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Northwest Development Agency

Pre­Qualification Questionnaire NWDA00292 Daresbury Building 3

RETURN DATE FOR SUBMISSION Not later than 12 noon on 15th May 2009

23rd April 2009

Contents

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

1


1.0

NOTES FOR BIDDERS................................................................................................3

1.1

THE PROJECT............................................................................................................. 3

1.2

GENERAL INFORMATION..........................................................................................4

1.3

IMPORTANT INFORMATION......................................................................................5

1.4

FREEDOM OF INFORMATION....................................................................................6

2.0.

BIDDER SELECTION PROCESS................................................................................7

2.1

STAGE 1 PRE­QUALIFICATION STAGE.....................................................................7

2.1.1

STAGE 1 SELECTION PROCESS...............................................................................7

3.0

CONFIDENTIALITY......................................................................................................9

4.0

BIDDERS COSTS........................................................................................................9

5.0

INDICATIVE TIMETABLE...........................................................................................10

Appendices APPENDIX 1 – PQQ EVALUATION  CRITERIA…………………………………………………………………………11 APPENDIX 2 ­ COMPLIANCE CHECK.........................................................................................20 APPENDIX 3 – MANDATORY REQUIREMENTS........................................................................29 APPENDIX 4 – TECHNICAL CAPABILITY...................................................................................35

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

2


Daresbury Building 3 1.0

NOTES FOR BIDDERS

1.1

The Project: 1.1.1

Background Information: Daresbury   Science   and   Innovation   Campus   was   inaugurated   in   September   2006   by   the  former   Science   and   Innovation   Minister,   Lord   Sainsbury.     The   Daresbury   Science   and  Innovation Campus was developed in order to create an internationally recognised community  of scientific, innovation and entrepreneurial excellence. Following   on   from   the   success   of   the   existing   Innovation   Centre,   grow­on   space   is   now  required for successful companies in the Innovation Centre to expand and move into larger  premises and start the next stage of their companies’ development. This grow­on space is to  be provided by this project.

1.1.2

Project Requirements: The   site   development   will   entail   the  provision   of   new   site  infrastructure   and   services,   car  parking   and   good   quality   structural   landscaping   together   with   approximately   3500   Sq   m  (37,000 Sq ft) (Net lettable) high quality office / technical office accommodation.  The   external   aesthetic   quality   of   the  office   building,   car   parking   and   landscaped   areas  is  particularly important. Internal office area finishes are to be high quality to meet the latest  occupier   expectations.   The   design   and   material   specifications   must   meet   with   the  requirements   of   the   NWDA’s   “Sustainable   Buildings   Policy”   and   the   NWDA’s   Key  Performance Indicators; Carbon footprint / Water / Waste. The design must also achieve an  “Excellent BREEAM rating,  whilst providing accommodation that is both efficient to use and  maintain. Renewable   energy   sources   should   also   be   explored   with   a   view   to   reducing   carbon  emissions. The aim of the facility is to provide flexible floor plates to accommodate a variety of room  sizes but with the ability to let complete floor plates or “wings” as tenants expand. Particular  attention is to be made to the provision of layout of services to allow for this flexibility.  The building is to comprise of both office and technical offices at ground floor, with flexible  office space at first and second floors.

The above   information   is   to   provide   the   bidders   with   the   NWDA’s   design   intent   and   the   successful  bidders  invited  into  the  tender  process,  will   be  provided  with  a  detailed  specification   / requirement’s  documentation for the project.

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

3


Daresbury Building 3 1.2

General information: Thank you for responding to the Expression of Interest for the selection of preferred Bidders.   The purpose of this questionnaire is to assist in deciding which Bidders are to be short­listed and invited  to participate in the D&B tender for the Daresbury Building 3 development. The Northwest Development Agency (NWDA) is the landowner. The NWDA needs and requirements in relation to the contract are as set out in the OJEU contract notice  2009/S 78­112121. The procurement process for the contract will follow the  ‘ACCELERATED RESTRICTED” procedure as  outlined in Regulation 16 of The Public Contracts Regulations 2006 (SI 2006 No. 5).  This is a procedure  in which the following stages will apply: Stage 1 ­ Pre­Qualification stage: All those bidders expressing an interest to participate will be evaluated  and a shortlist will be invited to participate in the 2 stage D&B tender process. Stage 2 – Competitive Tender Stage: Short­listed Bidders ( minimum of 5 bidders will be shortlisted for  tender) following the pre­qualification stage will be invited to participate in the tender. Following  conclusion  of  the competitive tender stage – The successful company will  join  the  client’s  project   team,   bringing   their   own   designers   to   prepare   the   detailed   design   and   procure   the   works  packages. More details about in the tender procedure are set out in this document.   Bidders should answer all questions as accurately and concisely as possible.  Where a question is not  applicable to the Bidders organisation, this should be indicated, with an explanation. Questions   and   any   supporting   information   should   be   answered   in   English   and  must   be  completed in a form to correspond with the same numbering and order as in the questionnaire,  with the text being “Tahoma” and no smaller than 11 point. Bidders wishing to register their interest need to complete the PQQ and submit 2 hard copies and 4 CD  copies of the Stage 1 PQQ submission to Tender Board, Northwest Development Agency, Renaissance  House, Centre Park Warrington, WA1 1QN not later than the deadline of 12:00 noon on 15 th May 2009.  Submissions shall be clearly marked with the reference NWDA00292, and the OJEU reference. It must  not identify the Bidder’s organisation. Bidders are asked to fully comply with the instructions at the front   of the PQQ.  Late submissions will not be accepted, unless there is sufficient evidence to demonstrate  their intended delivery, via recorded or registered post. Bidders are referred to the timetable for the tender process as set in the following pages.   Failure   to   furnish   the   required   information,   make   a   satisfactory   response   to   any   question   or  supply documentation referred to in responses,  within the specified timescale may mean that  Bidders will not be invited to participate further. Any   queries   about   this   questionnaire   should   be   emailed   to   the   Agency’s   Procurement   Department,  tender.board@nwda.co.uk (marked for the attention of Jane Daniels) In   the   event   that   none   of   the   responses   are   deemed   satisfactory,   the   NWDA   reserves   the   right   to  consider alternative procurement options.

