Issuu on Google+

GESTIÓN DOCUMENTAL II

TALLER 1 – TEMA II CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EDITH SANCHEZ OSCAR JAVIER MORA CALDERON LUIS GUIOVANNI TORRES ALVARADO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES. CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA BOGOTA D.C. AGOSTO DE 2013


Página 2 de 24

INTRODUCCION

Dentro de una organización o empresa, independientemente de su naturaleza, bien sea pública o privada, existe un flujo de documentos de gran variedad, para permitir el acceso a la información contenida en dichos documentos es necesaria la aplicación de técnicas para administrar los documentos. Un programa de gestión documental permite recuperar la información contenida en ellos, determinar el tiempo que deben guardarse dicha información, eliminar los que se consideren obsoletos y garantizar la conservación definitiva de los documentos más valiosos, aplicando instrucciones en las que se detallan el desarrollo del proceso.


Página 3 de 24

OBJETIVOS

1. Destacar la importancia que tienen los documentos como soporte dentro de las entidades, en el manejo administrativo. 2. Dar a conocer que la gestión documental permite el acceso a la información de manera eficaz y oportuna a los usuarios. 3. Recalcar la importancia de las tablas de retención documental 4. Destacar la importancia del rol que cumplen los cuadros de clasificación documental. 5. Mostrar el proceso de implementación y adopción de las TRD para un programa de gestión documental.


Página 4 de 24

TALLER No 1 – TEMA II 1. Conceptualicen ¿qué es un programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende alcanzar? Se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación. Un programa de gestión documental se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos( de la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta , conservación y disposición final de los documentos. Objetivos 

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos como lenguaje natural de la administración pública o entidades con funciones mixtas, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y a la vez preservar el medio ambiente.

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

Regular el manejo y utilización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de las tablas de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importancia de la cultura.

2. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia?


Página 5 de 24

El ente rector de la política Archivística en Colombia es el Archivo General de la Nación 3. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo 19? La Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) en el Articulo 19 Considera el soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organización archivística de documentos. Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. Parágrafo 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozaran de la validez y eficacia del documento original, siempre que cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. Parágrafo 2. Los documentos originales que poseen valores históricos no podrán ser destruidos aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. En el Artículo 21 establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Parágrafo: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y le cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. 4. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos? La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA), son las Instituciones de carácter internacional que han ayudado a que profesionales y organismos afronten decididamente los nuevos problemas que soporta va la gestión de documentos. 5. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de Documentos? La gestión documental nace en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50. Fue muy aceptada y reconocida en ese país de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando en ese tiempo, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese


Página 6 de 24

momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales. 6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos? La Ley General de Archivos es la 594 del 2000 7. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada? Para que una entidad apropie de manera adecuada un PGD, se debe reunir como lo solicita la norma, el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la misma gestión documental al interior de esta entidad, estos procesos son 8 entre ellos se encuentran: Producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. De esta forma se lograra que la implementación de un programa de gestión documental alcance los siguientes objetivos buscados. 8. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus propias palabras. Elaborar un PGD, requiere los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. Creo que la explicación de estos aspectos lo dice todo, además es a mi concepto una cadena de procesos, nace una necesidad Administrativa sobre la eficiencia en sus necesidades de atención y manejos eficientes de documentos, pasa a una necesidad económica, por que la entidad puede tener claras sus necesidades Archivística, pero deben medir que tanto dinero existe y que productos podemos adquirir con esto y por ultimo, el aspecto Archivístico que es el desarrollo contemplar las necesidades de la entidad, contemplando todos los aspectos técnicos exigidos por los entes rectores de la política archivística a nivel nacional


Página 7 de 24

9. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD. 10. Conceptualice: Fondo: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.


Página 8 de 24

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Selección: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”. Eliminación: Se seleccionan los documentos en el momento en que se le da la disposición final a cada uno, es decir donde decidimos si es para su conservación o su eliminación. Disposición final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. 11. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación? Explique. Selección: Se seleccionan los documentos en el momento en que se le da la disposición final a cada uno, es decir donde decidimos si es para su conservación o su eliminación. Depuración: El proceso de depuración consiste en seleccionar y retirar de la unidad documental o expediente los documentos que no tienen valores primarios o inmediatos para la gestión (legales, fiscales, contables o administrativos), ni secundarios o permanentes para la institución (históricos, culturales, académicos) como copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, duplicados, constancias o invitaciones. Expurgo: El expurgo como parte de los procesos técnicos archivísticos tiene que ver con retirar las copias conocidas como inservibles, así como los objetos de papelería que pueden dañar los documentos. Para que los archivos no sean saturados y no ocupen mucho espacio, es necesario realizar la técnica de expurgo, actividad que se realiza en el Archivo de Trámite. Viendo las anteriores definiciones, podemos concluir que las tres tienen diferente significado, aunque se complementa al momento de llevar a cabo un PGD. 12. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve? El cuadro de clasificación documental es una herramienta que se construye una vez se haya analizado la información compilada en las encuestas respectivas; en el CCD se codifican e identifican cada oficina con sus respectivas Series, Subseries y tipologías documentales.


