUESTAS INDETERMINADAS, CONDICIONADAS O ALTERNATIVAS La entidad contratante rechazará las propuestas condicionadas, alternativas o indeterminadas, una vez que la Comisión Verificadora haya rendido su informe técnico. 15. DISCREPANCIAS ENTRE NÚMEROS Y LETRAS EN LAS PROPUESTAS Cuando en una propuesta se exprese montos en palabras y en números, y exista discrepancia entre unas y otros; prevalecerá lo expresado en palabras sobre lo numérico. 16. REGLAS DE DESEMPATE En casos de empate para la adjudicación, se procederá de la siguiente manera, en orden de prelación: a. Si uno de los proponentes es una micro, pequeña o mediana empresa, debidamente acreditada como tal ante el ente competente, se le adjudicará a este proponente. b. En los casos anteriores donde concurran iguales circunstancias en más de un proponente, o no concurran estas circunstancias, se llamará a presentar una mejora de precio. Esta mejora de precio deberá ser presentada en la sede de la entidad licitante el siguiente día hábil en sobre cerrado. La ausencia de presentación de una oferta de mejora de precio se entenderá como que se mantiene el precio originalmente presentado. La entidad licitante determinará la hora de la apertura de sobres con la mejora de precios, acto que se llevará a cabo el segundo día hábil contado desde que se produzca el empate. c. En caso de mantenerse el empate, se procederá al sorteo público, de manera inmediata utilizando un método de azar tales como dados, monedas o cualquier otro sistema que cumpla con el principio de transparencia. 17. ELEMENTOS QUE SE INCLUYEN EN LAS CONDICIONES ESPECIALES En las condiciones especiales deberán incluirse necesariamente los siguientes elementos: 1. Periodo de validez de las propuestas. 2. La forma de adjudicación, si esta se realiza de manera global o por renglón. 3. El método de evaluación, cuando proceda y los criterios de ponderación. 4. La determinación de los precios unitarios por rubros y los precios totales. 5. La presentación de declaraciones juradas. 6. Los factores objetivos de selección. 7. El plazo para formalizar la adjudicación y la firma del contrato. 8. La forma de pago. 9. Las condiciones de trabajo de subcontratación y de cesión de contratos. 10. Las formas de modificar el contrato, los acuerdos suplementarios, los plazos de entrega, las causales de resolución administrativa que se tengan por conveniente pactar en el contrato.

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11. Las fórmulas de ajuste de precios por variación de precios o para mantener el equilibrio económico, cuando así lo considere la entidad. 12. Término para subsanar la falta de algún requisito establecido en el pliego de cargos. 13. Porcentaje de la multa aplicable. 14. Incentivos, si proceden. 15. Monto y vigencia de las fianzas requeridas. La entidad licitante, cuando lo considere conveniente y dependiendo del acto de selección de contratista de que se trate, podrá incluir otros elementos en las condiciones especiales del Pliego de Cargos o términos de referencia, siempre y cuando no se constituyan en restricciones o limitaciones a la libre competencia. 18. MULTA La multa será entre el uno por ciento (1 %) y el cuatro por ciento (4%) dividido entre treinta (30) por cada día calendario de atraso del valor equivalente a la porción dejada de entregar o ejecutar por el contratista. La entidad licitante podrá incluir en el Pliego de Cargos, el reconocimiento a favor del contratista de un incentivo o bonificación por el cumplimiento anticipado del contrato, y no podrá ser mayor del diez (10%) del monto total del contrato, cuando resulte ventajoso para la entidad licitante. 19. MEDIDAS DE RETORSIÓN (DECLARACIÓN JURADA OBLIGATORIA PARA PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS NACIONALES O EXTRANJERAS CONFORME AL ARTICULO 5 DE LA LEY Nº 58 DE 12 DE DICIEMBRE DE 2002 Las instituciones, empresas o ciudadanos de los países a los que la República de Panamá les apliquen medidas de retorsión de acuerdo con esta Ley, no podrán participar en ningún acto o procedimiento de selección de contratista o de concesionario de carácter nacional o internacional, que se celebre en la República de Panamá, convocado por una entidad pública panameña, por sí mismos o por interpuestas personas. No obstante, todo proponente, para efecto de participar en un acto o procedimiento de selección de contratista o de concesionario deberá presentar con su oferta una declaración jurada en la cual certifica lo siguiente. 1. Que no es una persona de un país al que se le aplican las medidas de retorsión conforme a esta Ley; 2. Que no es controlada directa o indirectamente por una persona de un país al que se le aplican medidas de retorsión conforme a la presente Ley; 3. Que al presentarse como proponente, no actúa en representación de una persona o entidad de un país al que se le aplican las medidas de retorsión conforme a esta Ley; 4. Que en la ejecución de la contratación pública o concesión administrativa de que se trate y de las obligaciones dimanantes de ésta, el valor de sueldos, bienes, servicios, obras públicas, arrendamientos, valores, títulos o fondos a proveer por parte del contratista o concesionario, o una combinación de éstos, que proviene de países a los cuales se les aplican las medidas de retorsión conforme a la presente Ley, no superará el

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diez por ciento (10%) del valor total de la contratación pública o concesión administrativa de que se trate, o el diez por ciento (10%) del valor anual de dicha contratación pública o concesión administrativa, si ésta es de naturaleza renovable o recurrente, en cada período para el cual sea renovado o extendido. PARÁGRAFO. Quien presente una declaración falsa, además de las penas previstas para ella en el Código Penal, será objeto de una sanción pecuniaria consistente en un recargo administrativo igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato o licitación, o al diez por ciento (10%) del valor anual del contrato o licitación si éste es de naturaleza renovable o recurrente. Si el que presenta la declaración falsa hubiese resultado favorecido con el contrato o la licitación, la sanción pecuniaria se aumentará al doble, es decir, al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato o licitación o al veinte por ciento (20%) del valor anual del contrato o licitación si éste es de naturaleza renovable o recurrente. La persona jurídica o natural que omita presentar la declaración, quedará inmediatamente descalificada del contrato o licitación. Las personas que aportan información que permita comprobar que un certificado contiene información falsa, serán beneficiarias de la mitad del recargo impuesto. 20. ACCIÓN DE RECLAMO Toda persona natural o jurídica que se considere afectada por acto u omisión ilegal o arbitrario ocurrido durante el proceso de selección de contratista y antes de que se adjudique, mediante resolución, el acto público correspondiente, podrá interponer la acción de reclamo, ante la Dirección General de Contrataciones Públicas. 21. RECURSO DE IMPUGNACIÓN Todos los proponentes que se consideren agraviados por una resolución que adjudique un acto de selección de contratista en el cual consideren que se han cometido acciones u omisiones ilegales o arbitrarias, podrán presentar recurso de impugnación ante el Tribunal Administrativo de Contrataciones Públicas acompañando las pruebas o anunciándolas al momento de formalizar la impugnación, si las hubiera. Dicho recurso deberá ser interpuesto en un plazo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la notificación de la resolución objeto de la impugnación, que se surtirá en el efecto suspensivo. Todo recurso de impugnación debe ir acompañado de una fianza de recurso de impugnación por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del total de la propuesta sin exceder la suma de cien mil Balboas (B/. 100,000.00) en los casos de bienes y servicios y sin exceder la suma de quinientos mil Balboas (B/. 500,000.00) en el caso de obras.

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CAPITULO II CONDICIONES ESPECIALES CONDICIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Y DE LA CONTRATACIÓN

1. LICITACIÓN ABREVIADA POR MEJOR VALOR La licitación abreviada por mejor valor es el procedimiento de selección de contratista en el que el Estado selecciona y adjudica con base en el menor precio o, en los actos de mejor valor, en la mayor ponderación, siempre que se cumpla con todos los requisitos y aspectos técnicos exigidos en el pliego de cargos. Se podrá utilizar cuando el monto de la contratación sea superior a la suma de treinta mil balboas (B/.30,000.00), el objeto de la contratación responda a la necesidad de satisfacer el interés social o estado de urgencia y se requiera que se efectúe en términos de tiempo menores a los dispuestos en otras modalidades de contratación descritas en la Ley 22 de 27 de junio de 2006, que deberá justificar el representante legal en la respectiva convocatoria. 2. OBJETO DE LA LICITACIÓN La presente licitación tiene como objeto contratar los servicios de organización, logística y ejecución integral de la XXIII CUMBRE IBEROAMERICANA DE JEFES DE ESTADO Y DE GOBIERNO A REALIZARSE EN LA CIUDAD DE PANAMÁ EL 18 Y 19 DE OCTUBRE DEL 2013. El Contratista y su equipo de trabajo deberán contar con la capacidad administrativa, operativa, técnica y especializada para garantizar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas. En adición a las capacidades referidas en el acápite anterior, es crucial que el Contratista cuente con experiencia amplia y probada en la organización de reuniones o eventos de esta índole. Además, debe existir relación directa entre sus actividades, fines o funciones y el objeto de esta licitación. 3. INVITACIÓN A LOS PROPONENTES Podrán participar en esta selección todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, consorcios o asociaciones accidentales conformados con el único objeto de presentar propuestas para celebrar posibles contrataciones, que tengan capacidad jurídica, que no se encuentren comprendidas dentro de las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en el artículo 16 del Texto Único de la Ley 22 de 2006 y que cumplan con los requisitos exigidos en este pliego de cargos. Se invita a los interesados a presentar propuestas en la Licitación Abreviada por Mejor Valor No. 20013-0-05-0-08-AV-004326, para la contratación de los servicios de organización, logística y ejecución integral para la XXIII Cumbre Iberoamericana de Jefes

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de Estado y de Gobierno, a celebrarse en la ciudad de Panamá, del 18 al 19 de octubre del año 2013. La selección del contratista y la adjudicación del contrato se realizarán de acuerdo al procedimiento de licitación abreviada por mejor valor descrito en la Ley 22 de 27 de junio de 2006, con sus modificaciones y de acuerdo a la metodología descrita en este pliego de cargos. 4. HORA, FECHA Y LUGAR PARA RECEPCIÓN DE PROPUESTAS Sólo se aceptarán propuestas, desde las 10:00 a.m. hasta las 11:00 a.m. del día 5 de junio de 2013, en el Salón Bolívar, del Ministerio de Relaciones Exteriores, Ciudad de Panamá, para la realización de apertura de sobres de la Licitación Abreviada por Mejor Valor No. 200130-05-0-08-AV-004326.

5. ADQUISICIÓN DEL PLIEGO DE CARGOS Los proponentes podrán adquirir el pliego de cargos de manera gratuita, descargándolo del Sitio Web: www.panamacompra.gob.pa Cuando se solicite el pliego de cargos impreso en papel, el interesado asumirá el costo de reproducción y el mismo no será reembolsable.

6. CONSULTAS O ACLARACIONES Las consultas o aclaraciones sobre el pliego de cargos, deberán remitirse por correo electrónico a: Ing. Margelia Palacios Secretaria General MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DE PANAMÁ Calle 3ra San Felipe Teléfono: 511-4112 E-mail: logisticaspt2013@mire.gob.pa Para cualquier consulta Administrativa, deberán dirigirse a: Sr. Joaquín Bolívar Jefe Encargado del Departamento de Compras MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIOES DE PANAMÁ Calle 3ra San Felipe Teléfono: 511-4199 E-mail: jsamaniego@mire.gob.pa Las personas interesadas en la postulación de la licitación tendrán la responsabilidad de confirmar el recibo de la consulta o solicitud de aclaración por parte de la entidad licitante.

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La entidad licitante sólo responderá aquellas consultas y solicitudes de aclaración recibidas con suficiente antelación, de forma tal que las investigaciones y aclaraciones que necesite realizar en atención a las mismas, así como las respuestas, puedan ser evacuadas antes de la fecha fijada para la celebración de la licitación Todas las respuestas serán publicadas en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “Panamá Compra” (www.panamacompra.gob.pa), incluyendo una breve descripción de la pregunta, sin identificar la fuente. La entidad licitante no asume ninguna responsabilidad en atender o responder las consultas que no sean canalizadas como se indica en el presente punto. 7. REUNIÓN PREVIA Y HOMOLOGACIÓN La Reunión Previa y Homologación de esta Licitación se realizará el día 27 de mayo de 2012 en el Salón Bolívar, del Ministerio de Relaciones Exteriores. 8. IDIOMA Y MONEDA OFICIAL El idioma oficial de la República de Panamá es el español, por lo tanto, la propuesta, así como todos los informes, documentos complementarios y la correspondencia entre el proponente y el Ministerio de Relaciones Exteriores deberán ser en español. Los catálogos, folletos, copias de trabajos y cualquier otro documento que el Contratista estimare conveniente acompañar a sus informes deberán ser presentados en el idioma español. Todo el personal directivo del Contratista deberá tener la capacidad de poder comunicarse en idioma español. La moneda oficial en la República de Panamá es el Balboa. El dólar americano se utiliza como moneda de curso legal y su valor es equivalente al del Balboa. 9. DISCREPANCIAS, OMISIONES E INTERPRETACIONES Cada proponente deberá examinar cuidadosamente este pliego de cargos e informarse acerca de todas las condiciones y detalles que puedan afectar la ejecución de la actividad objeto de este acto público y la oferta correspondiente. Si el proponente encontrara discrepancias u omisiones en estos documentos o tuviere dudas acerca de su significado, deberá dirigirse por escrito, al Ministerio de Relaciones Exteriores, a fin de obtener la aclaración respectiva, antes de presentarse a este acto público. 10. MODIFICACIONES AL PLIEGO DE CARGOS Y NOTIFICACIONES DE ADENDAS, ACTAS Y ACLARACIONES

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Las modificaciones que se introduzcan al pliego de cargos se realizarán mediante adendas, con una antelación no menor de 3 días hábiles antes de la celebración del acto público, siguiendo los procedimientos establecidos en las Condiciones Generales de este pliego de cargos. Cuando se solicite documentación impresa en papel, el interesado asumirá el costo de reproducción y este no será reembolsable.

11. PRECIO DE REFERENCIA El precio de referencia es de SIETE MILLONES QUINIENTOS MIL BALBOAS con 00/100 (B/.7,500,000.00) 12. PARTIDA PRESUPUESTARIA La ejecución de este acto público será consignada dentro de la partida presupuestaria 0.05.0.1.001.01.05.169 por un monto de SIETE MILLONES QUINIENTOS MIL BALBOAS, del Presupuesto General del Estado para la vigencia fiscal 2013 del Ministerio de Relaciones Exteriores.

13. PLAZO DE VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS El plazo de validez de las propuestas para el presente acto público será de ciento veinte (120) días calendario, contados a partir de la fecha de la celebración del acto público. 14. ACEPTACIÓN DEL PLIEGO DE CARGOS La sola presentación de la propuesta será indicativo de que el proponente está informado del contenido del (de las) Acta(s) de Reunión Previa y Homologación, Aclaraciones y de la(s) Adenda(s) que se haya(n) emitido modificando el pliego de cargos. Por tanto, la entidad licitante rechazará cualquier reclamo que pretenda formular el proponente, fundamentado en el desconocimiento de tales documentos, en cualquier etapa del proceso. Al presentar la propuesta, el proponente acepta el pliego de cargos sin objeciones ni restricciones, en todas y cada una de sus partes. 14.1 Acepta que ha estudiado todo cuanto puede influir en la prestación del servicio y de cualquier otra materia sobre la cual sea razonable obtener información y pueda afectar la prestación de los mismos; y, 14.2 Que conoce y acepta en qué consiste la prestación de los servicios, y las condiciones, limitaciones y riesgos comerciales, laborales y económicos de la República de Panamá.

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15. PROPUESTAS DE CONSORCIOS O ASOCIACIONES ACCIDENTALES Requisitos para la participación a través de Consorcios o Asociaciones Accidentales: Se podrán conformar consorcios o asociaciones accidentales para presentar una propuesta en forma conjunta para la adjudicación, celebración y ejecución del contrato respectivo, respondiendo solidariamente a todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. Por tanto, las actuaciones, los hechos y las omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato afectarán a todos los miembros del consorcio o asociación accidental. Esta solidaridad aplica, en caso tal que la entidad contratante instaure cualquier tipo de acción legal en lo administrativo y/o judicial. Por tanto, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato afectarán a todos los miembros que la conforman. Si alguno o algunos de los integrantes del consorcio o asociación accidental son extranjeros, deberá(n) hacer constar en el contrato que renuncian a intentar reclamación diplomática en lo referente a los derechos y deberes originados del contrato, salvo en caso de denegación de justicia. Los consorcios presentarán con la propuesta un convenio de constitución de consorcio, en el que se especifique la participación de cada integrante en términos porcentuales (%), así como el aporte de cada miembro al consorcio. El consorcio deberá tener un miembro líder quien será el representante del consorcio ante la entidad contratante y la persona jurídica que lidera el consorcio. Los miembros del consorcio o de la asociación accidental deberán designar a la persona que, para todos los efectos, los representará y señalar las condiciones básicas que regirán las relaciones entre los miembros del consorcio. Los términos, las condiciones y la extensión de la participación de los miembros de un consorcio o asociación accidental en la presentación de su propuesta o ejecución del contrato no podrán modificarse sin el consentimiento previo de la entidad contratante. La cesión de participación entre los integrantes de un consorcio deberá ser autorizada previamente por la entidad contratante. Las personas jurídicas que conforman el consorcio deberán estar legalmente constituidas de conformidad con las normas de la República de Panamá o de su país de origen. Las personas jurídicas extranjeras miembros del consorcio al cual se le adjudique el contrato deberán inscribirse en el Registro Público y obtener las licencias e idoneidades profesionales que exigen las disposiciones legales y regulaciones de la República de Panamá para la ejecución completa y a satisfacción del respectivo contrato en cada caso, y celebrar el contrato según lo indicado en el Artículo 26 literal f del Decreto Ejecutivo No.366 de 28 de diciembre de 2006 por el cual se reglamenta la Ley 22 de 2006.

16. LEGALIZACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

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Todo documento que proviene del extranjero, debe estar traducido al idioma español, por intérprete público autorizado de Panamá y cumplir con las autenticaciones a través del sello de la apostilla o estar debidamente legalizado por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Panamá. El sello y la firma del Traductor Público Autorizado deberán presentarse en original, con su respectivo número de licencia de Traductor Público Autorizado. 17. RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE Es responsabilidad del proponente examinar el presente pliego de cargos y demás condiciones que afecten la prestación de los servicios requeridos. Para tal fin, el proponente es responsable de haber obtenido toda la información necesaria, local o de otro origen, en cuanto a los riesgos, contingencias u otras circunstancias que pudiesen en cualquier forma influir o afectar el alcance del Contrato.

18. DERECHO DE AUTOR En lo que respecta a los derechos de autor y otros derechos de propiedad intelectual acerca de las Especificaciones Técnicas del pliego de cargos y otros documentos elaborados por la entidad licitante, no se podrá, sin el consentimiento previo de la misma, copiar, usar o transmitir dichos documentos a terceros, salvo en la medida necesaria para los fines de esta licitación, de acuerdo a los procedimientos legales correspondientes. 19. INTERPRETACIÓN, ERRORES U OMISIONES EN EL PLIEGO DE CARGOS En la interpretación del pliego de cargos, así como de las normas, cláusulas y estipulaciones del contrato, se tendrán en consideración los intereses públicos, los fines y los principios contenidos en la Ley 22 de 2006, así como la buena fe de las partes. En caso de que los interesados adviertan errores en el pliego de cargos que afecten directamente la calidad de los trabajos o que modifiquen su costo de ejecución, deberán notificarlo inmediatamente a la entidad licitante para que esta efectúe las aclaraciones o correcciones necesarias, antes de la licitación, siguiendo al efecto lo indicado en el procedimiento para realizar consultas o solicitar aclaraciones. La aparente omisión en el pliego de cargos y documentos contractuales de algún detalle o descripción de un método deberá interpretarse como significativo de que se seguirá la mejor práctica general y que se usarán los mejores materiales, equipo y personal. Toda interpretación que se haga será basándose en este criterio. 20. CONFLICTO DE INTERESES Los proponentes que se encuentren en una situación que conlleva un conflicto de interés serán descalificados. Se considerará que los proponentes tienen conflicto de interés con

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una o más partes en este proceso de licitación, si entre los participantes tienen socios mayoritarios en común, o mantienen el mismo representante, o reciben o han recibido información sobre la propuesta específica de otro proponente en este mismo proceso de licitación, o hayan influido sobre la misma. Si un proponente participa en más de una propuesta en este acto de licitación, al momento de la evaluación se descalificarán todas las propuestas en las que participa. 21. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA La licitación abreviada se sujetará a las siguientes reglas: a. Se anunciará mediante publicación en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “Panamá Compra” y en el tablero de anuncios de la entidad con un plazo mínimo de tres (3) días hábiles, siempre que el monto de la contratación no sea superior a los tres millones de balboas (B/.3,000,000.00), y se anunciará con un plazo mínimo de cinco (5) días hábiles cuando el monto de la contratación sea superior a los tres millones de balboas (B/.3,000,000.00). La entidad licitante podrá invitar a las personas naturales o jurídicas con idoneidad y capacidad demostrada en el objeto de la contratación, de manera simultánea, a la publicación en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “Panamá Compra”. Quedará a discreción de la entidad realizar la reunión previa y homologación, salvo que el monto del acto sea superior a tres millones de balboas (B/.3,000,000.00), en cuyo caso la celebración de la reunión será obligatoria. La reunión previa se celebrará preferentemente en una sola jornada, que deberá concluir con un acta en la que las partes homologan los documentos finales manifestando la aceptación de todas las condiciones y los términos del pliego de cargos. El acta será suscrita por todos los que hayan participado en dicha reunión y será parte del expediente. En caso extraordinario, cuando la naturaleza o complejidad del acto público así lo amerite, se declarará en sesión permanente a los integrantes de la reunión previa, por un periodo adicional hasta de cinco (5) días hábiles. En caso de discrepancia con los interesados, si ésta no pudiera ser resuelta, los documentos o, en su caso, su expedición por parte de la entidad licitante, tendrá como efecto la aceptación sin reservas ni condiciones de tales documentos por los participantes en el acto público, siempre que no se opongan al interés público y al ordenamiento jurídico. En consecuencia, no procede ningún reclamo derivado del contenido de tales documentos por parte de los interesados en el acto público que corresponda. Toda modificación que pretenda introducirse al pliego de cargos deberá hacerse de conocimiento público, a través del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “Panamá Compra” y en los tableros de información de la entidad licitante con una antelación no menor de tres (3) días hábiles, antes de la celebración del acto de selección de contratista.

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b. Los proponentes entregarán su oferta, la cual contendrá el precio ofertado con su correspondiente fianza de propuesta y la propuesta técnica ajustada a las exigencias del pliego de cargos. c. La oferta de los proponentes será entregada en la fecha, la hora y el lugar señalados en el pliego de cargos. d. Vencida la hora para la entrega de las propuestas, conforme a lo establecido en el pliego de cargos, no se recibirá ninguna más y se procederá a abrir las propuestas de cada uno de los proponentes en el orden en que fueron recibidas, las cuales se darán a conocer públicamente. e. Quien presida el acto rechazará de plano las propuestas que no estén acompañadas de la fianza de propuesta. Igualmente se rechazarán las propuestas acompañadas por fianzas con montos o vigencias inferiores a los establecidos en el pliego de cargos. La presente disposición es de carácter restrictivo, por lo que en ningún caso podrán ser rechazadas propuestas por causas distintas a las aquí señaladas. Contra el acto de rechazo, el agraviado podrá reclamar hasta el siguiente día hábil, ante la Dirección General de Contrataciones Públicas, que tendrá un plazo máximo de tres (3) días hábiles para resolver el reclamo. f. Una vez conocidas las propuestas, quien presida el acto preparará un acta que se adjuntará al expediente, en la que se dejará constancia de todas las propuestas admitidas o rechazadas en el orden en que hayan sido presentadas, con expresión del precio propuesto, del nombre de los participantes, de los proponentes rechazados que hayan solicitado la devolución de la fianza de propuesta, del nombre y el cargo de los funcionarios que hayan participado en el acto de selección de contratista, así como de los particulares que hayan intervenido en representación de los proponentes, y de los reclamos o las incidencias ocurridos en el desarrollo del acto. Esta acta será de conocimiento inmediato de los presentes en el acto y será publicada en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “Panamá Compra” y en los tableros de información de la entidad licitante. g. Concluido el acto público, se unirán al expediente las propuestas presentadas, incluso las que se hubieran rechazado, así como las fianzas de propuesta, a menos que los licitantes vencidos o rechazados soliciten su devolución, entendiéndose con ello que renuncian a toda reclamación sobre la adjudicación de la licitación. h. Inmediatamente después de levantada el acta, se remitirá el expediente que contiene las propuestas de los participantes a una comisión evaluadora, que deberá ser previamente constituida por la entidad licitante. La comisión estará integrada por profesionales idóneos en el objeto de la contratación. i. Para la verificación y evaluación de las propuestas, la comisión aplicará las reglas de evaluación determinadas para la licitación pública o licitación por mejor valor

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dispuestas en el pliego de cargos. j. El plazo para emitir el informe de la comisión no será superior a cinco (5) días hábiles, a menos que la complejidad del acto amerite una única prórroga que no será superior a tres (3) días hábiles adicionales. k. Una vez emitido el informe, éste será publicado obligatoriamente en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “Panamá Compra” y estará disponible ese mismo día una copia impresa de éste para los participantes en el acto que la deseen. Igualmente, la entidad licitante comunicará sobre la publicación de este informe a los proponentes que en su propuesta hayan incluido su correo electrónico o fax. l. A partir de la fecha de la publicación descrita en el numeral anterior, los participantes de este acto público tendrán acceso al expediente, incluyendo las propuestas de los participantes en el acto, y tendrán dos (2) días hábiles para hacer observaciones a dicho informe, las cuales unirán al expediente. m. Transcurrido el plazo descrito en el numeral anterior, el jefe de la entidad licitante o el funcionario en quien se delegue procederá, mediante resolución motivada, a adjudicar el acto público o a declararlo desierto, en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles. En los casos en que se presente un solo proponente y éste cumpla con todos los requisitos y las exigencias del pliego de cargos, la recomendación de la adjudicación podrá recaer en él, siempre que el precio ofertado sea conveniente para el Estado o cumpla con un mínimo del 80% del total de puntos y el precio ofertado sea conveniente para el Estado.

22. FIANZA DE PROPUESTA Los proponentes deberán presentar, conjuntamente con su oferta, una Fianza de Propuesta a fin de garantizar el mantenimiento de su oferta y la firma del contrato, la cual será por el diez por ciento (10%) del importe o valor total de la propuesta y por un término de ciento ochenta (180) días calendario.

Esta fianza deberá emitirse a favor del Ministerio de Relaciones Exteriores y de la Contraloría General de la República. La Contraloría General de la República queda facultada para rechazar cualquier fianza que no represente una adecuada garantía de cumplimiento del contrato, así como para exigir la sustitución de garantías otorgadas por bancos o compañías de seguros que no se encuentren en capacidad económica comprobada de garantizar dichas obligaciones contractuales por otras otorgadas por compañías de seguros o bancos que tengan tal capacidad. 23. FORMULARIO DE PROPUESTA

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Los participantes presentarán su propuesta en el formulario que se incluye en este Pliego de Cargos. La propuesta (original) será presentada en un (1) sobre cerrado y contendrá la propuesta ajustada al pliego de cargos y especificaciones técnicas, el precio propuesto y la fianza de propuesta. Los proponentes interesados en participar en los procedimientos de selección de contratistas presentaran sus propuestas en el formulario que se incluye en el pliego de cargos. La propuesta contará con el pago de Ocho Balboas (B/8.00) de timbres fiscales, en una sola cara, atendiendo a las formalidades exigidas por el artículo 962-A del Código Fiscal. La propuesta será completada en idioma español. El proponente deberá incluir una (1) copia en papel y una (1) copia digital en CD o memoria USB. La propuesta deberá estar firmada de puño y letra por quien ostenta la representación legal de la persona jurídica o por la propia persona que efectúe la propuesta. El proponente podrá hacerse representar mediante apoderado, tanto para la firma de su propuesta como para este acto público. La firma del poderdante, en el respectivo poder, deberá estar autenticada por un Notario Público. En caso de discrepancia entre las sumas expresadas en números y letras, prevalecerá lo expresado en letras sobre lo numérico. El total de la oferta deberá corresponder al resultado de la operación aritmética aplicada sobre el precio unitario, prevaleciendo el precio unitario, siempre que no supere el monto total ofertado. Igualmente, cuando el formulario no esté firmado por el Representante Legal o Apoderado Legal de la empresa, se podrá subsanar hasta antes que culmine el acto de apertura.

24. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Cada proponente sufragará todos los costos asociados con la preparación y presentación de su propuesta y en ningún caso la entidad licitante será responsable de asumir dichos costos. Cada proponente presentará solamente una propuesta. El proponente que presenta o participa en más de una propuesta quedará descalificado, a la hora de la evaluación de las propuestas por la Comisión Evaluadora. Los proponentes presentarán propuestas que cumplan plenamente con los requisitos de este pliego de cargos tal como está estipulado en los diferentes documentos que forman parte del mismo. Las propuestas con requisitos, condiciones, objeciones, opciones o alternativas, no serán consideradas y quedarán descalificadas por incumplimiento, a la hora de la evaluación de las propuestas por la Comisión Evaluadora. Los proponentes que participen en un procedimiento de selección de contratista podrán presentar su propuesta por los siguientes medios: electrónico, impreso y almacenamiento de

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datos. Los proponentes que presenten sus propuestas por medio impreso deberán acompañarlas de un (1) original, una (1) copia en papel y una (1) copia digital en CD o memoria USB, con todos los documentos requeridos en el pliego de cargos. El proponente deberá presentar un original de los documentos que constituyen su propuesta y marcar claramente en dicho ejemplar la palabra “ORIGINAL”. El original de la propuesta deberá ser mecanografiado o escrito en tinta indeleble o impresión en láser. Adicionalmente, deberá presentar copia de la propuesta y marcar claramente con la palabra “COPIA”. En el caso de cualquier discrepancia entre el original y las copias, prevalecerá el original. En adición a la información solicitada en el pliego de cargos, los proponentes podrán adjuntar aquella información adicional que contribuya a ampliar o complementar lo solicitado. Esta información adicional deberá estar claramente identificada con aquella parte de información que amplía o complementa. El sobre o caja cerrada que contiene la propuesta (original y copias) se presentará con la siguiente identificación e información en la leyenda: LICITACIÓN ABREVIADA POR MEJOR VALOR No.20013-0-05-0-08-AV-004326 SEÑORES: MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES PROPONENTE: (INDICAR NOMBRE DEL PROPONENTE) “CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN, LOGISTICA Y EJECUCION INTEGRAL DE LA XXIII CUMBRE IBEROAMERICANA DE JEFES DE ESTADO Y DE GOBIERNO A REALIZARSE EN PANAMA EL 18 Y 19 DE OCTUBRE DEL 2013¨ FECHA DE APERTURA: 5 DE JUNIO DE 2013 INDICAR SI ES ORIGINAL O COPIA

25. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS Las propuestas serán recibidas desde las 10:00 a.m. hasta las 11:00 a.m. del día 5 de junio de 2013, en el Salón Bolívar, del Ministerio de Relaciones Exteriores, ciudad de Panamá. Inmediatamente a las 11:01 a.m. se procederá a realizar el acto de apertura de propuestas en el salón antes mencionado. Si surgiera la necesidad de modificar la fecha del acto de selección de contratista, la entidad licitante anunciará la nueva fecha, a fin de cumplir con los plazos mínimos fijados por la Ley 22 de 2006. En este caso, todos los derechos y obligaciones de la entidad licitante y de los proponentes quedarán sujetos a la nueva hora y fecha límite para la presentación de

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propuestas. 26. APERTURA DE PROPUESTAS Dentro de la hora fijada y en el lugar indicado en el aviso de convocatoria publicado en “Panamá Compra”, cada proponente entregará el sobre que contiene su propuesta con la leyenda escrita como lo indica el pliego de cargos. A medida que se vayan entregando los sobres, se enumerarán conforme al orden de su presentación y se les pondrá la fecha y la hora. Los sobres o cajas que contienen las propuestas se dejarán sobre la mesa a la vista del público y debidamente custodiados por la entidad licitante. Vencida la hora fijada en el aviso de convocatoria, no se recibirán más propuestas. El funcionario que presida el acto procederá a abrir los sobres en el orden cronológico de presentación y se dará lectura en voz alta a las mismas. Quien presida el acto rechazará de plano, en el acto de apertura de sobres, las propuestas que no fueren acompañadas de la fianza de propuesta, conforme a los términos establecidos. Las causales enunciadas son de carácter restrictivo, por lo que en ningún caso podrán ser rechazadas propuestas por causas distintas a las aquí señaladas. Contra el acto de rechazo, el agraviado podrá reclamar hasta el siguiente día hábil ante la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP), que tendrá un plazo máximo de tres (3) días hábiles para resolver el reclamo. Terminada la lectura de las propuestas válidas y rechazadas, quien presida el acto levantará un acta en la que se dejará constancia de todas las propuestas admitidas o rechazadas en el orden en que hayan sido presentadas, con expresión del precio propuesto, el nombre de los participantes, el nombre de los participantes rechazados que hayan solicitado la devolución de la fianza de propuesta, el nombre y el cargo que ejercen los funcionarios que hayan participado en el acto, así como el de los particulares que hayan intervenido en representación de los proponentes, y los reclamos o las incidencias ocurridos en el desarrollo del acto. El acta la firmarán todos los funcionarios y participantes en el acto. Cuando algún participante se negare a firmar, se dejará constancia de ello en el acta. El acta será de conocimiento inmediato de los presentes en el acto y será publicada tanto en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “Panamá Compra” como en los tableros de información de la entidad licitante. La omisión de la firma por parte del representante de un proponente no invalidará el contenido y efectos del acta. El acta se publicará en el portal del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “Panamá Compra” (www.panamacompra.gob.pa). Concluido el acto público, se unirán al expediente todas las propuestas presentadas, incluso las que se hubieran rechazado. Se unirán también al expediente las fianzas de propuesta, a menos que los participantes vencidos o rechazados soliciten su devolución, entendiéndose

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con ello que renuncian a toda reclamación sobre la adjudicación de la licitación. El expediente deberá estar debidamente foliado y adecuadamente custodiado. Inmediatamente después de levantada el acta, se remitirá el expediente que contiene las propuestas de los participantes a una comisión evaluadora, que deberá ser previamente designada por la entidad licitante.

27. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Una vez levantada el acta correspondiente de la licitación y foliadas las propuestas presentadas, se remitirá el expediente que contiene las propuestas a una Comisión Evaluadora designada para tal efecto por la entidad licitante, integrada por profesionales idóneos en el objeto de la contratación. Para la verificación y evaluación de las propuestas, la comisión aplicará las reglas de evaluación determinadas para la licitación por mejor valor dispuestas en la Ley 22 de 2006. La comisión contará con un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para rendir el informe, el cual podrá ser prorrogado por una sola vez por tres (3) días hábiles. En los casos en los que se presente un solo proponente y el mismo cumpla con los requisitos y exigencias obligatorias de este pliego de cargos, la recomendación de la adjudicación podrá recaer en este único proponente, siempre que el total de puntos obtenidos en su ponderación no sea inferior al ochenta por ciento (80%) del total de puntos y que el precio ofertado sea conveniente para la entidad contratante. Para facilitar la evaluación de las propuestas, la Comisión Evaluadora tendrá la facultad de solicitar a cualquier proponente que aclare su propuesta, incluido el alcance de los rubros y el desglose de precios unitarios. La solicitud de aclaración y la respuesta pertinente se harán por escrito. Sin embargo, no se solicitará, ofrecerá, ni permitirá ninguna modificación de la propuesta. Para seleccionar la propuesta de mejor valor se tomará en consideración el cumplimiento de los requisitos mínimos obligatorios y los requisitos ponderables que se establecen en este pliego de cargos, con su correspondiente verificación y ponderación. En ningún caso, la Comisión Evaluadora calificará ni asignará puntajes a los proponentes que hayan sido descalificados en función del incumplimiento de los requisitos mínimos obligatorios exigidos en este pliego de cargos. 28. SUBSANACIÓN DE DOCUMENTOS La omisión, presentación incompleta o defectuosa, o la falta de vigencia de cualquiera de los requisitos mínimos obligatorios de carácter legal requeridos y de los requisitos mínimos obligatorios de carácter administrativos de este pliego de cargos podrán ser subsanables, concediéndole al proponente un plazo de un día hábil para tal fin.

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La no subsanación de los requisitos mínimos obligatorios de carácter legal en el término indicado en el acápite anterior dará lugar a la descalificación de la propuesta. Con relación a la Fianza de Propuesta, se aclara que no se podrá subsanar la no presentación de la fianza, o bien que sea presentada por montos o vigencias inferiores a las exigidas en este pliego de cargos. Los requisitos mínimos obligatorios (financieros y técnicos), que serán objeto de evaluación y ponderación por parte de la Comisión Evaluadora, no serán subsanables. Una vez comprobado el cumplimiento de los requisitos mínimos obligatorios, la propuesta pasará a evaluación, aplicando la metodología descrita en el pliego de cargos. 29. PRECIO OFERTADO El precio ofertado debe incluir todos los costos relacionados con la prestación de los servicios, incluyendo la mano de obra, materiales, instalaciones de trabajo, viáticos, costo de residencia en Panamá del personal extranjero, gastos fijos o indirectos, cargos legales, seguros, fianzas, ganancia, impuestos y cualquier otro costo o gasto que el proponente considere necesario incluir en su oferta para prestar los servicios indicados. El precio ofertado debe corresponder al precio total de los servicios requeridos en este pliego de cargos, con el ITBMS (7%) incluido y demás impuestos aplicables. Cuando en una propuesta se expresen montos en letras y números y exista discrepancia entre unas y otros, prevalecerá lo expresado en letras sobre lo numérico. Cualquier falla u omisión de parte de los proponentes en la preparación de sus propuestas o en cumplir con lo especificado en el pliego de cargos, será a su propio riesgo, sin derecho a reclamo alguno. Durante la evaluación de las propuestas, o posteriormente, se podrá requerir que los proponentes presenten un análisis de costos de cualquier renglón o detalle de su propuesta. 30. REQUISITOS MÍNIMOS OBLIGATORIOS Para participar en esta licitación, los proponentes deberán cumplir con todos y cada uno de los requisitos mínimos de carácter administrativo, legal, técnico y financiero, establecidos en esta sección del pliego de cargos. Los requisitos mínimos obligatorios que deben cumplir los proponentes son los siguientes: 30.1 Requisitos mínimos obligatorios de carácter legal: 1. Presentación del Formulario de Propuesta debidamente completado de acuerdo a lo exigido en este pliego de cargos, con la indicación del precio ofertado y firmado por el representante legal o apoderado debidamente autorizado de la persona jurídica proponente o por el representante del consorcio.

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2. Fianza de propuesta por el 10% del valor total de la propuesta y con una vigencia de ciento ochenta (180) días calendario emitida a favor del Ministerio de Relaciones Exteriores y la Contraloría General de la República. 3. Poder de representación en el acto público de selección de contratista. En caso que la propuesta sea suscrita por persona distinta al representante legal del proponente, su representante deberá acreditar mediante original, cuya firma debe estar autenticada por Notario Público. 4. Copia simple de la cédula o pasaporte (si es extranjero) del proponente o del representante legal del proponente. De autorizar a un representante en el acto o para la firma de la propuesta, o para la firma de cualquier documento, copia de cédula o pasaporte de éste. Aplica para todos los miembros del consorcio. 5. Certificado del Registro Público de Panamá original o copia simple, debidamente autenticada por Notario Público, que acredite la existencia de la persona jurídica del proponente y quién ostenta su representación legal, misma que deberá contar con una vigencia no mayor de tres (3) meses contados a partir de su expedición; o si se trata de una persona jurídica extranjera, se requiere copia legalizada del registro mercantil o certificación de la autoridad competente, en la cual conste que la persona jurídica se encuentre legalmente constituida en el extranjero, con indicación del representante legal o apoderado de la persona jurídica. Aplica para todos los miembros del consorcio. 6. Cuando se trate de un consorcio, se verificará que el mismo se encuentra debidamente constituido, de acuerdo al formulario para tal fin incluido en el Capítulo IV de este pliego de cargos y de acuerdo a los requisitos exigidos para su conformación dispuesta en este pliego de cargos. Este documento debe estar firmado por el representante legal o autorizado por cada miembro del consorcio. 7. Original, copia simple o digital del Paz y Salvo Nacional vigente emitido por la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas. 8. Original, copia simple o copia digital del Paz y Salvo del pago de la cuota obrero patronal a la Caja de Seguro Social o, en su defecto, original, copia simple o copia digital de la certificación de no cotizante al régimen de seguridad social emitida por dicha entidad de seguridad social. 9. Declaración Jurada en atención a las medidas de retorsión, conforme al artículo 5 de la Ley 58 de 2002, según modelo incluido en este pliego de cargos, firmada por el representante legal o apoderado. En caso de que la propuesta sea a través de un consorcio, cada miembro del consorcio deberá presentar esta declaración, debidamente firmada por el representante legal o apoderado de la sociedad. La firma del representante legal o apoderado deberá estar autenticada por Notario Público. 10. Declaración jurada de acciones nominativas que certifique que la totalidad de las acciones de la persona jurídica que participa como proponente han sido emitidas en forma nominativa, para lo cual se incluye modelo en este pliego de cargos. Este requisito aplica a

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todos los miembros del consorcio que sean personas jurídicas nacionales o extranjeras y la firma del representante legal debe estar autenticada por Notario Público. 11. Aviso de Operaciones. Todo proponente interesado en participar en un procedimiento de selección de contratista deberá acreditar que tiene autorización para ejercer dicha actividad comercial, ya sea a través del aviso de operaciones o cualquier otro medio de prueba idóneo, cuyas actividades declaradas en el mismo deben guardar relación con el objeto contractual. El aviso de operación podrá presentarse mediante copia simple o copia digital. 30.2 Requisitos mínimos obligatorios administrativos (Requisitos Ponderables): 1. Tres cartas de referencias de al menos tres (3) clientes en las que conste que el proponente le organizó y ejecutó una reunión o evento en su totalidad en los últimos cinco (5) años, por un valor igual o superior a Dos Millones de dólares con 00/100 (B/.2,000,000.00) cada uno. En dicha carta el cliente al cual se le prestó el servicio debe certificar haber sido una entidad gubernamental o el evento o reunión debe haber sido de la siguiente naturaleza: Cumbres de Presidentes, conferencias, congresos, convenciones, reuniones o foros de carácter económico, científico, diplomático, entre otros, en los cuales exista un flujo de personas y materiales o equipos provenientes del extranjero, con duración mínima de 2 días y mínimo de 1000 asistentes. Las reuniones o eventos se debieron llevar a cabo en la República de Panamá. La entidad licitante, si así lo considera, solicitará a los referentes de cada proyecto información por escrito para confirmar el cumplimiento de objetivos, calidad y satisfacción en la realización de dichos eventos o reuniones. 2. Listado de trabajos realizados (formulario 7): Poseer un mínimo de ocho (8) años de experiencia en la gestión, organización y planificación y ejecución de reuniones o eventos. La citada experiencia se acreditará a través de la presentación de listado de los trabajos relacionados que ha efectuado el contratista, cuyo modelo se incluye en este pliego de cargos. 3. Personal clave: El proponente deberá incluir formulario de hoja de vida del equipo de trabajo clave asignado al desarrollo del presente proyecto, con los perfiles profesionales adecuados, dominio del idioma español, las credenciales de certificación y/o comprobación del personal, copia de diplomas, experiencia en la organización y ejecución de reuniones o eventos, cumpliendo cada uno los roles que deberán existir para asegurar que el mismo cubra todas las disciplinas necesarias para la ejecución exitosa del proyecto. Las Hojas de Vida del personal clave deberán indicar el grado académico, los proyectos en que ha participado cada profesional, en orden cronológico, nivel de participación en cada uno de ellos, montos de los proyectos y la fecha de realización de los mismos. En el Capítulo IV se adjunta el modelo de la hoja de vida que debe presentar el proponente para cada uno de los profesionales que

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componen el equipo de trabajo clave. 30.3 Requisitos mínimos obligatorios financieros (Requisitos Ponderables): 

Presentar estado financiero (Balance General y Estado de Resultado) correspondiente al último ejercicio fiscal anual (del año 2011 o 2012), debidamente auditado, acompañado de certificación original expedida por un Contador Público Autorizado o una Firma de Contadores Públicos Autorizados. En caso de empresas extranjeras, los estados financieros deben ser legalizados conforme especifica la Ley sobre documentos provenientes del extranjero. Con este requerimiento se efectuará un análisis a la situación financiera y económica de los proponentes, sean estos nacionales o extranjeros, con el objeto de determinar si cuenta con liquidez y capacidad de financiamiento para el objeto de esta licitación. Se ponderará el último ejercicio fiscal auditado y la ponderación se aplicará de acuerdo al margen en que se ubique según el resultado de la aplicación de la siguiente fórmula: Rentabilidad ((Ganancia Neta/Ventas)*100); Liquidez (Activos Corrientes/Pasivos Corrientes); Endeudamiento (Pasivo total/Patrimonio).

Presentar 2 (dos) cartas de referencias bancarias de alguna entidad financiera local, donde indique que tiene facilidades de crédito de por lo menos 6 cifras bajas.  Declaración jurada del Secretario o Tesorero de la Junta Directiva de la Sociedad, en la cual haga constar que el 100% de sus acciones son nominativas, indicando sus propietarios. En caso que las acciones nominativas sean emitidas a favor de otra persona jurídica, se deberá indicar con claridad la identidad de cada persona natural que sea directa o indirectamente el beneficiario final de por lo menos el cinco por ciento (5%) del capital accionario emitido y en circulación. Salvo que se trate de una sociedad anónima cuyas acciones se cotizan públicamente en una bolsa de valores reconocida por el Comisión Nacional de Valores de Panamá. 30.4 Requisitos mínimos obligatorios técnicos (Requisitos Ponderables): 

Presentar el Plan de Trabajo que al menos incluya la descripción del enfoque, la metodología y el plan de actividades para la ejecución del trabajo, dividido en las siguientes partes: 1. Enfoque técnico y metodología: El proponente deberá explicar su comprensión de los objetivos del trabajo, enfoque de los servicios, metodología para llevar a cabo las actividades y obtener el producto esperado y el grado de detalle de dicho producto. La empresa o consorcio deberá explicar la metodología que propone adoptar y resaltar la compatibilidad de esa metodología con el enfoque propuesto. 2. Plan de Trabajo: El proponente deberá proponer las actividades principales del trabajo, su contenido y duración, fases y relaciones entre sí, etapas (incluyendo las aprobaciones provisionales del Contratante) y las fechas de entrega de los informes. El plan de trabajo propuesto deberá ser consistente con el enfoque técnico y la

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metodología, demostrando una compresión del pliego de cargo y habilidad para traducirlos en un plan de trabajo factible. El Plan deberá estar conformado por los siguientes planes subsidiarios: - Plan de Gestión de Actividades - Plan de Gestión de Tiempos - Plan de Gestión de Recursos Humanos - Plan de Gestión de Administración de Riesgos - Plan de Gestión de Calidad - Plan de Gestión de Recursos Económicos - Plan de Gestión de Comunicaciones - Plan de Gestión de Cambios Se puede utilizar el Microsoft Project o herramientas similares, indicando las rutas críticas para la ejecución de las actividades. Además, deberá presentar en detalle las fechas de inicio y finalización de las actividades. El proponente presentará versión impresa y digital en formato de archivo PDF.

31. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y METODOLOGÍA DE PONDERACIÓN La Comisión Evaluadora instaurada para este acto, analizará solamente aquellas propuestas que cumplan con todos los requisitos mínimos obligatorios y que sus ofertas económicas no sean consideradas riesgosas u onerosas, de acuerdo a lo indicado en el punto 32 de este pliego de cargos. Las propuestas que no cumplan con lo señalado en este punto no serán evaluadas ni consideradas para la ponderación. Las propuestas recibidas serán sometidas al siguiente proceso de evaluación por ponderación: No 1 2 3 4

CRITERIOS DE EVALUACION CAPACIDAD ADMINISTRATIVA CAPACIDAD FINANCIERA CAPACIDAD TECNICA PRECIO Total

1 1.1

a b 1.2

Criterios de Evaluación Capacidad Administrativa Experiencia en la gestión, organización, planificación y ejecución de reuniones y eventos. 5 años comprobada 5-8 años comprobada Referencias de al menos tres (3) clientes en las que conste que el proponente

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PORCENTAJE 35% 15% 20% 30% 100% Porcentaje 35%

20%

15% 20%

15%


a b 2 2.1 a b

3 3.1. a b

3.2

4 a b c d

organizó y ejecutó a satisfacción una reunión por un monto mayor a B/. 2,000,000.00 De B/.2,000.001 a B/.3,000.000 De B/.3,000.001 en adelante Capacidad Financiera Referencias Bancarias Análisis de los estados financieros presentados Dos cartas de referencia de un banco o entidad financiera con 6 cifras bajas. Capacidad Técnica Personal Clave Administrativo y Técnico Experiencia comprobada 5 años mínimo 4 personas. Experiencia comprobada 10 años mínimo 4 personas. Plan de Trabajo Cumple con lo establecido en este pliego de cargo No cumple con lo establecido en el pliego de cargo Precio Precio más bajo Segundo precio más bajo Tercer precio más bajo Del cuarto precio más bajo en adelante

10% 15% 15% 15% 5% 10% 20% 10% 5% 10% 10% 10% 0%

30% 30% 28% 26% 24%

La propuesta que resulte elegida será aquella que cumpla con todos los requisitos mínimos obligatorios y haya recibido el mayor puntaje, de acuerdo a los criterios y metodología de evaluación descritos en esta sección. 32. DETERMINACIÓN DEL PORCENTAJE DE RIESGO U ONEROSIDAD Las empresas que presenten su oferta por debajo del diez por ciento (10%) del precio de referencia, serán consideradas riesgosas. Las empresas que presenten su oferta por encima del diez por ciento (10%) del precio de referencia serán consideradas onerosas. 33. FORMA DE ADJUDICACIÓN La adjudicación se realizará de manera global al proponente que, previo cumplimiento de todos los requisitos mínimos obligatorios y exigencias del pliego de cargos, haya obtenido

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el mayor puntaje, de acuerdo con la metodología de ponderación descrita en el mismo. En el evento que todos los proponentes incumplan con los requisitos y las exigencias del pliego de cargos, se procederá a declarar desierto el acto. 34. FIANZA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO La fianza de cumplimiento garantizará la obligación de celebrar el contrato, de ejecutar fielmente su objeto y corregir los defectos de la ejecución de los servicios. Esta fianza habrá de constituirse en efectivo, en títulos de créditos del Estado, en fianzas emitidas por compañías aseguradoras, mediante garantías bancarias o en cheques certificados o librados. 34.1 . Constitución de la Fianza de Cumplimiento Perfeccionada la adjudicación en la forma establecida en la Ley 22 de 27 de junio de 2006, el Ministerio de Relaciones Exteriores requerirá al proponente, luego de obtenidas las autorizaciones, la presentación de la fianza de cumplimiento, dentro del término de cinco (5) días hábiles siguientes a la formalización del contrato. Si el proponente no constituye dentro del término correspondiente la fianza de cumplimiento, perderá la fianza de propuesta la cual ingresará a favor del Tesoro Nacional.

La fianza de cumplimiento se consignará conjuntamente a favor del Ministerio de Relaciones Exteriores y de la Contraloría General de la República y se depositará en esta última. La Contraloría General de la República está facultada por ley para rechazar cualquier fianza que no presente una adecuada garantía de cumplimiento de contrato. Igualmente, podrá exigir la sustitución de garantías otorgadas por bancos o compañías de seguros que no se encuentren en capacidad comprobada de garantizar dichas obligaciones contractuales por otras compañías de seguros o bancos que tengan tal capacidad. 34.2 Monto y Vigencia de la Fianza de Cumplimiento La fianza de cumplimiento deberá ser por una suma no menor del DIEZ POR CIENTO (10%) del costo total del contrato. Su vigencia corresponde al periodo de ejecución del contrato principal y al término de la liquidación, más el término de un (1) año adicional, a fin de responder por vicios redhibitorios en cuanto a la mano de obra, material defectuoso o cualquier otro vicio o defecto en el objeto del contrato. El Contratista deberá mantener vigente la fianza de cumplimiento en los términos establecidos en el Artículo 88 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006.

