JAARGANG 69 | APRIL 2015 | #3
Special ICT
actueel SharePoint en recordsmanagement
verslag Alle zaaksystemen samen
achtergrond Stroomlijnen van informatie
producten onder de loep Evernote
LTR_P001_LTR-OD-03-2015 1
31-3-2015 16:27:14
inhoud
Od | april 2015 | #3
4 / SharePoint en recordsmanagement
15 / Balanceren met informatie
Microsoft SharePoint of Office 365 zijn in veel archiefwetplich-
Het inrichten van de open overheid is zoeken naar een goede ba-
tige organisaties in gebruik. Waar moet je aan denken als je met
lans tussen verschillende belangen. Recordsmanagement regelt
SharePoint-recordsmanagement aan de slag gaat en welke be-
die. Zonder goed recordsmanagement lijkt actieve openbaarheid
ginnersfouten kun je vermijden?
door een open overheid onmogelijk.
6 / BiSL: stroomlijnen van informatie
18 / Alert op risico
Bedrijfsprocessen worden ondersteund door steeds complexere
Het boek ‘Alert op risico’ wil bij mensen en organisaties risk rea-
informatiesystemen. In dit artikel bespreekt de auteur Business
diness ontwikkelen om zo om te kunnen gaan met onzekerheid.
information Services Library (BiSL), een hulpmiddel voor het
Een keukentafelcollege inspireerde de schrijver van dit verslag
professioneel inrichten van functioneel beheer.
om de geboden methode in te zetten voor informatie-readiness.
10 / Alle zaaksystemen samen
20 / #TheDress
Op 12 februari jl. vond de eerste versie van ‘Zaaksystemeninbeeld
Het zal (bijna) niemand zijn ontgaan: de laatste week van fe-
LIVE!’ plaats. Een event dat net even iets anders was dan we de
bruari stond in het teken van een goud/witte, of was het toch
laatste jaren gewend waren. Het event stond in het teken van
een blauw/zwarte, jurk: #TheDress. Een mooie voorbeeld van de
kennis maken met de beschikbare zaaksystemen.
enorme potentie van social media.
12 / Evernote
22 / Nieuw leven voor thesauri
Evernote pretendeert het ultieme elektronische notitieboek te
Hoe kunnen we in de dynamiek van een digitaliserende samen-
zijn. In deze aflevering van de rubriek ‘Producten onder de loep’
leving gegevens zo ontsluiten dat we ze vanaf hun oorsprong
onderzoekt de auteur de aspecten schrijven, verzamelen, zoeken
kunnen vinden, begrijpen en kunnen vertrouwen dat ze juist en
en presenteren van dit hulpmiddel voor digitale notities.
volledig zijn? Een verhaal over de inzet van thesauritechnieken.
3
redactioneel
Voorjaar Heerlijk, het voorjaar komt er weer aan. Tijd voor de ontluiking van nieuwe blaadjes en de aanleg van belangrijke vruchten in de natuur. Ook van voorbereidingen op de begrotingen voor de volgende jaren. Als u een vervangingsbesluit heeft laten nemen, dan is het zaak om ook budget te reserveren voor de daarbij behorende e-depotvoorziening. Denk daarbij aan € 15.000 per jaar voor 10 terrabyte aan archief en een jaarlijkse groei. Hoeveel u werkelijk begroot, haalt u uit het overzicht digitale bestanden, bijvoorbeeld uit uw KPIbevindingen die u samen met ICT en de archiefinspectie opmaakte. Deze ICT-special biedt onder andere een informerend artikel over BISL als methode voor functioneel beheer. Ik plaats dit zelf graag naast BOMOS en, indien bedoeld voor ontwikkeling, naast ‘dienstverlening by design’ waarbij businessmodel Canvas wordt gebruikt. BISL maakt ons bewust van het plukken van laaghangend fruit door het ‘beheer’ te regelen en wel direct bij introductie van nieuwe producten. Nieuwe vruchten worden ook geboden door andere auteurs van artikelen binnen de special. Er is bijvoorbeeld een artikel over SharePoint en recordsmanagement. Mét de belofte van Microsoft om een record keeping-systeem te leveren out of the box. Het verslag van het event ‘Zaaksystemeninbeeld LIVE!’ geeft een mooi palet ‘zomerfruit in ontwikkeling’. Beide artikelen ontluiken de bloesem aan de bomen. Ik heb de wens dat ervaringen in het land ‘opgeteld’ leiden tot werkende functionaliteit voor duurzame toegankelijk-
