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Repertorio de Recursos para la Gestión de Información

Módulo sobre la Digitalización y Bibliotecas Digitales

UNIDAD 1. PERSPECTIVA CONCEPTUAL LECCIÓN 1. ¿POR QUÉ COLECCIONES Y BIBLIOTECAS DIGITALES?

NOTA Note que esta versión PDF no tiene las características interactivas ofrecidas en el curso electrónico de IMARK, como ejercicios con comentarios, pantallas animadas, animaciones, etc. Le recomendamos que siga la lección usando el ambiente interactivo del curso electrónico, y use la versión en PDF para imprimir la lección como referencia después de haber completado el curso.

© FAO y UNESCO 2006

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Objetivos

Al final de esta lección usted podrá: • reconocer los beneficios que las bibliotecas digitales ofrecen en relación a la preservación y el acceso al material digital; • conocer el concepto de bibliotecas digitales e identificar sus componentes y funciones, y • tener un conocimiento de los procesos relacionados con la creación, distribución y provisión de acceso a las bibliotecas digitales.

Introducción

Internet y la Web han revolucionado las formas de comunicación y el acceso e intercambio del conocimiento. Las bibliotecas digitales son consideradas, por muchos, una aplicación clave para Internet y las tecnologías Web. Ellas permiten crear, organizar, mantener, manejar, acceder, compartir y preservar las colecciones de documentos digitales.

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Introducción

Diversas comunidades están creando bibliotecas digitales, en diferentes campos tales como: educación, ciencia, cultura, desarrollo, salud, gobernabilidad y otros. Con la reciente disponibilidad de algunos programas gratuitos para la creación e intercambio de la información a través de las colecciones digitales, éstas se han convertido en una propuesta atractiva y factible para las bibliotecas y profesionales de la información alrededor del mundo. Consideremos algunos de los beneficios importantes de las bibliotecas digitales.

Beneficios de las bibliotecas digitales Las bibliotecas se han ocupado tradicionalmente de la organización y provisión de acceso al material físico como publicaciones impresas. La automatización de la biblioteca ha mejorado el acceso a sus colecciones. Sin embargo, el acceso en línea se ha limitado principalmente al catálogo sistematizado de la biblioteca (OPAC). Las bibliotecas digitales difieren significativamente de tales bibliotecas porque permiten a los usuarios tener acceso en línea y trabajar con las versiones electrónicas de documentos completos de texto y sus imágenes asociadas. Muchas bibliotecas digitales también permiten el acceso a otros contenidos multimedia, como sonido y video.

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Beneficios de las bibliotecas digitales Antes de continuar, enfoquémonos una vez más en la diferencia principal entre las bibliotecas digitales y los catálogos sistematizados de una biblioteca. ¿Qué es lo nuevo en las bibliotecas digitales? Ellas permiten a los usuarios acceder y usar directamente los documentos que han encontrado. Ellas permiten a los usuarios encontrar rápidamente los documentos usando una computadora. Ellas permiten a los usuarios encontrar rápidamente los documentos usando una computadora y red.

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Beneficios de las bibliotecas digitales Las bibliotecas digitales ofrecen beneficios significativos a los usuarios. Dé una mirada a los siguientes: ¿Cuáles de ellos podrían ser interesantes para su trabajo? Disponibilad permanente Las bibliotecas digitales se acceden típicamente por Internet y Web. También se pueden acceder desde virtualmente cualquier sitio y tiempo. Ellas no están atadas a la locación física y horas en que opera una biblioteca tradicional. Las colecciones de la biblioteca digital también se pueden entregar en medios de CD-ROM a los usuarios con conectividad inadecuada a la red. Mejor acceso La disponibilidad de documentos electrónicos de texto completo permiten a las bibliotecas digitales la búsqueda avanzada y nueva, y mostrar características que incluyen búsqueda de texto completo, clasificación de importancia y navegación jerárquica del documento. Mayor acceso Una biblioteca digital permite simultáneas peticiones de acceso para el mismo documento electrónico creando fácilmente instancias múltiples (o copias) del documento solicitado. Una biblioteca digital puede entonces satisfacer los requisitos de una población muy grande de usuarios.

