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GuĂ­a de series documentales


Para reflexionar... Los archivos son una fuente material de informaci贸n esencial y un medio de comunicaci贸n entre los distintos periodos de la historia. Ian Wilson


Informaci贸n general

Informaci贸n general


Información general

La OAD La Oficina de Administración Documental está conformada por un grupo de profesionales formados y capacitados en archivística, gestión y procesos documentales; encargados de crear, desarrollar y aplicar las políticas y lineamientos necesarios para llevar a cabo la adecuada administración documental en la Universidad.

Misión

Visión

La Oficina de Administración Documental de la Universidad de los Andes gestiona y/o regula el ciclo de vida documental, garantizando el acceso, la protección y conservación de la información, de tal forma que sirva como apoyo a la investigación histórica y a la gestión académica y administrativa, y como soporte legal para demostrar sus actuaciones ante terceros en el tiempo.

Ser referente normativo en los procesos relacionados con el ciclo de vida de los documentos, que soportan decisiones académicas y administrativas en las unidades de la Universidad y consolidarse para ellas, en una fuente reconocida de apoyo, asesoría y consulta en procesos archivísticos, apalancados en el uso de las nuevas tecnologías y en la eficiencia de los procesos.

Nuestros

objetivos

Ser el referente normativo en los procesos del ciclo de vida documental (producción uso y preservación de la información).

Implementar el programa de gestión documental en la Universidad de los Andes.

Consolidar la unidad como fuente de apoyo en la investigación y los procesos archivísticos.


Información general

Ayudamos a preservar la memoria uniandina Conformamos fondos para la investigación histórica Asesoramos en la organización de los documentos institucionales Promovemos buena prácticas en el manejo de la información


Información general

Beneficios de trabajar con la OAD...

Agilizar la búsqueda, recuperación y manejo de la documentación para la oportuna toma de decisiones.

Contribuir a la racionalización de la producción documental y por ende al consumo de papel y otros consumibles de oficina.

Garantizar la identificación y conservación de los documentos que constituyen la memoria de la Universidad.

Facilitar el control, acceso y seguridad de los documentos.


Para reflexionar... Los archivos son una fuente material de informaci贸n esencial y un medio de comunicaci贸n entre los distintos periodos de la historia. Ian Wilson


¿Qué es la guía de series documentales?

Guía de series


¿Qué es la guía de series documentales?

¿Qué es la Guía de Series Documentales? A partir de las reuniones de trabajo con equipos directivos, capacitaciones con personal administrativo y otras personas interesadas en el tema, se planteó la necesidad de disponer de un recurso que permitiera acceder a la información relacionada con las series documentales, su descripción y organización de manera sencilla y comprensible. De este modo, desde el Área de Servicios de la Oficina de Administración Documental – OAD, se inició la elaboración de esta guía que tiene como objetivo brindar información clave para optimizar el manejo de la documentación que como empleados de la Universidad recibimos y generamos en el ejercicio de nuestras funciones. La guía busca ser un apoyo para:

Acercar al personal administrativo

a la política definida por el Comité de Gestión Documental para la organización de los documentos institucionales

Facilitar las labores de organiza-

ción de documentos en las distintas dependencias de la Universidad.

Socializar las series documen-

tales que se han definido para el conjunto de unidades que integran la Universidad.

Comprender la responsabilidad

de mantener un archivo de gestión organizado que apoye las actividades del negocio.


La definición de series institucionales permite identificar los documentos producidos en los diferentes procesos que se llevan a cabo en las unidades. Éstas consisten en agrupaciones que se producen de forma continua, reflejan las actividades realizadas por las personas y dan testimonio de la razón de ser de la Universidad. En resumen, identificar las series de la Universidad es fundamental para clasificar, describir, seleccionar, acceder y difundir la documentación que ella produce.

¿Qué es una serie documental? Conjunto de tipos documentales que tratan un mismo asunto o tema y que corresponden al ejercicio de un proceso. Ejemplo: Historias académicas Contratos Proyectos de investigación

¿Qué es la guía de series documentales?

¿Qué relevancia tiene la conformación de series institucionales para mi dependencia y para la Universidad?


