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Arquivo Distrital do Porto n.º 01.2013 | Tema do mês

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O ADP foi criado pelo Decreto 19952, de 27 de junho de 1931. O seu primeiro diretor, Basílio Ribeiro de Sousa Leite e Vasconcelos, professor do Liceu de Alexandre Herculano, é nomeado em julho de 1931. Atualmente, e desde setembro de 2012, está subordinado administrativamente à Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas.

Do Passado...

O que é o ADP? O ADP é um arquivo público, integrado na rede de arquivos dependentes, geridos atualmente pela DGLAB, e disseminados pelo território nacional que custodiam um universo diversificado de património arquivístico. De entre um conjunto de competências enquadradas legalmente, tem o ADP por missão a promoção do conhecimento e a fruição do património arquivístico, com vista à garantia dos direitos do estado e dos cidadãos, nomeadamente pela utilização dos documentos na atividade administrativa. É no âmbito dessas atribuições que o ADP incorpora e valoriza a documentação do registo civil, dos cartórios notariais, dos tribunais e de serviços públicos cessantes – e de outras instituições detentoras de arquivos de inigualável valor - e presta consultoria e apoio técnico a instituições de arquivo e outras entidades. Custodia atualmente cerca de 12 km de documentação de conservação permanente, isto é, de manifesto interesse cultural e histórico.

Em 1932, o ADP é instalado numa casa particular arrendada para o efeito, na Praça da República, recebendo as primeiras incorporações em 1935. Em 1985, são efetuadas obras de remodelação e reparação e é criado um espaço próprio para os serviços de referência e leitura. Segue-se o arrendamento de salas na Rua dos Bragas para instalação de documentação proveniente de empresas dissolvidas. Em 1995, o ADP é transferido para parte do antigo Convento de S. Bento da Vitória, na Rua das Taipas, adaptado aos requisitos de uma instituição desta natureza. Apetrechado com espaços de atendimento ao público, de tratamento técnico e de depósito da documentação perfeitamente adequados, é aqui que funciona até aos nossos dias.

até aos nossos dias

imagens de alguns dos edifícios dos arquivos dependentes, de âmbito distrital atualmente integrados na rede nacional de arquivos

Enquadramento legal Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de abril Decreto-Lei n.º 103/2012, de 16 de maio Portaria n.º 192/2012, de 19 de junho

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Arquivo Distrital do Porto Pág. 02.2013 | Tema do mês

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Quem somos e o que fazemos? Quem somos?

O que fazemos? Um Arquivo deve intervir na sociedade em que se insere como organismo vivo e participante. Deve gerir integradamente a memória e o presente, na medida em que um é sempre resultado do outro. Deve considerar os documentos de arquivo numa aceção total e contínua - desde a produção até à eliminação/conservação - e na perspetiva da definição de documento de arquivo adoptada pelo Conselho Internacional de Arquivos: ... «Informação registada, produzida e/ou recebida na iniciação, condução ou finalização de uma actividade institucional ou individual compreendendo suficiente conteúdo, estrutura e contexto para constituir evidência dessa mesma actividade». Nos termos da lei em vigor, ao Arquivo Distrital do Porto compete:

Por detrás dos serviços, estão as pessoas! São elas que garantem o cumprimento das inúmeras competências atribuídas ao Arquivo Distrital do Porto e asseguram a prestação de serviços aos cidadãos. Estruturalmente, o ADP é constituído pelas seguintes unidades funcionais:

a) Apoiar e colaborar com os demais arquivos distritais na preservação, conservação e restauro do património arquivístico, bem como dos domínios das tecnologias da informação, comunicação e transferência de suportes, de acordo com as orientações da DGLAB;

- serviços de referência e leitura, que permitem ao utilizador a obtenção de uma visão de conjunto e uma rápida perceção da diversidade documental disponível no arquivo, onde a proximidade com o cliente/utilizador é assegurada pelo técnico superior destacado que acolhe e orienta a pesquisa;

b) Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação;

- serviços técnicos, que aplicam estratégias de intervenção ativa na: • aquisição e preservação documental dos arquivos de famílias, pessoas, empresas e de organismos públicos que pelo seu significado cultural e relevância para a compreensão da memória social e coletiva adquirem o direito de serem conservados definitivamente; • consultoria e apoio técnico às instituições do distrito; • salvaguarda do património documental, pela Unidade de Conservação e Higienização; • preservação digital e reprodução de documentos pela Unidade de Transferência de Suporte; • extensão educativa, no desenvolvimento de propostas adequadas às visitas guiadas e dirigidas aos diversos públicos, com especial incidência no apoio à atividade escolar e nos vários graus de ensino; • extensão cultural, através de apoio a diversas manifestações culturais como o Festival Internacional de Marionetas do Porto, entre outros; - serviços administrativos que asseguram o funcionamento administrativo de um organismo extenso cultural e socialmente!

c) Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa; d) Promover o acesso aos fundos documentais de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos; e) Assegurar a prestação de serviços de consulta, de reprodução, de certificação e de pesquisa sobre a documentação de que é depositário; f) Efetuar averbamentos sobre documentação incorporada, quando solicitada pelas entidades competentes; g) Promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que é depositário, bem como do existente na respetiva área geográfica de intervenção, autonomamente ou em colaboração com outras entidades; h) Prestar serviços de consultoria e apoio técnico e apoiar os serviços da DGLAB na gestão de programas e na promoção de iniciativas e projetos, na respetiva área geográfica de intervenção.

