EKO biuro - raport

eko biuro Ten krótki raport ma na celu pokazanie dobrych praktyk związanych z ekologicznymi postawami i inicjatywami, które mają miejsce w polskich biurach.

Zadaliśmy sobie kilka pytań: • • • •

Czy w polskich firmach myśli się o recyclingu?

Jak wygląda oszczędzanie energii i korzystanie z wielofunkcyjnych urządzeń?

Czy w odpowiedni sposób wykorzystywane jest światło dzienne i klimatyzacja?

Jakie inne proekologiczne praktyki biurowe, które wyróżniają się spośród wielu innych, posiadają polskie firmy?

Bardzo istotne jest jednak, żeby firma nie tylko posiadała eko-procedury, ale także potrafiła do nich przekonać pracowników. Jasna informacja i kilka prostych zasad może przynieść pozytywny efekt. Przeczytajcie na co zwrócić uwagę jeśli marzy Wam się przyjazne środowisku miejsce pracy.

Bycie ekologicznym w biurze łączy się jednak nie tylko z używaniem papieru z recyklingu czy rewolucją w obiegu dokumentów przez zastąpienie papierowych elektronicznymi.

Z m i a n a d o m y ś l n e j c z c i o n k i z A r i a l l u b T i m e s N e w R o m a n n a Century Gothic pozwala zaoszczędzić aż 30 procent tuszu do drukarki! Czcionka ta zużywa mniej tuszu niż specjalnie zaprojektowane eko-czcionki. Dlatego też cały nasz raport jest napisany z użyciem Century Gothic.

Wcale nie trzeba być ekologiem, żeby zrobić coś dobrego dla środowiska.

Dobre praktyki ekologiczne mające miejsce od czasu do czasu, powinny dla firmy stawać się codziennością.

Jak podaje Greenpeace: „Globalna roczna produkcja papieru sięga 367 mln ton. Gdyby cała ta ilość pochodziła ze świeżo ściętych drzew — a nie makulatury — wymagałoby to wycięcia co roku 6 miliardów drzew i zużycia 10 milionów ton wody”. Oprócz papieru odzyskiwać można również szkło, plastik i aluminium.”

Pamiętajmy, że ekologia się opłaca. Dzięki zmianie sposobu funkcjonowania firmy na bardziej ekologiczny, można zaoszczędzić naprawdę sporo pieniędzy.

Nie wspominając o dobrym wizerunku firmy.

Zasada 3R Pomyśl o wprowadzeniu w (biurowe) życie, zasady 3R: Reduce, Reuse, Recycle, która promuje zdrowy dla środowiska styl życia, konsumpcji dóbr i traktowania odpadów.

W wersji polskiej, to: zasada 3 U: Unikaj kupowania zbędnych rzeczy, Użyj powtórnie, Utylizuj.

Największe korzyści dla środowiska niesie ograniczanie nadmiernej konsumpcji oraz wielokrotne użycie – czyli jak najpóźniejsze uznanie produktu za odpad. Wreszcie ich racjonalne przetwarzanie pomaga ograniczyć obciążenia środowiska związane z pozyskaniem produktu z surowców pierwotnych i wspomnianą wcześniej akumulacją śmieci.

Zgodnie z przyjętą misją i wizją, Ministerstwo Środowiska podjęło decyzję o wprowadzeniu w życie rozwiązań przyczyniających się do minimalizowania negatywnego oddziaływania na środowisko.

Do przykładów podjętych przez nas działań zazieleniających naszą instytucję należy np. wdrażanie systemu EMAS, w wyniku czego ciągle doskonalimy efektywność energetyczną, ograniczamy zużycie wody czy ilość produkowanych odpadów. Przeprowadziliśmy również audyt energetyczny, wymianę oświetlenia na energooszczędne, a przy zakupie sprzętu komputerowego od 2010 roku zawsze stawiamy warunek spełnienia przez oferowany sprzęt wymogu energooszczędności.

Poza tym od 2007 r. MŚ kupuje papier wyłącznie w 100% z makulatury z certyfikatami: ISO 14001, ISO9001, Blue Angel, FSC (Forestry Stewardship Council: Forest management and Chain-of-custody), EU Flower (EU Ecolabel) bądź eukaliptusowy z międzynarodowymi certyfikatami ISO 14001, FSC, SWF. Od kilku lat działa również system segregacji odpadów. Na korytarzach znajdują się łatwo dostępne dla pracowników pojemniki na: papier, szkło, plastik, odpady wielkogabarytowe, zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie, tonery i tusze. Również woda mineralna zamawiana jest w butelkach szklanych tylko na wymianę. W 2010 roku prowadzono minimalizujący zużycie energii oraz papieru wydruk centralny oraz elektroniczny system obiegu dokumentów ESOD. Wewnątrz Ministerstwa przeprowadzamy działania, angażujące naszych pracowników bądź wprowadzamy rozwiązania bezpośrednio zmieniające ich sposób pracy. Do takich działań można zaliczyć wewnętrzne akcje edukacyjne.