Página 9 de 24

13. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia? 

Las Tablas de retención Documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Importancia de las TRD. 

La importancia de las Tablas de Retención Documental radica en ser un elemento indispensable en la gestión documental y como un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, estas deberán ser elaboradas y adoptadas para la implementación del programa de gestión documental.

14. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un Programa de gestión Documental. Primera etapa: Investigación comprende.

preliminar sobre la institución y fuentes documentales

Compilación de la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo funciones y manuales de procedimientos.

Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada. Comprende: 

Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificación de los valores primarios de la documentación: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

Conformación de las Series y Subserie con sus respectivos tipos documentales.

Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las Series y Subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.

Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.


Página 10 de 24

Determinación del destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos la selección se aplicara bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. De acuerdo a los siguientes pasos: 

El Jefe de Archivo prepara la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las Series y Subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración.

El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta,

Las Secretarías Generales de las Entidades oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

Cuarta etapa: Aplicación. Comprende los siguientes pasos: 

Ya aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.

La unidad de Archivo capacitara a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las Tablas de Retención Documental, así mismo, elaborara los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantaran teniendo en cuenta los plazos establecidos teniendo en cuenta la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación del material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.


Página 11 de 24

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Documentación Documental se destruirán y se dejara constancia en el Acta suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. Comprende: 

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

Las modificaciones a la Tabla de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

15. Indaguen en una entidad pequeña su estructura orgánica (organigrama) y codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad, identifique las series y Subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención DIRECCIÓN GENERAL 100

CONTROL INTERNO 110

SUBDIRECCIÓN 0PERATIVA 200

Biblioteca 210

PLANEACIÓN 120

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 300

Almacén 310 Archivo 320

Gerencia de artes audiovisuales 220 Contabilidad 330 Gerencia de artes plásticas 230

Contratación 340 Jurídica 350

Gerencia de literatura 240 Presupuesto 360 Gerencia de producción 250

Recursos Humanos Tesorería 380


Página 12 de 24

Anexos: 1. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL Fondo

FUNDACIÓN SIN ANIMO DE LUCRO XXX.

CODIGO Series

Nombre de las:

Subseries

1

series

Código de la dependencia

Nombre de la dependencia

ACCIONES CONSTITUCIONALES

100

DIRECCIÓN GENERAL

1

1

ACCION DE CUMPLIMIENTO

100

DIRECCIÓN GENERAL

1

2

ACCION DE TUTELA

100

DIRECCIÓN GENERAL

1

3

ACCIONES POPULARES

100

DIRECCIÓN GENERAL

2

Legislación

GUIA GUÍA PARA LA GESTIÓN NORMALIZADA DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE GESTIÓN JUDICIAL GUÍA PARA LA GESTIÓN NORMALIZADA DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE GESTIÓN JUDICIAL GUÍA PARA LA GESTIÓN NORMALIZADA DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE GESTIÓN JUDICIAL GUÍA PARA LA GESTIÓN NORMALIZADA DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE GESTIÓN JUDICIAL

ACTAS

2

1

ACTA DEL COMITÉ DE INVENTARIOS.

120

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

GUÍA PARA LA GESTIÓN NORMALIZADA DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO CONTROL DE INVENTARIOS DE LOS BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS

2

2

ACTAS COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN

120

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Resolución 178 de 2010

GUÍA PARA LA GESTIÓN NORMALIZADA DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS COMPRAS DE LOS BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS

2

3

ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO

120

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Decreto 2482 de 2012 Resolución 008 de 2002

2

4

ACTAS COMITÉ DE CONCILIACIÓN

120

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA RESOLUCIÓN 062 DE 2009

GUÍA PARA LA GESTIÓN NORMALIZADA DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO ADMINISTRACIÒN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN GUÍA PARA LA GESTIÓN NORMALIZADA DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO CONTABLE V1

2

5

100

DIRECCIÓN GENERAL

Resolución 047 de 2010

2

6

100

DIRECCIÓN GENERAL

Resolución 112 de 2008

2 2

7 8

100 120

DIRECCIÓN GENERAL RESOLUCIÓN 298 DE 2010 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Resolución 088 de 2010

2

9

ACTAS COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE LA GESTION AMBIENTAL PIGA ACTAS COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ACTAS COMITÉ DE DIRECCIÓN ACTAS COMITÉ MEDIADOR DE CONVIVENCIA LABORAL ACTAS COMITÉ MEDIADOR EN LA RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

120

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Resolución 088 de 2010


Página 13 de 24

2. ENCUESTA ESTUDIO DE UNIDAD DOCUMENTAL

FUNDACIÓN SIN ANIMO DE LUCRO XXXX Encuesta Estudio Unidad Documental I.

