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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO


¿Quiénes somos? Somos el Instituto de Mercadotecnia y Marketing de resultados. Acompañamos a las empresas a alcanzar los objetivos mediante el alineamiento del modelo comercial y marketing e introduciendo la gestión del cambio como garantía de éxito. Nuestra filosofía tiene un alto enfoque a resultados, a la acción y a la innovación, para satisfacer la demanda de los clientes siendo mas eficientes que la competencia. Nuestro objetivo es formar e implantar las buenas prácticas en el proceso comercial y la atención al cliente. En el área de la gestión del cambio, lo efectuamos de la mano de HCMBOK©. Nos dirigimos a todas las personas interesadas en vender mas y en conseguir implantar con éxito los cambios en las organizaciones . Nuestro propósito: Profesionalizar, innovar el mundo de las ventas y de la gestión del cambio a través del desarrollo del talento. Nuestro equipo: Somos un equipo multidisciplinar, psicólogos, informáticos, marketing ,relaciones laborales, todos ellos con una media de 10 años de experiencia profesional. Nuestra organización: Hemos diseñado una estructura vanguardista, alejada de las estructuras tradicionales, y formada por áreas funcionales, más que ejecutivas o jerárquicas: Contamos pues con el área del conocimiento, el área de desarrollo del talento, el área de creatividad e innovación y el área de operaciones.

¿Qué te podemos ofrecer?

© Instituto de Mercadotecnia y Marketing de Resultados

Consultoría PentagraM® Escuela de Ventas Teatro de Empresa

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INDICE Pág.

Objetivos

4

¿Qué es el tiempo?

7

Los hábitos de las personas productivas

13

Los 5 iMm-consejos

35

Método PentagraM®

37

1ª M ‘Mostrar interés’

40

2ª M ‘Marcar estrategia’

41

3ª M ‘Moldear el modelo’

43

Sistema ABC

44

Matriz de Eisenhower

47

Método GTD

53

4ª M ‘Motivar el modelo’

59

5ª M ‘Monitoriza mediciones’

65

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OBJETIVOS

      

Gestionar nuestro tiempo, y por tanto nuestra energía. Aprender a desarrollar los criterios y métodos de planificación de tiempo. Determinar las causas que entorpecen una buena planificación del trabajo. Saber programar nuestras prioridades de una manera eficaz y eficiente. Facilitar la priorización de actividades y la toma de decisiones Incrementar el control sobre nuestro tiempo. Aprender a utilizar las “palancas” que nos van a permitir vivir en un espacio y tiempo FELIZ.

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO Hemos creado la

Farmacopea Compuesta por: Píldoras. Conocimiento -

¿Qué es el tiempo? Distintas concepciones del tiempo Permanecer siempre en el presente Los “ladrones del tiempo”, ¿cómo mantenerlos bajo control?

Remedios. Recursos para reparar la situación -

Análisis cualitativo ABC del empleo del tiempo Palancas para moverse feliz en un Universo acelerado.

Prospectos. Utilidad y modo de empleo Y además… ¿Cómo afrontar las recaídas?

Seguimiento

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“Con un minuto de tiempo se puede conseguir una pulgada de oro, pero con una pulgada de oro no se puede conseguir una pulgadade tiempo.” Proverbio chino

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¿Qué es el tiempo?

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Formas de considerar el tiempo TIEMPO es un concepto muy voluble, en ocasiones rígido, en ocasiones elástico… Veamos las frases que a diario utilizamos para referirnos al tiempo:

Es esto lo que nos lleva a tener distintas concepciones del tiempo:

Modern Business Reports, (MBR): “Cómo controlar su tiempo. Cómo hacer que su tiempo trabaje para Vd.”, Alexander Hamilton Institute, USA

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Características del tiempo Es INFLEXIBLE: Lo que se ha perdido no se puede recuperar

Es INVARIABLE: No se puede alargar, estirar, comprar o detener

Es EQUITATIVO: Todo el mundo dispone de 24 horas para utilizar en un día

Es CONTROLABLE: Se puede gestionar y administrar para obtener mayor utilidad del mismo

