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ASPECTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL


GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final.


NUEVO ENFOQUE ARCHIVISTICO

Constitución Política

Ley General de Archivo

• Producción

Códigos: • Sustantivo de Trabajo • Penal

• Procedimiento Penal • Civil • Procedimiento Civil • Contencioso Administrativo

ARCHIVO

• Recepción

TOTAL

• Distribución

(Ciclo Vital de los Documentos)

• Consulta

•Procedencia •Orden Natural

• Organización • Disposición Final

•Funcional


NUEVO ENFOQUE ARCHIVISTICO: Archivo total Es el control y seguimiento de todo el proceso archivístico en sus distintos estadios: La producción La recepción La distribución El trámite La distribución La organización La consulta La conservación y su disposición final


PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.


OBJETIVOS DE UN PGD • Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos • Procurar la racionalización y control en la producción documental • Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad • Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna


OBJETIVOS DE UN PGD  Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.  Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos


OBJETIVOS DE UN PGD  Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.  Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.


PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1. PRODUCCIÓN

2. RECEPCIÓN 3. DISTRIBUCIÓN

8. DISPOSICIÓN FINAL PROCESOS DE UN PGD

7. CONSERVACIÓN

6.CONSULTA

4. TRÁMITE 5. ORGANIZACIÓN


1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.


PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS

1. Creación y diseño de documentos

ACTIVIDADES Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instrucciones para el diligenciamiento de formularios Determinación de uso y finalidad de los documentos Diplomática: imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas


PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES

Identificación de dependencias productoras 2. Definición de tipologías documentales, Normalización formatos y formularios según TRD de la producción Determinación de formatos documental preimpresos y plantillas predeterminadas Directrices relacionadas con el número de copias


2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.


RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Radicación: Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío


RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES 1. Radicación Asignación de consecutivo, fecha y de documentos hora Impresión de rótulo de radicación

Registro de planillas de radicación y control


RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Registro:

Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta


RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

2. Registro de documentos

ACTIVIDADES Definición de medios de recepción

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2


3. DISTRIBUCIĂ“N DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.


DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1.Distribución de Identificación de dependencias y documentos determinación de competencia recibidos Enrutamiento de documentos dependencia competente

a

Registro de control de entrega de documentos recibidos


DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES

2. Distribución de Identificación de dependencias documentos internos Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos internos


DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, 3. Distribución de correo electrónico, apartado aéreo, documentos trámite en línea, página web, otros enviados Control y firma de guías y planillas de entrega Organización mensajería externa


4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa


TRÁMITE DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Recepción de -Confrontación y solicitud o trámite diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite -Determinación competencia

de

2. Respuesta -Preparación y proyección de respuesta


5. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos

220.13 ACTAS

220.13.03 Actas Comité Directivo


ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Clasificación -Identificación de unidades documental administrativas funcionales -Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia -Conformación de series y subseries documentales


ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS 2. Ordenación documental

ACTIVIDADES -Conformación y apertura de expedientes

-Determinación de los sistemas de ordenación -Organización documentales -Foliación

de

series


ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS 3. Transferencias documentales

ACTIVIDADES Organización y entrega de transferencias documentales


ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS

3. Descripción documental

ACTIVIDADES

-Análisis de información y extracción de contenidos -Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices


6. CONSULTA DE DOCUMENTOS Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informaci贸n que contienen


CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO 1. Formulación de la consulta

ACTIVIDADES

-Determinación de la necesidad y precisión de la consulta -Determinación de competencia de la consulta -Condiciones de acceso -Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación -Reglamento de consulta


CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO 2. Estrategia de b煤squeda

ACTIVIDADES -Disponibilidad de expedientes -Disponibilidad informaci贸n

de

fuentes

de

-Establecimiento de herramientas de consulta -Ubicaci贸n de los documentos


CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 3. Respuesta a -Infraestructura de servicios de consulta archivo -Sistemas de registro y control de préstamo -Uso de testigos y formatos para el control de devolución -Implantación de medios para localización de información


7. CONSERVACIĂ“N DE

DOCUMENTOS Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fĂ­sica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido


CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES

Reproducción, duplicación y migración de Sistema Integrado de información Control de condiciones ambientales Conservación Limpieza y control de plagas Primeros auxilios y reparaciones menores Prevención de desastres Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados)


8. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento CONSERVACIÓN TOTAL

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

SELECCIÓN DOCUMENTAL

MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN


DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS La conservación total

ACTIVIDADES Recepción de transferencias secundarias Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios Conservación y preservación de los documentos


DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS Eliminación de documentos

ACTIVIDADES Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD Valoración avalada por el Comité de Archivo. Levantamiento de acta y determinación de procedimiento.


DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS Selección documental

ACTIVIDADES Aplicación de método elegido Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio


DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES

Microfilmación

Determinar metodología y plan de trabajo Fines en la utilización de la técnica Control de calidad durante todo el proceso

Digitalización

Determinar la metodología y plan de trabajo Definir calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere Control de calidad durante todo el proceso


la gestion documental