NOMBRE DE LA OFICINA

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: Dirección

2. Fecha de última asignación de funciones: Febrero 6 de 2008

3. Acto administrativo: Resolución 010

4. Funciones: Resolución 010 Página(s) ___ Numeral(es) ___

5. Unidades documentales que tramita: CIRCULARES (CIRCULAR INFORMATIVA, CIRCULAR REGLAMENTARIA), INFORMES (INFORME DE GESTIÓN, INFORME A JUNTA DIRECTIVA, INFORME A ENTES DE CONTROL, INFORME A ENTIDADES DEL DISTRITO)

6. ¿Realizan selección y descarte documental?

SI

7. Sistema de organización de los archivos de gestión:



NO 


Página 14 de 24

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? metros lineales.

II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.) 1. Oficina productora. Dirección General

2. Nombre la unidad REGLAMENTARIA)

documental: CIRCULARES (CIRCULAR INFORMATIVA, CIRCULAR

3. Función de la oficina que la genera o la tramita: Resolución 010 Página(s) ___ Numeral(es) ___

4. Caracteres externos: 4.1 SOPORTE Papel

4.2 FORMATO  Expediente



Cinta Magnética



Libro



Microfilme



Documento simple



Otro ¿Cuál? 4.3 Ordenación: 4.4 Estado de conservación:



5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

6. Trámite

Original 1 Número de copias ____

7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI  ¿En cuál o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

NO


Página 15 de 24

Circular 9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite:

10. ¿Con qué periodicidad se produce? 10.1 Diaria  10.2 Semanal  10.3 Mensual 

10.4 Otra

¿Cuál?

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece? 2 años 12. En el archivo de gestión, la consultan 12.1 La misma oficina  12.2 Otras Oficinas ¿Cuáles? 12.3 Otras Entidades  ¿Cuáles?



12.4 Personas Naturales  12.5 ¿Porque la consultan?

13 ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos? Central  Histórico  Otros ¿Cuáles? 13.1 ¿Con que periodicidad se realizan? 14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultado esta unidad documental?

14.1 ¿Con qué frecuencia? 14.2 ¿Qué años? 15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental?

16. OBSERVACIONES:


Página 16 de 24

Funcionarios entrevistados: Nombre y Cargo: ANA MARÍA ALZATE – Directora General Nombre y Cargo: Funcionario responsable del archivo: Ciudad y fecha: II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.) 1. Oficina productora. Dirección General

2. Nombre la unidad documental: INFORMES (INFORME DE GESTIÓN)

3. Función de la oficina que la genera o la tramita: Resolución 010 Página(s) ___ Numeral(es) ___

4. Caracteres externos: 4.1 SOPORTE Papel

4.2 FORMATO  Expediente



Cinta Magnética



Libro



Microfilme



Documento simple



Otro ¿Cuál? 4.3 Ordenación: 4.4 Estado de conservación:



5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

6. Trámite

Original 1 Número de copias ____

7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI  ¿En cuál o cuáles?

NO


Página 17 de 24

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Oficio remisorio, Informe de Gestión Institucional, Informe por dependencia 9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite:

10. ¿Con qué periodicidad se produce? 10.1 Diaria  10.2 Semanal  10.3 Mensual 

10.4 Otra

¿Cuál?

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece? 2 años 12. En el archivo de gestión, la consultan 12.1 La misma oficina  12.2 Otras Oficinas ¿Cuáles? 12.3 Otras Entidades  ¿Cuáles?



12.4 Personas Naturales  12.5 ¿Porque la consultan?

13 ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos? Central  Histórico  Otros ¿Cuáles? 13.1 ¿Con que periodicidad se realizan? 14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultado esta unidad documental?

14.1 ¿Con qué frecuencia? 14.2 ¿Qué años? 15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental?