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BENEFICIOS DE LA GESTION DEL TIEMPO

ÁMBITO PROFESIONAL

ÁMBITO PERSONAL

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO En definitiva, hay que pasar de kronos a kairós:

cronos

“EL TIEMPO LO DEVORA TODO”

kairós

“MOMENTO ADECUADO U OPORTUNO”

“Un buen manejo del tiempo te da poder para controlar la secuencia de los eventos que ocurren”

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CÍRCULO DE LA EXPERIENCIA Inconscientemente Incompetente La persona no sabe en qué habilidades y Competencias le es posible mejorar, cree que es competente en todos los aspectos.

Reflexión

Conscientemente Incompetente La persona identifica habilidades en las que puede mejorar, se da cuenta de que no es competente en todos los ámbitos,

Conscientemente Competente

Formación

La persona practica cómo hacer mejor las cosas y adquiere las habilidades, pero no las utiliza de manera natural, todavía son “habilidades forzadas”.

Práctica

Inconscientemente Competente Las habilidades adquiridas son empleadas de manera natural, no requieren reflexión previa, “le salen” de forma inconsciente

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Los hĂĄbitos de las personas productivas

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Un hábito es aquello que hacemos cuando no pensamos en lo que hacemos:

Es lo que nos hace eficaces

5

Los hábitos de las personas productivas

1 Trabaja tu actitud

2 Fíjate los objetivos 3 Delega pero no olvides 4 Aplica sólo las 3 P’s 5 Reúnete eficazmente Los 5 hábitos de las personas productivas © Instituto de Mercadotecnia y Marketing de Resultados

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1 Trabaja tu actitud Observa tus pensamientos, se convertirán en tus palabras, observa tus palabras, se convertirán en tus acciones, observa tus acciones, se convertirán en tus hábitos, observa tus hábitos, se convertirán en tu carácter, observa tu carácter. se convertirá en tu destino, Mahatma Gandhi

EFECTO PIGMALIÓN La positividad afecta a los resultados. La persona positiva tiende a conseguir aquello que se propone.

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Pirámide de Maslow y automotivación

1 Trabaja tu actitud

AUTORREALIZACIÓN Competencia y desarrollo. Logro, crecimiento, creatividad.

RECONOCIMIENTO Reconocimiento propio del puesto Título, status. Feedback propio del puesto.

AMOR Y COMPAÑÍA Cohesión del grupo de trabajo. Supervisión amigable.

SEGURIDAD Seguridad en el trabajo. Seguridad del empleo.

FISIOLÓGICAS Salario. Condiciones Físicas de Trabajo. Cafetería.

“Una necesidad sólo emerge como elemento de motivación cuando la anterior y más básica ha sido satisfecha” (Abraham Maslow)

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2 Fíjate los objetivos Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misión, o a los propósitos. Expresión cualitativa de un propósito en un periodo determinado. El objetivo debe responder a la pregunta "qué" y "para qué".

ACCIÓN S M A R T

El objetivo es la cristalización de un

Específica

plan de acción o de trabajo.

Mensurable

Las metas son los procesos que se

Alcanzable Relevante Temporizada

deben seguir y terminar para poder llegar al objetivo. Todo objetivo está compuesto por una serie de metas, que unidas y alcanzadas conforman el objetivo.

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3 Delega pero no olvides ¿Sabías que…? El 87% de los directivos españoles delegan poco o nada

Delegar implica desarrollo para las personas y las organizaciones El trabajo del líder consiste en que todos hagan su trabajo y que lo hagan bien Los 5 hábitos de las personas productivas © Instituto de Mercadotecnia y Marketing de Resultados

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Delegar implica seguimiento 3 Delega pero no olvides

• Toma notas.

