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EXCEL 2010

UNIDAD 1

Ambiente de Excel 2010

Objetivo General: El alumno conocerá el ambiente de Excel, aprenderá a guardar y abrir libros de trabajo; cerrar el programa. Asimismo estudiará el acceso al programa mediante varios métodos e introducir y editar datos a las celdas.

1.1 Introducción a Excel 1.2 Acceso 1.3 Ambiente 1.4 Abrir un libro de trabajo 1.5 Guardar un libro de trabajo 1.6 Cerrar y salir de Excel 2010 1.7 Introducir y editar datos

Elaboró: Daniel Olalde Soto 2 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

AMBIENTE DE EXCEL 2010

1.1

Introducción a Excel

Excel 2010 es un programa de Microsoft, que consiste en una hoja de cálculo que está organizada en una estructura tabular con filas y columnas, que sirve para escribir textos, números, fechas, horas y realizar operaciones (aritméticas y lógicas) por medio de fórmulas y representar los resultados en gráficas. Los documentos realizados en Excel reciben el nombre de Libros de trabajo y son guardados con la extensión .xlsx. Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos; está compuesto de hojas de cálculo, gráficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo, éste se abre con 3 hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es la retícula formada por filas y columnas donde se pueden introducir datos. Las hojas de Excel 2010 se encuentran conformadas por 1, 048, 576 filas y 16,384 columnas (que están ordenadas en forma de letras de la A hasta la XFD), que serán 17, 179, 869, 184 celdas.

1.2

Acceso

Para poder acceder a Excel existen varias formas, las más usuales son las siguientes: Primera opción: 1. Metacomando < WIN + R >. 2. Aparece la venta Ejecutar. 3. Tecleamos EXCEL.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 3 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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4. Clic en Aceptar.

Segunda opci贸n: 1. Hacemos clic en el bot贸n Inicio. 2. Seleccionamos la opci贸n todos los programas. 3. Elegimos la carpeta Microsoft Office. 4. Hacemos clic en el programa Microsoft Office Excel 2010.

Elabor贸: Daniel Olalde Soto 4 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Elabor贸: Daniel Olalde Soto 5 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

1.3 Ambiente Barra de Título

Cerrar

Ficha Archivo

Restaurar Menú Cinta de Opciones

Barra de acceso rápido

Minimizar

Banda de opciones Cuadro de referencias Celda Activa

Cuadro de contenido o Barra de fórmulas

Botón Insertar Funciones

Columnas

HOJA DE CÁLCULO

Filas

Barra de desplazamiento horizontal

Indicador de Hojas

Barra de Desplazamiento Vertical

Vistas de la hoja de cálculo

Botón Insertar Hoja de Cálculo Hoja Activa

Zoom

Barra de Estado

Elaboró: Daniel Olalde Soto 6 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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1.4

Abrir un libro de trabajo

Cuando se desea utilizar un libro de trabajo previamente guardado, realiza el siguiente procedimiento: 1. Clic en ficha Archivo. 2. Selecciona la opción Abrir .

3. Para abrir un libro de trabajo de los que se muestran en la ventana basta seleccionarlo haciendo clic sobre él (veremos como su nombre cambia de color). 4. Luego pulsa en el botón Abrir. Otra manera de abrir un libro rápidamente es utilizando el Metacomando < Ctrl + A >.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 7 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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1.5

Guardar un libro de trabajo

Una vez que se creó un libro de trabajo o se han hecho modificaciones en uno existe, es necesario guardar los cambios realizados. Para almacenar un archivo, se utilizan las opciones Guardar y Guardar como. Para guardar un libro de trabajo por primera vez, se realiza el siguiente procedimiento 1. Clic en la ficha Archivo. 2. Selecciona la opción Guardar como y elige el formato del archivo que deseas guardar. 3. Teclea el nombre del libro e indica la ubicación del archivo. 4. Pulsa en el botón Guardar .

Nota: También se puede emplear la tecla de función < F12 > para guardar como.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 8 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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Para guardar los cambios realizados a un libro previamente guardo, efectúa cualquiera de los siguientes pasos: 1. Pulsar en el icono Guardar

de la barra de acceso rápido.

2. Metacomando < Ctrl + G >. 3. Ficha Archivo, dar clic en Guardar.

1.6

Cerrar y salir de Excel 2010

Para cerrar un libro de trabajo hay que utilizar el Metacomando < Ctrl + F4 >. Para salir de Excel 2010 hay que elegir cualquiera de las siguientes opciones: 1. Clic en la ficha Archivo y seleccionar la opción Salir. 2. Utilizar el Metacomando < Alt + F4 >.

1.7

Introducir y editar datos

Para introducir datos, basta con seleccionar la celda donde se desea insertar la información y teclearla; para borrar mientras se está editando la celda, se utiliza la tecla < Retroceso o Backspace>. Una vez introducido el dato, es posible borrarlo mediante la tecla < Supr o Delete >. Para editar un dato previamente escrito, se empela la tecla < F2 >; al presionar esta tecla en una celda, se podrá mover hacia adelante y hacia atrás entre los caracteres de la celda modificada, insertando o borrando la información.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 9 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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UNIDAD 2

Manejando libros de Excel

Objetivo General: El alumno conocerá tipos de errores que existen en Excel, aprenderá a desplazarse entre celdas, seleccionarlas y moverlas. También estudiará como desplazarse entre hojas, ocultarlas, moverlas y cambiar el color de las etiquetas.

2.1 Desplazamiento entre celdas 2.2 Seleccionar celdas 2.3 Mover y copiar celdas 2.4 Creación de series 2.5 Insertar hojas de cálculo 2.6 Eliminar hojas de cálculo 2.7 Cambiar el nombre a una hoja de cálculo 2.8 Desplazamiento entre hojas de cálculo 2.9 Ocultar y mostrar hojas 2.10 Mover y copiar hojas 2.11 Color de las etiquetas 2.12 Errores en los datos

Elaboró: Daniel Olalde Soto 10 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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EDICIÓN BÁSICA

2.1

Desplazamiento entre celdas

Toda hoja de cálculo se encuentra formada por celdas, las cuales son identificadas por letras (columnas) y números (filas) en la que se encuentran ubicadas. Para situarse en una celda basta con dar clic en ella y el puntero se moverá en esa celda, seleccionándola. Algunos métodos para desplazarse rápidamente utilizando el teclado son: TECLADO

ACCIÓN

< FLECHA ABAJO >

Celda Abajo

< FLECHA ARRIBA >

Celda Arriba

< FLECHA DERECHA >

Celda Derecha

< FLECHA IZQUIERDA >

Celda Izquierda

< AV PÁG >

Pantalla Abajo

< RE PÁG >

Pantalla Arriba

< CTRL + INICIO >

Celda A1

< FIN + FLECHA ARRIBA >

Primera celda de la columna activa

< FIN + FLECHA ABAJO >

Última celda de la columna activa

< FIN + FLECHA IZQUIERDA Ó INICIO >

Primera celda de la fila activa

< FIN + FLECHA DERECHA >

Última celda de la fila activa

2.2

Seleccionar celdas

Para seleccionar una celda, basta con posicionar el cursor sobre esa celda. También es posible seleccionar más de una celda, esto, con el fin de llevar al cabo diversas acciones en ellas. Se le llama rango a la selección de más de una celda, un rango está conformado por celdas contiguas que deben formar un rectángulo o cuadrado. Para seleccionar un rango realiza cualquiera de los siguientes pasos: Primera opción 1. Coloca el cursor en la primera celda del rango. Elaboró: Daniel Olalde Soto 11 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

2. Pulsa la tecla < Mayús > y sin dejar de presionar la tecla, utiliza las flechas de direccionamiento hasta cubrir el total del rango deseado. Segunda opción 1. Sitúa el puntero hacia la primera celda del rango. 2. Mueve el puntero al centro de la celda para que tome la forma de una cruz gruesa. 3. Para iniciar la selección, haz clic y sin dejar de dar clic izquierdo, arrastra el ratón hasta cubrir la última celda del rango deseado. Tercera opción 1. Coloca el cursor en la primera celda del rango que se desee seleccionar. 2. Dirige el puntero del ratón hacia la última celda de mismo rango. 3. Pulsa la tecla < Mayús > y sin dejar de presionarla, haz clic en la última celda.

2.3

Mover y copiar celdas

Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia la celda, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios 1. Selecciona las celdas que desees copiar o mover. 2. En la ficha Inicio, del grupo Portapapeles, elige alguno de los siguientes procedimientos:

a) Par mover celdas, haz clic en Cortar o utiliza el Metacomando < Ctrl + X >. b) Para copiar celdas, haz clic en Copiar o presiona las teclas < Ctrl + C >. 3. Selecciona la celda superior o izquierda del área donde se desea pegar el contenido. 4. De la ficha Inicio, del grupo Portapapeles, haz clic en la opción Pegar. Elaboró: Daniel Olalde Soto 12 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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2.4

Creación de series

Para escribir datos de forma rápida, puedes configurar Excel de manera que repitas los datos o puedas rellenar los datos de manera automática. Con el controlador de relleno puedes llenar rápidamente las celdas de un rango con una serie de números o fechas o con una serie integrada para días de la semana, meses, días o años. Para crear series de número o fechas realiza el siguiente procedimiento: 1. Selecciona la primera celda del rango que deseas rellenar. 2. Escribe el valor inicial de la serie. 3. Escribe un valor en la siguiente celda para establecer un modelo. 4. Selecciona la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. 5. Arrastra

el

controlador

de

relleno

por

el

rango

que

desea

s rellenar. Para rellenar en orden ascendente, arrastra hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, arrastra hacia arriba o hacia la izquierda.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 13 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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Algunos ejemplos de series que se pueden rellenar: Selección inicial

Serie extendida

1, 2, 3

4, 5, 6,…

9:00

10:00, 11:00, 12:00,…

lun

mar, mié, jue,…

lunes

martes, miércoles, jueves,…

ene

feb, mar, abr,…

ene, abr

jul, oct, ene,…

15-ene, 15-abr

15-jul, 15-oct,…

2009, 2010

2011, 2012,…

1-ene, 1-mar

1-may, 1-jul, 1-sep,…

texto1, textoA

texto2, textoA, texto3, textoA,…

1er periodo

2do periodo, 3er periodo,…

Producto 1

Producto 2, Producto 3,…

Puedes escoger alguna de las series utilizadas en el relleno, dando clic en la opción Relleno, de la ficha Inicio, del grupo Modificar.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 14 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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Se mostrará la siguiente ventana donde se deberá indicar una de las series que da Excel como Lineal, Geométrica, Cronológica y Autorrellenar, además de crear la serie en fila o columna.

Indica el incremento en caso de que no se requiera consecutivo y también un límite.

2.5

Insertar hojas de cálculo

Para insertar una hoja de cálculo nueva, realiza alguno de los siguientes procedimientos: 1. Para insertar rápidamente una nueva hoja de cálculo al final de las hojas de cálculo existentes, da clic en la ficha Insertar hoja de cálculo del indicador de hojas.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 15 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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2. Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente, selecciona esa de hoja de cálculo y de la banda de opciones selecciona Insertar hoja, de la ficha Inicio, del grupo Celdas.

2.6

3. Una forma más rápida es utilizando el Metacomando < Mayús + F11 >. Eliminar hojas de cálculo

Para eliminar hojas de cálculo sobrantes o innecesarias, se pueden realizar los siguientes pasos: 1. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la flecha situada debajo de Eliminar y después elegir la opción Eliminar hoja.