W każdym miesiącu akcja ma inną formę. Jedną z nich była akcja teaserowa polegająca na zwróceniu uwagi wszystkich pracowników na istotę gaszenie światła czy komputera przed wyjściem z pokoju. Akcja zawierała element zaskoczenia. Najpierw przygotowano kilkaset małych, niebieskich, samoprzylepnych kółek a następnie przyklejono je na każdym komputerze, monitorze, drukarce, włączniku światła oraz kontakcie w budynku MŚ, bez podania informacji o ich znaczeniu. Oznakowania stały się intrygujące i zwracały uwagę pracowników. Po tygodniu, gdy wszyscy przyzwyczaili się już do ich obecności, naklejki zostały uzupełnione o elementy wyjaśniające, mające postać znaku drogowego nakazu.

Poprzez kampanie i konkursy rozwijamy również współpracę z firmami i organizacjami pozarządowymi.

Zaangażowanie pracowników w proekologiczne inicjatywy niesie za sobą wiele korzyści, i nie chodzi tutaj tylko o zmniejszenie zużycia takich surowców jak papier czy energia w biurach. Komunikacja ekologiczna tworzy swoisty rodzaj więzi, nić porozumienia, budowanie tożsamości w firmie. To także kwestia reputacji firmy. Projekt eko-biura w Axel Springer Polska ewoluował przez dwa lata. Podsumowanie w postaci akcji zatytułowanej „AXELKI na zielono, czyli tygodniowy rozkład jazdy”, to zwieńczenie najważniejszych elementów, które w nim wystąpiły. Zainspirowały nas trendy ekologiczne na rynku, ale potrzeba „ducha ekologii” jest mocno związana z naszymi interesami biznesowymi.

Efektywność, oszczędzanie, kreatywność i wiarygodność oraz kontrola ryzyka to przesłanki do tego, by ekologiczna firma na rynku wydawniczym odnosiła sukces.

W firmie w latach 2008-2010 został zrealizowany szereg działań organizacyjno administracyjnych, których celem było nie tylko sprawniejsze i efektywniejsze zorganizowanie przestrzeni biurowej, ale także zwrócenie uwagi pracowników na to, że ich codzienne czynności mają wymiar ekologiczny. Do najważniejszych działań można zaliczyć m.in.: • wprowadzenie do codziennego użytku w biurach papieru pochodzącego w 100% z makulatury • system zbiórki i odpadów niebezpiecznych, w tym baterii i akumulatorów, starych telefonów, ładowarek i innych • regularną zbiórkę makulatury z biur, a także proces niszczenia segregowanych dokumentów papierowych, CD, czy plastikowych • wprowadzenie segregacji odpadów na terenie biur • zakup kopert oraz innych materiałów z papieru makulaturowego, a także kalendarzy z papieru TCF • odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych (tonerów) przez wyspecjalizowane organizacje; • wymianę maszyn: drukarek, kopiarek na urządzenia wielofunkcyjne z systemami energooszczędnymi; • akcje marketingowe służące wzmocnieniu wewnętrznej promocji dla działań ekologicznych m.in. „eko-kreskówki” z udziałem pracowników.

W biurach RASP używany jest zarówno biały papier drzewny, jak i ten pochodzący w 100% z recyklingu. W 2010 roku na potrzeby biurowej działalności w firmie zakupiono 11.073 kg papieru, z czego 72% było papierem makulaturowym.

„Prowadzimy swoją działalność w sposób, który chroni i dba o środowisko…”.

Takie motto nieustannie towarzyszy wszystkim działaniom i inwestycjom podejmowanym przez firmę Coca-Cola.

Opakowanie PET, folie, makulatura, drewno, szkło, metale (aluminium), zużyte akumulatory, oleje, wyeksploatowane opony samochodowe – to główne odpady generowane przez CCHBC. Każdego roku jest ich mniej.

W zakładach produkcyjnych w Staniątkach, Radzyminie i Łodzi prowadzimy m.in. : segregację i odzysk odpadów technologicznych, papieru, butelek plastikowych, a także system odzysku wody Wszystkie firmy, z którymi współpracujemy posiadają odpowiednie atesty i działają w sposób bezpieczny dla środowiska.

Działania mające na celu wspieranie ochrony środowiska w obrębie naszej firmy to nie jedyne, co robimy w zakresie polityki proekologicznej. W 2003 roku przyłączyliśmy się do światowej akcji „Sprzątanie świata”.

Pamiętamy również o ekologii. Dzięki CCHBC powstaje internetowa baza materiałów edukacyjnych EkoEdukacja.pl, wspieramy akcję sprzątanie ŚwiataPolska w gminach, w których znajdują się nasze zakłady produkcyjne.