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35. DURACIÓN DEL CONTRATO El contrato tendrá una duración de ocho (8) meses, contados a partir de la notificación de la Orden de Proceder que expida el Ministerio de Relaciones Exteriores, una vez sea refrendado el contrato por la Contraloría General de la República. 36. CONTRATO El Contratista se compromete a prestar el servicio de “CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN, LOGISTICA Y EJECUCION INTEGRAL DE LA XXIII CUMBRE IBEROAMERICANA DE JEFES DE ESTADO Y DE GOBIERNO A REALIZARSE EN PANAMA EL 18 Y 19 DE OCTUBRE DEL 2013¨, cumpliendo con las especificaciones técnicas y condiciones especiales establecidas en el pliego de cargos de la Licitación Abreviada Por Mejor Valor No.20013-0-05-0-08-AV004326. Sin limitación a lo expresado anteriormente, el servicio incluye todas las actividades necesarias para la realización de esta Reunión, dentro del tiempo y costos estipulados, garantizando calidad de los servicios, mitigando los riesgos y cumpliendo con el alcance y la excelencia requerida para este evento. Para ello el Contratista debe proveer, integrar, administrar y dirigir un equipo de profesionales que brinde el servicio y que trabaje, en conjunto, con el personal asignado por el Estado. 36.1. Formalización del Contrato Todo contrato que celebre El Estado se sujetará a las siguientes reglas: i. Los contratos celebrados en la República de Panamá se sujetarán a las leyes panameñas. ii. El contrato será redactado en español y fiel copia del mismo será entregada al Contratista. El original quedará en poder del Ministerio de Relaciones Exteriores. Este contrato se regirá por lo establecido en el Texto Único de la Ley 22 sus respectivas reformas y demás disposiciones legales y reglamentarias que la complementen. 36.2 Firma del Contrato Una vez ejecutoriada la resolución de adjudicación por vía gubernativa y constituida la fianza de cumplimiento, el Ministro de Relaciones Exteriores o el funcionario debidamente delegado, procederá a formalizar el contrato de acuerdo con el modelo incluido en el pliego de cargos y las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. 36.3 Perfeccionamiento del Contrato Los contratos se entenderán perfeccionados cuando sean refrendados por la Contraloría

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General de la República. 36.4 Efectos de los Contratos Los contratos surtirán efectos a partir de la fecha de su notificación o entrega de la Orden de Proceder al Contratista, luego de que se cuente con el refrendo respectivo. 36.5 Disposiciones aplicables a los contratos públicos Los contratos públicos que celebren las entidades públicas se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias vigentes y, lo que en éstas no se disponga expresamente, por las disposiciones del Código Civil o del Código de Comercio, compatibles con las finalidades de la contratación pública. 36.6 Medios para el cumplimiento del objeto contractual Para el cumplimiento de los fines de la contratación, el Ministerio de Relaciones Exteriores tendrá las siguientes potestades: i. Ejercer la dirección general, la responsabilidad del control y la vigilancia de la ejecución del contrato, con el fin de evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación. ii. Pactar las cláusulas excepcionales al Derecho Común de terminación, interpretación y modificación unilateral del contrato. iii. Resolver administrativamente el contrato por las causas establecidas en la Ley 22 de 27 de junio de 2006, observando las formalidades en ella previstas, referentes al reconocimiento y pago de las compensaciones e indemnizaciones a que tengan derecho las personas objeto de tales medidas. 36.7 Modificación unilateral del contrato Si durante la ejecución del contrato, para evitar la paralización o afectación grave del servicio público que se deba satisfacer con él, fuere necesario introducir variaciones en el contrato y previamente las partes no lleguen al acuerdo respectivo, la entidad mediante acto administrativo, debidamente motivado, lo modificará mediante la supresión o adición de obras, trabajos, suministros o servicios necesarios. 36.8 Terminación unilateral del contrato Sin perjuicio de la resolución administrativa del contrato, prevista en el Capítulo XV de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, el Ministerio de Relaciones Exteriores , en acto administrativo debidamente motivado, podrá disponer la terminación anticipada del contrato, cuando circunstancias de interés público debidamente comprobadas lo requieran, en cuyo caso el Contratista deberá ser indemnizado por razón de los perjuicios causados

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con motivo de la terminación unilateral por la entidad contratante. Para esta terminación excepcional del contrato, se requerirá cumplir con lo establecido en el artículo 64 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, en el caso que aplique. 36.9 Facultad de Contratación La celebración del contrato corresponde al Ministerio de Relaciones Exteriores. El contrato será firmado una vez se hayan cumplido todos los trámites que exige la Ley 22 de 27 de junio de 2006 y, posteriormente, refrendado por la Contraloría General de la República. 36.10 Cláusulas y usos de la plaza El Ministerio de Relaciones Exteriores podrá incluir en los contratos que celebre los pactos, cláusulas y los usos de las plazas, dependiendo de la esencia y naturaleza del contrato, y aquellas otras que se consideren convenientes, siempre que no se opongan al interés público o al ordenamiento jurídico, sin perjuicio de los privilegios y prerrogativas de El Estado, los cuales no podrán ser objeto de limitación, negociación o renuncia por la entidad pública. Cualquier condición contraria a esta disposición será nula de pleno derecho. 36.11 Contratos celebrados con extranjeros Las personas naturales o jurídicas extranjeras que celebren contratos con el Estado deberán dejar constancia en el contrato de su renuncia a reclamación diplomática, salvo el caso de denegación de justicia. No se entiende que haya denegación de justicia cuando el contratista, sin haber hecho uso de ellos, ha tenido expeditos los recursos y medios de acción que puedan emplearse conforme a las disposiciones pertinentes. Este precepto también se aplicará a las sociedades en que existan extranjeros que sean propietarios o que tengan el control sobre las acciones o participaciones sociales en ella, y en los casos de cesión del contrato a extranjeros, en las mismas circunstancias. Lo anterior es sin perjuicio de lo que establezca la Ley 58 de 2002 sobre Medidas de Retorsión. Las personas jurídicas extranjeras para celebrar los contratos deben inscribirse en el Registro Público y obtener las licencias y las idoneidades que exigen las leyes en cada caso (Artículo 26 del Decreto Ejecutivo N°366 de 28 de diciembre de 2006). 36.12 Contratos de duración prolongada En los contratos de duración prolongada, la Contraloría General de la República podrá dar su refrendo al contrato respectivo, sujeto al cumplimiento de lo que disponen el artículo 23 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006 y las normas establecida en la Ley de Presupuesto de la Nación. 36.13 Cesión de contratos El Contrato no podrá ser cedido en todo o en parte sin previa autorización del Ministerio de Relaciones Exteriores, previo cumplimiento de las formalidades establecidas por la Ley 22 de 27 de junio de 2006 y el Decreto Ejecutivo No. 366 de 28 de diciembre de 2006, o por

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las condiciones consignadas en el pliego de cargos que hayan servido de base al procedimiento de selección de contratista. Sin embargo, en todos los casos será preciso que el cesionario reúna las condiciones y preste las garantías exigidas al Contratista y que el Ministerio de Relaciones Exteriores y el garante consientan en la cesión, haciéndolo constar así en el expediente respectivo. 36.14 Modificaciones y adiciones con base en el interés público Cuando el interés público haga indispensable la incorporación de modificaciones en los contratos administrativos, se observarán las siguientes reglas: 1. No podrán modificarse la clase y el objeto del contrato. 2. Los nuevos costos requerirán las autorizaciones o aprobaciones de acuerdo con su cuantía. 3. Las modificaciones que se realicen al contrato principal formarán parte de éste, considerándose el contrato original y sus modificaciones como una sola relación contractual, para todos los efectos legales. 4. El Contratista tiene la obligación de continuar los servicios contratados. 5. Se podrá revisar el precio unitario de un renglón o el valor total del contrato, si las modificaciones alteran en un veinticinco por ciento (25%) o más las cantidades del renglón o el valor total o inicial del contrato, respectivamente. 36.15 Interpretación y ejecución del contrato Los contratos celebrados en la República de Panamá se interpretarán y ejecutarán de conformidad con las leyes panameñas. 37. DOCUMENTOS DE PRELACIÓN DEL CONTRATO Forman parte del Contrato: el pliego de cargos, la propuesta, las adendas y la información complementaria suministrada por el adjudicatario definitivo, aceptada y aprobada por la entidad contratante para ser incluida en el contrato. Estos documentos son complementarios entre sí y cualquier asunto estipulado por uno de ellos impone la misma obligación para las partes contratantes, como si se hubiese estipulado en todos ellos. En caso de que existan contradicciones o conflictos entre las disposiciones de este Contrato y sus Anexos o entre cada uno de ellos, las partes acuerdan el siguiente orden de prelación, siendo el primero de ellos el que prevalecerá sobre los demás y así sucesivamente: i. ii.

El Pliego de Cargos de la Licitación. El Contrato y sus anexos.

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iii.

La Propuesta del Contratista.

38. CONDICIONES BÁSICAS PARA GARANTIZAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 38.1 El Contratista es el único responsable ante la entidad contratante de cumplir con la prestación del servicio contratado, no pudiendo transferir esa responsabilidad a otras entidades ni terceros en general. 38.2 El Contratista asume plena autonomía técnica y la responsabilidad para el desarrollo de sus actividades, debidamente coordinada con la entidad contratante. 38.3 Los profesionales asignados a la entidad contratante por el Contratista para la prestación de los servicios no mantendrán vínculo laboral con la entidad contratante, sino con el Contratista; en esa medida, el pago de las remuneraciones, reconocimiento de derechos laborales y otorgamiento de los beneficios sociales establecidos en el régimen laboral de la actividad privada será responsabilidad exclusiva del Contratista. 38.4 La entidad contratante efectuará las acciones de coordinación correspondientes y dictará las medidas correctivas del caso, de ser necesarias para la correcta prestación de servicios por parte del Contratista. 39. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA Sin perjuicio de lo establecido en el Contrato, el Contratista estará obligado a lo Siguiente‫׃‬ 39.1. Desarrollar los servicios de diseño, planificación, asesoramiento, ejecución, conceptualización y coordinación logística integral de todas las actividades necesarias para la realización del XXIII CUMBRE IBEROAMERICANA DE JEFES DE ESTADO Y DE GOBIERNO de acuerdo a la descripción de los servicios establecida en las especificaciones técnicas del pliego de cargos. 39.2. A tal fin, el Contratista aportará los servicios, así como todo el apoyo técnico y administrativo por el período indicado en el presente Contrato, contado a partir de la notificación de la Orden de Proceder. 39.3. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le sean impartidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores, siempre que estén amparadas dentro de la relación contractual. 39.4. Prestar los servicios de acuerdo a las mejores prácticas, para que se cumpla el objeto del contrato y éste sea de la mejor calidad. 39.5. Emplear para la ejecución del Contrato el personal clave, así como el recurso humano y técnico de la mejor capacidad y experiencia.

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39.6. Presentar el Plan de Trabajo en el plazo y forma indicada en el pliego de cargos. 39.7. Responsabilizarse totalmente por la ejecución directa del objeto contractual. El Contratista tendrá responsabilidad por casos de negligencia, error u omisión involuntaria en su desempeño o como resultado de su trabajo. 39.8. No divulgar o revelar cualquier información reservada o confidencial a la que pueda tener acceso en la ejecución del contrato, a menos que el Ministerio de Relaciones Exteriores lo haya autorizado por escrito; esta prohibición se extiende igualmente a los empleados, mandatarios y/o subcontratistas del Contratista. 39.9. Observar y cumplir las leyes de la República de Panamá. 39.10. Asumir el pago de las cuentas de sus proveedores en su totalidad. 39.11 Cumplir con las fechas y plazos pactada con sus obligaciones. 40. INFORMES, PLAZOS Y HONORARIOS 40.1 Informes presentados 

Plan de Trabajo a satisfacción del Ministerio de Relaciones Exteriores. El mismo deberá incluir: o o o o o o

Plan de Gestión de Recursos Humanos Plan de Gestión de Administración de Riesgos Plan de Gestión de Calidad Plan de Gestión de Recursos Económicos Plan de Gestión de Comunicaciones Plan de Gestión de Cambios

Informe de Avance del Plan de Trabajo, a satisfacción del Ministerio de Relaciones Exteriores el cual deberá incluir la siguiente información: o Listado de Proveedores subcontratados o Planos de distribución de todos los salones solicitados en el presente pliego

Informe Final: Entrega de la memoria del evento, en la cual se documentara la organización logística de toda la Cumbre, a satisfacción del Ministerio de Relaciones Exteriores.

40.2 Honorarios: El Estado reconocerá y pagara por los servicios prestados para la realización del Proyecto y se obliga a realizar pagos parciales de la siguiente manera:

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Primer Pago: Tres (3) semanas después de emitida la orden de proceder, el Ministerio de Relaciones Exteriores desembolsará el equivalente al 30% del monto total del contrato en concepto de pago anticipado, el cual se destinará a abonar el costo por los servicios a prestar. Para efectuar dicho pago, el Contratista deberá haber presentado previamente a este desembolso una fianza de pago anticipado que deberá constituirse por el cien por ciento (100%) de la suma dada en concepto de adelanto y tendrá una vigencia igual al periodo principal más un término adicional de treinta (30) días calendario posteriores a su vencimiento.

Segundo Pago: Cinco (5) semanas después de entregado el Plan de Trabajo, el Ministerio de Relaciones Exteriores desembolsara el equivalente al 40% del monto total del contrato en concepto de pago el cual se destinara a abonar el costo por los servicios a prestar.

Pago Final o Tercer Pago: Dentro de los 20 días hábiles siguientes a la finalización del evento, el Ministerio de Relaciones Exteriores desembolsara el equivalente al 30% al completarse a satisfacción cada uno de los servicios contratados y se entregue el Informe Final del Evento.

40.3 Plazos El total a pagar en razón de los honorarios del Contratista por la organización del evento se hará conforme al plazo y porcentaje indicado en el siguiente cuadro y previo visto bueno del Ministerio de Relaciones Exteriores: INFORMES

Plan de Trabajo Informe Preliminar

Informe Final

PLAZO DE PRESENTACION

PORCENTAJE DE PAGO

Tres (3) semanas después de emitida la orden de proceder Cinco (5) semanas después de entregado el Plan de Trabajo. Dentro de los Veinte (20) días hábiles siguientes a la finalización de la Cumbre

30% 40%

30%

41. PARTIDAS PRESUPUESTARIAS Los pagos serán con cargo a la partida presupuestaria N° 0.05.0.1.001.01.05.169

42. RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONTRATO El incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista, dará lugar a la resolución administrativa del contrato, la cual se efectuará por medio de acto administrativo debidamente motivado, conforme el procedimiento señalado en la Ley 22 de 2006.

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El Ministerio de Relaciones Exteriores, en representación de El Estado, podrá declarar la resolución administrativa del contrato. Como causales de resolución administrativa del contrato, además de las que se tengan por convenientes pactar en el contrato, deberán figurar las establecidas en el artículo 113 de la Ley 22 de 2006, que son las siguientes: 1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas. 2. La muerte del Contratista, en los casos en que deba producir la extinción del contrato conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede continuar con los sucesores del Contratista, cuando sea una persona natural. 3. La quiebra o el concurso de acreedores del Contratista, o por encontrarse éste en estado de suspensión o cesación de pagos, sin que se haya producido la declaratoria de quiebra correspondiente. 4. La incapacidad física permanente del Contratista, certificada por médico idóneo, que le imposibilite la realización de los servicios, si fuera persona natural. 5. La disolución del Contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás miembros del consorcio o asociación accidental puedan cumplir el contrato. 43. IMPUESTOS El contratista deberá pagar todos los impuestos vigentes aplicables. El contratista deberá cubrir todos los impuestos que utilice en los trabajos. En todo caso, la entidad contratante asumirá que el Contratista ha contemplado en su propuesta todos los impuestos, gravámenes, tasas y contribuciones que afecten las actividades relativas a esta licitación aunque no las haya desglosado expresamente en su propuesta, por lo que se entenderán incluidos todos los impuestos, tasas o gravámenes aplicables aunque se omita su presentación o desglose. 44. COOPERACIÓN CON OTRAS AGENCIAS DEL ESTADO Para los trabajos en los cuales se requiera la cooperación de otras agencias del Estado, el Ministerio de Relaciones Exteriores proveerá el enlace necesario para asegurar al Contratista el acceso útil a toda la información que requiera durante la realización de los trabajos. 45. DAÑOS A TERCEROS 46.1. Disposiciones legales y responsabilidades para con el público y el Estado: El Contratista, por este medio, declara y manifiesta que se ha familiarizado con toda la

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documentación entregada por la entidad contratante antes de la suscripción del contrato y con toda la documentación de la licitación, y no podrá alegar en ningún caso desconocimiento alguno de su parte. El Contratista ha comprobado por sí mismo el alcance de sus servicios y las condiciones generales y locales que puedan afectar sus servicios o el costo de los mismos. El Contratista deberá mantenerse al corriente y completamente bien informado con respecto a todas las leyes, disposiciones legales, tanto nacionales como municipales, y todas las regulaciones pertinentes que en alguna forma afectan el desarrollo del contrato, incluyendo reglamentos de contribuciones, seguridad, sanidad, laborales, fiscales, administrativos, de riesgos profesionales y cualquier otro requisito que las leyes de Panamá establezcan, tales como Seguro Social, Certificado de Paz y Salvo del Impuesto sobre la Renta, seguridad pública y resoluciones de la Junta Técnica de Ingeniería y Arquitectura, y se obliga a darles cumplimiento en todo momento. 46.2 Responsabilidad por daños o reclamos: El Contratista liberará al Estado y a sus representantes por cualquier pleito en contra del Contratista, que resulte en demandas o acción de cualquier índole, promovida por cualquier persona, natural o jurídica, por causa de daños o perjuicios reales o infundados, como consecuencia de la ejecución de cualquier servicio o trabajo; del empleo de cualquier persona, o métodos; o por omisión de cualquier acto; o por negligencias, descuidos o desaciertos del Contratista o sus empleados o subcontratistas en la ejecución de los servicios o trabajos. Además, el Contratista liberará al Estado y a sus representantes de cualquier reclamo por indemnizaciones que surjan de la aplicación de las leyes y disposiciones legales. 46. DERECHO DE AUTOR Y PROPIEDAD INDUSTRIAL Se entenderán cedidos al Estado los derechos de propiedad intelectual o industrial que surjan como consecuencia de los servicios objeto del contrato, en atención a lo establecido en la Ley 15 de 1996. El Contratista liberará a la entidad contratante de toda responsabilidad por cualquier reclamación que surja de subcontratos, profesionales o de trabajo, relativos a la propiedad intelectual, que se encuentren relacionados con sus servicios. 47. FORMA DE PAGO Al crédito, pagadero en un término de 90 días hábiles contados a partir del recibido a satisfacción por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores y la presentación de la cuenta en debida forma.