2. Clic derecho sobre la hoja del indicador de hojas y seleccionar la opción

Elaboró: Daniel Olalde Soto 16 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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Eliminar.

2.7

Cambiar el nombre a una hoja de cálculo

Las etiquetas de las hojas tienen un nombre, este nombre identifica a las hojas de cálculo. De manera predeterminada, las hojas aparecen con el nombre Hoja + Número consecutivo. Si se desea cambiar el nombre de cualquier hoja, realiza los siguientes pasos:

1. Del indicador de hojas, haz clic derecho y elige la opción Cambiar nombre.

2. Teclea el nuevo nombre y pul sa < Enter >.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 17 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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2.8

Desplazamiento entre hojas de cálculo

Para pasar de una hoja a otra, realiza cualquiera de las siguientes opciones: 1. Haz clic en la etiqueta de la hoja que se desea activar.

2. Pulsa la combinación de las teclas < Ctrl + Av Pág> o < Ctrl + Re Pág> para ir a la siguiente hoja o a la anterior respectivamente. 3. Utiliza los botones de desplazamiento que se encuentran a lado de los indicadores de hojas.

Es importante mencionar que estos botones no cambian de hoja, sólo muestran las etiquetas de las hojas cuando éstas no están visibles. Para desplazarse entre libros, sitúate en la ficha Vista y en el grupo Ventana, da clic en la flecha Cambiar ventanas y elige alguno de los libros que se desee abrir.

2.9

Ocultar y mostrar hojas

En algunas ocasiones, es necesario que una hoja de cálculo no se vea, para hacer este proceso, selecciona la hoja que deseas ocultar y elige la opción Ocultar, de la ficha Vista, del grupo Ventana.

Para mostrar las hojas, basta con dar clic en Mostrar, de la ficha Vista, del grupo Ventana.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 18 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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Tambi茅n se puede emplear la ficha Inicio, del grupo Celda, elegir la opci贸n Formato y en el men煤 elegir Ocultar hoja o mostrar hoja.

Elabor贸: Daniel Olalde Soto 19 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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2.10 Mover y copiar hojas Para mover o copiar una hoja, realiza el siguiente

procedimiento: 1. Sitúate en la ficha Inicio , del grupo Celda, da clic en la fecha situada debajo de Formato. 2. En el menú contextual elige la opción Mover o copiar hoja.

3. Se visualizará la siguiente ventana.

Despliega la lista Al libro y selecciona el libro al que deseas mover o copiar la hoja (el libro debe estar abierto) o si los prefieres, puede crear un nuevo libro que contenga únicamente las hojas que vas a mover o copiar. El cuadro de la lista Antes de la hoja permite indicar que hoja se desea colocar, la hoja que se mueva o copie. Activa la casilla de verificación Crear una copia en caso de que se desee crear una copia de la hoja seleccionada y dejar la original en su lugar. Si no se activa esta casilla, las hojas solamente se moverán. Un forma de mover rápidamente de lugar una hoja, sólo haz clic y arrastra la hoja hacia la nueva posición.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 20 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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2.11

Color de las etiqueta

Para cambiar la el color de la etiqueta a una hoja de cálculo, realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona la hoja. 2. Clic derecho sobre la etiqueta y del menú contextual selecciona Color de etiqueta.

3. Selecciona el color deseado. También puedes cambiar el color desde la ficha Inicio, del grupo Celdas, opción Formato y elegir del menú contextual Color de etiqueta e indica el color deseado.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 21 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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2.12

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, aparecerá un cuadro de diálogo como el que aparece a continuación:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como

que nos permitirá saber

más sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación: Este cuadro nos dice que la fórmula no es válida y nos deja elegir entre diferentes

opciones. Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas. Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 22 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan. También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como:

. Este símbolo se utilizará como hemos

visto antes.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 23 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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UNIDAD 3

Formato de celdas

Objetivo General: El alumno aprenderá a cambiar la estructura de las hojas de cálculo, asimismo insertar filas, columnas y celdas; como también a eliminarlas. También estudiará como modificar la apariencia de las celdas.

3.1 Cambios en la estructura 3.2 Insertar filas 3.3 Insertar columnas 3.4 Insertar celdas 3.5 Eliminar filas y columnas 3.6 Eliminar celdas 3.7 Mover y ocultar celdas 3.8 Formato de celdas 3.9 Proteger hojas y libros

Elaboró: Daniel Olalde Soto 24 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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FORMATO DE CELDAS

3.1

Cambios en la estructura

En una hoja de cálculo, se puede especificar el ancho de columna comprendido entre 0 y 255. Este valor representa el número caracteres que se pueden mostrar en una celda con formato de fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 8.43 caracteres. Si el ancho de columna se establece como 0, la columna se oculta. Se puede especificar un alto de fila comprendido entre 0 y 409. Este valor representa la medida en puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a 1/72 pulgadas). El alto de fila predeterminado es de 12.75 puntos. Si el alto de fila se establece como 0, la fila se oculta. 3.1.1 Anchode columna Si deseamodificar el anchode algunacolumna, se pueden empleardos métodos: El primer método consiste en utilizar la ficha Formato. Para ello,realizalos siguientes pasos: 1. Selecciona las columnas a las que quieras modificar la altura n(ecaso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a lacolumnaen la que nos encontramos). 2. Sitúate en la opción Formato que se encuentra en laficha Inicio del grupo Celdas. 3. En tamaño de celda, da clic enAncho de columna y en la venta que se visualiza teclea el tamaño .

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Elaboró: Daniel Olalde Soto 25 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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1. Sitúa el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna. 2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas.

3. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando. 4. Suelta el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello realiza el siguiente procedimiento:

3.1.2 Alto de fila Para modificar el alto de una fila, efectúa el

siguiente procedimiento: 1. Selecciona la fila o filas que desees cambiar. 2. De la ficha Inicio, da clic en Formato, del grupo Celdas. 3. En tamaño de celda, selecciona la opción Alto de fila y en la ventana que se visualiza, teclea el tamaño.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 26 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

1. Coloca el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila. 2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: 3. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra la línea a la nueva posición. Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia. 4. Al final suelta el botón del ratón

3.1.3 Autoajustar En Excel es posible modificar el tamaño de la de las filas y columnas, de una forma rápida sólo basta dar doble clic en la intersección entre la columna y la fila, para que la celda se autoajuste según el texto, que tenga la celda.

3.2

Insertar filas

Para insertar una única fila, selecciona la fila o celda situada en la fila existente por encima de aquella en la que se desea insertar la nueva. Para insertar varias filas, elige las filas situadas por encima de cual deseas insertar las nuevas filas. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la flecha situada junto a Insertar y elige la opción Insertar filas de hoja.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 27 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

3.3

Insertar columnas

Para insertar una única columna, selecciona la columna o celda situada de la columna existente por encima de aquella en la que se desea insertar la nueva. Para insertar varias filas, elige las filas situadas por encima de cual deseas insertar las nuevas filas. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la flecha situada junto a Insertar y elige la opción Insertar columnas de hoja.

3.4

Insertar celdas

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas enteras sino únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo. Para añadir varias celdas, hay que seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas. 2. Sitúate en la ficha Inicio. En el grupo Celdas, haz clic en la flecha situada junto a Insertar y luego elige la opción Insertar celdas. 3. Aparecerá un cuadro de diálogo como se muestra a continuación.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 28 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

4. Elige la opci贸n deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selecci贸n. Da clic sobre Aceptar. 3.5

Eliminar filas y columnas

Para eliminar filas o columnas, hay que seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona las filas

o columnas a

eliminar. 2. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, da clic en la flecha situada junto a Eliminar. 3. Elige la opci贸n Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.

3.6

Eliminar celdas

Elabor贸: Daniel Olalde Soto 29 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

5. Para eliminar varias celdas , hay que seguir los siguientes pasos: 1. Selecciona las celdas a eliminar. 2. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, da clic en la flecha situada junto a Eliminar.

3. Elige la opción Eliminar celdas. 4. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Elige la opción deseada dependiendo de cómo queremos que se realice la eliminación de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha. Da clic sobre Aceptar. 3.7

Mover y ocultar celdas

Las filas y columnas se pueden ocultar mediante el comando Ocultar, también se puede hacer cuando se cambia a 0 (cero) el alto de la fila o el ancho de la columna. Para volver a mostrarlas, se emplea el comando Mostrar. Para ocultar celdas, realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona las filas o columnas que se desean ocultar. 2. En la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la opción Formato.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 30 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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3. En Visibilidad, elige Ocultar y mostrar, y haz clic en Ocultar filas u Ocultar columnas.

Para mostrar celdas, realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona las filas o columnas que se desean mostrar. 2. En la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la opci贸n Formato.

Elabor贸: Daniel Olalde Soto 31 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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3. En Visibilidad, elige Ocultar y mostrar, y haz clic en Mostrar filas o Mostrar columnas.

3.8

Formato de celdas

Para modificar el aspecto de las celdas, se tiene que ocupar la ficha Inicio.

En esta cinta se cuenta con las herramientas más utilizadas por el usuario para dar formato a celdas, con los grupos siguientes:  Fuentes: Este grupo cuenta con tipo de letra, tamaño, estilo y color de letra. Elaboró: Daniel Olalde Soto 32 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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 Alineación: Este grupo permite alinear un texto en la celda de forma vertical y horizontal, así como la orientación y la sangría.  Número: Este grupo formatea los números.  Estilo: Este grupo permite dar formato condicional a tablas y a celdas, que ya están predefinidos.  Celda: Este grupo permite modificar los aspectos de la celda como tamaño, mover, copiar o proteger, etc. 3.8.1 Fuente

ficha Fuente, como se muestra a continuación.

Utilizando los cuadros de diálogo:

Elaboró: Daniel Olalde Soto 33 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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En la ficha Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie del grupo Fuente. Después se abrirá un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, haciendo clic sobre la Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos. A continuación se explican las distintas opciones de la ficha Fuente. o Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. o Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. o Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. o Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde se tendrá que elegir un tipo de subrayado. o Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 34 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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o Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda. o Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2010 tiene por defecto. •

Utilizando la Banda opciones disponemos de unos botones que nos

permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo. Elaboró: Daniel Olalde Soto 35 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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3.8.2 Alineación Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de la hoja de cálculo, realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. 2. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie del grupo Alineación.

3. Aparecerá la siguiente imagen.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 36 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

4. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, haz clic sobre el botón Aceptar. o

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones: 

GENERAL: Es la opción que Excel 2010 tiene por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 37 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato.

LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ********* hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.

o

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones: 

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

o

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo

Elaboró: Daniel Olalde Soto 38 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

desde 90º en sentido opuesto a las manecillas de un reloj a 90º en sentido de las manecillas de un reloj. o

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

o

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

o

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

o

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda.

En la Banda opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como: Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda. Centra horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Alinea a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botón une todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda y centra los datos.

3.8.3 Bordes

Excel permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para modificar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo añadiendo bordes, realiza el siguiente procedimiento: Elaboró: Daniel Olalde Soto 39 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

1. Selecciona el rango de celdas, a las cuales se van a modificar el aspecto. 2. Selecciona la ficha Inicio. 3. Haz clic sobre la flecha que se encuentra a lado del grupo Fuente. 4. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, selecciona la ficha Bordes.

5. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, haz clic sobre el botón Aceptar. o Preestablecidos: Selecciona una opción de borde predefinida para aplicar bordes o quitarlos de las celdas seleccionadas. 

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

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EXCEL 2010

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.

o Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. o Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea. o Color: Elige un color en la lista para cambiar el color de las celdas seleccionadas. En la Banda opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, se debe elegir haciendo clic sobre la flecha del botón.