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Beneficios de las bibliotecas digitales

Nuevas formas de acceso Una biblioteca digital puede proporcionar el acceso al contenido en formatos diferentes y más atractivos, incluso con animación, formatos gráficos, audio y videos; proceso de pos soporte de la información (por ejemplo, la conversión de una hoja de cálculo a formato gráfico); y adaptarse a las necesidades especiales de usuarios discapacitados físicamente. Mayor agilidad en el intercambio de la información Mediante los metadatos y protocolos apropiados de intercambio de la información, las bibliotecas digitales pueden compartir la información fácilmente con otras bibliotecas digitales similares y pueden proporcionar un acceso mejorado a los usuarios. Mejor preservación Como los documentos electrónicos no son propensos al desgaste físico y roturas, y se pueden hacer fácilmente sus copias exactas. Las bibliotecas digitales facilitan la preservación de documentos especiales y raros, y de artefactos, proporcionando el acceso a las versiones digitales de estas existencias.

Beneficios de las bibliotecas digitales Pamela, una bibliotecaria de la Universidad de Sudáfrica, tiene un problema. Los exámenes se acercan y muchos estudiantes quieren consultar los exámenes de años pasados para prepararse. Mi personal no puede manejar la demanda con sólo uno o dos juegos de exámenes impresos… Como la universidad ofrece una gran cantidad de cursos, ¡existen muchos exámenes!

Pamela, Bibliotecaria

La comunidad estudiantil está insatisfecha y cree, con razón, que la biblioteca debería estar mejor preparada.

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Beneficios de las bibliotecas digitales Recientemente Pamela ha participado en una conferencia internacional sobre bibliotecas digitales y ha regresado con muchas ideas. Ella propone a la Dirección la posibilidad de crear una biblioteca digital de exámenes pasados. Ellos aceptan la idea pero le exigen que someta una propuesta formal con base en un estudio de viabilidad.

¡Creemos que la mejor manera de satisfacer la demanda es conformar una biblioteca digital de cuestionarios, y proporcionar acceso en línea a éstos por la red de la universidad! He aquí nuestro estudio de viabilidad.

Se conforma un comité de cinco miembros, el cual consta de Pamela, el interventor de exámenes, un miembro de la facultad, un miembro de la comunidad estudiantil y un funcionario con experiencia del Centro de Cómputo. El comité lleva a cabo un estudio de viabilidad completo y somete la propuesta a la dirección.

Haga clic sobre el documento para saber más sobre el estudio de viabilidad

El estudio considera varios factores: los objetivos y alcance de la biblioteca digital, la comunidad de usuarios, opciones de acceso y entrega, formatos del documento, almacenamiento y otros requisitos de hardware y software, problemas del derechos de propiedad literaria, requisitos de digitalización, requisitos de personal, requisitos financieros y estrategia de la implementación.

Beneficios de las bibliotecas digitales La Dirección acepta la propuesta y pide al mismo comité supervisar su aplicación y que Pamela actúe como gerente del proyecto. El proyecto se implementa satisfactoriamente en aproximadamente seis meses. La biblioteca digital provee acceso a los exámenes pasado mediante varios puntos de acceso; se puede buscar por palabras clave, y los documentos se pueden ver en línea y se pueden imprimir. La comunidad estudiantil está ahora satisfecha con la biblioteca digital de exámenes y reconoce el papel clave que desempeña la biblioteca. ¡La biblioteca ha conseguido mucho respeto y admiración de su comunidad de usuarios!

Para más información sobre el proyecto La digitalización se hace completamente en una fuente externa. El centro de computación proporciona el soporte técnico y también alberga la biblioteca digital. La biblioteca participa activamente en el diseño, aplicación y fases de prueba. La biblioteca también juega un papel importante en la promoción, capacitación, entrega y operaciones de retroalimentación.