16. OBSERVACIONES:


Página 18 de 24

Funcionarios entrevistados: Nombre y Cargo: ANA MARÍA ALZATE – Directora General Nombre y Cargo: Funcionario responsable del archivo: Ciudad y fecha: Agosto 30 de 2010 II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.) 1. Oficina productora. Dirección General

2. Nombre la unidad documental: INFORMES (INFORME A JUNTA DIRECTIVA)

3. Función de la oficina que la genera o la tramita: Resolución 010 Página(s) ___ Numeral(es) ___

4. Caracteres externos: 4.1 SOPORTE Papel

4.2 FORMATO  Expediente



Cinta Magnética



Libro



Microfilme



Documento simple



Otro ¿Cuál? 4.3 Ordenación: 4.4 Estado de conservación:



5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

6. Trámite

Original 1 Número de copias ____

7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI  ¿En cuál o cuáles?

NO


Página 19 de 24

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Oficio remisorio, Informe 9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite:

10. ¿Con qué periodicidad se produce? 10.1 Diaria  10.2 Semanal  10.3 Mensual 

10.4 Otra

¿Cuál?

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece? 2 años 12. En el archivo de gestión, la consultan 12.1 La misma oficina  12.2 Otras Oficinas ¿Cuáles? 12.3 Otras Entidades  ¿Cuáles?



12.4 Personas Naturales  12.5 ¿Porque la consultan?

13 ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos? Central  Histórico  Otros ¿Cuáles? 13.1 ¿Con que periodicidad se realizan? 14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultado esta unidad documental?

14.1 ¿Con qué frecuencia? 14.2 ¿Qué años? 15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental?

16. OBSERVACIONES:


Página 20 de 24

Funcionarios entrevistados: Nombre y Cargo: ANA MARÍA ALZATE – Directora General Nombre y Cargo: Funcionario responsable del archivo: Ciudad y fecha: Agosto 30 de 2010 II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.) 1. Oficina productora. Dirección General

2. Nombre la unidad documental: INFORMES (INFORME A ENTES DE CONTROL, INFORME A ENTIDADES DEL DISTRITO)

3. Función de la oficina que la genera o la tramita: Resolución 010 Página(s) ___ Numeral(es) ___

4. Caracteres externos: 4.1 SOPORTE Papel Cinta Magnética Microfilme Otro ¿Cuál? 4.3 Ordenación: 4.4 Estado de conservación:

4.2 FORMATO  Expediente  Libro 

Documento simple

  



5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

6. Trámite

Original 1 Número de copias ____

7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI  ¿En cuál o cuáles?

NO


Página 21 de 24

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Solicitud, Oficio remisorio, Informe 9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite:

10. ¿Con qué periodicidad se produce? 10.1 Diaria  10.2 Semanal  10.3 Mensual 

10.4 Otra

¿Cuál?

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece? 2 años 12. En el archivo de gestión, la consultan 12.1 La misma oficina  12.2 Otras Oficinas ¿Cuáles? 12.3 Otras Entidades  ¿Cuáles?



12.4 Personas Naturales  12.5 ¿Porque la consultan?

13 ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos? Central  Histórico  Otros ¿Cuáles? 13.1 ¿Con que periodicidad se realizan? 14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultado esta unidad documental?

14.1 ¿Con qué frecuencia? 14.2 ¿Qué años? 15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental?

16. OBSERVACIONES:


Página 22 de 24

Funcionarios entrevistados: Nombre y Cargo: ANA MARÍA ALZATE – Directora General Nombre y Cargo: Funcionario responsable del archivo: Ciudad y fecha: Agosto 30 de 2010


Pรกgina 23 de 24

WEBGRAFIA https://www.google.com.co/#fp=d0e4e323acbbbd30&q=selecci%C3%B3n+depuraci%C3%B3n +y+expurgo+definicion http://www.archivo.bogota.unal.edu.co/adjuntos/Guia-aplicacion-trd.pdf https://www.google.com.co/#fp=d0e4e323acbbbd30&q=selecci%C3%B3n+depuraci%C3%B3n +y+expurgo+definicion

BIBLIOGRAFIA


Página 24 de 24

CONCLUSIONES Es importante resaltar que el éxito en el desarrollo de un programa de gestión documental es la planificación manejo y organización de la documentación al interior de las entidades o empresas desde que ingresa a la entidad hasta el final, para permitir su clasificación y poder acceder con posterioridad de manera rápida y oportuna, para esto debemos conocer muy bien la organización en la empresa, sus dependencias y aéreas para darle el respectivo tramite al documento o correspondencia, evitando que la información y el documento sea extraviado. Los documentos físicos son el soporte dentro de una empresa y son de gran importancia por eso debes darles el tratamiento adecuado para su conservación.


Taller 1 Gestión documental I I tema 2