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

4


Daresbury Building 3 For   the   avoidance   of   doubt,   neither   the   OJEU   Contract   Notice;   and   /   or   this   PQQ;   or   any   related  document   referred   to   therein,   constitutes   an   offer   and   the   NWDA   do   not   undertake   to   accept   any  response. 

1.3

Important information: This PQQ is being made available by the NWDA to those persons who have expressed an interest to  participate in the process of selecting a single Contractor for the Daresbury Building 3 site, at Daresbury  Science & Innovation Campus, Keckwick Lane, Daresbury, Cheshire. The  information   contained   in  this   PQQ,   and  all   other   information   made   available   at   any  time  to  the  Bidders or their advisors by or on behalf of the NWDA is supplied on the basis that the Bidders will keep   such information confidential at all times and that such information will be used only for the purpose of  participating in the bidding for the Daresbury Building 3 site. Information   provided   by   the   NWDA,   or   their   officers,   employees,   agents   or   advisers   (‘Connected  Persons’)   to   interested   parties   will   be   given   in   good   faith,   but   Bidders   will   have   to   make   their   own  investigations and interpretations as to its veracity, and no liability will be accepted by the Partners or any  Connected Persons for the accuracy of completeness (whether or not within this PQQ). No information contained in this PQQ or any other written or oral information made available to any  Bidder or its advisers shall form the basis for any warranty, representation or term of any contract by the   NWDA with any third party.  Only the express terms of any written contract relating to the subject matter  of this PQQ as and when it is executed and completed by all relevant parties shall have any contractual  effect in connection with the matters to which it relates. Nothing in this PQQ is, or should be relied on, as a promise or representation as to the future intentions   of the NWDA.  The NWDA reserve the right to change the procurement process or any of the proposal or  information   in   relation   to   the   Daresbury   Building   3   site,   to   reject   any   or   all   bids   and   to   terminate  discussions with any or all Bidders, and under no circumstances shall the NWDA or any Connected  Person incur any liabilities in that respect. The NWDA reserve the right not to follow up this PQQ in any way or to withdraw from the procurement  process and no expense incurred by any Bidder or its advisers in responding to this PQQ and the  preparation of tenders will be reimbursed.  The NWDA reserve the right not to award a contract for any  reason. The NWDA are not bound to accept the most economically advantageous offer, or tender. The  Agency will not enter into detailed discussion of the requirements at this stage. All questions must be addressed to Tender.Board@nwda.co.uk and be received at least 5 working days  before the submission date, otherwise a response cannot be guaranteed. If the Agency considers any question or request for clarification to be of material significance, both the  query and the response will be communicated on the Agency`s website, www.nwda.co.uk/tenders in an  anonymous form. It is the responsibility of Bidders to check this website for information on a regular basis

1.4Freedom of Information: The NWDA are subject to the Freedom of Information Act 2000, and the Environmental Information Regulations 2004 (together ‘FOI Law’). PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

5


Daresbury Building 3 The Agency may be obliged to disclose information provided by Bidders in response to this PQQ under the Freedom of Information Act 2000, all subordinate legislation made under this and the Environmental Information Regulations 2004 (“the Freedom of Information Legislation”). Bidders should be aware that the information they provide could be disclosed in response to a request  under the Freedom of Information Legislation.  The Agency will proceed on the basis of disclosure unless  an   appropriate   exemption   applies.     Bidders   should   be   aware   that   despite   the   availability   of   some  exemptions, information may still be disclosed if the public interest in its disclosure outweighs the public  interest   in   maintaining   the   exemption.   No   response   to   this   PQQ   should   be   covered   by   a   general  statement   regarding   its   overall   confidentiality;   instead   any   specific   areas   of   confidential   information  should be highlighted in accordance with paragraph 3 below.  The Agency accepts no liability for loss as  a   result   of   any   information   disclosed   in   response   to   a   request   under   the   Freedom   of   Information  Legislation.   Bidders should highlight information in their responses which they consider to be commercially sensitive  or confidential in nature, and should state the precise reasons why they consider this. The Agency  will  use  reasonable   endeavours  to  consult  with  Bidders  over  the  release  of  information  which is highlighted by them as commercially sensitive or confidential.

