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COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

Módulo III A Comunicação Escrita MANUAL DO FORMANDO

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Comunicação Empresarial

ÍNDICE Página:

1. A Comunicação Escrita

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1.1. Redigir uma Comunicação Escrita eficaz

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2. Usar Corretamente as Marcas de Discurso Escrito

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3. As Especificidades dos Suportes de Comunicação Escrita

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Bibliografia

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1. Comunicação Escrita A expressão escrita, todos sabemos, não se resume às práticas cartoriais e formais (elaboração de documentos stricto sensu) mas povoam o nosso quotidiano. Desde a mensagem por sms até a carta de amor ou ao convite de casamento, a comunicação escrita é uma necessidade do mundo atual. E a eficácia comunicativa no seu registo escrito é crucial no contexto profissional na medida em que nos permite o contacto com o outro, a resolução de problemas e a possibilidade de nos mantermos em contacto. Dada a sua relevância como meio de comunicação, a expressão escrita é um instrumento de apropriação e transmissão de conhecimento, sendo o seu domínio um privilegiado meio de comunicação e de sucesso. Daí a importância

do

domínio

de

competências da expressão escrita em língua portuguesa, passíveis de dotar o indivíduo de estruturas que lhe facilitem a sua integração na sociedade em geral e no mundo profissional, em particular. Importa lembrar que a linguagem escrita é o discurso académico e profissional por excelência, competência que se adquire e se desenvolve através de um processo que exige a apreensão das estruturas da língua e, sobretudo, através da prática da escrita. Aprende-se a escrever, escrevendo. Por isso mesmo, esta importante competência comunicativa só é eficazmente desenvolvida se tivermos consciência de que existem regras de funcionamento da língua que asseguram a sua correção e adequação, de acordo com o seu objetivo principal.

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1.1. Redigir uma Comunicação Escrita Eficaz 

Porque razão ensinar-aprender a redigir é tão complicado?

Por que motivo a maioria das pessoas se sente ameaçada quando é impelida a exprimir-se por escrito em situações formais?

Como pode a formação sistemática intervir na solução deste problema?

FORMAÇÃO PARA A COMPETÊNCIA VERBAL ESCRITA Darcilia Simões (UERJ) Porquê formação em Comunicação Escrita? Há muito que venho a refletir sobre problemas relativos à redação e aos redatores,

assim

como

tentando

encontrar ou compor estratégias didático-pedagógicas que pudessem minimizar as dificuldades alegadas pelos usuários no que toca a dizer por escrito o que pensam. Ainda que o advento da era cibernética tenha trazido significativas modificações na vida humana, a necessidade de expressar-se por escrito não deixou de impor-se. Ao contrário, cada dia se torna mais importante a fluência verbal escrita. Mesmo aqueles que pensam que a Internet teria vindo para dispensar a prática da escrita, já começam a consciencializar-se de que até a rede internacional de computadores exige, cada vez mais, práticas verbais escritas.

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Ao lado dessa questão, verifica-se a discussão acerca do domínio da língua portuguesa no seu uso padrão. É claro que os usos verificáveis nos chats, blogs e mesmo em algumas páginas virtuais documenta

usos

não-

padrão da língua; até mesmo usos inusitados de escrita, não condizentes com nenhuma das modalidades catalogadas entre as variantes linguísticas. Os usuários ditos escolarizados apresentam-se a cada dia menos preparados para enfrentar o desafio da expressão escrita eficiente. Logo, é urgente atender ao processo de ensino da língua materna em geral e à redação (ou expressão escrita) em especial, para que os sujeitos se tornem efetivamente competentes para a realização de tarefas que dependam da comunicação escrita em língua portuguesa. E isto não é possível senão por meio de produtivas aulas de redação ou de uma formação específica nesta matéria. Vejam o que diz Maria A. Medeiros em A chave para um bom texto: revisão. Um texto claro, compreensível, agradável, coerente, enfim, bem escrito é o que todo o formador ou professor deseja que seus formandos ou alunos sejam capazes de produzir. No entanto, uma das maiores frustrações para quem ministra e leciona Língua Portuguesa é justamente perceber que os erros se repetem, apesar do empenho ao corrigir as redações. A causa dessa dificuldade pode estar na forma como é encaminhada a correção. Procedimentos básicos adotados nesse momento podem solucionar o problema.

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UMA SESSÃO DE ESCRITA Num curso sobre o tema, para um grupo de 25 formandos, iniciei o trabalho relatando algumas experiências pessoais de relação com a produção escrita. Disse-lhes que, enquanto pensava estratégias para a minha formação, assistia a um programa de TV que ensinava receitas culinárias. Perguntei então aos meus formandos se gostavam de cozinhar e se queriam conhecer a receita que acabara de aprender pela TV. Animados com a proposta, ditei a lista de ingredientes e pedi-lhes que ouvissem atentamente o relato do modo de fazer. Em seguida, após comentários de que iriam esquecer a receita, permiti que anotassem o modo de fazer. Após isto, solicitei que alguém

lesse

escreveu

o

para

que que

conferíssemos

se

receita

correta.

estava

Imediatamente

a

alguém

interferiu dizendo que, se a

mistura

fosse

feita

daquela maneira, a receita não ia dar certo. Então decidiu ler o seu registo. E isto foi sendo repetido sucessivamente com intervenções de uns sobre o texto dos outros. Até que sugeri que fizéssemos um registo cooperativo: cada um que tivesse certeza da sua escrita iria escrevendo no quadro a sua frase, fazendo o texto progredir de modo que a receita se tornasse a mais clara possível. Durante a atividade de escrita da receita, foram discutidos problemas de seleção vocabular, colocação dos termos da oração, concordância, regência, usos de pronomes, de adjetivos (ou locuções adjetivas), de advérbios (ou expressões adverbiais), de iniciais maiúsculas e minúsculas, de pontuação etc. www.nova-etapa.pt