• El seguimiento no puede ser público. Tratar individualizada con cada uno lo que tiene que hacer. • Siempre pon fechas y adelántate a la fecha. El objetivo es que esté hecho, no es poner a la persona en un aprieto. • Seguimiento nos da la oportunidad de ayudar. • También da la oportunidad de detectar sus conocimientos y carencias y poner remedio a tiempo. • Nos da la oportunidad de conocer la realidad de cargas de tareas. • De vez en cuando vaya a su sitio y despachar en el lugar: observar y escuchar • Felicita y dirige en particular y privado.

• Propón soluciones

El no seguimiento es contraproducente • Genera frustración llegan,…

a

los

empleados, nunca

• Limitamos la creatividad y autonomía cuando les hacemos el trabajo. • Es tan negativo, el directivo con mucho trabajo como el directivo relajado, hay que saber gestionar el equilibrio. • Nos impide gestionar el equilibrio a través de la comunicación verbal y corporal. • No nos permite anticiparnos al problema.

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4 Aplica sólo las 3 P’s De las cuatro P´s, sólo debemos aplicar 3:

Proactivo Procastinación vs

Protege

tu tiempo

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La P que no debemos aplicar es la

PROCRASTINACIÓN

4 Aplica las 3 P´s

El arte de dejar todo para después Es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables.

Todos sabemos lo que tenemos que hacer para lograr la felicidad y el éxito. Sin embargo, no lo haces debido a que la procrastinación se ha convertido en un mal hábito en tu vida. Es importante que desarrolles la disciplina para tomar acción. Puedes tomarte un tiempo para pensarlo, no obstante, ese tiempo tiene que ser específico, porque si no lo es, caerás en la procrastinación.

La procastinación es el enemigo del éxito Los 5 hábitos de las personas productivas © Instituto de Mercadotecnia y Marketing de Resultados

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Actúa contra la procastinación

4 Aplica las 3 P´s

Paso 1: practica la acción rápida Es importante que practiques el hábito de tomar acción rápida, y esto lo puedes comenzar a hacer en tu casa. Todos los días decide realizar, como mínimo, dos cosas sencillas y que normalmente no hagas. Por ejemplo: leer cinco páginas de un libro, estarás venciendo la procrastinación. Consecuencia: construir el hábito de tomar acción. Es algo sencillo y poderoso.

Paso 2: El mejor tiempo para actuar es cuando la emoción es fuerte. Cuando tienes un nueva idea y quieres hacer algo nuevo, tu emoción es poderosa. Sientes un impulso para actuar. Pero el mal hábito de la procrastinación te frena, y la emoción y las ideas te abandonan. Por ejemplo: si en tu mente nace la idea de que quieres tener tu propia biblioteca, y la emoción es fuerte, busca en Internet y compra tu primer libro. Consecuencia: metas y acción

Paso 3: Celebra que tomaste acción. Cada vez que digas que vas hacer algo o sientas el deseo de hacer algo y lo hagas, ¡celébralo! Es importante que celebres que venciste la procrastinación. Date una palmadita en la espalda, siéntete orgulloso/a de ti mismo/a, regálate un masaje, sal a hacer algo que te gusta. Esto también es una forma de subir la autoestima.

Fuente: Diego Lossada. En el blog: floulife.com

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Protégete de los «ladrones» del tiempo Teléfono Correo electrónico Interrupciones

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO La gestión de las interrupciones personales es de las cosas más importantes que hacer. Las personas somos interrumpidas cada 7 minutos.

Ley de Carlson, o ley de las secuencias homogéneas: “El trabajo interrumpido será menos Efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua”

AISLAMIENTO

REUNIONES PROGRAMADAS Y ESTRUCTURADAS

DISPONIBLIDAD PROVECHOSA

Reservar ciertas horas del día de no disponibilidad

Delegar eficazmente

Mejor en salas de reuniones

No atender sin cita previa

Reunirse en oficina de los demás

Reuniones cortas y planificadas.

Ser claro en las preferencias

Orden del día conocido por todos

planificar tiempos de trabajo sin interrupción, y secuencias de tareas relacionadas

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO Ladrones del tiempo:

Teléfono El

teléfono

debe

utilizarse

de

forma

planificada: se debe establecer un sistema para retornar las llamadas. quizá durante uno o dos periodos del día”.