LTR_P003_LTR-OD-03-2015 3
heid. Laat dit artikel u inspireren om aan kennisdeling te doen en uw kennis hierover met elkaar te delen. Er wordt nieuw leven ingeblazen in de ontwikkeling van thesauri bij de rijksoverheid. In mijn ogen een belangrijke ontwikkeling en voorwaardelijk voor de inzet van taaltechnologie die geautomatiseerde classificatie effectief inzetbaar maakt. Hoe meer informatie gestructureerd wordt, des te beter is een en ander te automatiseren. De productiviteit voor de kantoorwerker wordt belicht met een artikel over het gebruik van Evernote. De boekbespreking ‘Alert op risico’ is voorzien van een vertaling naar informatiemanagement. Voor collega’s die in het kader van de nieuwe waarderingsmethodiek aan de slag gaan met trend- en risicoanalyses wordt dit geplaatst in de context van draagvlakvergroting. Een activiteit waarmee wij als informatieprofessional in de informatiesamenleving naar een rijpe vrucht emanciperen.
.
De redactie inspireert u met deze voorjaarsbloesem.
André Plat redactielid Od aplat@hermes-am.nl
31-3-2015 16:26:30
4
Od | april 2015 | #3
actueel | Special ICT
Wat gaat er mis bij de implementatie?
SharePoint en recordsmanagement Microsoft SharePoint of Office 365 zijn in veel archiefwetplichtige organisaties in gebruik. Waar moet je aan denken als je met SharePoint-recordsmanagement aan de slag gaat en welke beginnersfouten kun je vermijden? Wat kan er wel, out of the box, en waarvoor ben je aangewezen op producten of ondersteuning uit de markt? TEKST ERIC BURGER
V
aak knaagt het bij organisaties aan geldende uitgangspunten voor archivering en informatiegovernance, die worden ondersteund met documentmanagementsystemen en medewerkers met vakkennis. Ik zie veel mis gaan in SharePoint-implementaties. Te vaak wordt de kennis van archivaris, DIV- of informatiespecialist daarbij genegeerd. Andersom zullen deze zich ook moeten verdiepen in de mogelijkheden van SharePoint, om het gesprek met actuele kennis te kunnen aangaan. De nieuwste release, SharePoint 2016, wordt begin mei op de Microsoft Igniteconferentie onthuld. En compliancefunctionaliteit in SharePoint Online in Office 365 is inmiddels geavanceerder dan in SharePoint 2013.
SharePoint Online is niet meer het uitgeklede, beperkte SharePoint-aftreksel dat het bij de introductie halverwege 2011 was
SharePoint-ontwikkelingen Steeds meer organisaties en bedrijven willen verschillende kantoorfunctionaliteiten in zo min mogelijk applicaties consolideren. Ja, ook SharePoint beschikt over recordsmanagementfunctionaliteiten. En verschillende gemeenten en zbo’s archiveren inmiddels met SharePoint. De snelheid waarmee het Microsoft-platform zich heeft ontwikkeld sinds de introductie van recordsmanagement in 2007, maakt dat de kennis van de mogelijkheden en onmogelijk-
LTR_P004_LTR-OD-03-2015 4
heden niet altijd up-to-date is bij beslissers en adviseurs – in organisaties en consultancies. Daar komt nog bij dat het aanbod van functionaliteiten voor compliance in SharePoint Online (SharePoint in de cloud in Office 365) zich inmiddels sneller ontwikkelt dan in (lokaal of bij een hosting partij te installeren) SharePoint on premise. Terwijl we ons voor de on premise-versie zo eens in drie jaar van de vernieuwingen op de hoogte hoefden te stellen, biedt Office 365 voortdurend nieuwe functionaliteit, waar je als abonnementhouder terstond gebruik van kan maken. Daarmee is SharePoint Online niet meer het uitgeklede, beperkte SharePoint-aftreksel dat het bij de introductie halverwege 2011 was. Zo biedt Microsoft vanaf dit jaar met het nieuwe Compliance Center op een centraal niveau in Office 365 alle compliance tools in samenhang aan (voor onder andere data loss prevention, information rights management, e-discovery en encryptie), met werking naar zowel SharePoint, Exchange en Lync.
