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I moduli di NPLAN

Modulo Asset Il modulo Asset è a pieno titolo un modulo di Facility Management preposto al censimento del patrimonio immobiliare e impiantistico, alla gestione degli spazi e al monitoraggio del ciclo di vita del patrimonio con tutto ciò che vi gravita intorno, ossia: vani, impianti, elementi architettonici, arredi, attrezzature e persone. L’applicazione consente di disegnare il patrimonio immobiliare e impiantistico così come è articolato nella realtà fisica modellandolo secondo le proprie esigenze. Tutti i beni, sia immobili che mobili, possono essere organizzati non solo in base alla loro ubicazione fisica, ma anche secondo ad altri tipi di strutture dati quali tipologie di beni , centri di costo oppure schemi funzionali. L’applicativo lascia all’utente la massima libertà nella scelta del numero di livelli (geografici, tipologici, organizzativi) nei quali strutturare il proprio patrimonio. In ogni caso il modello dei dati rimane estremamente flessibile: in qualsiasi momento è possibile rimodellarlo anche radicalmente con estrema semplicità spostando in una unica fase interi rami di albero, senza dover modificare le informazioni del singolo bene. Per gli immobili possono essere gestiti, nell’ambito delle relative zone geografiche (stato, regione, città, zona, ecc. –), i complessi immobiliari, i singoli edifici (con le relative pertinenze), le porzioni di edifici (piani, vani, cortili) e le unità immobiliari ( appartamenti) con i relativi dati catastali. Gli impianti tecnologici possono essere scomposti nei relativi componenti e sottocomponenti in un numero di livelli arbitrario, in base alle proprie esigenze. Gli elementi architettonici permettono di descrivere dettagliatamente serramenti, coperture, terrazzi, recinzioni, pareti, strutture ecc. Come in ogni altro modulo di NPLAN è disponibile una completa gestione di documenti, con la possibilità di allegare file di qualsiasi tipo, scansioni e foto. Le scadenze dei documenti consentono di tenere sotto controllo tutti gli adempimenti necessari al loro rinnovo. Per quanto riguarda i patrimoni mobiliari possono essere gestite tutte le diverse tipologie di beni: hardware, arredi, attrezzature, eccetera. Anche in questo caso i beni possono essere scomposti, a piacimento dell’utente, nei loro componenti e sottocomponenti. I dati identificativi e descrittivi dei beni oggetto di censimento sono estremamente completi e articolati in modo da coprire qualsiasi esigenza. Le informazioni di ogni oggetto di NPLAN sia sull'interfaccia web che in quella Client/Server possono essere visualizzate o nascoste nelle rispettive maschere (Inspector) facilmente senza ricorso a strumenti di programmazione. Gli immobili possono essere posizionati territorialmente tramite l'interfaccia Google map. Tramite le funzionalità del “doppio browser” è possibile visualizzare contemporaneamente i pannelli di Google map, della localizzazione geografica e dei dati dell'edificio selezionato. Le planimetrie degli edifici sono fruibili nell'interfaccia web in formato DWF e vengono mostrate mediante il plug-in Design review di Autodesk. I locali censiti nel DB possono essere collegati ai rispettivi vani grafici mediante un semplice processo di selezione. Grazie alla sincronizzazione delle vista la selezione di uno o più locali può essere indifferentemente fatta nella vista grafica o nella vista ad albero di NPLAN. Il sistema mostrerà automaticamente gli oggetti nell'altra vista.

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Figura 1: Vista con Google map: l'edificio in rosso sulla mappa è quello selezionato nel pannello di sinistra

Figura 2: Vista grafica: il locale in colore arancio è quello selezionato nel pannello a sinistra

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Modulo property Questo modulo gestisce l'intero ciclo dei costi di un bene immobile, dalla rendicontazione al conto economico passando per l'amministrazione delle locazioni. In linea di principio il Modulo Property è assimilabile ad un sistema di controllo strategico-direzionale: esso soddisfa infatti pienamente le necessità operative tipiche della funzione di programmazione e controllo. Non è solo uno strumento amministrativo, bensì un sistema in grado di misurare il processo. Il governo delle performance consente infatti di presidiare la funzione di programmazione e garantire un legame tra budget e strategia aziendale. Dotato di potenti motori di ripartizione, completamente configurabili, consente di attribuire costi e ricavi in base a parametri temporali, spaziali o di qualsivoglia tipo (ad esempio il numero di persone appartenenti ad un centro di costo). Costi e ricavi possono poi essere riaggregati nei vari centri di costo.