Buen uso del teléfono • • • • • •

Para mantener contactos más estrechos y de relaciones sociales. Cuando necesitamos una información de manera inmediata. Cuando queremos difundir información de forma rápida Como ahorro de movimientos Ahorro de costes de desplazamientos Seguimiento de la acción comercial

Mal uso del teléfono • • • • •

Para sustituir un documento formal. Para tratar asuntos delicados. Cuando los mensajes no son urgentes. Cuando no es necesaria contestación. Cuando se informa a varias personas

Cuidado con las distracciones

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO Ladrones del tiempo:

Correo electrónico De la misma manera que existe un protocolo para los encuentros físicos con personas, la netiquette, describe un protocolo que se debe utilizar al hacer "contacto" electrónico. Del francés ètiquette y del inglés net o network, designa el conjunto de reglas que regulan el comportamiento de un usuario en un grupo de noticias, una lista de correo, un foro de discusiones o un correo electrónico. La comunicación mediante la red de Internet es un fenómeno social muy activo y cambiante. En el mundo, más de cien millones de servidores telemáticos ofrecen información a los usuarios, pues albergan dos mil millones de páginas web o sitios de Internet. Con todo, la mayor parte de la información que circula por Internet no está en las páginas sino en el correo electrónico, que cubre un 70% del total de información.

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Ladrones del tiempo:

LOS 10 MANDAMIENTOS DE NETIQUETTE EN EL MAIL

Correo electrónico

I.

Cuide la ortografía

II.

Escribir mensajes breves, concisos

III.

Contestar los mensajes en máximo 24 horas

IV.

Por respuestas automáticas si o podemos contestar

V.

El asunto vacío: NUNCA

VI.

Un asunto por mensaje

VII.

No escribir en mayúscula, el sinónimo es grito

VIII. No utilizar la CCO

IX.

Eliminar emoticonos. Resta formalidad

X.

Revisa siempre el mail antes de enviarlo

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5 Reúnete eficazmente “Hay que unirse, no para estar juntos, sino para hacer algo juntos.” J. Donoso Cortes

Joan Elías, “Compromiso”

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5 Reúnete eficazmente

REUNIONES EFICACES

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5 Reúnete eficazmente

Método ‘ABCDEF’ para una reunión eficaz LETRA

SIGNIFICADO

PRÁCTICA

A

AUDIENCIA

¿QUIÉN DEBE ACUDIR?

B

BEHAVIOR (COMPORTAMIENTO)

¿CÓMO DEBEN COMPORTARSE?

C

CONTENIDO

D

DISEÑO

ESTRUCTURA DE LA REUNIÓN(HORARIOS)

E

EVALUACIÓN

• ¿SE HAN CUMPLIDO LOS OBJETIVOS? • ¿CÓMO LO EVALUARÍAS?

F

FINALIZACIÓN

CONCLUSIONES

¿DE QUÉ TRATA LA REUNIÓN?

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO ROLES DE UN EQUIPO ROL

5 Reúnete eficazmente

ACTITUD

JEFE

Positivo

Empuja hacia delante, busca el éxito del equipo y se involucra decididamente en el proyecto; contagia su entusiasmo al resto de los compañeros.

El jefe debe reconocer públicamente su labor, buscando que cunda su ejemplo.

Crítico

Es una persona destructiva, todo le parece mal pero no aporta soluciones; los compañeros son unos inútiles a diferencia de él que es perfecto. Es una persona que deteriora el ambiente de trabajo.

Si sobrepasa cierto límite el jefe tendrá que darle un toque de atención

Discutidor

No está de acuerdo con nada, siempre defiende otra tesis. Es una persona pesada pero sin ánimo destructivo, a diferencia del anterior. Es un inconformista permanente y aunque busca el bien del equipo sólo consigue sacar a la gente de quicio.