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CAPITULO III ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 1.

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA CUMBRE

Este pliego de cargos establece los requisitos obligatorios para la prestación de servicios de CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN, LOGISTICA Y EJECUCION INTEGRAL DE LA XXIII CUMBRE IBEROAMERICANA DE JEFES DE ESTADO Y DE GOBIERNO A REALIZARSE EN PANAMA EL 18 Y 19 DE OCTUBRE DEL 2013¨ En consecuencia, el contratista deberá ejecutar bajo su responsabilidad y costos estos servicios, incluyendo todos los trabajos conforme a lo establecido en este pliego y los documentos que lo conforman. A través de este documento se intenta externalizar al máximo todas las tareas relacionadas con la organización de eventos, en aras de seleccionar a un contratista que ofrezca un servicio integral de coordinación y ejecución total del Evento. De este modo, la función del Ministerio de Relaciones Exteriores consistirá en marcar las directrices y el perfil de cada una de las actividades, seguimiento y visto bueno de las diferentes acciones y fases necesarias para el desarrollo y buen fin de los mismos, así como la realización de los trámites administrativos internos, que por su propia naturaleza no sean posibles externalizar. El proponente deberá incluir en su propuesta todos los trabajos que no estén explícitamente establecidos o descritos en este pliego de cargos o sus anexos y que puedan ser necesarios para la ejecución total de sus servicios. El Ministerio de Relaciones Exteriores junto con la empresa elaborarán conjuntamente un manual de alcance de los bienes y servicios requeridos. 2. DESCRIPCION DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR Este pliego de cargos establece los requisitos obligatorios para la prestación del servicio de “Organización, Logística y Ejecución Integral para la XXIII Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno”, en consecuencia, el Contratista deberá ejecutar bajo su exclusiva responsabilidad y costo estos servicios, incluyendo todos los trabajos conforme a lo establecido en este pliego y los documentos que lo conforman. A través de este documento se intenta externalizar al máximo todas las tareas relacionadas con la organización de eventos, en aras de seleccionar a un Contratista que ofrezca un servicio integral de coordinación y ejecución total. De este modo, la función del Ministerio de Relaciones Exteriores consistirá en marcar las directrices y el perfil de cada una de las actividades, seguimiento y visto bueno de las diferentes acciones y fases necesarias para el desarrollo y buen fin de los mismos, así como la realización de

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los trámites administrativos internos, que por su propia naturaleza no sean posibles externalizar. El proponente deberá incluir en su propuesta todos los trabajos que no estén explícitamente establecidos o descritos en este pliego de cargos o sus anexos y que puedan ser necesarios para la ejecución total de sus servicios. 2.1 Responsabilidades Generales del Contratista 2.1.1 Brindar de manera integral los servicios de diseño, planificación, Asesoramiento, ejecución, conceptualización y coordinación logística de la XXIII Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno. 2.1.2 Ofrecerá los servicios completos de organización de eventos desde el concepto, desarrollo, recomendaciones de comunicación y relaciones públicas corporativas. 2.1.3 Impulsará la comunicación integral, en coordinación con las autoridades de gobierno respectivas, de las relaciones públicas, mercadeo y promociones, entre otros. 2.1.4 Organización y producción general de la citada reunión. Inclusive, coordinará con las diferentes entidades encargadas de responsabilidades particulares del sector público y/o proveedores de servicios que no son objeto del presente pliego de cargos, a fin de que se garantice llevar a cabo con éxito la Cumbre. 2.1.5 Diseño, planificación, coordinación, preparación y asesoramiento de actividades previas y posteriores a la Cumbre para los participantes con estadías anticipadas y/o extendidas. 2.1.6. Coordinación, diseño, asesoramiento y preparación de las actividades extracurriculares adicionales a la Cumbre (programa para acompañantes, desayunos, cenas, entre otras), en coordinación con las autoridades de gobierno involucradas en esta sección. 2.1.7 Seguimiento y actualización del Plan de Trabajo. 2.1.8 Presentar cinco (5) semanas después de entregado el Plan de Trabajo un listado de proveedores, que realizarán cada una de las actividades descritas en este pliego de cargos. El Contratista velará que los citados proveedores cuenten con los conocimientos, calidad de servicios comprobados y la experiencia necesaria para las actividades a desempeñar. El Contratista deberá revisar todas las asignaciones de personal presentadas por los proveedores y el manejo de la mano de obra por éstos contratados. La aprobación de los proveedores recaerá en la Entidad Contratante. 2.1.9. Contratación de los proveedores necesarios para llevar a cabo las actividades descritas en este pliego de cargos. Los reclamos que se susciten por parte de estos proveedores serán responsabilidad del Contratista. 2.1.10 Elaborar 300 ejemplares de la memoria que documente la Organización de la XXIII Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno, que deberá ser presentada en formato de letra Arial a 10pt, párrafos a espacio y medio, papel satinado con acabado maté. Armado de libro con cartulina satinada con acabado maté y barniz.

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Presentar para aprobación de la entidad contratante. Nota: El Ministerio de Relaciones Exteriores se encargará de la alta dirección del proyecto, toma de decisiones relacionadas con los procesos, aprobación de los proveedores identificados por el Contratista y definición de todas las cuestiones fundamentales, bajo el asesoramiento del Contratista.

3. INSTALACIONES NECESARIAS 3.1 CONTRATACION LUGAR/INSTALACION DONDE SE LLEVEN A CABO LAS REUNIONES Y EVENTOS SOCIALES 3.1.1 INSTALACIONES Es responsabilidad del Contratista dar opciones de lugares en donde se llevaran a cabo las reuniones y eventos propios de la Cumbre, (plenarias, almuerzo, cenas, actividades culturales, los lugares seleccionados tendrán que tener el visto bueno del Ministerio de Relaciones Exteriores. Por lo que tendrá a su cargo el pago de los costos de consumos y alquileres generados, de todas las actividades propias del Programa de la Cumbre. Estos lugares deberán ser aprobados por el Ministerio de Relaciones Exteriores. 3.1.2 HOTEL El Contratista debe sufragar el hospedaje de los Presidentes o Jefes de Estado, Ministros de Relaciones Exteriores, y dos habitaciones adicionales. 

Delegaciones

El contratista deberá asumir los costos y contratar las habitaciones siguientes: o o o o o

Jefes de Estado y de Gobierno de los Países Iberoamericanos – Suite Ministros de Relaciones Exteriores - Suite Coordinadores Nacionales – Habitación Sencilla Responsables de Cooperación – Habitación Sencilla Seguridad de los Presidentes – SPI

Esto sería hasta un máximo de 5 habitaciones por país, de 22 países y 2 casas Reales. Contratista debe estimar un máximo de 5 noches de hospedaje para estas delegaciones. 

País anfitrión del Evento o Presidente de Panamá - Suite Presidencial o Ministro de Relaciones Exteriores – Suite o Viceministra de Relaciones Exteriores – Suite

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o o o o o o o o

Coordinador Nacional – Habitación Sencilla Responsable de Cooperación – Habitación Sencilla Asistente del Ministro de Relaciones Exteriores – Habitación Sencilla Comisión Logística - Habitación Sencilla  Una habitación para cada Sub Comisión - Aproximadamente 20 Puesto de Mando Policía Nacional – Habitación Sencilla Puesto de Mando SPI – Habitación Sencilla Gabinete Médico – Habitación Sencilla Obsequios – Habitación Sencilla  Obsequios Presidentes, Cancilleres y Primeras Damas  Obsequios Delegados y Prensa

Contratista debe estimar un máximo de 5 noches de hospedaje para estas habitaciones. 3.2 ADECUACIONES DE ÁREAS Y ESPACIOS Se necesitaran las siguientes salas de reuniones, áreas de trabajo y oficinas, junto con los servicios esenciales, adaptaciones e instalaciones durante los días de la Cumbre. 

Área de Acreditación

Área de Prensa 1. Sala de Redacción ( 2) 2. Sala de Trabajo de Radio y Televisión 3. Estudios de Radio y Televisión 4. Oficina de Información de Prensa 5. Oficina del Director General de Comunicación 6. Sala para Rueda de Prensa 7. Sala para monitoreo de página web

Oficinas, Salones de Reuniones y Áreas de Trabajo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Oficina de S.M. el Rey de España Oficina del Presidente de Panamá Oficina del Ministerio de Relaciones Exteriores de Panamá Oficinas del equipo de Coordinación de Panamá Despacho Secretario General Iberoamericano Secretaria SEGIB Sala de trabajo para SEGIB Despacho Secretario para la Cooperación y Secretario Adjunto SEGIB 9. Oficinas de Protocolo 10. Oficinas de Logística 11. Oficinas del equipo de Coordinación de Panamá 12. Sala para oficinas de la Ciudad Iberoamericana ( con capacidad para 24 estaciones de trabajo)

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13. Área de descanso de delegados 14. Oficina de la Secretaria de Estado de Comunicación 15. Cuatro ( 4) Salones bilaterales 16. Cuatro salones para reuniones 17. Áreas de servicios 18. Área de reproducción de documentos 19. Área de centro de negocios para los delegados 20. Salones para comedores 21. Salón de Belleza 22. Clínica 

Salas Plenarias 1. Sala de Reuniones de Jefes de Estado y Gobierno 2. Sala de Reuniones de Ministros de Relaciones Exteriores

Estas áreas deberán estar listas para su uso a partir del día 16 de octubre del 2013, por lo que todas las áreas del lugar/instalación deberán estar disponibles para iniciar los trabajos de construcción y adecuación desde el día 9 de octubre del 2013. Se tendrán que hacer las construcciones y remodelaciones necesarias para adecuar los espacios existentes y poder satisfacer las necesidades de salones y oficinas requeridos para la realización de la XXIII Cumbre de Jefes de Estado y de Gobierno. El sistema constructivo debe contemplar elementos divisorios que deben hacerse a medida según las áreas disponibles. El contratista presentara un plano de distribución y utilización de espacios que deberá será aprobado por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Se debe contemplar la utilización de toldas refrigeradas con pisos, para las áreas de oficinas o reuniones que no se puedan ubicar dentro del lugar/instalación, donde se llevará a cabo la Cumbre. De ser necesario se deberá conectar edificios que no estén juntos mediante la construcción de pasillos techados temporales para la comunicación de dichos edificios, previendo las lluvias. 4. MOBILIARIO Y EQUIPO 

Sala de Reuniones de Jefes de Estado y Gobierno o CAPACIDAD: 200 personas como máximo o Montaje tipo U con capacidad para 48 puestos en mesa con micrófonos instalados o Sillas para 150 personas o Escenografía con el logo del evento

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o o o o 

Teléfonos Tarima para prensa y camarógrafos Salidas eléctricas para conexión de computadoras Ambientación y decoración del salón

Sala de Reuniones para Ministros de Relaciones Exteriores o CAPACIDAD: 150 personas como máximo o Montaje tipo U con capacidad para 24 puestos en mesa con micrófonos instalados o Sillas para 125 personas o Escenografía con el logo del evento o Ambientación y decoración del salón

Sala de Reuniones (Responsables de Cooperación) o Ambientación y decoración del salón

Mobiliario para oficinas o o o o o o o o o o o o o o o o o

Escritorios ejecutivos Sillas ejecutivas Credenzas Escritorios de profesionales Sillas de profesionales Escritorios de secretarias Sillas de secretarias Sillas para visitantes Mesas de reuniones Sillas para mesas de reuniones Armarios con cerradura Armarios metálicos con estantes para suministros Basureros Tableros de anuncio de prensa Trituradores de papeles Mesas de trabajo Útiles de oficina

5. RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS POR ÁREA 5.1 AREA DE RECIBIMIENTO DE AUTORIDADES o Escenografía para toma de fotos o Iluminación

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5.2 AREA DE REGISTRO o Área de registro con una estructura compuesta de un mostrador de 6 mts de largo y área suficiente para 5 puestos de trabajo. o Carteles de señalización para las diferentes áreas de registro o Área para almacenamiento de obsequios 5.3 CENTRO DE NEGOCIOS e INTERNET CAFÉ o Puestos de trabajo para el área del internet café o Sofás tipo lounge o Cargadores de celulares y computadoras 5.4 AREAS DE DESCANSO o Sillones y áreas de descanso para los participantes de la Cumbre 5.5 TRANSPORTE El Contratista será responsable de otorgar, organizar, supervisar y velar por el buen funcionamiento del transporte de materiales y de los participantes del evento. Para tales efectos, el Contratista proveerá el personal adecuado que se encargará de la verificación del transporte, y contemplará como mínimo lo siguiente: 5.5.1 Transporte de Materiales y Útiles: Servicios de transporte de carga correspondiente, para los documentos, equipos, materiales y útiles que el Ministerio de Relaciones Exteriores envíe al local para utilizar en la reunión. La ruta básica del traslado será desde el Ministerio de Relaciones Exteriores, al lugar donde se desarrollara el evento y viceversa al culminar la Cumbre. 5.5.2 Transporte de Participantes El Contratista dotará del personal que se encargue de la confirmación de los vuelos de ida y vuelta de los participantes y coordinación del transporte entre aeropuertos, hoteles asignados al evento y actividades, manejo de imprevistos relacionados al equipaje y de personal que se encargue del manejo de equipaje y equipos, garantizando como mínimo lo siguiente: 5.5.2.2 Transporte colectivo o Autobuses con conductores para el transporte de los participantes entre el aeropuerto y sus hoteles y entre estos y los lugares donde se realicen las actividades oficiales.

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La cantidad de autobuses se definirá una vez se tenga el Programa final del evento y el estimado de participantes, para considerar el traslado de los Jefes de Estado y de todas las Delegaciones.

