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Lavorare con documenti complessi Molto spesso si utilizza Word per creare documenti di grosse dimensioni, come ad esempio un racconto, una tesi di laurea, oppure una relazione, ma anche lo studio di fattibilità di un progetto. Nella creazione di questi documenti, sarebbe più corretto dire nella rifinitura di questi documenti, risulta comodo poter avere strumenti che consentono di creare riferimenti alle immagini, ai paragrafi, alla bibliografia utilizzata, che consentono di creare un sommario, un indice, ma anche di inserire note. Diciamo strumenti avanzati che consentono un’organizzazione del nostro documento complesso.

I Riferimenti Sulla barra multifunzione di Word 2010 è presente la scheda Riferimenti su questa scheda sono riuniti i comandi che servono per gestire ed organizzare un documento di grosse dimensioni. Troviamo i pulsanti per inserire note a piè di pagina o a fine documento, per inserire una citazione e per gestire la bibliografia, per inserire e gestire il sommario o un indice.

Note a piè di pagina e note di chiusura Una nota contiene approfondimenti o informazioni aggiuntive sul testo che stiamo inserendo, molto spesso è posizionata a fine pagina, Nota a piè di pagina, ma non è raro trovarla alla fine di un capitolo, di una relazione, di un saggio, Nota di chiusura. 1. Aprire il file Leopardi le opere presente nella cartella Base Word sul Desktop 2. Inserire a destra del titolo del documento l’immagine Leopardi Opere Napoli 1835.jpg presente nella cartella Base Word sul Desktop. 3. Modificate l’altezza dell’immagine a 4 cm 4. Disponete l’immagine In alto a destra con testo incorniciato 5. Scegliete per l’immagine uno stile Rettangolo arrotondato con riflesso 6. Utilizzate il comando Trova per spostarvi rapidamente sulla prima occorrenza della parola Sapegno 7. Fate clic sulla scheda Riferimenti 8. Clic ora sul pulsante Inserisci nota a piè di pagina

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Notate: Word ha posizionato il cursore nella spazio riservato al piè di pagina, inserito una breve riga sopra il cursore e inserito a sinistra del cursore il numero, mentre a destra della parola ha aggiunto un piccolo numero 1 9. Scrivete ora la nota: Natalino Sapegno (Aosta, 10 novembre 1901 – Roma, 11 aprile 1990) critico letterario italiano 10. Utilizzate il comando Trova e spostatevi ora sulla prima occorrenza della parola Timpanaro 11. Inserite nuovamente una nota a piè di pagina con il seguente testo: Sebastiano Timpanaro (Parma, 5 settembre 1923 – Firenze, 26 novembre 2000) saggista e critico letterario italiano Questa volta la nota è individuata dal numero 2 2


12. Utilizzate il comando trova per spostarvi sulla prima occorrenza della parola Endecasillabi ed inserite una nuova nota a piè di pagina, la terza, con il testo: verso nel quale l'accento principale si trova sulla decima sillaba metrica 13. Spostatevi ora sulla prima occorrenza della parola Allitterazioni e inserite ancora una nota a piè di pagina, la quarta con il testo: Ripetizione di una lettera di una sillaba o più in generale di un suono all'inizio o all'interno di parole successive (Coca Cola, Marilyn Monroe, Mickey Mouse). Deriva dal latino allitterare, che significa appunto "allineare le lettere" Avete notato? La quarta nota capitava vicino una parola nell’ultima riga. Cosa è accaduto…. Word non aveva spazio per gestire l’eventuale testo della nuova nota ed ha quindi spostato il tutto sulla pagina successiva.

Personalizzare il formato di una nota Quando abbiamo inserito la prima nota, alla nostra richiesta Word ha automaticamente aggiunto il numero 1 in alto a destra della parola dove era posizionato il cursore e predisposto il piè di pagina per l’inserimento del testo. E così per tutte le altre note. Possiamo personalizzare l’aspetto delle note, ad esempio utilizzare le lettere o di simboli invece dei numeri per indicare la presenza di una nota. 1. Attivate la scheda Riferimenti

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2. Richiamate la finestra di dialogo Note a piè di pagina e di chiusura facendo clic con il mouse pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo posizionato nell’angolo inferiore destro del gruppo pulsanti Note a piè di pagina

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All’interno di questa finestra di dialogo troviamo i comandi necessari per modificare la posizione del testo della nota, ad esempio se in fondo alla pagina o sotto al testo. Possiamo convertire una nota a piè di pagina in una nota di chiusura. Troviamo lo schema di numerazione per i segni di riferimento nota, se utilizzare i numeri le lettere maiuscole o minuscole oppure simboli speciali. Sempre in questa finestra possiamo decidere se cominciare da 1 oppure in ordine crescente la nostra numerazione o decidere da quale numero o lettera cominciare. Infine possiamo stabilire se la numerazione dovrà essere continua per tutto il documento oppure se differenziata da sezione a sezione. 14. Modificate il formato del numero scegliendo le lettere minuscole 15. Fate clic sul pulsante Inserisci 16. Salvate e chiudete il file

Spostare una nota a piè di pagina o di chiusura Possiamo spostare una nota a piè di pagina o di chiusura da una posizione ad un’altra semplicemente trascinando nella nuova posizione l’indicatore della nota. È possibile inoltre, nel caso in cui la nuova posizione fosse troppo distante, utilizzare il Taglia e Incolla.

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Copiare una nota a piè di pagina o di chiusura Nel caso in cui una stessa nota viene riproposta più volte nel documento possiamo copiare il segno di riferimento, invece di riscrivere più volte il testo, ed incollarlo nel punto in cui inserire la nota. Word inserirà il testo nel piè di pagina o a fine capitolo e aggiornerà la numerazione nel caso ci fossero altre note nel resto del documento.

Eliminazione di note a piè di pagina e di chiusura Per rimuovere una nota che sia di chiusura o a piè di pagina, è sufficiente selezionare il riferimento e cancellarlo, in automatico Word eliminerà il testo e aggiornerà la numerazione delle note nel resto del documento.

Inserire un testo presente in un altro file Abbiamo nella nostra base informativa sul desktop 2 file che illustrano Giacomo Leopardi, vediamo di riunirli in un unico file 1. Aprite ora il file Giacomo Leopardi presente nella cartella Base Word sul desktop 2. Posizionatevi sul primo rigo vuoto a fine documento 17. Attivate ora la scheda Inserisci e fate clic sul triangolino con il vertice rivolto verso il basso a destra del pulsante Oggetto gruppo pulsanti Testo

Si aprirà la finestra di dialogo Inserisci file 18. Nel pannello di sinistra scegliete la cartella Base Word presente sul desktop e nel pannello di destra fate doppio clic sul file Leopardi le opere Il contenuto del file verrà aggiunto al documento aperto

Aggiunta di didascalie al file Una didascalia è una breve descrizione posta generalmente sotto o vicino a un'immagine o ad una tabella ed ha la funzione di commento. Word consente di inserire automaticamente le didascalie mentre si lavora utilizzando la caratteristica Didascalia 5


Automatica. Utilizziamo il file Giacomo Leopardi per vedere insieme praticamente come aggiungere una didascalia ad una immagine 1. Spostatevi e selezionate l’immagine posizionata a destra del paragrafo che comincia con “La formazione…….” facendovi un clic sopra con il mouse 19. Dalla scheda Riferimenti gruppo pulsanti Didascalie fate clic sul pulsante Inserisci Didascalia Word aprirà la finestra di dialogo Didascalia nella quale è possibile indicare il testo della didascalia e personalizzarle attraverso le Opzioni. 20. Fate clic nella casella Didascalia e aggiungete “Leopardi giovane” a destra della scritta Figura 1

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21. Nella casella Opzioni potete decidere di modificare il tipo di etichetta decidere ad esempio se si tratta di una figura, di una tabella oppure di una equazione potete inoltre scegliere la posizione della didascalia. 22. Potete anche decidere come numerare le didascalie se con le lettere, con i numeri, con i numeri romani. 23. Fate clic sul pulsante OK 24. Inserite le didascalie anche per le altre 2 immagini nel documento rispettivamente con il testo: Libri e Le opere 6


Gestire le fonti Per creare la nostra tesina ci siamo documentati attraverso libri di critici letterari e di storici. È buona regola inserire sempre le fonti dalle quali abbiamo attinto per la creazione del nostro documento quali esse siano libri, ma anche link a pagine web, articoli, atti di convegni, rapporti ecc.. La bibliografia, collocata in genere alla fine di un documento, rappresenta l'elenco delle fonti consultate o citate nel corso della stesura. In Microsoft Office Word 2010 è possibile generare automaticamente una bibliografia utilizzando le informazioni sulle fonti fornite per il documento. 1. Nella scheda Riferimenti è presente il gruppo pulsanti Citazione e bibliografia si utilizzano questi pulsanti per inserire e gestire citazioni e fonti nel documento.