SharePoint-experimenten Veel organisaties en bedrijven starten heel onbevangen met SharePoint: de afdeling ICT beschikte al over de licenties, men doet een experiment. En gebruikers zijn – terecht – al gauw gegrepen door het grote gemak waarmee het aanbod en de weergave van informatie, nieuws en ook documenten kan worden afgestemd op de behoefte, tot op project-, team- en individueel niveau. Tot daar gaat het dan goed, maar de experimenten worden geruisloos ook in productie genomen. Documenten worden gemaakt, opgeslagen, geupload en gemigreerd. Eventueel aanwezige documentmanagementsystemen worden vergeten: er is nu immers SharePoint. Maar ook de kennis die bij de inrichting van die applicaties nodig was, wordt niet geraadpleegd. Decentraal beheer en iedereen eigenaar van zijn eigen site is het devies. Eindeloze clusters van sites, documentbibliotheken en documenten zijn het gevolg. Vaak is niet nagedacht over handige metadatering, waarmee de ordening, weergave en vindbaarheid zo gemakkelijk had kunnen worden verhoogd. De hiërarchische opbouw van typische SharePoint-functionaliteit als inhoudstypen voor documenten en dossiers,
31-3-2015 16:24:06
Special ICT | actueel
maar ook van metadatering en autorisaties, maakt dat een meer centrale governance efficiënter is dan de extreme decentralisatie die vaak het gevolg is van de experimentenfase. En niet alleen efficiënter, ook de gebruikerservaring zal uiteindelijk verbeteren als gezochte informatie gemakkelijker wordt gevonden en gepresenteerd. Want met de integratie van FAST-search in SharePoint 2013 en Office 365 is ook de zoekmachine in SharePoint niet meer dezelfde als in 2007.
Archiveren met SharePoint De experimenteerdrift gaat ook voorbij aan de noodzaak om in het ontwerp al na te denken over recordsmanagement. SharePoint biedt out of the box minstens drie verschillende scenario’s voor archivering. Standaard kan SharePoint sinds de 2007 release archiveren in een of meer recordcenters, waarvoor een kant-en-klare template aanwezig is. Maar SharePoint 2007 beschikte nog niet over de documentsetfunctionaliteit, zodat ‘dossiers’, zoals we ze kennen van gangbare documentmanagementsystemen, nog niet bestonden. Sinds SharePoint 2010 beschikken we naast documentsets en recordcenter ook over in-place records. Met deze laatste functionaliteit kunnen items zonder verplaatsing naar een recordcenter worden bevroren als record. Deze laatste optie wordt bijvoorbeeld wel toegepast om gescande poststukken te kunnen beveiligen tegen onbedoelde verwijdering.
Ondanks alle we-quit-mail-pleidooien zal e-mail nog wel een tijdje blijven als methode voor zakelijke transacties
Om documenten en dossiers voor een zekere tijd beschikbaar te houden wil je aan de records een bewaartermijn kunnen koppelen. Geheel afhankelijk van het voor de organisatie gewenste of verplichte scenario kunnen termijnen worden gekoppeld aan documentsoorten (via inhoudstypen), aan dossiersoorten (via documentsets), maar ook aan hele documentbibliotheken in het recordcenter. De routering naar die locaties in het archief regelt SharePoint automatisch via routeringsregels in zogenaamde afgiftebibliotheken. Verwijdering van documenten en dossiers kan met de standaard disposition workflow. Aan deze scenario’s voor archivering hoeft geen maatwerk te pas te komen: dit is out of the box SharePoint.