Coca-Cola wspiera również akcję WWF - „Spraw, by Godzina dla Ziemi trwała dłużej” - prosząc uczestników, osoby prywatne, firmy i organizacje, by oprócz gaszenia światła wprowadziły do swojego codziennego życia inne zmiany, które poprawią sytuację naszej planety.

Coca-Cola symbolicznie gasi światła w swoim biurze, a także neon w centrum Warszawy przy ulicy Marszałkowskiej. Akcję wspierają również pracownicy firmy wygaszając światła w swoich domach oraz wprowadzając w codziennym życiu zasady, które pozwolą im być bardziej przyjaznymi dla naszej planety. Ten symboliczny gest jest zgodny z działaniami The Coca-Cola Company oraz jej partnerów w zakresie zmniejszania swojego śladu klimatycznego.

Inny przejaw proekologicznej działalności firmy Coca-Cola, to 111 Navy Chair niezwykłe krzesło , bo wyprodukowane z plastikowych butelek pochodzących z odzysku. Na rynek wprowadziuły je Coca-Cola oraz Emeco. Krzesło 111 Navy Chair, do produkcji którego trzeba wykorzystać co najmniej 111 butelek, zostało wykonane na wzór oryginalnego mebla Emeco Navy Chair, zaprojektowanego w 1944 roku dla amerykańskiej marynarki wojennej. Plastik rPET służący do produkcji krzeseł pochodzi z największego na świecie zakładu recyklingu butelek, który rozpoczął działalność w 2009 roku w Spartanburgu w Karolinie Południowej, w Stanach Zjednoczonych.

Ekologia jest powiązana w znacznej części z gospodarką. Agencja Rozwoju Lokalnego AGROTUR S.A z siedzibą w Krupskim Młynie tworząc Departament Projektów Ekologicznych podjęła się wdrożenia polityki proekologicznych działań wewnątrz firmy, aby uświadomić swoim pracownikom, że są częścią przyrody, a niszcząc ją, lekceważąc jej prawa - niszczymy samych siebie. Dlatego mówiąc, że chcemy chronić środowisko, że chcemy być ekologiczni, musimy jednocześnie sprecyzować, co tak naprawdę chcemy przedsięwziąć i na jakim efekcie końcowym nam zależy. Dewizą, jaką się kierujemy w działaniach to „Żądasz czystego środowiska - zachowaj je sam”.

Firma systematycznie wdraża i pracuje nad ograniczeniami swojego oddziaływania na środowisko poprzez: • Segregację odpadów, w aneksie kuchennym ustawiono pojemniki z podziałem na odpady organiczne, szkło, plastik i papier • Zbiórkę zużytych baterii w gronie swoich pracowników - pojemnik na baterie • Zbiórkę makulatury • Oszczędzanie papieru poprzez wdrożenie systemu AGROTIME, który zarządza naszą firmą elektronicznie i jest miejscem wymiany informacji wewnątrz firmy • Przekazywanie zużytych tonerów i sprzętu • Udział w akcjach ekologicznych „Kochasz dzieci, nie pal śmieci” poprzez umieszczenie ulotek i plakatów w Punktach Obsługi Klienta w ramach prowadzonych w gminach Programów Ograniczenia Niskiej Emisji • Wprowadzenie systemu video-konferencji między siedzibami naszej firmy (Krupski Młyn, Gliwice, Pyrzowice, Częstochowa,) co wpłynęło na zmniejszenie zużycie paliwa oraz emisji spalin • Oszczędności prądu poprzez zastosowanie energooszczędnych laptopów u 90 % pracowników firmy • Eko-komunikacja zakładanie w samochodach służbowych instalacji gazowych

Reasumując ekologia jest nie tylko koniecznością i modą, jest też opłacalna.

Dlatego warto było wdrożyć i kontynuować politykę ekologiczną wewnątrz firmy. Dzięki temu udało się osiągnąć takie rezultaty jak m.in.: upowszechnienie idei zasad zrównoważonego rozwoju i kształtowanie nowych przyzwyczajeń, podwyższenie prestiżu przedsiębiorstwa, poprawa stanu bhp i zdrowia pracowników, integracja z lokalnym środowiskiem i jego problemami oraz oszczędność.

W swojej działalności firma Carrefour Polska przywiązuje uwagę do ochrony środowiska naturalnego, angażując się w szereg różnego rodzaju inicjatyw ekologicznych oraz podejmując konkretne działania mające na celu obniżenie zużycia energii.

Carrefour Polska brał także udział w akcji „Godzina dla Ziemi” organizowanej przez WWF, która ma na celu uwrażliwienie społeczeństwa na konieczność ograniczenia zużycia prądu. W swoich założeniach strategii odpowiedzialnego biznesu Grupa Carrefour zobowiązała się do systematycznego obniżania zużycia energii. Od roku 2004 do 2008 jej zużycie spadło o 13,6%, natomiast do roku 2020 redukcja ma wynieść 30%.