¿Qué es la guía de series documentales?

¿Cómo identifico en la guía las series documentales para organizar mi archivo? Para identificar las series institucionales que aplican a su unidad siga los siguientes pasos: 1. En la siguiente tabla remitase a la columna asuntos o subseries e identifique el asunto al que corresponden los documentos a organizar. 2. Ubique en la columna series el nombre de la serie documental que agrupa el asunto. 3. Dentro de la guía encontrará los pasos para la organización de las principales series documentales. * Para conocer la totalidad de las series documentales, consulte las tablas de retención documental (TRD) publicadas en el sitio web de la OAD, sección lineamientos. En caso que necesite una asesoría adicional contáctenos a través de nuestro sitio web.


ASUNTOS O SUBSERIES

SERIES

TRD

Actas Acuerdos Resoluciones

Gestión de Gobierno Gestión de Gobierno

Conceptos jurídicos Informes de gestión de la unidad Revisión y optimización de procesos

Gestión Administrativa

Proyectos de Investigación Proyectos de consultoría

Gestión de proyectos

Gestión de Proyectos

Propuestas de investigación y consultoría Gestión de cuentas por pagar

Egresos

Presupuesto oficial

Presupuesto

Gestión Financiera

Gestión Jurídica

Gestión Jurídica

Requerimientos a presupuesto Contratos civiles Contratos de egresos Contratos de ingresos Evaluaciones de los cursos Evaluaciones de profesores Historia académica de pregrado Historia académica de posgrado

Evaluaciones Programas Académicos Conducentes a Título Historia Académica

¿Qué es la guía de series documentales?

Tabla de series documentales


Para reflexionar... La esencia de los archivos estriba en su carรกcter de instrumento del diรกlogo entre las generaciones. Ian Wilson


Series Documentales

Series Documentales


Gestión de Gobierno

Gestión de gobierno Serie que refleja deliberaciones, decisiones y acuerdos generados por comités u órganos de gobierno, y que se materializan en acciones específicas en un determinado momento. Valores administrativos, legales, científicos, históricos y sociales que aportan al conocimiento y reconstrucción de la memoria institucional.

Disposición Finalizado el año vigente de su producción, se conservará en el archivo de gestión un (1) año más y se procederá a su transferencia al archivo central.

Responsables Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: Secretaría General Unidades académicas y administrativas


1. Conformar un expediente (carpeta) por año. 2. Anexar los documentos que hacen parte integral del acta, como anexos.

3. Ordenar numérica o cronológicamente en forma

ascendente cada expediente, de acuerdo con el consecutivo del acta o la fecha de producción.

Rotulación Identificar cada expediente con el nombre del comité u órgano productor y el año de producción. Ejemplo: ACTAS COMITÉ FACULTAD DE CIENCIAS - 2015

Gestión de Gobierno

Ordenación


Gestión Administrativa - informes

Gestión administrativa - informes Subserie que refleja las actuaciones, transformación y construcción de las unidades y dependencias de la Universidad. Valores administrativos e históricos que aportan información para la reconstrucción de la memoria institucional.

Disposición Concluido el año de producción, se conservará en el archivo de gestión un (1) año más y se procederá a su transferencia al archivo central.

Responsables Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: Unidades académicas y administrativas


1. Conformar un expediente (carpeta) por informe. 2. Clasificar los expedientes por temas (informes de gestión, informes financieros etc).

3. Ordenar cronológicamente en forma ascendente cada

agrupación, de acuerdo con la fecha de producción del informe.

Rotulación Identificar cada expediente con el nombre del asunto y el año al cual corresponde.

Ejemplo:

INFORME ANUAL DE GESTIÓN VICERRECTORIA DE ASUNTOS ACADÉMICOS - 2015

Gestión Administrativa - Informes

Ordenación


Gestión de Proyectos

Gestión de proyectos Serie que es testimonio de una de las principales funciones de la Universidad “la producción de conocimiento”. Evidencia el posicionamiento y crecimiento de la investigación, su calidad y el aporte científico de esta a la sociedad. Incluye las subseries: proyectos de investigación, proyectos de consultoría y propuestas de investigación y consultoría. Para las tres subserires aplica el siguiente procedimiento. Valores primarios de tipo administrativo, contable, legal y técnico. Valores secundarios de carácter científico y cultural.