2.0Bidder Selection Process 2.1

Stage 1 – Pre­Qualification Stage:

The objective   of   the   selection   process   for   the   Stage   1   –   Pre­Qualification   stage   is   to   assess   the  responses to the PQQ in accordance with The Public Contracts Regulations 2006.  Selection criteria will  be a combination of both financial and non­financial factors and will consider: i)

Bidder Acceptability  –  Status of   Bidders  in  relation   to Regulation   23 of   The  Public   Contracts  Regulations 2006, including that the NWDA shall treat as ineligible to tender a Bidder where there  has been a conviction of any offence as identified in Regulation 23 (1) and they may treat a  Bidder as ineligible or decide not to select a Bidder for tender in accordance with Regulation 23  (4).

ii)

Information as  to   economic   and   financial   standing   in   relation   to  Regulation   24   of   The   Public  Contracts Regulations   2006.   The NWDA  will  assess whether  a  Bidder  meets their  minimum  standards of economic and financial standing required in a contract of the complexity and value of  the   contract   outlined   in   the   OJEU   contract   notice,   in   this   PQQ   and   related   documents   and  information.   Information should be provided as set out in the PQQ, but the NWDA reserve the  right   to   seek   supplemental   or   additional   information   and   may   also   undertake   independent  financial checks and ,given the current economic climate, may require bidders to confirm that they  still satisfy these requirements at final tender stage.

iii)

Information as to technical or professional ability – Status of Bidders in relation to Regulation 25  of The Public Contracts Regulations 2006.   The NWDA will assess whether a Bidder has the  relevant technical and professional ability, capacity and capability  to deliver the contract. 

iv)

The Bidder may also be required to supply supplementary information or clarification details in  addition to that provided in accordance with Regulations, 23, 24 and 25 of The Public Contracts  Regulations 2006.

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

6


Daresbury Building 3 The evaluation criteria that will be used to assess PQQ submissions can be found in Appendix 1 and will   be evidence based.  Those Bidders who are evaluated as the most appropriate for tendering for the contract in accordance  with the selection criteria and process identified in this PQQ will be invited to participate in the Stage 2,  “Competitive Tender”.  The NWDA is mindful that the completion of this PQQ is a stage­one response to the Daresbury Building  3 site, opportunity, and that detailed design proposals are not required at this time.   Bidders should  therefore simply address the requirements set out in the PQQ, focussing on your company / Design  team’s historical experience, ability and capacity. The shortlisted bidders ( minimum of 5 bidders will be shortlisted for tender )will be invited to progress to  Stage  2  of   the selection   process  which   will   require  a  more  detailed   submission  and  an  invitation   to  participate in the Design & Build tender process. 

3.0

Confidentiality & Conflicts of Interest:

In the interests of ensuring equality of treatment, any additional information requested during the PQQ  and tendering Stage, will be provided to all interested parties.  The NWDA will not provide information in  a discriminatory manner, which may give some Bidders an advantage over others. Where there is any indication that a conflict of interest exists or may arise, then it shall be the  responsibility of the Bidder to inform the Agency, detailing the conflict in writing as an attachment to this  PQQ and how the bidder proposes to overcome that cofnlict to enable delivery of the requirements. The Agency will be the final arbiter in cases of potential conflicts of interest.  Failure to notify the Agency  of any potential conflict of interest will invalidate any verbal or written agreement A Conflict of interest is where a person who is involved in the procurement has or may be perceived to  have a personal interest in ensuring that a particular supplier is successful.  Actual and potential conflicts  of interest must be declared by a person involved in a tender process.  

4.0Bidders Costs: Bidders   must   bear   all   of   their   own   costs   and   expenses   relating   to   their   expression   of   interest,  participation   in   the   PQQ   and   Design   &   Build   stage.   Neither   the   NWDA   nor   any   of   their   officers,  employees,   agents   or   advisors   shall   be   liable   for   any   such   costs  and   expenses   whether   or   not   the  procurement proceeds.

5.0Indicative Timetable: Milestone Issue PQQ Deadline for submission of completed PQQs

Period/ Date 23rd April 2009 15th May 2009(12:00  noon)

Dispatch of   tender   documentation   for   participation   in 

w/c 22nd June 2009 Design and Build, to Bidders shortlisted for Tender Tender return date 10th July 2009 Evaluation  of   tender   submissions   (including  24th July 2009 clarification,   fine   tuning   of   tender   submissions)   and  PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

7


Daresbury Building 3 selection   of   Preferred   Bidder   to   work   up   detailed  design Conclusion   of   Contract   sum   for   the   contract   based  upon the value of the works packages Post bid clarification with Successful Tenderer Contract with Successful Bidder

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

w/c 16th October 2009 w/c 23rd October 2009 w/c 2nd November 2009

8


Daresbury Building 3

Appendix 1 ­ PQQ Evaluation Criteria Daresbury Building 3

The following schedule sets out the basis of evaluation of the responses to the  PQQ to ensure that PQQs will be evaluated consistently and objectively. The schedule identifies and the Weightings for each section The scoring matrix is located at the end of this Appendix

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

9


Daresbury Building 3 PQQ Evaluation Criteria for Daresbury Building 3 R

Appendix 2 Compliance Check 2

PQQ Submission Information 

For Information Purposes Only

2

Basic details your organisation 

For Information Purposes Only

2

The Public Contracts Regulations  2006 Questionnaire

P Pass – Comply with Regulations a Fail –  Do not Comply with Regulations s s  /  F a il