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25. Fate clic con il mouse sul pulsante Gestione fonti si aprirà l’omonima finestra di dialogo 26. Fate clic sul pulsante Nuova

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27. Si aprirà la finestra di dialogo Crea fonte nella quale potremo indicare il tipo di fonte, se si tratta di un libro, di una sezione di un libro, di un articolo di una rivista specializzata o di un periodico, di un film di una intervista ecc. 7


Possiamo inserire l’autore, nel caso di relazioni la società di appartenenza, il titolo, l’anno, la città e la casa editrice. 28. Fate clic sul controllo alla sinistra della voce Mostra tutti i campi bibliografia per estendere gli spazi e le voci a disposizione 29. Inserite ora Leopardi Giacomo nella casella Autore 30. Nella casella Titolo inserite ora Tutte le opere 31. Nella casella Anno inserite 1969 32. Inserite ora Firenze nella casella Città 33. Nella casella Editore inserite Sansoni 34. Nella casella successiva dove trovate A cura di inserite Walter Binni ed Enrico Ghidetti

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35. Scrivete ora 1 nella casella Volume 8


36. Fate clic sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo 37. Inserite ora 5 nuove fonti con le seguenti informazioni: 38. LEOPARDI GIACOMO, Zibaldone di pensieri, a cura di Giuseppe Pacella, Milano, Garzanti, 1991 39. BERARDI CIRILLO, Ottimismo Leopardiano, Venezia, Scarabellin, 1930; BINNI WALTER, La nuova poetica leopardiana, 4ª ediz., Firenze, Sansoni, 1984 Nelle due fonti che seguono dovete modificare il tipo di fonte scegliendo Sezione di libro in questo modo Word aggiunge all’elenco il campo pagine 40. CAPODAGLIO ENRICO, Dialogo di G. Leopardi e di F. Nietzsche, in ''Casanostra'', 1981, n. 94, pp. 89-111; 41. CARDARELLI VINCENZO, Le opere e i giorni, in ''Opere'', Milano, A. Mondadori, 1981, pagg. 311-317 La finestra Gestione fonti apparirà ora così con l’elenco delle fonti disponibili per il nostro documento. Controllate questa finestra, è suddivisa in due pannelli, il pannello di sinistra mostra l’elenco delle fonti disponibili, lo stesso elenco compare in quello di destra. Questo perché nel pannello di destra sono elencate le fonti per il documento corrente. Mi spiego meglio con un esempio pratico:

42. Fate ora clic sul pulsante Chiudi 43. Salvate il file senza chiudere 9


44. Aprite un nuovo documento vuoto e dalla scheda Riferimenti fate clic sul pulsante Gestisci fonti gruppo pulsanti Citazioni e bibliografia si aprirà l’omonima finestra di dialogo con l’elenco delle fonti disponibili solo nel pannello di sinistra. Nel nuovo documento non sono presenti riferimenti a fonti (beh è un documento vuoto!!!!) Volendo inserire nuove fonti dovremmo fare clic sul pulsante Nuovo, volendo fare riferimento a fonti già esistenti dovremmo fare clic sulla fonte per evidenziarla e successivamente clic sul pulsante Copia. Il pulsante Modifica invece richiama la finestra Crea fonte questa volta chiamata Modifica fonte. 45. Chiudete la finestra di dialogo 46. Chiudete il file senza salvare 47. Il documento corrente è ora il file Giacomo Leopardi.

Inserire una citazione

Una volta inserita una fonte nel documento l’inserimento di una citazione è molto semplice. È sufficiente posizionare il cursore nel punto in cui vogliamo inserire la citazione e are clic e dalla scheda Riferimenti gruppo pulsanti Citazioni e bibliografia e cliccare sul pulsante Inserisci citazione, comparirà un elenco a discesa con le fonti disponibili sarà sufficiente posizionare il mouse sulla citazione da inserire e fare clic. 10


Creazione di una bibliografia Una bibliografia fornisce ai lettori indicazioni sulle fonti da cui attingere nel caso di desiderino maggiori informazioni sugli argomenti trattati nel documento. Creare una bibliografia, avendo già inserito le fonti è molto semplice, sempre nella scheda Riferimenti gruppo pulsanti Citazioni e bibliografia è presente il pulsante Bibliografia. Posizionando il cursore nel punto del documento in cui vogliamo inserire la bibliografia e facendo clic su questo pulsante Word visualizza la raccolta di stili di bibliografie che permetterà di creare velocemente una bibliografia o un elenco di opere citate. 1. Posizionare il cursore a fine documento e creare una nuova pagina facendo clic sul pulsante Pagina vuota gruppo pulsanti Pagine scheda Inserisci il cursore si posizionerà automaticamente sulla prima riga della nuova pagina inserita. 48. Dalla scheda Riferimenti gruppo pulsanti Citazioni e bibliografia fare clic sul pulsante Bibliografia e tra quelle predefinite scegliere lo stile Opere citate 49. Salvate e chiudete il file Stiamo rifinendo il nostro documento: abbiamo inserito le didascalie alle immagini presenti nel documento, inserito le note a piè di pagina, le fonti di riferimento per creare la Bibliografia, non ci rimane da inserire il sommario ed infine creare un indice.

Creazione di un sommario Per creare un sommario si utilizzano gli stili presenti nel documento. Il sommario è una sorta di mappa del documento attraverso il quale l’utente può rapidamente individuare e trovare ciò che interessa. Può anche comprendere rapidamente cosa aspettarsi nella lettura. Word è in grado di individuare, memorizzare per poi scrivere nel punto stabilito la posizione, il numero di pagina, dei titoli dei capitoli, se sono presenti dei paragrafi dei sotto paragrafi ecc…. Certo per consentire questo al programma, dobbiamo aver pianificato ed organizzato il documento associando uno stile anche personalizzato alle voci che successivamente entreranno nel sommario. 1. Aprite nuovamente il file Giacomo Leopardi 50. Posizionate il cursore a fine documento sotto il riferimento alle Opere citate nel documento

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Prendete nota degli stili utilizzati nel documento per i titoli dei capitoli e dei paragrafi è sufficiente fare clic in un punto qualsiasi del paragrafo che contiene il titolo e vedere il nome del riquadro evidenziato nel gruppo pulsanti Stili presente nella scheda home Nel nostro documento gli stili utilizzati sono due: lo stile Titolo e lo stile titoli paragrafi

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51. Selezionate la scheda Riferimenti e dal gruppo pulsanti Sommario fate clic sul pulsante Sommario Si aprirà un menù a discesa nel quale sono presenti gli stili sommario predefiniti. Non possiamo utilizzarli perché tra quelli predefiniti non è previsto lo stile titoli paragrafi creato e personalizzato da noi. 52. Fate clic sulla voce Inserisci sommario…… si aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale sono presenti i comandi per personalizzare il nostro sommario 53. Modificate il formato scegliendo caratteristico tra quelli in elenco. La linea continua come carattere di riempimento e fate clic sul pulsante Opzioni…..

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Nella finestra di dialogo Opzioni sommario sono elencati gli stili disponibili e le caselle nelle quali specificare i livelli di sommario.