Disposición Transferir del archivo de gestión al archivo central pasados tres (3) años despues de finalizado el proyecto.

Responsables Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: Facultades y departamentos Centros de investigación Vicerrectoría de Investigaciones


1. Conformar un expediente por cada proyecto en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).

2. Clasificar los documentos de cada expediente, en los siguientes grupos:

Documentos de inicio Documentos de ejecución Documentos de liquidación y cierre

3. Ordenar los tipos documentales en forma cronológica

ascendente, en cada una de sus divisiones de acuerdo con el acta de iniciación del proyecto, en caso de no encontrarse tomar la fecha del contrato.

4. Ordenar los expedientes (carpetas) en forma

cronológica ascendente. En caso de encontrar varios expedientes con la misma fecha, estos se ordenarán alfabéticamente.

Rotulación Identificar cada expediente con el nombre del proyecto, seguido del año de producción.

Ejemplo:

DESARROLLO Y APLICACIÓN DE UN MODELO DE PRIORIZACIÓN PARA LAS INVERSIONES DE LA EAAB - 2012

Gestión de Proyectos

Ordenación


Egresos - Gestión de cuentas por pagar

Egresos - gestión de cuentas por pagar Subserie testimonio del cumplimiento de aquellas obligaciones monetarias que la Universidad adquiere con proveedores y prestadores de servicios en general, y que son necesarias para su buen funcionamiento. Valores primarios de tipo administrativo, contable y legal.

Disposición Terminado el año fiscal se conservará en el archivo de gestión un (1) año más, posteriormente la Oficina de Tesorería transferirá los documentos al archivo central. Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y administrativas que no son responsables del proceso procederán a eliminar la documentación.

Responsables Las unidades responsables de transferir al archivo central la subserie documental son: Contabilidad Tesorería * Para realizar la consulta de la subserie, las unidades y/o dependencias deben dirigirse directamente al Archivo Financiero, quienes solventarán estos requerimientos.


1. Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).

2. Ordenar los tipos documentales en forma numérica ascendente, de acuerdo con el consecutivo del comprobante de radicación.

3. Ordenar los expedientes (carpetas) en forma numérica ascendente, de acuerdo con la secuencia del consecutivo. (la carpeta 1 corresponde a los consecutivos 001-050, la carpeta 2 corresponde a los consecutivos 051-073 etc.)

Rotulación Identificar cada expediente con el nombre de la subserie, seguido del rango del consecutivo almacenado en la carpeta y el año de producción. Ejemplo: GESTIÓN DE CUENTAS POR PAGAR 0001-0501 AÑO 2012

* Las unidades y dependencias, con excepción de las Oficinas de Tesorería y Contabilidad, podrán omitir de su rotulación la información correspondiente al rango del consecutivo almacenado en el expediente.

Egresos - Gestión de cuentas por pagar

Ordenación


Presupuesto

Presupuesto - presupuesto oficial Subserie testimonio de la proyecciones y ejecuciones monetarias formuladas por la Universidad para su funcionamiento y el logro de objetivos en un periodo de tiempo específico. Valores primarios de tipo administrativo, financiero y legal. Valor histórico que permite la reconstrucción de la memoria institucional.

Disposición A partir del cierre presupuestal se conservará en archivo de gestión durante dos (2) años, posteriormente la Oficina de Presupuesto transferirá los documentos al archivo central. Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y administrativas que no son responsables del proceso procederán a eliminar la documentación.

Responsables Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: Oficina de Presupuesto Tesorería


1. Conformar un expediente por año en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).

2. Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.

3. Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente de acuerdo con el año de producción.

Rotulación Identificar cada expediente con el nombre de la subserie, seguido del año de producción. Ejemplo:

PRESUPUESTO OFICIAL- 2013

Presupuesto

Ordenación


Presupuesto - Requetimientos a presupuesto

Presupuesto - Requerimientos a presupuesto Subserie testimonio de los ajustes realizados a las proyecciones monetarias formuladas por la Universidad para su funcionamiento y el logro de objetivos en un período de tiempo. Valores primarios de tipo administrativo, financiero y legal.