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Aos

quase

realização

90%

da

conversa

da

tarefa, já

a

teria

atravessado mais de uma hora,

quando

alguém

indignado indagara: - Afinal, viemos aqui para um curso de técnicas de expressão escrita ou de culinária? - Ao que outro formando respondeu com outra pergunta matreira: - Não percebeu que a apresentação desta receita foi uma astúcia da formadora que nos levou a redigir sem que tivéssemos tempo sequer de lamentar sobre as nossas dificuldades relativas à expressão escrita? O grupo riu-se da observação do colega e outros comentários foram feitos acerca do método utilizado para levá-los à produção de texto sem que sequer o percebessem, uma vez que o texto proposto era uma necessidade corriqueira que não implicava o domínio do uso padrão da língua. Percebeu-se que a prática da escrita se desenvolvia de modo espontâneo e que as correções de texto também iam sendo propostas de modo a clarificar os enunciados e garantir a compreensão. Desta forma, os formandos chegaram à conclusão de que muito da improdutividade decorrente da realização de tarefas de escrita tinham origem nos comandos: Redija um texto... Faça uma redação sobre... etc. O facto de ter sido possível produzir o texto da receita culinária usada como estímulo para a escrita foi a prova de que o ato de escrever é algo que faz parte da vida quotidiana, sendo muitas vezes transformado em bicho de sete cabeças.

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Ao mesmo tempo foi possível tecer considerações acerca de usos da expressão escrita no quotidiano (bilhetes, cartas, listas, lembretes, pedidos, reclamações, declarações, etc.) são produzidos diariamente sem que os sujeitos se apercebam da ação que estão praticando e, por isso, a realizam sem traumas ou medos.

TÉCNICAS PARA CONTROLAR A QUALIDADE DO TEXTO a) Pesquisa, seleção e produção das ideias Importa lembrar a importância da recolha da informação. b) Desenvolvimento do tema Ao desenvolver um tema, o formando deverá ter em conta: - O plano; - A ordenação das ideias; - A correção linguística. c) Correção linguística Para a correção linguística de um texto, contam os seguintes fatores: - Pontuação; - Acentuação; - Translineação; - Estrutura frásica; - Riqueza vocabular;

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d) Produção de texto Para produzir um texto corretamente estruturado, são importantes os seguintes elementos: - O parágrafo e a sua estrutura; - O parágrafo narrativo; - O parágrafo descritivo; - O parágrafo expositivo-argumentativo; - Os conectores; - As introduções e as conclusões. e) A revisão final Rever o texto é tão importante como escrevê-lo e, por isso, esta etapa fundamental não deverá ser esquecida: - Revisão do conteúdo, - Revisão da forma; - Revisão da redação final. f) Outras técnicas importantes para a competência de escrita - Técnicas de Resumo; - Técnicas de Tomada de notas; - Técnicas de Elaboração de títulos;

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PARTICULARIDADES DO TEXTO ESCRITO – MÁXIMAS DE GRICE Segundo

Paul

interlocutores cooperação

Grice,

é

obedeçam

suposto ao

conversacional,

que

princípio princípio

os da que

formulou do seguinte modo: Que o seu contributo para a conversa, no momento em que ela intervém, esteja em conformidade com o fim ou a direção aceite da troca verbal para a qual você participa. Assim, examinando o processo da comunicação, Grice estabeleceu as seguintes máximas: Máximas de Grice Máximas da quantidade 1. O texto deve ser tão informativa quanto necessário (para os propósitos reais da troca de informações); 2. Não faça a sua contribuição mais informativa do que o necessário.

Máximas da qualidade 3. Tente fazer uma contribuição verdadeira 4. Não diga o que acredita ser falso; 5. Não diga algo de que não tem adequada evidência.

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Máxima da relação 6. Seja relevante Máximas do modo 7. Seja claro 8. Evite a obscuridade de expressão; 9. Evite a ambiguidade; 10. Seja breve (evite prolixidade desnecessária); 11. Seja ordenado

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2. Usar Corretamente as Marcas de Discurso Escrito

COMO DOMINAR A EXPRESSÃO ESCRITA? Uma expressão escrita correta, exige o domínio de aspetos fundamentais, como a ortografia, a acentuação, a pontuação, a translineação e os articuladores do discurso. Mas para se atingir essa competência no uso correto de todos esses aspetos, é essencial uma noção do que é a lógica da linguagem. Se não se distinguirem bem as relações de dependência entre os vários elementos da frase, não se saberá como organizá-los sintacticamente. I - ORTOGRAFIA Exemplo 1:

O autor desta placa tem a garantia de que a sua mensagem será compreendida. Contudo, a mesma apresenta problemas ortográficos

que

indicam

um

uso

linguístico não-padrão.

Exemplo 2:

Observe-se que há incoerência no enunciado.

Esta

obra

não

se

responsabiliza.

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Exemplo 3: Este texto ainda complica mais a comunicação, pois a forma e a ordem dos vocábulos estão erradas. Observem-se: 1 - a grafia: bisiçeletas = bicicletas; enbão, estádo = em bom estado; griansa, e omen = criança e homem 2 – erro de seleção: homem por adulto 2 – a ordem esperada seria: “Vende(m)-se bicicletas em bom estado, para adulto e para criança.

Exemplo 4:

O texto presente consegue transmitir sua mensagem, o que

demonstra

comunicabilidade exclusivamente

que não

a está

relacionada

com a grafia

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II - ACENTUAÇÃO E OUTROS SINAIS DIACRÍTICOS Constituem elementos gráficos auxiliares da escrita que servem para indicar a pronúncia exata da palavra: acento, apóstrofo, cedilha, til, trema e hífen.

ATIVIDADE: Acentue corretamente o seguinte texto:

Como é do conhecimento geral, o armazém dos sapatos encontra se saturado. Perante esta situação foi decidido avançar se com um programa de ações que permite aumentar a capacidade do armazem, ate à sua transferencia para Santarém. Registe-se que, em 2009 o armazém recebeu cerca de 6 milhóes de clientes e estima-se para 2011 um movimento superior a 11 milhôes. Apôs vários estudos, prevê-se, para o inicio do proximo ano, o começo das obras as quais se prolongarao atè ao fim de 2011.