Hay que animarle a que piense en positivo y busque soluciones practicas

Gracioso

No suele faltar en los equipos. Sus aportaciones profesionales suelen ser muy discretas pero cumple un papel fundamental: relaja el ambiente, quita tensión, crea una atmósfera más cálida, lo que puede contribuir a una mayor cohesión del equipo. A veces puede llegar a ser un poco incordio.

Hay que dejarle cierto margen, pero señalándole también unos limites.

Organizador

Es clave dentro del equipo, siempre preocupado porque las cosas funcionen, que se vaya avanzando, que se vayan superando las dificultades, que no se pierda el tiempo.

Contar con él, consultarle, realzar su papel (es un auténtico activo para el equipo).

Pícaro

se aprovecha del resto de los compañeros, es una rémora en el equipo, pero lo hace de manera sutil, por lo que sus compañeros apenas se percatan. Su aportación al equipo es nula y suele terminar deteriorando el ambiente de trabajo.

Es preferible cortar por lo sano: darle un toque de atención enérgico y si no reacciona apartarlo del equipo.

Incompetente

Justo lo opuesto del anterior; los cometidos asignados superan claramente sus capacidades. Por no reconocer sus limitaciones irá asumiendo nuevas responsabilidades que no sabrá atender, lo que terminara generando ineficiencias.

Hay que apoyarle con otros compañeros y en todo caso tener muy claro cual es su techo de competencia que no hay que traspasar.

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JEFF WEINER (CEO de LinkedIn):

5 Reúnete eficazmente

1.

Definir la semántica.

2.

Dejar los 10 primeros minutos para presentar y evitar las largas presentaciones. Entrar a debate.

3.

Evita el

“Efecto RASHOMON”:

“El efecto producido por la subjetividad y la percepción personal a la hora de contar la misma historia o situación, por el que los individuos que cuentan éstas lo hacen de forma diferente, pero de manera que cualquiera de las versiones es plausible, sin tener que ser por ello ninguna de estas versiones falsa; simplemente están influidas por la propia variabilidad y percepción individual.”

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¿CÓMO PONEMOS EN MARCHA LA ACTITUD EMPÁTICA? Escuchando activamente.

Interesándonos por la otra persona: preguntando con interés y respeto.

5 Reúnete eficazmente

Siendo hábiles a la hora de comunicar nuestras ideas, opiniones, reflexiones: Asertividad.

Conociendo el lenguaje corporal: Practicando la mirada mantenida, una mirada que enfoca los ojos de la otra persona, sin ser sumamente penetrante ya que esto podría intimidar.

Generando una ambiente de confianza: Estableciendo Rapport.

Dominando y respetando las distancias zonales: Es el radio de la burbuja alrededor de la persona y que puede dividirse en cuatro distancias zonales bien claras: zona íntima, zona personal, zona social, zona pública. (La proxemia)

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

5 Reúnete eficazmente

Buenas prácticas para una reunión eficaz 1.

Envía tres días antes los temas a tratar.

2.

Envía la presentación que vamos a tratar si la tienen para que las personas que acuden a la reunión sepan responder y se preparen su parte.

3.

Convoca sólo a las personas que van a aportar en el tema a tratar.

4.

Las reuniones eficaces con un máximo de 5 personas.

5.

El último que habla es el de mayor rango.

6.

Cancela la reunión con un máximo de 2 días para poder planificar.

7.

No convocar reuniones a fuera del horario laboral .

8.

Prepara la sala antes de comenzar la reunión.

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Los 5 iMm-consejos

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Los

5

iMm-consejos

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Método PentagraM®

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Método PentagraM© Las 5M´s 1. Mostrar interés 2. Marcar la estrategia 3. Moldear modelo 4. Motivar mercado 5. Monitorizar mediciones

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO Planificar

1ª M. mostrar interés 2ª M. Marcar la estrategia 3ª M. Moldear el modelo

Ejecutar

4ª M. Motivar modelo Seguimiento y control

5ª M. Monitorizar mediciones

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

1ªM Mostrar interés “Conócete a tí mismo Como base de la sabiduría” Sócrates EL AUTODESARROLLO TIENE DOS ETAPAS: 1. CONOCERSE 2. SUPERARSE

Querer Actitud

Poder

Saber

Capacidades Conocimiento

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

2ªM Marcar la estrategia “Cada minuto que pasas planificando, te ahorrará al menos 10 minutos de tiempo ejecución”.