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Beneficios de las bibliotecas digitales

Miremos otra situación. El señor Parthanis es un trabajador de extensión en agricultura en el estado de Kerala, sur de India. Él trabaja para una ONG (Organización No Gubernamental).

¡Esta responsabilidad no es simple! Los granjeros se quejan frecuentemente de no tener acceso a las guías importantes, ya que los documentos relacionados están perdidos o extraviados en las oficinas locales de desarrollo. Los coordinadores de las oficinas de desarrollo han expresado también su dificultad para manejar, obtener y hacer copias de las guías sobre solicitudes específicas de los agricultores.

Él es responsable de transmitir a los granjeros, a través de las oficinas de desarrollo del pueblo, las consultas (guías) de corto y largo plazo que se emiten periódicamente por las tres universidades agrícolas del estado. El Sr. Parthan

Beneficios de las bibliotecas digitales El Sr. Parthan observa la reciente instalación de computadoras personales (PCs) en las oficinas de desarrollo, por parte del centro de informática estatal, para recoger los registros de la tierra, datos y otra información de desarrollo, como parte de la iniciativa de “gobierno electrónico” del gobierno estatal. También ha notado que varios kioscos de Internet se han instalado recientemente en algunos pueblos. Piensa en cómo sacar provecho de estos esfuerzos. Decide entonces hablar con su amigo bibliotecario en la universidad. ..mi idea es digitalizar las guías usando un escáner. Pero, ¿cómo debo organizar los documentos digitalizados de manera que sean fáciles de encontrar y obtener?

¿Por qué no usar una biblioteca digital? Se puede desarrollar una colección organizada de versiones electrónicas de guías usando el software adecuado.

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Beneficios de las bibliotecas digitales El Sr. Parthanis se entusiasma y discute la cuestión con el director de su ONG. El director los anima a explorar más. Usted tiene todo mi apoyo. Puede trabajar con el Departamento de Agricultura del estado para obtener ayuda financiera, pero necesita establecer su viabilidad y realizar una demostración del concepto y tiene que conocer varios asuntos…

ASUNTOS

¿Dónde puedo encontrar esta información?

• ¿Existen algunos paquetes gratis de software de biblioteca digital?

Unidades 5 y 6

• ¿Qué precauciones se deben tener cuando se digitaliza?

Unidad 4

• ¿Qué formato de documento es el más adecuado?

Unidad 2

• ¿Qué información adicional se debe proveer para permitir la identificación fácil de los documentos relevantes?

Unidad 3

• ¿Se puede enviar la colección en un CDROM?

Unidades 5 y 6

• ¿Qué se requiere para hacer la colección accesible por Internet?

Unidad 5

• ¿Cuáles son las implicaciones monetarias?

Unidad 5

Beneficios de las bibliotecas digitales Uno puede visualizar varias otras situaciones donde la aplicación de la tecnología de biblioteca digital puede traer beneficios prácticos significativos. Los siguientes son ejemplos de tales escenarios:

ElectroCon es una firma de consultoría que suministra servicios a diversos clientes en la industria electrónica. Los expertos consultores de la compañía realizan investigación extensiva, encuestas en el campo y estudios de mercadeo. Sus resultados y datos importantes se incluyen en sus informes de proyecto. Durante un período de tiempo la compañía acumula un número considerable de estos informes, que forman un "activo de conocimiento" inestimable de la compañía. El gerente comprende que si este recurso se usa eficazmente, puede ayudar al descubrimiento rápido de resultados y datos relacionados y evitar su "reinvención". Preparar una biblioteca digital de estos informes para proporcionar el acceso en detalle a sus contenidos y datos asociados, sería entonces una oportunidad muy buena.

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Beneficios de las bibliotecas digitales

Las universidades han sido pioneras en el establecimiento de sitios web. Los sitios web comerciales, a pesar de su inicio posterior, han avanzado en lo que se refiere a características avanzadas y acceso a la información de productos y servicios ofrecidos por la compañía. Muchas universidades se han dado cuenta de la posibilidad de preparar ‘archivos institucionales’ (o ‘depósitos’) con las publicaciones de la facultad y del personal de investigación, y proporcionan el acceso en Internet a estas publicaciones. Preparar una biblioteca digital de las creaciones intelectuales de una universidad aumentará la visibilidad e impacto de su investigación.