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8 6 8

54. Fate clic nella casella a destra dello stile Titolo e inserite 1 55. Cancellate ora il numero presente nella casella a destra dello stile Titolo 1 e ripetete i passaggi per cancellare il contenuto della casella a destra della voce Titolo3 56. Inserite ora 2 (che indica il livello di sommario) nella casella che corrisponde allo stile titoli paragrafi e nella casella Titolo 2 57. Fate clic sul pulsante OK e poi di nuovo clic su OK Word ha inserito il sommario nel documento subito sotto al riferimento alle Opere citate nel documento

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Uhm ci siamo dimenticati di inserire il titolo Sommario prima dell’elenco, inseriamolo subito e poi aggiorniamo il nostro sommario in modo che comprenda anche questa voce

Aggiornare il Sommario Può capitare durante la stesura di un documento di grosse dimensioni di apportare modifiche, piccole correzioni, dopo averne creato il sommario. Word consente in qualsiasi momento l’aggiornamento del Sommario. Questo aggiornamento può avvenire solo sul numero delle pagine oppure sull’intero contenuto . Il pulsante che permette di richiamare questa funzione è presente nella scheda Riferimenti nel gruppo pulsanti Sommario

Inseriamo insieme nella nostra tesina il titolo sommario prima dell’elenco delle voci 1. Fate clic con il mouse sul primo rigo utile sopra l’elenco dei capitoli e dei paragrafi presenti nel nostro documento e inserire la scritta Sommario associando lo stile Titolo 2 58. Evidenziate ora il sommario facendo clic in un punto qualsiasi dell’elenco 15


59. Attivate la scheda Riferimenti e fate clic sul pulsante Aggiorna sommario gruppo pulsanti Sommario Apparirà l’omonima finestra di dialogo con la quale Word ci chiede di indicare se vogliamo aggiornare i numeri o l’intero sommario. Dipende dal tipo di modifica fatto. Se sono state inserite delle pagine, del testo per intenderci ma non dei titoli sarà sufficiente attivare il controllo Aggiorna solo i numeri di pagina. Nel nostro caso è stato inserito un titolo attiviamo quindi il controllo Aggiorna intero sommario 60. Fate clic sul testo Aggiorna intero sommario 61. Fate clic sul pulsante OK Word ha aggiunto all’elenco il titolo Sommario e il numero di pagina corrispondente 62. Salvare e chiudere il file

Creazione dell’indice delle figure Le didascalie alle illustrazioni inserite all’interno d un documento, si possono utilizzare per la creazione di un indice delle figure. Questo è un riferimento molto utile in documenti lunghi che includano grafici diagrammi o altre illustrazioni importanti che i lettori potrebbero voler velocemente ritrovare. 1. Aprire il file Giacomo Leopardi presente nella cartella con la base informativa

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63. Fare clic sull’immagine posizionata sulla prima pagina ed aggiungete la didascalia: Figura 1 Giacomo Leopardi 64. Posizionarsi ora alla fine del file ed inserire: Indice delle figure 16


65. Scegliere lo stile Titolo 2

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66. Dalla scheda Riferimenti fare clic sul pulsante Inserisci indice delle figure presente nel gruppo Didascalie Si aprirà l’omonima finestra di dialogo 67. Selezionare il formato Caratteristico 68. Fare clic sul pulsante OK 69. Salvare il file 70. Chiudere il file

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Esercizio 18 1. Aprire il file Scrittori italiani presente nella cartella base word sul desktop 71. Giustificare l’intero documento 72. Inserire i numeri di pagina a destra nel piè di pagina 73. Associare lo stile Titolo al testo: Scrittori italiani 74. Associare lo stile Titolo 2 ai paragrafi: 75. Dante 76. Giovanni Boccaccio 77. Giacomo Leopardi 78. Alessandro Manzoni 79. Cesare Beccaria 80. Parini Giuseppe 81. Modificate lo stile Titolo2 aumentando a 10 pt lo spazio dopo il paragrafo 82. Modificate lo stile Titolo2 cambiando in Rosso colore 2 il colore del carattere e in 14 pt le dimensioni del carattere 83. Associate lo stile Citazione agli altri titoli di paragrafo presenti nel documento. 84. Modificate le opzioni del paragrafo Giovanni Boccaccio posizionato alla fine della pagina 4 in modo che il titolo del paragrafo non rimanga isolato dal resto del paragrafo 85. Ripetere l’operazione per i titolo dei paragrafi : Il primo amore a pagina 8, Giacomo Leopardi: Le Opere a pagina 9 e Le canzoni civili: 1818 a pagina 10 e GLI SCRITTI LINGUISTICI a pag 15 86. Inserire una interruzione di pagina in modo da creare una nuova pagina vuota a fine documento 87. Inserite un sommario Stile Classico con i trattini come carattere di riferimento 88. Salvare il file 18


Generare l’indice analitico Con il sommario siamo riusciti a creare a fine documento, ma volendo si poteva anche ad inizio documento, l’elenco dei capitoli, dei paragrafi, dei sotto paragrafi con il riferimento al numero di pagina presenti nel documento. Leggendo il sommario il lettore può rapidamente raggiungere, l’argomento o il punto del libro che interessa. L’indice analitico, chiamato generalmente semplicemente indice offre al lettore un modo semplice per trovare nel documento, le informazioni desiderate. Posizionato solitamente a fine documento si presenta con l’elenco dei termini, delle parole, organizzati in ordine alfabetico con a destra il numero di pagina per poterlo individuare nel documento. Nella scheda Riferimenti è presente il gruppo comandi Indice con 3 pulsanti: Segna voce richiama la finestra di dialogo Segna voce di indice analitico. Questa finestra può rimanere aperta durante la stesura del documento oppure durante la creazione dell’indice, permette di indicare a Word le voci da inserire nell’indice. È possibile indicare anche le voci secondarie. Le voci secondarie sono le voci che rimandano ai sotto argomenti, agli argomenti correlati all’argomento principale.

Inserisci indice richiama l’omonima finestra di dialogo dalla quale è possibile indicare a Word il tipo di indice, scegliere tra quelli a disposizione il formato da utilizzare, segnare una voce da inserire nell’indice, modificare il formato del paragrafo che conterrà l’indice: il tipo e la grandezza del carattere, il colore, l’interlinea, l’allineamento ecc.. Aggiorna indice questo pulsante consente di aggiornare l’indice creato in caso di modifiche nel testo. 19


1. Al termine del sommario create un nuova pagina 89. Utilizzando il comando Trova cercate la frase metafora del peccato e utilizzando il pulsante Segna voce presente nel gruppo pulsanti Indice scheda Riferimenti, inserite la frase nell’indice 90. Utilizzate di nuovo il comando Trova per cercare questa volta la parola Ulisse e inserite anche questa parola nell’indice 91. Utilizzate di nuovo il comando Trova per cercare questa volta la parola Decameron e inserite anche questa parola nell’indice

Altre parole di questo file sono state segnate nell’indice, potete vedere voi stessi queste parole scorrendo il documento, sono quelle seguite da XE- “parola”- se non le vedete dovete attivare il pulsante Mostra tutto presente nella scheda Home.

Questo lavoro è stato fatto per velocizzare la fruizione del libro, se volete esercitarvi ancora un po’ potete inserire nell’indice altre parole scelte da voi. 92. Posizionate il cursore sul primo paragrafo della nuova pagina inserita e scrivete Indice analitico 93. Associate ora al testo appena inserito lo stile Titolo2 94. Dalla scheda Riferimenti gruppo pulsanti Indice cliccate sul pulsante Inserisci indice e dalla omonima finestra di dialogo indicate a Word Ricercato come formato dell’indice, i numeri di pagina allineati a destra e la linea continua come carattere di riempimento. Controllate che sia su 2 colonne e rientrato. 95. Fate clic sul pulsante OK

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Se avete eseguito correttamente tutte le operazioni comparirà l’indice analitico come

nell’esempio di seguito

96. chiudete

Salvataggio automatico di file Quando si lavora computer, quando si creano documenti di

Salvat e e il file

un al

grosse dimensioni, c’è sempre in agguato il rischio di perdere dati. A volte capita di lavorare senza accorgersene, ore alla realizzazione di un documento importante e vedere svanire tutto il lavoro fatto per una improvvisa interruzione di corrente. Per ridurre questo rischio, Word dispone della funzionalità di Salvataggio automatico che consente, di creare periodicamente dei file temporanei durante il lavoro su documenti aperti. Questi file saranno poi utilizzati nel caso di un blocco del sistema o in caso di 21


interruzione improvvisa di corrente. Sono chiamati file temporanei perché Word provvede a cancellarli quando il file viene salvato dall’utente. Il salvataggio automatico non sostituisce il salvataggio di un file. È uno strumento creato per aiutare l’utente a non perdere il lavoro in caso di un blocco del computer. Nel caso di un blocco durante una sessione di lavoro, dopo il riavvio del sistema, viene visualizzato lungo il lato sinistro dello schermo, un riquadro attività denominato Ripristino documenti con l’elenco delle versioni del file recuperate. Per aprire un documento ripristinato sarà sufficiente fare clic con il mouse sulla relativa voce presente nell’elenco del riquadro attività Ripristino documenti. Passando il mouse sopra di una voce presente nell’elenco, compare un piccolo pulsante a destra della voce stessa. Questo pulsante da accesso ad un piccolo menù a discesa nel quale sono presenti comandi per salvare o eliminare il file temporaneo dall’elenco.