Tradycyjne oświetlenie zostało zastąpione energooszczędnym oraz rozpoczęte zostały działania nad wdrożeniem systemu zarządzania energią, który mierzy i optymalizuje zużycie prądu. Część naszych sklepów została także wyposażona w nowoczesne, energooszczędne meble chłodnicze.

Mając na uwadze kwestie ekologiczne, w naszej codziennej działalności staramy się również ograniczyć do minimum zużycie papieru i ilość drukowanych stron, a jeśli zachodzi konieczność wykonania wydruku, w miarę możliwości drukujemy dwustronnie. Na terenie centrali Carrefour organizowane również były cykliczne akcje informacyjne związane z ograniczaniem zużycia energii elektrycznej i wody.

Kilka lat temu w biurach Carrefour miała miejsce akcja edukacyjna dla pracowników Carrefour, podczas której min. umieszczono specjalne plakietki informacyjne jak dbać o ochronę środowiska, do dzisiaj przypominają o tym by gasić światło w sytuacjach, gdy jego użycie nie jest konieczne, oszczędnie gospodarować zużyciem energii, etc.

Akcje informacyjne prowadzone były również przy pomocy specjalnie przygotowanego pakietu informacyjnego w formie komputerowej i na stronach internetowych, min. przygotowano wygaszacze ekranów komputerowych, które przypominały pracownikom firmy o kwestiach ważnych z punktu widzenia ochrony środowiska naturalnego.

Od czterech lat DHL Express w Polsce, jako część grupy Deutsche Post DHL, aktywnie działa na rzecz ochrony klimatu, realizując globalny program ochrony klimatu GoGreen, mający na celu zachowanie równowagi pomiędzy gospodarką, społeczeństwem i środowiskiem. W DHL Express realizowane są różne programy proekologiczne, a wiele wdrożonych działań prośrodowiskowych narodziło się właśnie wewnątrz organizacji. Nasza firma systematycznie angażuje się w przeprowadzanie akcji świadomościowych skierowanych do pracowników, a także naszych klientów w postaci mailingów, plakatów, a także naklejek.

Nasi pracownicy, uświadomieni ekologicznie, zaczęli zauważać możliwości wprowadzenia na własnym obszarze działania rozwiązań, które dają wymierny środowiskowy efekt.

Z inicjatywy pracowników powstały np. znaki w formie naklejek, namawiające do proekologicznych działań: „Wykorzystaj papier na maksa”, „Żarówka też musi odpocząć”, „Nie marnuj wody”. Inną inicjatywą pracowników był pomysł na wykorzystanie skrawków papieru z niszczarek do pakowania/przepakowywania przesyłek. Wdrożeniu projektu towarzyszyła intensywna kampania informacyjna.

Program ma swoje logo i hasło: „Nie dziedziczymy ziemi po przodkach, lecz pożyczamy od naszych dzieci”. Miernikiem sukcesu wprowadzonego projektu są wskaźniki środowiskowe. Planując zakupy, w pierwszej kolejności nabywamy papier z recyclingu, ewentualnie ze specjalnych upraw. Uczulamy pracowników na to, aby zwracali uwagę na kwestię produkcji i obiegu wewnątrz firmowych materiałów – po pierwsze drukujemy dwustronnie, nie drukujemy zbędnych materiałów. Przykładem jest wymiana dokumentów oraz przesyłek pomiędzy działami, do których wykorzystuje się specjalne koperty, tzw. do wielokrotnego użytku. A do każdej wysyłanej wiadomości mailowej przez pracownika DHL Express dołączona jest krótka informacja, zwracająca uwagę na potrzebę drukowania danego maila.

Prowadzimy w firmie wewnętrzne kampanie informacyjne, propagujące ideę zmniejszenia ilości produkowanych odpadów. Przyjęliśmy zasadę recyclingu, tzn. wiele materiałów nadaje się do powtórnego użytku i nie muszą być one od razu wyrzucane.

Od kilku lat segregacja w firmie jest obowiązkowa i dlatego w każdym biurze i terminalu znajdują się ogólnodostępne pojemniki na zbędną makulaturę. Poprzez segregację odpadów i podpisanie umów z firmami odbierającymi posortowane odpady poszczególne jednostki organizacyjne w DHL Express zaoszczędziły nawet połowę poprzednich kosztów.

Do tej pory realizacja poszczególnych zadań w ramach programu GoGreen oraz inicjatyw rozwiązań proekologicznych przyniosła firmie wymierne efekty w postaci oszczędności w zużyciu zasobów naturalnych oraz finansowych.

Działalność każdej firmy związana jest z powstawaniem odpadów. W przypadku operatora logistycznego dotyczy to również procesu transportu czy pracy magazynów. Racjonalna gospodarka odpadami nabiera szczególnego znaczenia w kontekście przesyłek zawierających substancje niebezpieczne.

