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“Quien olvida su historia está condenado a repetirla” Autor Jorge Agustín Nicolás Ruiz de Santayana

2011 0


GESTIÓN DOCUMENTAL 1

JHON FREDY ROMERO OSORIO

TUTORA LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS DE LAS INFORMACION Y DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GESTIÓN DOCUMENTAL 1 BOGOTA D.C., OCTUBRE DE 2011 TABLA DE CONTENIDO 1


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

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PAGINA INTRODUCCION 3 Construya su propio concepto de Archivo, Documento y documento de archivo a partir de la definición que da el AGN. 4 Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. 5 ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la ley general de Archivos? 8 ¿Que dice la ley general de Archivo en el título V. Gestión de documentos, Art. 21? 8 Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el AGN. 10 Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un de un programa de gestión documental. 10 ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? 13 Mencioné porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un PGD. 14 Revise el documento “conceptualización de un Programa de Gestión Documental” en su marco legal Dice que “para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el AGN así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 16 Explique la importación de adoptar las Tabla de Retención Documental y cuáles son sus etapas. 18 CIBERGRAFIA. 22

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INTRODUCCION Con la implementación de un Programa de Gestión Documental y la creación de las Tablas de Retención Documental se busca la concientización de la administración pública, mixta y privada que decidan acogerse a este plan a la racionalización, organización y conservación del patrimonio documental y cultural de cada una de ellas. Brindando herramientas útiles para el desarrollo de sus actividades de una forma eficiente con el fin de brindar un servicio de alta calidad. Desarrollando procesos y procedimientos que conlleven a desarrollos tecnológicos de captura de la información evitando la destrucción de sus archivos físico por la mala manipulación y conservación. Estableciendo políticas claras y precisas en cuanto a los tiempos de conservación de cada una de los documentos durante el ciclo vital.

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1. Construya su propio concepto de Archivo, Documento y documento de archivo a partir de la definición que da el AGN.

Archivo: agrupación de documentos los cuales forman parte del desarrollo de una entidad y sus actividades los cuales tiene la función de servir como soportes de la evolución de la de dicha empresa.

Documento: Se refiere a todo objeto material que porte, registre o fije en sí, información, es decir, Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio registrado ; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en un espacio del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probatorio, testimonio histórico, etc. Documento de archivo: contiene información realizada por la entidad que lo produce, en cumplimiento de las funciones que le corresponde desempeñar. Su producción responde a los objetivos o a las actividades propias de la entidad que le da origen.

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2. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

Constitución Política de Colombia “Articulo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.” Declaración Universal de los Derechos Humanos “Artículo 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su

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reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.” “Articulo 19. Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión.” Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información pública gubernamental es una característica distintiva de un gobierno abierto y democrático. Con la intención de consolidar esta bien intencionada relación entre gobierno y sociedad. Estas leyes están diseñadas para posibilitar a los ciudadanos el examen de la información pública y para que puedan obtener información sobre las acciones de sus gobiernos; así, los ciudadanos pueden supervisar su actividad a efecto de prevenir o reducir la corrupción. Cuando la Constitución habla del derecho de información, consagrado en varios artículos, no se refiere a la libertad de expresión o de información por los medios, sino a la posibilidad que deben tener todos los ciudadanos de acudir a las fuentes documentales, bien sea para materias de investigación científica, cultural, histórica, o bien para satisfacer un deseo personal de enterarse de los hechos de nuestro pasado, remoto o próximo, que constan

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en los documentos de la Nación. Ahora, con la normatividad establecida por la Ley General de Archivos, esos documentos inútiles se transformarán en documentos valiosísimos, al alcance de cualquier persona que desee consultarlos. Estarán debidamente catalogados, analizados y disponibles en bases de datos. Es bueno recordar que la archivística constituye uno de los elementos modernos más eficaces para contribuir a la identidad de los pueblos. Un ejemplo al respecto lo encontramos en los archivos nacionales franceses, tal vez los más ricos del mundo en cuanto a la calidad y cantidad de documentos que conservan, y que están en su totalidad al servicio del público. Con la Ley General de Archivos se consigue sustraer el patrimonio documental del manejo exclusivo del sector público, porque promueve la organización, conservación y consulta de los archivos privados de interés económico, social, tecnológico, científico y cultural, según lo expresa el director del Archivo General de la Nación (AGI), Jorge Palacios Preciado, por cuanto el AGI les brindará especial protección y asistencia a estos archivos particulares. La Ley General de Archivos, trabajada por el Congreso de la República con la asesoría de expertos y en largas jornadas de estudio, es instrumento indispensable en la creación de una nueva cultura de información para los colombianos y para los extranjeros que deseen hurgar en nuestros archivos. Con las tablas de retención

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establecidas en la ley, se acabará el arrume de papeles en las oficinas públicas y se racionalizará su clasificación. Se ordena, además, al Gobierno, crear distintos premios y estímulos a las personas y a las instituciones que, al contribuir a la conservación y difusión del patrimonio documental de Colombia, propugnen el desarrollo historiográfico. 3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la ley general de Archivos? LEY 594 DE 2000 “POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES” (14 de julio)

4. ¿Que dice la ley general de Archivo en el título V . Gestión de documentos, Art. 21?

“TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de

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gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.” 1. RECIBIR

2. DIGITALIZAR

3. INGRESAR SOFTWARE

C.A.D Recepción de la documentación 4. REVISAR

Digitalization de la Información

Sistema de Información

AREA RESPONSABLE

Recepción Documento Digitalizado

Envío Documento Físico Archivar Documento Físico Según Carpeta Definitiva TRD

Con referencia este artículo vemos como hoy en día la tecnología nos ha dado infinidad de herramientas con el fin de tener acceso a la información de una forma rápida y efectiva es así como el AGN en procura de mejorar el servicio de los archivos de las entidades Públicas decide mediante este articulo facilitar a estas entidades la implementación de PGN para la consulta de sus archivos a través de las herramientas tecnológicas brindando un servicio de calidad a sus clientes tanto internos como externos.

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5. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el AGN. La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa. Es por esto que un PGN busca controlar los registros a partir de su producción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final, en las organizaciones en todos sus estados, fijando políticas administrativas y técnicas con el fin de brindar al acervo documental un correcto manejo, ordenado y eficiente en el flujo de la información, que resuelva los problemas y ayude a tomar decisiones. A partir de su creación. Determinan procesos que estarán interrelacionados entre si y se desarrollaran en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital de los documentos (Archivo de gestión, Archivo Central y Archivo Histórico). 6. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de gestión documental.  Destacar la importancia del papel de los documentos de archivo con la lengua natural de la administración pública con el fin de bridar herramientas de participación con el fin de mostrar transparencia y control de la función pública.

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de un


 Normaliza la producción, procedimientos y demás trámites administrativos en los que se involucran los flujos documentales dando políticas de estandarización de modelos y formatos para la producción documental.

 Normaliza la utilización de los materiales, soportes y equipos de calidad buscando la preservación del medio ambiente.

 Crea políticas en los procedimientos para la recepción, radicación y despacho de la correspondencia a través de la utilización de los sistemas de información de una forma eficiente de correo o mensajería.

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 Reglamenta el manejo y adecuación de un sistema de administración de archivos y documentos a partir de los principios de archivo y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confiabilidad, seguridad y accesibilidad.

 Implementando el desarrollo de procesos básicos para la aplicación de la TRD, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final.

 Posibilitar la búsqueda y recuperación de la información de una forma rápida y precisa.

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 Conducir a los archivos para que sean legítimos centros de información, útiles para el desarrollo socio cultural de una comunidad, país o nación.

7. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?  Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente.  Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos.  Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.  Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al Programa de Gestión Documental.  La adopción e implementación de las tablas de retención documental.  La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)  Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información  La implementación y seguimiento.

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8. Mencioné porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental. Es importante la aplicación de un Programa de Gestión Documental dado que ayudara a las entidades públicas y privadas que se acojan a implementarlo en la búsqueda de la organización archivística fijando políticas claras y precisas coadyuvando al desarrollo de la entidad y de la sociedad. Entre los principales beneficios que una organización puede esperar una vez implementado un programa de gestión de documentos se pueden identificar:  Reducción del volumen documental. Uno de los primeros resultados obtenidos es la disminución en el volumen de documentos que se producen en la organización, en particular aquellos documentos considerados innecesarios o que no aportan ningún valor informativo o de otra naturaleza.  Mejoras en la eficiencia administrativa. La revisión de los procesos organizacionales permite reducir procesos redundantes, innecesarios y muy complejos, cuyo desarrollo implica la realización de tareas que solo aumentan los tiempos del proceso y no tienen un objetivo claro dentro del mismo.  Incremento de la productividad organizacional. El más

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significativo beneficio de la gestión de documentos se refleja en el aumento de la productividad de los empleados. Gracias a la reducción de los documentos, las actividades se vuelven menos dependientes de la producción, consulta, validación, archivo, etc., de documentos y facilitan la dedicación a labores propias del negocio.  Reducción de los costos de infraestructura. Con la estandarización del manejo de los documentos se obtiene igualmente una reducción en la infraestructura necesaria para la producción, distribución, utilización, acceso y conservación de los documentos, representados en menor necesidad de equipos, espacio para archivo, mobiliario, tecnología, etc.  Aprovechamiento de las tecnologías de la información. La aplicación de los conceptos de gestión documental permite un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información, y en especial al mejor uso de los sistemas de información, la ofimática, la automatización de oficina, etc.  De igual forma, la gestión documental permite mejorar los niveles de rentabilidad de la empresa, por cuanto al reducir costos operativos, se aumenta la disponibilidad de recursos para ser invertidos en áreas claves del negocio, incluida la gestión de información.  Las áreas claves de costos en la implementación de un programa de un programa de gestión documental son:  Tecnología (software y hardware)  Tiempo destinado para la búsqueda de información  Personal