3.8.4 Rellenos Excel permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Si requiere realiza eso, realiza los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 1. Selecciona la ficha Inicio. 2. Haz clic sobre la flecha que se encuentra al pie del grupo Fuente.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 41 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

3. Sitúate en la ficha Relleno .

4. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, haz clic sobre el botón Aceptar. Color de fondo: Elige un color de fondo para las celdas seleccionadas utilizando la paleta de colores. Efectos de relleno: Selecciona este botón para aplicar degradado, textura y rellenos de imagen en las celdas elegidas. Más colores: Oprime este botón para agregar colores que no están disponibles en la paleta de colores. Color de trama: Escoge un color de primer plano en el cuadro Color de trama para crear una trama que utilice dos colores.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 42 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Estilo de trama: Selecciona una trama en el cuadro Estilo de trama para aplicar formato a las celdas elegidas con una trama que utilizan los colores seleccionados en los cuadro Color de fondo y Color de trama. En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste. En caso de querer otro color de sombreado, se debe elegir desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

3.8.5 Números Excel permite modificar la visualización de los números en la celda. Si se requiere modificar la visualización de números, realiza el siguiente procedimiento:

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EXCEL 2010

1. Selecciona el rango de celdas a las cuales se va a modificar el aspecto de los números .

2. Sitúate en la ficha Inicio . 3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra al pie de grupo Número .

4. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría y pulsa en Aceptar. o

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial.

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EXCEL 2010

o

Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

o

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de visualizar los números negativos.

o

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna. o Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. o Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

o

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

o

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

o

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.

o

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.

o

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

o

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

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3.9

Proteger hojas de cálculo y libros de trabajo

Una hoja de cálculo se puede proteger posteriormente desproteger. Cuando se protege, también lo hacen los elementos individuales de la hoja. 3.9.1 Proteger elementos de la hoja de cálculo 1. Selecciona la hoja de cálculo que se desea proteger. 2. Para desbloquear celdas o rango de forma que otros usuarios puedan modificarlos, realiza el siguiente procedimiento: 3. Selecciona cada celda o rango que se desea desbloquear.

4. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en Formato y luego en Formato de celdas.

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EXCEL 2010

5. En la ficha Protecci贸n, desactiva la casilla de verificaci贸n Bloqueada y haz clic en

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EXCEL 2010

Aceptar.

Para ocular las fórmulas que no se desean mostrar, realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona las celdas que contienen las fórmulas que se desea ocular. 2. En la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en Formato y luego en Formato de celdas. 3. En la ficha Protección, activa la casilla de verificación Oculta y luego haz clic en Aceptar. Para desbloquear objetos gráficos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, realiza el siguiente procedimiento: 1. Mantén presionada la tecla < Ctrl > y haz clic en cada objeto gráfico que se desea desbloquear. 2. Se mostrarán las Herramientas de dibujo junto con la ficha Formato. 3. En la ficha Formato, haz clic sobre la flecha que se encuentra al pie del grupo Tamaño.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 48 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

4. En la ficha Propiedades, desactiva la casilla de verificación Bloqueado y activa la casilla de verificación Bloquear texto. 5. Sitúate en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en Proteger hoja.

6. En el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos , selecc iona los elementos que desees que los usuarios puedan cambiar. 7. En cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escribe una contraseña para la hoja, haz clic en Aceptar y vuelve a escribir la contraseña para confirmarla.

Cuando se quiera hacer cambios a la celda, mandará el siguiente mensaje:

Para desbloquear la hoja, selecciona la ficha Inicio, la opción Formato y Desproteger hoja, del grupo Celda

Elaboró: Daniel Olalde Soto 49 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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3.9.2 Proteger un libro de trabajo

1. Sit煤ate en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en Proteger libro.

2. En Proteger estructuras y ventanas, activa uno de los siguientes pasos:

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EXCEL 2010

a. Para proteger la estructura de un libro, activa la casilla de verificación Estructura. b. Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, activa la casilla de verificación Ventas.

3. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro Contraseña, escribe una contraseña, haz clic en Aceptar y vuelve a escribir la contraseña para confirmarla. Para desproteger el libro, sitúate en la ficha Revisar, del grupo Cambios, haz clic en Proteger libro y selecciona la opción Proteger estructura y ventanas En la ventana teclea la contraseña.

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UNIDAD 4

Fórmulas y funciones

Objetivo General: El alumno aprenderá a cambiar la estructura de las hojas de cálculo, asimismo insertar filas, columnas y celdas; como también a eliminarlas. También estudiará como modificar la apariencia de las celdas.

4.1 Rótulos y nombres de celda 4.2 Fórmulas 4.3 Funciones 4.4 Auditoría de fórmulas

Elaboró: Daniel Olalde Soto 52 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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FÓRMULAS Y FUNCIONES

4.1

Rótulos y nombres de celda

En Excel se pueden utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. Es posible emplear rótulos en las fórmulas que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si se desea representar un rango en otro hoja, deberás emplear un nombre. Un nombre es una forma abreviada de describir una referencia de celda, constante, fórmula o tabla, cuyo propósito, a primera vista, podría resultar difícil de comprender. La siguiente tabla muestra ejemplos de nombres y de cómo mejorar la claridad y la compresión. Tipo de ejemplo

Ejemplo sin nombre

Ejemplo con nombre

Referencia

=SUMA(A:15:50)

=SUMA(FaltasAlumnos)

Constante

=PRODUCTO(B16;0,14)

=PRODUCTO(Costo;IVA)

=SUMA(BUSCARV(D1;C2:G5;7);FALSO;-K5)

=SUMA(Puntosextras;-puntos menos)

=D20:H40

=Registros

Fórmula Tabla

4.1.1 Tipos de nombres  Nombre definido: Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una fórmula o un valor constante.  Nombre de tabla: Nombre de una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). 4.1.2 Crear un nombre Se puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:  Cuadro nombre de la barra de fórmulas: Es la forma más adecuada de crear un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado. Elaboró: Daniel Olalde Soto 53 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

 Crear nombre a partir de una selección: Puedes crear nombres cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo.  Cuadro de diálogo nombre nuevo: Es el método más adecuado si buscas tener más flexibilidad al crear nombres.

Para crear un nombre realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona la celda, el rango de celdas o selecciones adyacentes a las que se deseen asignar un nombre. 2. Haz clic en el cuadro de referencias que se encuentran del lado izquierdo de la

barra de fórmulas.

3. Escribe el nombre que deseas usar para referirte a la selección. Los nombres pueden tener una longitud máxima de 255 caracteres. 4. Presiona < Enter >.

4.1.3 Crear nombres a partir de la selección 1. Selecciona el rango al que se desee asignar un nombre, incluido en los rótulos de fila o columna. Elaboró: Daniel Olalde Soto 54 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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2. Sitúate en la ficha Fórmulas, del grupo Nombre definidos, haz clic en Crear desde la selección.

3. En el cuadro Crear nombres a partir de la selección, designa la ubicación que contiene los rótulos, activando las casillas de verificación Filas superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha.

4.1.4 Asignar nombres

Elaboró: Daniel Olalde Soto 55 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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1. Sitúate en la ficha Fórmulas, del grupo Nombres definidas, haz clic en Asignar nombre y en Definir nombre.

2. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en la opción cuadro Nombre, escribe el nombre que

desees utilizar para la referencia. Los nombres pueden

tener

una

longitud máxima de 255 caracteres. 3. En el mismo cuadro, escribe el nombre definido que quieres crear. 4. Para especificar el ámbito del nombre, en el cuadro de lista desplegable Ámbito, selecciona Libro o el nombre de una hoja de cálculo del libro. 5. Escribe un comentario descriptivo con una longitud máxima de 255 caracteres. 6. En el cuadro Hace referencia a, opta por uno de los procedimientos siguientes:  Referencia de celda: La selección actual se especifica de forma predeterminada. Para especificar otras referencia de celdas como argumento, haz clic en Contraer diálogo (lo que oculta temporalmente el cuadro de diálogo), selecciona las celdas de la hoja de cálculo y presiona en expandir diálogo.  Constante: Escribe un signo igual (=) seguido del valor de la constante.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 56 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

๏ฒ Fรณrmulas: Escribe un signo igual (=) seguido del valor de la fรณrmula. 7. Para finalizar y volver a la hoja de cรกlculo, haz clic en Aceptar.

4.1.5 Administrador de nombres El cuadro de diรกlogo Administrador de nombres se emplea, para trabajar con todos los nombres definidos y de tabla del libro. Para abrir el cuadro de diรกlogo Administrador de nombres, del grupo Nombres definidos, de la ficha Fรณrmulas, haz clic en Administrador de nombres.

En el cuadro de diรกlogo Administrador de nombres, se muestra la siguiente informaciรณn sobre cada nombre de un cuadro de lista: Columna

Muestra

Icono y nombre

Nombre definido que se indica mediante un icono de nombre definido. Nombre de tabla que se indica mediante un icono de nombre de tabla.

Valor

Hace referencia a

Valor actual del nombre, como los resultados de una fรณrmula, una constante de cadena, un rango de celda, un error, una matriz de valores o un marcador si la fรณrmula no se puede calcular.

La referencia actual del nombre.

Elaborรณ: Daniel Olalde Soto 57 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Ámbito:

Nombre de una hoja de cálculo, si el ámbito está en el nivel de la hoja de cálculo local.

Comentario

“Libro”, si el ámbito está en el nivel de hoja de cálculo global.

Información adicional sobre el nombre cuya longitud tiene un máximo de 255 caracteres.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 58 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

4.1.6 Filtrar nombres Utiliza los comandos de la lista desplegable Filtro para que se muestre en seguida un subconjunto de nombres. Al seleccionar cada comando, se activa o desactiva la operación de filtrado, lo que facilita combinar o quitar distintas operaciones de filtrado con el fin de obtener los resultados deseados. Para filtrar una lista de nombres, puedes escoger uno o varios de estos procedimientos: Selecciona

Para

Nombres en el ámbito de la

Mostrar sólo los nombres que son locales respecto de una hoja de cálculo.

hoja de cálculo Nombres en el ámbito del

Mostrar los nombres que son globales respecto de un libro.

libro Nombres con errores

Mostrar sólo los nombres con valores que contengan errores (como #REF, #VALOR, #NOMBRE, etc.)

Nombres sin errores

Mostar sólo los nombres con valores que no contengan errores.

Nombres definidos

Mostrar sólo los nombres definidos por el usuario o por Excel, como un área de impresión.

Nombres de tabla

Mostar sólo los nombres de las tablas.

4.2

Fórmulas

4.2.1 Concepto Las fórmulas son expresiones que nos ayudan a realizar operaciones matemáticas o lógicas. Las fórmulas pueden contener números, variables, referencia de celdas, operadores y nombres clave que representan funciones predefinidas en Excel; toda fórmula desde comenzar con el signo de igual (=). Las fórmulas Explícitas en donde se utilizan sólo números y operadores. =245*18/(32-19) Las fórmulas Implícitas en las que se utilizan referencias de celdas. =A5*B8(C5+G3+D9-T23)+(D3:D12)

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EXCEL 2010

Las fórmulas se combinan en una sola celda: •

Constantes numéricas.

Operadores.

Referencias de celdas.

Referencias de rangos de celdas.

Funciones.

Hacer una referencia a una celda consiste en citar el nombre de la misma. Hacer una referencia a un rango de celdas consiste en citar el inicio y la terminación de un conjunto de celdas continuas, por ejemplo, en la referencia:

B3:B9

El rango estaría formado por las celdas B3, B4, B5, B6, B7, B8, B9.