Disposición Terminado el año fiscal se conservará en archivo de gestión durante un (1) año más. Posteriormente la Oficina de Presupuesto procederá a realizar la transferencia al archivo central. Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y administrativas que no son responsables del proceso procederán a eliminar la documentación.

Responsables Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: Oficina de Presupuesto Tesorería


1. Conformar un expediente por cada año, en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).

2. Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.

3. Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente.

Rotulación Identificar cada expediente con el nombre de la subserie, seguido del año de producción. Ejemplo:

REQUERIMIENTOS A PRESUPUESTO - 2013

* Las unidades y/o dependencias diferentes a la Oficina de Presupuesto que no son responsables del proceso, conformarán un expediente por año en la cual incluirán la información correspondiente a las dos subseries, Presupuesto Oficial y Requerimientos a presupuesto, de modo que en la misma carpeta física o electrónica se conserve toda la información del proceso.

Presupuesto - Requerimientos a presupuesto

Ordenación


Gestión Jurídica - Contatos

Gestión Jurídica Serie testimonio de los procesos de contratación que realiza la Universidad, en los cuales se regulariza y ejecuta la compra y prestación de bienes y servicios para el buen funcionamiento de la misma. Valores primarios de tipo administrativo, legal y financiero de gran importancia, además de tener calidad probatoria en materia disciplinaria y penal.

Disposición Transferir del archivo de gestión al archivo central tres (3) años después de finalizado el contrato.

Responsables Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: Contratos civiles: Dirección Jurídica Contratos de egresos: Unidades y/o dependencias Contratos de ingresos: Dirección Jurídica


Ordenación 1. Conformar un expediente por cada persona en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).

2. Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.

3. Ordenar los expedientes (carpetas) en forma alfabética, de acuerdo con los apellidos y nombres completos de la persona contratada.

Rotulación Identificar cada expediente con el numéro del documento de identidad de la persona contratada, seguido de apellidos y nombres completos de la misma. Ejemplo: 79538987 - ROZO PARDO PAULA CATALINA

Gestión Jurídica - Contratos

Subserie Contratos Civiles


Gestión Jurídica - Contratos

Subserie Contratos de Egresos Ordenación 1. Conformar un expediente por cada contrato en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).

2. Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.

3. Ordenar los expedientes (carpetas) en forma cronológica ascendente.

Rotulación Identificar cada expediente con el nombre del contrato, seguido del año de producción. Ejemplo:

CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ - 2013


Ordenación 1. Conformar un expediente por cada contrato en una

unidad de almacenamiento independiente (carpeta o folder).

2. Ordenar los tipos documentales en forma cronológica ascendente.

3. Ordenar los expedientes (carpetas) en forma numérica, de acuerdo con el código del contrato.

Rotulación Identificar cada expediente con el código del contrato, seguido del nombre de la entidad contratante. Ejemplo: 79538987 - ROZO PARDO PAULA CATALINA

Gestión Jurídica - Contratos

Subserie Contratos de Ingresos


Historia Académica

Historia Académica Serie que representa la relación entre la Universidad y el estudiante, dentro de la función principal de la Universidad, que es formar ciudadanos profesionales. Contiene toda la información relacionada con la trayectoria académica de cada estudiante. Valores primarios de tipo administrativo y legal.

Disposición Transferir del archivo de gestión al archivo central pasados tres (3) años después de que el estudiante: Culmine sus estudios Se retire y no regrese en ese lapso de tiempo Cumpla el periodo de suspensión y no regrese en ese lapso de tiempo

Responsables Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: Facultades y departamentos Dirección de Admisiones y Registro


1. Conformar un expediente para cada estudiante en una unidad de almacenamiento independiente (carpeta).

2. Clasificar los documentos de cada expediente en los siguientes grupos:

Documentos de admisión Documentos de desarrollo Documentos de salida

3. Ordenar cada grupo de acuerdo con la estructura mencionada en la TRD.

4. Ordenar los expedientes alfabéticamente según los apellidos y nombres (completos) del estudiante.

Rotulación Identificar cada expediente con el código del estudiante, seguido de apellidos y nombres completos. Ejemplo: 199527875 - BERNAL CABRERA PAULA SANDRA CATALINA

Historia Académica

Ordenación


Evaluaciones - Evaluaciones de los cursos

Evaluaciones - Evaluaciones de los cursos Subserie testimonio del proceso de formación que realiza la Universidad, y que le permite el análisis de información relevante para reconducir situaciones y alcanzar objetivos en cuanto a calidad educativa. Valores primarios administrativos y secundarios de carácter histórico que permiten la reconstrucción de la memoria institucional.

