Page 1

Diocesan Youth Rally 2011 Planning Meeting #5 Saturday August 20, 2011 Maude McLeod High School, Westmoreland Date for Youth Rally – Saturday, November 19, 2011   Present were:  Mark Jones – St. Andrew, DYC Yanta Logan – St. Elizabeth, DYC Andre’ Riley – National Council­President Doreen Webley – St. Catherine­ DYC Devon Brown – Trelawny – DYC Sasha Wright Rev. Garfield Campbell  Judith Montague ­ Chairperson   Participants had already participated in the Holy Eucharist, so the meeting  began with the Minutes from the last meeting. 1.  Matters Arising:  1.  Theme   for   Youth   Rally   –   “Rich   Worship,   Real   Fellowship,   Powerful  Witness”. We want to ensure that all aspects of the theme is highlighted –   rich worship: Celebration of the Liturgy in a way that will bring it to life for   our youth;  real fellowship    :   possibilities for youth to come together and   make   new   friends   while   renewing   old   relationships   and   really   sharing   together during the day; powerful witness: witness to those at youth rally   and   those   in   the   surrounding   community,   through   our   worship   and   fellowship. 2.  Activities   ­   Rev. Campbell reported that the programme committee met  and made some suggestions, however nothing was concretized due to the  fact that the venue was not finalized.  The committee will meet soon after  a visit to the venue.  It was suggested that we have two March of Witness­  one   to   the   Mona   residential   community   and   the   other   to   the   Liguanea  commercial   area.     Sasha   confirmed   that   she   made   contact   with   the  Church of the Ascension and St. Margaret’s about both areas.   Persons  from the churches will be present at the next planning committee meeting.


3. Format / Agenda  for the day:  ­ this remains the same 8:30 am Eucharist 11:00 Roll Call / March of Witness* 12:30 Lunch 1:30 Fellowship Activities / D.E.A.P. 3:30 Sharing Our Gifts / Closing Charge (10 mins) 4:30 pm Dismissal 4.  Venue   –The decision has been made to have this year’s Youth Rally at  Jamaica College in the St. Andrew Deanery. The auditorium that regularly  holds the student population of 1,800 will be able to hold our youth for the  Opening   Eucharist.   We   will   use   the   auditorium,   side   field   and   ten  classrooms and bathrooms will be available to us.  We will have to source  chairs   for   the   venue.     Quotation   for   chairs   to   be   had   from   Kingston  Hireage.   We   are   still   in   negotiation   for   the   most   reasonable   financial   contribution.  Sound   equipment   will   be   coordinated   for   inside   and   outside.     Both  coordinators will visit venue.  

5. Marketing: . Sasha suggested that the St. Andrew Area Council do flyers to drop in  mail boxes in the Mona area.   Andre’ Riley brought posters which were distributed at National Council  Bible Quiz and Sports Day. Judith   decided   to   contact   TVJ   about   their   event’s   board   on   the   Smile  Jamaica morning programme. Banners   for   Youth   Rally:   the   decision   was   made   that   banners   will   be  designed in the Education and Youth Department, and hung at the venue.  However, each Area Council / Deanery Council can purchase a banner  that can be hung at a central point in the Deanery to advertise this event.   Banners   are   to   be   prepared   by   October   19 th,   one   month   before   Youth  Rally.


6. Youth   Rally   Timeline:   the   time   line   was   viewed   and   accepted   by   all;   change was made to the time line for the banner:          

Venue Confirmation – June 30   √ Poster #1 – to go home with Campers – July 22 / 29   √ Registration forms to go out – September 30 Technical / Site Visit – September 17, 2011 Volunteer Meeting – October 1, 2011 Decision on D.E.A.R. – October 2011 Return   Registration   forms   ­   @   National   Council   Retreat   /  Education and Youth Dept. October 28th “Think on These Things” – October 2011 “Intense” / FAME – November 2011 th Banner – October 19        

7. Target Numbers for Youth Rally:   The decision was also taken that our  target for Youth Rally this year is 2,500 youth / young adults. This means  600/650 persons from each Region. 8.  New Business:    

 

Mark advised that tents could be obtained from ODPEM.  He advised  that the amount of tents needed will be based on the programme.  Security­ Security personnel will be needed on compound for cars.  Unarmed guards from King Alarm is $260.00 per hour. A   letter   is   to   be   written   to   the   Mayor   and   the   Police   asking   for  permission   and   police   escort   for   the   March   of   Witness.     Devon  suggested asking the police for security for the day. Doreen   is  to   check  with   Mother’s  who   holds the   franchise   for  the  canteen at J.C. to see if they can run the canteen for us.  This would  relieve us of the responsibility of making preparations for food for the  day.   She made contact with Milo for warm beverages for the day.  They can give or sell.  The churches in the St. Andrew deanery are to  take on the cool drinks for the March of Witness. Doreen reported that she contacted St. John Ambulance and they  are willing to assist us.  They have received the letter she wnet.  Their  approximate cost is $5,000.  Sasha reported that they would normally  ask for contribution. The suggestion was made that we should use bandanas.  Andre’ will  check cost for kerchief­ the colours are green, orange, white, black. Judith suggested that we use the G­squad once again to keep the  place clean. 3

9. The Youth   Director   also   shared   with   the   group   the   scheduled   meeting  dates for the Youth Rally Planning Committee:      

Saturday August 20 (same date and venue as National Council Bible  Quiz and Sports’ Day)  √ Saturday September 17 (venue to be decided)   Saturday October 1 (same date and venue as Triple S) Saturday October 22 – Jamaica College Saturday November 5 – Jamaica College Saturday November 19 – Youth Rally

10. Committee Coordinators:  The following persons are Coordinators on the  Planning Committee: a. Prayer Coordinator – Karayan Holt b. Site Coordinator – Mark Jones c. Volunteer Coordinator – Sophia Wilson d. Marketing Coordinator – Kimona Brown / Andre Riley e. Registration Coordinator – Marcel Scott / Ashley Webley / Marsha  Young f. Technical Coordinator – Rudolph Forsythe / Daryan Pallas g. Speaker Coordinator – Sasha Wright h. Programme Coordinator – Rev. Garfield / Sasha i. Hospitality   Coordinator   –   Doreen   Webley   (St.   John’s   Ambulance  will be contacted) At the next meeting, and all those to follow, each Coordinator is expected  to make a report on their planning and preparation for this year’s youth  rally.  The recommendation was made that each coordinator needs to visit the  venue so that they will know exactly what will be required, and they will  make the requests for their needs in a timely manner, as this will impact  other coordinators’ planning and preparation. Doreen   volunteered   to   call   all   the   coordinators   to   attend   the   planning  meetings so that reports can be made to move the planning ahead.

11. Next meeting will be held on Saturday September 17, 2011 @ Jamaica  College , St. Andrew    12. Meeting adjourned with the Grace said by all.


Youth Rally Planning Meeeting #5  
Youth Rally Planning Meeeting #5  

Diocesan Youth Rally 2011 Planning Meeting #5  Participants had already participated in the Holy Eucharist, so the meeting began with the M...