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III - PONTUAÇÃO Pontuação é um conjunto de sinais que se acrescentam às palavras para bem da clareza de um texto. Ela contribui para a coesão das ideias, para a garantia de uma intencionalidade do autor e para a orientação do leitor mostrando-lhe onde está, se deve ler mais depressa ou mais devagar. Podemos comparar o texto com uma viagem. As palavras e a sua sequência são a via. Os sinais de pontuação funcionam como sinais de trânsito. E assim como uma estrada sem sinalização seria uma aventura de destino incerto, também um texto sem pontuação o seria. Repare como a pontuação pode alterar a mensagem: Este formando disse o formador é um incompetente. b) Este formando disse: - O formador é um incompetente. c) Este formando – disse o formador – é um incompetente.

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Os principais sinais de pontuação são: a) O parágrafo; b) O ponto final; c) A vírgula; d) O ponto e vírgula; e) Os dois pontos; f) As reticências; g) O ponto de exclamação; h) O ponto de interrogação; i) As aspas; j) O travessão: k) Os parênteses.

IV - TRANSLINEAÇÃO A divisão silábica faz-se, normalmente, pela soletração. Por isso, quando se faz a partição da palavra na translineação (passagem para a linha seguinte de parte de uma palavra que não coube na linha anterior), não se tem de atender aos seus elementos constitutivos segundo a etimologia. ALGUMAS REGRAS DE TRANSLINEAÇÃO a) No interior da palavra, a consoante que não está seguida de vogal permanece unida à sílaba precedente: di-rec-tor; fac-to; men-te-cap-to; b) Não se separam os elementos dos grupos consonânticos iniciais de sílabas (bl, br, cl, dl, etc) nem as duas letras dos dígrafos ch, lh, ch; c) As consoantes iguais separam-se obrigatoriamente: ac-ção;con-nosco; ressentimento; www.nova-etapa.pt

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d) As vogais dos hiatos também se separam: atra-ir; ca-os; com-pre-ender; e) Não se separam as vogais que aparecem depois de qu e gu: qua-li-da-de, igual-da-de; f) Quando numa palavra composta por hífen este fica em fim de linha, repete-se o hífen no início da linha seguinte: ---------------------------------------------------------------------------------primeiro--ministro.

V - ARTICULADORES DO DISCURSO A Língua Portuguesa oferecenos

recursos

explicitarmos ideias.

São

para

melhor

as

nossas

os

chamados

articuladores de discurso com intenções bem definidas. Eis alguns dos mais utilizados:

Para provar:

com efeito; sem dúvida; de certo; com certeza; efetivamente; deste modo; na verdade; em verdade; ora.

Para explicitar: isto é; ou antes; aliás; ou melhor; melhor dizendo; então; tomemos como exemplo; pode dizer-se; é o caso de; neste caso; como veremos; até; sendo assim; por vezes; veja-se; comparese; assim; observe-se.

Para ilustrar/exemplificar: assim; por exemplo; ressalte-se; saliente-se; importa salientar; é importante frisar. www.nova-etapa.pt

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Para reforçar a ideia: além de; além disso; ainda; sobretudo; neste caso; também; por esta razão; note-se; de acordo com; como já foi dito; por isso; na grande maioria; em favor de; em virtude de;

Para atenuar ou restringir: pelo menos; ressalve-se; neste caso; no entanto; todavia;

Para concluir: em conclusão; finalmente; por todas estas razões; definitivamente; consequentemente; em consequência.

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3. As Especificidades dos Suportes de Comunicação Escrita TIPOLOGIAS Os textos podem apresentar diferentes tipologias consoante o seu objetivo: O texto narrativo pressupõe o avançar da ação enquanto o texto descritivo se baseia numa pausa nessa mesma ação. Os textos explicativos, de estilo e linguagem mais objetiva, pretendem o esclarecimento de uma determinada ideia enquanto os textos argumentativos visam a defesa de um determinado ponto de vista ou argumentação. FORMATOS Tanto na comunicação formal como na informal deparamo-nos com diferentes formatos de texto. Na comunicação organizacional, os formatos de texto mais utilizados são:

a) A Carta; b) O Fax; c) O E-Mail; d) O Memorando; e) A Circular; f) A Convocatória; g) A Ata; h) O Relatório; i) O Protocolo; j) O CV; k) Outros…

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Como escrever cartas Há vários tipos de cartas:

Cartas de amor, cartas comerciais, cartas de apresentação, cartas de candidatura, cartas,

cartas,

cartas.Conforme

os

objetivos de cada uma, assim muda a sua forma e o seu conteúdo. Cartas de amor Todas as cartas de amor são Ridículas. Não seriam cartas de amor se não fossem Ridículas. Também escrevi em meu tempo cartas de amor, Como as outras, Ridículas. As cartas de amor, se há amor, Têm de ser Ridículas. Mas, afinal, Só as criaturas que nunca escreveram Cartas de amor É que são Ridículas. www.nova-etapa.pt

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Quem me dera no tempo em que escrevia Sem dar por isso Cartas de amor Ridículas. A verdade é que hoje As minhas memórias Dessas cartas de amor É que são Ridículas. (Todas as palavras esdrúxulas, Como os sentimentos esdrúxulos, São naturalmente Ridículas.) Álvaro de Campos, 21-10-1935 ( Heterónimo de Fernando Pessoa) COMO ESCREVER UMA CARTA FORMAL COM EFICÁCIA? A carta é, seguramente, um dos instrumentos mais úteis em situações diversas. Para além da carta de amor ou da carta a um(a) amigo(a), outras há que importa conhecer. As empresas recebem diariamente dezenas de cartas. Conseguir que a

nossa

correspondência,

em

particular, atinja o alvo definido não é uma tarefa tão fácil, como se poderia pensar à primeira vista. É preciso captar a atenção e, por isso, a criatividade, é um dos www.nova-etapa.pt

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elementos-chave que não deve ser, descurada. Está provado que uma elevada percentagem das cartas recebidas pelas organizações nem chega a ser lida. Na maioria dos casos, o esforço, o tempo e o dinheiro despendidos, acabam por não corresponder ao objetivo pretendido. A feroz concorrência que domina atualmente o mercado obriga a uma originalidade na apresentação e na linguagem de forma a captar a atenção do destinatário.