Quando si chiude senza salvare, un file recuperato questo viene eliminato definitivamente e non sarà più possibile ripristinarlo. Inoltre dopo aver ripristinato un documento tra quelli elencati non sarà più possibile richiamarne un altro presente nella lista a meno che non lo si sia precedentemente salvato. Si chiude il riquadro attività facendo clic sul pulsante chiudi presente nell’angolo inferiore destro del riquadro stesso.

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Attivazione e personalizzazione del salvataggio automatico La funzionalità di salvataggio automatico è solitamente già impostata. Nel caso così non fosse: a. Si fa clic sulla scheda File. b. Si sceglie la voce Opzioni la penultima dell’elenco c. Dalla successiva finestra omonima si clicca sulla voce Salvataggio.

d c e d. Si seleziona poi la casella di controllo Salva informazioni di salvataggio automatico ogni…. inserendo nell’apposita casella i minuti Nel campo minuti possiamo specificare la frequenza con cui vogliamo che Word salvi automaticamente i dati. La quantità di nuove informazioni contenute nel file recuperato dipende dalla frequenza con cui Word effettua il salvataggio. Se ad esempio il file di recupero viene salvato ogni 20 minuti, il file recuperato non includerà il lavoro effettuato negli ultimi 19 minuti precedenti all'interruzione di corrente o a qualsiasi altro problema che si è verificato. e. Controllate che sia presente il segno di spunta nella casella Mantieni ultima versione salvata automaticamente se si chiude senza salvare 23


Creazione automatica di copie di Backup Per documenti importanti possiamo attivare la funzione di salvataggio con creazione automatica di Copia di backup. Questo consente di creare una copia di riserva del file, utile nel caso in cui il documento originale venga danneggiato o eliminato. La copia di backup corrisponde alla versione del documento salvata prima dell'ultima operazione di salvataggio e pertanto non include le ultime modifiche eseguite, ma consente tuttavia di non perdere l'intero documento. Dovete tener presente che se si elimina il documento originale senza salvarlo, la copia di backup non includerà le modifiche eseguite dall'ultimo salvataggio. Le copie di backup vengono salvate nella stessa cartella del documento originale il il nome assegnato è lo stesso del documento originale solo preceduto dalla scritta Backup di mentre l’estensione diventa .wbk. Ogni volta che si salva un documento, la copia di backup esistente viene sostituita da una nuova copia di backup . Per impostare il salvataggio automatico di copie di backup in Word: a. Fate clic sulla scheda File b. Fate clic sulla voce Opzioni c. Dalla successiva finestra cliccate su Impostazioni avanzate d. Scorrete le sezioni e scegliete la sezione Salvataggio; selezionare la casella di controllo Crea sempre copia di backup. Le copie di backup si richiamano come qualsiasi altro file è però necessario salvare assegnando il nome al file.

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c d

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Il pulsante Gestisci versioni Attivando la funzionalità di salvataggio automatico in Word 2010, man mano che si lavora al documento vengono salvate diverse versioni del file al quale si sta lavorando con la frequenza di tempo impostata dall'utente. Questo garantisce il recupero del lavoro fatto se si chiude erroneamente un documento senza averlo prima salvato o se va via la corrente all’improvviso. Qualora fosse necessario si ha inoltre la possibilità di scegliere di mantenere l'ultima versione del file salvata automaticamente. Nel caso in cui il file venga chiuso inavvertitamente senza salvataggio, sarà quindi possibile recuperarlo all'apertura successiva. Mentre si utilizza il file, inoltre, in Visualizzazione Microsoft Office Backstage (Scheda File) è possibile accedere all'elenco dei file salvati automaticamente. Quando attiviamo la scheda File, Word apre la visualizzazione Backstage mostrando le informazioni del file in uso. In questo pannello è presente un’area dedicata alle versioni.

Apertura e visualizzazione di versioni precedentemente salvate del file corrente La procedura per visualizzare versioni del file corrente salvate automaticamente, è molto semplice dobbiamo: a. Fare clic sulla scheda File. b. Fare clic su Informazioni. Le versioni del file corrente salvate automaticamente verranno elencate in un’area denominata Versioni.

c c. Fare clic su una versione nell'elenco per aprirla

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Ripristino di versioni precedenti del file corrente Facendo clic su di una delle versioni in elenco Word aprirà il file in sola lettura proponendo all’utente la possibilità di confrontare il documento corrente con quello salvato automaticamente e scegliere le modifiche da salvare a. Fare clic sulla scheda File. b.

c

si

Nell'elenco delle versioni fare clic sulla versione precedente che desidera confrontare con il documento corrente.

c c. Sulla barra aziendale nella parte superiore del documento fare clic sul pulsante Confronta. Word aprirà un nuovo documento evidenziando le differenze tra le due versioni. A questo punto possiamo scegliere di: −

Accettare o rifiutare le modifiche nel documento di confronto e salvare quest'ultimo come nuovo documento

Chiudere il documento di confronto e ripristinare per intero la versione del file salvata automaticamente

Chiudere il documento di confronto e la versione del file salvata automaticamente e continuare a utilizzare il documento corrente.

Recuperare versioni non salvate di nuovi file

a 27


Se invece si stava lavorando ad un nuovo file e lo si è chiuso senza salvarlo, per recuperare l'ultima bozza salvata automaticamente Word mette a disposizione il pulsante Gestisci Versioni. Anche questo posizionato nell’area Versioni del pannello Informazioni della visualizzazione Backstage Un clic su questo pulsante visualizza un piccolo menù con la voce a. Recupera documenti non salvati

Un clic su questa voce consente l’apertura della finestra di dialogo Apri con l’elenco dei file salvati automaticamente da Word nella cartella Bozze

La selezione del file e il successivo clic sul pulsante Apri aprirà il file in sola lettura con il pulsante Salva con nome per salvare il file posizionato sulla barra “aziendale” nella parte superiore del file

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b

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Un altro modo per recuperare dati da file nuovi non salvati consiste nel: a. Fare clic sulla scheda File. b. Fare clic sulla voce Recenti. c. Fare clic su Recupera documenti non salvati

c La cartella delle bozze salvate verrà aperta in una nuova finestra.

d. Selezionare il file e quindi fare clic su Apri. e. Sulla barra aziendale nella parte superiore del file fare clic su Salva con nome per salvare il file.

Visualizzazioni per un documento Un documento Word può essere visualizzato in 5 modalità differenti: Layout di stampa – Lettura a schermo intero – Layout Web Struttura –Bozza. I comandi per gestire le differenti visualizzazioni presenti nella scheda Visualizza nel gruppo comandi Visualizzazioni documento

sono

LAYOUT DI STAMPA è la visualizzazione predefinita attraverso la quale è possibile vedere come sarà l’aspetto del documento stampato. Questa visualizzazione è utile per la gestione delle intestazioni e dei piè di pagina, dei margini e per lavorare con le colonne, gli oggetti di disegno e le cornici. LETTURA A SCHERMO INTERO: La visualizzazione A schermo intero ottimizza il layout per rendere più facile la lettura in linea e apportare eventuali revisioni al documento. Il testo viene visualizzato con dimensioni maggiori e viene disposto in modo da occupare la finestra indipendentemente dalle impostazioni della pagina. La modalità di Lettura a 30


Schermo intero non visualizza in documento come verrà stampato, questa funzione e presente nella visualizzazione Layout di pagina. LAYOUT WEB: Questa visualizzazione mostra il documento come se fosse una pagina web. In questa visualizzazione non vengono mostrati i margini della pagina STRUTTURA: La visualizzazione Struttura consente di visionare la struttura di un documento facilitando così la riorganizzazione del testo si può spostare, copiare e riorganizzare il testo semplicemente trascinando i titoli e i paragrafi. Nella visualizzazione Struttura è possibile comprimere le sezioni di un documento di un documento per visualizzare solo i titoli principali oppure espanderlo per visualizzarlo interamente. BOZZA:. La visualizzazione Bozza mostra la formattazione del testo semplificando il layout della pagina per velocizzare l’inserimento del testo. In questa visualizzazione non sono visibili le intestazioni e i piè di pagina.