Mientras revisaba estos escenarios, ¿ha encontrado alguna similitud con los problemas en su ambiente de trabajo? En ese caso, este módulo de auto-aprendizaje le ayudará a encontrar las soluciones.

¿Qué son las bibliotecas digitales? Hemos visto el uso y beneficios de las bibliotecas digitales. Pero, ¿qué es exactamente una biblioteca digital? Imagine el disco duro de una computadora personal, que contiene una colección aleatoria de documentos creados y/o transferidos y guardados durante un período de tiempo. ¿Cree que podemos llamar a esto una biblioteca digital?

Sí. No.

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¿Qué son las bibliotecas digitales? Una biblioteca digital como “colección de documentos digitales (u objetos)” es ahora una percepción dominante. La biblioteca digital como “colección”

“Una biblioteca digital es una colección organizada y enfocada de objetos digitales que incluye textos, imágenes, video y sonido, junto con métodos para accederlos y obtenerlos, y que han sido seleccionados, creados, organizados, efectuando el mantenimiento e intercambio de la colección.”

Aunque el enfoque de esta definición es sobre la colección de documentos, se enfatiza el hecho de que las bibliotecas digitales son mucho más que un conjunto de objetos digitales ordenadas al azar. Pueden conservar varias cualidades de las bibliotecas tradicionales como una comunidad definida de usuarios, colecciones especializadas, disponibilidad a largo plazo, la posibilidad de seleccionar, organizar, preservar y compartir recursos. Este punto de vista coincide con el interés prevaleciente del desarrollo de colecciones digitales de bibliotecas únicas, relativamente estáticas o especiales. Esto se elabora en el resto de este módulo. Las bibliotecas digitales algunas veces se perciben como “instituciones”, aunque esto no es tan dominante como la definición anterior.

¿Qué son las bibliotecas digitales?

Bibliotecas digitales como “instituciones” La siguiente es la definición propuesta por la Federación Bibliotecas Digitales (DLF): “Las bibliotecas digitales son organizaciones que proporcionan los recursos, incluso el personal especializado, para seleccionar, estructurar, ofrecer el acceso intelectual, interpretar, distribuir, preservar la integridad y asegurar la persistencia en el tiempo de colecciones de trabajos digitales, de manera que estén prontamente y económicamente disponibles para el uso de una comunidad definida o conjunto de comunidades”. El énfasis aquí está en la biblioteca digital como un organismo dinámico, creciente. La institucionalización de las bibliotecas digitales parece ser siempre más posible con el desarrollo de las bibliotecas digitales haciéndolas el modo predominante de acceso al conocimiento y aprendizaje.

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Componentes funcionales de una biblioteca digital

La mayoría de las bibliotecas digitales comparten algunos componentes funcionales comunes. El diagrama ilustra los componentes importantes.

Componentes funcionales de una biblioteca digital Selección y adquisición – Los procesos típicos cubiertos en este componente incluyen: la selección de

documentos a ser agregados, la digitalización y/o conversión de estos documentos a formatos digitales apropiados.

Organización – Un proceso importante involucrado en este componente es la asignación de metadatos (por ejemplo, información bibliográfica) a cada documento que se agrega a la colección.

Indizado y almacenamiento – Este componente lleva a cabo el indizado y almacenamiento de documentos y metadatos, para una búsqueda y obtención eficaz. Depósito - Éste es el componente central de la biblioteca digital, consta de objetos de documentos, metadatos e índices creados para propósitos de búsqueda y obtención.

Búsqueda y obtención – Éste es el extremo frontal de la biblioteca digital usado por los usuarios finales para navegar, buscar, obtener y revisar los contenidos de la biblioteca digital. Esto se presenta típicamente a los usuarios como una página HTML.