O que deve fazer O tom utilizado numa mensagem comercial deve ser: Simples, mas não coloquial. Evite cair no erro do excesso de confiança. A carta é um meio de transmitir uma mensagem que substitui a presença física dos interlocutores. Se na presença física se utiliza um tom mais pessoal, na carta deve fazer-se o mesmo; Original: A originalidade é essencial para seduzir o interlocutor. A linguagem utilizada deve ter a capacidade de surpreender o destinatário. É importante criar uma empatia imediata com o recetor da missiva; Além disso, é indispensável: a) Ter o cuidado de verificar sempre se não existem quaisquer erros ortográficos ou gralhas; b) Usar palavras com força que deem a ideia de ação; c) Rever os textos de forma a evitar a repetição de ideias e retirar frases ou adjetivos desnecessários; www.nova-etapa.pt

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E é correto escrever: Damos seguimento à sua carta... Espero a sua resposta... Agradeço... Juntamos... Espero... Acuso a receção... Não se esqueça de usar a pontuação para dar força às ideias.

Recorde esta ideia-chave: O tom de escrita deve soar positivo e confiante. O leitor deve sentir-se motivado com a mensagem transmitida para que sinta vontade de o contactar.

O que não deve fazer Evite a utilização de expressões qualificativas tais como: atenta, amável, grato, cordiais e sinceros. O interlocutor poderá pensar que o está a adular para obter qualquer coisa; Evite o uso frequente do gerúndio, um erro frequente na linguagem comercial; assim é incorreto escrever: Dando curso à sua carta... Esperando a sua resposta... Dando-lhe os mais expressivos agradecimentos... Juntando à presente... Ficando à espera... Acusando a receção... Saudando-os atentamente...

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ERROS A EVITAR NA ELABORAÇÃO DE UMA CARTA: Excesso de familiaridade: ao tentar escapar à rigidez e excesso de formalidade não caia no erro oposto. Mesmo que conheça o destinatário, lembre-se

que

a

correspondência poderá ter que ser lida por terceiros;

A verbosidade e a adulação: a primeira esconde o verdadeiro conteúdo da carta, enquanto a segunda provoca uma rejeição instantânea do leitor. Seja sincero e direto mesmo quando a mensagem é desagradável;

Vocabulário vulgar ou limitado: é preciso aprender a distinguir entre linguagem popular e vulgar. Uma expressão popular poderá enriquecer a mensagem, mas uma carta repleta de frases comuns poderá ter um efeito negativo. Em caso de dúvida é preferível abster-se de utilizá-la. Excesso de confiança: nunca antecipe a atitude do leitor. Frases como "agradecemos antecipadamente", "sabemos que podemos contar convosco", "estou seguro de que..." impõem um critério ou uma decisão ao leitor. Mencionar a sua exclusiva conveniência: evite mencionar o que lhe convém a si, dando sempre ênfase ao que pode interessar ao leitor. Repetições: O excesso de explicações cansa e incomoda, além de tornar a carta, desnecessariamente, muito mais longa; www.nova-etapa.pt

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Parágrafos demasiado longos e palavras rebuscadas: Sem cair num estilo minimalista procure que os seus parágrafos sejam breves e diretos. ESTRUTURA DA CARTA Cabeçalho: deve conter a informação básica sobre a sua empresa: 1.

Logótipo (optativo)

2.

Nome completo da empresa

3.

Breve identificação da atividade (consultoria, fornecimento de serviços de telecomunicações...)

4.

Morada

5.

Contactos (telefone, fax)

Data: escreve-se exatamente por baixo do cabeçalho Dados do destinatário: Escrevem-se à esquerda da folha: 1.

Nome

2.

Título ou cargo

3.

Morada

Assunto: Neste ponto deve incluir-se uma breve alusão ao assunto da carta. Saudação: escreve-se sempre à esquerda. Corpo da carta Despedida: tanto pode escrever-se à direita como à esquerda1 e é constituído por: 1.

- Nome completo da pessoa que escreve,

2.

- Título ou cargo,

3.

- Assinatura (sempre feita à mão, imediatamente a seguir à despedida).

1

O estilo Block Style, utilizado internacionalmente na correspondência comercial, coloca a despedida e respetiva assinatura à esquerda. www.nova-etapa.pt

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Como iniciar uma carta: No primeiro parágrafo deve fazer uma breve e incisiva exposição sobre o motivo que o levou a enviar a correspondência. No caso de se tratar do fornecimento de um novo produto ou serviço explicar do que se trata e a que tipo de cliente se dirige.

O desenvolvimento da mensagem: Este é o espaço destinado a uma explicação mais detalhada sobre as razões que o levaram a escrever a carta dando todas as informações específicas para que o leitor compreenda o seu propósito: Explique as vantagens do serviço/produto/projeto que está a promover. A sua carta terá mais sucesso se focar os aspetos positivos e não os negativos, pois a maioria das pessoas reage melhor a ideias positivas do que a ideias negativas: 4.

Dê mais ênfase ao "É" do que ao "Não É";

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5.

Diga que a empresa "Pode" e "Irá fazer" e não que "Não pode";

6.

Comece com ação e não com pedidos de desculpa ou explicações;

7.

Evite expressões que transmitam factos desagradáveis;

8.

Se tiver que dar más notícias, coloque-as em segundo plano (ou no fim dos parágrafos), em relação às boas notícias (que devem ficar em locais de destaque);

9.

Conceda mais espaço para as boas notícias e menos para as más notícias.

10.

Não se esqueça de esclarecer de que forma é que o destinatário poderá entrar em contacto consigo ou responder à sua missiva.