Oltre ai comandi presenti sulla scheda Visualizza, mentre si lavora ad un documento si può agevolmente passare da una visualizzazione all’altra utilizzando gli strumenti di visualizzazione presenti, diciamo così “a portata di mano”, nell’angolo inferiore destro della finestra di Word.

Aumentare o ridurre lo zoom di un documento Nella scheda Visualizza è presente il gruppo comandi Zoom. Questi comandi consentono di modificare sia la dimensione che il numero di pagine visualizzate contemporaneamente sullo schermo. Nel gruppo pulsanti Zoom presente nella scheda Visualizza, ci sono i pulsanti Una pagina e Due pagine che consento di passare da una visualizzazione ridotta di due pagine contemporaneamente a la visualizzazione di una singola pagina

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Clic sul pulsante visualizza Una pagina Clic sul pulsante visualizza Due pagine

Per variare la dimensione del testo sullo schermo è sufficiente fare clic sul pulsante Zoom si aprirà l’omonima finestra di dialogo che consente di scegliere una delle dimensioni preimpostate o di indicarne una personalizzata semplicemente facendo clic nella casella Percentuale e inserendo il nuovo valore. In questa finestra di dialogo è possibile cambiare il numero di pagine visualizzate Più pagine e trascinando la selezione per scegliere quante pagine visualizzare simultaneamente sullo schermo.

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Nella finestra è presente il riquadro Anteprima nel quale viene mostrato come si presenterà il documento, l’area testo invece ne mostra la leggibilità. Si fa clic sul pulsante OK quando si è soddisfatti per rendere attive le scelte fatte all’interno della finestra di dialogo. Il pulsante Larghezza pagina ingrandisce o riduce le dimensioni del documento per far sì che si adattino alla larghezza della finestra di Word.

Pulsante Larghezza pagina

Il pulsante 100% consente di riportare

la visualizzazione del documento alla reale

grandezza.

Creazione di una opzione di correzione automatica Una voce di Glossario è il riassunto di una frase, nome o altro testo più lunghi, che possono essere richiamati per l’inserimento veloce in un documento. Si creano le opzioni di correzione automatica per inserire indirizzi usati frequentemente, la chiusura di una lettera oppure nomi e termini digitati spesso. 1. Aprire un nuovo File Creazione di una Opzione di correzione automatica: creiamo una voce di Glossario che ci permetta di sostituire le iniziali del vostro nome e cognome con il nome e cognome stesso.

34


3

97. Fate clic sulla scheda file 98. Fate ora clic sulla voce Opzioni

4

99. Dalla successiva finestra clic sul pulsante Strumenti di correzione presente nel pannello di sinistra. 35


6

100. Si aprirà una terza finestra nella quale sarà possibile modificare le impostazioni del controllo automatico dell’ortografia e della grammatica durante la stesura di un testo. Il pannello di destra di questa finestra è suddiviso in tre aree.

101. Nella prima area in alto a destra fate clic sul pulsante Opzioni correzione automatica Word aprirà la finestra di dialogo Correzione automatica nella quale potremo indicare il testo o parte di esso da sostituire e con cosa durante la digitazione

7

36


102. Nella scheda Correzione automatica inserite le iniziali del vostro nome e del vostro cognome nella casella di controllo Sostituisci: e scrivete il vostro nome e cognome nella casella di controllo Con: 103.

fate ora clic sul pulsante Aggiungi

Avete creato una Opzione di correzione automatica. Da questo momento in poi ogni qual volta digiterete le vostre iniziali in maiuscolo word le sostituirà con il vostro nome e cognome per esteso. 104. Aggiungete ora il testo: Modificato da seguito dalle vostre iniziali nell’intestazione del documento utilizzate i pulsanti disponibili nella scheda Inserisci gruppo comandi Intestazione e piè di pagina scegliete il modello Vuoto (il primo della lista) 105. Allineate il testo al centro (è sufficiente premere una sola volta il tasto TAB oppure dalla scheda Home gruppo pulsanti Paragrafo pulsante Centra) (notate che Word ha sostituito le iniziali con il vostro nome e cognome) 106.

Aggiungete la data allineata a destra

107. per allineare la data a destra premete 2 volte il tasto TAB la prima volta il cursore si sposterà al centro dell’intestazione la seconda volta si sposterà a destra consentendo l’allineamento della data 108. Salvate il file nella cartella con la base informativa scegliendo un nome a piacere 109.

Chiudete il file

Confronto di documenti In word è possibile confrontare due o più copie di uno stesso file evidenziandone eventuali modifiche apportate.

37


3 2

Alcune volte si inviano file per un controllo a colleghi, ad amici, quando viene restituito il file è possibile visualizzare e combinare le modifiche apportate. 1. Aprire un nuovo file di word 110. Fare clic sul pulsante Confronta presente nell’omonimo gruppo della scheda Revisione 111.

Scegliete la voce Confronta

Word aprirà la finestra di dialogo Confronta documenti 112. Scegliere come documento originale il file Scrittori italiani presente nella cartella con la base informativa sul desktop facendo clic sull’icona con la cartella aperta 113. Scegliere come documento revisionato il file Scrittori italiani 2 presente nella cartella con la base informativa sul desktop facendo clic sull’icona con la cartella aperta La finestra di dialogo è divisa in 3 aree. a. Nella seconda area della finestra immediatamente sotto l’area di scelta dei file da confrontare, sono presenti una serie di voci che consentono di scegliere cosa confrontare, quali oggetti del documento, se evidenziare o meno gli spostamenti dei paragrafi o la formattazione ecc. La scelta avviene togliendo o inserendo il segno di spunta a sinistra della voce. 38


b. Nella terza area, quella in basso, troviamo le opzioni che consentono di indicare a Word come e dove mostrare le modifiche. 114. Attivate la casella di controllo Documento originale presente nell’area della finestra in basso dedicata alle modifiche tra quelle in elenco sotto la voce: Mostra modifiche in: 115.

Fare clic sul pulsante OK

a b Word aprirĂ  il file evidenziando sul lato destro della schermata le differenze tra i due file

39


116. Fate ora nuovamente clic sul pulsante Confronta presente nella scheda Revisione 117. Dal piccolo menù a discesa fate clic sulla voce Mostra documenti di origine….

3 4

118.

Da successivo menù fate clic sulla voce Mostra Entrambi

Word mostrerà i file in tre distinti pannelli lasciando ben visualizzate le modifiche in un quarto pannello posizionato sul lato sinistro della finestra

119.

Chiudere il file senza salvare 40


Condividere file di Word Molti documenti esprimono il lavoro di un gruppo di persone che collaborano per creare un prodotto finito. In passato (in realtà accade ancora oggi…) nel momento in cui si doveva passare il file ad altre persone, per un aggiornamento, una verifica, diciamo una revisione, lo si copiava su di un disco floppy e si consegnava il disco alla o alle persone con cui si desiderava condividere il lavoro. I colleghi che, lavorando in aziende di grosse dimensioni, potevano invece, trasferirsi il file attraverso la rete interna memorizzandolo in una cartella condivisa sul disco del Server dell’Azienda. Oggi anche le piccole Società e le persone che lavorano in proprio possono servirsi delle reti, sia locali come Intranet, sia globali come Internet, e possono quindi avvalersi dei vantaggi che esse forniscono. Queste infatti permettono di scambiare rapidamente informazioni e dati anche con i colleghi che non lavorano nello stesso ufficio. Word mette a disposizione alcuni strumenti, per avvalersi di questa possibilità in modo funzionale e sicuro, preservando l’integrità del documento, riservando la modifica soltanto al personale autorizzato e tenendo traccia delle modifiche apportate. È possibile creare un file condiviso e posizionarlo in un percorso di rete nel quale più utenti possano modificarne contemporaneamente il contenuto. Se, ad esempio, ognuno dei componenti del proprio gruppo di lavoro gestisce numerosi progetti ed ha la necessità di conoscere lo stato dei progetti degli altri membri, l'utilizzo di un file condiviso consentirà al gruppo di tenere traccia dello stato dei lavori. Abbiamo già visto che si possono, aggiungere commenti a parti di testo, per fornire informazioni esplicative sui contenuti, abbiamo anche visto che è possibile confrontare due copie di uno stesso file. Se più di una persona lavora alla realizzazione di uno stesso documento è possibile condividerlo in modo da consentire ad ognuno di apportare modifiche e commenti separatamente. In un secondo momento sarà possibile accettare o rifiutare le modifiche in modo da creare una versione definitiva del documento. Il proprietario del file potrà rimuovere utenti e risolvere le modifiche in conflitto oppure potrà interrompere la condivisione del file quando tutte le modifiche saranno state inserite. 1. Aprire il file Poeti.doc presente nella cartella con la base informativa sul desktop Prima di iniziare ad inserire le revisioni e i commenti nel documento dobbiamo indicare a Word come identificare le modifiche apportate: in poche parole abbiamo la necessità di configurare il nome utente in Word 41