4.2.2 Composición Una fórmula está compuesta por:

Elemento

Descripción

Elaboró: Daniel Olalde Soto 60 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de cálculo, que indican a MSExcel en dónde debe buscar los valores que se desean utilizar en la fórmula. Las referencias pueden ser: Absolutas: Especifican la ubicación exacta de una celda en una fórmula, no importando la posición de la celda que contiene la fórmula ($A$1, $B$1, ...) Referencias de Relativas: Especifican la ubicación de otra celda en relación a la que contiene la celda fórmula (A1, B1, C1,...) Mixtas: Combinación de una referencia relativa y una absoluta dentro de una fórmula ($A1 o A$1)

Valores

Cualquier número ingresado dentro de una fórmula que aparecerá como constante

Son herramientas de cálculo que ejecutan operaciones que devuelven valores automáticamente. Las funciones en MS-Excel están agrupadas en las siguientes categorías:  Financieras  Fecha y hora  Matemáticas y trigonométricas Funciones

 Estadísticas  Búsqueda y referencia  Base de datos  Texto  Lógicas  Información

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EXCEL 2010

Son identificadores fáciles de recordar que se utilizan para referirse a una celda, Nombres

Operadores

un grupo de ellas, un valor o una fórmula

Se utilizan para especificar qué tipo de operación se va a realizar

A continuación se muestra el ejemplo de una fórmula que contiene algunos de los elementos mencionados.

Operador de suma Signo igual

Operador de división

=(A1+B5) / 2 Constante Referencias de celda

4.2.3 Tipos de operadores Los operadores juegan un papel muy importante en la construcción de las fórmulas. Gracias a los operadores podemos combinar celdas para producir un nuevo valor a partir de valores ya existentes. Tipo

Aritméticos

Operador

Operación

+

Suma o adición.

-

Resta o negación.

*

Multiplicación.

/

División.

^

Exponenciación.

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EXCEL 2010

Comparación

Cadena

%

Tanto por ciento.

=

Igual que.

>

Mayor que.

<

Menor que.

>=

Mayor o igual que.

<=

Menor o igual que.

<>

Diferente que.

&

Concatenación de cadenas

:

Rango, produce una referencia para todas las celdas entre las dos referencias, incluyéndolas.

,

Uno de los rangos introducidos dentro de una fórmulas, por ejemplo: =SUMA(A1:A11,B3:B21), suma los valores contenidos en los dos rangos expresados. Calcula la intersección de los rangos indicados, por

Referencia

ejemplo: Espacio

=SUMA(A1:A8 A6:A14), sumará los valores contenidos en el rango A6:A8, si no hubiera intersección, la fórmula envía un mensaje de error.

4.2.4 Prioridad Estos operadores tiene un grado de prioridad, entre mayor es el grado de prioridad más pronto se ejecutará esa operación. Prioridad

Operador

Definición

1

( )

Asociación

2

^

Exponenciación

3

*

Multiplicación

3

/

División

4

+

Suma

Elaboró: Daniel Olalde Soto 63 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

4

4.3

-

Resta

Funciones

Excel posee de 329 fórmulas y provee una forma más sencilla de insertar funciones, por medio del cuadro de diálogo Insertar función, el cual permite seleccionar la función deseada y muestra un cuadro con los argumentos necesarios para utilizar la función.

4.3.1 Concepto

Las funciones son fórmulas predefinidas que ya vienen integradas en la hoja electrónica de cálculo y se pueden usar solas o como componentes para crear otras fórmulas. Los valores sobre los que trabajan las funciones se llaman Argumentos de la función y los valores que las funciones devuelven se llaman Resultados de la función. Es muy importante comprender la sintaxis de una función, ya que si no tenemos presente la sintaxis correcta Excel mandará un mensaje de error. La sintaxis de una función comienza por su nombre seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, debemos escribir un signo igual (=) delante del nombre de la función.

Las funciones nos facilitan la construcción de fórmulas, por ejemplo, si quisiéramos sacar el promedio del rango K12: K20 utilizando una fórmula, ésta quedaría así: =K12+K13+K14+K15+K16+K17+K18+K19+K20/9

En cambio, utilizando la función PROMEDIO quedaría de la siguiente manera:

Elaboró: Daniel Olalde Soto 64 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Signo de igual si la función está al principio de la fórmula.

Argumento de la función.

=PROMEDIO(K12:K20) Los paréntesis encierran los argumentos.

Nombre de la función.

4.3.2 Insertar función Para insertar una función, tienes que activar el cuadro de diálogo Insertar función, para activarlo realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona la celda donde se desea insertar la función. 2. Sitúate en la ficha Fórmulas, del grupo Biblioteca de funciones y haz clic en la opción Insertar función.

3. Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar función. En este cuadro, puedes buscar una función por su utilidad, seleccionar una de la categoría de funciones o si conoces el nombre que deseas utilizar, puedes seleccionarlo de la lista Seleccionar función.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 65 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

4. Una vez seleccionada la función a utilizar, haz clic en el botón Aceptar. 5. Se mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde dependiendo de la función que elegiste, se te solicitarán los argumentos.

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EXCEL 2010

6. Puedes escribir los argumentos en los cuadros de texto o emplear referencias de celda como argumentos, para realizar eso, haz clic en el botón Contraer diálogo , selecciona las celdas que utilizarás como argumentos y da clic en el botón Expandir diálogo

para seguir trabajando.

7. Una vez proporcionados los argumentos de la función, da clic en el botón Aceptar para mostrar el resultado. Una forma rápida de abrir el cuadro de diálogo Insertar función, utiliza el Metacomando < Mayús + F3 > o desde el botón Insertar función de la barra de fórmulas.

4.3.3 Funciones matemáticas y trigonométricas Función

Descripción

ABS(número)

Devuelve el valor absoluto de un número

ACOS(número)

Devuelve el arcoseno de un número, en radianes, dentro del intervalo de 0 a Pi. El arcoseno es el ángulo cuyo coseno es Número.

ACOSH(número)

Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.

AGREGAR(…)

Devuelve un agregado de una lista o base de datos.

ALEATORIO()

Devuelve un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1.

ALEATORIO.ENTRE(inferior,superior)

Devuelve el número aleatorio entre los números que especifique.

COMBINAT(número,tamaño)

Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos.

COS(número)

Devuelve el coseno de un ángulo.

COSH(número)

Devuelve el coseno hiperbólico de un número.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 67 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. EXP(número)

Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado.

FACT(número)

Devuelve el factorial de un número.

FACT.DOBLE(número)

Devuelve el factorial doble de un número.

GRADOS(ángulo)

Convierte radianes en grados.

LOG(número,base)

Devuelve el logaritmo de un número en la base especificada.

M.C.D(número1,número2,…)

Devuelve el máximo común divisor.

M.C.M(número1,número2,…)

Devuelve el máximo común múltiplo.

NUMERO.ROMANO(número,forma)

Convierte un número arábigo en romano, en formato de texto.

PI()

Devuelve el valor de la constante pi.

POTENCIA(número,potencia)

Devuelve el resultado de elevar el número a una potencia.

PRODUCTO(número1,número2,...)

Multiplica todos los números especificados como argumentos.

RAIZ2PI(número)

Devuelve la raíz cuadrada de (número *Pi).

RCUAD(número)

Devuelve la raíz cuadrada de un número.

REDONDEAR(número,núm_decimales) Redondea de

RESTO(núm,núm_divisor

un número al decimales especificado.

número

Proporciona el residuo después de dividir un número por un divisor.

SUBTOTALES(núm_función,ref1…)

Devuelve un subtotal dentro de una lista o una base de datos.

SUMA(número1,número2,...)

Suma todos los números en un rango de celdas.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 68 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma)

TRUNCAR(número,núm_decimales)

Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición. Convierte un número decimal a uno entero al quitar la parte decimal o de fracción.

4.3.4 Funciones fecha y hora Función

Descripción

AHORA()

Devuelve la fecha y la hora actual.

AÑO(núm_de_serie)

Devuelve el año en formato año.

DIA(núm_de_serie)

Devuelve el día del mes.

DIASLAB(fecha_inicial,fecha_final,mé todo)

Calcula el número de días entre las dos fechas.

DIASEM(núm_de_serie,tipo)

Devuelve un número del 1 al 7 que identifica el día de la semana.

FECHA(año,mes,día)

Devuelve el número que representa la fecha en código de fecha y hora de Microsoft Excel.

FECHAMES(fecha_inicial,meses)

Devuelve el número de serie de la fecha que el número indicado de meses antes o después de la fecha inicial.

HORA(núm_de_serie)

Devuelve la hora como un número del 0 a 23.

HOY()

Devuelve la fecha actual con formato de fecha.

MES(núm_de_serie)

Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre).

MINUTO(núm_de_serie)

Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59.

NÚM.DE.SEMANA(número_serie,tipo Devuelve el número de semanas en el año. _devuelto) SEGUNDO(núm_de_serie)

Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 69 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

4.3.5 Funciones texto Función

Descripción

CAR (número)

Devuelve el carácter especificado por el número.

CODIGO(texto)

Devuelve el código ASCII del primer carácter del texto.

CONCATENAR(texto1,texto2,...)

Une varios elementos de texto en un sólo.

DECIMAL(número,decimales,no_separar_ millares)

Redondea un número al número especificado de decimales y devuelve el resultado como texto con o sin comas.

DERECHA(texto,núm_de_caracteres)

Devuelve el número especificado de caracteres del principio de una cada de texto.

ENCONTRAR(texto_buscado,dentro_del_t exto,núm_inicial)

Devuelve la posición inicial de una cadena de texto dentro de otra cadena de texto.

HALLAR(texto_buscado,dentro_del_texto, Devuelve el número de caracteres en el cual se encuentra núm_inicial) un carácter en particular o cadena de texto, leyendo de izquierda a derecha. IGUAL(texto1,texto2)

Comprueba si dos cadenas de texto son exactamente iguales y devuelve VERDADERO o FALSO.

IZQUIERDA(texto,núm_de_caracteres)

Devuelve el número especificado de caracteres del principio de una cadena de texto.

LARGO(texto)

Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 70 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

LIMPIAR(texto)

Quita todos los caracteres no imprimibles del texto.

MAYUSC(texto)

Convierte una cadena de texto en letras mayúsculas.

MED(texto,posición_inicial,núm_de_carac teres)

Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una posición y longitud iniciales.

MINUSC(texto)

Convierte todas las letras de una cadena de texto en minúsculas.

MONEDA(número,núm_de_decimales)

Convierte un número en texto usando formato de moneda.

NOMPROPIO(texto)

Convierte la primera letra de cada palabra en mayúscula o minúscula. Quita todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras.

RECORTAR(texto) REEMPLAZAR(texto_original,num_inicial, núm_de_caracteres,…)

Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.

REPETIR(texto,núm_de_veces)

Repite el texto un número determinado de veces.

SUSTITUIR(texto,texto_original,texto_nue vo,núm_de_ocurrencia)

Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena.

T(valor)

Comprueba si un valor es texto y devuelve texto si lo es o comillas dobles (sin texto) si no lo es.

TEXTO(valor,formato)

Convierte un valor a texto, con un formato de número especificado.

TEXTOBAHT(número)

Convierte un número a texto tailandés (Baht)

VALOR(texto)

Convierte un argumento de texto que representa un número en un número.

4.3.6 Funciones estadísticas Función

Descripción

Elaboró: Daniel Olalde Soto 71 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

CONTAR(valor1,valor2,…) CONTAR.BLANCO(rango)

Cuenta el número de celdas de un rango que contiene número. Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango especificado.