Figura 3: Pannello dei costi

Figura 4: Motori dei metodi ri ripartizione costi

La gestione delle locazioni è parte integrante di questo modulo e consente di tracciare e monitorare l'intero ciclo di vita del contratto cioè le attività contabili e amministrative connesse. Vengono seguiti gli aspetti economici relativi alla gestione del canone di locazione e degli oneri accessori quali rateizzazione ed emissione delle bollette, gestione degli incassi, gestione delle rivalutazioni ISTAT, gestione dei depositi cauzionali, ripartizione degli oneri accessori, invio dei solleciti etc. Per quanto concerne gli aspetti amministrativi vengono gestiti i rinnovi, le disdette, i subentri e le variazioni del contratto. Aggiunge alle già note funzionalità di NPLAN e cioè organizzazione e gestione tecnica del patrimonio immobiliare tutto quanto concerne più specificatamente la parte identificativa degli attori del negozio: anagrafica di locatori, locatari, amministratori e banche.

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Modulo Call Center Il Modulo Call Center, interfacciato con il modulo Manutenzione di NPLAN, è dedicato alla gestione e registrazione di: richieste di interventi di manutenzione, solleciti e informazioni relative all’attività manutentiva. Le richieste d’intervento, provenienti dai Clienti interni, vengono trasmesse al call center e, attraverso un apposito modulo (disponibile sul Web), vengono automaticamente inserite nel sistema informativo. Le richieste di intervento inserite generano in automatico un intervento di manutenzione correttiva, corredato della relativa scadenza. Il nuovo intervento manutentivo viene assegnato all’edificio di pertinenza scelto dall’operatore. Il soggetto che richiede l’intervento di manutenzione può dialogare con il call center non solo telefonicamente ma anche, in un’ottica multicanale, tramite sms, posta elettronica, fax e/o il modulo Customer Call center. In quest'ultimo caso le richieste vengono immesse automaticamente nel sistema informativo per essere processate dal personale del Call center. Sono disponibili numerosi strumenti di analisi atti a valutare l’efficienza del servizio offerto.

Figura 5: Modulo Call center: Inserimento delle richieste d'intervento

Figura 6: Modulo Call center: un esempio di ricerca

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Modulo Manutenzione Il modulo Manutenzioni si pone l’obiettivo di ottimizzare l’efficienza e l’efficacia del servizio e delle attività manutentive, attraverso attraverso strumenti di pianificazione e organizzazione. Gestisce sia gli interventi di manutenzione programmata sia quelli correttivi su richiesta. Fornisce il supporto conoscitivo necessario per perseguire gli obiettivi del servizio di manutenzione, anche attraverso la registrazione delle condizioni manutentive degli immobili, delle strategie manutentive assunte, degli interventi eseguiti. Recepisce quanto specificato dalla normativa UNI 10951:2001 (luglio 2001) sui sistemi informativi per la manutenzione dei patrimoni immobiliari che all’art. 3.2 definisce il sistema informativo per la gestione della manutenzione dei patrimoni immobiliari come uno “strumento di supporto decisionale ed operativo costruito da banche dati, procedure e funzioni finalizzate a raccogliere, archiviare, elaborare ed utilizzare ed aggiornare le informazioni necessarie per l’impostazione, l’attuazione e la gestione del servizio di manutenzione”. Vengono gestite tutte le fasi operative degli interventi di manutenzione dall’acquisizione e gestione della richiesta, alla pianificazione e programmazione con particolare riferimento alle priorità, alle strategie da adottare (piani manutentivi), alle tipologie d’intervento e al livello di criticità. Il modulo Manutenzioni di NPLAN è integrato con il modulo RFID che consente di identificare l'edificio e/o l'impianto e permette di tracciare tutte le operazioni manutentive fornendo così uno strumento eccellente sia per chi deve svolgere la manutenzione sia per chi la deve verificare. Gli impianti possono quindi essere tutti censiti e dotati di un TAG RFId contenente i principali dati dell'impianto. Le operazioni di manutenzione sono quindi caricate direttamente dal sistema informativo sul telefono cellulare con tecnologia FNC del manutentore e l'applicazione contenuta nell'apparecchio fornisce al manutentore la sequenza delle manutenzioni da svolgere, le operazioni da eseguire e le tempistiche previste. Il manutentore a sua volta quando arriva sull'impianto rileva il TAG a conferma della sua presenza e spunta le operazioni eseguite. L'applicazione sul telefono invia in tempo reale al sistema informativo lo stato delle operazioni svolte e la relativa data e ora. Allo stesso tempo sul TAG viene caricata l'informazione relativa alla manutenzione svolta. In questo modo le informazioni saranno disponibili sia nel sistema informativo sia sull'impianto stesso.