Dlatego w każdym oddziale Schenker Sp. z o.o. prowadzona jest zorganizowana gospodarka odpadami. Są one selekcjonowane i składowane w odrębnych, oznakowanych miejscach.

Staramy się ograniczać powstające odpady, zdając sobie sprawę jak wielkim obciążeniem są one dla środowiska. Jeśli natomiast nie uda nam się zapobiec ich powstaniu, przekazujemy je do odzysku lub utylizacji, zgodnie z zasadami ochrony środowiska.

Do tzw. Stacji Ekologicznych, które utworzyliśmy w każdym oddziale, trafiają odpady podlegające recyclingowi lub utylizacji takie jak: zużyte cartridge z drukarek, tonery czy płyty CD. Struktura organizacyjna, zaangażowanie ludzi, codzienny wysiłek i z pozoru małe gesty decydują o tym, jak możemy zadbać o nasze środowisko.

W Schenker Sp. z o.o. od 2003 istnieje Zespół i Szef bezpieczeństwa Produkcji i Ekologii, odpowiedzialny za monitoring i rozwój tych obszarów. W firmie powołano pracowników zajmujących się bezpieczeństwem pracy i ekologią: specjalistów BHP, ochrony środowiska, koordynatorów jakości oraz specjalistów ADR. Praca każdego oddziału jest na bieżąco monitorowana, dzięki czemu szybko można dostrzec pojawiające się problemy i błyskawicznie na nie zareagować.

Schenker Sp. z o.o. regularnie szkoli swoich pracowników, w tym specjalistów zajmujących się ekologią i bezpieczeństwem pracy. Pracownicy mają dostęp do wielu źródeł informacji. Program „Nowy pomysł” każdemu umożliwia wprowadzenie innowacyjnego rozwiązania. Co roku wszystkie oddziały wyznaczają i planują jak osiągnąć nowe ekologiczne cele. Narzędziem, które pomaga nam zdiagnozować możliwe obszary do poprawy są regularne audyty - zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne, prowadzone przez niezależne firmy audytorskie.

Naszymi doświadczeniami dzielimy się z dostawcami, partnerami i studentami podczas konferencji, paneli dyskusyjnych i w mediach. Ochronę środowiska zaliczyliśmy do najważniejszych wartości, którymi kieruje się nasza firma, znajduje się ona również w zapisach Kodeksu Etycznego Schenker Sp. z o.o.

Inicjatywa „Zielone Biuro” to program stworzony i realizowany przez pracowników BP, mający na celu ograniczenie negatywnego wpływu funkcjonowania biur BP i budynków BP na środowisko naturalne.

Pomysł Zielonego Biura oparty jest na tzw. Eko-efektywnosci, czyli idei „więcej za mniej”. Inicjatywa zrodziła się w 1997 roku w Melbourne. Dzisiaj realizuje ja ponad 35 biur BP w 14 krajach – dziś w „Zielonym Biurze” uczestniczy 25 tysięcy pracowników biur BP. Inicjatywa Zielone Biuro zmniejsza negatywny wpływ biura na środowisko poprzez trzy kluczowe działania: mądre zakupy, efektywne wykorzystanie zasobów biurowych i odpowiedzialna gospodarkę odpadami.

Projekt zakłada ograniczenie zużycia: energii, papieru, wody oraz zwiększenie recyclingu. Przewiduje współprace z dostawcami i inicjowanie zielonych akcji w środowisku biznesowym. Siedzibą centrali BP Polska jest budynek klasy A. Zastosowane w nim rozwiązania mają na celu minimalizację zużycia energii i efektywne jej wykorzystanie. Dzięki rozwiązaniom architektonicznym i w związku z urządzeniem wnętrz aż 85 % światła w biurze to światło naturalne.

25-60 % elektryczności wykorzystywanej jest na oświetlenie, a pozostawienie na noc oświetlonego pomieszczenia pochłania tyle energii ile potrzebne jest do zrobienia 1000 filiżanek kawy. Gospodarka odpadami - Około 70% odpadów biurowych nadaje się do powtórnego użycia, tylko 8% z nich jest faktycznie przetwarzanych.

Inicjatywa „Zielone Biuro” zakłada, że powtórnemu użyciu ulegać powinny: papier mieszany i biały, plastik, puszki, tektury, kompost, szkło i inne. W BP w Krakowie pracownicy segregują śmieci do osobnych kontenerów. Firma współpracuje też z firmami uzdatniającymi przedmioty do powtórnego użycia i z odbiorcą posegregowanych odpadów.