CONTAR.SI

Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada.

CONTARA(valor1,valor2,…)

Cuenta el número de celdas no vacías de un rango.

MAX(número1,número2,...)

Devuelve el valor máximo de la lista de valores.

MEDIANA(número1,número2,…)

Devuelve la mediana o el número central de un conjunto de números.

MIN(número1,número2,…)

Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto.

MODA.UNO(número1,número2,…)

PROMEDIO(número1,número2,…)

Devuelve el valor más frecuente o repetitivo de una matriz o rango de datos. Devuelve el promedio de los argumentos, los cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contengan número.

PROMEDIO.SI(rango,criterio,rango_promedio) Busca el promedio de las celdas que cumplen un determinado criterio o condición.

4.3.7 Funciones financieras Función

Descripción y Ejemplo

DB(costo,valor_residual,vida,periodo,mes)

Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, método de depreciación de saldo fijo.

DDB(costo,valor_residual,vida;periodo;factor)

Devuelve la depreciación de un activo en un período especificado mediante el método de depreciación por doble disminución de saldo.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 72 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

DVS(costo,valor_residual,vida,periodo_inicial, periodo_final,factor,sin_cambios)

Devuelve la depreciación de un activo para cualquier período especificado, incluyendo periodos parciales, usando el método de depreciación por doble disminución de saldo.

INT.PAGO.DIR(tasa,periodo,nper,va)

Devuelve el interés de un préstamo de pagos directos.

NPER(tasa,pago,va,vf,tipo)

Devuelve el número de pagos de una inversión.

PAGO(tasa,nper,va,vf,tipo)

Calcula el pago de un préstamo basado en pagos y tasas de interés constantes. Devuelve el pagado por una inversión durante un

PAGOINT(tasa,periodo,nper,va,vf.tipo)

período determinado.

PAGOPRIN(tasa,periodo,nper,va,vf,tipo)

Devuelve el pago de un capital de una inversión determinada.

SLN(costo,valor_residual,vida)

SYD(costovalor_residual,vida,periodo)

TASA(nper,pago,va,vf,tipo,estimar)

Devuelve la depreciación por método directo de un activo en un período dado Devuelve la depreciación por método de anualidades de un activo durante un período específico. Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o una inversión.

TIR(valores,estimar)

Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo

TIRM(valores,tasa_financiamiento,tasa_reinve rsión)

Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo periódicos.

VA(tasa,nper,pago,vf,tipo)

Devuelve el valor presente de una inversión.

VF(tasa,nper,pago,vf,tipo)

Devuelve el valor futuro de uno principal después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 73 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

VNA(tasa,valor1,valor2,...)

Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una tasa de descuento y una serie de pagos futuros y entradas.

4.3.8 Funciones de búsqueda y referencia Función

Descripción

AREAS(ref)

Devuelve el número de áreas de una referencia.

BUSCAR(...)

Busca valores de un rango de una columna o una fila o desde una matriz.

COINCIDIR(valor_buscado,matriz_busc ar_en,tipo_de_coincidencia)

Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz, que coincide con un valor dado. Devuelve el número de columna de una referencia

COLUMNA(ref) COLUMNAS(matriz)

DESREF(ref,filas,columnas,alto,ancho) DIRECCION(fila,columna,abs,a1,hoja)

Devuelve el número de columnas de una matriz o referencia. Devuelve una referencia a un rango que es un número especificado de filas y columnas de una referencia dada. Crea una referencia de celda en forma de texto una vez especificados los números de fila y columna.

ELEGIR(num_indice,valor1,valor2,...)

Elige un valor o una acción de una lista de valores a partir de un número de índice.

FILA(ref)

Devuelve el número de fila de una referencia.

FILAS(matriz)

Devuelve el número de filas de una matriz.

HIPERVÍNCULO(ubicación_del_vínculo, nombre_descriptivo)

Crea un acceso directo o salto que abre un documento guardado.

IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_d

Extrae datos almacenados en una tabla dinámica.

atos,tabla_dinámica,campo,...)

Elaboró: Daniel Olalde Soto 74 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

INDICE(…)

Devuelve el valor de una celda en la intersección de una fila y una columna en particular. Devuelve una referencia especificada por un valor de texto.

INDIRECTO(ref,a1) TRANSPONER(matriz)

Devuelve un rango vertical de celdas como un rango horizontal o viceversa.

4.3.9 Funciones lógicas Función

Descripción

FALSO()

Devuelve el valor lógico FALSO

NO(valor_lógico)

Cambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO por FALSO.

O(valor_lógico)

Comprueba si alguno de los argumentos es VERDADERO y devuelve VERDADERO o FALSO.

SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,val or_si_falso)

Comprueba si se cumple una condición dada y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor se evalúa como FALSO.

SIERROR(valor,valor_si_error)

Devuelve valor_si_error si la expresión es un error y el valor de la expresión no lo es.

VERDADERO

Devuelve el valor lógico VERDADERO.

Y(valor_lógico1,valor_lógico2,...)

Comprueba si todos los argumentos son VERDADEROS y devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS.

4.3.10 Funciones de información Función CELDA(tipo_de_info,ref)

Descripción Devuelve información acerca del formato, ubicación o contenido de la primera celda, según el orden de lectura de la hoja.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 75 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

ESBLANCO(valor)

Comprueba si se refiere a una celda vacía y devuelve VERDADERO o FALSO.

ESERR(valor)

Comprueba si un valor es un error.

ESLOGICO(valor)

Comprueba si un valor es lógico (VERDADERO o FALSO) y devuelve VERDADERO O FALSO.

ESNOTEXTO(valor)

Comprueba si un valor no es de tipo texto y devuelve VERDADERO o FALSO.

ESNUMERO(valor)

Comprueba si un valor es un número y devuelve VERDADERO o FALSO.

ESTEXTO(valor)

Comprueba si un valor es de tipo texto y devuelve VERDADERO o FALSO.

INFO(tipo)

Devuelve información acerca del entorno operativo en uso.

TIPO(valor)

Devuelve un número que representa el tipo de datos de un valor.

TPO.DE.ERROR(valor_de_error) Devuelve un número que coincide con un valor de error.

4.4

Auditoría de fórmulas

La función de esté herramienta es rastrear la relación entre fórmulas y celdas. Al auditar una hoja puedes rastrear: 1. Los precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda concreta). 2. Las dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda específica). 3. Los errores.

Para iniciar la auditoría de una hoja de cálculo, lleva al cabo lo siguiente: Sitúate en la ficha Fórmulas y elige alguna de las opciones del grupo Auditoría de fórmulas.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 76 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

En algunas ocasiones, comprobar si las fórmulas son precisas o buscar el origen de un error puede resultar difícil si la fórmula utiliza celdas precedentes o dependientes:

Rastrear precedentes Las celdas precedentes son aquellas a las que se hace referencia mediante una fórmula en otra celda. Por ejemplo, si la celda B12 contiene la fórmula =A8, la celda A8 es precedente con respecto a la celda B12.

Rastrear dependientes Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a otras fórmulas. Por ejemplo, si la celda B12 contiene la fórmulas =A8, la celda B12 es dependiente de la celda A8. Para quitar todas las fechas de rastreo de la hoja de cálculo, selecciona la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haz clic en Quitar flechas

.

Comprobación de errores Si una fórmula muestra un error, como #DIV/0!, puedes usar la opción Comprobación de error para buscar todas las celdas que proporcionan datos a la fórmula. Unas flechas rojas relacionan las celdas que causan el error con la celda que contiene dicho error. Las flechas azules señalan las celdas precedentes de la celda que provoca el error.

Para realizar esta comprobación, realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona la hoja de cálculo cuyos errores desees revisar. 2. Sitúate en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas y haz clic en la

Elaboró: Daniel Olalde Soto 77 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

opción Comprobación de errores.

Aparece el cuadro de diálogo Comprobación de errores.

3. Sí se han omitido errores anteriormente, puedes volver a comprobarlos. 4. Coloca el cuadro de diálogo Comprobación de errores justo debajo de la barra de fórmulas (este es el lugar más adecuado para realizar cambios cuando se utiliza la herramienta de comprobación de errores). 5. Da clic en un botón situado a la derecha del cuadro de diálogo (las opciones son distintas para cada tipo de error). Si haces clic en Omitir error, se marcará el error para omitirlo en las revisiones subsiguientes. 6. Da clic en Siguiente. 7. Continúa hasta finalizar la revisión de errores.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 78 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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UNIDAD 5

Gráficas

Objetivo General: El alumno aprenderá a crear gráficos y modificarlos; asimismo analizará los elementos que componen un gráfico y como guardar una plantilla de gráfico.

5.1 Concepto 5.2 Elementos de las gráficas 5.3 Creación de gráficas 5.4 Formatear una gráfica 5.5 Crear una plantilla de gráfica

Elaboró: Daniel Olalde Soto 79 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Gráficas

5.1

Concepto

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. Los valores de las celdas o puntos de datos, aparecen en el gráfico en forma de barras, líneas, columnas, secciones de un gráfico circular o en otras formas. Los puntos de datos se agrupan en series de datos y se distinguen por sus diferentes colores o diseños. Además de facilitar la lectura de los datos, un gráfico permite presentarlos de una manera más clara e interesante. Los gráficos también ayudan a evaluar los datos y a comparar entre distintos valores de la hoja de cálculo.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 80 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

5.2

Elementos de las gráficas

La siguiente ilustración muestra una gráfica de Excel.

Título del gráfico

Líneas de división

Sistemas Operativos 60 50 40 30 20 10 0

Área de trazado

Sistemas Operativos

Windows XP

Windows Windows 7 Vista

Leyenda

Series de datos

5.3

Eje de valores Creación de gráficas

1. Selecciona las celdas que contengan los datos que deseas que muestre la gráfica.

2. Sitúate en la ficha Insertar, en el grupo Gráficos .

3. Sigue uno de los procedimientos siguientes. a. Da clic en el tipo de gráfica y presiona el subtipo de gráfica que deseas Elaboró: Daniel Olalde Soto 81 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

utilizar.

b. Para ver todos los tipos de gráficas disponibles, haz clic en un tipo de gráfico, a continuación, en Todos los tipos de gráfico para que se muestre el cuadro de diálogo Insertar gráfico; para finalizar, haz clic en la gráfica

Elaboró: Daniel Olalde Soto 82 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

que deseas emplear.

La gráfica se coloca en la hoja de cálculo de manera incrustada. Si deseas colocar l a gráfica en una hoja gráfica independiente, puedes cambiar su ubicación. Para mover la gráfica, realiza lo siguiente: 1. Da clic en la gráfica incrustada o en el hoja de gráfico, para seleccionarlos y mostrar las herramientas de gráfico. 2. Selecciona la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, haz clic en Mover gráfico.

3. En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, elige uno de los procedimientos siguientes:

a. Para mostrar la gráfica en una hoja de gráfico, haz clic en Hoja nueva.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 83 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

b. Para mostrar la gráfica como una gráfica incrustada en una hoja de cálculo, haz clic en Objeto en, a continuación, en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en.

c. Para crear rápidamente una gráfica basada en el tipo de gráfico predeterminado, selecciona los datos que deseas emplear para la gráfica y luego, presiona < Alt + F1 > o < F11 >. Al utilizar el Metacomando

<

Alt + F1 >, la gráfica se muestra como una gráfica incrustada. Al presionar la tecla de función < F11 >, la gráfica aparece en una

hoja de gráfico

independiente. 5.4

Formatear una gráfica

Al crear una gráfica, las herramientas de gráfica aparecen disponibles y se muestran en la cinta de opciones de las fichas Diseño, Presentación y Formato. Puedes utilizar los comandos de estas fichas para modificar el gráfico con el fin de que presente los datos de la forma que deseas.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 84 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Usa la ficha Diseño para mostrar las series de datos por filas o por columnas, efectúa cambios en el origen de datos de la gráfica, cambiar la ubicación del mismo, cambiar el tipo de Utiliza la ficha

gráfico, guardarlo como una plantilla o selecciona opciones de diseño y formato predefinidas.