5.5.3 Ejecución y Planificación o Los choferes de los 24 vehículos de los Jefes de Estado y Gobierno serán asignados por el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Ministerio de la Presidencia o Se debe comunicar el tipo, marca y modelo de los vehículos o Nombre de los conductores o Números de celulares asignados a los conductores o Horarios de servicio y área autorizada de circulación o Coordinación para la rotulación y numeración de vehículos o Horarios de recorridos entre Hoteles y los lugares donde se realicen las actividades oficiales Nota: Se debe proporcionar en el rubro de transporte los siguientes elementos:  

Combustible y aceites Tarjetas de Corredores

5.6 UNIFORMES Se deberá suministrar uniformes con el logo del evento al siguiente personal o o o o o

Personal de apoyo/ azafatas ( Aeropuerto, Hoteles, Actos oficiales) Enlaces Choferes Seguridad Coordinadores

5.7 CENTRO DE REPRODUCCIÓN o Cuatro fotocopiadoras blanco y negro    

Con capacidad de 75 páginas por minuto Adf. 8 ½” x 11”, 8 ½” x 14”, 11” x 7” Compagina y engrapa Volumen incluido de diez (10) mil copias cada una, aproximadamente

o Dos fotocopiadora a colores:   

Con capacidad de 75 páginas por minuto Adf. 8 ½” x 11”, 8 ½” x 14”, 11” x 7” Compagina y engrapa

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 o o o o o o

Volumen incluido de cien (100) mil copias cada una, aproximadamente

Nueve trituradoras de papel Cinco unidades de fax Cinco fotocopiadoras laser de mesa y a colores Soporte Técnico 24/7 durante los días del evento Tóneres y partes según sea necesario para el volumen de copias incluidos Grapas según sea requerido

5.8 ACREDITACIONES o o o o o

Proceso de acreditaciones para los participantes Sistema de Acreditación con lector de código de barra Impresión de gafetes y cordones para los participantes Acreditaciones de vehículos Suministro de pines para los VIP y seguridad

5.9 SEÑALIZACION E IMPRESIONES Se debe incorporar el Logo de la Cumbre en la señalización y carteleria de las diferentes reuniones y oficinas o o o o o

Escenarios para recibimientos y toma de fotos Letreros de señalización para todas las áreas Letreros para puertas de oficina Letreros para registro Directorio

Se debe emitir un billete de lotería para el Sorteo Dominical del domingo 20 de octubre con el logo de la Cumbre, la empresa contratada se encargará de hacer todos los arreglos para esto. Se deben suministrar etiquetas de identificación de los equipajes de las delegaciones que serán entregadas en las respectivas Embajadas, aproximadamente 1500, las cuales se utilizaran para distribución. Esto deberá estar listo para entregar dos meses y medio antes de la Cumbre. Se elaborará e imprimirá un manual o guía para los delegados y un manual o guía para la Prensa. 5.9 PERSONAL CLAVE La plantilla del personal clave estará conformada por: i. Gerente General: Representante oficial ante la entidad contratante y tendrá la responsabilidad de dirigir y asegurar la prestación de todos los servicios bajo este contrato. Deberá

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liderar y gestionar la reunión en todas sus etapas y con todos los agentes implicados. ii. Gerente Senior 1: Encargado de coordinar la logística y operación de todas las actividades que se desarrollen dentro y/o fuera de la sede del evento (hospedaje, recepción, transporte de participantes y transporte de equipo). iii. Gerente Senior 2: Encargado de coordinar y supervisar las actividades que se desarrollen dentro y/o fuera de la sede del evento (montaje y desmontaje de salas de reunión, áreas especiales y oficinas, equipamiento, ambientación, cableado estructurado, decoración de todas las áreas, material y medios audiovisuales, transmisión de voz y datos, alimentos y bebida). iv. Gerente Senior 3: Encargado de coordinar las actividades de comunicación, promoción, mercadeo, publicidad del evento y agenda paralela, de conformidad con lo indicado en las Especificaciones Técnicas de este pliego de cargos. 5.10

PERSONAL LOCAL

o Personas bilingüe (español/ portugués) con funciones administrativas durante los días del evento. o Coordinadores para los servicios ofrecidos en esta propuesta 5.11 SERVICIOS PARA LOS PARTICIPANTES o o o o o o o

Área para cambio de monedas Agencia de Viajes Venta de suvenires Servicios médicos Áreas de Información Áreas de centro de negocios Salón de Belleza

5.12 REGALOS Se deberá suministrar regalos (material promocional) para cada uno de los participantes de la Cumbre en las diferentes categorías Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Nivel 6 Nivel 7

JEFES DE ESTADO Y GOBIERNO MINISTROS DE RELACIONES EXTERIORES Y COOPERACION ACOMPAÑENTES JEFES DE DELEGACION / PRIMERAS DAMAS OBSERVADORES E INVITADOS ESPECIALES COORDINADORES NACIONALES Y RESPONSABLES DE COOPERACION DELEGADOS PRENSA

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Se estima un total de 6,000 regalos entre todas las categorías. Todo el material estará sujeto a previa aprobación del Ministerio de Relaciones Exteriores, luego de su presentación de muestras por el contratista. 5.13 EVENTOS SOCIALES ANEXOS Es responsabilidad del Contratista la planeación, organización y el desarrollo de lo siguiente: o Desarrollo y organización de actividades extracurriculares, tales como almuerzos, cena de bienvenida y recepción de despedida entre otras. o Organización, diseño y planeamiento de las actividades extracurriculares (excursiones/giras) para los/las acompañantes de la reunión, en conjunto con las entidades organizadoras (Despacho de la Primera Dama). A continuación se muestran la lista de eventos considerados dentro del borrador del Programa de actividades, los mismos podrán ser sujetos a cambios de acuerdo a lo que establezca en su momento el Ministerio de Relaciones Exteriores. o Almuerzo el 16 de octubre o 100 personas aprox. o Almuerzo el 17 de octubre o 100 personas aprox. o Almuerzo el 18 de octubre para los Ministros de Relaciones Exteriores o 200 personas aprox. o Cena de los Jefes de Estado y de Gobierno e invitados especiales el 18 de octubre o 400 personas aprox. o Coctel de bienvenida para delegados y prensa el viernes 18 de octubre o 1500 personas aprox. o Desayuno para observadores el sábado 19 de octubre o 100 personas aprox. o Desayuno para países de Centroamérica y SICA el sábado 19 de octubre o 20 personas aprox. o Almuerzo para Jefes de Estado y Gobierno el sábado 19 de octubre o 50 personas aprox. o Almuerzo para Ministro de Relaciones Exteriores el sábado 19 de octubre o 50 personas aprox. o Almuerzo para Invitados Especiales el sábado 19 de octubre o 100 personas aprox. o Almuerzo para Delegados y Prensa el sábado 19 de octubre o 1000 personas aprox. o Evento de Clausura o 1000 personas aprox.

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En estos almuerzos, cenas y cocteles de bienvenida se debe suministrar los siguientes servicios y suministros: o o o o o o o o

Invitaciones Decoración con flores y elementos decorativos Iluminación Entretenimiento Presentaciones musicales y artísticas Saloneros Azafatas Comidas y bebidas

Deberá considerarse para la Ceremonia Inaugural y la de Clausura lo siguiente: o o o o

Escenografía Montaje de sillas con tarimas Equipo de audio y video Elaboración de video para la inauguración

5.15 FOTOGRAFIA Y VIDEO o Servicio de fotografía durante todo el Evento o Video del Evento o Memoria del evento 5.17 INSTALACIONES Y SERVICIOS o TELEFONÍA Se pondrá a disposición de los delegados los servicios de telefonía internacional, local, fax y otros servicios de telecomunicaciones a partir del 16 de octubre del 2013. o FIBRA ÓPTICA Se contemplara el cableado con fibra óptica entre los principales edificios y áreas temporales que serán utilizados para la celebración de la Cumbre con el objetivo de canalizar por este medio las señales de transmisión que se producirán en las reuniones y encuentros más importantes. o RED WIFI Se requieren dos redes independientes, una para prensa y otra para los delegados e invitados especiales de manera que el tráfico de unos no compita con el de los otros, pudiendo aplicar diferentes políticas y calidad de servicios.

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La red de área local debe ser subdividida en dos redes independientes, cada una con su propia e independiente conexión redundante de 10 Mbps a internet con protección de firewall básico. El proveedor de servicios internet debe ser capaz de proporcionar un servicio las veinticuatro horas con posibilidad de respaldo durante toda la duración de la Cumbre. Los diferentes sitios deben estar interconectados para formar una sola red en caso de que edificios adicionales sean utilizados Ambas redes deben tener claves de acceso, que serán comunicadas en el área de acreditación o en los puestos de trabajo. o SERVICIO DE LIMPIEZA o Servicio de limpieza en todas las áreas durante los días del evento, adicional a las incluidas en el contrato con el proveedor contratado para el lugar de la realización del evento. 5.18 AEROPOPUERTO o o o o

Montaje de áreas vip en dos aeropuertos Servicio de catering y saloneros Servicio de maleteros Señalización con el Logo del evento dentro del Aeropuerto

5.19 SEGURIDAD o Se deberá considerar sistema de seguridad en las áreas de entrada al hotel y a los salones que lo necesiten o Se deberá considerar el sistema de Detectores de Metal en las áreas que lo consideren necesario o El Contratista debe ser responsable de la alimentación de las unidades de Seguridad durante los días del evento o El Contratista debe proveer el uniforme o vestuario a las unidades de Seguridad que deben atender a los Presidentes o Jefes de Estado y Ministros de Relaciones Exteriores que participen en el evento Esta coordinación deberá ser trabajada en conjunto con todas las instancias de seguridad del Estado involucradas con la organización del evento. 5.20 INSUMOS ADICIONALES NECESARIOS o Banderas o Tres (3) juegos de banderas de los países Iberoamericanos.  Tamaño 4’ X 6’ bordadas en podeswa. o Cinco (5) Banderas Nacionales

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 Tamaño 4’ X 6’ bordadas en podeswa. o Dos (2) Banderas de SEGIB  Tamaño 4’ X 6’ bordadas en podeswa. o Dos (2) juegos de banderas de mesa con sus respectivas bases de los países Iberoamericanos. o Cinco (5) Banderas Nacionales de mesa con sus respectivas bases. o Dos (2) Banderas de SEGIB de mesa con sus respectivas bases.

5.21 OTROS ELEMENTOS RELACIONADOS GENERAL DEL EVENTO

CON

LA

COORDINACIÓN

No son objeto del presente pliego la contratación de los servicios de transmisión de data y de voz y los equipos y programas de computadoras; no obstante lo anterior, El Contratista será responsable de la supervisión de todas las actividades anteriormente enunciadas, inclusive lo siguiente: o Supervisión con los proveedores de los servicios de transmisión de data y voz, equipos y programas de computación y de cualquier otro proveedor involucrado en la actividad, para que la misma se efectúe de manera satisfactoria.

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CAPITULO IV FORMULARIOS 1. INTRODUCCIÓN

2. MODELOS 

FORMULARIO Nº 1 FORMULARIO DE PROPUESTA

FORMULARIO Nº 2 MODELO DE FIANZA DE PROPUESTA

FORMULARIO Nº 3 MODELO DE PODER

FORMULARIO Nº 4 MODELO DE CONVENIO DE CONSORCIO

FORMULARIO Nº 5 MODELO DE DECLARACIÓN JURADA

FORMULARIO Nº 6 MODELO DE DECLARACIÓN ARTICULO 16 DE LEY 22 DE 2006

FORMULARIO

Nº7

MODELO

LISTADO

DE

EXPERIENCIA

DEL

PROPONENTE 

FORMULARIO Nº 8 MODELO DE DESGLOSE DE PRECIOS

FORMULARIO Nº9 MODELO DE FIANZA DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

FORMULARIO Nº 10 MODELO DE CONTRATO

FORMULARIO Nº 11 MODELO DE REFERENCIA BANCARIAS

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FORMULARIOS

1. INTRODUCCIÓN En este capítulo se incluyen los formularios o los modelos necesarios que garantizan la presentación de ofertas en igualdad de oportunidades. Los proponentes deberán presentar sus ofertas completando los formularios que para tal propósito se adjunta a continuación. La presentación de las ofertas en los formularios que se anexan es de obligatorio cumplimiento; no obstante los participantes tienen la facultad de utilizar copia de estos mismos formularios o bien de preparar un original en papel membrete, manteniendo siempre el texto y contenido de los mismos. Los Formularios deberán ser completados en idioma español.

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2.

MODELOS

FORMULARIO 1 MODELO DE FORMULARIO DE PROPUESTA

Su Excelencia Ministro de Relaciones Exteriores E.S.D.

Señor Ministro: Luego de haber examinado el Pliego de Cargos, incluidas sus enmiendas, adendas o modificaciones, los suscritos presentamos la propuesta para la contratación de “los servicios de organización, logística y ejecución integral para la XXIII Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno a realizarse en Panamá el 18 y 19 de octubre del 2013”, que corresponde a la LICITACIÓN ABREVIADA POR MEJOR VALOR N° XXXX-X-XX-X-XX-XX-XXXXXX, EN ADELANTE LA LICITACIÓN. Nuestra propuesta es por un monto de XXXXX DE BALBOAS (B/.XXXXX) desglosado como sigue, y contempla e incluye todos los impuestos aplicables de acuerdo a las leyes vigentes en la República de Panamá: MONTO DE LA PROPUESTA: ___________________ ITBMS: _____________________ TOTAL DE LA PROPUESTA: ___________________ Nos comprometemos a entregar los trabajos en el tiempo máximo establecido en los documentos de licitación o antes, y realizar todo lo que se estipule en el Pliego de Cargos de esta licitación y toda la documentación relacionada con el mismo. Aceptamos, sin restricciones ni objeciones, todo el contenido del Pliego de Cargos, y manifestamos haber analizado y comprendido los alcances del modelo de contrato incluido en dicho Pliego, por lo que en caso de resultar ganadores de la licitación, nos comprometemos a suscribirlo. Adjuntamos los siguientes documentos: (marcar con X los que está adjuntando) 1. FIANZA DE PROPUESTA _____ 2. PODER ESPECIAL DE RESPRESENTACIÓN_____ 3. COPIA SIMPLE DE CÉDULA DE IDENTIDAD O PASAPORTE DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL PROPONENTE_____ 4. CERTIFICADO DE REGISTRO PÚBLICO DE LA SOCIEDAD_____

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5. CONVENIO DEL CONSORCIO FORMALIZADO_____ 6. DECLARACIÓN JURADA DEL PROPONENTE CERTIFICANDO VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA PROPUESTA _____ 7. DECLARACIÓN JURADA DE MEDIDAS DE RETORSIÓN_____ 8. DECLARACIÓN ARTÍCULO 16 DE LA LEY 22 DEL 2006_____ 9. CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE PROPONENTES DE PANAMÁ COMPRA_____ 10. AVISO DE OPERACIONES_____ 11. PAZ Y SALVO NACIONAL_____ 12. PAZ Y SALVO DEL SEGURO SOCIAL_____ (Detallar el resto de los documentos incluidos) Validez de la Propuesta: 120 días calendario, contados a partir de la celebración del acto público.

____________________ (Nombre de la Empresa o Persona Natural)

_________________________ (Firma del Representante Legal o Apoderado en el Acto o de la Persona Natural)

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FORMULARIO 2 MODELO DE FIANZA DE PROPUESTA

NÚMERO DE LA FIANZA: ______________________________ PROPONENTE O ADJUDICATARIO: _____________________________________ MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES/ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA MONTO MÁXIMO: 10% DEL VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA PARA GARANTIZAR: La propuesta, la firma del contrato y la constitución y presentación de la fianza de cumplimiento. Conste por el presente documento que la (NOMBRE DE LA FIADORA), en adelante denominada LA FIADORA, por este medio garantiza a MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES y a la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, en adelante denominadas LA ENTIDAD OFICIAL, la firma del contrato, la presentación de la fianza de cumplimiento dentro del término establecido en la Ley 22 de 27 de junio de 2006 y el mantenimiento de la oferta hecha por EL PROPONENTE en el ACTO PÚBLICO arriba enunciado, de acuerdo con los términos y condiciones indicados en la propuesta presentada por EL PROPONENTE. VIGENCIA: (Según el Pliego de Cargos) a partir del Acto Público; además, garantiza la firma del contrato una vez que el mismo cuente con todas sus aprobaciones para el que ha sido notificado de la Resolución de Adjudicación Definitiva y la misma cuente con todas sus aprobaciones. La fianza de propuesta garantiza la formalización del contrato y la presentación de la fianza de cumplimiento dentro del término establecido en la Ley 22 de 27 de junio de 2006. NOTIFICACIÓN DE INCUMPLIMIENTO: En caso de que “EL PROPONENTE O EL ADJUDICATARIO” no mantenga su oferta, no firme o celebre el contrato, o deje de presentar la fianza de cumplimiento dentro del plazo otorgado, según sea el caso, LA ENTIDAD OFICIAL, deberá notificar por escrito dicho incumplimiento a LA FIADORA dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la ocurrencia del mismo, a fin de que ésta pague el importe de la fianza de propuesta dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la fecha de recibo del aviso del incumplimiento. La notificación de incumplimiento se efectuará en las oficinas de LA FIADORA y a “EL PROPONENTE O ADJUDICATARIO” en sus oficinas principales. OBJETO: Esta Fianza de Propuesta garantiza el mantenimiento de la oferta presentada por los postores en un acto de selección de contratistas, por el término establecido en el pliego de cargos, término que corre a partir del acto de apertura de sobres; garantiza la firma del contrato; asimismo, garantiza la presentación de la fianza de cumplimiento dentro de un término no mayor de cinco (5) días hábiles de ejecutoriada la resolución que adjudica el acto de selección de contratista.

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TITULARIDAD DE DERECHOS. Sólo la ENTIDAD OFICIAL derivará derechos contra LA FIADORA por razón de esta fianza. Toda reclamación con base en esta fianza deberá ser hecha por LA ENTIDAD OFICIAL a LA FIADORA. Para efectos de reclamación se considerará a la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA como LA ENTIDAD OFICIAL. EN FE DE LO CUAL, se suscribe este Contrato en la ciudad de Panamá, República de Panamá.

POR LA FIADORA

POR EL CONTRATISTA

(Texto aprobado por la Contraloría General de la República de conformidad con el Decreto Núm.317-Leg. de 12 de diciembre de 2006).

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FORMULARIO 3 MODELO DE PODER ESPECIAL DE REPRESENTACIÓN Respetados Señores: Yo, __________________________, varón/mujer, nacionalidad _____________, mayor de edad, con cédula de identidad personal o pasaporte No._______________, casado (a), soltero (a), con domicilio en _________________, actuando en calidad de Gerente General y Representante Legal o Apoderado Legal de la sociedad ____________________________, otorgo Poder Especial al señor /a _____________________, quien es varón/mujer, panameño (a), mayor de edad, cédula de identidad personal o pasaporte No. ____________________-, casado (a), soltero(a), con domicilio en _________________________, para que nos represente en la Licitación Abreviada por Mejor Valor No. _____________________, para el __________________, el día ________ de _______________ de 2013, convocada por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Por medio de este Poder Especial, confiero al apoderado/a expresamente las siguientes facultades: ________________________________. Atentamente,

__________________ Representante Legal Cédula o Pasaporte No.

Nota: La firma de este documento debe ser autenticada por Notario Público.

