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Módulo 14. Tarea 2 Comunicación Interna Francisco Gutiérrez

La comunicación interna dentro de una empresa u organización trata de ordenar y hacer más eficientes los mensajes dentro de la organización y entre los miembros de la misma. Una buena comunicación interna ayuda a la motivación de los empleados y a su participación en el proyecto común, de manera que los trabajadores son también transmisores de una imagen positiva hacia el exterior. Una eficaz comunicación interna mejora también la comunicación externa de la compañía. Un plan de comunicación interna debe ayudarnos a conseguir que el mayor número posible de personas se impliquen en este proyecto empresarial y colaboren en su desarrollo. Y es que uno de sus principales objetivos es crear un clima cordial y de confianza mutua entre directivos y empleados y que ambos asuman los objetivos comunes, que todos los niveles de responsabilidad en la empresa se sientan protagonistas y que todos entiendan que forman parte del proyecto. Para analizar los elementos de comunicación interna vamos a analizar la web de la Universidad de Málaga (www.uma.es) a través de su Intranet de alumnos, a la que he tenido acceso con el número de expediente de mi carnet universitario de hace unos años, cuando estudié la licenciatura de Derecho, y que he podido activar de nuevo.

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La Intranet de la Universidad nos da acceso, por ejemplo, al Campus Virtual de la Universidad

Tambi茅n podemos acceder al servicio de informaci贸n on line, Infouma, en el que los alumnos y personal registrado puede publicar los eventos y noticias que considere relevantes para la comunidad universitaria.

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O a la suscripción a los boletines informativos de la Universidad o boletines oficiales y otros registros como la firma electrónica.

Otro servicio interesante que ofrece la Intranet de la Universidad es el correo electrónica, con una cuenta personalizada con dominio @uma.es El correo interno es un instrumento personal directo y confidencial de comunicación entre los alumnos y profesores.

Además, y a través de Google, los alumnos de la Universidad de Málaga pueden compartir servicios de Google, como Gmail, Docs o Calender.

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Todos ellos son instrumentos on line de comunicación interna, puesto que suponen utilizar la intranet como soporte para reunir y organizar la información, que llega así de manera rápida y eficaz a los alumnos y al resto de la comunidad universitaria.

Plan de Comunicación Interna de Mubox Para elaborar el Plan de Comunicación Interna de Mubox, partiremos de un análisis previo de la situación en la compañía. Para ello se realizará una encuesta entre los empleados y directivos para saber, entre otras cosas, qué intereses tienen respecto a la comunicación interna, qué se quiere conocer, cómo, qué fuentes o canales de información son los preferidos para esa comunicación, etcétera. Analizados los resultados de estas encuestas y vistas las preferencias de los trabajadores, se establecen una serie de actuaciones encaminadas a establecer dentro de nuestra empresa una serie de herramientas que permitan una mejor comunicación, con canales que faciliten la retroalimentación del proceso.

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La gestión de la comunicación interna está relacionada con la gestión de los tres tipos de información que necesitan los empleados: información relacionada con su trabajo en la organización, como salario y condiciones de trabajo; información sobre su actividad específica con objeto de que sepan lo que deben hacer y cómo deben hacerlo; e información sobre la empresa, la organización y el grupo: cuáles son sus objetivos y sus políticas. Como hemos visto en el desarrollo del tema, se trata de gestionar toda la comunicación que ocurre dentro de la empresa o institución: vertical, tanto descendente -desde los niveles superiores de la organización hacia el resto de los empleados- como ascendente -desde los empleados hacia los niveles superiores de la organización-, horizontal -entre los propios empleados, departamentos o secciones- y también informal -comunicación no determinada formalmente y sin intencionalidad organizativa-. Dentro de esa comunicación descendente, siguiendo la línea de mando, podemos poner en marcha las siguientes estrategias: 1. Revista interna: de publicación periódica, con artículos y noticias relacionados con Mubox. 2. Reuniones de formación: que permiten a los mandos intermedios y superiores conocer las inquietudes de sus subordinados. 3. Otros métodos tradicionales de información, como los tablones de anuncios, carteles informativos o cartas personales pueden tener también un efecto positivo. 4. Intranet. Es el canal en el que vamos a volcar nuestros esfuerzos, ya que el desarrollo tecnológico permite un uso muy amplio de la red interna y la mayoría de los trabajadores tienen acceso a la misma. Una intranet se puede considerar como una Internet interna diseñada para ser utilizado dentro de los límites de una compañía, universidad u organización. Lo que distingue una intranet de la Internet libremente accesible, es que las intranets son privadas. Habituados como estamos a utilizar Internet, la navegación por una intranet requiere muy poca preparación extra. Una de sus ventajas es también que con las claves de identificación podemos acceder a los servicios de la intranet corporativa desde cualquier punto remoto con acceso a Intenet, es decir, no tenemos que estar físicamente en nuestro puesto de trabajo. La comunicación ascendente hemos señalado que es la que fluye desde los puestos inferiores hacia la dirección. Esta información puede mejorar el nivel de convivencia dentro de la institución. La enfocamos a través de reuniones de trabajo, entrevistas de evaluación en los distintos departamentos y servicios o encuestas de satisfacción entre los trabajadores. 5