C.A.M.A Organizarse es un acto individual Método PentagraM® © Instituto de Mercadotecnia y Marketing de Resultados

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

2ªM Marcar la estrategia

Estrategia one2one

Visión

FUTURO

Objetivos PLAZO DETERMINADO LARGO PLAZO

Misión

PRESENTE

Propósito

VIDA DE LA VISION

ME T A S CORTO PLAZO

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

3ªM Moldear el modelo Adapta el modelo elegido:

Análisis cualitativo ABC

Flujo GTD Matriz de Eisenhower

Getting things done

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Sistema ABC ANÁLISIS CUALITATIVO ABC DE GESTIÓN DEL TIEMPO Se trata de una herramienta para el establecimiento de prioridades, así como de planificación de tiempo que dedicamos a cada actividad. MÉTODO:

PASO 1

CLASIFICAMOS LAS TAREAS: A, B, C

A TAR

TAREAS DE ALTA RENTABILIDAD

B TAREAS IMPORTANTES

C TAREAS RECURENTES

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

PASO 2

DEFINIMOS PORCENTAJE DE TIEMPO REAL QUE DEDICAMOS A CADA TAREA (A, B, C)

SITUACIÓN INICIAL (NORMAL):

C

B

A

65%

20%

15%

SITUACIÓN DESEABLE (NORMAL):

A

B

C

65%

20%

15%

PASO 3

Pongamos horas:

TRAZAR un plan de acción Matriz ABC

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

CONSEJOS 1. Siempre las tareas rutinarias a primera hora para iniciar el día con acción

2. Pongamos metas 3. Cojamos un nuevo hábito. Para esto tenemos que tener una hoja de seguimiento. Se tardan 21 días en coger un nuevo hábito 4. Revisar las tareas por si se nos han olvidado algunas. 5. Dejar siempre tiempo al día para imprevistos. Siempre ocurren. 6. Estudia tus creencias.

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Matriz de Eisenhower Dwight David Eisenhower, el Comandante Supremo de las tropas de los Aliados en el Frente Occidental durante la

Segunda Guerra Mundial, y a la postre presidente de los Estados Unidos de América, “inventó” una muy interesante técnica para la toma de decisiones. Muchos años después, Stephen Covey la redescubrió en su libro “First Things First”.

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

IMPORTANCIA

La Matriz de Eisenhower

URGENCIA

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

URGENTE E IMPORTANTE

¡Hazlo ya! Situación

Consecuencias

Crisis

Agota

Imprevistos

Consume energía

Reactivo

No se en qué se me ha ido el tiempo, no he hecho nada en todo el día

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

URGENTE, NO IMPORTANTE Delégalo Situación

Consecuencias

- Concentración en plazos cortos - Considera que las metas no son importantes - Creen que pierden el control

Equipos insatisfechos

Siempre pendientes de su reputación

Sin mí no salen las cosas, tengo que controlarlo todo

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

NO URGENTE, SÍ IMPORTANTE

Planifícalo Situación

Consecuencias

- Planifican a largo plazo - Dedican tiempo a cosas como misión del proyecto,… - Preparan las cosas que hay que hacer, no sólo las urgentes. - Son capaces de prevenir situaciones

Equilibrio Disciplina Control Liderazgo

Tengo una idea interesante, vamos a organizarla

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Administra con la izquierda y lidera con la derecha

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GETTING THINGS DONE “LA MEMORIA ES LA INTELIGENCIA DE LOS TONTOS, NUNCA GUARDES EN LA CABEZA ALGO QUE TE QUEPA EN UN BOLSILLO” ALBERT EINSTEIN

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Ventajas del GTD 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Mejora la organización personal Elimina el estrés y la ansiedad Elimina preocupaciones No hay imposiciones Control, dominio de que todo esta en su sitio Es tanto para personas metódicas como creativas Mejora productividad Mejora la autoestima, aumenta la eficacia

MÉTODO GTD

1

3

2

7 categorías básicas

Poner en el cesto/inbox

4

2 veces al día

¿requiere acción? Sí/No/Cuál?