Como terminar a carta: Tal como a introdução, o último parágrafo não deverá ultrapassar as quatro ou cinco linhas. É importante agradecer ao leitor o tempo que despendeu com a leitura da sua carta e deve funcionar como um convite para que destinatário o contacte com brevidade.

Ideias-chave para uma carta eficaz: Não deve exceder uma página. A mensagem tem que ser a mais breve, clara e direta possível para não dar lugar a equívocos e evitar o enfado do destinatário. A carta deve estar dirigida a uma pessoa específica. Se não conhecer ninguém na empresa, telefone a perguntar o nome e a função.

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Escreva uma introdução apelativa. Não se esqueça das três funções básicas de uma abertura: convidar, informar e seduzir. Sempre que alguém abre o correio depara com uma infinidade de envelopes de todas as cores e feitios: papel grosseiro, de qualidade, amarelo, branco, acinzentado ou cinzento pérola com um papel de excelente qualidade. Provavelmente, será este último a ser aberto em primeiro lugar. O objetivo de um papel de qualidade é diferenciar a sua correspondência da dos concorrentes. O destino de grande parte dos sobrescritos com papel de baixa qualidade é o lixo sem sequer serem abertos.

ESCOLHA DO PAPEL E ENVELOPE O tamanho da folha deve ter em conta a dimensão do sobrescrito. A carta dobrada, no máximo em três, deverá caber comodamente no sobrescrito. A cor do papel também é importante. Os tons pastel são os mais adequados. O grafismo do cabeçalho é primordial, devendo apostar na simplicidade O preenchimento do envelope também está sujeito a certas regras: Dados do remetente: Colocar no canto superior esquerdo do envelope Incluir o logótipo Incluir a morada Dados do destinatário: Colocar no canto inferior direito e incluem: Nome e função do destinatário Nome da empresa www.nova-etapa.pt

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Morada Não se esqueça de verificar se o nome e função da pessoa a quem dirige a correspondência estão corretos. É muito desagradável e perde impacto qualquer carta que contenha um erro desta natureza.

DOBRAGEM:

Utilize o tamanho de envelope comum para cartas comerciais (11x22cm); Verifique sempre se a morada da carta coincide com a morada do envelope; Verifique se a carta está devidamente assinada; Coloque a carta virada para cima sobre a secretária; Dobre o terço inferior da folha para cima, tendo o cuidado de verificar se o vinco não fica torto; Depois dobre o terço superior da carta para baixo. www.nova-etapa.pt

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Exemplos de cartas: Carta-resposta a um anúncio Maria Helena Costa Faria Rua do Moinho, 37 9580 VILA DO PORTO Tel: 628587

Vila do Porto, 15 de agosto de 2009

Exmo. Senhor,

Em resposta ao anúncio de V. Ex: , publicado no Diário Insular de 15 do corrente, sob o número 777/97, venho por este meio candidatar-me ao emprego publicitado, pois julgo ter o perfil pretendido.

Com esse objetivo, remeto a V. Ex: o meu curriculum vitae colocando-me, desde já, à vossa disposição para um posterior contacto, onde poderei fornecer outras informações sobre a minha formação e experiência profissional.

Agradecendo antecipadamente toda a atenção que me queiram dispensar, subscrevo-me, com a mais elevada consideração,

Maria Helena Costa Faria Anexo: Curriculum Vitae

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Carta-pedido Ana Carolina Simas Rua das Águas Frias, 111 9600 Ribeira Grande Tel. 6232402

EXMO. SENHOR DIRETOR COMERCIAL AREAL EDITORES 4103 PORTO CODEX

Ribeira Grande, 19 de agosto de 2009

Exmo. Senhor,

Solicito a Vª. Ex.ª se digne enviar-me à cobrança Os Lusíadas em Prosa, na versão de Amélia Pinto Pais, que a Areal Editores, tão oportunamente, lançou no mercado.

Mais informo Vª. Ex.ª de que estou a fazer um trabalho sobre o livro, a apresentar na primeira semana de outubro, pelo que gostaria que mo enviasse o mais breve possível.

Com a mais elevada consideração, subscrevo-me,

de Vª Ex.ª muito atenciosamente

Ana Carolina Simas

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LISTA DE VERIFICAÇÃO 1. Registei o local e a data no canto superior direito. 2. Escrevi o mês que consta da data por extenso (Ex: 5 de julho e não 5/07). 3. Separei o Iocal da data por vírgula. 4. A carta tem uma saudação inicial, traduzida num vocativo (Ex: Cara amiga, Exmo. Senhor...). 5. O texto da carta não começa na mesma linha da saudação. 6. Alinhei a saudação com o início dos parágrafos. 7. Deixei uma margem à esquerda e à direita. 8. A carta inclui uma curta despedida (Ex: Com os melhores cumprimentos, Com a mais elevada consideração). 9. Assinei a carta. Cartas de apresentação e candidatura As cartas de apresentação e candidatura são divididas em 3 partes principais: 

Cabeçalho - o início das cartas deve conter a identificação do destinatário e do remetente e pode conter também o local e data de envio; por vezes também é possível colocar o assunto que deve incluir a referência do anúncio respondido;

Corpo da carta - esta é a parte mais importante e inclui a origem da oferta de emprego com a indicação do cargo ao qual se concorre, o motivo da candidatura e quais as características que tem para oferecer e porque irão ser positivas para o empregador; as frases devem ser claras e concisas para não permitir ambiguidades de interpretação e dificuldade de compreensão;

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Conclusão - o final da carta deve mencionar a forma de ser contactado.