Appendix 3 Mandatory Requirements

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

10


Daresbury Building 3 3

Financial information 3.1.2 Annual turnover for the last  three years 3.1.2 Audited accounts for the last  three years 3.1.3 Interim Statements or other  announcements since last annual  accounts 3.1.4 Subsequent circumstances or  events since last annual accounts 3.1.5 Statement of trading position 3.1.6 Ultimate holding company  guarantee

3

Banking Facilities & Funding  Arrangements

3

Banking Details

3

Insurance 3.3.1 Certificate of Professional  Indemnity Insurance 3.3.2 Certificate of Public and  Employers Liability Insurance

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

P a s s /  F a il

Detailed financial assessment will be based on information  provided by bidders. The information will be assessed on a  risk based opinion as to whether a company has sufficient  financial standing and capacity and deemed credit worthy on  the NWDA credit checking system.  The contract value should be no greater than 25% of the  main bidder annual turnover. The Auditor’s opinion in the Report to the Accounts must be  unqualified

For information purposes only P a s s  /  F a il

Insurance copies of certificates including bidders current  indemnity levels will be required, prior to commencement of  the contract.

11


Daresbury Building 3 Appendix 4 Technical Capability 4

Technical provision (experience  and track record)

4

Low or Zero Carbon Experience

8

4

Renewable Energy

8

4

Sustainable Water Management  Experience

4

4

Sustainable Waste Management  Experience

4

4

Environmental Standards

1 5

4

Design Excellence

1 0

4

Construction Quality

1 0

4

Risk Management

5

4

Constructing Excellence

8

4

Employment and Training

4

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

S

W ei g ht in g

Total Score

12


Daresbury Building 3 4

Quality assurance / quality  management 4.2.1 Recognised Quality  Management System

4

4

Key Performance Indictors  (KPIs) 4.3.1 KPI performance  assessment results

8

4

Health and Safety 4.4.1 Health and Safety Policy 4.4.2 Contact 4.4.3 Competent Advisor 4.4.4 Senior Executive  Responsible 4.4.5 Accident Reporting 4.4.6 Enforcement Notices

P a s s/ F ai l

4

Equal Opportunities 4.5.1 Diversity and inclusion 4.5.2 Unlawful discrimination 4.5.3 Commission for Racial  Equality 4.5.4 Findings of investigations 4.5.5 Copy of Equal Opportunities  Policy

4

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

CHAS or equivalent

13


Daresbury Building 3 4

Environmental / Sustainability  policy 4.6.1 Environmental /  Sustainability Policy Statement 4.6.2 Environmental Management  System Certificate

4

4

References 4.7.1 Provision of References

4

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

14


Daresbury Building 3

Evaluation Matrix for Technical Capability Selection Process

Score

Scoring Principles

0

Rejected / Poor  – Evidence is unacceptable or non­existent, or the  relevant evidence require the reviewer to make assumptions, or  there  is a failure to properly address any issues.

3

Satisfactory – The evidence is acceptable, but with some minor  reservations.  The response deals only with processes and little output  evidence is provided.

6

Good – The standard of evidence fully meets expectations.

9

Outstanding – The standard of evidence is excellent and usefully  exceeds the agency’s requirements.  

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

15


Daresbury Building 3

Appendix 2 ­ Compliance  Check

Daresbury Building 3

Bidders should respond to the following questions in the various  Appendices by completing the questionnaires contained within  this section and provide information and evidence where  requested: 2.1 2.2 2.3

List of enclosures / attachements check list PQQ submission information Basic details of your organisation The Public Contracts Regulations 2006 questionnaire

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

16


Daresbury Building 3 List of enclosures / attachments: Please confirm that you have completed all the sections within this PQQ, and where  appropriate, that you have enclosed the relevant information with your completed  submission: Appendix 2

Completed (Yes / No)

Enclosed (Yes /  No)

Appendix 2:   Compliance Check 2.1

PQQ submission information

     

2.2

Basic details of your organisation

     

2.3     The Public Contracts Regulations 2006  questionnaire

     

Appendix 3:   Mandatory Requirements 3.1

Financial information

3.1.1

Annual turnover for the last three years

     

3.1.2

Audited accounts for the last three years

     

3.1.3

Interim Statements or other announcements since last  annual accounts

     

     

3.1.4 Subsequent circumstances or events since last annual  accounts 3.1.5 Statement of trading position 3.1.6 Ultimate holding company guarantee 3.1.7

Statement of cash flow forecast for the current  Year  

     

3.2      Banking Facilities and Funding Arrangements: 3.2.1   Banking Details

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

     

17


Daresbury Building 3 Appendix 2

3.3

Insurance

3.3.1

Certificate of Professional Indemnity Insurance

3.3.2

Certificate of Public and Employers Liability Insurance

Completed (Yes / No)

Enclosed (Yes /  No)

Completed (Yes / No)

Enclosed (Yes /  No)

Appendix  4:   Technical Capability 4.1

Technical provision (experience and track  record)

4.1.1

Low or Zero Carbon Experience

4.1.2

Renewable Energy

4.1.3

Sustainable Water Management Experience

4.1.4

Sustainable Waste Management Experience

4.1.5

Environmental Standards

4.1.6

Design Excellence

4.1.7

Construction Quality

4.1.8

Risk Management

4.1.9

Constructing Excellence

4.1.10 Employment and Training 4.2

Quality assurance / quality management

4.2.1

Quality Management Certificate

4.2.2

Quality Management System Overview

4.3

Key Performance Indictors (KPIs)