Figura 7: Modulo Manutenzioni: un esempio del piano di manutenzione programmata di un impianto

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Modulo RFID NPLAN RFID impiega una tecnologia che rivoluziona la rilevazione presenze del personale che opera fuori sede. Permette infatti di verificare in tempo reale, in totale sicurezza e con estrema semplicità come si muovono e operano i propri collaboratori fuori sede: può controllare gli orari di inizio e fine attività, eseguire letture dati, assegnare attività da svolgere , consultare e trasmettere informazioni al database. Si basa sull'utilizzo di Tag RFID (Radio Frequency Identification) e apparecchi NFC (Near Field Communication). Il tag è l'etichetta che si appone a qualsiasi oggetto (es. edificio, impianto, bene) per identificarlo e leggerne le informazioni. I dati, memorizzati in un microchip, possono essere letti grazie a un'antenna che riceve e trasmette i segnali radio da e verso il telefono cellulare (reader Rfid). Per attivare lo scambio di informazioni è' sufficiente posizionare il cellulare a pochi centimetri da un tag RFID di identificazione per attivare lo scambio di informazioni e consultare i dati associati all'oggetto. Si può identificare il personale, controllare gli orari di entrata e uscita (inizio-fine attività), calcolare il numero di ore lavorate per commessa, consultare dati di interesse, visualizzare attività da eseguire, chiudere le attività eseguite etc, I vantaggi rispetto ad altre tecnologie oggi in uso sono numerose. I Tag RFID possono essere utilizzati anche in condizioni ambientali difficili in quanto resistono a sollecitazioni termiche, chimiche, meccaniche. Il contenuto di informazioni possibili è maggiore di quello dei barcode e i dati possono possono essere aggiornati e modificati. Un sistema di comunicazione che può davvero semplificare il modo di operare delle organizzazioni che utilizzano con personale itinerante, come le imprese di manutenzione, di pulizie, di vigilanza, o di assistenza domiciliare.

Figura 8: NPLAN RFID: un esempio di utilizzo in ambito manutentivo

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Modulo Inventari Il modulo Inventari consente di gestire l’inventario sia dei beni mobili che immobili. NPLAN Inventari offre la possibilità di conoscere tutti gli elementi che compongono il proprio patrimonio, infatti oltre ai dati amministrativi, vengono gestite informazioni generali, tecniche, prestazionali e contrattuali (garanzie, assicurazioni, ecc.) La classificazione dei beni può essere strutturata secondo le esigenze dell’utente in un numero di livelli liberamente definito, lasciando all'utente la massima libertà di scelta. I beni possono essere organizzati secondo tre diverse strutture dati e cioè ubicazione fisica, struttura organizzativa (centri di costo) e categoria. In ogni caso la struttura delineata rimane estremamente flessibile: in qualsiasi momento è possibile modificarne anche radicalmente l’organizzazione con estrema facilità, riorganizzando conseguentemente tutte le relative informazioni. Oltre che alla struttura organizzativa i beni possono essere assegnati alla persona che copre il ruolo di “consegnatario”. Il modulo Inventari può essere configurato a seconda delle più svariate esigenze; possono infatti essere definiti dei Centri di Responsabilità con diritto di modifica e consultazione solo ai beni di propria pertinenza e altri Centri di Responsabilità con accesso a tutti i dati. Come per tutti i moduli di NPLAN c'è la possibilità di gestire e di allegare documentazioni ad ogni bene (documenti elettronici, immagini digitali, foto etc). Gli ammortamenti, sia civili che fiscali, sono configurabili tramite piani di ammortamento. Per ogni tipo di bene possono essere definiti uno o più piani di ammortamento sia a coefficienti che a quote. Alla scelta della natura del bene NPLAN associa automaticamente il piano di ammortamento configurato. I movimenti contabili quali acquisto, dismissioni, vendite parziali ecc. sono completamente parametrizzabili , per poter modellare come calcolare valore storico, fondo di ammortamento e residuo. Sono mantenuti tutti i dati storici relativi alle modifiche apportate ai beni inventariati.