Sitio web de la biblioteca digital: Ésta es la computadora del servidor que hospeda la colección de la biblioteca digital, y presenta la colección al usuario en forma de una página inicial del sitio web. El usuario selecciona un enlace conveniente en esta página para ir al extremo frontal de la búsqueda y obtención, mencionado antes. La página inicial de la biblioteca digital entrega el contenido con base en las operaciones de búsqueda y obtención. La misma página inicial de la biblioteca digital puede estar integrada con el sitio web de la biblioteca mediante un enlace de hipertexto apropiado. Conectividad a la red – Para el acceso en línea, la computadora del sitio web de la biblioteca digital debe tener una conexión dedicada a la intranet y/o Internet. Dependiendo de la comunidad del usuario designado, el acceso se puede restringir a la intranet (LAN organizacional) o extender a los usuarios externos a través de Internet.

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Componentes funcionales de una biblioteca digital Por supuesto, al otro extremo se encuentra el usuario que accede a la biblioteca digital usando un navegador web o su computadora conectada en red. Las bibliotecas digitales se pueden implementar de varias maneras y los componentes dependen del acceso y requisitos de entrega, de la estrategia de implementación escogida y la tecnología usada. Por ejemplo; en ausencia de conectividad a una red (en el lado de la biblioteca digital y/o el usuario), puede ser posible entregar la colección de la biblioteca digital en CD-ROM. Las bibliotecas digitales también pueden tener manejo de derechos y componentes de comercio electrónico para ocuparse de la seguridad y los aspectos de pago. ¿Dónde puedo encontrar más información sobre los componentes funcionales?

Estos asuntos se cubren en las siguientes secciones de este módulo: Unidad 5: Crear y compartir bibliotecas digitales Lección 5.1: Creación de una colección de una biblioteca digital Lección 5.2: Instalaciones y requisitos

Componentes funcionales de una biblioteca digital Además de los documentos electrónicos guardados en la biblioteca digital, los metadatos son probablemente la característica más importante de una biblioteca digital, los cuales la diferenciarán de otras colecciones de información en línea. El diagrama muestra que a cada documento digital (y objeto digital multimedia) en la biblioteca digital se le asigna un conjunto de valores de metadatos que describen varios atributos del documento para propósitos como búsqueda y obtención; identificación y selección; administración; manejo del acceso; preservación; intercambio de información; entre otros. Los Metadatos se asignan manualmente y/o se extraen automáticamente cuando el documento se agrega a la biblioteca digital. Varios esquemas y estándares de metadatos están disponibles hoy para uso en los nuevos proyectos de biblioteca digital. ¿Dónde puedo encontrar más información sobre metadatos Este asunto se trata en las siguientes secciones de este módulo: Unidad 3: Estándares de metadatos e indizado de temas

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Creación, distribución y acceso a las bibliotecas digitales ¿Cómo se comienza a crear una biblioteca digital? Colecciones de bibliotecas digitales simples y muy pequeñas pueden ser creadas con recursos y esfuerzos mínimos. Sin embargo, se requiere de planificación cuidadosa y recursos mayores para crear grandes colecciones de bibliotecas digitales que conlleven digitalización extensiva y/o esfuerzos de conversión, colecciones ‘en vivo’ que requieran de actualización frecuente, colecciones que necesiten manejar material raro y especial, y colecciones que requieran búsqueda extensa y características de navegación. Incluso las pequeñas bibliotecas digitales se benefician de una planificación cuidadosa.

Creación, distribución y acceso a las bibliotecas digitales Sigue una breve descripción de los pasos necesarios para la creación e intercambio de colecciones de bibliotecas digitales.

4

1

Selección del material fuente Identificación del Material

2

Estudio de viabilidad

Mapa de ruta para la implementación

3

Mercadeo y Soporte al Usuario Promoción y Servicios de soporte

Implementación y manejo del proyecto

5

Personal, infraestructura y digitalización de la colección

Integración de la biblioteca con otras bibliotecas y servicios en línea

6 ¿Dónde puedo encontrar más información sobre el proceso?