Disposición Terminado el año de producción, se conservará en el archivo de gestión un (1) año más, posteriormente la Dirección de Admisiones y Registro transferirá al archivo central la documentación. Pasado el tiempo de permanencia en archivo de gestión las unidades académicas y administrativas que no son responsables del proceso procederán a eliminar la documentación.

Responsables Las unidades responsables de transferir al archivo central la serie documental son: Dirección de Admisiones y Registro


1. Conformar una carpeta por cada semestre u año en una unidad de almacenamiento independiente.

2. Ordenar los documentos dentro de la carpeta en forma alfabética de la A-Z, de acuerdo con el titulo del curso.

3. Ordenar las carpetas cronológicamente. Rotulación Identificar cada carpeta con el asunto, seguido del año y semestre correspondiente. Ejemplo: EVALUACIONES DE LOS CURSOS 2013-01

Evaluaciones - Evaluaciones de los cursos

Ordenación


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Unidades de almacenamiento

Unidades de almacenamiento


Unidades de almacenamiento

Unidades de almacenamiento Elementos que contienen un conjunto de documentos, de tal forma que se garantice su preservación e identificación. Las unidades de almacenamiento pueden ser adquiridas por medio de la Oficina de Compras de la Universidad y a través del catálogo de outsoursing.

Cajas Referencia: caja de archivo X200 Medidas: 40 cm de fondo x 26 cm de alto x 21 cm de ancho. Características: cartón de alta resistencia calibre 930, con abertura de tapa frontal sin impresión, estilo nevera en direción a la izquierda. Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante, troqueladas. Referencia: caja de archivo X300 Medidas: 42 cm de fondo x 27 cm de alto x 31 cm de ancho, con tapa.

Características: cartón de alta resistencia sin impresión, calibre 930, con tapa superior. Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante, troqueladas.


Referencia: folder de yute con aleta vertical inferior fija. Medidas: tamaño oficio, 34 cm de de alto x 23.7 cm de ancho.

Características: cartón yute de 320 gramos sin impresón. Pliegues de expansión en el lomo, para una capacidad máxima de 200 folios.

Referencia: divifolder de cinco divisiones. Medidas: tamaño oficio, 34 cm de alto x 23.7 cm de ancho.

Características: carpeta con fuelles en tela y divisiones. Gancho legajador por cada separador. Permite el archivo de documentos en varios item de acuerdo con el numero de separadores que posee. * En caso que requiera ganchos legajadores, se recomienda utilizar ganchos legajadores plásticos, que no causan deterioro al papel y evitan accidentes laborales.

Unidades de almacenamiento

Fólderes y Carpetas


Para pensar... La esencia de los archivos estriba en su carรกcter de instrumento del diรกlogo entre las generaciones. Ian Wilson


Glosario de tĂŠrminos

Glosario


Glosario de términos

Glosario de términos1 Archivo de gestión Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por parte de las oficinas productoras y otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos

Archivo central Lugar que agrupa los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la Universidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas.

Archivo histórico Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de archivo que tendr´na una conservación permanente debido a su valor.

Ciclo vital del documento Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Descarte documental Destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Disposición final Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.


Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Serie documental Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanadas de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Subserie documental Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y características específicas.

Tabla de retención documental Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tipos documentales Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Transferencia documental Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Definiciones tomadas y adaptadas para la presente guía de:

1

Archivo General de la Nación. Banco Terminológico. Disponible en: http:// banter.archivogeneral.gov.co/ vocab/index.php COLOMBIA. Archivo General de la Nación – AGN-. Ley 5894 (14-julio-2000). Ley General de Archivos.

Glosario de términos

Expediente


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