Email: Nos dias de hoje o email é uma das ferramentas mais utilizadas como meio de comunicação entre empresas e até mesmo no nosso dia a dia. No entanto, se para estes últimos o grau de informalidade nos permite ter qualquer conversa, dar erros quando escrevemos ou fazer abreviaturas que só os mais perspicazes percebem, outros níveis de relacionamento não permitem tamanho à vontade Saber trabalhar com o email é essencial. Faz parte do nosso quotidiano. No entanto esta ferramenta tem as suas “regras” próprias e exige alguns cuidados. Algumas regras de conduta para o bom uso do correio eletrónico: Letras maiúsculas – nunca se deve escrever com letras maiúsculas, exceto no que é obrigatório, porque vai ser interpretado como sinal que está a gritar com a pessoa para quem está a enviar o email; Profissionalismo – quando escrever um email faça-o de uma forma tão profissional quanto uma carta formal:

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Erro ortográfico – antes de enviar o email, certifique-se que está escrito da forma correta, sem qualquer tipo de erros e bastante legível e compreensível; Conteúdo – cuidado com o que escreve num email. Não escreva o que não gostaria de ler em voz alta numa reunião. Os emails são muitas vezes reenviados para outros e, por isso, tome atenção ao que escreve; Anexos – antes de enviar qualquer tipo de anexos verifique se é o correto e se tem algum tipo de vírus; Tamanho – tenha em atenção o tamanho dos anexos que envia. Anexos muito grandes, como ficheiros áudio ou vídeo podem entupir o sistema do recetor do email; Assunto – não se esqueça sempre de escrever qual o assunto do seu email.

Deixamos-lhe, ainda, algumas vantagens do uso do “correio eletrónico”: 

É um meio muito rápido;

É

bastante

económico

(independentemente das distâncias); 

Permite enviar rapidamente grande volume de informação, para múltiplos destinatários, a baixo custo;

Permite saber em que data a mensagem foi recebida/lida;

Permite eliminar alguns custos em tempo e outros recursos (ex. cópias dos ofícios a distribuir por muitas pessoas; tempo despendido a enviar faxes, estabelecer contactos telefónicos e preparar o correio normal). www.nova-etapa.pt

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Carta- Ofício O que é um ofício? Ofício - Participação escrita em forma de carta que as autoridades, as secretarias, as associações, etc., endereçam aos seus subordinados, iguais ou superiores, em objeto de serviço público ou particular. Requerimento O requerimento é a forma do cidadão se dirigir à autoridade, solicitando um benefício, isto é, a satisfação de um interesse. Exemplo: (Requerimento à Câmara Municipal, solicitando provas de exame para a obtenção de licença de condução de velocípedes a motor). O requerimento compreende os seguintes elementos: 

Nome da autoridade, cargo por ele ocupado e órgão requerido - colocamse na parte superior direita;

Identificação do requerente - é indispensável e deve apresentar todos os dados julgados necessários ou convenientes: nome, número do bilhete de identidade, estado civil, profissão, morada, número de contribuinte, etc.

Pedido ou objeto do requerimento - deve conter circunstâncias, ocorrências e situações anteriores que possam, aos olhos da autoridade, justificar o pedido;

"Pede

deferimento"

-

deferir

é

satisfazer

o

pedido,

usando-se

frequentemente esta expressão com o significado de que o autor do requerimento espera que o seu pedido seja atendido; 

Local, data e assinatura - são os elementos por que termina este documento.

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Exmo. Senhor Presidente da Câmara Municipal de Lisboa

António José da Silva Torres, solteiro, estudante, de 18 anos de idade, residente no lugar dos Pinheiros, freguesia da Ponte, concelho de Celorico da Beira, contribuinte nº 265748, portador do Bilhete de Identidade nº 871634, passado pelo arquivo de Identificação de Lisboa, em 17 de maio de 2009. Vem requerer a Vª Ex.ª se digne mandar sujeitá-lo às componentes provas de obtenção de Licença para a condução de velocípedes com motor a que se refere o artigo nº 54 do Código da estrada, aprovado pelo Decreto-Lei nº 39 672 de 20 de maio de 1954. Pede Deferimento Lisboa, 22 de agosto de 2009 O requerente António J. da Silva Torres

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Circular O objetivo da circular é comunicar uma informação, por exemplo, mudança de direção ou telefone, mudança pessoal, abertura de uma nova dependência ou programa, alteração de preço ou condições de venda, anúncio de visitas, termo de um serviço, encerramento para férias, etc. Os cuidados a ter é escrever com clareza, simplicidade e brevidade, já que nos dirigimos a todos como se fosse a cada um. Os parágrafos devem ser curtos e a expressão ordenada, assim como a conclusão deve ser afetuosa e a assinatura manuscrita, o que contribui para cativar o leitor. Exemplo Edmundo Martins Fazendas e miudezas Avenida Sacadura Cabral, 27 1990-160 Lisboa, 22 de fevereiro de 2009 Amigo e Senhor CIRCULAR Tenho a satisfação de levar ao conhecimento de Vª Ex.ª que o Banco Luso-Americano, com sede no Porto e filiais em Braga, Viana do Castelo e Coimbra, acaba de me nomear seu correspondente nesta cidade. Dadas as importantes relações comerciais existentes entre a nossa terra e a capital do Norte, espero que Vª Ex.ª se dignará aproveitar os n/ serviços para todas as transações com aquele importante e acreditado estabelecimento

bancário,

que

estejam

no

âmbito

das

minhas

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atribuições. Com elevada estima me subscrevo De Vª Ex.ª Muito atenciosamente Edmundo Martins

A ata A ata reproduz os factos, as decisões e opiniões reportadas a assembleias,

reuniões

ou

conselhos. É o relato oficial de tudo o que se passou durante a reunião

de

uma

instituição,

departamento, secção, conselho ou grupo de trabalho. A ata é elaborada pelo secretário da reunião que tem a difícil e penosa tarefa de, ao longo dela, recolher os apontamentos indispensáveis à sua posterior elaboração. Deve ser escrita no livro de atas, cujas folhas devem estar rubricadas e numeradas, pelo Presidente da Mesa da Assembleia, o mesmo acontecendo com os termos de abertura e de encerramento.

