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Comunicação e Técnicas de Apresentação - bLearning

Sessão IV - Selecionar e Preparar os Auxiliares

OBJETIVOS PEDAGÓGICOS No final deste capítulo, deverá ser capaz de:

 Reconhecer as funções dos auxiliares na comunicação;  Identificar os tipos de auxiliares mais utilizados;  Reconhecer as principais vantagens e inconvenientes;  Identificar as regras de utilização de cada um dos auxiliares visuais, audiovisuais e multimédia;  Selecionar os auxiliares de acordo com o perfil da comunicação.

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1 - FUNÇÕES DOS AUXILIARES NAS APRESENTAÇÕES EM PÚBLICO Já vimos a importância que têm uma poderosa

introdução,

as

técnicas

de

motivação, a projeção de voz e os gestos adequados, para uma comunicação bem sucedida. Falta-nos essencial

ainda numa

abordar

um

aspeto

apresentação:

os

auxiliares. Neles se incluem as ajudas visuais e audiovisuais, bem como os materiais de apoio. A utilização de ajudas visuais ou audiovisuais tem como principal objetivo facilitar a apreensão da mensagem, reforçando-a. “Uma imagem diz mais que mil palavras”, é uma frase que expressa bem o que queremos dizer. Esquemas, diagramas, imagens, gráficos, filmes, servem para aumentar o interesse, manter a atenção, consolidar ideias e facilitar a retenção e memorização dos aspetos chave. Ainda se lembra das percentagens que referimos a propósito da nossa capacidade de retenção? O melhor é não se pensar muito nisso, para já não falar da desilusão de sabermos que o nosso público só irá recordar 20% daquilo que dissermos. Não desanime. Provavelmente, não é bem assim. Não esqueça a importância que tem a motivação em todo o processo de memorização e retenção de informação. Daí então a importância de utilizar todos os meios possíveis para cativar e reter a atenção dos ouvintes.

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Quanto às vantagens dos auxiliares, destacamos as seguintes:

Vantagens  Aumentam a atenção e capacidade de retenção;  Reduzem a duração do tempo expositivo;  Acentuam os aspetos chave da mensagem;  Ajudam a clarificar alguns aspetos do que foi dito;  Proporcionam segurança e credibilidade ao orador;  Tornam a comunicação mais criativa;  Ajudam ao acompanhamento da sequência da mensagem. Contudo, atenção para não transformarmos a nossa apresentação numa feira de tecnologia, em que o centro das atenções passou para os equipamentos, em detrimento da mensagem do comunicador.

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2 - TIPOS DE AUXILIARES Existem diferentes interpretações do que pode ser considerado como auxiliar. Na nossa perspetiva, podem ser considerados como auxiliares todos os recursos que nos permitam aumentar o impacto da nossa comunicação. Assim, dividimos os auxiliares em dois grandes grupos: visuais e audiovisuais. No domínio visual destacam-se o quadro de folhas, também designado por flipchart, os slides, as transparências, as imagens e os materiais de apoio, onde se incluem os textos, os gráficos, os esquemas, os diagramas, as estatísticas, entre outros. Os principais tipos de auxiliares audiovisuais utilizados hoje em dia são os slides multimédia interativos, e os videogramas.

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3 - REGRAS DE UTILIZAÇÃO DOS AUXILIARES VISUAIS E AUDIOVISUAIS Vejamos então algumas das principais regras de utilização dos auxiliares visuais, audiovisuais e multimédia: 3.1 - Retroprojetor/Transparências O retroprojetor foi, provavelmente, um dos auxiliares mais utilizados na última década. Permite a projeção de imagens e texto com uma certa qualidade, sendo fácil o manuseamento e a conceção do material a utilizar. Hoje em dia está a ser ultrapassado pelo computador e projetor multimédia, embora ainda seja um excelente meio que permite uma grande funcionalidade.

Antes de começar:

Quando começar:

 Prepare transparências

 Faça uma pausa – pare de falar;

perfeitamente claras e legíveis;

 Pegue na primeira transparência e

 Utilize a transparência no sentido

coloque-a na esquadria da moldura;

horizontal;

 Posicione-a virada para cima, de

 Um título por transparência;

modo a que a possa ler;

 Cada transparência com um máximo de seis linhas;

 Ligue o projetor;  Dê tempo às pessoas para que

 Cada linha com o máximo de seis

possam ler a transparência;

palavras;

 Olhe para a assistência e não para a

 Cada letra com o mínimo de 6 mm;

projeção;

 Não esqueça a identificação.

 Explique os seus pontos de vista;  Use um ponteiro ou caneta para apontar na transparência e não no ecrã.