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FORMULARIO NO. 4 INFORMACIÓN REQUERIDA MODELO DE CONVENIO

El Consorcio deberá presentar al Ministerio de Economía y Finanzas, mediante Convenio, la siguiente información: (1) Nombre del representante legal o apoderado especial del consorcio que participa del acuerdo, indicando datos generales de las personas, número de cédula de identidad personal o número de pasaporte, lugar de domicilio y teléfonos. (2) Datos generales del consorcio indicando la nacionalidad, información de tipo legal como número de escritura pública de constitución de cada una de las compañías, número de registros como corporación y otros. CONVENIO DEL CONSORCIO Entre los suscritos, a saber: ________________________________, varón, ____________, mayor de edad, con cédula de identidad personal o pasaporte Nº ____________, (generales) actuando en mi condición de Representante Legal o Apoderado Legal de _______________________, persona jurídica constituida según las leyes de la República de Panamá, (Datos de la Sociedad) _______________________________________, de la Sección Mercantil del Registro Público, actuando conforme a autorización de la Junta Directiva de _______________________, documento que se adjunta a este Convenio como parte integral, por una parte; y, por la otra, ________________, varón/mujer ____________________, (Generales) actuando en mi condición de Representante Legal o Apoderado Legal de ______________________________, persona jurídica constituida según las leyes de la República de Panamá, (Datos de la Sociedad) _____________________________________________________________________, de la Sección Mercantil del Registro Público, actuando conforme a autorización de la Junta Directiva de _______________________, documento que se adjunta a este Convenio como parte integral, hacemos constar que entramos a conformar un Consorcio con la finalidad de participar en la LICITACION ABREVIADA POR MEJOR VALOR ________________, el cual tendrá las siguientes características: I. NOMBRE DEL CONSORCIO: EL Consorcio se denominará Consorcio ___________________________________ II. APORTES: Cada integrante del Consorcio ___________________ hará aportes al mismo de conformidad a la participación que corresponda a cada cual, tal como se detalla a continuación: ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

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III. REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO LEGAL: Se designa como Representante Legal o Apoderado Legal del Consorcio ________________ a ________________. El representante legal contará con todas las facultades para ejercer sus funciones, sin embargo deberá contar con el aval de __________________ para efecto de suscribir compromisos no cubiertos por el presente Convenio. Asimismo el Representante Legal o Apoderado Legal deberá comunicar a _____________________ de cualquier notificación, comunicación o requerimiento que se le haga para efectos del cumplimiento de las obligaciones a ser contraídas con el Ministerio de Relaciones Exteriores para ___________________________ en el evento de que el Consorcio_________________________ resulte adjudicatario de la LICITACION ABREVIADA POR MEJOR VALOR Nº ______________. IV. TERMINOS, EXTENSION DE LA PARTICIPACION EN LA PROPUESTA Y EJECUCION. ________________________ será responsable de prestar los servicios a satisfacción del Ministerio de Relaciones Exteriores, conforme a las especificaciones técnicas y condiciones exigidas en el Pliego de Cargos. V. DURACION: El Consorcio ______________ será por el tiempo que dure la ejecución de la licitación comprometiéndose las Partes a mantener vigente las obligaciones y garantías convenidas frente al MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES en la Licitación Abreviada por Mejor Valor No.__________________. VI. OBLIGACIONES DEL CONSORCIO. Al conformar el Consorcio ______________________ para participar en la Licitación Abreviada por Mejor Valor Nº _______________________ y al suscribir el contrato que corresponda de resultar el Consorcio _______________________ adjudicatario de la licitación. Las partes de este Consorcio se comprometen a: PRIMERO: Participar en la presentación conjunta de la propuesta. Además se comprometen a firmar el contrato correspondiente de conformidad con lo establecido en los documentos de contratación y a presentar la documentación requerida para la formalización del contrato. SEGUNDO: Responder solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y de las obligaciones originadas en el contrato frente al Ministerio de Relaciones Exteriores, en la Licitación Abreviada por Mejor Valor No____________________________. TERCERO: Responder solidariamente por las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, en la ejecución del contrato, según los términos consagrados en la conformación el Consorcio.

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CUARTO: más.

No revocar el Consorcio por el término de duración del contrato y un año

QUINTO: No ceder la participación del Consorcio al otro integrante de la misma, ni a terceros, sin la autorización previa del Ministerio de Relaciones Exteriores. SEXTO: No modificar los términos y extensión de participación en la propuesta y ejecución del contrato, sin el consentimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores. SÉPTIMO: Se compromete a ejecutar los trabajos con las mejores prácticas profesionales y técnicas. OCTAVO: Acuerda que en caso de ejecución de los trabajos, cada parte asignará un representante con amplios poderes y disponibilidad durante todo el tiempo que se le requiera, para atender, tanto el programa de trabajo que se elabore, como cualquier otro asunto que requiera de su presencia, los cuales igualmente coordinarán las tareas técnicas y profesionales. Para constancia se firma este documento en la ciudad de Panamá, República de Panamá a los ____________ días del mes de __________ de dos mil _______ (2012). Firma de los Representantes Legales o Apoderados Legales de las empresas que conforman el Consorcio ______________________

_____________________

FIRMA

FIRMA

Observaciones: El documento generado deberá mostrar el nombre, cargo, documento de identificación personal (cédula o pasaporte) y firma autógrafa del Representante Legal o Autorizado del Proponente y se deberán presentar los poderes debidamente legalizados.

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FORMULARIO NO. 5 MODELO DE DECLARACIÓN JURADA SOBRE MEDIDAS DE RETORSIÓN

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 5 de la Ley 58 de 12 de diciembre de 2002, el (la) suscrito (a) _____________________________ varón / mujer (nacionalidad), mayor de edad, (profesión), (estado civil), con cédula de identidad personal o Pasaporte No. _______________, vecino de esta ciudad, actuando en mi condición de Representante Legal o Apoderado Legal de la empresa _________________________________, sociedad debidamente constituida conforme a las leyes de la República de Panamá, a Ficha: ____________, Rollo: _________, Imagen: _____________, declaro bajo la gravedad del juramento lo siguiente: 1. Que no soy una persona, nacional o extranjera, de un país al que se le aplican las medidas de retorsión conforme a la Ley 58 de 2002. 2. Que no estoy controlada directa o indirectamente por una persona de un país al que se le aplican medidas de retorsión, conforme a la Ley 58 de 2002 de 12 de diciembre de 2002. 3. Que al presentarme como proponente, no actúo en representación de una persona o entidad de un país al que se aplican las medidas de retorsión, conforme a la Ley 58 de 2002 de 12 de diciembre de 2002. 4. Que en la ejecución de la contratación pública o concesión administrativa de que se trate y de las obligaciones dimanantes de ésta, el valor de sueldos, bienes, servicios, obras públicas, arrendamientos, valores, títulos o fondos a proveer por parte del contratista o concesionario, o una combinación de éstos, que provienen de países a los cuales se les aplican las medidas de retorsión conforme a la presente Ley, no superará el diez por ciento (10%) del valor total de la contratación pública o concesión administrativa de que se trate, o el diez por ciento (10%) del valor anual de dicha contratación pública o concesión administrativa, si ésta es de naturaleza renovable o recurrente, en cada período para el cual sea renovado o extendido. Dada en la ciudad de Panamá, a los ______ días del mes de ________ de 2013.

_________________________ Representante Legal (Nombre de la Empresa)

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FORMULARIO 6 MODELO DE DECLARACIÓN JURADA (Para las Acciones Nominativas)

En la Ciudad de Panamá, República de Panamá, a los _______ días del mes de ________________de dos mil trece, (2013), ante mí, ___________________________________________________________, Notario Público, compareció personalmente el (la) señor (a)___________________________,a fin de participar en la Licitación Abreviada por mejor valor Nº _________________ convocada por el MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES para el Proyecto__________________________________________________________, quien suscribe,___________________, varón/mujer, de nacionalidad_________________, mayor de edad, portador de la cédula de identidad personal Nº______________, o pasaporte Nº_____________, (generales) actuando en mi condición de Secretario o Tesorero de la Junta Directiva de la Sociedad_________________________________ nacional o extranjera, debidamente constituida conforme a las leyes de la República de Panamá, a Ficha: ____________, Rollo:_________, Imagen: _____________, el (la) señor (a) ______________________, se le tomó el juramento bajo la gravedad prometiendo decir la verdad, manifestando así lo siguiente: 1. Que el 100% de nuestras acciones son nominativas, y sus propietarios son: __________________________ __________________________ ___________________________ 2. Que las acciones nominativas se han emitido a favor de la persona jurídica_____________________________________, y por lo menos el cinco por ciento (5%) del capital accionario emitido y en circulación es propiedad de las siguientes personas naturales: ______________________________________________________________.

Dado en la ciudad de _______________, a los _____ días del mes de ____________ de 2013. _________________________ Firma

Secretario o Tesorero de la Junta Directiva de la Sociedad

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FORMULARIO 7 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

Aテ前

Duraciテウn del Servicio

Nombre del Cliente

Valor del Contrato ($)

Firma: ________________________ Nombre: ______________________ Cテゥdula: _______________________ Cargo: ________________________ Fecha: ________________________

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Tipo de Evento

Descripciテウn de los Servicios Prestados


FORMULARIO 8 MODELO DE DESGLOSE DE PRECIOS

No

Rubro

LISTA DE PRECIOS Unid. Cantidad

1 2 3 4

Firma: ________________________ Nombre: ______________________ Cédula: _______________________ Cargo: ________________________ Fecha: ________________________

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Precio Unitario ($)

Precio Total ($)


FORMULARIO 9 MODELO DE FIANZA DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO NÚMERO DE FIANZA: ______________ CONTRATISTA: ______________________ LÍMITE MÁXIMO DE RESPONSABILIDAD: ___________________________ MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES/ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PARA GARANTIZAR LAS OBLIGACIONES CONTRAIDAS POR EL CONTRATISTA: (Se puede identificar el proceso de selección de contratista, la excepción de acto público o el contrato). VIGENCIA: _________Días a partir de la fecha indicada en los siguientes casos: Orden de Proceder, refrendo o cumplida la condición a la cual se sujeta el contrato. Conste por el presente documento (NOMBRE DE LA FIADORA), en adelante denominada LA FIADORA, por este medio le garantiza a MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES y a la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, en adelante denominadas LA ENTIDAD OFICIAL, la obligación de ejecutar fielmente el objeto de EL CONTRATO antes enunciado, y una vez cumplido éste, de corregir los defectos a que hubiere lugar. VIGENCIA: Corresponde al período de ejecución del contrato principal, más un término de un (1) año, si se tratare de bienes muebles, consultorías y servicios para responder por vicios redhibitorios, tales como mano de obra, material defectuoso o de inferior calidad que el adjudicado, o cualquier otro vicio o defecto en el objeto del contrato, salvo los bienes muebles consumibles que no tengan reglamentación especial, cuyos términos de cobertura serán de seis (6) meses, y por el término de tres (3) años, para responder por defectos de reconstrucción o construcción de la obra o bien inmueble. Vencidos estos términos y no habiendo responsabilidad, se cancelará la fianza. En caso de una OBRA entregada sustancialmente ejecutada, la fianza de cumplimiento para responder por vicios redhibitorios y defectos de construcción o de reconstrucción comenzará a regir a partir del recibo de la parte sustancial de la obra usada y ocupada por el Estado; y, para el resto de la obra, a partir del acta de aceptación final. OBJETO: Esta fianza garantiza el cumplimiento del contrato u obligación de ejecutar fielmente su objeto y, una vez cumplido éste, corregir los defectos a que hubiere lugar. INCUMPLIMIENTO: LA ENTIDAD OFICIAL comunicará por escrito a LA FIADORA y a EL CONTRATISTA, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en que tuvo conocimiento de alguna de las causales que puedan dar lugar a la

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resolución administrativa del contrato o que se haya dado inicio a las diligencias de investigación para el mismo fin, lo que ocurra primero. LA FIADORA quedará exonerada de responsabilidad conforme a esta fianza en caso de que, producido cualquier incumplimiento por parte de EL CONTRATISTA, LA ENTIDAD OFICIAL no reclamare por dicho incumplimiento a LA FIADORA dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en que tuvo conocimiento de dicho incumplimiento, en sus oficinas principales, dando una relación escrita de los hechos principales reclamados. La notificación se efectuará por escrito a LA FIADORA. El incumplimiento se da con la expedición de la resolución que resuelve administrativamente el contrato. LA FIADORA dispondrá de un término de treinta (30) días calendarios siguientes a la notificación del incumplimiento para ejercer la opción de pagar el importe de la fianza, o de sustituir al contratista en todos sus derechos y obligaciones, siempre que quien vaya a continuarlo, por cuenta de LA FIADORA y a cuenta y riesgo de ésta, tenga capacidad técnica y financiera, a juicio de la ENTIDAD OFICIAL. Acciones Legales: Toda reclamación con base en esta fianza deberá ser hecha por la ENTIDAD OFICIAL a LA FIADORA. Para efectos de reclamación, también se entiende a LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA como ENTIDAD OFICIAL. Cualquier acción legal, ya sea judicial o extrajudicial que inicie LA ENTIDAD OFICIAL, deberá entablarse contra EL CONTRATISTA conjuntamente con LA FIADORA y la petición deberá solicitar en todo caso la condena de EL CONTRATISTA y LA FIADORA. SUSTITUCIÓN DEL CONTRATISTA: LA FIADORA tiene derecho dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la notificación de incumplimiento contenida en la Resolución Administrativa del Contrato u Orden de Compra, a pagar el importe de la fianza, o a sustituir al contratista en todos los derechos y obligaciones del contrato, siempre que quien vaya a continuarlo, por cuenta y riesgo de la fiadora, tenga capacidad técnica y financiera, a juicio de la entidad pública contratante. SUBROGACIÓN: En caso de que LA FIADORA le diere cumplimiento a las obligaciones asumidas por ella conforme a esta fianza, ya fuere mediante el pago de los perjuicios pecuniarios o mediante la ejecución de las obligaciones garantizadas, subrogará a EL CONTRATISTA en todos los derechos y pertenencias dimanantes de dicho CONTRATO, incluyendo todos los valores e indemnizaciones, pagos diferidos, porcentajes retenidos y créditos que LA ENTIDAD OFICIAL le debiere a EL CONTRATISTA al tiempo en que tuvo lugar la falta o que debieran pagársele después, según las estipulaciones de EL CONTRATO. En consecuencia, a partir del momento en que la ENTIDAD OFICIAL presente una reclamación a LA FIADORA, quedarán sin efecto cualesquiera cesiones de pago de dinero derivadas de EL CONTRATO y LA ENTIDAD OFICIAL cesará todo pago a EL CONTRATISTA, acreedores o cesionarios, los cuales a partir de ese momento aprovecharán exclusivamente a LA

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FIADORA. De igual manera, LA FIADORA se subrogará en cualesquiera otros derechos y acciones que LA ENTIDAD OFICIAL tuviere en contra de EL CONTRATISTA. SUBORDINACIÓN: LA FIADORA estará obligada a cumplir las obligaciones que contrajo conforme a la presente FIANZA, siempre que el CONTRATISTA haya debido cumplirlas de acuerdo a EL CONTRATO. PRÓRROGA O MODIFICACIÓN: LA ENTIDAD OFICIAL notificará a LA FIADORA las prórrogas, adiciones o modificaciones a los Contratos u Órdenes de Compra. LA FIADORA manifestará su consentimiento mediante la emisión del endoso respectivo. En caso contrario, EL CONTRATISTA deberá presentar una FIANZA que garantice la Prórroga o modificación del contrato. PRÓRROGA POR SUSTITUCIÓN DEL CONTRATISTA: Cuando LA FIADORA asuma por intermedio de una persona idónea al efecto la ejecución de la obra, tendrá derecho a convenir prórrogas del término pactado, incluyendo, sin limitar la generalidad de lo anterior, demoras motivadas por fuerza mayor o casos fortuitos. Para este fin, se tomará en cuenta la demora normal por razón de la sustitución de EL CONTRATISTA. EN FE DE LO CUAL, se suscribe este Contrato en la ciudad de______________, República de Panamá, a los _________días del mes de ______________de ______________. POR LA FIADORA POR EL CONTRATISTA (Texto aprobado por la Contraloría General de la República de conformidad con el Decreto Núm.317-Leg. de 12 de diciembre de 2006).

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FORMULARIO 10 MODELO DE CONTRATO República de Panamá MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES CONTRATO Nº_________ Entre los suscritos, a saber, FERNANDO NUÑEZ FABREGA, varón, panameño, mayor de edad, vecino de esta ciudad, con cédula de identidad personal Nº___________, en su calidad de MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES, actuando en nombre y representación del MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, por una parte, en adelante se denominará EL MIRE; y, por la otra, _______________, varón/mujer, panameño/a, mayor de edad, con cédula de identidad personal Nº__________, actuando en nombre y representación de la sociedad denominada_____________, debidamente inscrita en la Sección Mercantil del Registro Público de Panamá, a ficha ________, documento________ e imagen ________, quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, acuerdan celebrar el presente Contrato de Servicio, en lo sucesivo “El Contrato”, debidamente adjudicado mediante Licitación Abreviada, sujeto a los siguientes clausulas y condiciones: CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO EL CONTRATISTA se compromete con EL MIRE en brindarle el servicio de “CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN, LOGISTICA Y EJECUCION INTEGRAL PARA LA XXIII CUMBRE IBEROAMERICANA DE JEFES DE ESTADO Y DE GOBIERNO A REALIZARSE EN PANAMA EL 18 Y 19 DE OCTUBRE DEL 2013”, cumpliendo con las especificaciones técnicas y condiciones especiales establecidas en el pliego de cargos de la Licitación Abreviada Por Mejor Valor No.20013-0-05-0-08-AV-004326. Sin limitación a lo expresado anteriormente, el servicio incluye todas las actividades necesarias para la realización de la XXIII CUMBRE IBEROAMERICANA DE JEFES DE ESTADO Y DE GOBIERNO, dentro del tiempo y costos estipulados, garantizando la calidad de los servicios, mitigando los riesgos y cumpliendo con el alcance y la excelencia requerida para este evento. Para ello EL CONTRATISTA debe proveer, integrar, administrar y dirigir un equipo de profesionales que brinde el servicio y que trabaje, en conjunto, con el personal asignado por el Estado. CLÁUSULA SEGUNDA: FECHA Y LUGAR DEL EVENTO La XXIII CUMBRE IBEROAMERICANA DE JEFES DE ESTADO Y DE GOBIERNO, se realizará del 18 al 19 de octubre de 2013, en las instalaciones XXXXXXXXXXXXXXX en la Ciudad de Panamá, República de Panamá.