A redação da ata deve ser simples, concisa e clara; não deve haver abreviaturas e os números tal como as datas escrevem-se por extenso; intervalos em branco, entrelinhas e rasuras são eliminados. A ata é o meio de formação da "vontade coletiva"; o elemento de prova e de interpretação dessa vontade; o registo da vida da instituição.

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Conteúdo:

A ata deve conter os seguintes elementos: 1. Recebe o número que lhe calhar; 2. Começa com a indicação do dia, mês, ano e hora em que teve lugar a sessão; 3. Indica o local da reunião; 4. Menciona o tipo de reunião: se ordinária, se extraordinária, se realizada em primeira convocatória, se em segunda convocatória; 5. Indica o nome dos presentes; 6. Inclui a Ordem de Trabalhos, na íntegra e tal como foi enviada na convocatória; 7. Refere a hora a que se iniciou e o número de sócios presentes; 8. Menciono a leitura, a votação e a aprovação da ata da sessão anterior, caso exista para aprovação; 9. Regista as comunicações feitas pelo Presidente da Mesa; 10. Retém os nomes dos intervenientes e o resumo das suas considerações; 11. Inclui ainda o resultado de qualquer votação que tenha tido lugar; 12. Regista a fórmula de encerramento; 13. Deve ser assinada pelo presidente e pelo secretário.

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--------------------Ata número trinta e três------------------Aos vinte e um dias do mês de janeiro, do ano de dois mil e nove, pelas vinte e uma horas, com a presença dos elementos da direção da Associação Cultural " O sonho", constituída pelos senhores António Pereira e Marco Silva, teve lugar a reunião periódica da mesma direção, presidida pelo vice-presidente, António Pereira, com a seguinte Ordem de Trabalhos: Ponto zero - Período de antes da Ordem de Trabalhos; Ponto um - Preenchimento dos documentos do concurso; Ponto dois - Plano de Atividades para o próximo ano.------------------------------------Ponto zero: aberta a sessão, foi lida a ata da reunião anterior, que depois de sofrer uma ligeira correção gramatical, foi aprovada pelo Conselho e, de seguida, assinada em prova de conformidade.----------------------------------Na ausência do presidente, assumiu a direção da reunião o vicepresidente, que depois de saudar os presentes, declarou ser de interesse enviar a todos os elementos da direção fotocópia da ata aprovada, explicando que seria um estímulo e um convite a estarem presentes em reuniões futuras.------------------------Passou a palavra ao senhor tesoureiro, senhor Marco Silva que fez alguns reparos sobre os gastos da associação e da necessidade de todas as despesas serem justificadas e apresentarem fatura.-----------------------------------------------------Relativamente ao ponto dois da ordem de trabalhos foi apresentado e discutido o plano de atividades da Associação, tendo suscitado alguma discussão entre os presentes. No final foi aprovado por unanimidade.-----------------------------------------------Nada mais havendo a tratar, pelas vinte e duas horas e quarenta cinco minutos, deram-se por findos os trabalhos da reunião, da qual se

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lavrou a presente ata que, depois de lida e aprovada, será por mim, assinada e pelo vice-presidente.----------O Secretário_______________________________ O Vice-Presidente___________________________ -----------------------------------------------------------------------------------------------

Convocatória É um documento que chama os sócios para reunir, elaborado por quem tem poderes institucionais para o fazer. Normalmente, é dada a conhecer por aviso (ou postal) a cada participante, com a antecedência considerada necessária nas associações é de oito dias - contendo: _ o dia, a hora e o local da reunião; _ a respetiva Ordem de trabalhos; _ o assunto ou assuntos a serem tratados na reunião; _ o tipo de sessão ou reunião - ordinária ou extraordinária; _ a data em que ele é feita; _ a pessoa que a emite e o seu cargo; _ a assinatura desta mesma pessoa.

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A ARTE DE ESCREVER UM RELATÓRIO Silvia H. Bonilla e Biagio F. Giannetti (Laboratório de Físico-Química Teórica e Aplicada Inst. de Ciências Exatas e Tecnologia da Univ. Paulista R. Dr. Bacelar 1212, CEP 04026-002, S. Paulo, Brasil) Leia-me: É possível que o título tenha despertado a sua curiosidade ou, quem sabe, você necessita de escrever um relatório e interessou-se por este artigo. Qualquer que seja a sua motivação para estas linhas esperamos nos próximos parágrafos passar algumas informações úteis para escrever um relatório. Por

que

escrevemos

relatórios?

A

resposta

bastante

direta:

é

para

comunicar o nosso trabalho e as nossas ideias por escrito. Todo o relatório tem de ser claro, conciso e exato. Com um relatório

que

tenha

estas

qualidades terá mais hipóteses de obter a colaboração ou a resposta esperada dos seus superiores e dos seus colegas. Por este motivo, a arte da boa comunicação por escrito não é um luxo, é uma questão de sobrevivência profissional. Além do mais, quando se escreve um relatório tem-se a responsabilidade de fazer uma autocrítica honesta dos resultados. O bom profissional deve avaliar o próprio trabalho e relatar aos outros, quantitativamente se possível, se são bons ou maus, exatos ou incorretos os dados apresentados.

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É necessário avaliar os erros das medidas tomadas e se esses erros são refletidos nos resultados que foram calculados. A responsabilidade de avaliar a qualidade do trabalho experimental é de quem escreve e não do leitor. TIPOS DE RELATÓRIO • Executivo; • Académico; • Científico.

Relatório Executivo

Este tipo de relatório é empregado frequentemente nas instituições empresariais e outras, quando prestamos conta de nossas atividades ou apresentamos soluções a um superior. Muitas vezes o superior não está muito disposto a ler todo o relatório, embora precise tomar uma decisão rápida, especialmente neste caso, é oportuno inverter a ordem, colocando as conclusões no início do www.nova-etapa.pt

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relatório. Por este motivo, sempre é bom perguntar se há algum modelo de relatório a ser seguido, se não houver normas siga o seu bom senso. A ideia fundamental é a que estamos a tentar comunicar com alguém que sabe menos sobre nosso trabalho, mesmo que seja nosso professor ou nosso superior numa empresa e, geralmente, o leitor vai tomar uma decisão baseado no conteúdo do relatório (uma avaliação na escola ou - até pode ser o caso uma promoção, na empresa). Enfim, é preciso que nos preocupemos com o destinatário, por exemplo, construímos uma tabela e fazemos imediatamente a seguinte pergunta: "A tabela é clara? A informação flui facilmente para o leitor?".