Utiliza la ficha Formato para agregar colores de relleno, cambiar estilos de línea o aplicar Presentación para modificar la disposición de los elementos de la gráfica, como los títulos de la gráfica o los datos, emplea herramientas de dibujo o agregar cuadros de texto e imágenes a la gráfica, agrega elementos de la gráfica como leyenda, ejes, líneas, etc. efectos especiales a los elementos que estén seleccionados. Está ficha modifica elementos del gráfico individualmente, es decir, que debe seleccionar el elemento que deseas formatear.

5.5

Crear una plantilla de gráfica

Para volver a utilizar un tipo de gráfica favorita que hayas personalizado, puedes guardar dicha gráfica como plantilla de gráfico (.crtx) en la carpeta de plantillas de gráficos. En lugar de volver a crear la gráfica, sólo hay que aplicar la plantilla de gráfico. Para crear una plantilla, realiza los siguientes pasos: 1. Crea tu gráfila y dale un formato personalizado. 2. Da clic en la gráfica que deseas guardar como plantilla. 3. De la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haz clic en Guardar como plantilla. Elaboró: Daniel Olalde Soto 85 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

4. En el cuadro Guardar plantilla de gráficos, asegúrate de que la carpeta Gráfico esté seleccionada.

5. En el cuadro Nombre de archivo , escribe un nombre adecuado para la plantilla de l gráfico. 6. Por último, da clic en el botón Guardar.

Para aplicar una plantilla de una gráfica, realiza lo siguiente: 1. Teclea los datos que utilizarás para la gráfica. 2. Selecciona los datos de la gráfica. Elaboró: Daniel Olalde Soto 86 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

3. En la ficha Insertar, del grupo Gráficos, da clic en un tipo de gráfica y luego en Todos los tipos de gráfico. Para hacer que una gráfica seleccionada coincida con una plantilla, de la ficha Diseño, del grupo Tipo, haz clic en Cambiar tipo de gráfico. 4. Haz clic en Plantillas en el primer cuadro y en la plantilla que desees usar en el segundo cuadro en Mis plantillas.

Si encuentras una plantilla de gráfico en una carpeta distinta a la carpeta Gráficos, haz clic en Administrar plantillas, busca la plantilla de gráfico y muévela a la carpeta Gráficos en Plantillas.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 87 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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UNIDAD 6

Imágenes

Objetivo General: El alumno aprenderá a insertar imágenes desde archivo y prediseñadas. Asimismo a manipularlas y a utilizar estilos WordArt en la hoja de cálculo.

6.1 Insertar imágenes prediseñadas 6.2 Insertar imágenes desde archivo 6.3 Manipular imágenes 6.4 Insertar autoformas y dibujar 6.5 Modificar dibujos 6.6 WordArt

Elaboró: Daniel Olalde Soto 88 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

IMÁGENES

6.1

Insertar imágenes prediseñadas

Para insertar imágenes prediseñadas que ofrece Office o de nuestra propia colección, realiza los siguientes pasos:

1. Haz

clic

sobre

el

botón

Imágenes

prediseñadas de la ficha Insertar. 2. Aparece el panel Imágenes prediseñadas, como se muestra a la derecha. 3. Cuando hayamos localizado la imagen que buscábamos

simplemente

debemos

seleccionarla de la lista y automáticamente se insertará en la hoja de cálculo.

6.2

Insertar imágenes desde archivo

Para insertar cualquier archivo de imagen debes hacer clic en el botón Imagen, de la ficha Insertar, del grupo Ilustraciones. Elaboró: Daniel Olalde Soto 89 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Aparecerá el cuadro de diálogo llamado Insertar imagen, aquí podrás elegir la imagen desde el disco duro.

Una vez seleccionada la imagen que se desea s importar, da clic en el botón Insertar y la imagen se copiará en la hoja de cálculo.

6.3

Manipular imágenes

Para mover un objeto primero hay que seleccionarlo, una vez seleccionado aparecerá enmarcado en unos puntos, los controladores de tamaño. Si posicionamos el puntero del ratón sobre el objeto, cambiará de aspecto a una flecha parecida ha está

, sólo tienes que arrastrar la imagen

sin soltar el botón del ratón hasta llegar a la posición deseada.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 90 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Para modificar su tamaño, sitúa el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie de forma a una doble flecha, haz clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Mediante está ficha puedes realizar las siguientes funciones: • Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco. • Cambia el color de la imagen para mejorar la calidad o coincidir con el contenido del documento. • Mejora el brillo, contraste o nitidez de la imagen. • Permite hacer volver a la imagen a su estado original, antes de que le hubiéramos aplicado algún cambio. • Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio en el documento de Excel. Si ejecutas esta opción es posible que no puedas volver al estado original. Además la imagen puede perder resolución. • Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta, simplemente selecciona el área (rectangular) de la imagen que quieras mantener, el resto de desechará. • Permite rotar la imagen o voltearla horizontal o verticalmente. • Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen. • Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rápido a la imagen para hacerla más atractiva. • Agrega efectos artísticos para que la imagen parezca un boceto o pintura.

• Quitar automáticamente las partes no deseadas de la imagen. Para manipular una imagen utiliza la ficha Formato.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 91 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a tu imagen utilizando este menú de configuración.

6.4 Insertar dibujar

autoformas

y

Excel 2010 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. Mediante

la

herramienta

Formas dispondrás de multitud de figuras listas para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo y otros muchos gráficos. Al hacer clic en el botón Formas, del grupo Ilustraciones; aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa. Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja de cálculo y establecer el tamaño que tendrá la forma.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 92 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.

6.5

Modificar dibujos

Los gráficos y autoformas, admiten varias modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico realiza lo siguiente: 1. Selecciona el gráfico (aparecerán unos puntos de control a su alrededor). 2. Para modificar el tamaño, sitúa el cursor en los puntos de control y cuando cambie de forma a una doble flecha, da clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. 3. Para mantener la proporción mantén pulsada la tecla < MAYÚS > mientras arrastras desde una de las esquinas. Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico.

Para girar el gráfico, seleccionarlo y haz clic sobre el círculo verde situado en la parte superior central de la imagen y mueve el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratón. También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D. Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la ficha Formato. Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya

vimos para las imágenes, además de estilos rápidos y de forma.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 93 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

6.5.1 Añadir texto a un dibujo Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto

de la

ficha Formato, haz clic y arrastra para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que deseas insertar el texto, a continuación, insertar el texto. Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elige la opción Modificar texto y automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.

6.6

WordArt

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt. Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos. Para insertar un estilo WordArt, haz clic en el botón WordArt, que se encuentra en la ficha Insertar, del grupo Texto. Al dar clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que vemos aquí. Selecciona el tipo de letra que te agrade, haciendo clic. Elaboró: Daniel Olalde Soto 94 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser modificado. Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito. También se puede elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las ficha Inicio y Formato.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 95 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

UNIDAD 7

Administración de base de datos

Objetivo General: El alumno aprenderá a crear y manipular bases de datos en Excel. También empleará funciones para su manejo; estudiará como ordenar y aplicar filtros a las bases de datos.

7.1 Introducción 7.2 Elementos de una base de datos 7.3 Ordenar 7.4 Filtros 7.5 Tablas 7.6 Subtotales 7.7 Funciones de bases de datos 7.8 Tablas dinámicas

Elaboró: Daniel Olalde Soto 96 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS

7.1

Introducción

Una base de datos es un conjunto ordenado de datos relacionados con un tema o propósito determinado. Una base de datos se compone de registros y campos. En Excel, una lista de la hoja de cálculo puede servir como una base de datos. Una lista consiste generalmente en varias filas etiquetadas con datos de tipo similar. Las filas en una lista de Excel sirven como registros, mientras que las columnas conforman los campos. Excel interpreta automáticamente las listas como una base de datos, permitiendo realizar cualquier comando del menú Datos. 7.2 Elementos de una base de datos La siguiente imagen muestra un ejemplo de una lista que Excel interpreta como una base de datos.

Campos

Datos de los campos

Registros

Elaboró: Daniel Olalde Soto 97 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Elemento

Campo

Descripción Contiene una categoría de información almacenada en la tabla de una base de datos, corresponde a una columna de dato. Es un componente de la tabla de la base de datos que contiene un elemento específico de información, como puede ser el apellido.

Datos de los campos

Es la información correspondiente a una entidad, como puede ser una persona o un objeto.

Registro

Es una fila de la base de datos. Contiene toda la información para un grupo de datos.

7.3

Ordenar

Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y hallarlos más fácilmente. Puedes ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), número (de menor a mayor o de mayor a menor), fechas y horas (de más antiguas a más recientes o de más recientes a más antiguas) en una o varias columnas. La mayoría de las operaciones de ordenación son de columnas, pero también es posible ordenar por filas. Para realizar la ordenación de columnas o filas, realiza los siguientes pasos: 1. Sitúate en la ficha Datos, elige Ordenar, del grupo Ordenar y filtrar.

 Para ordenar de números más bajos a números más altos, haz clic en Ordenar de menor a mayor.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 98 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

 Para ordenar de números más altos a número más bajos, haz clic en Ordenar de mayor a menor. 2. En la ventana Ordenar, indica por cual columna puedes ordenar, según el orden y criterio. Puedes agregar más niveles de ordenación utilizando otro campo, como si fuera un nuevo criterio.

La opción Ordenar te muestra la ventana para ver si se ordena de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.

7.4

Filtros

Los datos filtrados solamente muestran la filas que cumplen con los criterios que hayas especificado y ocultan las filas que no deseas ver. Tras filtrar los datos, puedes copiar, buscar, Elaboró: Daniel Olalde Soto 99 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlos ni moverlos. También puedes filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y reduce el subconjunto de datos. Con Autofiltro, puedes crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Excel proporciona dos tipos de filtros:  Autofiltro.  Filtro avanzado. Cuando se aplica un filtro, éste oculta temporalmente las filas que no se deseen mostrar, es decir, las que no cumplan con el criterio establecido. 1. Selecciona un rango de celdas que contengan datos alfanuméricos. 2. Sitúate en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haz clic en Ordenar y filtrar y elige la opción Filtrar.

3. También puedes utilizar la ficha Datos, del grupo Ordenar y filtrar.

En la tabla que tiene los datos se visualizan botones que permiten desplegar

Elaboró: Daniel Olalde Soto 100 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

opciones de criterio.

Al hacer clic en el bot贸n de la lista desplegable

, Excel presentar谩 una lista

con una muestra de cada dato diferente que hayas encontrado en la columna.

En la lista de valores, activa o desactiva uno o m谩s valores para filtrar.

Elabor贸: Daniel Olalde Soto 101 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

La lista de valores puede llegar a tener un máximo de 10000 entradas. Si la lista es grande, desactiva Seleccionar todo (situado en la parte superior) y selecciona los valores que deseas filtrar. Además de esos datos, se presentarán las siguientes opciones en filtros de  Seleccionar todas: Permite mostrar todos los registros de esa columna.  Diez mejores: Permite seleccionar un número de elementos o un porcentaje de datos superiores o inferiores. Para utilizar está opción, el campo debe ser numérico.  Personalizar: Permite emplear operadores relacionales con el fin de obtener filtros personalizados. Al hacer uso de esta opción, aparecerá el cuadro Autofiltro personalizado, en el cual deberás indicar el nombre del operador relacional que se desea utilizar, así como el valor de la

número:

Elaboró: Daniel Olalde Soto 102 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

comparación.