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CLÁUSULA TERCERA: DOCUMENTOS DEL CONTRATO Forman parte del Contrato: El pliego de cargos, la propuesta, las adendas y la información complementaria suministrada por el adjudicatario definitivo, aceptada y aprobada por la entidad contratante, para ser incluida en el contrato. Licitación Abreviada por Mejor Valor No.20013-0-05-0-08-AV-004326 “CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN, LOGISTICA Y EJECUCION INTEGRAL PARA LA XXIII CUMBRE IBEROAMERICANA DE JEFES DE ESTADO Y DE GOBIERNO A REALIZARSE EN PANAMA EN OCTUBRE DEL 2013”. Estos documentos son complementarios entre sí y cualquier asunto estipulado por uno de ellos impone la misma obligación para las partes contratantes, como si se hubiese estipulado en todos ellos. En caso de que existan contradicciones o conflictos entre las disposiciones de este Contrato y sus Anexos o entre cada uno de ellos, las partes acuerdan el siguiente orden de prelación, siendo el primero de ellos el que prevalecerá sobre los demás y así sucesivamente: 1. 2. 3.

El Pliego de Cargos de la Licitación. El Contrato y sus anexos. La Propuesta del CONTRATISTA.

CLÁUSULA CUARTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA EL CONTRATISTA se obliga a: 1. Desarrollar los servicios de “CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN, LOGISTICA Y EJECUCION INTEGRAL PARA LA XXIII CUMBRE IBEROAMERICANA DE JEFES DE ESTADO Y DE GOBIERNO A REALIZARSE EN PANAMA EL 18 Y 19 DE OCTUBRE DEL 2013”, de acuerdo a la descripción de los servicios del proyecto establecida en las especificaciones técnicas del pliego de cargos. 2. A tal fin, EL CONTRATISTA aportará los servicios, así como todo el apoyo técnico y administrativo por el período indicado en el presente Contrato, contado a partir de la notificación de la Orden de Proceder. 3. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le sean impartidas por EL MIRE, siempre que estén amparadas dentro de la relación contractual. 4. Prestar los servicios de acuerdo a las mejores prácticas, para que se cumpla el objeto del contrato y éste sea de la mejor calidad. 5. Emplear para la ejecución del Contrato el personal clave, así como el recurso humano y técnico de la mejor capacidad y experiencia. 6. Presentar el Plan de Trabajo en el plazo y forma indicada en el pliego de cargos.

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7. Responsabilizarse totalmente por la ejecución directa del objeto contractual. EL CONTRATISTA tendrá responsabilidad por casos de negligencia, error u omisión involuntaria en su desempeño o como resultado de su trabajo. 9. No divulgar o revelar cualquier información reservada o confidencial a la que pueda tener acceso en la ejecución del contrato, a menos que EL MIRE lo haya autorizado por escrito. Esta prohibición se extiende igualmente a los empleados, mandatarios y/o subcontratistas de EL CONTRATISTA. 10. Observar y cumplir las leyes de la República de Panamá. 12. Asumir el pago de las cuentas de sus proveedores en su totalidad. CLÁUSULA QUINTA: OBLIGACIONES DEL ESTADO EL ESTADO tiene, entre otras, las siguientes obligaciones: 1. Supervisar las actividades de EL CONTRATISTA y subcontratistas relacionadas con el objeto del contrato. 2. Emitir la Orden de Proceder y notificarla a EL CONTRATISTA. 3. Realizar puntualmente los pagos, según la forma, plazos y condiciones establecidas. 4. Realizar reuniones formales con EL CONTRATISTA para el debido desarrollo del proyecto objeto de este contrato. 5. Aplicar las sanciones y multas de conformidad con lo establecido en este Contrato. CLÁUSULA SEXTA: VIGENCIA DEL CONTRATO El contrato tendrá una duración de ocho meses (8) meses, contados a partir de la notificación de la Orden de Proceder que expida el MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES. CLÁUSULA SEPTIMA: ACUERDO FINANCIERO EL MIRE se compromete a pagar al EL CONTRATISTA la suma total de ________________(B/.____________), desglosados de la siguiente manera: _________________ (B/. ___________ ), en concepto de remuneración por los servicios suministrados por EL CONTRATISTA, más ________________ (B/._____________) , correspondiente al ITBMS, monto que será cargado a la partida presupuestaria No. 0.05.0.1.001.01.05.169 del MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, de la vigencia fiscal 2013. Los Honorarios: El Estado se obliga a realizar pagos parciales contra entrega de informes y a la presentación de la cuenta mediante formulario de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional, con el Acta de Aceptación a conformidad del MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, debidamente firmada por un funcionario autorizado por el MIRE, adjuntando toda la documentación exigida por las reglamentaciones vigentes.

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El total a pagar en razón de los honorarios de EL CONTRATISTA por la organización del evento se hará conforme al plazo y porcentaje indicado en el siguiente cuadro: INFORMES

Plan de Trabajo Informe Preliminar

Informe Final

PLAZO DE PRESENTACION

PORCENTAJE DE PAGO

Tres (3) semanas después de emitida la orden de proceder Cinco (5) semanas después de entregado el Plan de Trabajo. Dentro de los Veinte (20) días hábiles siguientes a la finalización de la Cumbre

30% 40%

30%

Durante la ejecución del presente Contrato, EL CONTRATISTA deberá preparar y entregar los informes y demás entregables a EL MIRE para su consideración y aprobación, de conformidad con lo indicado en el pliego de cargos. EL MIRE se pronunciará sobre cada uno de los informes y remitirá sus observaciones a EL CONTRATISTA, dentro de los cinco (5) días hábiles a partir de la entrega formal de los mismos. Todas las notificaciones se harán por escrito y de la misma manera EL CONTRATISTA deberá responder las debidas soluciones y justificaciones. CLÁUSULA OCTAVA: CLAUSULA PENAL Cuando por causas imputables EL CONTRATISTA se retrase en la entrega de los informes a presentar y que sustentan el objeto de este Contrato, se le aplicará una cláusula penal, consistente en una multa equivalente al cuatro por ciento (4%) dividido entre treinta (30) por cada día calendario de atraso en la entrega del informe que deba presentar. CLÁUSULA NOVENA: FIANZA DE CUMPLIMIENTO EL MIRE declara que EL CONTRATISTA ha presentado una fianza de cumplimiento del contrato, equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, que responda por la ejecución completa y satisfactoria del Contrato de Servicios, la cual ha sido constituida mediante Fianza de Cumplimiento Nº______________ de la compañía____________, la cual asciende a la suma de ____________________ (B/._________). Su vigencia corresponde al periodo de ejecución del contrato principal y al término de la liquidación, más el término de un año a fin de responder por vicios redhibitorios. CLÁUSULA DÉCIMA: RENUNCIA A RECLAMACIÓN DIPLOMÁTICA EL CONTRATISTA renuncia a toda reclamación diplomática relacionada con las obligaciones que se derivan del presente contrato, salvo en el caso de denegación de

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justicia. No se entiende que haya denegación de justicia cuando EL CONTRATISTA sin haber hecho uso de ello, ha tenido expedito los recursos y medios de acción que puedan emplearse conforme a las leyes panameñas (Artículo 69 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006). CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: CALIDAD EN EL SERVICIO EL CONTRATISTA garantizará la calidad de los materiales, útiles, mobiliario, vehículos y equipos utilizados y, de ser necesario, se obligará a reemplazarlos cuando la calidad de los mismos no cumpla con los estándares necesarios, a criterio del MIRE. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: SUBCONTRATOS La celebración de los subcontratos estará sujeta a la aprobación por escrito de la entidad contratante. Los subcontratistas no podrán subcontratar ni total ni parcialmente los trabajos que les han sido encargados por EL CONTRATISTA, salvo que la entidad contratante lo autorice expresamente por escrito. Los subcontratos celebrados por EL CONTRATISTA no crearán relación contractual alguna entre la entidad y el subcontratista respectivo. La existencia de un subcontrato no libera al Contratista de sus obligaciones, compromisos, garantías o responsabilidades frente a la entidad contratante. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: MODIFICACIONES AL CONTRATO Todo cambio, modificación, adición o eliminación de las condiciones, derechos, y obligaciones pactadas con EL CONTRATISTA en este contrato, una vez aprobadas por EL MIRE se formalizarán en una adenda que requerirá de los mismos trámites del presente contrato, del cual forma parte, para su validez y eficacia. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA: RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONTRATO Serán causales de resolución administrativa del Contrato, según lo dispone el artículo 113 del Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006 indicadas a continuación: 1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas. 2. La muerte de EL CONTRATISTA. 3. La quiebra o el concurso de acreedores de EL CONTRATISTA, o por encontrarse éste en estado de suspensión o cesación de pagos, sin que se haya producido la declaratoria de quiebra correspondiente. 4. Incapacidad física permanente de EL CONTRATISTA, certificada por médico idóneo, que le imposibilite la realización de los servicios de consultoría, si fuera persona natural. 5. La disolución de EL CONTRATISTA, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.

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No obstante a lo anterior, EL ESTADO podrá resolver el presente Contrato en cualquier momento dando un aviso previo de treinta (30) días calendarios a EL CONTRATISTA. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA: OTRAS CAUSALES DE RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONTRATO Además de las causales de resolución administrativa del contrato contempladas en la cláusula anterior, se considerarán como otras causales las siguientes: 1. 2. 3.

Si EL CONTRATISTA, por causa de fuerza mayor, no pudiera prestar una parte importante de los servicios durante un periodo de treinta (30) días calendario. Si EL MIRE determina que EL CONTRATISTA ha participado en prácticas corruptas o fraudulentas durante la ejecución del Contrato. La conducta inmoral y delictiva de EL CONTRATISTA durante la prestación del servicio.

CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA: TERMINACIÓN EL MIRE, en acto administrativo debidamente motivado, podrá disponer la terminación anticipada del presente Contrato, cuando las circunstancias de interés público debidamente comprobadas lo requieran, en cuyo caso EL CONTRATISTA deberá ser indemnizado por razón de los perjuicios causados con sujeción a lo dispuesto en el artículo 73 del Texto Único de la Ley 22 de junio de 2006. CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA: LEGISLACION APLICABLE A todos los efectos del presente Contrato, las partes eligen como domicilio especial la Ciudad de Panamá y se someten a la Ley Panameña. La validez, cumplimiento, interpretación y ejecución del presente Contrato se rige por las leyes de la República de Panamá. Cualquier litigio o controversia relacionada con este Contrato, incluyendo su interpretación, ejecución y terminación que no pueda ser resuelto amigablemente entre las partes en un plazo de quince (15) días calendario contados a partir de la notificación de una de las partes a la otra de tal situación, deberá ser ventilado de acuerdo al procedimiento judicial vigente y aplicable a las instituciones estatales de la República de Panamá. CLÁUSULA DECIMA OCTAVA: IMPUESTOS EL CONTRATISTA deberá pagar todos los impuestos vigentes aplicables. El contratista deberá cubrir todos los impuestos que utilice en los trabajos. En todo caso, la entidad contratante asumirá que EL CONTRATISTA ha contemplado en su propuesta todos los impuestos, gravámenes, tasas y contribuciones que afecten las actividades relativas a esta licitación aunque no las haya desglosado expresamente en su propuesta, por lo que se entenderán incluidos todos los impuestos, tasas o gravámenes aplicables aunque se omita su presentación o desglose.

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CLÁUSULA DECIMA NOVENA: EXONERACIÓN DE RESPONSABILIDAD EL CONTRATISTA y el personal que utilice en la ejecución del objeto contractual no estará sujeto a subordinación jerárquica o económica en relación a EL MEF; en consecuencia, EL CONTRATISTA exonera y libera expresa y totalmente a EL MEF con respecto a terceros de toda responsabilidad civil, laboral, fiscal o de cualquier naturaleza que pudiese surgir con motivo de la ejecución del presente contrato. CLÁUSULA VIGÉSIMA: TIMBRES FISCALES Al original de este de este Contrato NO SE LE ADHIEREN TIMBRES, según lo exige el Articulo 967 del Código Fiscal, toda vez que se aplica la exención determinada por el Artículo 36 de la Ley 6 de 2 de febrero de 2005, que modifica el Numeral 28 del Artículo 973 del Código Fiscal. CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA: VIGENCIA El presente contrato entrará en vigencia a partir del refrendo de la Contraloría General de la República de acuerdo al artículo 65 de la Ley No.22 de 27 de junio de 2006 y surtirá su efecto a partir de que EL MIRE emita y notifique la Orden de Proceder a EL CONTRATISTA. Estando ambas partes de conformidad con lo pactado, se firma el presente Contrato a los ______ del mes de _________ de dos mil trece (2013).

POR EL ESTADO:

POR EL CONTRATISTA:

FERNANDO NUÑEZ FABREGA Ministro de Economía y Finanzas Cédula No. XXXXXXX REFRENDO: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA FORMULARIO 11

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FORMULARIO DE HOJAS DE VIDA DEL PERSONAL CLAVE

1. Cargo propuesto [solamente un candidato deberá ser nominado para cada posición]: ______________________________________________________________________ 2. Nombre de la Empresa / Consorcio: [inserte el nombre de la firma que propone al candidato]: ______________________________________________________________________ 3. Nombre del individuo: [inserte el nombre completo]: ______________________________________________________________________ 4. Fecha de nacimiento: ____________________ Nacionalidad: _________________ 5. Educación: [Indicar los nombres de las universidades y otros estudios especializados del individuo, dando los nombres de las instituciones, grados obtenidos y las fechas en que los obtuvo.] INSTITUCIÓN/UNIVERSIDAD GRADO OBTENIDO

FECHA

6. Asociaciones profesionales a las que pertenece: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 7. Otras especialidades [Indicar otros estudios significativos después de haber obtenido los grados indicados en el 5 - ¿Dónde obtuvo la educación o cursos de especialización en aspectos similares y relacionados a la actividad que desarrollará para el objeto de la contratación]: ______________________________________________________________________ 8. Idiomas [Para cada idioma indique el grado de competencia en conversación, lectura y redacción]:

IDIOMA Conversación Lectura Redacción

GRADO MEDIO

AVANZADO

BASICO

9. Historia Laboral [Empezando con el cargo actual, enumere en orden inverso cada cargo que ha desempeñado, indicando para cada empleo la información señalada en la siguiente tabla]:

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NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN CARGOS DESEMPEÑADOS

FECHAS DE EMPLEO

DESDE:

DETALLE DE LAS ACTIVIDADES ASIGNADAS

[Enumere todas las tareas que desempeñará bajo este trabajo]

TRABAJOS QUE HA REALIZADO QUE DEMUESTRAN LA CAPACIDAD PARA EJECUTAR LAS ASIGNADAS

HASTA:

[Entre todos los trabajos que el individuo ha MEJOR desempeñado, complete la siguiente información para aquellos que mejor demuestran su TAREAS capacidad para ejecutar las tareas enumeradas ] Nombre de la tarea o proyecto: ______________________________________ Año: ______________________________________ Lugar: ______________________________________ Contratante: ______________________________________ Principales características del proyecto: _____________________________________ Actividades desempeñadas: _____________________________________ Monto del proyecto: _____________________

NOTA: ESTE FORMULARIO SE DEBE PRESENTAR POR CADA UNO DE LOS PROFESIONALES ASIGNADOS AL PROYECTO Y SE DEBERÁN ADJUNTAR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS: - Copias de los títulos académicos de los profesionales. - Si los documentos provienen del extranjero, deberán estar traducidos al idioma español, por intérprete público autorizado y cumplir con las autenticaciones a través del sello de la apostilla o por el Cónsul del país respectivo con la verificación del Ministerio de Relaciones Exteriores de Panamá. 10. Certificación: Yo, el abajo firmante, certifico que, según mi mejor conocimiento y mi entender, este currículo describe correctamente mi persona, mis calificaciones y mi experiencia. Entiendo

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que cualquier declaración voluntariamente falsa aquí incluida puede conducir a mi descalificación o la cancelación de mi trabajo, si fuera contratado. ________________________________________________ [Firma del individuo]

Fecha:

________________________________________________ [Firma del representante legal de la empresa o consorcio]

Fecha:

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Día / Mes / Año

Día / Mes / Año


FORMULARIO 12 MODELO DE CARTA REFERENCIA BANCARIA

Panam叩, _____ de ____________ de 20_______.

Se単ores Ministerio de Relaciones Exteriores E.S.D.

Estimados Se単ores: Por este medio, tenemos a bien informarle que en la empresa_____________________________ es cliente nuestro desde el a単o_________, y mantiene con nuestro banco la (s) siguiente (s) cuenta (s): Cuenta:______________________________. Cifra:________________________________.

La antes mencionada empresa _________________________________.

se

Atentamente:

________________________________ Gerente del Banco

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ha

manejado

de

forma:


Pliego cumbre final 17 5