4.3.1

Key Performance Indicator assessment results over the  past three years

Appendix 2 4.4

Health and Safety

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

18


Daresbury Building 3 4.4.1

Health and Safety Policy

4.4.2  Contact 4.4.3  Responsible Advisor 4.4.4 Senior Executive Responsible 4.4.5  Accident Reporting 4.4.6  Enforcement Notices 4.5

Equal Opportunities

4.5.1

Diversity & Inclusion

4.5.2  Unlawful discrimination 4.5.3  Commission for Racial Equality 4.5.4  Findings of investigations 4.5.5  Copy of Equal Opportunities Policy 4.6

Environmental / Sustainability policy

4.6.1

Environmental / Sustainability Policy Statement

4.6.2

Environmental Management System Certificate

4.7  References

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

19


Daresbury Building 3 2.1

PQQ submission information: Name of the organisation for which this  PQQ has been completed: Contact name for enquiries about this  PQQ submission: Contact position (Job Title): Address: Post Code: Telephone number: Fax number: E­mail address:

This form has been completed by  (name): Position (Job Title): Telephone number: I declare that to the best of my knowledge the answers submitted in this PQQ (and   any supporting modules) are correct. I understand that the information will be used   in the evaluation process to assess my organisation’s suitability to be invited to   tender for the NWDA’s requirement (please complete the attached list of   enclosures/attachments). Signature: Date:

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

20


Daresbury Building 3 2.2 Basic details of your organisation: Contact name for enquiries about your  organisation: Contact position (Job Title): Address: Post Code: Fax number: E­mail address: Website: Company Registration number (if  applicable): Date of Registration: Registered address if different from the  above: VAT Registration Number: Is your organisation:   (Please tick one) i) a public limited company? ii) a limited company? iii) a partnership iv) a sole trader v) other (please specify) Name of (ultimate) parent company (if  applicable): Company’s House Registration number  of parent company (if applicable): Construction and related businesses  only: Are you registered with  ‘Constructionline’? If ‘yes’, what is your registration 

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

21


Daresbury Building 3 number? What are the main business activities of  the organisation including those relevant  to the project? How many staff does your organisation  employ? Please state the trades/ works your  company proposes to sub­let to sub­ contractors. Please give details of proposed sub­ contractors if known at this stage.

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

22


Daresbury Building 3 2.3

The Public Contracts Regulations 2006 Any contractor may be excluded from participation in accordance with Regulation 23 of  The Public Contracts Regulations 2006.  Please complete the questionnaire below to  confirm if any of the circumstances as set out in The Public Contracts Regulations  (PCR) 2006 Regulation 23, apply to your company: SUMMARY OF INELIGIBILITY CONDITIONS PROVIDED BY  REGULATION 23 OF THE PUBLIC CONTRACTS REGULATIONS 2006  (SI 2006 No: 5) 

Answer : Yes /  No

1)  The NWDA shall treat as ineligible and shall not select an economic  operator in accordance with these Regulations if NWDA has actual  knowledge that the economic operator or its directors or any other person  who has powers of representation, decision or control of the economic  operator has been convicted of any of the following offences: a. conspiracy within the meaning of section 1 of the Criminal Law Act  1977 (a) where that conspiracy relates to participation in a criminal  organisation as defined in Article 2 (1) of Council Joint Action  98/733/JHA (b).; b. corruption within the meaning of section 1 of the Public Bodies Corrupt  Practices Act 1889 (c) or section 1 of the Prevention of Corruption Act  1906 (d); c.

the offence of bribery; 

d. fraud, where the offence relates to fraud affecting the financial interests  of the European Communities as defined by Article 1 of the Convention  relating to the protection of the financial interests of the European  Union, within the meaning of:

e.

i

the offence of cheating the Revenue;

ii.

the offence of conspiracy to defraud;

iii.

fraud or theft within the meaning of the Theft Act 1968 (a) and the  Theft Act 1978 (b);

iv.

fraudulent trading within the meaning of section 458 of the  Companies Act 1985;

v.

defrauding the Customs within the meaning of the Customs and  Excise Management Act 1979 (d) and the Value Added Tax Act  1994 (e); 

vi.

an offence in connection with taxation in the European  Community within the meaning of section 71 of the Criminal  Justice Act 1993 (f); or,

vii .

destroying, defacing or concealing of documents or procuring the  extension of a valuable security within the meaning of section 20  of the Theft Act 1968;

money laundering within the meaning of the Money Laundering 

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

23


Daresbury Building 3 Regulations 2003 (g); or, f.

any other offence within the meaning of Article 45 (1) of the Public  Sector Directive as defined by the national law of any relevant State.