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Quando terminar a 1ª Verifique sempre:

transparência:

 A focagem;

 Pare de falar;

 Se a imagem preenche 75% do

 Desligue o retroprojetor;

ecrã;

 Retire a transparência;

 Se todos conseguem ver a imagem

 Coloque a transparência seguinte na

projetada;

moldura;

 Se as suas transparências estão

 Olhe a assistência;

devidamente ordenadas e

 Continue a falar;

numeradas;

 Repita a sequência anterior para as

 Que sabe onde as colocar depois de

restantes transparências.

usadas;  Se o aparelho fica desligado no final.

3.2 - Projetor de Slides Há alguns anos atrás, o projetor de slides era um auxiliar muito popular entre os comunicadores. Hoje também ele tem vindo a ser ultrapassado pelo computador e pelo projetor, contudo, ainda pode funcionar como uma boa opção, caso se pretenda projetar imagens de grande qualidade e rigor. Esta é, de facto, a principal vantagem dos slides em relação aos outros auxiliares visuais: a nitidez e definição da imagem. Contudo, não podemos esquecer que a sua utilização obriga ao escurecimento da sala, o que pode funcionar como um obstáculo momentâneo à interação com os participantes. Caso não haja necessidade de grande definição da imagem, sempre poderemos optar por projetar sem apagar a luz.

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Quando terminar a primeira Verifique sempre:

projeção:

 A focagem;

 Acenda as luzes;

 Se todos conseguem ver a imagem

 Não deixe o slide projetado. Mude

projetada;  Se

os

para o branco ou seguinte;

slides

estão

devidamente

ordenados e numerados.

 Se houver um grande intervalo entre slides, desligue o aparelho.

Antes de começar:

Quando começar:

 Prepare slides utilizando um design

 Apague as luzes (ou peça para o

simples;  Se

tiver

fazerem de acordo com um gesto de

usar

palavras,

não

combinado);

escreva mais de sete linhas, com

 Ligue o aparelho;

mais de seis palavras por linha;

 Verifique a focagem;

 Marque cada slide com um número sequencial

para

que

fiquem

por

ordem;

 Faça uma pausa – dê tempo ao público para ler ou observar as imagens;

 Marque cada slide no canto superior direito para garantir que os coloca corretamente;

 Explique o conteúdo do slide;  Olhe

para

a

assistência,

exceto

quando tiver de indicar algo na

 Verifique se estão na ordem correta, bem posicionados e se a focagem é boa;

projeção;  Use um ponteiro luminoso ou de laser.

 Insira slides brancos entre cada um ou sempre que houver uma pausa na projeção.

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3.3 - Quadro de Papel ou Flipchart Os quadros de papel, também designados por flipcharts são um excelente auxiliar das apresentações para pequenos grupos ou para sessões de briefings. Podem ser preparados previamente e adicionada informação durante o decorrer da apresentação. São particularmente úteis se pretendemos solicitar a opinião do público e registar as suas ideias. Desta forma, poderemos criar um maior envolvimento de interação com a assistência. Eis alguns dos aspetos que convém ter em linha de conta quando o for utilizar:

Antes de começar:  Escreve

sempre

com

Quando começar:

letra

bem

 Não

fale

e

escreva

ao

mesmo

legível, de preferência, maiúsculas

tempo. Dessa forma, além de perder

de imprensa;

o contacto visual com a assistência,

 Faça

as

letras

de

tamanho

suficientemente grande para que se possam ler no fundo da sala – mínimo de 6 cm para os títulos e 3 cm para o corpo da letra;

poderá inibir a projeção da sua voz;  Escreva – pare – mostre – pare – fale/peça comentários;  Coloque-se ao lado e não à frente do flipchart quando estiver a escrever

 Use canetas de ponta de feltro,

ou a falar.

grossas e de cores fortes (preto, azul,

vermelho,

verde,

por

exemplo);  Não use mais de três cores, para não se tornar demasiado confuso;  Deixe bastante espaço em branco entre as frases ou esquemas. Pode registar as ideias principais a lápis, de modo a que apenas você possa ler;

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 Marque a folha anotada num dos cantos

para

que

possa

aceder

imediatamente à página certa.

Verifique sempre:

Quando terminar:

 Se o flipchart está bem posicionado de modo a que todos possam ver;  Se

tem

canetas

necessárias

e

nas nas

 Não deixe nunca à vista a folha

cores devidas

condições; tem

as

escrita com o tema anterior;  Quando acabar de escrever, coloque os marcadores na prateleira para

 Se tem folhas suficientes;  Se

 Vire para uma folha em branco;

suas

não ter a tentação de começar a

“cábulas”

bem

manipulá-los com as mãos.

camufladas.