Para desactivar el filtro, en la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haz clic en Ordenar y filtrar y después en Filtrar.

Filtros avanzados Para filtrar un rango de celdas utilizando criterios (condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta) complejos, emplea el comando Avanzadas, del grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Datos. Este comando funciona de forma diferente desde el comando Filtrar en varios aspectos importantes. Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú Autofiltro. Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que se desea filtrar. Excel utiliza el rango de criterios independientes del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados. Inserta al menos tres filas vacías sobre el rango que puede usarse como rango de criterios. El rango de criterios que debe tener rótulos de columna. Comprueba que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y de rango. Da clic en una celda del rango.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 103 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

En la ficha Datos, del grupo Ordenar y filtrar, da clic en opciones Avanzadas.

Se visualiza la siguiente ventana:

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen con los criterios, haz clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. Para filtrarlo copiando las filas que cumplen con los criterios a otra área de la hoja de cálculo, da clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y selecciona el botón en la esquina superior izquierda del área donde deseas pegar las filas. En la casilla Rango de criterios, escribe su referencia, incluidos los rótulos de criterios. Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras seleccionas el rango de criterios, da clic en Contraer diálogo. Los siguientes caracteres comodines pueden usarse como criterios de comparación para filtros. Elaboró: Daniel Olalde Soto 104 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

? (Signo de interrogación)

Un único carácter Ejemplo: Recib? buscará “Recibo” y “Recibe”

* (Asterisco)

Un número de caracteres Ejemplo: *erto buscará “Roberto” y “Alberto”

~ (Tilde) seguida de ?, *, ~

Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde Ejemplo: fy91~? buscará “fy91?”

Para cambiar la forma en que se filtran los datos, modifica los valores del rango de criterios y vuelve a aplicar el filtro a los datos.

7.5

Tablas

Para crear una tabla en Excel, selecciona el rango que deseas convertir en tabla y realiza alguno de los siguientes procedimientos: 1. Sitúate en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haz clic en Tabla. También puedes crearla mediante el Metacomando < Ctrl + T >.

2. Se visualizará la venta Crear tabla. Donde se observará el rango de celdas seleccionadas, da clic en Aceptar.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 105 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Te mostrará la tabla con formato y botones de Autofiltro.

3. En la ficha Inicio, del grupo Estilos, haz clic en Dar formato como tabla y selecciona el formato que deseas usar.

4. Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño que proporciona acceso a características adicionales de las tablas, como opciones y estilos de tabla.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 106 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Si no deseas ver los encabezados de las tablas, puede desactivarlos : 1. Haz clic en cualquier lugar de la tabla. 2. Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño incorporada. 3. En el grupo Opciones de estilo de tabla, de la ficha Diseño, desactiva o activa la casilla de verificación Fila de encabezado para ocultar o mostrar los encabezados de tabla.

El resultado será el siguiente:

7.5.1 Agregar totales 1. Haz clic en cualquier lugar de la tabla. 2. En la ficha Diseño, del grupo Opciones de estilo de tabla, desactiva o activa la casilla de verificación Filas de totales para ocultar o mostrar filas de totales. Elaboró: Daniel Olalde Soto 107 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

El resultado será el siguiente:

Puedes modificar la vista de la tabla activando las casillas Primera columna, Última columna y Columnas con bandas. Puedes agregar más totales seleccionando una celda de la fila Totales y desplegando el menú.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 108 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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7.5.2 Formato a la tabla 1. Haz clic en cualquiera lugar de la tabla. 2. En la ficha Diseño, del grupo Estilos de tablas, selecciona algún estilo predefinido. Puedes crear un estilo seleccionado la flecha y activar la opción Nuevo estilo de tabla.

7.6

Subtotales

Puedes calcular automáticamente subtotales y totales generales en una lista de una columna utilizando el comando Subtotal, del grupo Esquema, de la ficha Datos. Subtotales: Se calculan con una función de resumen, por ejemplo, Suma o Promedio, mediante la función Subtotales. Puedes mostrar más de un tipo de función de resumen para cada columna.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 109 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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Totales generales: Los valores de total general se obtienen a partir de los datos de detalle y uno de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se emplea la función Promedio, la fila total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales. Si el libro se establece para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal vuelve a calcular los valores del subtotal y del total general a medida que modifica los datos. El comando Subtotal también esquematiza la lista de modo que puedes mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal. 1. Asegúrate que cada columna tenga un rótulo en la primera fila, contenga datos similares en cada columna y el rango no tenga filas ni columnas en blanco. 2. Selecciona una celda del rango.

3. Ordena la columna que forma el grupo.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 110 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

4. En la ficha Datos, del grupo Esquema, haz clic en Subtotal .

Elabor贸: Daniel Olalde Soto 111 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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Se mostrarรก el cuadro de diรกlogo Subtotales.

5. En el cuadro Para cada cambio en, haz clic en la columna cuyos subtotales desees calcular. 6. En el cuadro Usar funciรณn, haz clic en la funciรณn de resumen que quieras utilizar para calcular los subtotales. 7. En el cuadro Agregar subtotal a, activa la casilla de verificaciรณn correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales se desea calcular. 8. Si deseas un salto de pรกgina automรกtico despuรฉs de cada subtotal, activa la casilla de verificaciรณn Salto de pรกgina entre grupo. 9. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactiva la casilla de verificaciรณn Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, activa la casilla de verificaciรณn Resumen debajo de los datos. Elaborรณ: Daniel Olalde Soto 112 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

10. Puedes usar el comando Subtotales repitiendo los pasos de uno al siete para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactiva la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

7.7

Funciones de bases de datos

FUNCIÓN

DESCRIPCIÓN

BDCONTARA(base_de_datos,nombr e_de_campo,criterios)

Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el campo (columna) de los registros de la BD.

BDEXTRAER(base_de_datos,nombr e_de_campo,criterios)

Extrae de una base de datos un único registro que coincide con las condiciones especificadas.

BDMAX(base_de_datos,nombre_de

Devuelve el número máximo en el campo de registros de una base de datos, según un criterio.

_campo,criterios) BDMIN( base_de_datos,nombre_de _campo,criterios)

Devuelve el número menor de un campo de la base de datos, según un criterio.

BDPRODUCTO(base_de_datos,nom bre_de_campo,criterios)

Multiplica los valores del capo de registros en la base de datos que coinciden con los criterios especificados.

BDPROMEDIO(base_de_datos,nom bre_de_campo,criterios)

Obtiene el promedio de una columna de una base de datos, según un criterio.

BDSUMA(base_de_datos,nombre_d Suma los números en el campo de los registros que coinciden e_campo,criterios) con el criterio especificado.

7.8

Tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva que resume rápidamente grandes cantidades de datos usando el formato y los métodos de cálculo que se elijan.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 113 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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En una tabla dinámica se pueden mezclar los encabezados de fila y columna alrededor del área de datos principales para lograr distintas presentaciones de los datos originales; esto es posible realizarlo arrastrando con el ratón los campos, de ahí el nombre de “dinámicas”.

Para crear una tabla dinámica, realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona una celda de un rango de celdas o coloca el puntero de inserción dentro de una tabla de Excel. 2. Opta por uno de los siguientes procedimientos:  Para crear un informe de tabla dinámica, sitúate en la ficha Insertar, del grupo Tablas, haz clic en Tablas dinámica y por último en Tabla

dinámica.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 114 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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Aparecerรก el cuadro de diรกlogo Crear tabla dinรกmica.

3. Si seleccionaste una celda de un rango de celdas o si el punto de inserciรณn estaba en una tabla antes de iniciar el asistente, el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla se muestra el cuadro Tabla o rango.

Elaborรณ: Daniel Olalde Soto 115 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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En caso de que los datos estén en otra aplicación, utiliza la opción Utilice una fuente de datos externa.  Haz clic en elegir conexión.  Se mostrará el cuadro de diálogo Conexiones existentes.  Ve a la lista desplegable Mostrar de la parte superior del cuadro de diálogo y selecciona la categoría de conexiones para la cual deseas elegir una conexión o elige Todas las conexiones existentes (valor predeterminado).  Escoge una conexión del cuadro de lista Seleccionar una conexión y haz clic en Abrir. 4. Selecciona donde deseas colocar la tabla dinámica.  Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haz clic en Nueva hoja de cálculo. Elaboró: Daniel Olalde Soto 116 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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 Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, selecciona Hoja de cálculo existente y escribe la primera celda del rango de celdas donde deseas situar el informe de tabla dinámica. 5. Da clic en Aceptar. Un informe de tabla dinámica vacío se agrega a la ubicación que especificaste en la Lista de campos de tabla dinámica que se muestra, de modo que puedes comenzar a agregar campos, crear un diseño y personalizar el informe de tabla dinámica.

Con el ratón, arrastra los nombres de campo hasta la fila, columna, datos o área de página para diseñar el informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Los campos se pueden arrastrar a cualquier área. Después de arrastrar los campos deseados, puedes hacer doble clic en los botones de los campos para personalizar el modo en que se resumirán los datos que contiene.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 117 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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UNIDAD 8

Herramientas avanzadas

Objetivo General: El alumno aprenderá a dar formato condicional a los datos, asimismo a utilizar la herramienta consolidación y aplicar escenarios. También aprenderá a crear macros para automatizar Excel.

8.1 Formato condicional 8.2 Consolidar 8.3 Escenarios 8.4 Macros 8.5 Virus de macro

Elaboró: Daniel Olalde Soto 118 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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HERRAMIENTAS AVANZADAS

8.1

Formato condicional

Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición. El formato condicional es una característica de gran utilidad si se desea dar un formato diferente a la información cuando ésta cumple con ciertos criterios definidos por el usuario. Para dar formato rápido, realiza los siguientes pasos: 1. Selecciona un rango de celdas o asegúrate de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica. 2. En la ficha Inicio, del grupo Estilos, haz clic en la flecha situada debajo de Formato condicional y después en Escalas de color.

3. Selecciona una escala d e dos colores.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 119 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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Formato avanzado 1. Elige un rango de celdas o asegúrate de que la celda activa está en una tabla o en un informe de tabla dinámica. 2. En la ficha Inicio, del grupo Estilos, haz clic en la flecha situada debajo de Formato condicional y después en Administrar reglas.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 120 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

3. Sigue uno de los procedimientos siguientes:  Para agregar un formato condicional, haz clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato .

Elaboró: Daniel Olalde Soto 121 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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4. En Seleccionar un tipo de regla, haz clic en:  Aplicar formato a todas las celdas según sus valores.  Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan.  Aplicar formato únicamente a los valores con un rango inferior o superior.  Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del promedio.  Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados.  Utilice un formato que determine las celdas para aplicar formato. 5. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, selecciona Escala de dos colores.

6. Elige un Tipo en Mínima y Máxima. Utiliza algunos de los siguientes procedimientos:  Aplicar formato a los valores inferiores y superiores. Selecciona Valor más bajo y Valor más alto.

En este caso, no escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 122 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

 Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora. Selecciona Número y escribe un Valor en Mínima y Máxima.

 Aplicar formato a un porcentaje. Selecciona Porcentaje y escribe un Valor en Mínima y Máxima.