Alles out of the box, of? Wanneer we werkstromen toevoegen (door middel van SharePoint Designer, of een product als Nintex) dan kunnen we opname in het archief ook nog onderbreken door goedkeuring of controle toe te voegen. Ook zouden we bijvoorbeeld de sluiting van een zaakdossier, op basis van een zaakresultaat, als trigger voor zo ’n werkstoom kunnen aanwenden. Hoewel SharePoint 2013 vanuit de audit trail standaardrapportages biedt om items weer te geven waarvan de be-
LTR_P004_LTR-OD-03-2015 5
Od | april 2015 | #3
5
waartermijn is verlopen, is de administratie van het vernietigingsproces nog altijd wat armzalig. Over het algemeen hebben organisaties behoefte aan een periodiek, per dossiersoort geordend overzicht van te vernietigen dossiers, om ter goedkeuring aan een proceseigenaar voor te leggen. Vernietiging zelf zal een recordsmanager meestal gecontroleerd en in bulk willen kunnen uitvoeren. Niet op individueel document of dossier. Veilige postdistributie, zaakresultaten, dossiers sluiten, archiveren na goedkeuring, overzichten: het zijn vooral deze recordsmanagementfunctionaliteiten die leveranciers van zaakgerichte producten in SharePoint aanbieden. Leveranciers als ETTU (e-Connect), Motion 10 (SureCase) en QNH/PerfectView bieden inmiddels in de praktijk beproefde oplossingen voor zaakgericht werken en archiveren in SharePoint. Enkele zijn bovendien NEN 2082-gecertificeerd, mocht men daaraan hechten. Ik verbaas me altijd een beetje over de gehechtheid in de archiefgemeenschap aan deze norm. Het creëert vaak alleen voor de aanbestedingsfase – of voor de inspecteur – een schijnveiligheid, terwijl de organisatie verder niet conform de norm met dat systeem werkt. Zelf zou ik een systeem prefereren waarin eindgebruikers zoveel mogelijk zelf bereid zijn en door gebruikersgemak gestimuleerd worden hun relevante documenten, waaronder e-mail, op te slaan. Om zo te bevorderen dat het archief completer is, ook al heeft het archief geen stempel. Echter, juist eenvoudige e-mailarchivering met SharePoint blijft een uitdaging. Dat een voor de gebruiker werkbare functionaliteit voor gerichte emailopslag vanuit Microsoft (!) Outlook naar SharePoint alleen goed mogelijk is met een add on is wonderlijk. Ondanks alle we-quit-mail-pleidooien zie ik e-mail nog wel een tijdje blijven als geprefereerde methode voor zakelijke transacties. Producten als Harmon.ie en OnePlaceMail (beide ook met een gratis aanbod) maken inmiddels een keuze mogelijk.
Eric Burger eric@ericburger.nl Eric Burger is oprichter van eric burger document management (www.ericburger.nl).
Kortom… Kortom, recordsmanagement in SharePoint is mogelijk, maar vereist evenals ieder DMS ontwerp en inrichting. Office 365 biedt méér compliancefunctionaliteiten dan SharePoint 2013. Voor e-mail- en zaakgerichte archivering is een groeiende keus aan passende producten op de markt.
.
Zie ook www.od-online.nl
31-3-2015 16:24:07
6
achtergrond | Special ICT
Od | april 2015 | #3
inrichten van functioneel beheer
BiSL: stroomlijnen van informatie Informatievoorziening wordt steeds belangrijker voor orga nisaties, of in de keten met andere organisaties. Bedrijfs processen
worden
meer
en
meer
ondersteund
door
informatiesystemen die steeds complexer worden. In dit ar tikel bespreekt de auteur Business information Services Li brary (BiSL), een hulpmiddel voor het professioneel inrichten van functioneel beheer. TEKST EDWIN DRIESSEN
D
at het managen van de informatievoorziening tegenwoordig geen eenvoudige opgave is, blijkt onder andere uit de uitkomsten van het Standish Group Report Chaos (2009). In dit rapport staan de drie meest genoemde redenen waarom projecten niet succesvol zijn: 1 19% gebrekkige gebruikersinbreng; 2 16% onvoldoende commitment van het hoger management; 3 15% onduidelijke specificatie van de requirements. Ook heeft de Standish Group een onderzoek uitgevoerd naar het functioneel gebruik van informatiesystemen. Dit onderzoek leverde de volgende inzichten op: • 45% van de functionaliteit van informatiesystemen wordt niet gebruikt. • 19% van de functionaliteit van informatiesystemen wordt nauwelijks gebruikt. • 7% van de functionaliteit van informatiesystemen wordt altijd gebruikt. • 13% van de functionaliteit van informatiesystemen wordt vaak gebruikt. Dat 64% van de functionaliteit in een informatiesysteem niet of nauwelijks wordt gebruikt en 20% van de functionaliteit altijd of vaak wordt gebruikt roept de vraag op in welke mate het organisaties lukt hun informatievoorziening effectief en efficiënt aan te laten sluiten op hun bedrijfsprocessen. Een goed functionerende informatievoorziening wordt steeds belangrijker en daarmee neemt het belang van een professioneel ingericht functioneel beheer en informatiemanagement ook toe.