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

1 RECOPILAR “Sacamos todo de nuestra cabeza”

En el cesto o INBOX

2 PROCESAR Hacerlo

(Si es menos de 2 minutos)

¿

SI

Posponerlo

Delegarlo

Requiere acción

?

Algún día

NO

Proyectos

Próxima acción fecha

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

3 ORGANIZAR LISTAS @ @ @ @ @ @ @ @ @

Llamadas Ordenador Recados Oficina Casa Citas Leer Proyectos Seguimiento

CARPETAS ARCHIVAR ACCIONES PRÓXIMAS DELEGAR PROYECTOS ALGÚN DIA

ATENCIÓN ESPECIAL A LOS PROYECTOS

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Planificación natural

El cerebro es el mayor planificador: Ejemplo: NOS VAMOS A HACER UN CRUCERO!!

5 FASES DE PLANIFICACIÓN 1. EL PROPÓSITO ¿Por qué ? ¿Por qué vamos hacer este crucero a los fiordos ? • • • • • •

Define el éxito Genera criterios para las tomas de decisiones Distribuye los recursos Motiva Clarifica los enfoques Hace Aumentar las opciones.

2. PRINCIPIOS Voy a descansar y a hacer un viaje cultural que quiero hacerme una idea de la zona 3. VISION/RESULTADOS Debemos de visualizar el éxito y saborear el resultado • Activación de la acción RETICULAR: Es la puerta principal de acceso a la conciencia es el interruptor que pone en marcha acceso a la percepción de ideas y datos es lo que te permite dormir mientras la música suena y lo que te despierta cuando un bebé llora.

4. LLUVIA DE IDEAS • No juzgue • Buque la cantidad no la calidad • No analice, ni organice

5. ORGANIZAR

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

4 REVISAR • •

Revisa todas las listas Busca un momento de tranquilidad, o los lunes por la mañana o los viernes

“SOMOS LO QUE HACEMOS REPETIDAMENTE. LA EXCELENCIA, ENTONCES, NO ES UN ACTO; ES UN HÁBITO.” Aristóteles

Tomar decisiones Tomar una buena decisión no consiste en tomar la solución acertada, sino la correcta. Y ese es precisamente nuestro problema, que nos solemos preocupar más por acertar que por hacer lo correcto. Miguel Ariño

(http://miguelarino.com )

TOMA DE DECISIONES NOS HACES DECIDIR PRIORIDADES

“PRIMERO LO PRIMERO”

S. Covey

1. CREENCIAS 2. LA IMPORTANCIA DE LAS PERSONAS 3. BENEFICIOS

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4ªM Motivar modelo

Hacer un plan de acción 1. Ponernos objetivos, metas 2. Toma de decisiones 3. Utilizar tecnología de apoyo al plan diseñado.

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Ley de Parkinson “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”

- Normalmente esto sucede porque lo vemos todo a muy largo plazo: (“hay tiempo”, “ya lo haré”). - Tal vez comencemos a hacerlo, pero lentamente, o simplemente pensando algunas ideas, y es realmente cuando el tiempo se echa encima, cuando nos ponemos al 100% con ello.