Los valores válidos son del 0 al 100. No escribas un singo de porcentaje. Utiliza

un

porcentaje

cuando

los

valores proporcionalmente

de

los

desees ver porque la

todos

distribución

valores es proporcional.

 Aplicar formato a un percentil. Selecciona Percentil y escribe un valor en Mínima y Máxima.

Los valores de percentiles válidos son del 0 al 100. No puedes utilizar un percentil si el rango de celdas contiene más de 8 191 puntos de datos. Utiliza un percentil cuando desees ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en un proporción de escala de color y un grupo Elaboró: Daniel Olalde Soto 123 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de escala de color porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de tus datos.  Aplicar formato al resultado de una fórmula. Selecciona Fórmulas y escribe un Valor en Mínima y Máxima.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicia la fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurar que no devuelva ningún valor de error. Si deseas elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haz clic en Más colores. La escala de color que seleccionas aparece en el cuadro Vista previa. 8.2

Consolidar

En ocasiones se tienen varias hojas que contienen datos similares y se desea hacer un resumen de la información o de la combinación de la información de todos los datos. Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puedes consolidar datos de cada una de estas hojas en un hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se haces es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o específica. Para consolidar, realiza los siguientes pasos: 1. Prepara los datos a consolidar.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 124 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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2. Da clic en la celda superior izquierda del área donde desees que aparezcan los datos consolidados en la hoja de cálculo maestra. Asegúrate de dejar suficientes celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidación. El comando Consolidar rellena el área según proceda. 3. De la ficha Datos, del grupo Herramientas de datos, haz clic en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haz clic en la función de resumen que deseas que utilice Excel para consolidar los datos, en este caso Suma.

5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, h az clic en Examinar para buscar el archivo, a continuación, haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar. La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de exclamación.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 125 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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6. Escribe el nombre que le asignaste al rango y haz clic en Agregar. Repite este paso para cada rango.

7. Decide cómo deseas actualizar la consolidación. Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, activa la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen. 8. Activa el uso de Usar rótulo en.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 126 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

8.3

Escenarios

Cuando se requiere ver el problema desde varios ángulos, moviendo los datos para seleccionar el más nos conviene, se hace necesaria una herramienta que puede almacenar los datos temporales de una hoja para poderse evaluar en conjunto, esta herramienta se llama Escenarios. Para crear un escenario, lleva al cabo los siguientes pasos: 1. Sitúate en la ficha Datos, del grupo Herramientas de datos, haz clic en Análisis Y si y luego en Administrador de escenarios.

2. Haz clic en Agregar.

3. En el cuadro Nombre del escenario , escribe un nombre para el escenario. Elaboró: Daniel Olalde Soto 127 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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4. En el cuadro Celdas cambiantes, especifica las referencias de las celdas que desees cambiar.

5. En Protecci贸n, selecciona las opciones que quieras. 6. Haz clic en Aceptar. 7. En el cuadro de di谩logo Valores del escenario, introduce los valores que desees para las celdas cambiantes.

8. Para genera el escenario, haz clic en Aceptar.

Elabor贸: Daniel Olalde Soto 128 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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9. Si deseas crear escenarios adicionales, repite los pasos 2 a 8. Cuando termines de crear los escenarios, haz clic en Aceptar y en Cerrar en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

8.4

Macros

Las macros se utilizan para realizar una serie de procesos automáticamente. Técnicamente, una macro es un conjunto de instrucciones de código (programado) que permiten realizar una tarea determinada como así también expandir e incrementar las prestaciones de Excel. Las macros se escriben en lenguaje de programación VBA (Visual Basic for Applications). El Excel ya trae incorporado un editor de VBA por lo que las macros se programan dentro del mismo programa Excel.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 129 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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8.4.1 Grabar una macro Cuando grabes una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar las acciones que deseas grabar. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento de la cinta de opciones. Si la ficha Programador no está disponible, haz lo siguiente para mostrarla: 1. Haz clic en la ficha Archivo y elige la Opciones. Se abrirá la ventana Opciones de Excel. 2. Da clic en Personalizar cinta de opciones y activa la casilla Programador.

3. Por último, haz clic en Aceptar. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haz lo siguiente: 1. En la ficha Programador, del grupo Código, haz clic en Seguridad de macros.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 130 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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2. En Configuraci贸n de macros, haz clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse c贸digo posiblemente peligroso), por 煤ltimo haz clic en Aceptar.

Para comenzar a grabar un macro, realiza los siguientes pasos:

Elabor贸: Daniel Olalde Soto 131 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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1. Sitúate en ficha Programador, del grupo Código, haz clic en Grabar macro .

2. En el cuadro Nombre de la macro , escribe un nombre para la macro.

3. Para asignar una combinación de tecla de método abreviado con < Ctrl > para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de método abreviado, escribe cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desees utilizar. 4. En la lista Guardar macro en, selecciona el libro en el que quieres almacenar la macro. 5. Para incluir una descripción de la macro, escribe el texto que desees en el cuadro Descripción. 6. Da clic en Aceptar para iniciar la grabación. 7. Realiza las acciones que desees grabar. 8. En la ficha Programador, del grupo Código, haz clic en Detener grabación. También puedes hacer clic en Detener grabación en el lado izquierdo de la barra de estado.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 132 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

8.4.2 Crear una macro mediante Microsoft Visual Basic 1. En la ficha Programador , del grupo Código, haz clic en Visual Basic.

2. Si es necesario, en el menú Insertar, haz clic en Módulo.

3. En la venta de código del módulo, escribe

o copia el código de macro que

quieras utilizar.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 133 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

4. Para ejecutar la macro desde la venta del m贸dulo, presiona <

F5 > o usa el

bot贸n ejecutar.

5. En la ficha Archivo, haz clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel cuando termines de escribir la macro.

Elabor贸: Daniel Olalde Soto 134 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

8.4.3 Asignar una macro a un objeto, gráfico o control 1. En una hoja de cálculo, haz clic con el botón secundario del mouse en el objeto gráfico o control al que deseas asignar una macro existente y haz clic en Asignar macro en el menú contextual.

2. En el cuadro Nombre de la macro, haz clic en la macro que deseas asignar.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 135 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Da clic en Aceptar, cuando coloques el puntero del ratรณn cambiarรก para seleccionar el grรกfico.

8.4.4 Eliminar una macro 1. Abre el libro que contiene la macro que deseas eliminar. 2. De la ficha Programador, del grupo Cรณdigo, haz clic en Macros. 3. En la lista Macros en, selecciona Este libro. 4. En el cuadro Nombre de la macro, haz clic en el nombre de la macro que quieras eliminar. 5. Haz clic en Eliminar .

Elaborรณ: Daniel Olalde Soto 136 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

8.5

Virus de macro

Los virus de macro son los virus informáticos que utilizan un lenguaje de programación de macros de la aplicación para distribuir a sí mismos. Estas macros tienen el potencial de producir daños en el documento o a otro equipo software. Los virus de macro no infectan programas; que infecten los documentos y plantillas. Abrir un documento o plantilla que contiene un virus de macro infecte el sistema y el virus se propagan a otros documentos y plantillas que puede que haya en su sistema. Algunos virus de macro no son dañinos, pero pueden ser molestos. Sin embargo, hay algunos virus de macro pueden ser muy destructivos. Un virus de macro únicamente puede ser perjudicial si se le permite ejecutarse; por lo tanto, si se inhabilitan las macros, puede abrirse el libro con seguridad.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 137 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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UNIDAD 9

Impresión de una hoja de cálculo

Objetivo General: El alumno aprenderá configurar la página, aplicar encabezados y pies de página. Asimismo utilizar la vista preliminar e imprimir un libro de trabajo.

9.1 Configurar tamaño y orientación 9.2 Configurar página 9.3 Encabezados y pies de página 9.4 Vista preliminar 9.5 Impresión

Elaboró: Daniel Olalde Soto 138 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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IMPRESIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO

9.1

Configurar tamaño y orientación de la hoja de cálculo

Para configurar la orientación de la hoja de cálculo, realiza los siguientes pasos: 1. Sitúate en la ficha Diseño de página, del grupo Configurar página, haz clic en la flecha situada debajo de Orientación .

2. Elige el tipo de orientación que desees, ya sea vertical u horizontal. Para configurar el tamaño de la hoja de cálculo, efectúa los siguientes pasos: 1. En la ficha Diseño de página, del grupo Configurar página, haz clic en la flecha situada debajo de Tamaño.

2. Elige el tamaño que desees utilizar .

9.2

Configurar página

Los márgenes delimitan el área de impresión de la información en la hoja de papel y el espacio en el cual no se imprime información. Para ajustar los márgenes, realiza lo siguiente:

Elaboró: Daniel Olalde Soto 139 Prof. Dante Omar Panta Carranza

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1. Sitúate en la ficha Diseño de página, del grupo Configurar página, haz clic en la flecha situada debajo de Márgenes.

2. Elige un tipo de margen, si deseas personalizar tu propio margen; haz clic en Márgenes personalizados. 9.3

Encabezados y pies de página

Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas, y un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página. Los pasos para la creación de un encabezado y pie de página son los siguientes:

Elaboró: Daniel Olalde Soto 140 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

1. Haz clic en la flecha situada al pie del grupo Configurar página.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

2. Sitúate en la ficha Encabezado y pie de página

Elaboró: Daniel Olalde Soto 141 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

3. Da clic en Personalizar encabezado o en Personalizar pie de página , seg ún sea el caso.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 142 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

4. En ambos casos los encabezados y pies de página se dividen en tres secciones que son: izquierda, centro y derecha; para insertar el letrero basta con ubicarse en el área requerida y escribirlo. No es forzoso escribir en las tres secciones.

ICONO

FUNCIÓN

Despliega la ventana para indicar el tipo, el tamaño y el estilo del texto. Inserta un código para imprimir el número de página.

Inserta un código para imprimir el número total de páginas.

Inserta un código para imprimir la fecha del sistema.

Inserta un código para imprimir la hora del sistema.

Elaboró: Daniel Olalde Soto 143 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

Inserta el código para imprimir la ruta del archivo.

Inserta un código para imprimir el nombre del archivo.

Insertar el nombre de la hoja activa. Insertar el código para imprimir una imagen.

9.4

Vista preliminar

La vista preliminar muestra cada página exactamente como será impresa, con los márgenes, saltos de página y encabezados. Para mostrar la vista preliminar, selecciona la ficha Archivo y elige la opción Imprimir .

También puedes utilizar el Metacomando < Ctrl + F 2 > para mostrar rápidamente la Vista Elaboró: Daniel Olalde Soto 144 Prof. Dante Omar Panta Carranza

EXCEL 2010

preliminar. 9.5

Impresión

En Excel puede imprimirse una selección de celdas, la hoja de cálculo activa, una selección de hojas o todo el libro de trabajo completo. Para imprimir la hoja de cálculo, oprime la ficha Archivo y elige la opción Imprimir.

El cual contiene los siguientes apartados: Impresora: Permite seleccionar una impresora Propiedades de impresora: Permite establecer los parámetros generales de trabajo (resolución, tamaño del papel que usa, orientación de la impresión, número de copias, etc.). Configuración: Marca el intervalo de páginas que se van a imprimir, la orientación, tamaño de papel, los márgenes y ajustar la hoja. Imprimir: Manda a imprimir la hoja y también puedes especificar el número de copias que se van a imprimir. También puedes utilizar el Metacomando < Ctrl + P > para mandar rápidamente a Imprimir. Elaboró: Daniel Olalde Soto 145 Prof. Dante Omar Panta Carranza


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