3.4 - Videograma Embora não seja muito frequente, podemos utilizar um pequeno filme para ilustrar algum aspeto da nossa comunicação. Terá de ser, necessariamente, curto, apenas breves minutos, sob pena de cansar a assistência, a não ser que seja um filme de excelente qualidade que agarre mesmo o público. Contudo, mais uma vez insistimos que os auxiliares devem ser isso mesmo, apenas auxiliares e não substitutos da presença do comunicador.

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Alguns dos aspetos que consideramos dever ter em conta são:

Antes de começar:  Verifique

se

o

filme

Quando começar: transmite

mesmo a mensagem pretendida;  Assegure-se

de

que

a

ver um filme (a não ser que queira sua

mensagem e a mensagem do filme estão em sintonia;  Aprenda

a

 Comunique à assistência que vão criar um efeito surpresa);  Apague as luzes (ou peça para as apagarem

trabalhar

com

o

equipamento existente na sala, sem esquecer o comando a distância.

com

um

gesto

combinado);  Se

pretende

comentar

algum

aspeto, pare o vídeo, fale e depois recomece;  Não

fale

nunca

por

cima

do

narrador;  Não interrompa demasiadas vezes o visionamento.

Dependendo

da

duração do filme, três ou quatro, no máximo.

Verifique sempre:

Quando terminar:

 Confirme se o ecrã está colocado de forma

a

não

prejudicar

a

assistência;

 Pare o vídeo;  Acenda as luzes;  Faça os seus comentários finais ou

 Antes da projeção, confirme se o

peça-os à assistência.

filme é compatível com os recursos disponíveis para o seu visionamento, e/ou

se

os

mesmos

estão

operacionais.

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3.5 - Computador e projetor multimédia O computador é, sem dúvida nenhuma, o auxiliar mais utilizado presentemente, dado que é aquele que oferece mais possibilidades, integrando diversos tipos de ferramentas de preparação e exposição. O seu uso é especialmente vantajoso na conceção de material de apoio e na respetiva projeção conjuntamente com o projetor multimédia, também frequentemente chamado data-show. As principais vantagens residem na facilidade de atualizar, emendar, copiar, inserir novos dados na nossa apresentação apenas em breves momentos, bem como conciliar diversos tipos de auxiliares, desde imagens, texto, diapositivos, gráficos, sons, videogramas, etc., tudo apenas com o toque de um dedo. Esta abundância de oportunidades pode, no entanto, ser completamente arruinada, se o comunicador não dominar o manuseamento do equipamento ou se ocorrer uma falha de corrente. Existe também um outro risco que se pode correr. O deslumbramento pela tecnologia, tornando a apresentação numa verdadeira “feira de vaidades”, convertendo o “auxiliar” no centro das atenções. Eis então alguns dos cuidados a ter com a utilização do computador:

Antes de começar:

Quando começar:

 Verifique se tem toda a informação

 Ligue o aparelho (alguns demoram

gravada

em,

pelo

menos,

dois

suportes;  Teste

algum tempo a iniciar);  Apague

o

seu

material

equipamento disponibilizarem,

que se

for

no lhe

possível

faça-o de véspera;

a

luz,

se

houver

necessidade;  Verifique a focagem;  Faça uma pausa – dê tempo ao público para ler ou observar as imagens;

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 Quando for conceber diapositivos, siga as regras sugeridas para a conceção de transparências;

 Explique o conteúdo do que vai projetar;  Olhe para a assistência, enquanto dá

 Aprenda a trabalhar com todo o

a sua explicação;

equipamento existente na sala, sem

 Use um ponteiro luminoso ou o

esquecer o comando a distância e o

ponteiro incluído no programa de

projetor.

powerpoint.

Verifique sempre:

Quando terminar:

 Se o software e sistema operativo

 Desligue ou coloque em standby o

do

computador

compatíveis

da

com

sala,

aquele

são onde

produziu a informação;

projetor;  Acenda as luzes;  Faça os seus comentários;

 Assegure-se que sabe manusear o equipamento;

 Reinicie a operação caso tenha mais informação para projetar.

 Assegure-se que todas as ligações estão

bem

efetuadas,

cabos,

tomadas, etc.;  Confirme se o ecrã está posicionado de

forma

a

não

prejudicar

a

assistência;  Garanta que todos os ficheiros estão prontos

para

serem

abertos

e

projetados.

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EM RESUMO:

Os apoios visuais podem ser uma excelente ajuda para a nossa apresentação, mas não devem substituir o papel do comunicador.

Os auxiliares devem ser selecionados de acordo com o tema e o objetivo da comunicação.

Devemos utilizar apenas a tecnologia que dominamos.

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Sessao iv selecionar e prepar os auxiliares  
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