De acuerdo con lo que acabamos de analizar, para nuestra empresa Mubox proponemos a la dirección las siguientes acciones concretas dentro de este plan de Comunicación Interna, que pretendemos desarrollara a lo largo de dos años y que será motivo de evaluación transcurrido este periodo de tiempo. 1. Creación de un material distintivo y específico para el plan, que identifique las acciones y los documentos. La plantilla podría participar en la elección aportando propuestas. 2. Abrir cuentas de correo a todos los empleados. 3. Al mismo tiempo, crearemos listas de distribución de correo electrónico con los usuarios externos, de manera que todos los empleados aprovechen los contactos de los compañeros. 4. Poner en marcha la intranet de Mubox, con puntos de acceso desde todos los puestos de trabajo. 5. Tablón de anuncios. Aprovechamos nuestra red intranet para que los monitores de los trabajadores funciones como tablón de anuncios, enviando de forma periódica información de interés general. Este sistema se puede hacer compatible con los tradicionales tablones en los que colgar la información en papel. 6. En la intranet corporativa abriremos foros de debate y chat para que los trabajadores mantengan conversaciones y muestren sus opiniones. Esto nos permitirá conocer la opinión de la plantilla sobre cuestiones determinadas y poder tomar medidas desde la dirección. 7. Vamos a crear una web específica, coordinada desde la dirección de comunicación, que será una revista corporativa on line abierta a todos los empleados y directivos. 8. Los directivos y mandos intermedios mantendrán reuniones para presentar el proyecto y buscar la colaboración activa de toda la plantilla. 9. Buzón de sugerencias y línea abierta con la dirección: Recogemos aquí las quejas y sugerencias de los empleados y preguntas y temores planteados abiertamente a la dirección. 10. Sistema de iniciativas: Pare recoger ideas por escrito que pueden ser de utilidad para la empresa. Se puede establecer un sistema de premios para reconocer aquellas ideas que se hayan traducido en valor económico para la empresa. 11. Mensajes instantáneos: Abriremos cuentas corporativas en Facebook o Twitter para crear comunidad entre los empleados. 12. Eventos, aniversarios, fiestas de fin de año, etcétera, son momentos en que se puede visualizar la unidad de los trabajadores en un proyecto común. Para que el plan de Comunicación Interna tenga éxito es imprescindible hacer un continuo seguimiento del mismo con el fin de poder detectar a tiempo los problemas. Uno de los más frecuentes es la resistencia a los cambios que plantean muchos trabajadores, o los problemas que en el uso de las herramientas informáticas se pueden plantear en otros casos. Tanto las barreras psicológicas como la formación en nuevas 6


tecnologías pueden tener una solución adecuada si se detectan a tiempo. Al cabo de los dos años del plazo fijado se realizará una auditoría interna para evaluar la implantación, desarrollo y funcionamiento del plan. Para ello prepararemos una encuesta o sondeo de opinión interno para conocer el grado de satisfacción de los empleados y su opinión sobre el mismo.

Publicación periódica on line Desarrollamos de manera independiente uno de los apartados que hemos incluido en el plan de Comunicación Interna, la preparación de una publicación periódica on line de Mubox. Se trata de una publicación que hemos preparado en este caso en Worpress (http://muboxintranet.wordpress.com/) Consta de un menú de navegación, una barra lateral y el cuerpo central. En el menú de navegación hemos colocado una página estática de presentación, que actúa como página de inicio.

Después hemos creado varias secciones, a modo de las secciones de una revista: ‘Mubox news’, para las noticias relacionadas con la empresa; ‘Para compartir’, donde colocaremos los post relativos a viajes, experiencias, etcétera; ‘Rincón del artista’, donde los compañeros darán cuenta de su creatividad; y ‘Buzón de sugerencias’.

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La edición será coordinada desde el área de comunicación. Con este material prepararemos también una edición impresa en Pdf de periodicidad trimestral. Tendrá la estructura de Portada, contraportada con una nota editorial, y las secciones que hemos creado en la página web. Incluimos una sección de eventos o sociedad, con fotografías de momentos importantes de los compañeros de trabajo (bodas, bautizos, cumpleaños, etcétera). La publicación en PDF se distribuirá a todos los empleados a través del correo electrónico.

Málaga, mayo de 2011

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