LTR_P006_LTR-OD-03-2015 6
Figuur 1.
Functioneel gebruik van informatiesystemen
Wat is BiSL? BiSL staat voor Business information Services Library en is een raamwerk, waarin de processen van functioneel beheer en informatiemanagement worden beschreven. Het BiSLmodel geeft invulling aan de processen en activiteiten die noodzakelijk zijn om de informatievoorziening vanuit een gebruikers- en bedrijfsoptiek te sturen. Met andere woorden: de vraag van de gebruiker staat centraal, waardoor de informatiestromen direct focussen op het resultaat. Door het implementeren van BiSL is een organisatie in staat de informatie in een organisatie te stroomlijnen. BiSL geeft inzicht door beantwoording van de volgende vraagstukken: • Hoe kunnen informatiebehoeften in het bedrijfsproces vertaald worden naar ICT- en niet-ICT-oplossingen? • Hoe stuur je de informatievoorziening en de ICT-dienstverlening vanuit een gebruiksoptiek die nauw aansluit op de bedrijfsvisie en -strategie? • Hoe geef je de informatievoorziening (op lange termijn) vorm? • Hoe richt je een organisatie in die effectief en efficiënt de informatievoorziening op korte en lange termijn beheert? Marktwaardering voor BiSL implementeren? Het sentiment in de markt is niet onverdeeld positief over BiSL. Naast positieve geluiden over dit raamwerk is ook waarneembaar dat BiSL soms gezien wordt als een bureaucratische overgewaardeerd systeem dat leidt tot hoge kosten en naar verhouding te weinig meerwaarde biedt. Advies Mijn mening is om BiSL dan ook te beschouwen als een checklist, een communicatie- en structureringsmiddel voor
31-3-2015 16:24:48
Special ICT | achtergrond
Od | april 2015 | #3
7
Figuur 2. BiSL in detail
de inrichting van functioneel beheer en informatiemanagement in een organisatie. De effectiviteit van de communicatie verbeteren door de vastgelegde verantwoordelijkheden en toegenomen duidelijkheid. Het (geheel of gedeeltelijk) invoeren van BiSL levert voordelen op voor de business, de eindgebruikers en de ICT-leverancier. Indien bij een ICTafdeling gebruik gemaakt wordt van de ‘technische tegenhanger’ ITIL, adviseer ik op zoek te gaan naar overlappende processen en samen duidelijke afspraken te maken over welke processen leidend zijn. 1 Voordelen voor de business • Een duidelijke scheiding van vraag en aanbod heeft tot gevolg dat de business haar positie als regisseur van de gewenste informatievoorziening verstevigt. • De effectiviteit van de aansturing van de ICT-leverancier zal verbeteren en dat draagt weer bij tot verlaging van de ICT-kosten. • De businessafhankelijkheid van de ICT-leverancier neemt af, omdat binnen de eigen organisatie kennis en kunde met betrekking tot de huidige en gewenste informatievoorziening op een hoger niveau is gebracht. • Betere aansluiting van de informatievoorziening op de businessstrategie en het beleid van de organisatie, doordat functioneel beheer nadenkt over de toekomst van de informatievoorziening en in staat is het bedrijfsbeleid te vertalen naar voorstellen voor ontwikkeling en onderhoud van informatiesystemen.
systemen, dankzij een goede aansluiting op wat de gebruikers er dagelijks mee moeten doen. • Kortere lijnen bij vragen en problemen, omdat er iemand rondloopt met kennis van zaken die fungeert als brugfunctie tussen de business en ICT. • Grotere tevredenheid bij eindgebruikers, omdat er minder sprake is van (communicatie)problemen als gevolg van het doorvoeren van wijzigingen in de informatievoorziening. 3 Voordelen voor de ICT-leveranciers • Doordat bij de klant iemand beschikbaar is met kennis van zaken verbetert de communicatie met de klant, wat ten goede komt aan de dienstverlening van ICT-leveranciers (onder andere het aanbod is beter afgestemd op de vraag). • Ontwikkelaars die beter weten wat ze moeten doen en applicaties opleveren die voldoen aan de verwachtingen, eisen en wensen van de gebruikersorganisatie. • Minder discussie achteraf met de klant over de noodzaak van bepaalde wijzigingen doordat deze van te voren in nauw overleg met de klant zijn opgesteld en uitgewerkt.