Diseminación y Provisión de Servicios

Administración y mantenimiento Mantenimiento y administración a largo plazo

Este tema se trata en las siguientes secciones de este módulo: Unidad 5: Crear y compartir bibliotecas digitales: Lección 5.3: Colección digital: Un caso de estudio

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Creación, distribución y acceso a las bibliotecas digitales Selección del material fuente Un proyecto de biblioteca digital normalmente empieza con la identificación y selección del material fuente que va a constituir el contenido de la biblioteca digital. Estudio de viabilidad Después de obtener la aprobación de la dirección para el proyecto, es esencial dirigir un estudio de viabilidad para evaluar la viabilidad del proyecto, tratar varios factores asociados con la colección de la biblioteca digital y formular un mapa de ruta para la implementación. Los factores claves incluyen: objetivos y metas; la comunidad del usuario objeto; grupos de interés; material fuente; asuntos de derechos de propiedad literaria; opciones del formato de archivos; opciones de acceso y entrega; requisitos hardware y software; personal; costo; y estrategia de implementación y programación. Implementación y manejo del proyecto Esto incluye la configuración de la infraestructura IT necesaria (hardware y software), utilización de personal, manejo de la digitalización y establecimiento de la colección de la biblioteca digital. Comercialización y soporte al usuario Esto conlleva la promoción sistemática de la biblioteca digital para el uso eficaz y preparación de servicios de apoyo. Diseminación y ofrecimiento de servicios Esto conlleva la integración de la colección de la biblioteca digital con otra biblioteca en línea y servicios de información. Administración y mantenimiento La biblioteca digital se debe administrar y mantener para asegurar su disponibilidad y uso a largo plazo.

Resumen Las bibliotecas digitales permiten la creación, organización, mantenimiento, manejo, acceso, intercambio y preservación de colecciones de documentos digitales. Las bibliotecas digitales difieren de las bibliotecas tradicionales porque permiten a los usuarios acceder y trabajar directamente con documentos electrónicos. Esto ofrece varios beneficios significativos: acceso en cualquier momento y tiempo; acceso mejorado y amplio; nuevas formas de acceso; intercambio del recurso; y preservación. Las aplicaciones de bibliotecas digitales hoy se pueden concebir en una gran cantidad de áreas que incluyen: educación, ciencia, cultura, desarrollo, salud, gobierno y otros. Las bibliotecas digitales comparten varios componentes comunes funcionales: selección y adquisición de documentos; organización y carga; indizado y almacenamiento; depósito; búsqueda y recuperación; sitio web de la biblioteca digital; y conectividad por red. Los Metadatos asignados a los documentos digitales son un componente clave ya que permite el descubrimiento efectivo del recurso. Crear una biblioteca digital requiere de planificación cuidadosa, seguido por la implementación y su manejo.

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Para saber más… Recursos en línea: Clara López Guzmán. Modelo para el Desarrollo de Bibliotecas Digitales Especializadas. 2000 (http://www.bibliodgsca.unam.mx/tesis/tes7cllg/tes7cllg.htm) Georgina Araceli Torres Vargas . La Biblioteca Digital: Una Revisión Conceptual. 2001. (http://www.ejournal.unam.mx/iibiblio/vol17-35/IBI03503.pdf) Jose Antonio Merlo V. Bibliotecas Digitales (II): directorio de recursos. Agosto 2000 (http://exlibris.usal.es/merlo/escritos/redcbd1.htm) Lectura Adicional: Ramiro Lafuente Lopéz 1999. Biblioteca Digital y Orden Documental. Universidad Nacional Autonóma de Mexico Georgina Araceli T. V. 2000. La biblioteca Virtual: que es y que promete?. Universidad Nacional Autonóma de Mexico. Rosalia P., Ricardo Baeza-Yates y Jose R. 2003. Gestion Digital de la Informacion de Bits a Bibliotecas Digitales y la Web. Alfaomega Grupo Editor.

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Bibliotecas Digitales  

Lección 1 ¿Porqué colecciones y bibliotecas digitales?

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