Przykłady realizujące program „Zrównoważonego Rozwoju” : • • • • • • • • • •

budujemy nowoczesne, energooszczędne budynki pamiętamy o możliwości powtórnego wykorzystania materiałów, energii oddajemy meble potrzebującym oszczędzamy tam, gdzie to możliwe: energie, papier, wodę poddajemy recyclingowi wszystko to, co możliwe tworzymy strategie redukcji dwutlenku węgla promujemy alternatywne źródła energii tworzymy wolontariat działań na rzecz społeczeństwa dzielimy się swoją wiedzą z innymi organizacjami realizujemy cele finansowe z uwzględnienie założeń Zrównoważonego Rozwoju

Coraz szersze wykorzystywanie nośników informatycznych w PKN ORLREN optymalizuje procesy biznesowe i usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Spółka wdrażając elektroniczny system obiegu dokumentów w dużej mierze zrezygnowała z dokumentacji papierowej, która obowiązywała w obszarach objętych działaniem projektu. Obok efektu ekologicznego, zastosowanie systemu przynosi również wymierne korzyści ekonomiczne.

Obecnie obieg elektroniczny dokumentów realizowany jest w zakresie dokumentów księgowych (m.in. faktury, dokumenty majątkowe), obsługi HR (urlopy, delegacje) oraz wniosków zakupowych. Całość obiegu wspomaga flota urządzeń wielofunkcyjnych oraz system faksu elektronicznego. Najważniejszym elementem elektronicznego obiegu dokumentów jest system workflow, który zastąpił dotychczasowy papierowy obieg dokumentów księgowych.

Otrzymywane faktury są skanowane, a następnie w postaci danych niezbędnych do dalszej ich obsługi wprowadzane do obiegu elektronicznego. Użytkownicy uczestniczący w poszczególnych etapach procesu mają cały czas dostęp do jej skanu. W efekcie wprowadzenia tego narzędzia zostały wyeliminowane dokumenty papierowe na rzecz elektronicznego obiegu z wykorzystaniem systemów informatycznych.

Jako rozwiązanie wspierające proces elektronicznego obiegu dokumentów przeprowadzono standaryzację platformy biurowej, w ramach, której funkcjonuje nowoczesna flota wielofunkcyjnych urządzeń drukujących, pozwalająca pracownikom na wprowadzanie do obiegu dokumentów w formie elektronicznej, eliminując konieczność wielokrotnego ich powielania (np. pisma wg rozdzielnika). Ponadto został uruchomiony system faksu elektronicznego, dzięki któremu możliwe jest odbieranie faksów poprzez skrzynkę e-mail bez potrzeby ich drukowania.

Wielofunkcyjne urządzenia MFP zostały ustawione w większości budynków PKN ORLEN w liczbie ponad 300 sztuk, zastępując blisko 1.000 starych i w wyeksploatowanych drukarek i kserokopiarek. Na urządzeniach dostępne są funkcjonalności takie jak: drukowanie, kopiowanie czarno-białe i w kolorze, skanowanie do pliku w celu wysłania dokumentu mailem lub faksem do innych odbiorców, gdzie nadal funkcjonują tradycyjne faksy. Wartością dodaną całego przedsięwzięcia jest wyeliminowanie wielokrotnego drukowania bądź kserowania, co najmniej kilkuset tysięcy dokumentów rocznie, przy czym spodziewana jest dalsza redukcja ich liczby z uwagi na modyfikację samych procesów, które obecnie mogą korzystać już z wdrożonych rozwiązań technicznych.

W 2009 roku warszawskie biuro firmy Lafarge uzyskało certyfikat Zielone Biuro*.

Obecnie zdobywają go również inne lokalizacje. Dziś firma ma już ponad 2 lata doświadczeń w działaniach ekologicznych w biurze (segregacja śmieci, oszczędność papieru, energii, szkolenia dla pracowników itd.).

Uzyskanie certyfikatu Zielone Biuro było milowym krokiem w kształtowaniu postaw proekologicznych w warszawskim biurze Lafarge. Ekologia, to jeden z priorytetów w całej grupie Lafarge. Działania realizowane podczas produkcji muszą iść jednak w parze z równie dużą dbałością o środowisko w biurach firmy. Zakupiliśmy do biura pojemniki do segregacji śmieci i odpowiednie worki.

Niby nic szczególnego, ale okazało się to dość karkołomnym przedsięwzięciem, gdyż w Polsce nie produkuje się worków pasujących do tego rodzaju pojemników, a sprowadzić można je z zagranicy jedynie w ilościach hurtowych.