120. Fate clic sulla freccia del pulsante Revisioni presente nella scheda Revisione gruppo pulsanti Rilevamento modifiche

3

121.

Selezionate la voce Modifica nome utente

122.

Si aprirĂ  la finestra di dialogo Opzioni di Word

123. Nella scheda di testo Nome utente digitate il vostro nome questo consentirĂ  di identificare chi ha apportato le modifiche

6 5

124.

Immettere ora le vostre iniziali nella casella di testo Iniziali

125.

Fare clic sul pulsante OK 42


126. Fate ora clic sul pulsante Revisioni presente nella scheda Revisione il pulsante rimarrĂ  evidenziato. Questo per indicare che Word da questo momento in poi prenderĂ  nota delle modifiche che andremo ad apportare. 127.

Mettete ora in grassetto il titolo Alessandro Manzoni

Word evidenzierĂ  la modifica a destra nel documento 128. Selezionate ora la frase Il cinque maggio presente sulla prima pagina ed inserire il commento: Aggiungere i primi 4 versi della poesia 129.

Inserire i numeri di pagina in basso a destra

130. Fare clic a sinistra della parola Approfondimento che trovate in basso nella seconda pagina

14

Inseriamo ora una Interruzione di pagina successiva:

43


131. Dalla Scheda Layout di pagina fare clic sul pulsante Interruzioni presente nel gruppo Imposta pagina e dal menù a discesa scegliere la voce Pagina successiva

Le interruzioni di sezione consentono di modificare il layout o la formattazione di una o più pagine del documento. È possibile ad esempio disporre su due colonne parte di una pagina a una sola colonna, separare i capitoli del documento in modo che la numerazione delle pagine cominci da 1 in tutti i capitoli oppure creare un'intestazione o un piè di pagina diverso per una sezione del documento. 132.

Formattare in rosso e grassetto la parola Approfondimento

133. Selezionare i paragrafi che riguardano l’approfondimento suddividere il testo su 2 colonne Avete notato? Ad ogni modifica Word prende nota evidenziando sul bordo destro del documento la modifica apportata al documento. 134. Possiamo personalizzare la visualizzazione delle modifiche facendo clic sulla freccia del pulsante Revisioni e scegliendola voce Opzioni rilevamento modifiche 135. Sia aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale sarà possibile le scelte per personalizzare le revisioni visualizzate all’interno del documento. 136.

16

Salvare e chiudere il file

44


45


Configurazione dei colori associati ai revisori Per impostazione predefinita Word utilizza in modo automatico un colore diverso per le modifiche apportate da ciascun revisore. Volendo fare in modo che tutte le modifiche a prescindere dal revisore siano evidenziate con lo stesso colore possiamo cambiare le impostazioni predefinite richiamando la finestra di dialogo Opzioni di rilevamento modifiche facendo clic sul pulsante Revisioni. 1. Aprire il file nutrimenti rev.doc presente nella cartella con la base informativa sul desktop Il file è condiviso, sono presenti molte modifiche apportate da piÚ di un revisore. 137. Specificare il colore verde brillante per la visualizzazione dei Commenti, degli inserimenti, delle eliminazioni e modifiche di formattazione al documento. 138.

Spostare sul margine sinistro la visualizzazione delle aree commenti

2 3 4

46


139.

Ridurre a 6 cm la larghezza dello spazio dell’area commenti del revisore

140.

Fare clic sul pulsante OK

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Riepilogo visualizzazione di commenti e revisioni In aggiunta alle aree commenti dove sono visibili le modifiche apportate al documento con il riferimento al revisore che ha apportato la modifica, possiamo avere un riepilogo dei suggerimenti e delle correzioni apportate in un unico riquadro posizionato a sinistra o nella parte basse della finestra.

2

1. Fate clic sul pulsante Riquadro delle revisioni presente nel gruppo pulsanti Rilevamento modifiche scheda Revisione 2. Dal piccolo men첫 fate clic sulla voce Riquadro delle revisioni verticale

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Visualizzazione di modifiche e commenti di revisori specifici

È possibile utilizzare l'elenco Visualizza per revisione nel gruppo Rilevamento modifiche per visualizzare le varie fasi dell'elaborazione di un documento. Ognuna delle quattro opzioni disponibili nell'elenco consente di accedere a una visualizzazione diversa del documento. L'opzione selezionata per impostazione predefinita all'apertura del documento è Commenti finali. ⋅

Commenti finali Visualizza il documento finale con tutte le modifiche e i commenti visibili. Si tratta della visualizzazione predefinita per tutti i documenti aperti in Word.

Finale Consente di visualizzare il documento con tutte le modifiche incorporate nel testo. Le revisioni non risultano visibili. Tutti i commenti o le revisioni che non sono stati accettati, rifiutati o eliminati restano tuttavia nel documento.

Commenti originali Permette di visualizzare il testo originale con revisioni e commenti.

Mostra originale Consente di visualizzare il documento originale. Le revisioni e i commenti non risultano visibili. Tutti i commenti o le revisioni che non sono stati accettati, rifiutati o eliminati restano tuttavia nel documento.

Stampa di documenti e revisioni Per impostazione predefinita Word stampa il documento revisionato così com’è con l’area commenti ben visibile. Possiamo modificare questa impostazione richiamando le impostazioni di stampa del documento, facendo clic sul pulsante Stampa tutte le pagine del documento si aprirà un menù con alcune voci per indicare a Word quali e quante pagine del documento stampare; nel bordo inferiore del menù è presente voce Stampa 49


commenti sarà sufficiente fare clic su questa voce per deselezionarla ed evitare così la stampa dei commenti presenti nel documento nel quale non è ancora terminata la revisione.

Controllo di commenti e revisioni Possiamo esaminare in dettaglio le modifiche apportate al documento magari visualizzando uno per volta i revisori ei cambiamenti da loro apportati. 1. Dalla scheda Revisione fate clic sul pulsante Mostra commenti Si aprirà un menù a tendina nel quale sono elencate le opzioni di modifica evidenziate al momento nel nostro documento. Facendo clic sul segno di spunta a sinistra della voce relativa al tipo di modifica effettuata, noterete che nel riquadro delle revisioni di volta in volta viene eliminata la visualizzazione della revisione nel documento. 141. Provate a fare clic sulle voci fino ad eliminare tutti i segni di spunta e controllate il riquadro delle revisioni. 142. voci

Fate nuovamente clic sul pulsante Mostra commenti e attivate tutte le

4

143. Fate clic ora sulla voce Revisori eliminate il segno di spunta dalla voce Tutti revisori 144. voci

Fate nuovamente clic sul pulsante Mostra commenti e attivate tutte le

50


145. Fate clic ora sulla voce Revisori poi di nuovo clic per inserire il segno di spunta sulla voce Piero 146. In questo modo nel riquadro delle revisioni possiamo controllarle modifiche apportate da un solo revisore. 147. Arrivati a questo punto sta a noi decidere se e quali modifiche vogliamo conservare oppure eliminare

Accettazione e rifiuto delle modifiche proposte Arrivati a questo punto sta a noi, visionate le modifiche apportate dai revisori decidere se quali modifiche far rimanere nel documento e quali invece eliminare. Possiamo valutare singolarmente ogni modifica apportata dal revisore Piero facendo clic sul pulsante Successivo presente nella scheda Revisione nel gruppo pulsanti Revisioni 1. Fate 6 volte clic sul pulsante Successivo presente nella scheda Revisione nel gruppo pulsanti Revisioni Word si fermerà sulla modifica che riguarda l’eliminazione della parola nell’organismo e l’inserimento delle parole nel nostro corpo 148.

