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GESTIÓN DOCUMENTAL I

TAREA DE INVESTIGACIÓN Y CONSULTA PRESENTADO POR: NELSON PRIETO P. `PRESENTADO A: LUZ MARINA ARIAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ, 7 DE MAYO 2012


¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL? Es el conjunto actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y Conservación. Conservación.


Carencia de un Programa de Gesti贸n Documental (PGD)


PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Generación de instituciones en funciones.

documentos de cumplimiento de

las sus


PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.


PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Medios de distribución


PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa


PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos

AG

AC

220.13 ACTAS

220.13.03 Actas Comité Directivo

AH


PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informaci贸n que contienen


PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Sensibilización y toma de conciencia Reproducción, duplicación y migración de información Inspección y mantenimiento de instalaciones Control de condiciones ambientales Limpieza Control de plagas Almacenamiento, realmacenamiento y empaste Primeros auxilios y reparaciones menores Prevención de desastres Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados, guerras)


PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a la conservación total, eliminación, selección y /o reproducción (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la información) CONSERVACIÓN TOTAL

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS


¿QUE SON LOS SOPORTES DOCUMENTALES?

Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados. empleados. Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.. sonoros


• El soporte es el medio físico que sustenta el contenido de la información, de esta forma hay documentación que se encuentra en los siguientes soportes: -

Escritos (Manuscritos, Impresos y Mecanografiados).

-

Sonoros y orales (Mecánicos, Magnéticos y Ópticos

-

Gráficos (Mapas, Planos, Dibujos y Fotografías).

-

Audiovisuales (Magnéticos y Ópticos).


1. PRODUCCIÓN

8. DISPOSICIÓN FINAL

7. CONSERVACIÓN 2. RECEPCIÓN

PROCESOS DE UN PGD 6. CONSULTA 3. DISTRIBUCIÓN

4. TRÁMITE

5. ORGANIZACIÓN


Para que organizar los documentos de gestión?

Ac-042/02 • Organizar y conservar la documentación en trámite, de acuerdo con la TRD. • Impedir la dispersión, superproducción y eliminación de documentos vitales. • Facilitar y controlar el préstamo de documentos de gestión.

PGD  

Implementación de un Programa de Gestión Documental

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