To są drobne sprawy, ale wyraźnie pokazują, jak w naszym kraju podchodzi się do ochrony środowiska. Najważniejsza jest jednak edukacja proekologiczna pracowników. To długofalowe zadanie, które ma doprowadzić do zmiany postaw i zachowań. W kampanii edukacyjno-informacyjnej stosujemy wysyłane regularnie informacje mailowe do wszystkich pracowników, komunikaty umieszczane w kafeterii – odbyło się nawet spotkanie pod nazwą ”Ekokawa” – czyli spotkanie dla pracowników poświęcone ekologii. Można było dowiedzieć się o sposobach oszczędzania energii, papieru i wody w biurze, a także o postawach proekologicznych poza firmą. Jednym z pomysłów na promocję ekologii w biurze Lafarge był konkurs na ekoHasło. Wśród 38 propozycji, najlepsze okazało się hasło: „Z natury bądź ekologiem”. Takie konkursy przynoszą rezultaty – znacznie wzrosła ilość pracowników o wysokiej świadomości proekologicznej, która przejawia się m.in. segregowaniem odpadów, gaszeniem niepotrzebnych świateł i monitorów w biurze, kiedy nie są używane. Przy odrobinie wysiłku i dobrej woli można osiągnąć naprawdę wiele. Dobre nawyki z pracy mogą stać się częścią naszego stylu życia. Chodzi o to żeby poza biurem, także pamiętać o tych zachowaniach. *Zielone Biuro - Certyfikat Zielone Biuro wyróżnia instytucje, firmy, organizacje pozarządowe i samorządy, które chcą się stale doskonalić, podejmować nowe inicjatywy na rzecz ochrony środowiska i wzmacniać swój proekologiczny wizerunek. Posiadanie certyfikatu Zielone Biuro nie tylko wiąże się z prestiżem i pozwala się wyróżnić na tle konkurencji oraz zmniejszyć oddziaływanie firmy na środowisko. Niesie za sobą także wymierne korzyści finansowe w postaci obniżenia kosztów działania firmy poprzez wprowadzenie nowoczesnych ekologicznych rozwiązań.

Dotychczas podejmowane działania były ograniczone w dużej mierze do sfery produkcyjnej Grupy Żywiec. Tymczasem skala działania firmy, jej wpływ na środowisko naturalne a także liczba pracowników sprawiają, że nawet niewielkie zmiany na rzecz ochrony środowiska w biurach, przynoszą pozytywne efekty.

W sierpniu 2008 roku w biurze Grupy Żywiec wdrożono działania pro-ekologiczne, które miały na celu racjonalne gospodarowanie energią elektryczną, wodą i papierem.

Inicjatywa spodobała się pracownikom, którzy zaangażowali się we wspólne tworzenie eco-biura przez najprostsze działania takie jak: dwustronne kopiowanie i drukowanie dokumentów, gaszenie światła w toaletach i świadoma gospodarka wodna.

W 2008 roku w porównaniu z rokiem 2007, w biurze zużyto o 24 m3 mniej wody i o 19 144 kwh mniej energii elektrycznej. W 2008 roku zużyto również o 640 ryz papieru mniej, niż w roku 2007 co stanowi ograniczenie o 32%.

Od kilku lat pracownicy mają możliwość pozostawienia w biurze zużytych baterii i tonerów. Część dochodu z ich odsprzedaży po regeneracji, jest w naszym imieniu przekazywana na konto Domu Dziecka.

Wszystkie drukarki, monitory, komputery PC i notebooki używane w Grupie Żywiec spełniają jeden lub kilka standardów ekologicznych lub posiadają certyfikaty produktu ekologicznego. Nowy sprzęt kupowany w ramach wymiany starej floty sprzętowej jest na liście sprzętu objętego programem Energy Star.

Wszystkie monitory posiadają certyfikat TCO. Drukarki w copy roomach mają włączoną opcje oszczędzania energii. Nowsze drukarki wielofunkcyjne także obsługują taką opcję. Podczas nie używania przechodzą w stan hibernacji, oczekując na sygnał do pracy. Starsze drukarki mają normy zużycia energii zgodne z certyfikatami, jakie posiadają.

Segregacji naszych odpadów dokonuje segreguje firma sprzątająca. W biurze zbierana jest makulatura i plastikowe butelki po wodzie.

UPC stara się minimalizować wpływ, jaki działalność firmy wywiera na środowisko.

W tym celu firma zrealizowała projekt Zielony Rok, edukujący pracowników UPC w zakresie ochrony środowiska oraz zachęcający ich do zmiany codziennych nawyków, dążąc do ograniczenia emisji CO2. Projekt wspierany był działaniami Działu Administracji, obniżającymi zużycie energii w biurach UPC, we współpracy z Działem Technicznym, realizującym projekt wykorzystania energii odnawialnej.

Główne działania w ramach Zielonego Roku, poza edukacją pracowników, to: Akcja „Oszczędzaj energię. Pokaż, że jesteś na tak!” promująca wyłączanie niepotrzebnych świateł oraz urządzeń z trybu stand-by poprzez naklejki przy włącznikach światła, tapety z hasłami ekologicznymi oraz e-maile. Dzięki tego typu widocznym przypomnieniom pracownicy pamiętają o każdorazowym gaszeniu światła, a także o całkowitym wyłączaniu urządzeń biurowych, co znacznie przyczynia się do oszczędności energii w firmie.