2)  The NWDA may treat an economic operator as ineligible  or decide not to  select an economic operator in accordance with the PCR 2006 Regulations  on one or more of the following grounds, namely that the economic operator: a.

being an individual is bankrupt or has had a receiving order or  administration order or bankruptcy restrictions order made against  him or has made any composition or arrangement with or for the  benefit of his creditors or has made any conveyance or assignment  for the benefit of his creditors or appears unable to pay, or to have no  reasonable prospect of being able to pay, a debt with the meaning of  section 268 of the Insolvency Act 1986 (h), or is the subject of a  petition presented for sequestration of his estate, or is the subject of  any similar procedure under the law of any other state;

b.

being a company or any other entity within the meaning of section  255 of the Enterprise Act 2002 (a) has passed a resolution or is the  subject of an order by the court for the company’s winding up  otherwise than for the purpose of bona fide reconstruction or  amalgamation, or has had a receiver, manager or administrator on  behalf of a creditor appointed in respect of the company’s business or  any part thereof or is subject of the above procedures or is the subject  of similar procedures under the law of any other state;

c.

has been convicted of a criminal offence relating to the conduct of his  business or profession;

d.

has committed an act of grave misconduct in the course of his  business or profession;

e.

has not fulfilled obligations relating to the payment of social security  contributions under the law of any part of the United Kingdom or of  the relevant State in which the economic operator is established;

f.

has not fulfilled obligations to the payment of taxes under the law of  any part of the United Kingdom or of the relevant State in which the  economic operator is established;

g.

is guilty of serious misrepresentation in providing any information  required of him under this regulation;

h.

in relation to procedures for the award of a public services contract, is  not licensed in the relevant State in which he is established or is not a  member of an organisation in that relevant State when the law of that  relevant State prohibits the provision of the services to be provided  under the contract by a person who is not so licensed or who is not  such a member. 

If you have answered yes to any of the above, please provide us with further  details: The NWDA may seek evidence at a later date, in confirmation of your answer.

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

24


Daresbury Building 3

Appendix 3 – Mandatory  Requirements

Daresbury Building 3

Bidders should respond to the following questions by completing  the questionnaires contained within this section and by enclosing  the relevant information where requested: 3.1 3.2 3.3

Financial Information Banking Facilities & Funding Arrangements Insurance

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

25


Daresbury Building 3 3.1

Financial information:

3.1.1

Please provide the annual turnover of your organisation for the last three years.  If your  organisation is part of a group, please give figures for both your own organisation and  the ultimate holding company. 

Organisation (please name):  Annual Turnover

£

For Year

2007/08

Annual Turnover

£

For Year

2006/07

Annual Turnover

£

For Year

2005/06

Ultimate Holding Company (please name): 

3.1.2

Annual Consolidated Turnover

£

For Year

2007/08

Annual Consolidated Turnover

£

For Year

2006/07

Annual Consolidated Turnover

£

For Year

2005/06

Please enclose a set of your last three full (unabbreviated) audited accounts and those of  the holding and ultimate parent company (if applicable). If the above information has not been enclosed, please explain why and detail what    alternative information will be made available.       

3.1.3

Please provide any interim statements, preliminary announcements, trading statements  or profit warnings published since the last accounts.  This information must be provided  for   the   specific   legal   entity   which   will   enter   the   contract   if   successful   and   on   a  consolidated basis for the ultimate holding company, if applicable.  Please also provide  a separate statement showing  your company’s turn over  that directly relates to the  provision of D & B services for the last 3 years and for the period that you have been  trading if less than 3 years. If the above information has not been enclosed, please explain why and detail what    alternative information will be made available. 

3.1.4

Please give details of any subsequent circumstances or events since the latest annual  accounts which have had a  material impact on the understanding of your financial  status (or confirmation there are none).  This must include, but should not be limited  to:   change   of   ownership/control,   corporate   re­financing,   substantial   acquisitions   or  disposals, potentially significant litigation or threatened litigation, and (if part of a wider  corporate group) circumstances having a material impact on the understanding of the  financial position of the group as a whole. 

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

26


Daresbury Building 3 3.1.5

Please give a statement of your trading position in the period since the last annual  accounts. 

3.1.6

If you are part of a wider corporate group, please provide a statement confirming that the  ultimate   holding   company   will   guarantee   your   obligations   under   the   contract   if   it   is  successful. The guarantee must be in a form approved by the NWDA and this will be set  out in the ITT.  A statement only is required at this stage.

3.2 3.2.1

Banking Facilities / Funding Arrangements: Please give details of your Bankers: Name 

Branch Address: Account Name: Number of years account has been open: Please provide any other information that the Bidder considers may be useful to enable a  proper understanding of its financial status. 

3.3

Insurance:

3.3.1

Policy Insurer Indemnity Value (£) Self Insured Amount Please provide details of your organisation’s insurance protection in respect of  professional indemnity cover, which should be not less than £15m for each  and every claim.

Please enclose a copy of the relevant professional indemnity insurance certificate. If the above information has not been enclosed, please confirm that the appropriate  level will be in place prior to contract commencement. 

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

27


Daresbury Building 3 3.3.2

Please provide details of your current Public and Employers Liability Insurance cover  Value which should not be less than £20m for each and every claim:  Employer’s Liability

£

Public Liability

£

Please enclose a copy of the relevant Public and Employers Liability Insurance  certificate. If the above information has not been enclosed, please confirm that the  appropriate level will be in place prior to contract commencement. 