Rifiutate la modifica facendo clic sul pulsante Rifiuta

3

149. Continuare la visualizzazione delle modifiche effettuate dal revisore Piero rifiutando a vostra scelta le modifiche 150. Per accettare le restanti modifiche, e fare in modo che diventino parte effettiva del nostro documento

51


151. Fare clic sul triangolo in basso sul pulsante Accetta scegliere la voce Accetta tutte le revisioni visualizzate

Attenti a non cliccare sulla voce ”Accetta tutte le revisioni nel documento” questa voce indica a Word la volontà di accettare le modifiche apportate anche dagli altri revisori anche se al momento non son visualizzate!!! 152. Ripetete i passaggi per visualizzare il revisore Giacomo e accettare o rifiutate a vostra scelta le modifiche 153. Ripetete i passaggi per visualizzare il revisore Steluted ed accettare o rifiutate a vostra scelta le modifiche apportate al documento. 154.

Salvare e chiudere il file

155.

Unire le revisioni di più autori

Per riunire tutte le modifiche apportate dai revisori in un unico documento possiamo utilizzare il comando Combina attivato dal clic sul pulsante Confronta posizionato nella scheda Revisione Un clic su questa voce attiva una finestra di dialogo molto simile alla finestra attivata dalla voce Confronta… dove andremo ad inserire le indicazioni relative a. al documento originale

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a b b. al documento revisionato

Facendo clic sul pulsante Ok Word creerà un nuovo documento nel quale sono state combinate tutte le revisioni apportate. La finestra di principale sarà suddivisa in 4 distinte aree nelle quali è riportato: c. Il riepilogo delle revisioni apportate al fine d. Il documento combinato

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c d f e e. Il documento originale f.

Il documento revisionato

Rimozione di informazioni personali e dati nascosti dai documenti di Office Prima di condividere un documento importante con colleghi o clienti, come misura di sicurezza, è importante fare un controllo del contenuto del documento per essere sicuri che non ci siano errori o dati che non vogliamo passare ad altre persone. Nel momento in cui decidiamo di condividere un file di Microsoft Word, ma questa cosa vale anche per tutti gli altri applicativi di Office, è consigliabile effettuare un'operazione aggiuntiva di revisione in modo da verificare l'eventuale presenza di informazioni personali o dati nascosti, noti come metadati, che potrebbero essere memorizzati nel documento stesso o nelle proprietà del documento. Queste informazioni nascoste potrebbero rivelare dettagli sulla propria organizzazione o sul documento che non si desidera rendere pubblici, 54


potrebbe quindi essere opportuno rimuoverle prima di condividere il documento con altre persone.

Protezione di un documento Possiamo scegliere ed eventualmente limitate il tipo di modifiche che i revisori possono apportare al documento possiamo attivare la protezione del documento 1. Aprire il file nutrimenti rev.doc presente nella cartella con la base informativa sul desktop

3 5

156. Nel gruppo Pulsanti Proteggi della scheda Revisione fare clic Limita modifica

55


Word aprirà un riquadro attività nella parte destra della finestra, nel quale potremo indicare le restrizioni per le modifiche quali elementi i revisori possono modificare proteggendo gli altri elementi con una password 157. Spuntare la casella Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento 158. Dalla casella di riepilogo a discesa indicare Commenti. Chi leggerà il nostro file potrà quindi, mettere mano modificando solo i commenti 159.

Fare clic sul pulsante Applica protezione

160.

Inserire cibo come password

161.

Confermare ripetendo la parola cibo

7

162.

Clic sul pulsante OK

163.

Salvare e chiudere il file

Tipi di informazioni personali e dati nascosti memorizzati nei documenti di Office In un documento di Office è possibile salvare diversi tipi di informazioni personali e dati nascosti. Tali informazioni potrebbero non essere immediatamente visibili quando il documento viene aperto in un'applicazione di Office, ma è possibile che altri utenti riescano a visualizzarle o recuperarle. Le informazioni nascoste possono includere i dati aggiunti a un file mediante le applicazioni di Office allo scopo di consentire la collaborazione con altri utenti per la 56


stesura e la modifica di un documento, nonché informazioni deliberatamente impostate come nascoste. I documenti di Office possono contenere i tipi di informazioni personali e dati nascosti seguenti: Commenti, indicatori di revisione, versioni e annotazioni a penna Se si collabora con altre persone per la creazione di un documento, quest'ultimo potrebbe contenere elementi quali indicatori di revisione, commenti, annotazioni a penna o versioni. Tali informazioni possono consentire ad altri utenti di visualizzare i nomi di coloro che hanno lavorato a un documento, i commenti dei revisori e le modifiche apportate al documento. Proprietà del documento e informazioni personali Le proprietà del documento, anche note come metadati, includono dettagli sul documento quali nome dell'autore, argomento e titolo. Possono inoltre contenere informazioni che vengono automaticamente mantenute nelle applicazioni di Office, ad esempio il nome dell'ultima persona che ha salvato un documento e la data di creazione di un documento. Se sono state utilizzate caratteristiche specifiche, il documento potrebbe anche contenere ulteriori tipi di informazioni che consentono l'identificazione personale degli utenti, quali intestazioni di messaggi di posta elettronica, informazioni sugli invii per revisione, liste di distribuzione, percorsi di stampanti e informazioni sui percorsi file per la pubblicazione delle pagine Web. Intestazioni, piè di pagina e filigrane Le intestazioni e i piè di pagina dei documenti di Word e delle cartelle di lavoro di Excel possono contenere informazioni. Nel documento di Word potrebbe inoltre essere stata aggiunta una filigrana. Testo nascosto I documenti di Word possono contenere testo formattato come testo nascosto. Per verificare se nel documento in uso è presente testo nascosto, è possibile utilizzare Controllo documento. Dati XML personalizzati I documenti possono contenere dati XML personalizzati che non sono visibili nel documento e che è possibile individuare e rimuovere mediante Controllo documento.

Visualizzazione delle proprietà del documento corrente Word 2010, visualizza il riquadro informazioni documento tutte le volte che facciamo clic sulla scheda File per passare alla visualizzazione Backstage, infatti per default è attiva la voce Informazioni. La pagina è suddivisa in 2 pannelli: nel primo pannello sono presenti i pulsanti per la gestione con la successiva conversione di file creati con precedenti versioni, la protezione, il controllo e la verifica del documento, la gestione delle versioni. Nel secondo pannello sono visualizzate informazioni che riguardano le proprietà del 57


documento come la grandezza, la data di creazione, l’ultima modifica effettuata, l’autore ed eventuali altre persone che ne hanno collaborato alla stesura.

1. Aprire il file Scrittori italiani 2 presente nella cartella con la base informativa sul desktop

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Controllo del documento e rimozione delle informazioni personali Verifica documento

Per trovare e rimuovere informazioni personali e dati nascosti nei documenti di Office Word 2010, utilizziamo il comando Verifica documento, presente nella visualizzazione Backstage quando è attiva la voce Informazioni È consigliabile utilizzare tale caratteristica prima di condividere una copia elettronica del documento di Office, ad esempio in un allegato di un messaggio di posta elettronica. 164.

Fare clic sul pulsante Verifica documento

165. Dal successivo menù a discesa fare clic sulla voce Controlla documento 166. Word chiederà di salvare il documento fate clic sul pulsante Sì Si aprirà l’omonima finestra di dialogo 167.

Lasciare selezionate solo le caselle di controllo relative ai:

a. Commenti, Revisioni, versioni e annotazioni b. Proprietà del documento e Informazioni personali 59


a b c c. Testo nascosto 168.

Fare clic sul pulsante Controlla

169. Esaminare i risultati del controllo nella finestra di dialogo Controllo documento. 170.

Fare clic su Rimuovi tutto accanto ai risultati del controllo

171.