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 Infraestructura  Eficiencia del sistema administrativo  Rentabilidad 9. Revise el documento “conceptualización de un Programa de Gestión Documental” en su marco legal Dice que “para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el AGN así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

Constitución Política de Colombia Articulo 8. Es obligación del Se supone que el Estado estado y de las personas de Colombino tiene la obligación de proteger las riquezas culturales velar por el patrimonio Nacional y naturales de la Nación. a nivel cultural y natural a través de los ministerios de cultura y del medio ambiente brindando las garantías necesarias para dar cumplimiento al referido artículo. Articulo 20. Se garantiza a En nuestro Estado Colombiano toda persona la libertad de social y democrático de expresar y difundir su derecho en el cual prevalecen pensamiento y opiniones, la de los derechos del pueblo se debe informar y recibir información garantizar que cada miembro veraz e imparcial, y la de tenga la libertad de fundar medios masivos de pensamiento, expresión y 16


comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. garantiza el derecho de rectificación en condiciones equidad. No habrá censura

la Se la de

opinión, ser informado y recibir información una forma oportuna y veraz, siempre y cuando no afecte el libre desarrollo de otro individuo ni a dañar el buen nombre y dado el caso su rectificación de forma explícita. Es responsabilidad del estado garantizar el acceso al patrimonio cultural a cada uno de los Colombianos con las mismas equidad a través de la capacitación y socialización de los individuos

Articulo 70. Es Estado tiene el deber de fomentar el acceso a la cultura de todos los Colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la entidad nacional. Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dictara A través de esta ley el Estado la Ley general de Archivos y se Colombiano busca salvaguardar dictan otras disposiciones. la integridad del patrimonio cultural y documental fijando políticas y estrategias que fortalezcan los programas organización, conservación y restauración. Archivo general de la Nación Circular AGN No. 1 de 1997. Mediante esta circular el Exhortación al cumplimiento de Archivo General de la Nación la legislación básica sobre pretende persuadir a todas 17


archivos en Colombia

aquellas entidades públicas, mixtas o privadas que implementen procesos y procedimientos archivísticos con el fin de lograr una correcta administración documental.

10. Explique la importación de adoptar las Tabla de Retención Documental y cuáles son sus etapas En la actualidad existen en nuestro país Entidades, Instituciones, o Empresas Públicas y privadas que generan multiplicidad de archivos, pero en muchas de ellas no se han preocupado por aplicar normas o políticas uniformes que regulen su custodia y manejo. En cada Entidad, Institución, o Empresa, dadas sus particularidades y naturaleza exige un sistema de administración de documentos es por esto que se hace necesario aplicar una herramienta como la Tabla de Retención Documental, que nos facilita labores de descarte y conservación documental coadyuvando a mejorar la gestión archivística. La Tabla de Retención Documental es el resultado de la valoración del documento, para la propia persona o Institución que los origina y nace en el momento de producirse el documento (administrativos, 18


legales, fiscales, y operativos), perdurará tras su uso corriente para una referencia e información de los investigadores. La elaboración de las Tabla de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la Entidad, Institución, o Empresa y apoyarse en el inventario de los archivos de oficina, con el fin de identificar las series documentales cualquiera sea el soporte de la información. Los períodos de retención y las modalidades de selección documental los fija la Tabla de Retención Documental. El tiempo de retención determinado para los documentos de archivo de oficina y del archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL En la elaboración de las Tabla de Retención Documental se contemplan cinco etapas: Investigación preliminar sobre la institución 1. Compilación de la información institucional  Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)  Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.

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 Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones. 2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución.  Identificación y definición de unidades documentales.  Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.  Identificación de valores primarios de la documentación. 3.

Análisis e interpretación de la información recolectada

 Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.  Valoración y Selección Documental, la Encuesta Estudio Unidad Documental 4. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental  Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental, teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las Tabla de Retención Documental deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.

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 Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad.  Remisión de las Tabla de Retención Documental al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración.  Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad está obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación. 5. Aplicación, seguimiento y actualización de las Tabla de Retención Documental Una vez elaboradas y aprobadas las Tabla de Retención Documental debe hacerse su difusión indicando:  Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.  Instructivo para su aplicación  Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la Tabla de Retención Documental de cada oficina. Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.

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CIBERGRAFIA

http://www.juridicas.unam.mx/publica/rev/decoin/cont/6/art/art5.htm http://www.archivogeneral.gov.co/ http://www.un.org/es/ http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeas-data-articulo-15/

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