Other (please provide details): 

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

28


Daresbury Building 3

Appendix 4 ­ Technical  Capability

Daresbury Building 3

Bidders should respond to the following questions by completing  the questionnaires contained within this section and by enclosing  the relevant information where requested: 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

Technical provision (experience and track record) Quality assurance / Quality management Key Performance Indicator (KPIs) Health & Safety Equal Opportunities Environmental / Sustainability Policy References

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

29


Daresbury Building 3

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

30


Daresbury Building 3

4.1

Technical provision (experience and track record) For the following questions, please provide the relevant details of your experience and  track   record.   This   should   be  submitted   in   a   separate   /   stand­alone   document   and  marked   “Daresbury   Building   3   site”:     Technical   provision   (experience   and   track  record)”.  The name of your organisation should be clearly indicated on the front cover  of your document. This document should contain a response to each question in the following format: 

an outline statement per question;

 a minimum of one case study (maximum of three) citing past experience and any 

lessons learned (your company / consortium’s involvement should be clearly stated);  a  maximum   of   one   sheet   of   A4   text   and   three   sheets   of   A4   pictures   /   plans   / 

photographs per question. Questions should be answered in English and must be completed in a form to  correspond with the same numbering and order as in the questionnaire, with  the text being “Tahoma” and no smaller than 11 point. The   NWDA’s   Sustainable   Buildings   Policy   can   be   found   on   the   Agencies   website  www.nwda.co.uk 4.1.1

Low or Zero Carbon Experience – The requirement for Daresbury Building 3 site, is  to   meet   the   requirements   of   the   NWDA’s   Sustainable   Buildings   Policy.     Please  therefore   provide   evidence   to   demonstrate   how   your   company   has   previously  engaged with the  low or zero carbon agenda, including innovative ideas and any  lessons that you have learned.

4.1.2

Renewable Energy – The requirement for Daresbury Building 3 site is to meet the  requirements   of   the   NWDA’s   Sustainable   Buildings   Policy.   Please   provide  evidence and examples of projects where successful delivery of renewables was  achieved.   Include examples of the differing technologies used, along with any  innovative ideas and lessons learned.

4.1.3

Sustainable Water Management Experience – The requirement for Daresbury  Building 3 site is to meet the requirements of the NWDA’s Sustainable Buildings  Policy.  Please   therefore   provide   evidence  of   your   company’s   experience   of  sustainable water management, for example, measures to reduce potable water  consumption,   Sustainable   Urban   Drainage   systems   (SUDs).    Please   include  any  experience   you   have   had   of   using   waste   management   tools   and  techniques.

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

31


Daresbury Building 3 4.1.4

Sustainable Waste Management Experience – The requirement for Daresbury  Building 3 site is to meet the requirements of the NWDA’s Sustainable Buildings  Policy.  Please   therefore   provide   evidence   of   your   company’s   experience   of  sustainable   waste   management,   both   in   the   construction   and   operation   of  buildings.     Please   include   any  experience   you   have   had   of   using   waste  monitoring tools and techniques.

4.1.5

Environmental Standards – The requirement for Daresbury Building 3 site is to meet  the   requirements   of   the   NWDA’s   Sustainable   Buildings   Policy.   Please   therefore  describe   the   experience   that   your   company’s   had   of   working   with   environmental  standards such as  BREEAM, CEEQUAL, or any equivalent standards. 

4.1.6

Design Excellence – The Daresbury Building 3 project must deliver a successful  neighbourhood scheme that is of exceptional design quality and that responds to  the   local   context.     This   will   be   characterised   by   a   development   that   is,   for  example,   responsive   and   adaptable   to   change   and   supports   current   ethos.  Please therefore provide examples of where your company has achieved design  excellence elsewhere.  

4.1.7

Construction Quality – The Daresbury Building 3 development must achieve  excellence in build quality, whilst driving down construction and supply chain  costs through economies of scale, and minimising waste through initiatives  such as ‘Lean Construction’ and ‘Modern Methods of Construction’, Design  for  Manufacture  competition.   Please  demonstrate  how  your  company has  previously developed  new  partnerships and  methods  to deliver  quality and  efficiency in construction.

4.1.8

Risk Management – In conjunction with project management of this scheme, risk  management is also a very important element of any project.   Please provide  evidence   of   your   risk   management   process   and   capabilities   and   examples   of  where this has clearly contributed to successful projects.

4.1.9

Constructing Excellence  –   Please   demonstrate   your   understanding,   appreciation   and  implementation   of   “Constructing   Excellence   in   the   Built   Environment”,   Rethinking  construction principles and agenda, etc and how any of these have impacted upon your  organisation or business and your supply chain. For example; your position regarding integrated teams; partnering principles; approaches to  increasing   efficiency   in   construction;   systems   for   regularly   reviewing   and   monitoring;  mutually agreed targets and feedback mechanisms, and continuous improvement. Please  therefore, provide definitions.

4.1.10

Employment and Training  – Please outline your specific experiences of developing  skills   in   the  construction   industry  and   working   in  partnership   to  deliver   employment  training   opportunities,  including   your   direct   involvement   in   Apprentice   training.   Also,  please identify whether your company has signed up to any Skills Pledges  or other  training initiatives and if not, what processes you have in place for developing the skills  of your workforce?

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

32


Daresbury Building 3 4.2

Quality assurance / Quality management:

4.2.1

Does your organisation have a recognised Quality Management System or hold a  Quality Management certification for example BS/EN/ISO 9000 and Certified by a  UKAS or EU accredited body.  If yes, please provide copy of Certificate. Yes No

4.2.2

If you do not have quality certification or a quality management system*, please explain  why: 

* “System” means processes and procedures to ensure that the subject is properly managed.  This includes making sure that legal requirements are met.