.
Edwin Driessen
Literatuur
2 Voordelen voor de gebruikers • Bij onderhoud aan informatiesystemen kan beter worden ingespeeld op de wensen van de gebruikers, omdat functioneel beheer kennis heeft van de bedrijfsprocessen en bijbehorende informatievoorziening, en een vertaalslag kan maken naar specificaties die de basis vormen voor onderhoud en ontwikkeling van informatiesystemen. • Betere acceptatie van nieuwe en gewijzigde informatie-
LTR_P006_LTR-OD-03-2015 7
• Een interessant boekje is te vinden op: http://www.vanharen.net/Samplefiles/9789087534059_business-informatiemanagement-en-bisl-in-de-praktijk.
Edwin.Driessen@afm.nl Edwin Driessen is redactielid van Od.
Zie ook www.od-online.nl
31-3-2015 16:24:49
10
verslag | Special ICT
Od | april 2015 | #3
Event ‘Zaaksystemeninbeeld liVE!’
Alle zaaksystemen samen Op 12 februari jl. vond in de Broodfrabriek in Rijswijk de eerste versie van ‘Zaaksystemeninbeeld LIVE!’ plaats. Een event dat net even anders was dan we de laatste jaren gewend waren. Er waren geen plenaire presentaties, geen keynote-sprekers en geen best-case-presentaties. Het event stond in het teken van kennis maken met de beschikbare zaaksystemen. TEKST ERIC KOKKE
I
nitiatiefnemer van zowel de website zaaksystemen inbeeld.nl als het event was Sven Blom (KBenP Zaak gericht Werken): “Net als bij onze website willen wij met dit event degenen die bij hun organisatie bezig zijn met zaakgericht werken meer inzicht geven in de Ne derlandse markt. Onze website biedt de mogelijkheid om bij andere organisaties te informeren over hoe zij bepaalde dingen aanpakken. Met dit event willen we dezelfde groep op een efficiënte manier kennis laten maken met wat de markt te bieden heeft. Daarom dus een middag met de monstraties van zoveel mogelijk leveranciers. We hebben juist voor demonstraties gekozen in plaats van presentaties, omdat zo de bezoeker echt kan zien hoe en of iets werkt bij een bepaald zaaksysteem. Geen mooie verhalen, maar de echte praktijk!”
Twaalf zaaksystemen Vernieuwend was ook de trans parantie waarmee het event was georganiseerd. Alle deelnemende leveranciers kregen inzicht in de kosten en deelden deze evenredig. Hiermee was deelname voor hen relatief erg laag en kon de orga nisatie (geen winstoogmerk) de deelnemers gratis toegang bieden.
Afbeelding 1. O pkomst event
LTR_P010_LTR-OD-03-2015 10
Ruim 300 ambtenaren kregen de kans om twaalf verschillende zaaksystemen te zien en te er varen. In een ruime hal stonden
Afbeelding 2. F unctie bezoekers
twaalf leveranciers in tenten hun zaaksystemen aan te prij zen met livedemonstraties. Dus geen ‘voorgekookte’ suc cesverhalen, maar real-timedemonstraties. Omdat de be zoekers in en uit konden lopen, moesten de leveranciers dus een goed verhaal bieden. Dit, om lege tenten te voorkomen.