Warsztat „Jak oszczędzać środowisko i własne pieniądze” realizowany z Fundację Nasza Ziemia, podczas którego pracownicy poznali praktyczne przykłady zachowań proekologicznych i zadawali pytania ekspertom.

Dedykowany Quiz Internetowy sprawdzający i poszerzający wiedzę z zakresu ekologii. Pracownicy mogli w ten sposób zweryfikować i uzupełnić swoją wiedzę.

W quizach Climate Challenge uzyskaliśmy 924 odpowiedzi, odpowiada to 77% pracowników.

Informacje o tematyce ekologicznej przesyłane w cyklicznym newsletterze, biuletynie, poradach e-mailowych oraz zakładce Zielony Rok w intranecie.

Aktywności związane z ekologią podczas pikników rodzinnych UPC w całej Polsce dla pracowników i ich rodzin we współpracy z Fundacją Nasza Ziemia oraz zachęcenie pracowników do ograniczenia emisji CO2.

Firmowy internetowy kalkulator emisji CO2 Carbon Pledge pozwalający na indywidualne obliczenia emisji CO2. Po ich dokonaniu kalkulator podpowiadał, jakie działania warto podjąć, aby ograniczyć emisję. Kalkulator zapamiętuje wynik i deklarację działań złożoną przez pracownika oraz oblicza ilość zaoszczędzonego w ten sposób CO2.

17% pracowników obliczyło swoją emisję CO2. Łączna deklaracja obniżenia emisji CO2 wyniosła 126,261,0 kg

„

„

Przeprowadzamy działania, angażujące naszych pracowników bądź wprowadzamy rozwiązania bezpośrednio zmieniające ich sposób pracy...

„

„

Prowadzimy swoją działalność w sposób, który chroni i dba o środowisko…

„

„

W swoich założeniach strategii odpowiedzialnego biznesu

„

więzi, nić porozumienia, budowanie tożsamości w firmie. To także kwestia reputacji firmy...

„

„

„

Ochronę środowiska zaliczyliśmy do najważniejszych wartości, którymi kieruje się nasza firma...

„

jest też opłacalna...

„

„

Nie dziedziczymy ziemi po przodkach, lecz pożyczamy od naszych dzieci...

„

dokumentów w dużej mierze zrezygnowano

„

„

Nawet niewielkie zmiany na rzecz ochrony środowiska w biurach, przynoszą pozytywne efekty...

„

„

Trzy kluczowe ekologiczne działania, to: mądre zakupy, efektywne wykorzystanie zasobów biurowych i odpowiedzialna gospodarka...

Wdrażając elektroniczny system obiegu z dokumentacji papierowej...

„

Ekologia jest nie tylko koniecznością i modą,

zobowiązaliśmy się do systematycznego obniżania zużycia energii...

„

Komunikacja ekologiczna tworzy swoisty rodzaj

„

Najważniejsza jest jednak edukacja

„

proekologiczna pracowników. To długofalowe zadanie, które ma doprowadzić do zmiany postaw i zachowań...

„

firma zrealizowała projekt Zielony Rok, edukujący pracowników UPC w zakresie ochrony środowiska...

„

Uwierz w moc recyclingu! Pamiętaj, że jedna tona makulatury,

to ponad 3 tony drewna! Niesprawny już sprzęt elektroniczny lub toner z drukarki również możesz oddać do ponownego przetworzenia.

Oszczędzaj energię. Pomyśl o inwestycji w czujniki ruchu, a także, jeśli to konieczne, o energooszczędnych żarówkach.

Wiele funkcji w jednym miejscu. Pomyśl o jednym wielofunkcyjnym urządzeniu zamiast drukarki, skanera, faksu i ksero umieszczonych w różnych częściach biura.

Sprawdzaj. Nie zostawiaj bezsensownie podłączonego do prądu sprzętu z którego nie korzystasz. Kiedy kończysz pracę, nie pozostawiaj urządzeń w trybie czuwania.

Maksymalnie wykorzystuj światło dzienne. Sztucznego

oświetlenia używaj tylko wtedy, kiedy jest niezbędne. Czasem wystarczy tylko odsłonić okno.

Tlen = energia. Poza optymalnym przepływem energii, pamiętaj również o dobrym przepływie powietrza. Zwłaszcza jeśli Twoje biuro posiada nowoczesne i bardzo szczelne okna*. Świeże powietrze, to porcja energii dla pracowników.

*Jeśli w Twoim biurze jest klimatyzacja, to nie otwieraj okien ani drzwi! Ustaw również odpowiednią temperaturę – o 5-7°C niższą od panującej na zewnątrz.

eko biuro wspiera:

więcej na:

www.officewarriors.pl facebook.com/officewarriors

Twoje biuro też jest EKO? Pochwal się nim!

Wyślij zdjęcie i krótki opis biurowego eko-pomysłu na adres: kontakt@officewarriors.pl Na najlepsze EKO biura czeka uznanie Office Warriors!