If you do not have quality certification or a quality management system, please give details of  how you manage quality in the delivery of your works (maximum 200 words): 

4.3

Key Performance Indicators (KPIs)

4.3.1

Please attach details of your construction KPI performance assessment results  achieved over the last three years either through accredited quality assurance  and/or   appropriate   quality   control   regimes.   Provide   a   commentary   on   how  these KPI’s are assessed and measured. If no formal KPI assessment system  in   place   explain   how   key   business   performance   areas   are   controlled   and  monitored. Enclosed?   Yes No

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

33


Daresbury Building 3 4.4

Health and Safety:

4.4.1

You are   expected   to  have   and   implement   an  appropriate   health   and   safety   policy  which  should be compliant with the current Health and Safety at Work Act  and which is regularly  reviewed, and signed off by your Managing Director or equivalent.  It is recognised that policy  statements   may   vary   enormously.     The   Agency’s   minimum   standard   will   be   the   CHAS  standard or equivalent. Please refer to www.chas.gov.uk. Your policy must be relevant to the  nature   and   scale   of   your   work   and   set   out   the   responsibilities   for   health   and   safety  management at all levels within your organisation. Please enclose a signed, current copy of your organisation’s health and safety policy which  details the organisation and responsibilities for health and safety, indicating when it was last  reviewed and by whose authority it was published. Failure to demonstrate sustainability and compliance with current health and safety legislation  will result in your application being concluded unsatisfactory.

4.4.2

Point of Contact:  Please give full name, title and contact details of a person we can  contact if we require additional information.

Name: Title: Full name of company: Full Address: Phone: Fax: E Mail address:

4.4.3

Competent health and safety assistance and advice:  Please indicate if your firm’s Safety  Adviser is a permanent member of your firm’s staff or if they are a consultant:

Employee(s) Consultant(s) Please provide their full name, title and qualifications below: Name:

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

34


Daresbury Building 3 Title: Qualifications: Full name of company: Full Address: Phone: Fax: E Mail address:

4.4.4

Please name the Senior Executive Responsible in your company who is responsible for  Health and Safety.  This must be an executive who is assigned responsibility as a Senior  Executive within the company for ensuring the ‘Safety Management System’ is carried  out in practice:

Name: Title: Full Address: Phone: Fax: E Mail Address:

4.4.5.      Accident Reporting:

   Please provide incident statistics for your  employees  only for the last three  years.  You must also provide an example of a completed accident report  and an accident investigation report.  Year

Fatal

Major Non  Injury or  Reportabl Over 3  e day injury

Dangerou Reportabl Near s  e Ill  Misses Occurren Health ces

This Year

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

35


Daresbury Building 3 Last Year Year  before  last

4.4.6 Please provide details of any enforcement action taken against you in the  last five years.   You must include details of enforcement notices such as  improvement and prohibition notices, as well as prosecutions taken by the  HSE and the Environment  Agency.   Please  note the HSE Prosecutions  Database will be checked.

4.5

Equal Opportunities:

4.5.1

What measures do you take to ensure that there is diversity and inclusion in  your   workforce   and   that   clients   are   treated   fairly   and   do   not   suffer  discrimination

4.5.2

In the last three years has any finding of unlawful discrimination been made  against your organisation by any court or industrial or employment tribunal?

Yes /No

4.5.3

In the last three years has your organisation been the subject of a formal  investigation by the Commission for Racial Equality (CRE) on grounds of  alleged unlawful discrimination?

Yes /No 

4.5.4

If the answer to question 2.5.4 and / or 2.5.5 is “Yes”, what steps did your  organisation take as a result of that finding or investigation?

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

36


Daresbury Building 3 4.5.5

Please provide a copy of your Equal Opportunity Policy. Enclosed?   Yes No

4.6

4.6.1

Environmental policy / Sustainability Policy: Some business operations can have a big impact on the environment, but all firms can help to  ensure that they minimise any harmful effects of their work on the environment, for example  by recycling where appropriate and properly disposing of hazardous materials. Please provide a copy of your Environmental / Sustainability Policy Statement. Enclosed?   Yes No

4.6.2

Do you have an Environmental Management System in place? Yes

No

If “Yes” please provide details and provide a copy of any certificate, e.g. ISO 14001  (maximum 200 words): 

If “No” please explain why not (maximum 200 words): 

4.7

References

Please provide the following referee details (precisely three in number) in support of your  experience/track record of schemes over the last three years that are consistent with the likely  size, value and complexity of the Daresbury Building 3 (at least one should be from the public  sector): Customer name: Customer address:

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

37


Daresbury Building 3 Contact name:  Contact telephone number: Contact email details: Date contract was awarded:

Details of Contract value and  contract works undertaken Customer name: Customer address: Contact name: Contact telephone number: Contact email details: Date contract was awarded: Details of Contract value and  contract works  undertaken Customer name: Customer address: Contact name: Contact telephone number: Contact email details: Date contract was awarded: Details of Contract value and  contract works  undertaken

PRE­QUALIFICATION QUESTIONNAIRE

38

http://www.nwda.co.uk/docs/Daresbury%20PQQ%20JD%20Final%20draft%20(2)  

http://www.nwda.co.uk/docs/Daresbury%20PQQ%20JD%20Final%20draft%20(2).doc

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