Creatief concept Aan de hand van vier verschillende thema’s konden de le veranciers aan de bezoekers tonen wat zij te bieden hebben. Zowel de bezoekers als de leveranciers waren enthousiast over de opzet van het event. Wouter van Eerenbeemt (Cir cle): “Voor ons is dit event een perfect moment om ons nieuwe zaaksysteem te presenteren. We kunnen het publiek ook echt iets laten zien. Djuma is net vorige maand gelan ceerd. Daarom is deze opzet ook erg geschikt. We hebben de mogelijkheid om zowel onze Verseonklanten als andere geïnteresseerden het systeem te demonstreren.” Ook Bas Taalman (Decos) was erg te spreken over de opzet: “Dit werkt prima voor ons. We kunnen nu echt de mensen laten zien wat Decos is en wat Decos kan. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om direct op vragen en issues van (po tentiële) klanten in te gaan. En wat me ook erg aanspreekt is het creatieve concept. Een keer net wat anders dan de gebruikelijke beurzen en seminars. Zeker geslaagd.”
31-3-2015 16:25:06
Special ICT | verslag
Od | april 2015 | #3
11
over. Binnenkort gaan we samen met een aantal andere ge meenten in de regio en ik ben aan het kijken naar hoe hun systemen werken. Het mooie is dat ze allemaal aanwezig zijn. Ik kan alles goed vergelijken zo.”
Vragenlijst Om nog wat extra inzicht te verkrijgen in de status van zaakgericht werken bij overheidsorganisaties kregen de be zoekers de mogelijkheid om, digitaal, een korte vragenlijst in te vullen. Deze vragen gingen over het gebruik van zaak systemen in het algemeen en de plek in de bedrijfsvoering. Hieronder enkele resultaten van het onderzoek tijdens het event:
Afbeelding 3. Aant al gemeenten per systeem
Keuzes en visies Er hing een ontspannen sfeer en er was volop kennis te ha len. Dat deden de bezoekers dan ook. Jacko de Groot (Ar chiefinspecteur Gemeente Zeist): “Wij hebben onlangs een keuze gemaakt voor een zaaksysteem en ik ben benieuwd naar de presentatie. Zelf ben ik niet direct betrokken ge weest bij de keuze en implementatie, maar als oudapplica tiebeheerder wel benieuwd naar sommige keuzes en de visie van de leverancier.” Marco Klerkx (In formatiearchitect Ge meente Den Bosch): “Wij zijn al jaren Ver seongebruiker. Dat gaat goed, maar het kan geen kwaad ook eens te kijken wat an dere leveranciers bie den.” Daarna met een vette knipoog: “Dan kunnen we aan Circle morgen gelijk vragen waarom hun concur renten iets wel kun nen en zij nog niet!”
Afbeelding 5, 6 en 7. R esultaten van het onderzoek
Open sfeer De afwijkende opzet van Zaaksystemeninbeeld LIVE!, waarbij de leveranciers hun eigen ruimte konden gebruiken voor de presentaties, had een positieve bijdrage op de open sfeer waarin de leveranciers met hun (potentiële) klanten in contact konden komen. De ‘tenten’ en ‘iglo’s’ stonden gedurende het event open, waardoor de bezoekers echt zelf konden kiezen welke demonstratie ze konden bijwonen. Voor verdiepingsgesprekken was er voldoende ruimte op het middenterrein, zodat het niet alleen bleef bij de demon straties. Deze opzet, eigenlijk een mix tussen presentaties in subzalen en de traditionele stands op congressen, werkte in de praktijk prima en gaf een positieve bijdrage aan de doelstelling van de dag. De deelnemende leveranciers verdienen een pluim voor hun bereidheid om aan deze nieuwe manier van presente ren mee te doen. Het was voor hun de eerste keer dat ze zich open en bloot, in het bijzijn van de concurrenten, aan (potentiële) klanten moesten presenteren. De meeste leve ranciers ging dat gelukkig goed af en zij waren in staat, ondanks wat probleempjes met de akoestiek, om hun zaak systemen te presenteren aan het publiek.*
.
Eric Kokke
Afbeelding 4. P ercentage gemeenten zonder zaaksysteem
LTR_P010_LTR-OD-03-2015 11
Ook een (anonieme) bezoeker van een ge meente die aan de vooravond van een fusie staat, zag de voordelen van deze opzet: “Wij hebben wel een zaaksysteem in gebruik, maar over het algemeen zijn we daar niet zo tevreden
redactielid Od Eric.kokke@goopleidingen.nl * Meer cijfermatige informatie over het gebruik van zaaksystemen in Nederland, en een video en fotoimpressie van het event op www. zaaksystemeninbeeld.nl.
Zie ook www.od-online.nl
31-3-2015 16:25:06