ESTRUTURA DO RELATÓRIO Título Resumo / Objetivos Introdução Experimental Resultados (ou Resultados e Discussão) Conclusões Recomendações Apêndices Referências Bibliográficas

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A LINGUAGEM DO RELATÓRIO

1. Para além da correção, o relatório deve ser claro e conciso. 2. Evitar palavras e expressões supérfluas: De modo a = para Tendo este facto em vista = portanto No caso de = se No momento presente = agora Nessa ocasião = quando

3. Não utilizar tautologias (dizer a mesma coisa duas vezes por palavras diferentes na mesma frase: “a extrema brevidade do pré-aviso foi demasiado curta”). 4. Evitar figuras de retórica (especialmente hipérboles e metáforas). 5. Depurar o texto (um bom exercício é ler o texto e riscar todos os adjetivos; depois voltar a ler do princípio e repor apenas os absolutamente necessários). 6. Em vez de “em primeiro lugar”, “em segundo lugar”, etc., numere os parágrafos. Ex: 1); 2), 3). 7. Evite redundâncias: “total e completamente”; “plenamente vazio”. 8. Não utilize a primeira pessoa. Mantenha a narrativa num tom impessoal: o autor; os autores. 9. Para obter um relatório vivo e interessante, as frases deverão ser de comprimento variado (curtas, médias e uma mais longa). 10. Os parágrafos de um relatório devem ser curtos, de modo a haver três ou quatro por página. 11. Os números até cem deverão ser escritos por extenso; acima de cem deverão ser escritos com algarismos, exceto centenas, milhares, milhões que deverão ser escritos também por extenso.

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12. Um relatório, como qualquer outro documento formal, não deve conter erros. O limite é, aproximadamente, um erro em cada dez páginas após revisão do texto.

A RETER:

O relatório é um documento definitivo, o trabalho final de um trabalho ou experiência. Para que serve? a) Para relatar uma experiência, uma investigação, um projeto. b) Para fornecer informações necessárias à tomada de decisão A RETER:

Em síntese, sempre que escrever um documento formal, tenha em consideração os seguintes aspetos: www.nova-etapa.pt

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1.

Esteja

sempre

atento

à

qualidade dos textos produzidos, principalmente se eles buscam promover

ou

representar

a

imagem da empresa.

2. Na maioria das vezes, escrever bem significa "falar no papel", de maneira coerente e organizada. Evite

adotar

uma

linguagem

rebuscada.

3. Seja objetivo e conciso. Se puder passar a mensagem num parágrafo, não escreva dois.

4. Antes de começar a escrever, faça um breve resumo, listando as principais ideias, tópicos e argumentos do texto.

5. Procure desenvolver o texto em três partes coerentes - início, meio e fim.

6. Parágrafos curtos são mais fáceis e agradáveis de ler do que longos. Da mesma forma, não escreva frases longas, de três ou quatro linhas.

7. Prefira frases breves. Prefira a ordem direta e a voz ativa. Evite frases intercaladas. No lugar de "os novos produtos serão lançados, em dezembro, pela empresa, em toda a zona de Lisboa, através do departamento de marketing", escreva: "o departamento de marketing da empresa irá lançar os novos produtos em toda a zona de Lisboa, em dezembro".

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Solução da Atividade da página 14:

Como é do conhecimento geral, o armazém dos sapatos encontra-se saturado. Perante esta situação foi decidido avançar-se com um programa de ações que permite aumentar a capacidade do armazém, até à sua transferência para Santarém. Registe-se que, em 2009 o armazém recebeu cerca de 6 milhões de clientes e estima-se para 2011 um movimento superior a 11 milhões. Após vários estudos, prevê-se, para o início do próximo ano, o começo das obras.

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BIBLIOGRAFIA AAVV (1990), "O Não-verbal em Questão" in Revista de Comunicação e Linguagens, Lisboa, Edições Cosmos. ALMIRA, A. (2004). Saber Escrever, Saber Falar. Lisboa: D. Quixote. ALVEY, John (1995), Formas de Comunicação, Lisboa, Teorema. BAKHTIN, M. M. (1952/53). Os Géneros do Discurso. In Estética da criação Verbal. Martins Fontes, São Paulo. 1992. BERLO, David (1979), O Processo de Comunicação, São Paulo, Martins Fontes Editora. BITTI, Pio et al. (1993), A Comunicação como Processo Social, Lisboa, Editorial Estampa. CARDIM, Carlos P. (1999). A Comunicação. Colecção Aprender, IEFP. CASTANYER, Olga (2002). A Assertividade – Expressão de uma auto-estima saudável. Coimbra: Edições Tenacitas, COSTA, M. Rosa (1994). A Pontuação. Porto: Porto-Editora.

DIAS, Fernando Nogueira (2001), Sistemas de Comunicação, de Cultura e de Conhecimento, um Olhar Sociológico, Lisboa, Instituto Piaget. ESPERANÇA, Eduardo Jorge (1998). A Comunicação Não Verbal. Lisboa: Instituto do Emprego e Formação Profissional. ESTRELA, Edite e Soares, M.Almira (2004). Saber Escrever, Saber Falar. Lisboa: D. Quixote. SEQUEIRA, J. (1998). Desenvolvimento Pessoal. Edições Monitor, Lisboa. VIERIA, José (1998). Cartas Comerciais em Português. Porto: Porto-Editora.

SITES DA INTERNET: http://www.polito.com.br http://notitia.truenet.com.br/desafio21/newstorm.notitia.apresentacao.ServletDeNoticia?codigoDa Noticia=843&dataDoJornal=atual

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