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Arquivo Distrital do Porto Pág. 03.2013 | Tema do mês

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Relações com o exterior e Projetos Relações com o exterior

Projetos

A consultoria e o apoio técnico às instituições do distrito é uma das áreas de intervenção aberta ao exterior e que incide sobre os aspetos técnicos específicos. Enquadrada na lei em vigor, esta competência do ADP pode estender-se às seguintes áreas: 1. Conceção e gestão de sistemas de arquivo. 2. Gestão de documentos. 3. Avaliação de massas documentais acumuladas. 4. Conservação. 5. Transferência de suporte (digitalização, microfilmagem).

O Arquivo tem projetos, tem atividades que o relacionam com os cidadãos e as instituições, promovendo a participação e a cidadania na preservação do património arquivístico como instrumento de salvaguarda de direitos e deveres e de promoção cultural e cívica. Partilhamos aqui alguns exemplos:

Qualquer pedido de apoio ao ADP deve sempre ser formalizado por escrito. A aquisição de arquivos é uma das funções nucleares do Arquivo, que compreende preservar e disponibilizar arquivos da região cujo valor patrimonial justifica a sua aquisição, tratamento e disponibilização ao público. Esta competência abrange: 1. as incorporações obrigatórias: a. arquivos dos serviços da administração central desconcentrada do distrito do Porto (registo civil, notarial e tribunais, entre outros); b. arquivos das empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede; c. arquivos de empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da área geográfica correspondente à sua sede. 2. as aquisições não obrigatórias: a. que incluem doação, depósito ou outra forma legal, através de um protocolo específico elaborado caso a caso. Qualquer entidade detentora de um núcleo documental de instituições públicas ou privadas ou, ainda, de famílias e pessoas poderá solicitar ao ADP a receção desse conjunto documental, desde que lhe seja atribuído valor manifestamente cultural, nos termos da lei em vigor.

O arquivo pessoal e de família de Eça de Queirós (1997-1998) Apoios: Inventário do Património Cultural e Fundação Eça de Queiroz. Uma cidade em (r)evolução: recuperação do núcleo documental do SAAL/Norte (2001). Apoios: Porto 2001 Capital da Cultura DigitArq - Produção, conversão e gestão de conteúdos digitais de arquivo (2003-2004) Prémio Fernandes Costa – Agência para a Sociedade do Conhecimento, IP atribuído ao Arquivo Distrital do Porto. Apoios: Programa Operacional da Cultura Consulta real em ambiente virtual (CRAV) (2006-2007) O projeto colocou à disposição dos utilizadores, sem horários, os serviços do Arquivo, através da Internet. Apoios: Programa Operacional da Cultura Digitalização de registos paroquiais (2006 - ___) Colaboração: Sociedade Genealógica do Utah Coleção documental das artes cénicas (2011-2012) Apoios: Fundação Calouste Gulbenkian Salvaguarda e acesso aos documentos “Partes da Diretora” da Casa da Roda do Porto (em curso) Apoios: Fundação Calouste Gulbenkian Projeto de voluntariado (em curso) Implementação do CRAV 2.0 (em curso) Entre muitos outros…

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Arquivo Distrital do Porto Pág. 04.2013 | Tema do mês

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Extensão Cultural e Educativa Programa cultural e educativo A «promoção do conhecimento e a fruição do património arquivístico» custodiado e da área geográfica de intervenção são competências deste Arquivo, assumidas como uma natural vocação e enriquecidas por atividades que se pretendem inovadoras, quer na orientação dada com vista à sua concretização quer nos meios a usar. Deste modo: :: A execução de um programa cultural e educativo concretiza-se na construção de produtos que ajudem à divulgação do património arquivístico e no apoio a manifestações culturais e educativas exteriores. :: A organização de visitas que permitam a aproximação dos cidadãos aos documentos, a perceção dos seus aspectos físicos e intelectuais. :: A realização de exposições, conferências e debates sobre assuntos relacionados com a documentação, das informações que contêm às dinâmicas sociais e profissionais a que se referem.

O programa educativo do Arquivo consiste em:

:: A produção de informação tematicamente sobre aspetos específicos dos arquivos.

:: Fomentar as visitas de estudo, com enfoque nos fundos documentais, instrumentos de pesquisa, serviço de referência e leitura, depósitos, serviços técnicos… acedendo a espaços “públicos” e “privados”.

:: A formação de pessoas como fator de valorização e preservação patrimoniais futuras

:: Apoiar a atividade escolar no âmbito de projetos Arquivo/Escola/Meio.

:: Intensificar a relação estabelecida com a comunidade local e incentivar a criação de hábitos culturais. :: Abrir o Arquivo à cooperação com a sociedade civil, nomeadamente através da colaboração em regime de voluntariado. :: O acolhimento de acontecimentos que potenciem o conhecimento da cidade e do distrito.

:: Sensibilizar e motivar os diferentes públicos para as fontes documentais, integrando momentos de formação, de partilha de conhecimentos, que estimulam uma aproximação crítica multidisciplinar de épocas diferentes, potenciando a fruição de um património documental com características singulares. :: Elaboração de material educativo em sintonia com os atuais programas escolares, procurando uma maior abrangência de públicos escolares.

FICHA TÉCNICA PROJETO TEMA DO MÊS :: Arquivo Distrital do Porto :: publicação digital n.º 01 | 2013 coordenação: Maria João Pires de Lima Imagem e textos: Olinda Cardoso e Jorge Ferreira

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