PROCASTINACIÓN 1 día

1 semana

Tarea

Misma tarea

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Algunas herramientas que nos pueden ayudar:

Las marcas y los logotipos empleados son propiedad de sus respectivos dueños

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Los cuatro pilares de Outlook:

CORREO

CALENDARIO CONTACTOS TAREAS

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO LOS 16 DISPAROS A TU PRODUCTIVIDAD EN OUTLOOK 1 DISPARO: Es lo primero que hacemos al empezar a trabajar.
 Consecuencia: Marca las prioridades, tu agenda de trabajo y se carga tu planificación diaria. Nunca hay tiempo para el trabajo de verdad y los proyectos a largo plazo. Ahogados con urgencias desde el minuto uno. 2 DISPARO: Dejamos habilitado el notificador de correo nuevo.
 Consecuencia: Cada correo nuevo (da igual si es importante o no), nos interrumpe, distrae e invita a que lo abramos. 3 DISPARO: Lo dejamos abierto en segundo plano mientras trabajamos.
 Consecuencia: Fomenta la multitarea, las distracciones, la falta de ritmo y las pérdidas de tiempo. Constantemente te invita a dejar lo que estés haciendo para saltar al Email.

4 DISPARO: Lo chequeamos de forma compulsiva (tanto desde el Escritorio como desde el móvil).
 Consecuencia: Interrumpe lo que estás haciendo, distrae tu atención, rompe tu ritmo de trabajo y deteriora tu tiempo de ocio. 5 DISPARO: Ponemos en copia (Cc) a demasiadas personas.
Consecuencia: El mensaje pierde fuerza e interés, nadie se siente por aludido (lo ignoran) y multiplicamos el ruido interno/externo. 6 DISPARO: Acumulamos emails en el Inbox sin decidir ni actuar. Consecuencia: Constantemente los vemos ahí, despistándonos y recordándonos que son tareas sin resolver. Es otra forma de Procrastinación. 7 DISPARO: Abusamos de él y lo utilizamos para cualquier tipo de comunicación o tema a tratar. 
Consecuencia: Provoca malentendidos, falta de matices, emails largos, imprecisión y exige aclaraciones posteriores que se traducen en más y más correos. 8 DISPARO: Escribimos mensajes demasiado largos. Consecuencia: Pierdes tu tiempo y el de las personas que tienen que leerlo. Cada minuto que pasas escribiendo emails dejas de hacer algo importante.

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GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO 9 DISPARO: Damos rodeos, somos ambiguos y no vamos al grano. Consecuencia: Similar al anterior: Pérdida de tiempo para todos, falta de eficacia, comunicación torpe. 10 DISPARO: No ponemos cuidado al redactar el Asunto. Consecuencia: El destinatario no interpreta bien nuestro correo y lo atiende tarde o mal. 11 DISPARO: Managers, coordinadores y jefes lo utilizan para organizar el trabajo de nuestro equipo. Consecuencia: Tenemos a todo el mundo pendiente a todas horas del Email para ver cuándo llega la próxima tarea. Instrucciones imprecisas, falta de cercanía con el equipo. 12 DISPARO: Permitimos que el (creciente) contador de correos nuevos nos agobie y marque nuestro ritmo de trabajo. Consecuencia: Nos cargamos de ansiedad y de estrés por decenas de mensajes que en la mayoría pueden esperar una, tres o veinticuatro horas. 13 DISPARO: No cambiamos un Asunto que con el intercambio de mensajes ha perdido significado o se ha quedado obsoleto. Consecuencia: Comunicación confusa, mala priorización, ruido en la conversación. 14 DISPARO: En cuanto llega cualquier nuevo mensaje respondemos de forma compulsiva. Consecuencia: Detenemos la tarea que estamos haciendo, perdemos intensidad, ritmo e ideas, y tardamos más en hacer nuestro trabajo. 15 DISPARO: Nos obligamos a leer todos los mensajes y contestarlos para no dejar ninguno pendiente. Consecuencia: Damos prioridad innecesaria a muchos mensajes que podrían esperar y robamos tiempo a tareas más importantes. 16 DISPARO: Lo utilizamos para “chatear” (frenético intercambio de mensajes en las dos direcciones que acontece en un corto espacio de tiempo). Consecuencia: Nos obligamos a dejar abierto el Email para estar pendiente de “lo que me contesta el otro”, detenemos el resto de cosas, perdemos más tiempo.

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5ªM Monitoriza mediciones

Seguimiento y control 1.Matriz del hábito 2.Cuadros de mandos 3.Producción. mantenimiento

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