Fare clic sul pulsante Chiudi

Importante!!!!!!!! Se si rimuove contenuto nascosto dal documento, potrebbe non essere possibile ripristinarlo facendo clic su Annulla. 172. Salvare chiudere il file

e

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Verifica accessibilitĂ 

61


La seconda voce del menÚ a discesa del pulsante Verifica documento denominata Verifica accessibilità, consente un controllo dell’intero file per verificare la presenza di testo o altri oggetti, che ostacolerebbero la lettura del documento ad utenti disabili.

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verificare la presenza di testo o altri oggetti, che ostacolerebbero la lettura del documento ad utenti disabili. Un clic sul pulsante avvia il controllo. Word visualizzerà il risultato in un omonimo pannello posizionato sul margine destro della finestra principale elencando e raggruppando le voci trovate. Un clic sulle voci sposta rapidamente il cursore sull’oggetto evidenziato, nella parte bassa del pannello Word provvederà ad indicare il tipo di disagio che quell’oggetto potrebbe apportare e suggerire l’eventuale modifica

Verifica compatibilità La terza voce presente nel piccolo menù attivato dal pulsante Verifica documento permette la verifica di compatibilità tra il documento a cui stiamo lavorando e le versioni precedenti di Word. Quando si apre in Microsoft Office Word 2010 un documento creato in Microsoft Office Word 2007, 2003, Word 2002 o Word 2000, viene attivata la modalità di compatibilità, indicata dalla visualizzazione di Modalità di compatibilità nella barra del titolo della finestra del documento. Questa modalità garantisce che le caratteristiche nuove o migliorate di Office Word 2010 non siano disponibili quando si utilizza il documento, in modo che gli utenti delle versioni precedenti di Word possano apportare tutte le modifiche necessarie. È possibile utilizzare la modalità di compatibilità oppure aggiornare il documento al formato di file di Office Word 2010. La conversione del documento consente di accedere alle caratteristiche nuove e migliorate di Office Word 2010. È tuttavia possibile che se si utilizzano versioni precedenti di Word risulti problematico o non sia consentito modificare determinate parti del documento create tramite le caratteristiche nuove o migliorate di Office Word 2010. 63


Verifica compatibilità elenca gli elementi del documento attivo che non sono supportati o il cui comportamento sarà differente ad esempio nel formato Word 97-2003. Alcune di queste caratteristiche verranno modificate in modo permanente e non verranno convertite in elementi di Microsoft Office Word 2010 anche se il documento verrà successivamente convertito in formato Office Word 2010, è possibile esaminare un riepilogo degli elementi che presentano un comportamento differente nelle versioni precedenti di Word Word presenterà una finestra di dialogo nella quale saranno elencate le caratteristiche del file che si perderanno salvando nella versione precedente I controlli contenuto sono singoli controlli che possono essere aggiunti e personalizzati in modelli, moduli e documenti. Numerosi moduli in linea, ad esempio, sono progettati con un controllo elenco a discesa che offre all'utente un insieme limitato di opzioni. I controlli contenuto possono implementare testo informativo per gli utenti ed è possibile impostare i controlli affinché vengano nascosti quando l'utente immette il testo.

Impedire modifiche alla versione finale di un documento Prima di distribuire una copia elettronica di un documento Microsoft Office ad altri utenti, è possibile utilizzare il comando Segna come finale per rendere il documento di sola lettura e impedirne la modifica. Quando un documento viene segnato come finale, i comandi per la digitazione, la modifica e le correzioni vengono disattivati e il documento diventa di sola lettura. Lo stato del documento viene inoltre impostato su Finale. Il comando Segna come finale consente all'autore di indicare che la versione del documento distribuita deve considerarsi definitiva e di evitare che i revisori o i lettori apportino involontariamente modifiche al documento. Importante: 64


Il comando Segna come finale non è una funzione di protezione. Chiunque riceva una copia elettronica di un documento segnato come finale può modificarla rimuovendo lo stato Finale dal documento.

I documenti segnati come finali in un'applicazione di Microsoft Office System

2010 non saranno riconosciuti come di sola lettura se aperti in versioni precedenti di applicazioni di Microsoft Office.

Utilizzare il comando Segna come finale 1. Aprire nuovamente il file Scrittori italiani 2 presente nella cartella con la base informativa sul desktop 173.

Attivare la visualizzazione Backstage facendo clic sulla scheda File

174. Fate clic sul pulsante Protezione 175. Dal piccolo menù a discesa fate clic sulla voce Segna come finale.

Word chiederà di salvare il documento attraverso una prima finestra di dialogo

176.

Fate clic sul pulsante OK

In una seconda finestra di dialogo Word chiederà nuovamente conferma dell’operazione indicando la restrizione alla gestione e modifica del documento

65


177.

Di nuovo clic sul pulsante OK

178.

Provate ad apportare qualche modifica al file

179.

Chiudere il file

Autorizzazione delle modifiche per un documento segnato come finale Nei documenti segnati come finali pulsante Proteggi documento è selezionato e sono elencate le autorizzazioni applicate. I documenti segnati come finali sono facilmente distinguibili in quanto il file è aperto in sola lettura ed è inserita una barra aziendale di colore giallo nella parte superiore con in evidenza il pulsante Modifica

Mentre l'icona Segna come finale è presente nella barra di stato.

Se si desidera modificare un documento segnato come finale, per autorizzare Word ad eseguire modifiche al documento, sarà sufficiente fare clic sul pulsante Modifica oppure fare nuovamente clic sul pulsante Proteggi documento e di nuovo clic sulla voce Segna come finale 1. Aprire il file Scrittori italiani 2 presente nella cartella con la base informativa sul desktop 180.

Fate clic sul pulsante Modifica.

181.

Eseguire una verifica di compatibilità

182.

Salvare e chiudere il file

66


Proteggere il documento, crittografia con password

c A chi non è capitato di perdere ore di lavoro perché qualcuno ha modificato i nostri documenti o per colpa di un virus! Possiamo evitare questi problemi sfruttando i comandi che Word mette a disposizione. Per impedire ad altri utenti l’accesso ai nostri documenti possiamo inserire delle password, sia per la lettura che per la modifica del file; possiamo poi adottare ulteriori accorgimenti per gestire con maggiore sicurezza il nostro lavoro. a. Per inserire una password di accesso a un documento Word facciamo clic sul pulsante di visualizzazione Backstage b. Sarà attiva la voce Informazioni; nel pannello di destra fate clic sul pulsante Proteggi documento c. Fate clic sul pulsante Proteggi documento e dal successivo menù sulla voce Crittografia documento

Il Crittografare è un’operazione di codifica del file, lo trasforma in modo che diventi illeggibile per chi non dispone della password indispensabile per decrittarlo. d. Word aprirà la finestra di dialogo Crittografia documento attraverso la quale chiede di inserire una password.

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e e. Possiamo inserire password composte da un massimo di 15 caratteri combinati tra lettere maiuscole, minuscole, numeri spazi e simboli f.

Dopo aver cliccato sul pulsante OK Word chiederà di reinserire la password per verificare che sia identica a quella già inserita. Le caratteristiche di protezione diventeranno valide solo dopo aver fatto clic sul pulsante Ok la seconda volta.

f Dopo aver assegnato una password per l’apertura del documento, ogni qualvolta l’utente aprirà il file verrà visualizzata una piccola finestra di dialogo nella quale Word richiederà di inserire la password corretta. Se l’utente non è a conoscenza della password corretta può fare clic sul pulsante Annulla per interrompere il comando.

Rimuovere la protezione Se in seguito non si ha più bisogno della protezione del documento è possibile cancellarla con facilità. Per rimuovere la protezione occorre prima di tutto aprire il documento inserendo la password. 1. Attivare la Visualizzazione Backstage 68


2. Nel pannello di destra, relativo alle Informazioni del file, fate clic sul pulsante Proteggi documento a. Si aprirà un piccolo menù nel quale sono presenti le voci per le diverse tipologie di protezione del documento

b b. Fate clic sulla voce Crittografia documento c. Word aprirà la finestra di dialogo Crittografia documento. Dobbiamo evidenziare, cancellare la Password e fare clic sul pulsante OK in questo modo la password non verrà più utilizzata per il documento.

Evidenziare e premere il tasto CANC

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Manuale word 2010 ii parte2