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Asociaci贸n Mexicano Libanesa de Contadores P煤blico, A.C.

HERRAMIENTAS DE CONTROL Y PLANEACION

Septiembre 2010


Palancas de Control en Empresas Los sistemas de control administrativo son los procedimientos y rutinas formales basadas en información confiable que los administradores usan para mantener o alterar patrones en las actividades de la organización.

Management Control Systems are the formal, information based routines and procedures managers use to mantain or alter patterns in organizational activitities Robert Simons Harvard Business School

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Herramientas de Control Tipos de Control de Diagnóstico Ojos y Oídos Gráficas Diagramas (causa-efecto, procesos, de árbol) Hojas de cálculo; bases de datos Sistemas contables ERP (Enterprise Resource Planning) CRM (Customer Relationship Management)

Management Control Systems are the formal, information based routines and procedures managers use to mantain or alter patterns in organizational activitities Robert Simons Harvard Business School

BI (Business Intelligence) Tableros de Control / Balanced Scorecards

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ERP - ¿Qué es? Enterprise Resource Planning o Sistema de Gestión Empresarial Son sistemas de gestión de información integran y automatizan muchas de prácticas de negocio asociadas con aspectos operativos o productivos de empresa.

que las los una

Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, recursos humanos, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes.

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ERP - ¿Cómo funciona? Integración El objetivo principal es integrar los datos y procesos de un negocio para lograr una conexión e integridad de sus flujos. Se logra la “trazabilidad” de todas las operaciones. Evita con esto tener infinidad de sistemas lo que redunda además en simplificación y ahorros.

¿Solo los Grandes? En un principio se enfocaron a grandes corporaciones, con el tiempo se han creado soluciones para pequeñas y medianas empresas. Empresas desde 3-5 empleados, nuevas o en operación, que buscan tener una ventaja competitiva, sea para crecer, mejorar su operación y/o generar eficiencias. Existen empresas con esquemas de venta o renta mensual de licencias.

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ERP – Criterios de Selección Hay que fijarse en… Tiempo en el mercado y referencias HW y SW compatibilidad Costos reales Funcionalidad estándar Procesos de negocios Administración del cambio Metodología de implementación Entrenamiento Soporte Prototipos  Cardea Consulting 2010

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ERP - Implementación Factores Críticos de Éxito  Patrocinio y compromiso de la Dirección General

 Definición clara y objetiva de los requerimientos del negocio  Participación de usuarios claves para las definiciones requeridas  Compromiso total de equipo de trabajo en todo el proyecto  Identificación de riesgos y su pronta acción  Comunicación objetiva y formal entre los miembros del equipo del proyecto  Depuración de información: artículos, clientes, proveedores, etc.

¿Qué puede fallar y cómo evitarlo?  Promesas vs Contrato. Debe regir y contener todas las promesas de ventas

 Consultores. Experiencia y conocimiento de industria, no se puede usar al cliente como __“escuelita”  Todo sí y “mimetización”  Desarrollos.  Catálogos y saldos. Involucrar a auditores y alta dirección desde el principio  Proyecto de empresa no de Sistemas  Agendas personales  Tiempo extra. Premios por objetivos .  Cardea Consulting 2010

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ERP - Implementación Alcances  Empresas o razones sociales. Parecidas pero no iguales. Numero de empleados

 Geográfico. Ciudades, sucursales o ubicaciones (Roll out vs Big bang)

 Funcional.

Finanzas y Administración  Contabilidad General  Presupuestos  Cuentas por Cobrar  Créditos  Cuentas por Pagar  Tesorería  Activos Fijos  Impuestos Mexicanos  Nómina 15  Recursos Humanos 7  Control de Accesos

• Módulos. Licenciamiento e implementación

• Fases. Maduración en el uso de la herramienta • Justificación. ¿Realmente lo necesito?para las definiciones requeridas

CRM

  

Campañas Oportunidades

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Atención a Clientes

.

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ERP - La Empresa después de la Implementación Evento Cambio Organizacional

Pensamiento  La empresa ya no es la misma, opera de forma distinta 

Institucionalización

Todos “crecen”

 Gran oportunidad para generar nueva información y establecer un consejo de administración  Establecer juntas periódicas con orden del día. Actualizar documentación legal de la empresa (ej. Asambleas)

Personal Clave La metamorfosis en la empresa. Cuando el directivo implanta una estrategia magnánima y audaz se transforma, sufre una metamorfosis. El empresario transforma a su empresa, pero el primero en sufrir la metamorfosis es él cuando adquiere habilidades, se hace de recursos e inculca hábitos operativos buenos (virtudes).

 Identificar a las personas que marcan la diferencia en la empresa  Deben representar entre un 5% a 7% de toda la plantilla

Planes de Sucesión

 Todos deben tener un sustituto identificado  Se arma un plan de capacitación acorde

Manuales y Entrenamiento

 Actualizar al menos cada año los manuales  Nuevos empleados deben pasar por capacitación

Carlos Llano Cifuentes Fundador IPADE  Cardea Consulting 2010

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ERP – Comercio Exterior Vertical Sistema preconfigurado con las mejores prácticas de negocio de una industria o giro específico.  Catálogos (tratados comerciales, aduanas, países, monedas, claves de pedimento, identificadores)  Programas Sectoriales, Sectores Específicos, IMMEX, ALTEX, ECEX  Control de pedimentos, aranceles  Almacén fiscal, franja fronteriza  Mercancía en tránsito e Incoterms  Carta de crédito  Importaciones temporales  Exportación  Facturación Electrónica

Sirve para  Implementación más rápida  Mejora controles y ayuda a cumplir con regulaciones legales. (Ejemplo: Ley Aduanera, art. 59)  Control de inventarios y manejo de documentación (propiedad, impuestos)  Control presupuestal y acceso a información relevante, oportuna y confiable

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ERP – Intelisis Intelisis es una empresa multinacional que cuenta con 20 años de experiencia en soluciones de Tecnología de Información. Intelisis forma parte de Grupo Carso. División de Tecnología de Información e Infraestructura. Base Instalada en México: 7,209 empresas, Intelisis tiene el 26% (1,876) de Participación en Sistemas de Información para empresas PyME’s Certificaciones. ISO 9000 - 2001 en todas las áreas de negocio, así como otras certificaciones avaladas por Institutos especializados en México. Cobertura Internacional: Guatemala, El Salvador, Honduras, Costa Rica, Panamá, Colombia, Venezuela, Ecuador. Nuestro enfoque es Vertical y dirigido principalmente a empresas PYME y Corporativos Medianos.

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Muchas Gracias Orlando Garciacano C. T: (55) 4323-4128 C: (55) 3233-1775 E: ogarciacano@cardea.com.mx

Herramientas de Control yPlaneación ERP  

Presentación de la Conferencia dada a la Asociación Mexicano Libanesa de Contadores Públicos, A.C. el 2 de septiembre del 2010

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