Figura 9: Modulo inventari: un esempio del pannello con i beni organizzati secondo la loro tipologia e un documento allegato. Nella figura sopra la definizione dei piani di ammortamento per le varie categorie di beni

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Sicurezza 626 E’ il modulo preposto alla gestione delle attività dei lavoratori nel rispetto della legge 626. E’ quindi rivolto a quelle organizzazioni che necessitano di predisporre un sistema di prevenzione diretto alla individuazione, valutazione, riduzione e controllo costante dei fattori di rischio per la salute e la sicurezza dei lavoratori. L’organizzazione del servizio di prevenzione e protezione può essere descritto tramite l’organigramma aziendale che può avere qualsiasi livello di complessità. Si possono articolare strutture aziendali distribuite sul territorio e con numerose sedi periferiche. Le attività, assegnate ai lavoratori,sono correlate alle attrezzature e agli impianti, alle sostanze e ai luoghi di lavoro. Le fonti di rischio sono relazionate alle attività, alle attrezzature e alle sostanze necessarie per lo svolgimento dell’attività stessa.

Figura 10: Modulo Sicurezza 626: l'anagrafe del personale dove sono visibili gli inarichi, i rischi, i controlli sanitari e le misure adottate

Si può gestire l’intero iter delle attività formative tenendo traccia sia della durata dei corsi sia dei lavoratori che vi hanno partecipato unitamente alle eventuali qualifiche ottenute. Un pratico scadenziario consente di tenere sotto controllo tutto ciò che è soggetto a rinnovi quali visite mediche o esami specialistici, documentazioni, DPI ecc. Sono disponibili strumenti per monitorare i rischi presenti sia a livello di organigramma aziendale sia di singolo lavoratore. Ogni oggetto del database può essere corredato da una documentazione digitale comprensiva di fotografie, scansioni o di qualsiasi altro tipo di file.

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NPLAN Real Estate Il modulo Real Estate di NPLAN è dedicato al processo di classificazione,valutazione e vendita di patrimoni immobiliari; ha funzionalità di CRM per i rapporti con i clienti, di censimento del patrimonio e di gestione della trattativa commerciale.

Figura 11: NPLAN REAL estate: nella figura in alto l'elenco delletrattative e dei contatti. In basso l'anagrafe degli appartamenti e le trattative associate

Sintesi delle funzionalità: - censimento della disponibilità patrimoniale e del prezzo di vendita - possibilità di allegare piantine commerciali, rendering, o qualsivoglia documento - possibilità di associare le planimetre CAD ai vani e/o piani, interattivamente - anagrafica potenziali acquirenti e delle trattative - ricerca della disponibilità, sulla base delle richieste di un acquirente, su qualunque campo - gestione delle variazioni di capitolato e delle loro valorizzazioni nella trattativa - gestione appuntamenti, scadenze, sopralluoghi, impegni - gestione dei piani di pagamento e calcolo delle rate - monitoraggio trattative aperte/chiuse, per agente, periodo, etc. - analisi del progresso degli incassi - simulazione di diversi scenari di prezzi di vendita.

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Moduli Nplan  

Carrellata dei moduli disponibili in Nplan